Degelijke interne en externe controle op de ziekenhuissector : een ballast of een must?

Degelijke interne en externe controle op de ziekenhuissector : een ballast of een must ? Auteur:

Geert Van Hemelryck

Publicatiedatum:

13 september 2003

De afgelopen jaren is het Belgische landschap van de non-profit sector onder impuls van een schaalvergrotingstendens grondig gewijzigd. Een aanpassing van de regelgeving kon dan ook niet uitblijven. De meest ingrijpende verandering is zonder twijfel de invoering van de nieuwe wet op de VZW’s. Over de invoering van strengere administratieve en boekhoudkundige eisen – één van de speerpunten van deze nieuwe wet - is al menig inkt gevloeid en velen zien er het nut niet van in. Hoewel er een duidelijk onderscheid te maken is tussen de “profit” en de “non-profit” sector op het vlak van doelstelling (winstmaximalisatie versus dienstmaximalisatie) , regulering (economische mechanismen en zelfregulering versus gebrek aan of moeilijk meetbare economische mechanismen ) en financiering (eigen kapitaal versus belastingen en giften), is ook binnen de non-profit sector een degelijke controle meer dan wenselijk. Zoniet, zet men de poort open voor allerlei misbruiken. Dat geldt in het bijzonder voor de ziekenhuizen, die binnen de non-profit sector een prominente plaats innemen. In deze eerste bijdrage maken we een balans op van de externe en interne controle op de ziekenhuissector. In een tweede bijdrage zullen we nagaan met welke frauderisico’s een ziekenhuis geconfronteerd kan worden en onderzoeken welke maatregelen de ziekenhuisleiding kan ondernemen om fraudegevoelige processen beheersbaar te maken.

De ziekenhuissector, een sector in volle beweging De ziekenhuissector vormt een belangrijk onderdeel van de Belgische gezondheidszorg en zal in de toekomst als gevolg van de vergrijzing van de bevolking alleen maar in (economisch) belang toenemen. Naar schatting verbruiken de ziekenhuizen maar liefst 55 % van de totale middelen van de ziekteverzekering. Aan dit bedrag dienen de ontvangsten te worden toegevoegd die de ziekenhuizen verwerven bij het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (ongeveer 25 % van een ziekenhuisbudget). Voor 2002 bedroeg het globaal door de overheid ter beschikking gestelde budget aan de ziekenhuizen niet minder dan 4.494,81 Miljoen Euro. 1 Daarnaast hebben we nog de inning van gelden via de patiënten (o.a. remgelden en supplementen), de afhoudingen van de artsenhonoraria, diverse subsidies, etc…

1

Bron : Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu

Interne en externe controle op de ziekenhuissector Auteur :Geert Van Hemelryck

Pagina 1 / 5 http://www.i-force.be

De laatste jaren is er tevens een toenemende fusietendens merkbaar meestal uit kostoverwegingen. In 1994 waren er nog 436 ziekenhuizen in Vlaanderen, terwijl dit aantal is teruggelopen tot 349 instellingen in 2000. 2 De voortdurend veranderende omgeving (schaalvergroting, diverse locaties,…) en regelgeving waarbinnen de ziekenhuizen moeten werken, samen met het groeiende belang van de “publieke opinie” (Hoe worden de overheidsgelden besteed ?), draagt ertoe bij dat het ziekenhuisbestuur zich veel meer zal moeten richten op het aansturen van de processen in plaats van het enkel beheren van de structuur en infrastructuur. Een goede aansturing van de processen kan er enkel komen door een degelijke administratieve organisatie en bijhorende interne controle. Maar hoe kan men aansturen of indien nodig bijsturen als er ook geen externe controle bestaat op de regels en werkmethoden? Het behoort immers mede tot de taak van de externe auditor (bedrijfsrevisor) om een evaluatie te maken van het systeem van interne controle. Op basis van zijn appreciatie van het systeem zal hij vervolgens de controle aanvatten van de financiële rapportering van het ziekenhuis.

