MODUL MANAJEMEN PRODUKSI
REPUBLIK INDONESIA DEPARTEMEN PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN PUSAT DATA DAN INFORMASI 1999
DAFTAR ISI I.
PENDAHULUAN 1.1. Pengertian Produksi 1.2. Tujuan Dari Produksi 1.3. Lingkup Pembahasan Manajemen Produksi
II.
FUNGSI DAN SISTEM PRODUKSI 2.1. Proses (Processes) 2.2. Jasa Produksi (Services) 2.3. Perencanaan (Planning)
III. TATA LETAK DAN LOKASI INDUSTRI 3.1. Perencanaan Lokasi 3.2. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pemilihan Lokasi 3.3. Tapak Perusahaan/Industri (Local Site) IV. PENGENDALIAN PERSEDIAAN 4.1. Sistem Pengendalian Persediaan 4.2. Penentuan Harga Persediaan 4.3. Klasifikasi Persediaan V.
PEMELIHARAAN (MAINTENANCE) 5.1. Lingkup Pemeliharaan/Perawatan (Maintenance) 5.2. Pengendalian Terhadap Pemeliharaan/Perawatan (Control of Maintenance) 5.3. Tipe Pemeliharaan/Perawatan (Maintenance Type)
VI.
PENGENDALIAN MUTU (QUALITY CONTROL) 6.1. Elemen Kwalitas 6.2. Prinsip Dalam Aktivitas Pengendalian Mutu 6.3. Manfaat Pengendalian Mutu 6.4. Pengendalian Mutu Terpadu (Total Quality Control) 6.5. Penetapan Gugus Kendali Mutu (GKM)
I.
PENDAHULUAN 1.1.
Pengertian Produksi Kata produksi selalu digunakan untuk mengartikan nama seperti pembuatan (Manufacture). Pembuatan suatu barang dan jasa sangat dipegaruhi oleh faktor-faktor produksi bahan (material), mesin (machine), metoda (method) tenaga kerja, modal (money) dan kewiraswastaan (skill) untuk meningkatkan kegunaan dari barang dan jasa tersebut. Dapat dikatakan pula produksi adalah kegiatan untuk meningkatkan/ menciptakan kegunaan atau nilai tambah suatu barang dan jasa (form utilite). Sedangkan manajemen adalah kegiatan atau usaha untuk mencapai suatu tujuan dengan mengkoordinir kegiatan melalui orang lain. Dengan demikian untuk meningkatkan kegunaan suatu barang dan jasa tidak dapat dilakukan sendiri, melainkan bersama-sama orang lainnya maka dibutuhkn manajemen dan secara operasional dalam peningkatan kegunaan barang dan jasa dibutuhkan faktor-faktor produksi yang dikoordinasikan oleh kewiraswastaan (skill) yang disebut manajer. Dari keterangan tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian manajemen produksi/operasional yaitu kegiatan untuk mengatur agar dapat menciptakan dan menambah kegunaan (utility) suatu barang dan jasa. Untuk mengatur ini perlu dibuat kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan usaha-usaha mencapai tujuan ditetapkan agar barang dan jasa dihasilkan sesuai dengan apa yang diharapkan baik kwalitas, kuantitas, waktu yang direncakan serta biaya-biaya yang perlu dikeluarkan. Dana (money) disebut pertama karena merupakan prasarat operasional suatu usaha atau industri pengolahan. Dana diperlukan untuk mendapatkan mesin dan peralatan, bahan baku, membayar upah/gaji
dan sampai pada waktunya memperoleh laba dari penjualan produk yang dihasilkan; persoalan dana biasanya terkait dengan kepemilikan. Mesin (machine), mesin yang dimaksud disini termasuk semua fasilitas produksi seperti bangunan, peralatan dan perlengkapannya atau disebut juga harta tetap (fexed asset). Bahan baku (material), berbeda dengan harta tetap (fixed asset). Bahan baku merupakan aktiva lancar yang merupakan bagian utama dari produk jadi yang ditawarkan kepada pelanggan atau digunakan untuk membuat suatu produk. Bahan baku bisa berupa bahan mentah yang langsung diperoleh dari sumber daya alam seperti hasil pertanian, hasil tambang ataupun yang telah mengalami proses awal seperti minyak nilam untuk bahan baku minyak wangi atau produk kimia lainnya. Manusia (man), manusia disini adalah anggota masyarakat yang diperlukan untuk pembuatan atau menggunakan mesin dan bahan baku untuk membuat produk, persoalan manusia pada industri perlu mendapat perhatian yaitu tenaga kerja non trampil atau kurang produktive yang harus diawasi melalui cara-cara pembayaran upah, pelatihan kerja, hubungan kerja, dan lain-lain. Methoda (method), teknik kerja sama dan meliputi mesin, bahan baku dalam operasional perusahaan secara berkesinambungan, meneliti caracara yang baik untuk membuat produk, memilih bahan baku yang baik dan memperbaiki urutan operasional sehingga diperoleh satu alur produksi yang cukup baik.
1.2.
Tujuan dari Produksi Tujuan produksi yaitu untuk meningkatkan nilai tambah barang dan jasa menjadi lebih tinggi melalui perubahan bentuk dari bahan baku menjadi barang setengah jadi atau pun barang jadi. Nilai tersebut diperoleh dengan mengoptimalisasikan penggunaan faktor-faktor produksi berupa harta tetap (tanah, gedung, dst), tenaga kerja, modal dan kewiraswastaan. Dengan demikian diharapkan dalam kegiatan
produksi tersebut dapat diperoleh tata cara pembuatan barang dan jasa dengan baik dan tepat dari segi jumlah waktu dan harga.
1.3.
Lingkup Pembahasan Manajemen Produksi meliputi: v
Fasilitas produksi: ² Rekayasa produksi (Production Engeneering) ² Work Study dan Desain Pekerjaan. ² Lokasi Industri dan Tata Letak (Plant Location and Lay Out).
v
Penunjang Produksi terdiri dari: ² Perencanaan dan pengendalian produksi (Production Planning Control) ² Pengendalian Persediaan (Inventory Control) ² Pembelian (Purchasing) ² Pengendalian Mutu (Quality Control) ² Pemeliharaan (Maintenance)
v
Pengembangan
yang
menjadi
tanggung
jawab
fungsi
produksi: ² Desain produk (product design) ² Pembayaran dan perangsang (Payment and Incentive). v
Dalam hal ini pembahasannya akan dibatasi disesuaikan dengan kebutuhan industri kecil saat ini yaitu meliputi: ² Tata Letak dan Lokasi Industri (Plant Location and lay Out) ² Pengendalian persediaan (Inventory Control) ² Pengendalian Mutu (Quality Control) ² Pemeliharaan (Maintenance)
II.
