Charter Audit Comité Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 2 oktober 2014
Charter van het Audit Comité van de Raad van Bestuur van Indaver NV
1 Doelstelling van het Auditcomité Het Auditcomité van Indaver NV is een sub-comité van de Raad van Bestuur en is samengesteld uit bestuurders die geen operationele bevoegdheid bekleden in de onderneming of in haar dochterondernemingen of joint ventures. De belangrijkste opdracht van het Auditcomité bestaat erin de Raad van Bestuur bij te staan in zijn toezichtsfunctie en meer speciaal bij het nazicht van:
de financiële informatie die zowel voor de aandeelhouders als voor anderen is bestemd; het systeem van interne controle dat de Raad van Bestuur en het management hebben opgezet; het auditproces.
De draagwijdte van het toezicht van het Auditcomité behelst de activiteiten van Indaver NV met inbegrip van alle dochterondernemingen en joint ventures waarin Indaver NV een participatie heeft van tenminste 50%. Het nazicht van het veiligheids- en milieubeleid van de onderneming valt niet onder het toezicht van het Auditcomité. De voornaamste taken en verantwoordelijkheden van het Auditcomité zijn:
het objectief beoordelen van het financieel rapporteringssysteem en het systeem van interne controle van het bedrijf; het beoordelen van de auditwerkzaamheden van zowel de commissaris-revisor (extern) als de interne auditafdeling; zorgen voor een open communicatie tussen Auditcomité, management, commissarisrevisor en interne auditafdeling.
Het Auditcomité heeft onbeperkt toegang tot alle informatie en personeel van de onderneming en kan over alle middelen beschikken die het noodzakelijk acht om zijn taak naar behoren uit te voeren. Het Auditcomité vergadert op regelmatige basis waarbij speciale vergaderingen door de voorzitter kunnen worden bijeengeroepen, wanneer dit noodzakelijk blijkt. Het Auditcomité herziet en actualiseert elk jaar zijn charter.
2 Samenstelling van het Auditcomité 2.1
Het Auditcomité zal samengesteld zijn uit vier leden die door de Raad van Bestuur worden benoemd. Zolang de B-aandeelhouders in Indaver NV een deelneming hebben van ten minste 10% zal 1 lid aangesteld worden op voordracht van de Baandeelhouders. Onder de gekozen leden bevinden zich bij voorkeur enkele onafhankelijke bestuurders. Alle leden moeten inzicht hebben in de verslaggeving van een onderneming.
2.2
De voorzitter van het Auditcomité wordt door de Raad van Bestuur gekozen..
2.3
De secretaris van het Auditcomité wordt door de leden van het Auditcomité aangesteld.
3 Vergaderingen en organisatie van het Auditcomité 3.1
Het Auditcomité vergadert minstens vier keer per jaar, maar kan frequenter bijeenkomen indien dit door de omstandigheden wordt vereist. Het Auditcomité kan aan de vertegenwoordigers van het management vragen om de vergaderingen bij te wonen om het Auditcomité te informeren over specifieke zaken.
3.2
De agenda voor iedere vergadering en de onderliggende documentatie wordt tenminste tien dagen voor de vergadering verdeeld aan de leden.
3.3
Het Auditcomité moet het mogelijk maken dat het management, het hoofd interne audit en de commissaris-revisor de mogelijkheid hebben om eventueel in besloten vergadering met het Auditcomité die problematiek te bespreken die de geïnteresseerden of het Auditcomité zelf vertrouwelijk wensen besproken te zien.
3.4
Het Auditcomité moet minstens vier maal per jaar samenkomen met het management om de financiële cijfers te bespreken.
3.5
Het Auditcomité zal over zijn activiteiten verslag moeten uitbrengen aan de Raad van Bestuur. Het Auditcomité kan alle aanbevelingen formuleren die het uit hoofde van zijn toezichtsfunctie noodzakelijk acht. Daartoe maakt het Auditcomité na elk van zijn vergaderingen een verslag op dat op de volgende vergadering van de Raad van Bestuur wordt besproken.
3.6
Het Auditcomité maakt ten behoeve van het jaarverslag van de Raad van Bestuur een verslag op, waarin de samenstelling en de bevoegdheden van het Auditcomité worden opgenomen, en waarin het Auditcomité meedeelt op welke wijze het zich van zijn taak gekweten heeft. Dit verslag wordt aan de voltallige Raad van Bestuur overgemaakt.
4 Het auditproces 4.1
Het Auditcomité dient een advies te geven aan de Raad van Bestuur met betrekking tot de benoeming of de herbenoeming van de commissaris-revisor, evenals met betrekking tot zijn honorarium. M.b.t. zijn aanbevelingen in de keuze van commissarisrevisoren streeft het Auditcomité naar het voeren van een consistent beleid.
4.2
Het Auditcomité waakt over de onafhankelijkheid van de interne auditor. Het heeft inspraak m.b.t de beoordeling en de verloning van de interne auditor en kan rechtstreeks aan hem bepaalde opdrachten toekennen.
