Concept-notulen van de Algemene Ledenvergadering op maandag 17 maart 2014 1.
Opening Voorzitter GJ Stokreef heet iedereen van harte welkom, met name het aanwezige erelid, de heer W. Oude Essink Nijhuis. 2. Mededelingen/ingekomen stukken GJ Stokreef (verder te noemen GJ) vraagt iedereen te gaan staan om tijdens een moment van stilte onze (oud)leden te gedenken, die in 2013 zijn overleden. Aanwezig: 36 leden. Er zijn genoeg leden aanwezig, mocht er vanavond gestemd moeten worden. Afwezig met kennisgeving: Willeke van Etten, Cees van Baar, Theo van Beek.
3.
Concept-notulen van de Algemene Ledenvergadering op 17 maart 2013 Tekstueel heeft Wil van Dijk de volgende opmerking: Op pagina 2 staat vermeld dat de heer Wil van Dijk op eigen verantwoordelijkheid aanwezig is bij districtsvergaderingen. Bedoeld wordt echter, dat de heer van Dijk als lid van de ledenraad de districtsvergaderingen bijwoont. De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 maart 2013 worden met inachtneming van bovenstaande tekstwijziging vastgesteld. Naar aanleiding van pagina 7 van de notulen benadrukt Marjolein Smit dat het prettig zou zijn als de inschrijfformulieren voor toernooien digitaal kunnen worden ingevuld. 4. 2013: een overzicht in vogelvlucht: ▪ GJ dankt de aanwezigen voor hun komst, hij ziet dit als blijk van hun betrokkenheid bij de Vereniging. ▪ Ook dit jaar is vastgehouden aan een andere opzet van de vergadering: in het eerste deel van de vergadering wordt verantwoording afgelegd, waarna de plannen voor het nieuwe jaar worden voorgelegd. De belangrijkste punten in 2013 waren: ▪ Een belangrijk aandachtspunt dit jaar is ledenbehoud en ledenwerving; hierop komen we later in de vergadering terug. ▪ In het najaar van 2013 is Guido Klopper, wegens omstandigheden, opgestapt als voorzitter van de Jeugdcommissie. In deze relatief korte periode heeft hij veel dingen in gang gezet. Marjolein Smit en Brigitte Laks hebben samen het ‘stokje goed overgenomen’, waardoor –mede dankzij de inzet van hulpouders- veel leuke activiteiten voor de jeugdleden georganiseerd konden worden. De Jeugdcommissie wordt ondersteund door Heidi ten Kroode, die hen in het Bestuur vertegenwoordigt. ▪ De Tannescommissie heeft ook dit jaar, voor het eerst onder leiding van Babette van Vemde, een geweldig toernooi georganiseerd. ▪ Het vinden van sponsors voor toernooien is behoorlijk lastig aan het worden. Relatief ondervindt Tannes daar nog het minste last van. ▪ Op 24 maart 2013 is er door Inge Weening, Guido Klopper en de jeugdcommissie een geslaagde open dag georganiseerd. Dit leverde 27 nieuwe leden op. 16 leden deden mee aan de 10-
weekse cursus, op deze wijze maakten ze kennis met onze Vereniging én met andere nieuwe leden. -2– ▪ Tijdens de winterperiode is de kleine poort niet meer op slot; zodat de hulpdienst –indien nodigtoegang heeft tot het park. ▪ Als je vermoedt dat er mensen aan het tennissen zijn, die geen lid zijn, spreek ze daar dan op aan. ▪ Heiloo kent nu enige tijd een Sportraad, die zich aanvankelijk richtte op het koppelen van vraag en aanbod van verschillende sporten aan basisschoolleerlingen. Daarnaast treedt de Sportraad nu steeds meer op als belangenbehartiger voor de aangesloten sportverenigingen en initiëren ook overleg over zaken als energie-inkoop e.d. Uit deze Sportraad hebben vijf sportverenigingen de zogeheten ‘B5’ opgericht. Dit zijn grote verenigingen, waarvan het onderhoud van de velden voor een groot gedeelte voor rekening van de gemeente komt. ’t Vennewater krijgt vrijwel geen subsidie van de gemeente. ▪ Wij hebben nog geen nieuwe (leden)administratiepakket; een aantrekkelijk pakket bleek bij nadere beschouwing te duur. ▪ GJ sluit zijn overzicht af met het uitspreken van zijn waardering voor Willeke van Etten en Dina Leeuwerke, die namens de Vereniging leden bezoeken om ons medeleven te betuigen bij ziekte en verdriet. Kent u een ziek lid, die wat steun kan gebruiken, neemt u dan contact op met Willeke of Dina. GJ nodigt de leden uit om te reageren op het overzicht. Bert Kok vraagt zich af of de wintersleutel nog zin heeft, nu de kleine poort niet gesloten is. Totdat we overgaan op bijvoorbeeld een pasjessysteem, wordt de wintersleutel nog steeds gebruikt, geeft GJ aan. Ella Molenaar (verder te noemen Ella) vult aan dat bij de start van het zomerseizoen de kleine poort weer op slot gaat. In de zomermaanden komt het voor dat beide poorten gesloten zijn en is de wintersleutel nodig. De term ‘wintersleutel’ is dus eigenlijk een foute term, merkt Gert Oudejans op. Zou de kleine poort sowieso niet beter open kunnen blijven, vraagt Wil van Dijk. GJ zegt toe dat dit nader onderzocht wordt en komt hierop terug. Naar aanleiding van een vraag van Elien Hajema geeft Jan Meines (verder te noemen: Jan) aan dat begin 2014 ca 75 leden hebben opgezegd, maar dat jaarlijks ca 30 tot 40 nieuwe leden zich aanmelden. Als redenen om op te zeggen noemen jeugdleden met name dat ze tennissen niet leuk (meer) vinden of dat ze vanwege studie niet meer in Heiloo wonen of geen tijd meer hebben. Bij oudere leden zijn vaak blessures debet aan hun opzegging. Landelijk daalt het ledenaantal met 3%. Bij onze Vereniging is dat op dit moment wat hoger; in mei kan echter pas echt de balans qua ledenaantal opgemaakt worden. 5. Financiën: jaarrekening 2013 (ter goedkeuring) en verslag kascommissie Penningmeester Jan Meines licht het financieel jaarverslag 2013 toe. De lasten voor de infrastructuur zijn dit jaar hoger uitgevallen dan verwacht. Dit komt met name door de hogere energiekosten (baanverlichting); schoonmaakkosten en het parkonderhoud door WNK. Het negatieve saldo van €4000,00 kunnen we nog wel opvangen, maar wel is het streven om structureel de uitgaven te beperken ten gunste van een gezondere balans. Dit ook gezien het dalende ledenaantal. Hein Leffring vraagt of het zinvol zou zijn om te veranderen van energiemaatschappij. Jan geeft aan dat we nu bij de Nuon zijn aangesloten en dat andere energiemaatschappijen onze vereniging regelmatig benaderen met aanbiedingen. Binnenkort is er een gesprek met de Sportraad over het mogelijk gezamenlijk inkopen van energie. Cees Bakker merkt op dat de banen 5 en 6 veel bespeeld worden en daardoor harder slijten dan de andere banen. Zou het niet een idee zijn om, bijvoorbeeld tijdens de racketavond, op de andere banen te spelen zodat baan 5 en 6 ontzien worden. Een goede suggestie om mee te nemen, vindt GJ. De banen zullen geleidelijk vervangen worden, waarbij de slechtste banen het eerst aan de beurt zijn, vult Jan aan. Over de balansspecificaties (pagina 7 van de jaarrekening) merkt Jan op dat de afschrijvingslasten dalen, waardoor er gereserveerde gelden vrijkomen, die Jan deels wil aanwenden als spaargeld voor vervanging van de banen en deels voor tennisactiviteiten (trainingen). De Kascommissie, bestaande uit Paul Stokman en Ad Intema, is niet aanwezig bij de vergadering. In haar verslag verleent zij het Bestuur décharge voor het gevoerde financiële beleid in 2013, waarna