FUNGSI DAN SISTEM PRODUKSI Sebelum membahas materi diatas perlu dipahami fungsi dan sistim produksi. Secara umum fungsi produksi bertanggung jawab atas pengolahan bahan baku dan penolong/pembantu menjadi barang jadi atau jasa yang akan memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan. Untuk melaksanakan fungsi produksi ini diperlukan rangkaian kegiatan yang merupakan suatu sistim. Bermacam-macam kegiatan yang diperlukan untuk melaksnakan fungsi ini, dapat dilakukan oleh banyak bagian yang ada atau dapat dilakukan oleh satu atau beberapa orang saja terutama diperusahaan kecil.
2.1.
Proses (Processes) Proses yang diartikan sebagai metode dan teknik yang digunakan untuk mengolah bahan. Pada proses produksi terdapat unsur-unsur bahan baku, manusia, mesin dan peralatan. Bahan baku tersebut diolah lebih lanjut dengan bantuan manusia dan mesin berakibatkan meningkatknya nilai bahan tersebut menjadi produk setengah jadi jadi atau produk jadi. Dalam hal ini proses produksi terdiri dari sistim yang dapat mengubah bentuk bahan dengan digunakan atau menggunakan teknologi sistem pengolahan/proses yang sering digunkan sekarang ini adalah: v
Batch Production, yang terdiri dari pengolahan/pengerjaan sejumlah besar variasi produk dengan variasi bahan-bahan yang terbatas. Batch Production dapat dilakukan untuk menghasilkan produk dalam kecil (nus satu) atau dalam besar (serial) Contoh : pembuatan angklung.
v
Sistim Proses (Process System) yaitu produk dibuat secara terus menerus dalam suatu pola/desain tertentu, seperti penyulingan minyak atseri. Biasanya sistim proses
ini berhubungan dengan pengolahan bahan baku menjadi produk antara. v
Produksi massa produk tunggal (Mass Production - One Product) Produksi massa produk tunggal umumnya banyak terdapat pada inudtsri pengolahan. Perbedaannya terutama pada arus bahan yang sangat rumit yang menghasilkan sejumlah komponen yang harus di assembling untuk membuat produk akhir, sebagai contoh produksi celana jean.
v
Produksi massa multi produk (Mass Production Multi Product) Perkembangan produksi massa terakhir ini menuju pada suatu serial produk yang sangat bervariasi, seperti pembuatan sangat berproduk elektronika.
v
Proses Kontruksi (Contruction Process) Dalam hal ini bahan dan komponen dibawa kesuatu tempat dan dipergunakan untuk mengerjakan pembangunan ditempat tersebut seperti pembuatan kapal.
2.2.
Jasa Produksi (Services) Jasa produksi meliputi pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengorganesir, menetapkan dan mengkomunikasikan agar proses produksi dapat dilaksnakan secara efektif. Jasa (Services) ini berhubungan dengan: v
Produk yang meliputi penelitian mutu, desain, spesifikasi logo, inspeksi, dan lain-lain.
v
Teknologi, dalam hal ini diperlukan pengetahuan dalam pemakaian teknologi yang terus berkembang yaitu : ² Dalam penggunaan peralatan. ² Pengetahuan dalam proses secara keseluruhan.
v
2.3.
Penggunaan sumber-sumber yang ada dimana mesin dan peralatan, tenaga serta bahan-bahan hendaknya dapat dipergunakan secara effesien.
Perencanaan (Planning) Perencanaan ini dibutuhkan untuk menjamin tujuan produksi dapat dilakukan dengan efektif. Perencanaan yang berhubungan dengan fungsi produksi, terutama dalam 2 (dua) hal yaitu: v
Proses Perencanaan (Process Planning) Dalam proses ini dibutuhkan pertimbangan yang terperinci mengenai bahan-bahan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan pengolahan dan susunan kegiatan/peralatan yang akan digunakan. Biasanya proses perencanaan ini meliputi: ² Routing yaitu susunan kegiatan operasi harus dikerjakan dan fasilitas yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan operasi. ² Perencanaan yang terperinci yang terdiri dari pertimbangan untuk suatu kegiatan operasi pada kurun waktu tertentu, seperti, penentuan mesin yang digunakan, kegiatan yang harus dilakukan oleh operator dan kegiatan pengendalian mesinmesin yang akan dipakai. ² Peralatan khusus (Special) Equipment) Peralatan khusus yang diperlukan dibuat rencana terperinci, terutama untuk penentuan apakah peralatan ini perlu dipesan (Order) atau dibeli dipasar bebas.
v
Perencanaan dan pengendalian produksi Dalam hal ini penekanannya lebih besar pada kegiatan dalam proses produksi, dengan sasaran untuk dapat memberi sumbangan lebih besar terhadap laba perusahaan serta sasaran spesifik yaitu: mengembangkan Route, Schedule Kerja, penggunaan material secara optimal, optimalisasi mesin/peralatan, tenaga kerja, termasuk operasional pabrik sesuai dengan rencana.
III.
TATA LETAK DAN LOKASI INDUSTRI 3.1.
Perencanaan Lokasi Sebelum mencari lokasi perusahaan atau industri harus dilakukan antisipasi dengan perkiraan-perkiraan untuk jangka panjang guna mengatasi kebutuhan perusahaan dimasa yang akan datang. Dalam hal ini mempertimbangkan kebijakan yang berkaitan dengan perluasan usaha atau industri, antisipasi dalam hal deversifikasi produk, perubahan selera pasar, perubahan sumber bahan baku dan pengaruh lainnya yang dapat diperkirakan. Perhatian sungguh-sungguh harus ditumpukan pada faktor-faktor ekonomis yang memperngaruhi kebutuhan pendirian, perluasan dan pemilihan lokasi industri. Pemilihan lokasi industri biasanya sebagai akibat dari 3 (tiga) hal yang mempengaruhi: v
Faktor Regional meliputi Wilayah Administrasi Daerah tetangga serta potensi industri diwilayah tersebut mendukung atau tidak terhadap industri yang akan didirikan.
v
Pemukiman masyarakat, pada pemukiman masyarakat diharapkan potensi sumber daya manusia yang dapat mendukung peningkatan produktivitas industri.
v
Penetapan tapak yang tepat dikota, dipinggir kota atau dekat sumber bahan baku.
