Leges burgerzaken Inleiding In het Tarievenboek 2014 is aangegeven dat we eind 2014 ook de leges burgerzaken transparant en op basis van de baten en lasten in de begroting gaan vastleggen. De kosten van het rijbewijs, de reisdocumenten en het huwelijk/geregistreerd partnerschap zijn inmiddels transparant in beeld gebracht en wordt met dit stuk toegevoegd aan het tarievenboek. Planning De producten van Titel 1 van de legestabel, waaronder de producten burgerzaken, zullen gefaseerd worden toegevoegd aan het Tarievenboek. Dit jaar is begonnen met de producten die de meeste opbrengst genereren; huwelijk/geregistreerd partnerschap, rijbewijs en reisdocumenten. De overige producten zullen in de komende jaren worden toegevoegd. De planning hiervan ziet er als volgt uit: December 2013 Huwelijk en geregistreerd partnerschap Paspoorten en Nederlandse identiteitskaart Rijbewijzen December 2014 Loterij- en prijsvraagvergunning Ontheffing op basis van Winkeltijdenwet Vergunning aanwezgheid speelautomaat Vergunning op basis van marktverordening Verklaring omtrent gedrag Waarmerken naturalisatie December 2015 Abonnement raadsvergadering Afschriften kadaster Afschriften van verordeningen Afschriften wkpb-register Nasporing uit gemeentelijk archief Vergunning verhuur leegstaande ruimte Verstrekken begroting December 2016 Gehandicaptenparkeerkaart Kopie en publicatiekosten Melding telecommunicatiewet Ontheffing voertuigreglementen Uittreksel GBA
Kostentoerekening Net als bij de andere onderdelen in het Tarievenboek zijn er kosten toegerekend die een directe relatie hebben met de gevraagde dienstverlening. Voor burgerzaken is een onderscheid te maken naar directe kosten (de kosten die direct terug te vinden zijn in de begroting) en indirecte kosten (de overhead).
In de meeste gevallen zijn de directe kosten niet alleen van toepassing op de vijf producten die hiervoor zijn genoemd, maar zijn de van toepassing op alle diensten die burgerzaken verleend. Het gaat hierbij om kosten als automatisering en kosten voor het voeren van de bevolkingsadministratie. Deze kosten zijn naar rato van het totaal aantal diensten dat burgerzaken verleend toegerekend aan de betreffende dienstverlening. Hierbij is een factor 0,5 gebruikt voor diensten die in verhouding weinig tijd kosten. De berekening hiervan en het aantal bezoekers staan in de verdeelsleutels. Bij het huwelijk zijn de kosten van de Trouwzaal toegerekend, dit bedrag is bepaald door het oppervlakte van de Trouwzaal uit te drukken in een percentage van het totale gemeentehuis. Daarnaast worden de kosten van personele activiteiten die rechtstreeks toe te rekenen zijn aan de dienst in beeld gebracht. De activiteiten worden uitgedrukt in een aantal minuten die worden vermenigvuldigd met het uurloon. Het uurloon is inclusief een opslagpercentage voor de overhead. De kostentoerekening per product zijn te vinden op de volgende drie pagina's. Kostendekkendheid In onderstaande overzicht wordt per product de kosten en opbrengsten in beeld gebracht met daarbij de nieuwe tarieven voor 2014: Product Paspoorten NIK NIK<14 Huwelijk Rijbewijzen
Kostprijs € 43,87 € 41,61 € 25,51 € 381,29 € 42,55
Legestarief Kostendekkendheid Aantal 2014 Kosten 2014 Opbrengst 2014 Saldo € 50,75 115,7% 1.788 78.440 90.741 -12.301 € 41,60 100,0% 2.563 106.646 106.621 26 € 30,95 121,3% 365 9.311 11.297 -1.986 € 304,50 79,9% 85 32.410 25.883 6.527 € 38,45 90,4% 1.728 73.526 66.442 7.085 Totaal
300.333
300.983
-649
Het uitgangspunt van de raad voor het tarievenbeleid is 100% kostendekkendheid. De optelsom van deze vijf producten komt hierop uit. Daarbinnen is het legestarief van het rijbewijs verplicht verlaagd naar € 38,45. In de begrotingswijziging van 7 november 2013 bent u hiervan op de hoogte gesteld. Het huwelijk hebben we niet op 100% kostendekkendheid willen stellen vanwege de prijsstelling van de buurgemeenten. Voor de overige drie producten, paspoorten en NIK, houdt het dan in dat dezelfde prijsstelling inclusief 1,5% inflatiecorrectie kan worden gehanteerd om 100% kostendekkendheid te realiseren. In de tariefstellingen is de gemeente bevoegd te variëren. Voorwaarde is wel dat de gemeente per titel geen winst mag maken. Europese regelgeving heeft aangegeven dat dit per titel van de legestabel moet worden uitgewerkt. Gelet op dit kader is het dus mogelijk tarieven van paspoorten en NIK neerwaarts bij te stellen. Dit heeft wel invloed op de mate van kostendekkendheid.