De rapportering van en externe controle op ziekenhuizen. De hoofdtaak van de revisor bestaat erin controle uit te oefenen op boekhoudingen . Als onafhankelijk aangestelde dienstverlener dient hij een oordeel te geven over het “waar en getrouw” beeld van de financieel gerapporteerde cijfers (financiële audit). Voor commerciële bedrijven heeft de wetgever aan de hand van omvangscriteria duidelijk bepaald in welke gevallen een externe controle vereist is. Binnen de nietcommerciële sector daarentegen is sprake van een amalgaam aan controle en toezichtfuncties op het vlak van financiële rapportering . Enkele voorbeelden van instellingen met een desbetreffende controleverplichting om dit te illustreren : Vlaamse Universiteiten : Rekenhof; Vlaams Gemaanschapsonderwijs : college van vijf accountants; Rust en verzorgingstehuizen : bedrijfsrevisor of een externe onafhankelijke controleur; Vlaamse OCMW’s : externe auditcommissie samengesteld uit 2 ambtenaren; Autonome Gemeentebedrijven : college van drie commissarissen waarvan ten minste één lid is van het IBR, … Hoe zit het nu met de externe controle op de ziekenhuizen ? Hiervoor vallen we terug op de Wet van 23 december 1963 (gecoördineerd bij koninklijk besluit van 7 augustus 1987). Sinds deze wet werd een wettelijke basis vastgelegd voor de boekhouding van ziekenhuizen en de controle daarop. Daarnaast hebben we nog het KB van 14 augustus 1987 tot bepaling van de minimumindeling van het algemeen rekeningstelsel voor de ziekenhuizen. In essentie komt het hier op neer : - elk ziekenhuis moet een onderscheiden boekhouding voeren; - de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen is eveneens grotendeels van toepassing op de ziekenhuizen; - elk ziekenhuis moet een bedrijfsrevisor aanwijzen die de boekhouding en de jaarrekening controleert; - elk ziekenhuis moet zijn financiële toestand, zijn bedrijfsresultaten, het verslag van de bedrijfsrevisor en alle andere statistische gegevens die

2

Bron : RSZ-gegevens 2000



betrekking hebben op de instelling en op de medische en verpleegkundige activiteiten meedelen aan de Minister van Volksgezondheid Op bovenstaand overzicht dienen we toch twee niet onbelangrijke kanttekeningen te maken. 1) De rapportering van de financiële gegevens wordt overgemaakt aan de Minister van Volksgezondheid. Bijgevolg hebben de andere belanghebbenden (stakeholders) tot op heden, totaal geen mogelijkheid om deze gegevens op te vragen, dit in tegenstelling tot de private sector waar de vennootschappen verplicht zijn hun jaarrekening en het verslag van de Commissaris neer te leggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Met de invoering van de nieuwe VZW wet (zie verder) zal daar, wat betreft de VZW Ziekenhuizen (misschien) verandering in komen. 2) Indien we het jaarrekeningschema van verschillende non-profit sectoren (Hogescholen, Provincies, Ziekenhuizen, NGO’s …) met elkaar vergelijken moeten we vaststellen dat er belangrijke verschilpunten zijn. Deze verschillen kunnen gaan van de al dan niet gedetailleerdheid van het jaarrekeningschema tot het gebruik van andere rekeningnummers en benamingen voor gelijkaardige rubrieken, in vele gevallen zonder enige reden. Nieuwe VZW wet en ziekenhuizen Een van de belangrijkste doelstellingen van de nieuwe wet op de VZW’s (de vorige wet dateerde nog van 1921) is het verzekeren van een hogere graad van financiële transparantie. Maar is deze transparantie wel nodig gezien een VZW niet op winst is gericht ? We denken van wel. In onze huidige maatschappij is het nog moeilijk te verdedigen dat de personeelsleden, de schenkers en in het algemeen het publiek niet geïnformeerd zouden worden over de financiële toestand van hun vereniging of publieke dienstverlener. De vereisten inzake transparantie dienen wel in verhouding te staan tot de maatschappelijke doelstelling. De regelgeving mag niet dermate zwaar of complex zijn dat enkel maar de hoogbegaafden een vzw zullen oprichten (de vzw is er nog in eerste plaats voor het dagdagelijks verenigingsleven). Anderzijds wordt bij te lichte administratieve verplichtingen de financiële informatieplicht uitgehold. Hoewel een stringentere regelgeving de drempel voor de oprichting van een VZW verhoogt, zie we toch meer voor-dan nadelen. Zonder hier in detail te willen treden zijn een bepaalde groep van vzw’ s, met name de middelgrote en grote vzw’s, verplicht een jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank van België (balanscentrale). De wetgever wil op deze manier meer transparantie en ook een meer onderling vergelijkbare rapportering bekomen zoals bij de commerciële vennootschappen. Om te vermijden dat er bijkomende rapporteringverplichtingen zouden ontstaan heeft de wetgever bepaald dat verenigingen die “wegens de aard van hun hoofdactiviteit onderwerpen zijn aan bijzondere uit een wetgeving of een overheidsreglementering voortvloeiende regels betreffende het houden van hun boekhouding en jaarrekening”, vrij gesteld zijn van de verplichtingen die gelden volgens de nieuwe VZW wet. Deze vrijstelling is enkel van toepassing “voor zover die wet-of regelgeving minstens gelijkwaardig is aan deze bepaald op grond van de nieuwe vzw wet”. Maar hoe zal deze gelijkwaardigheid getoetst worden ? Voor de ziekenhuizen zal er naar alle waarschijnlijkheid niets wijzigen, ook niet wat betreft het hekel punt van de openbaarmaking van de jaarrekening. Hoewel hierover dus nog onduidelijkheid bestaat, lijkt het erop dat de jaarrekening van de VZW Interne en externe controle op de ziekenhuissector Auteur :Geert Van Hemelryck