4.3
Het Auditcomité kijkt nauwlettend toe op de onafhankelijkheid van de commissarisrevisor. De commissaris-revisor moet aan het Auditcomité meedelen welke andere opdrachten hij voor de onderneming heeft uitgevoerd.
4.4
Het Auditcomité waakt over de coördinatie van de auditplannen van de interne audit en de externe audit. Daartoe kan het Auditcomité de auditscope en het auditprogramma met zowel de interne audit als met de commissaris-revisor bespreken. Daarbij heeft het Auditcomité als doelstelling de auditinspanning te coördineren teneinde een zo volledig mogelijke auditafdekking te krijgen en een zo efficiënt mogelijke aanwending van de auditmiddelen.
5 Jaarrekening en systeem van financiële rapportering. 5.1. In overleg met de commissaris-revisor en de interne audit, zal het Auditcomité:
actief betrokken worden in belangrijke boekhoudkundige en rapporteringskwesties, inclusief complexe en niet-courante transacties evenals zaken die een hoge mate van beoordeling vereisen;
nagaan of de jaarrekening volledig werd opgesteld en consistent is met de informatie die gekend is door de leden van het Auditcomité;
toezicht uitoefenen op het budgetterings- en het financiële rapporteringsproces van de onderneming;
de beoordeling verrichten van de kwaliteit en de geschiktheid van de waarderingsregels van de onderneming in samenspraak met de commissarisrevisor en het management;
grote wijzigingen m.b.t. het auditproces en de boekhoudprincipes van de onderneming beoordelen en goedkeuren als deze door het management, de interne audit en de commissaris-revisor werden voorgesteld;
opvolgen of de veranderingen en verbeteringen in de financiële en boekhoudpraktijken, zoals deze door het Auditcomité werden goedgekeurd, ook werden geïmplementeerd;
nagaan of er een discussie of dispuut is geweest tussen het management van de onderneming en de commissaris-revisor en de manier waarop dit werd opgelost;
nagaan of er enige significante moeilijkheden waren gedurende het auditproces m.b.t. toegankelijkheid van de gevraagde informatie of m.b.t. het te verrichten werk;
de management letters door de commissaris-revisor aan de onderneming gericht bespreken en bekijken hoe deze door de onderneming kunnen worden toegepast.
5.2. Het Auditcomité zal de tussentijdse evenals de jaarcijfers bespreken met het management, de interne audit en de commissaris-revisor en onderzoek verrichten naar specifieke onderwerpen die door hen werden gerapporteerd. 5.3. Het auditcomité zal op geregelde tijdstippen, minstens één maal per jaar, de financieringsmogelijkheden en –methodes van de onderneming evalueren.
6 Het interne controlesysteem 6.1. Het Auditcomité zal zich laten informeren door de interne audit en de commissarisrevisor over de interne controlesystemen. Het hoofd van de interne audit zal op regelmatige wijze rapporteren aan het Auditcomité over alle mogelijke belangrijke vaststellingen en zwakheden in dit controlesysteem. 6.2. Het Auditcomité zal de effectiviteit beoordelen van de interne controlesystemen. 6.3. Het Auditcomité zal nakijken of het management gepast reageert op de opmerkingen en aanbevelingen gegeven door de commissaris-revisor en de interne audit over het interne controlesysteem.
7 Compliance en corporate governance 7.1
Het Auditcomité zal de effectiviteit nagaan van de systemen die de naleving van wetten en reguleringen dienen te borgen en zal zich laten informeren over de inbreuken die vastgesteld werden door het management evenals over de genomen maatregelen.
7.2
Op geregelde tijdstippen zal het Auditcomité zich ontfermen over de ethische gedragsregels zoals vastgelegd door de onderneming.
7.3
Het Auditcomité houdt toezicht op de activiteiten, organisatie, kundigheid, personeelsbezetting en budget van de interne audit afdeling.
7.4
Het Auditcomité zal regelmatig en minstens één maal per jaar nagaan of er zich enige juridische aangelegenheid heeft voorgedaan die een belangrijk impact zou kunnen hebben op de financiële rapportering en/of een weerslag zou kunnen hebben op de bedrijfsvoering van de onderneming.
8 Diverse Het auditcomité zal op geregelde tijdstippen, minstens één maal per jaar, de informatie en IT-aanpak en –systemen evalueren en de effectiviteit evenals mogelijke verbeteringen ervan beoordelen.
9 Zelfevaluatie Het Auditcomité zal regelmatig een zelfevaluatie uitvoeren. Na het beëindigen van deze evaluatie, zal het comité de resultaten ervan bekijken in aanwezigheid van de volledige Raad van Bestuur zodat de nodige actie kan worden ondernomen om aan deze aanbevelingen tegemoet te komen.
Goedgekeurd door het Auditcomité op 16 september 2014
Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 2 oktober 2014