applaus volgt voor de penningmeester. Bij de Kascommissie treedt Paul Stokman af, we zijn nog op zoek naar een lid voor de Kascommissie. -36. Jaarverslagen van de commissies GJ stelt voor de jaarverslagen van de commissies na elkaar aan de orde te stellen, zodat leden de gelegenheid krijgen vragen te stellen. Naar aanleiding van het jaarverslag van de Onderhoudscommissie vraagt Wil van Dijk of er nieuwe scoreborden komen. Deze zijn inderdaad voorzien in 2014, geeft Reijer de Regt aan. De jaarverslagen van de overige commissies worden ter informatie aangenomen. Van de Tannescommissie en de Websitecommissie zijn er geen jaarverslagen van 2013 gemaakt. De commissies krijgen een applaus als dank voor hun inzet het afgelopen jaar. 7. Presentatie begroting 2014 Jan licht de belangrijkste items van de begroting voor 2014 toe. Baten In de begroting is rekening gehouden met een daling van het ledenaantal met 6%. Dit wordt deels opgevangen door de contributie voor seniorleden voor 2014 te verhogen naar € 137,00 (=1,75 %). De kantineresultaten zijn drie jaar achtereen ongeveer gelijk gebleven. Lasten Gezien de geschatte inkomsten zal er aanzienlijk bezuinigd moeten worden op de uitgaven, die met name gezocht moeten worden in de kosten voor: - de infrastructuur (parkonderhoud WNK, schoonmaakkosten, energiekosten) - de tennisactiviteiten (voornamelijk kosten voor de jeugdtrainingen). Door wijziging in de schoonmaaktijden zijn de kosten voor de schoonmaakkosten al flink teruggeschroefd. Verder zal 20 tot 25% op de WNK-uitgaven bezuinigd moeten worden, door bijvoorbeeld –waar mogelijk- een aantal werkzaamheden door eigen leden te laten overnemen of minder frequent te laten uitvoeren. Jan en Reijer de Regt zullen in gesprek gaan met het WNK. Zo zouden leden bijvoorbeeld weer zelf de banen kunnen gaan vegen. Gezien eerdere ervaringen is echter de vraag of leden dit gaan doen. Willem Oude Essink Nijhuis vraagt zich af of deze optie inderdaad wel reëel is. Het zal in ieder geval wennen zijn. Cees Bakker merkt op dat na iedere tennispartij er geveegd zou moeten worden, waarop Heidi aanvult dat na een regenbui, wanneer er weinig zand ligt, er juist niet geveegd moet worden. Het moet weer een gewoonte worden om na het tennissen te vegen; leden zouden elkaar daar ook op aan kunnen spreken. Gert Oudejans ziet als bezwaar dat het vegen van de baan best zwaar is. Daarvoor zijn oplossingen, draagt Jan aan. Cor van Etten concludeert dat mocht besloten worden dat leden de banen weer zelf gaan vegen, duidelijke afspraken/instructies belangrijk zijn. Op een vraag van Hanny Kok licht Jan toe, dat de helft van de WNK-kosten het vegen van de banen betreft. Als het vegen deels door leden zou worden overgenomen, zou dat een behoorlijke besparing op de WNK-kosten zijn. Jan gaat samen met de Onderhoudscommissie bespreken wat de mogelijkheden zijn. Wil van Dijk oppert de contributie meer te verhogen dan op basis van de huidige prijsindex; zou het een idee zijn om de richtlijn van de KNLTB hierin te volgen? Jan wil liever de contributie zo laag mogelijk houden. Zeker gezien het feit dat trainingen –in vergelijking met andere sporten- vrij veel kosten. Dit geldt met name voor gezinnen, waar meerdere kinderen tennisles volgen, vult Marjolein Smit aan. Henk Reuver informeert of gedacht is aan het plaatsen van zonnepanelen, om zo te besparen op de energiekosten. In het overleg met de Sportraad komt deze optie aan de orde, verwacht Jan. Overigens bestaat er een reële kans dat panelen gestolen worden. Voorts geeft Jan aan dat het trainingsaanbod voor de jeugd (met name de wintertraining in de hal en selectietraining) aangepast moet worden aan de financiële mogelijkheden. Wellicht door de