3.2.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Pemilihan Lokasi Dalam melakukan pemilihan lokasi banyak alasan yang dapat terungkap meliputi: v
Jaringan Prasana dan Sarana Baiknya Prasarana dan sarana erat kaitannya dengan transportasi seperti kecepatan pencapaian pasar, sumber bahan baku, tempat
penyediaan tenaga kerja , komunikasi, perbankan dll. Dengan prasarana dan sarana yang baik akan mempermudah mobilitas tenaga kerja yang berasal dari masyarakat di pedesaan/pingir kota. v
Tersedianya Tenaga Kerja Perusahaan atau industri tidak dapat melaksanakan operasionalnya tanpa tenaga kerja. Dengan demikian perlu mendapat perhatian mengenai pasar tenaga kerja yang dapat menjamin pengadaan tenaga kerja yang memenuhi syarat yang berasal dari sekitar lokasi. Hal ini diperlukan untuk pengisian berbagai posisi pada organisasi perusahaan atau industri di maksud. Tingkat upah yang tetapkan secara totalitas dan secara proporsional masih pada batasan yang normal yang tercermin dalam struktur biaya produksi yaitu berkisar dibawah 40% dari total biaya produksi untuk industri padat tenaga kerja.
v
Pertimbangan Biaya Dalam pemilihan lokasi atas dasar perbandingan biaya dapat dilaksanakan dengan perincian sebagai berikut: No.
Komponen
Tapak A
Tapak B
Tapak
Tapak D
Biaya
(Rp.)
(Rp.)
(Rp.)
(Rp.)
13.106.000
11.054.000
11.548.000
11.954.000
1.190.000
618.000
602.000
936.000
1
Tenaga Kerja
2
Over Head
3
Angkutan
507.000
432.000
368.000
300.000
4
Utilities
204.000
248.000
214.000
236.000
TOTAL
15.007.000
12.352.000
12.730.000
13.106.000
Perkiraan tabungan untuk mesin baru/th Prosentase biaya industri yang dapat dihemat
-
2.655.000
2.227.000
1.541.000
-
17.7%
115,2%
12,3%
Pada saat ini yang penting mendapat perhatian lebih besar pada industri antara yang mampu mendorong tumbuhnya industri menengah dan kecil. Dengan menggunakan tenaga kerja yang berada
dipedesaan
melalui
peningkatan
kemampuan
dan
ketrampilan mereka akan mendorong produktivitas serta dapat menelan biaya perjam kerja effektive. v
Dekat dengan Pasar Biaya dan lamanya waktu pengangkutan produk kepelanggan menjadi pertimbangan penting bagi banyak perusahaan atau industri. Dalam hal ini perusahaan atau industri lebih tertarik berlokasi dekat dengan pusat perbelanjaan bila pertumbuhan biaya dapat dihemat dalam prosentase yang lebih besar.
v
Dekat dengan Bahan Baku Sepertinya hal dalam pertumbuhan biaya biaya disini juga diperhitungkan lokasi mana yang dapat menghemat biaya lebih besar dekat bahan baku atau dekat pasar.
v
Dekat dengan perusahaan atau industri yang telah ada (existing) Dalam hal ini sebagai pertimbangan pada lokasi industri existing dapat memanfaatkan fasilitas yang telah ada seperti pelayanan per bankan, ekspor dst.
v
Pengadaan tanah dan biaya tanah Dalam pengadaan tanah sering terjadi permasalahan, disebabkan sebagian masyarakat mendukung di daerahnya dibangun industri dan ada bagian lainnya yang menolak. Dalam hal ini pengusaha tidak perlu cepat putus asa, namun dapat dicarikan penyelesaian yang saling menguntungkan secara terbuka dan transparansi. Secara logika dengan adanya pembangunan industri akan dapat mengangkat pendapatan masyarakat serta mengupayakan meminimalisasi biaya sosial yang menjadi beban masyarakat.
3.3.
Tapak perusahaan/industri (Local site) Setelah menseleksi hubungan masyarakat dengan pendirian usaha atau industri, persoalan berikutnya menseleksi ketepatan Tapak (Site). Pengkajian disini selalu dikaitkan dengan tersedianya fasilitas transportasi air/saluran air, energi, kondisi tanah, biaya tanah, dst.
IV.
PENGENDALIAN PERSEDIAAN Pengendalian persediaan (Inventory Control) cukup penting guna peningkatan effisiensi yang meliputi 2 (dua) phase yaitu: ♦ Perencanaan harian untuk keperluan operasi produksi. ♦ Perencanaan pengendalian persediaan sebagai pertanggung jawaban. Pertanggung jawaban lainnya yaitu pencatatan dan pelaporan transaksi yang meliputi bahan baku dan dampak terhadap jenis persediaan lainnya.
4.1.
Sistim Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan persoalan dasar industri. Indikasi ini cukup komplek dari sistim ini, secara proposional melaksanakan pencatatan
transaksi
persediaan,
gerak
bahan
baku,
pemeliharaan/perawatan dan menetapkan jumlah pengendalian yang diperlukan untuk pencapaian sasaran. Bila
pengendalian
persediaan
diperlukan
secara
terus-menerus
dilaksanakan oleh karyawan melalui pencatatan pada tabel “Inventory Record” yang dilakukan pada setiap transaksi dalam waktu, jumlah seperti yang ditetapkan, demikian pula biaya pemeliharaan/perawatan dicatat pada Low Cost Item”. Sebaiknya informasi persediaan dicatat pada memo/nota, meliputi: v
On Order, disini dicatat bahan baku yang dipesan, bukan penerimaan.
v
Reciveved (Penerimaan), disini dicatat seluruh penerimaan walaupun tidak terjadi jumlah yang balance dalam kolom.
v
On Hand, disini dicatat jumlah yang diterima masuk dalam tempat penyimpanan (gudang) dan jumlah yang dikeluarkan.
v
Pengeluaran untuk digunakan (Issued) dalam kalom ini dicatat seluruh kuantitas yang akan masuk ke tempat pengolahan (pabrik).
v
Allokasi (Allocated), pada kolom ini dicatat jumlah yang masuk untuk pengeluaran atas pesanan khusus penggunaan bahan baku
sampai pada ruangan stock dan dijamin dapat dipergunakan jika diperlukan untuk persiapan masuk tempat pengolahan (pabrik). v
Tersedia (Available), jumlah bahan baku disini siap digunakan dan dapat melakukan pesanan berikutnya.