ziekenhuizen niet zal moeten openbaar andere VZW’s.

gemaakt worden zoals dit geldt voor de

Revisor en non-profit sector In België wordt de externe auditor nog steeds beschouwd als een louter “financiële” controleur, gericht op de waarmerking van een jaarrekening. We kunnen ons evenwel de vraag stellen of de externe controle zich niet beter of bijkomend zou richten op de “rechtmatigheid” en “doelmatigheid” van de transacties. Met rechtmatig bedoelen we dat wordt nagegaan of de ter beschikking gestelde middelen wel op een juridisch en reglementair correcte manier werden besteed. De doelmatigheid van de verrichtingen verifiëren impliceert dat wordt onderzocht of alle uitgaven wel op de meest efficiënte manier zijn gebeurd. Gelet op het belangrijk maatschappelijk belang (een belangrijk deel van de non-profit sector wordt immers grotendeels gefinancierd dor een of andere vorm van subsidie en/of giften) pleiten we er voor om, specifiek wat betreft de non-profit sector, de externe audit uit te breiden met de zogenaamde “rechtmatigheidsaudit” en “doelmatigheidsaudit”.

De interne controle en administratieve organisatie in een ziekenhuis Zoals hiervoor gesteld, wordt de Belgische ziekenhuiswereld gekenmerkt door verschillende ontwikkelingen: schaalvergroting, fusies, weg van de traditioneel inrichtende macht naar een meer patiëntgerichte zorg,… Een adequaat systeem van interne controle evalueert permanent de (veranderende) risico’s waarmee de organisatie wordt geconfronteerd, en zoekt naar middelen om ze te beheersen. Daarbij is essentieel dat een dergelijk systeem van interne controle doorheen de gehele organisatie wordt geïmplementeerd. Het heeft weinig zin dat het beheersorgaan van een ziekenhuis overtuigd is van de noodzaak aan controlemechanismen als de diverse afdelingen niet begrijpen waarom dit zo is. Transparantie van de beheersstructuur is dan ook van groot belang. Met een moeilijk woord heet dit “hospital governance”, naar analogie van de “corporate governance” in de private sector. Een van de belangrijkste organen van een ziekenhuis is de zogenaamde dienst Centrale. In deze door de wet opgelegde administratie worden alle prestaties die tussen de arts en een patiënt dienen te worden afgerekend verwerkt. Met de financiële middelen die centraal werden geïnd kunnen de artsen na inhouding van een forfaitaire of reële tussenkomst in de ziekenhuiskosten worden vergoed. In de meeste ziekenhuizen is voor dit proces een degelijk controlesysteem uitgebouwd welke de mogelijke risico’s op dit terrein tot een minimum moet beperken (voor zover het controlesysteem adequaat is). Anders ligt het aan de uitgavenzijde. Daarbij denken we in de eerste plaats aan de aankoopcyclus. De procedures en de interne controle op aankopen zijn over het algemeen minder strikt geregeld. Bijkomende problematiek in het aankoopbeleid is de inspraak van de artsen. Het is immers grotendeels onder hun impuls dat bepaalde aankopen worden gegenereerd. In onze volgende bijdrage zullen we dieper ingaan op de beheersing van mogelijke frauderisico’s binnen de ziekenhuissector, in het bijzonder m.b.t. de aankoopcyclus.



Besluit Een degelijke interne en externe controle zijn een must voor elke organisatie. De ziekenhuissector vormt hierop geenszins een uitzondering. Meer nog, gezien deze sector in belangrijke mate werkt met overheidsgeld is er meer transparantie nodig op het vlak van de rapportering en dient de controle (zowel intern als extern) zich daarenboven te focussen op de “rechtmatigheid” en de “doelmatigheid” van de uitgaven/verrichtingen.



Degelijke interne en externe controle op de ziekenhuissector : een ballast of een must?

Recommend Documents