100%
Reisdocumenten Activiteit Telefonie Vraag beantwoord reisd. Afspraak incl. info . Notitie reisdoc. Belt terug reisdoc. Doorverbonden reisdoc.
Aantal Uurtari per jaar Gem. tijd (min.) ef Kosten Totale tijd (min) 1.361 1.373 19 67 398
4,00 4,00 8,00 2,00 3,00
Balie/KCC Aanvraag van A tot Z aan balie incl. betaling. 4.297 Uitreiken aan klant 4.297 Melden receptie/ klantenzuil, 2 x aanvragen en ophalen 8.594 Scannen aanvraag naar Morpho 4.297 Opruimen aanvraagformulier 4.297 Opruimen in dagkluis 4.297
10 3 1,5 0,5 0,17 0,33
Verstrekken telefonische informatie KCC/BZ 166 Verstrekken inform. aan loket/ terugsturen/nieuwe afspraak. 30 Bijzondere aanvragen, omwisselingen etc. 10
3 3 60
Backoffice Aanpassen kassasysteem Inklaren reisdocument (BZ) Kapitaallasten Biometrie Paspoorten Automatisering Paspoort Identiteitskaart Personele kosten backoffice Paspoort Identiteitskaart Kosten voeren bevolkingsadministratie Paspoort Identiteitskaart Midoffice Paspoort Identiteitskaart
2 4.297
30 1
5.443,2 5.491,2 153,6 134,4 1.195,2
45,35 4.114,15 Nee 45,35 4.150,43 Nee 45,35 116,10 Nee 45,35 101,58 Nee 45,35 903,37 Nee
45,35 45,35 45,35 45,35 45,35 45,35 498 90 600
60
Gemengde ToeVerhaalbare activiteit rekening kosten
45,35 45,35 45,35
82,6 55,7
7,56 2,27 1,13 0,38 0,13 0,25 11,72 376,41 68,03 453,50 897,93
100% 100% 100% 100% 100%
Nee Nee Nee Nee Nee Nee
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Nee Nee Nee
100% 100% 100%
82,60 Nee 0,93 Nee
100% 100%
8.796,00 Nee
100%
Toelichting
4.114,15 4.150,43 116,10 101,58 903,37 9.385,64 7,56 2,27 1,13 0,38 0,13 0,25 11,72 376,41 68,03 453,50 897,93
Kosten per reisdocument
1,99
Tijd Tijd Tijd Tijd
is is is is
schatting schatting schatting schatting 11,72
Tijd is schatting Tijd is schatting Tijd is schatting
82,60 Tijd is schatting 0,93 Tijd is schatting
0,19 0,02 0,93
8.796,00
1,87
Ja Ja
3.062,22 Obv bezoekers naar product 3.482,13 Obv bezoekers naar product
1,71 1,19
Ja Ja
11.564,37 Obv bezoekers naar product 13.150,13 Obv bezoekers naar product
6,47 4,49
Ja Ja
2.892,51 Obv bezoekers naar product 3.289,15 Obv bezoekers naar product
1,62 1,12
Ja Ja
3.603,44 Obv bezoekers naar product 4.097,57 Obv bezoekers naar product
2,02 1,40
Rijksleges 2013 Paspoorten NIK NIK <14
15,35 20,80 5,30
Totale kosten: Paspoorten NIK NIK <14
43,87 41,61 25,51
Rijbewijs
Activiteit Telefonie Vraag beantwoord rijbew. Afspraak incl. info rijbew. Notitie rijbew. Belt terug rijbew. Doorverbonden rijbew.