Informasi tersebut dapat diperoleh dari pencatatan persediaan secara terus-menerus, dalam hal ini menunjukkan bila jumlah bahan baku disetujui untuk pesanan berikutnya, jumlah yang dipesan, yang siap masuk proses pengolahan dan jumlah dari Vendor atau Toko dan tidak perlu melalui Stockroom.
4.2.
Penentuan Harga Persediaan Dalam penentuan harga persediaan lazimnya digunakan 4 (empat) dasar penentuan harga yaitu: v
First in - First Out (FIFO) Disini ditetapkan untuk persediaan yang masuk terlebih dahulu akan dikeluarkan pada kesempatan pertama dan harga persediaan dikalkulasi sesuai pada saat persediaan tersebut masuk. Dengan demikian maka biaya persediaan yang dijual/digunakan dan biaya persediaan yang tinggal dapat dihitung sebagai berikut: Contoh: Persediaan awal berjumlah 100.000 unit dengan harga beli Rp. 200/unit ; pembelian berikutnya adalah sebagai berikut: 10 Januari 1998 : 200.000 unit 20 Januari 1998 : 300.000 unit 30 Januari 1998 : 100.000 unit 600.000 unit
@ @ @
Rp 240 = Rp. 48.000.000 Rp. 220 = Rp. 66.000.000 Rp. 230 = Rp. 23.000.000 Rp. 137.000.000
Persediaan (bahan baku) yang digunakan: 100.000 unit @ Rp. 200 200.000 unit @ Rp. 240 200.000 unit @ Rp. 220 500.000 unit Persediaan yang tinggal : 100.000 unit @ Rp. 220 - Rp. 22.000.000 100.000 unit @ Rp. 230 - Rp. 23.000.000
Rp. 20.000.000 Rp. 48.000.000 Rp. 44.000.000 Rp. 112.000.000 Rp. 45.000.000
v
Last in First Out (LIFO) Disini ditetapkan untuk persediaan yang masuk terakhir dikeluarkan terlebih dahulu, yang perhitungannya sebagai berikut: 100.000 unit
@
Rp. 230 Rp. 23.000.000
300.000 unit
@
Rp. 220 Rp. 66.000.000
100.000 unit
@
Rp. 240 Rp. 24.000.000
500.000 unit
Rp. 113.000.000
Persediaan yang tinggal: 100.000 unit
@
Rp. 240 Rp. 24.000.000
100.000 unit
@
Rp. 200 Rp. 20.000.000
200.000 unit v
Rp. 44.000.000
Methode Rata-rata Berdasarkan contoh diatas tersebut maka perhitungan persediaan yang dijual/digunakan dan yang masih tinggal menurut methode biaya rata-rata adalah sebagai berikut: Jumlah persediaan awal + jumlah pembelian = 100 unit + 600 unit = 700.000 unit dengan nilai Rp. 157.000.000. Harga rata-rata = Rp. 157.000.000 = Rp. 224,285 700.000 Nilai penjualan/yang digunakan: 500.000 unit x Rp. 224,285 = Rp. 112.142,50 Nilai persediaan akhir x Rp. 224,285 = Rp. 414.857.000
v
Methode NIFO (Next in First Out) Berdasarkan contoh tersebut diatas, maka biaya persediaan yang dijual/digunakan dan yang tinggal menurut methode ini adalah sebagai berikut: Nilai yang dijual/digunakan: 200.000 unit @ Rp. 240 = Rp. 48.000.000 300.000 unit @ Rp. 220 = Rp. 66.000.000 500.000 unit = Rp. 116.000.000
Nilai persediaan akhir: 100.000 unit
@
Rp. 200
= Rp. 20.000.000
100.000 unit
@
Rp. 230
= Rp. 23.000.000
200.000 unit
= Rp. 43.000.000
Methode tersebut diatas cukup relevan jika digunakan, tetapi bila perseiaan digudang cukup besar maka tidak praktis lagi. Methode LIFO dan FIFO dipandang dari sudut manajemen perusahaan adalah methode perhitungan biaya persediaan yang lebih realistis dalam menggambarkan keuntungan riil, oleh karena methode ini memakai konsep nilai ganti.
4.3.
Klassifikasi Persediaan Hampir semua industri menggunakan klassifikasi yang sama terhadap persediaan termasuk bahan mentah (row material), pembelian komponen, kegiatan dalam aktivitas produksi, produk jadi dan pengadaan: v
Raw material merupakan bahan yang belum mengalami perubahan dari industri. Raw material termasuk jenis biaya pada industri sampai raw material siap masuk proses produksi.
v
Pembelian Komponen Klassifikasi persesiaan ini berupa bagian atau part yang dibutuhkan untuk penyelesaian produk, tidak termasuk prosessing sebelum pemasangan (assembling) menjadi produk jadi. Persoalan persediaan bahan baku (material), walaupun ada kalanya komponen seperti ini merupakan produk jadi pada industri lain. Contoh: kancing baju dan ritsliting untuk industri konpeksi (garment)
v
Produk Dalam Proses (work in process) Klassifikasi persediaan seperti ini dipergunakan untuk perhitungan biaya produksi.