ouderbijdrage te verhogen of een bijdrage te vragen voor de tweede les aan 20 selectiekinderen, die nu gratis gegeven wordt. -4In vergelijking met andere verenigingen bieden wij ’s winters meer jeugdtrainingen in de hal aan; dit wordt door ouders van met name jongere jeugdleden vaak als een pluspunt gezien. We moeten echter wel gaan kijken hoe we de kosten voor de wintertrainingen beheersbaar houden. Zou er geen differentiatie in de contributie aangebracht kunnen worden, stelt Hein Leffring voor. Deze suggestie nemen we mee, de KNLTB is echter wat terughoudend in het aanbieden van verschillende lidmaatschappen. Rob de Vree vraagt zich af of er, net zoals bij HSV, een groep ‘vrienden van ’t Vennewater’ opgezet kan worden. Dit is zeker te overwegen, geeft GJ aan. Met dank voor Jans toelichting wordt de begroting voor 2014 goedgekeurd. 9. Verkiezing/benoeming commissieleden en eventueel afscheid commissieleden GJ brengt de mutatielijst 2014 betreffende de samenstelling van Het Bestuur en commissies van het Vennewater ter sprake. Voor de Bestuursleden is de zittingstermijn gewijzigd van drie jaar naar vier jaar. Aan de leden die afgetreden zijn, is binnen de commissie zelf aandacht besteed. Bij eventuele op/aanmerkingen naar aanleiding van de mutatielijst kan er contact worden opgenomen met GJ. Ondersteund door applaus worden alle voorgedragen commissieleden benoemd en de afgetreden leden bedankt voor hun inzet voor de Vereniging. 10. Plannen 2014 door Bestuur en commissievoorzitters, ruimte voor inbreng ideeën en plannen door leden Namens de Tennis Technische Commissie geeft Heidi ten Kroode (verder te noemen Heidi) aan dat het afgelopen jaar de belangstelling om deel te nemen aan toernooien terugloopt. Voor het komende jaar wordt daarom een aantal toernooien, zoals het slottoernooi, geschrapt. Met name oudere leden willen graag op een vast moment in de week tennissen met een vaste groep en niet gebonden zijn aan de toernooitijden. Dit probleem speelt ook bij de clubkampioenschappen voor de senioren. Daarom is er voor gekozen om de clubkampioenschappen terug te brengen tot 8 dagen; ze worden gehouden van 23 augustus 2014 tot en met 31 augustus 2014. Als leden suggesties hebben voor een andere invulling hoort Heidi dit graag. Het computersysteem van de KNLTB is gewijzigd. Hierdoor zijn de competitiegegevens later dan gebruikelijk beschikbaar. Daarnaast kan de invoering van de competitiegegevens en -uitslagen problemen opleveren. Heidi heeft voor de invoering daarom een verkorte handleiding gemaakt en verzoekt leden, als ze aanlopen tegen invoerproblemen, met haar én niet met de KNLTB contact op te nemen. De jongste jeugdleden spelen in plaats van woensdagmiddag op zondagmorgen (de eerste zondag in de maand) competitie (rood/oranje/groencompetitie). Hierdoor zullen de andere competitieteams pas later kunnen starten op die dag. Bij de KNLTB wordt nagedacht over de invoering van nieuwe spelregels, zoals een verkorte derde set en dat bij de stand 40-40 degene die het eerste punt scoort, de game wint. Wil van Dijk vult aan dat in de loop van 2014 e.e.a. duidelijk wordt en mogelijk in 2015 ingevoerd gaat worden. Daarnaast komt er een upgrade van het JIBA-afhangbord. Namens de Jeugdcommissie neemt Marjolein Smit het woord: in de jeugdcommissie zitten momenteel maar drie leden. Wel worden ze goed ondersteund door Heidi, Inge Weening en de trainers. Daarnaast is ook de hulp van ouders nodig om allerlei jeugdactiviteiten te organiseren. Geprobeerd wordt om de recreatieve jeugdtennissers bij de Vereniging te betrekken, bijvoorbeeld via de racketavond. Maar ook het goed laten lopen van de competitie vraagt de nodige aandacht.