Aantal Uurtari per jaar Gem. tijd (min.) ef Kosten Totale tijd (min) 2,4 1.085 3,20 3471,36 45,35 2.623,77 782 3,50 2738,4 45,35 2.069,77 19 5,00 96 45,35 72,56 62 3,70 230,88 45,35 174,51 370 5,40 1995,84 45,35 1.508,52
Balie/KCC Aanvraag van A tot Z aan balie incl. betaling. 2.300 Uitreiken aan klant 2.252 Melden receptie/ klantenzuil, 2 x aanvragen en ophalen 4.504 Scannen aanvraag naar RDW 2.252 Opruimen aanvraagformulier 2.252 Opruimen in dagkluis 2.252
10 3 1,5 0,5 0,17 0,33
Verstrekken telefonische informatie KCC/BZ 384 Verstrekken inform. aan loket/ terugsturen/nieuwe afspraak. 72 Bijzondere aanvragen, omwisselingen etc. 72 Eigen verklaring 671
2 3 10 10
Backoffice Aanpassen kassasysteem Inklaren rijbewijs (BZ)
4,8 2.252
30 1
45,35 45,35 45,35 45,35 45,35 45,35 768 216 720 6.710
144
45,35 45,35 45,35 45,35
82,6 55,7
7,56 2,27 1,13 0,38 0,13 0,25 11,72 580,48 163,26 544,20 5.071,64 1.287,94
Gemengde ToeVerhaalbare activiteit rekening kosten Nee Nee Nee Nee Nee
100% 100% 100% 100% 100%
Nee Nee Nee Nee Nee Nee
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Nee Nee Nee Nee
100% 100% 100% 100%
198,24 Nee 0,93 Nee
100% 100%
Automatisering Rijbewijs Rijbewijs - eigen verklaring Automatisering rijbewijzen Onderhoud logilink RDW Proxy Personele kosten backoffice Rijbewijs Rijbewijs - eigen verklaring Kosten voeren bevolkingsadministratie Rijbewijs Rijbewijs - eigen verklaring Midoffice Rijbewijs Rijbewijs - eigen verklaring
Rijksleges Totaal kosten Rijbewijs
Kosten per rijbewijs
Toelichting
2.623,77 2.069,77 72,56 174,51 1.508,52 6.449,13
7,56 2,27 1,13 0,38 0,13 0,25 11,72 580,48 163,26 544,20 5.071,64 6.359,58
3,73
Tijd Tijd Tijd Tijd
is is is is
schatting/ schatting/ schatting/ schatting/
Aantallen Aantallen Aantallen Aantallen
uit uit uit uit
dashboard dashboard dashboard dashboard
Tijd Tijd Tijd Tijd
is is is is
schatting/ schatting/ schatting/ schatting/
Aantallen Aantallen Aantallen Aantallen
uit uit uit uit
dashboard dashboard dashboard dashboard
11,72
198,24 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard 0,93 Tijd is schatting/ Aantallen uit dashboard
2.680,78 Obv aantal bezoekers naar product 425,25 Obv aantal bezoekers naar product 3.106,03 472,28 472,28
Nee
Ja Ja
Ja Ja
Ja Ja
100%
472,28 472,28
3,68
0,11 0,93
1,80
0,27
10.132,58 Obv aantal bezoekers naar product 1.607,32 Obv aantal bezoekers naar product 11.739,90
6,79
2.532,21 Obv aantal bezoekers naar product 401,68 Obv aantal bezoekers naar product 2.933,89
1,70
3.154,59 Obv aantal bezoekers naar product 500,41 Obv aantal bezoekers naar product 3.654,99
2,12 9,70 42,55
Huwelijk/ Geregistreerd partnerschap Activiteit Telefonie Vraag beantwoord ondertrouw/huwelijk. Afspraak incl. info ondertrouw/huwelijk. Notitie ondertrouw/huwelijk. Belt terug ondertrouw/huwelijk. Doorverbonden ondertrouw/huwelijk.
Aantal Uurta per jaar Gem. tijd (min.) rief Kosten Totale tijd (min) 19 1 29 24 205
Balie/KCC Ondertrouw 134 Kosteloze huwelijken 50 Melden receptie/ klantenzuil 134 Verstrekken inform. aan loket/ terugsturen/nieuwe afspraak. 10
Werkzaamheden bode Testen muziek Schoonmaak + voorbereiding door bode/gastvrouw
84 50 84
4,3 9,9 5,00 3,70 3,80
30 20 2 15
60 5 10
81,7 9,9 145 88,8 779
4.020 1.660 268 150
45,35 45,35 45,35 45,35 45,35
45,35 45,35 45,35 45,35
8.040 45,35 300 45,35 1.340 45,35
Backoffice Huwelijksvoltrekking door trouwambtenaar Reiskosten trouwambtenaren
Automatisering Personele kosten backoffice Kosten voeren bevolkingsadministratie Midoffice Kosten trouwzaal Totaal kosten ondertrouw/huwelijk
3.038,45 1.254,68 202,56 113,38 4.609,07
Gemengde activiteit Nee Nee Nee Nee Nee
100% 100% 100% 100% 100%
Nee/KCC Ja Kcc/Backoffice Nee KCC Nee KCC