Seluruh bahan baku dan komponen yang telah masuk dalam kegiatan produksi sampai produk selesai dan belum siap untuk dipasarkan dapat masuk dalam klassifikasi ini. v
Produk jadi (Finished Goods) Klassifikasi persediaan ini merupakan jumlah produk jadi yang siap dipasarkan, dalam hal ini termasuk juga persediaan yang belum habis terjual (persediaan akhir) yang berada ditempat penyimpanan atau pabrik. Dalam hal ini nilai dari produk jadi (finished goods) biasanya cukup tinggi ada kalanya merupakan permasalahan perusahaan.
v
Supplies seluruh bahan baku (material) yang diperlukan untuk operasional industri selain penggunaan komponen dan keperluan produk jadi di klassifikasikan pada supplies atau dalam akuntasi biaya di klassifikasi dalam bahan tidak langsung (Indirect Material). Sedangkan bahan baku (material) yang menjadi komponen produk jadi (finished goods) disebut bahan langsung (direct materials) Adapun yang disebut supplies ini seperti : minyak pelumas, penghisap debu di pabrik, dan lain-lain.
v
Persediaan Optimum Sejumlah besar penyediaan yang mengalami volume penjualan menurun memberi konsekwensi menurunkan laba. Jumlah persediaan yang kecil menghadapi permintaan yang meningkat akan mengakibatkan kerugian dalam menghadapi pesaing juga memberi konsekwensi menurunkan laba. Kondisi seperti ini harus dapat diatasi dengan suatu indikasi untuk penetapan kebutuhan menimum persediaan dan secara operasional dapat diperkirakan dengan penggunaan alat perputaran persediaan (Inventory Turn Over).
Inventory Turn Over ini merupakan Index pengendalian persediaan yang sering digunakan adalah Ratio dari nilai produk yang siap dijual dengan investasi persediaan rata-rata untuk 1 (satu) kurun waktu. (Inventory Turn Over =
Nilai produk siap jual Nilai persediaan rata-rata)
Jika terjadi angka Index yang tinggi berarti membutuhkan tingkat persediaan dan biaya perawatan yang rendah, demikian pula dapat meningkatkan effisiensi dan tabungan (saving). Inventory (persediaan) di implikasikan pada dana yang ditanam pada industri yaitu : niali bahan baku, biaya upah produksi, biaya angkutan (handling cost) dan sewa gudang. Perencanaan tingkat persediaan optimum dalam pengelolaan persedian meningkatkan kerjasama dengan fungsi pemasaran. Trend pasar harus memperkirakan secara akurat besarnya persediaan yang tepat, penambahan dapat dilakukan jika bagian penjualan merasa perlu merangi jika menurut perkiraan penjualan akan menurun. Persoalana ini memerlukan kelancaran komonikasi antara fungsi pemasaran dengan penelitian seksama untuk pemecahan masalah tersebut. Sebagai dasar untuk berfikir dapat digunakan formula sebagai berikut : Q= Ket :
2 RS I Q = Jumlah optimum persediaan yang dipesan R = Biaya pesanan S = Jumlah pesanan untuk satu kurun waktu I = Biaya perawatan per unit untuk kurun waktu yang ditetapkan.
V.
PEMELIHARAAN (MAINTENANCE) Pemeliharaan atau pearawatan adalah tugas dari manajemen produksi yang berhubungan dengan persoalan rutin dalam pemeliharan physik mesin dan peralatan pabrik agar kondisi opeasional industri cukup lancar. Aktivitas yang cukup penting bagi setiap industri mempersiapkan kondisi pabrik siap operasi ; disebabkan demikian dapat menjamin penggunaan mesin, gedung dan palayanan yang dibutuhkan oleh bagian lain untuk menghasilkan tingkat pengembalian investasi yang optimum (Return on Investment). Dengan berkembangnya suatu industri mengakibatkan semakin komplek dalam perawatan maka program pemiliharaan/perawatan semakin penting guna menjamin kelancaran produksi. Setiap industri akan meng-estimasi biaya pemeliharaan/perawatan dan terus meningkat tergantung umur pemakian mesin dan perlengkapan (machine and equipment).
5.1.
Lingkup Pemeliharan/Perawatan (Maintenance) Perawatan/pemeliharaan berkembang
dibutuhkan
disebabkan
oleh
kemungkinan
setiap
industri
rusak/macetnya
yang mesin,
komponen yang patah, perbaikan gudang, generator, dan lain-lain. Pemelihraan/perawatan dapat di klasifikasikan kepada: v
Primary Function (Fungsi Utama): ² Perawatan/pemeliharaan
untuk
menjaga
berlanjutnya
operasional industri. ² Pemeliharan/perawatan bangunan pabrik dan landasan pabrik. ² Pemeliharaan peralatan dan komponen yang haus. ² Perubahan dan pengembangan perlengkapan dan bangunan. ² Pemasangan baru keperluan mesin dan bangunan. v
Secondary Function (Fungsi Penunjang): ² Pemeliharaan/perawatan ruangan kantor. ² Pengamanan kebakaran.
pabrik/gedung
termasuk
alat
pemadam
² Pengaturan buangan. ² Tertib administrasi. ² Pelayanan/jasa pelayanan kebersihan. ² Ruangan Accounting. ² Polusi dan kebisingan. ² Jasa lainnya yang menunjang kelancaran kegiatan produksi. Pada umumnya kegiatan demikian dapat dikontrakkan kepada pihak ke 3 (tiga). Adapun yang harus dirawat/dipelihara sendiri oleh Departemen produksi pada ruang kerja yang tidak dapat ditinggalkan (Ruang tempat produksi). Dengan demikian setiap pekerja harus bertanggung jawab untuk pemeliharaan tersebut agar area tempat kerja mereka bersih dari ok bekas, sampah buangan lainnya, dll. Dalam hal ini wewenang berada pada mandor.
5.2.