Op een vraag van Wil van Dijk geeft Hüseyin Diktas aan dat er momenteel geen jeugdleden op de bondstraining zitten. -5Namens de Tannescommissie en Tannesjeugdcommissie geeft Daan Tesselaar aan dat in 2014 de leeftijdsindeling bij Tannesjeugd wijzigt. In overleg met Inge Weening zal bekeken worden welke kinderen aan Tannesjeugd mee kan doen. Namens de Kantinecommissie vertelt Ella dat op dinsdag- en vrijdagmorgen twee mensen bardienst draaien. Op vrijdagavond wordt er weinig getennist, waardoor er in principe geen bardienst is ingepland. Mochten er nog bardiensten over zijn, dan kunnen deze ingezet worden op vrijdagavond. Conform een nieuwe wet mag er ingaande 1 januari 2014 geen alcohol geschonken worden aan jeugdleden onder de 18 jaar. De bardiensten moeten hier heel alert op zijn, aangezien bij overtreding er flinke boetes betaald moeten worden. De afspraak is dat tijdens jeugdactiviteiten tot 17.00 uur geen alcohol geschonken mag worden. Op een vraag van Peter Bruin beaamt Ella dat er een lichte toename is van leden, die hun bardienst afkopen. Voor het afkopen wordt in 2014 een bedrag van € 50,00 in rekening gebracht. Voorgesteld wordt of op de jeugdracketavonden, tegen een kleine vergoeding, een ouder jeugdlid bardienst zou kunnen draaien. Dit is inderdaad een optie, maar er zal wel toezicht moeten zijn, merkt Ella op. Namens de Onderhoudscommissie nodigt Reijer de Regt (verder te noemen Reijer) leden van harte uit om op eigen initiatief klussen op te pakken; graag even in afstemming met de Onderhoudscommissie. Zo’n klus zou bijvoorbeeld het vullen van de zandbak kunnen zijn; dit naar aanleiding van een vraag van Chris van Riel. Dit jaar komen er nieuwe scoreborden, afvalbakken en netten. Lotty Reuver vond het een goed initiatief dat leden bij het ophalen van de pasjes benaderd werden of ze een activiteit wilden oppakken. Gebeurt dat dit jaar weer? Dat is wel het voornemen, geeft Greet van Beek aan. Hierop aansluitend vraagt Inge Weening of leden bij haar willen aangeven als ze volgend jaar in het zuidwestelijk deel van Heiloo flyers betreffende de Open dag willen rondbrengen. 11. Rondvraag Jan de Waal: gezien de grotere groep oudere leden is het wellicht een idee te kijken of oudere leden wat meer contributie kunnen betalen en de jongere gezinnen wat minder, zodat voor de jongere gezinnen het lidmaatschap betaalbaar blijft. GJ merkt op deze suggestie zeker mee te zullen nemen. Jan de Waal stelt verder voor om tijdens de racketavonden in de wintermaanden vanaf 20.30 uur in plaats van 19.00 uur de bardienst in te laten gaan. Ella kijkt of dit voorstel overgenomen wordt. Op vrijdagvond is er racketavond voor de jeugd, maar verder wordt er niet veel getennist, merkt Thea Vlaar op. Zij biedt aan om tijdens de jeugdracketavond –als het zo uitkomt- bardienst te draaien. Ella gaat kijken hoe ze uitkomt met de bardiensten en houdt het aanbod van Thea graag achter de hand. Naar aanleiding van een vraag van Inge Weening legt Ella uit dat tijdens de clubkampioenschappen een langere bardienst wordt ingepland, waardoor deze als een dubbele dienst wordt beschouwd. We zien echter een tendens dat de bardienst bij clubkampioenschappen niet veel later stopt dan tijdens gewone avonden. 12. Toekomst van de Vereniging: uitkomst van de ledenraadpleging De tendens van een dalend ledenaantal zet zich voort; daarnaast is een aanzienlijk deel van onze leden boven de 50 jaar. Het Bestuur ziet zich dan ook gesteld voor de vraag: hoe houden we de Vereniging ook in de toekomst b(l)oeiend? Graag willen we daarbij de ideeën van de leden betrekken, licht GJ toe. Hiertoe zijn in een bijeenkomst in april 2013 (waar de opkomst niet groot was) en tijdens de medewerkersmiddag een aantal vragen aan de aanwezigen voorgelegd over de accommodatie,
communicatie en het tennisaanbod. Tal van ideeën zijn aangedragen zoals: nieuwe scoreborden, uitgebreider kantine-assortiment tijdens de competitie, overkapping van baan 11 en 12, overkapping van het terras, betere muziekinstallatie, actiever gebruik maken van social media (bijvoorbeeld voor het vinden van een temmismaatje) en ouders meer betrekken bij activiteiten voor jeugdleden. -6Een aantal suggesties is inmiddels opgepakt; andere suggesties moeten nog bekeken worden. GJ dankt een ieder voor zijn/haar komst en nodigt iedereen uit om wat te drinken. Greet van Beek (secretaris)