6.076,90 Nee 226,75 Nee Backoffice 1.012,82 Nee
1 200 3 12
10 40 15 30
2.050 5.360 300 120
55,7 55,7 55,7 55,7
10 5 120 30
10 670 360 360
55,7 55,7 55,7 55,7
9,28 Nee Backoffice 621,98 Nee Backoffice 334,20 Nee P en O 334,20
Ja, Ja, Ja, Ja,
toerekening toerekening toerekening toerekening
6,68
3.038,45 1.254,68 202,56 113,38 4.609,07 Alle huwelijken
36,87
6.076,90 226,75 1.012,82 7.316,47 Betaalde huwelijken
86,08
100% 100%
87,04 Betaalde huwelijken 70,00 Betaalde huwelijken
87,04 0,82
100% 100% 100% 100%
1.903,08 4.975,87 278,50 111,40 7.268,85 Alle huwelijken 9,28 621,98 334,20 334,20 1.299,67 Betaalde huwelijken
100% 100% 100%
1.903,08 Ja KCC/Backoffice 4.975,87 Nee Backoffice 278,50 111,40
100% 100% 100% 100%
op op op op
basis basis basis basis
van aantal bezoekers van aantal bezoekers van aantal bezoekers van aantal bezoekers
naar naar naar naar
Kosten per huwelijk/ondertou w
61,75 7,48 109,60 67,12 588,79 834,74 Alle huwelijken
100% 100% 100% 100%
87,04 70,00
Verstrekken telefonische informatie + maken afspraak KCC/BZ 205 Voorbereiden/afhandelen huwelijken backoffice 134 Getuigen gemeenten 20 Verwerken annuleringen 4 Aanpassen kassasysteem/backoffice Contact trouwambtenaren Aanwijzen alternatieve locatie Uitbetalen trouwambtenaren P en O
61,75 7,48 109,60 67,12 588,79
Verhaalbare kosten Toerekening Toelichting
product product product product
2, 2. 706.907,00 De Trouwzaal is 63m het hele gemeentehuis is 6.348m 1%
130,35 492,70 123,13 153,39
Alle Alle Alle Alle
huwelijken huwelijken huwelijken huwelijken
7.069,07 Betaalde huwelijken
58,15
15,29 1,04 3,94 0,99 1,23 83,17 381,29
Verdeelsleutels Directe kosten en berekening naar product Bezoekers naar product 2012 Afschriften burgerlijke stand Attestatie de vita Burgerzaken - backoffice Burgerzaken algemeen Erkenning (ongeboren) kind GBA uittreksel Geboorteaangifte Huwelijk Identiteitskaart Legalisatie handtekening Overige burgerzaken Overlijdensaangifte Paspoort Rijbewijs Rijbewijs - eigen verklaring Uittreksels burgerzaken Verhuizing Verklaring omtrent gedrag Verklaring van in leven zijn
19 39 44 167 157 545 51 122 3.259 6 74 118 2.866 2.509 398 40 673 715 88 11.890
Factor tijd Percentage 0,5 0,08% 0,5 0,16% 1 0,37% 0,5 0,70% 1 1,32% 0,5 2,29% 1 0,43% 1 1,03% 1 27,41% 1 0,05% 0,5 0,31% 1 0,99% 1 24,10% 1 21,10% 1 3,35% 0,5 0,17% 1 5,66% 0,5 3,01% 0,5 0,37%
Toe te rekenen uren backoffice OMSCHRIJVING Uurtarief AANTAL_UUR Totaalbedrag Applicatiebeheer tbv kwaliteitstoetsing 82,6 200 16.520,00 Applicatiebeheer tbv produktverstrekking 82,6 200 16.520,00 Informatiebeveiliging 82,6 36 2.973,60 Mobiele aanvraag reisdoc 82,6 0,5 41,30 Ondersteuning frontoffice 55,7 36 2.005,20 Ondersteuning frontoffice 55,7 36 2.005,20 Opstellen legestarieventabel 82,6 36 2.973,60 Opstellen legestarieventabel 55,7 36 2.005,20 Opstellen verordeningen/processen 82,6 36 2.973,60 48.017,70 Automatisering Kosten Gedeelde activiteit Toerekening Toerekenbaar Opmerking Melodys classic assurance 2.877,53 2/3 deel voor burgerzaken 66,67% 1.918,35 Inschatting door automatisering Onderhoud Software derden; geen UP 500,44 100,00% 500,44 Onderhoud IBM Cognos 8 1.345,43 1/4 deel voor burgerzaken 25,00% 336,36 Inschatting door automatisering Melodies Upgrade protection Key2BZ 22.652,94 100,00% 22.652,94 Kapitaallasten clientresponse systeem 7.200,00 zit in algemene overhead Totaal automatisering burgerzaken 27.376,34 25.408,09 50% toe te rekenen aan de producten en 50% GBA, ingezetenschap 12.704,05
Kosten voeren bevolkingsadministratie Bankkosten Formulieren Onderhoudskosten Extra openingstijden Midoffice Webnext Hosting K2GBAV JCC 8K KCC 8k
Begroting 2014 2.500,00 4.000,00 1.500,00 4.000,00 12.000,00 4.389,40 5.852,57 772,89 467,50 3.467,03 14.949,39