Pengendalian terhadap pemeliharaan/perawatan (control of maintenance) Pengendalian terhadap perawatan diperlukan kertas kerja dan pencatatan, pencatan diperlukan untuk mengsukseskan program perawatan/pemeliharaan. Keberhasilan program diupayakan dengan menyusun jadwal schedule) pemeriksaan untuk mengetahui cacat, waktu jatuh tempo perawatan dan jasa-jasa sebelum kerusakan terjadi. Beberapa pengendalian yang digunakan dengan bentuk dan alat penolong sebagai berikut: v
Pesanan pekerjaan (work authorization /work order) Biasanya hal ini diisyaratkan sebelum perawatan dilaksanakan atau started. Bentuk ini dikerjakan oleh mandor atau yang lainnya yang bertanggung jawab langsung pada operasional peralatan pabrik, dalam hal ini termasuk informasi tempat kerja, bila
pekerjaan dapat diselesaikan dan bila pekerjaan harus dinilai termasuk juga penggunaan bahan baku dan tenaga kerja tertentu. v
Jadwal kerja (work schedule) Salah satu kesulitan pengendalian perawatan/pemeliharaan, pekerjaan di luar jadwal jika atasan memberi pekerjaan per paket. Pada tahap awal mandor atau supervisor perawatan/pemeliharaan dapat mengestemasi jumlah pekerja dan waktu yang diperlukan untuk tiap pesanan.
v
Biaya Bahan (material) Pekerjaan pemeliharaan ditentukan oleh penggunanya menurut kebutuhan/kapsitas ruang kerja. Penggunaan biaya melalui nota pesanan yang diuraikan dalam kartu pesanan yang diberi nomor pesanan pekerjaan (Work Order) Lmp : No. 246, dst. Berdasarkan kartu pesanan tersebut diakumulasikan kedalam total biaya bahan (total material cost) yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tersebut.
v
Biaya Tenaga Kerja (Labor Cost) Beberapa perusahaan yang memiliki mechanic mempersiapkan kartu khusus (Special Card) untuk mencatat berapa banyak waktu yang digunakan atau dihemat untuk setiap tugas yang diberikan kepadanya. Beberapa besar biaya yang diperlukan untuk jam kerja mechanic yang dihabiskan dalam merawat suatu pekerjaan dan berapa besar waktu yang dapat dihemat dalam hal ini penghematan yang ditimbulkan tersebut boleh jadi dibayarkan kepada mechanic.
v
Anggaran (Budget) Walaupun biaya perawatan/pemeliharaan mengalami fluktuasi, namun beberapa estimasi perlu dibuat untuk usulan anggaran, pengalaman yang lalu dijadikan pedoman. Anggaran disusun dengan basis nilai perawatan untuk sejumlah unit yang diproduksikan atau jumlah pesanan.
v
Pencatatan Equipment (Equipment Record) Pencatatan demikian dibutuhkan oleh setiap program perawatan, pemeliharaan
catatan
demikian
termasuk
kesesuaian
data
mengenai equipment itu sendiri seperti jumlah peralatan dan biaya start. Informasi demikian dibutuhkan bila pesanan komponen atau bila diperlukan informasi tentang pengadaan. Pada kartu reparasi dicatat : jadwal (Schedule) pemeriksaan, biaya pemeriksaan dan reparasi. Informasi biaya reparasi dinilai khusus dengan demikian suatu informasi dapat ditetapkan jika biaya lebih besar dari yang normal mungkin juga disebut replacement.
5.3.
Type Pemeliharaan/Perawatan (Maintenance Type) Pemeliharaan/pemeliharaan dapat dikatagorikan 3 (tiga) type yaitu : Corrective, Preventive, Predictive. v
Corrective Maintenance Sangat bervariasi, hal ini dimaksudkan pemeliharaan yang menjadi pekerjaan reparasi (perbaikan). Reparasi dilakukan jika pearalatan dan mesin mengalami kerusakan, dalam kasus ini diperlukan pemeriksaan jenis kerusakan dan membuat rencana keperluan perbaikan.
v
Preventive Maintenance Kegiatan ini bertolak belakang dengan Coorrective Maintenance yaitu dilakukan sebelum terjadi kerusakan dan mengarah kepada memperkecil kemungkinan terjadi kerusakan dan mengantisipasi kemungkinan terjadi kemacetan kegiatan produksi. Preventive maintenance terdiri dari: ² Perbaikan desain, pemasangan peralatan dan mesin. ² Pemeriksaan secara prodik mesin dan peralatan.
² Mempersiapkan
biaya
perawatan
secara
keseluruhan
(Overhaul of Equipment). ² Pembersihan, pengecatan, pengsisian minyak pelumas untuk mesin dan peralatan, pembersihan gedung dan lain-lain. Preventive Maintenance pada umumnya memperkirakan pola yang dapat memeperkecil biaya perawatan. Kunci pelaksanaan preventive yang baik bagaimana juga terletak pada pemeriksaan mesin dan peralatan produksi, alat penggerak, material handling, equipment, penerangan, gedung dan lain-lain. v
Preventive Maintenance Predective Maintenance, dalam type ini antisipasi dengan menambah perhatian pada hal-hal yang sensitive. Jadi predictive maintenance
merupakan
preventive
maintenance
yang
menggunakan analisa sensitive seperti temperatur, resistansi (ketahanan) dan lain-lain. Kondisi demikian di ukur secara peredic atau berlanjut.
VI.
PENGEDALIAN MUTU (QUALITY CONTROL) Pengendalian mutu produk termasuk dalam sistim produksi yang berwal dengan pembuatan : produk desain, pengolahan, pemeriksaan, pengujian, pengepakan, penjualan, pendestribersian, pemasangan dan pelayanan di lapangan. Pengendalian mutu adalah 2 (dua) aktivitas yang saling berhubungan dari sistim produksi yaitu: ♦ Pengembangan spesifikasi umum dan spesifikasi teknik. ♦ Menjamin kesesuaian produk yang dihasilkan dengan spesifikasi yang telah digariskan.
6.1.
Elemen Kwalitas Pengembangan kwalitas produk termasuk dalam sistim produksi serta memberi perhatian khusus pada pengembangan kwalitas. Dalam pengembangan kwalitas dihadapkan pada ciri-ciri seperti ukuran/dimensi, bentuk, daya tahan/daya tarikan, dll. Setiap ciri ditetapkan seperti spesifikasi : 0,500 ± 0,002 in, dst. Perkataan kwalitas dimaksud dapat berbeda untuk barang yang berbeda dan selera pemakai yang berbeda pula, seler dan tingkat penghasilan pemakai. Dengan demikian element mutu ditetapkan berdasarkan selera pemakai. Penetapan element mutu berlandaskan pada spesifikasi selera pemakai seperti yang digambarkan sebagai berikut:
Kebutuhan Pemakai
Spesifikasi Umum
Desain Produk
Kemampuan Proses
pesifikasi Teknik
MUTU
Proses Pengen dalian
Tingkat kemampuan penyesuaian dengan dengan spesifikasi teknis
Pemeriksaan
Dengan demikian dalam pengendalian mutu ada 4 (empat) prosedur yang harus ditempuh yaitu: v
Menyusun Standar Dalam penysunan standard akan dipilih element mana yang penting diperhatikan yang paling menyentuh selera pemakai dilihat dari segi perlingdungan, keamanan serta lama pemakaian.
v
Mengukur penyimpangan dari standar,dalam hal ini diberikan batas tolenransi yang dibenarkan terjadi penyimpangan dari standar yang ditetapkan misal : ketebalan kaca mobil diberi batas toleransi antara 0,500 ± 0,001 in.
v
Melakukan perbaikan untuk memperkecil penyimpangan melewati batas indentifikasi penyebab tim dari unsur bahan, mesin, manusia, methode kerja.
v
Menyusun rencana perbaikan dan penyesuaian dengan standard. Dalam hal ini tampak pada kita bahwa pengendalian mutu merupakan salah satu bagian dari sistim produksi . Sistim produksi berawal dari bahan, tenaga kerja dan komponen lainnya merupakan hasil suatu sistim. Masukan
Sistim produksi
Keluaran
6.2.
Prinsip dalam aktivitas pengendalian mutu Dalam aktivitas pengendalian mutu dikenal dengan 3 (tiga) prinsip yaitu: v
Menyusun kebijaksan mutu Dalam menyusun kebijaksan mutu ditetapkan kreteria-kreteria yang diperlukan untuk menjamin mutu produk sesuai dengan selera pemakai yang meliputi ukuran, bentuk komposisi bahan, suhu, dst.
v
Membuat ringkasan desain produk Rangkaian desain disusun berdasarkan konsep-konsep untuk diusulkan yang disebut rangkaian desain dasar. Selanjutnya disusun ringkasan desain menengah dan desain final, seperti digambarkan sebagai berikut: Ringkasan desain dasar final - Konsep atau usulan
6.3.
Ringkasan desain Menengah - Pengembangan dan pengujian - Desain produksi
Rangkaian desain final - Pilot produksi - Produksi
Manfaat Pengendalian Mutu Pengendalian mutu diperlukan untuk memberikan kepuasan kepada pemakai produk tersebut dan merupka salah satu upaya untuk pengembangan usaha. Untuk menghadapi persaingan dalam menghasilkan suatu produk ada 4 (empat) ciri kemampuan yang diperlukan yaitu: v
Memahami keinginan
konsumen untuk mendapatkan pembeli,
agar biaya dapat ditekan. v
Mampu mengikuti perubahan teknologi, politik dan sosial.
v
Mampu memperkirakan apa yang diinginkan oleh konsumen 1 s/d 10 tahun mendatang.
v
Mampu menyiapkan produk yang baik dan bekelanjutan Menurut deming tidak mungkin dilakukan hal demikian, tetapi kenyataan banyak perusahaan mempelajari pengalaman yang lalu, merupakan ciri untuk mengatasi persaingan dimasa yang akan datang. Memenuhi kebutuhan konsumen menjadi kewajiban setiap perusahaan dan merupakan kegiatan pokok untuk :
v
Memantau hasil dan tingkat keputusan pemakai.
v
Identifikasi perbaikan yang diperlukan sipemakai produk tersebut.
v
Perbaikan produk dan jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen dan biaya yang murah.
v
Memperkirakan dan jumlah persyaratan yang diinginkan pemakai.
v
Memproduksikan
produk
yang
sesuai
dengan
keinginan
pemakai/pelanggan. Untuk terlaksankannya kegiatan tersebut ada tiga ciri pokok yang perlu diperhatikan: ² Punya tekad yaitu perbaikan mutu tidak akan berhenti selama kegiatan produksi berlangsung. ² Berilmu dalam upaya perbaikan mutu diperlukan pengetahuan teknis produksi maupun kultural yang mampu menterjemahkan selera pemakai produk yang dihasilkan. ² Melibatkan seluruh anggota/ karyawan sehingga setiap karyawan merasa bertanggung jawab atas perbaikan mutu produk.
6.4.
Pengendalian Mutu Terpadu (Total Quality Control) Pengendalian mutu adalah aplikasi ilmu dasar dan terapan yang bersifat keteknikan ataupun manajerial yang bertujuan mempertahankan mutu dan mengembangkan daya guna bahan baku seoptimal mungkin sekaligus meningkatkan nilai tambah sebagai berikut: v
Pengendalian bahan dan barang-barang yang akan digunakan berdasarkan standar mutu yang ditentukan.
v
Pembuatan jadwal kegiatan perbaikan mutu.
v
Pengukuran effisiensi setiap faktor produksi.
v
Pengamatan produksi akhir.
v
Pengandalian dan penyimpanan.
v
Menyiapkan berbagai spesifikasi tata cara termasuk cara pengujian statistik.
v
Pengawasan hukum.
v
Penentuan harga, anggaran biaya dan inventarisasi. ² Evaluasi
dari
semua kegiatan yang dilakukan sekaligus
membuat laporannya: Laporan tersebut dapat digunakan untuk membuat berbagai kebijaksanaan yang menyangkut macam permasalahan seperti: penemuan baru, pembiyaan, penetapan harga, dan seterusnya.
6.5.
Penetapan Gugus Kendali Mutu (GKM) Gugus kendali mutu (GKM) adalah suatu kelompok karyawan yang terdiri dari 3 sampai 8 orang dari unit kerja yang sama yang secara sukarela dan bersinambungan melakukan kegiatan pengendalian mutu ditempat kerjanya. GKM sebagai suatu sistem untuk meningkatkan mutu dan optimasi pemanfaatan sumber daya, telah menjadi budaya masyarakat industri Jepang. v
Penerapan GKM dapat ditempuh melalui: ² Layanan Konsultasi Langsung Layanan konsultasi ini diberikan oleh klinik GKM yang memberikan
kesempatan
kepada
pengusaha
kecil/menengah/klien lainnya untuk berkonsultasi dengan “Tenaga Ahli/Fasilitas GKM
yang ada dipusat maupun
didaerah, melalui telepon atau langsung tatap muka, tanpa dipungut biaya. Tenaga ahli/fasilitas GKM yang dapat dihubungi dapat dilihat pada lampiran 1.
² Layanan konsultasi melalui surat Layanan konsultasi ini diberikan oleh klinik GKM yang melaui surat menyurat. Untuk itu pengusaha industri kecil/menengah/klien lainnya diharapkan: ê Mengirimkan surat kepada petugas klinik GKM baik yang ada dipusat maupun daerah. ê Alamat dan isi surat hendaknya ditulius dengan jalan (boleh diketik/tulis tangan) ê Jangan lupa menyertakan perangko secukupnya untuk pengiriman jawabannya. ê Jawaban atas berbagai hal dan permasalahan yang disampaikan akan dijawab secepatnya melalui surat, diupayakan tidak lebih dari 2 minggu. ² Bantuan Tenaga Ahli/Fasilitas Bagi pengusaha industri kecil/menengah/klien lainnya yang membutuhkan
bantuan
tenaga
ahli/fasilitas
dapat
menghubungkan petugas klinik GKM dipusat maupun daerah. Persyaratannya: ² Perusahaan
industri
kecil/menengah/klien
lainnya
menyampaikan permohonan secara tertulis kepada petugas klinik GKM pusat/daerah. ² Perusahaan industri kecil/kiliennya bersedia membayar biaya pelatihan/bimbingan/konsultasi sebesar 25% dari biaya yang dibutuhkan. ² Lamanya pelaksanaan pelatihan/bimbingan/konsultasi antara 1-12 minggu, sesuai dengan kebutuhan. v
Propek Sistim Paten di Indonesia Sistem paten di Indonesia telahh dilmulai sejak 1 Agustus 1991. Dalam memasyarakatkan paten melakukan kerjasama dengan instansi pemerintah, swasta, perguruan tinggi dan menjalin serta membina kerjasama dengan Badan Dunia (WIPO) dan Kantor-
kantor Paten di luar negeri lainnya, misalnya EPU, APO, USPTO, JPO, AIPO, dll. Pelaksanaan sistim paten menunjukkan perkembangan yang cukup baik, dan pengelolaan Aplikasi Paten di KPI (Kantor Paten Indonesia) langsung dengan Otomasi Kantor (Computerized System) bahkan sejak tahun anggaran 1991/1992 KPI mempunyai program komputerisasi dengan mewujudkan proyek MIS, hingga sekarang. Paten adalah hak khusus yang diberikan oleh negara kepada penemu dibidang teknologi baik untuk proses maupun produk serta melaksanakan penemuan tersebut dalam jangka waktu tertentu. Paten diberikan atas penemuan dibidang teknologi yang memenuhi 3 persyaratan substantif: ² Penemuan harus baru (novelty) ² Penemuan harus
mengandung langkah-langkah inventive
(inventif stip) ² Penemuan harus dapat diproduksi (industrial aplicable) Dalam jangka waktu tertentu paten harus dilaksanakan dalam wilayah RI. Paten yang disetujui akan dipublikasikan melalui publikasi B yang dimuat dalam berita resmi paten. Publikasi-publikasi ilmiah baik berbentuk buku, brosur, journal maupun dalam bentuk lainnya berasal dari dokumen paten yang kemudian dijabarkan dalam betuk basaha dan cara yangmudah dipahami dan populer oleh halayak ramai. Untuk keperluan penelusuran dokumen paten dalam rangka pemeriksaan subtantif kantor paten mempunyai koleksi berbentuk CD-ROM, Microfelm, Microhece dan kertas.
v
Unit Pelayan Teknis (UPT) UPT adalah unit yang melaksanakan pelayanan jasa pembinaan kepada pihak ke-3, untuk meningkatkan nilai tambah, mutu produksi atau mutu manajemen para pengusaha/pengrajin industri kecil. Pelayanan jasa pembinaan adalah kegiatan UPT dalam rangka melaksanakan tugas untuk memenuhi permintaan layanan jasa dari masyarakat dengan menggunakan sarana/prasarana UPT dalam rangka meningkatkan nilai tambah, mutu produksi dan manajemen. ² Satuan kerja UPT, terdiri dari: ê Kepala UPT ê Sekretaris UPT ê Bendahara ê Bidang Teknologi ê Bidang Penyuluhan ê Bidang Personil.
v
Bidang Teknologi Bidang teknologi mempunyai tugas membantu kepala UPT dalam memberikan pelayanan jasa pembinaan kepada pihak ke-3 dengan menggunakan mesin peralatan dan sarana lainnya yang meliputi: ² Menyusun rencana kerja dan rencana jasa pelayanan jasa pembinaan sesuai dengan permintaan pihak ke-3. ² Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan permintaan pihak ke-3. ² Memelihara dan merawat mesin/peralatan dan sarana UPT. ² Mengadakan percobaan-percobaan dalam rangka pengembangan teknologi yang meliputi mesin/peralatan dan diversifikasi produk. ² Membimbing pihak ke-3 yang magang maupun kerja praktek di UPT.
v
Tata Cara Pelayanan Biaya pelayanan jasa pembinaan dibebankan kepada pihak ke-3 berdasarkan tarif yang telah disetujui bersama antara kepala UPT dan pihak ke-3. Pihak ke-3 yang memerlukan pelayanan jasa pembinaan mengajukan permintaan pelayanan jasa kepala UPT. Rencana kerja dan perhitungan biaya dipersipakan oleh bidang teknologi. Rencana kerja dan biaya pelayanan jasa yang sepakati/disetujui bersama dituangkan dalam surat pesanan/surat kontrak dengan ketentuan sebagai berikut : ² Nilai dibawah Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah) digunakan surat pesanan pelayana jasa diketahui/disetujui oleh UPT. ² Nilai diatas Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) s/d Rp. 10.000.000,-
(sepuluh
juta
rupiah)
digunakan
surat
kontrak/perjanjian pelayanan jasa pembinaan, diketahui oleh Ka. Kandep setempat. ² Nilai diatas Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) digunakan surat perjanjian/kontrak kerjasama pembinaan, diketahui Ka. Kanwil setempat.
