Certificatiemethode voor systemen 1- Doel Beschrijving van het verloop van de certificatie van systemen van organisaties door PME Cert nv 2- Toepassingsgebied Certificatie van kwaliteitsmanagementsystemen en van VGM-beheersystemen (Veiligheid, Gezondheid, Milieu) 3- Referentiesystemen Onderstaande referentiesystemen worden toegepast: ISO 9001:2008 VCA* / **/petrochemie 2008/05 NBN EN ISO/IEC 17021 en BELAC 2-312 4- Certificatieprocedure De certificatieprocedure voor systemen verloopt in verschillende fasen (zie bijlage 1) 4.1- Certificatieaanvraag
De organisatie, die is geïnteresseerd in de certificatie van haar systeem, dient daartoe een aanvraag in bij PME Cert nv. De aanvraag wordt door PME Cert nv geregistreerd, die op haar beurt de organisatie een “Offerteaanvraag” stuurt. De organisatie vult de aanvraag in en sluit er de documenten bij waarin de organisatiestructuur en de activiteiten worden toegelicht. PME Cert nv kan tevens een medewerker naar de betrokken organisatie sturen om alle benodigde gegevens in te zamelen en om haar diensten toe te lichten. Zodra alle inlichtingen zijn gekend, wordt het benodigde aantal dagen geraamd waarbij rekening wordt gehouden met de BELAC richtlijnen. De offerte wordt in detail uitgewerkt en overgemaakt aan de betrokken organisatie. De offerte vermeldt de toepasselijke norm, de bij de certificatie betrokken entiteit(en), het overeenkomstige toepassingsgebied, de audittijd en de kosten. VCA certificatie is slechts mogelijk wanneer het VGM-beheersysteem al minstens drie maanden eerder werd geïmplementeerd. Om de bestelling effectief te plaatsen, ondertekent de organisatie de “Bestelbon” en stuurt die terug aan PME Cert nv. De organisatie geeft ook aan akkoord te gaan met onderhavige “Certificatiereglement” en “Certificatiemethode voor systemen” die bij de bestelbon worden gevoegd. 4.2- Voorafgaande audit
De voorafgaande audit is optioneel. Die audit kan op verzoek van de organisatie worden uitgevoerd met het oog op het aanreiken van een algemeen overzicht met betrekking tot het conformiteitsniveau van het systeem ten opzichte van de vereisten van het referentiesysteem. Er worden dan een auditplan, een datum en een auditplaats vastgelegd in overleg met de betrokken organisatie. Het auditteam wordt samengesteld volgens de vereiste kwalificaties. De resultaten van de voorafgaande audit worden in een verslag neergeschreven.
DOC 05
Versie 4
pagina 1/6
Aan de hand van dit verslag kan de organisatie de corrigerende acties bepalen die nodig zijn alvorens over te gaan tot de certificatie-audit. 4.3- Certificatie-audit
PME Cert nv bevestigt de ontvangst van de bestelbon. De samenstelling van het auditteam wordt bepaald volgens de vaardigheden van de auditors. Afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de organisatie, wordt het auditteam samengesteld uit een of meerdere auditors: een senior auditor (verantwoordelijke), een of meerdere auditors (systeemdeskundigen) en een technisch auditor (technische vaardigheid). De verschillende vaardigheden kunnen bij een enkele persoon berusten. Het auditplan, voor stap 1 van de certificatie-audit, wordt aan de organisatie meegedeeld. Het plan omvat de procedures, de doorgelichte functies, de datum, het uurschema en het auditteam. In dit plan wordt eveneens aangegeven dat de organisatie haar Handboek en/of procedures minimaal twee weken voor de voor de audit vastgestelde datum aan PME Cert nv moet bezorgen. Het auditteam neemt bij de voorbereiding van de audit kennis van die documenten. Het auditteam gaat vervolgens naar de organisatie. Tijdens de openingsvergadering licht het auditteam het verloop van de certificatie nogmaals toe en stelt het zichzelf voor. Het auditteam overloopt de documentatie en controleert dat het systeem werd geïmplementeerd (geïdentificeerde procedures, vastgelegd beleid, gedefinieerde doelen, continue verbetering en interne audits, evenals geplande en uitgevoerde management reviews, tevredenheid van de klanten, klachtenafhandeling, naleven van de wettelijke vereisten en regelgeving). Het is de bedoeling van deze audit om zich ervan te vergewissen dat aan alle vereisten van het referentiesysteem werd tegemoetgekomen. Deze audit gebeurt in hoofdzaak in aanwezigheid van de systeemverantwoordelijke. De checklist van de audit wordt verder aangevuld. De auditmatrix en het plan voor stap 2 van de certificatie-audit worden opgesteld. Bij de slotvergadering wijst het auditteam op de tekortkomingen die moeten worden bijgestuurd voor stap 2 van de certificatie-audit. Er wordt een verslag opgesteld dat aan de organisatie wordt gestuurd met de bevestiging van het auditplan voor stap 2 van de certificatie-audit (procedure, doorgelichte functies, datum, uurschema en auditteam). Bij VCA certificaties wordt het auditverslag vervangen door de lijst van opmerkingen en nonconformiteiten die tijdens de slotvergadering aan de systeemverantwoordelijke wordt voorgelegd. Stap 2 van de certificatie-audit start met de openingsvergadering waarop het auditplan wordt bevestigd. Tijdens stap 2 van de certificatie-audit vergewist het auditteam er zich van dat het in het Handboek en de procedures beschreven systeem ook daadwerkelijk in de praktijk werd gebracht. Dat gebeurt aan de hand van interviews. Tijdens de slotvergadering licht het auditteam zijn algemene indruk toe, evenals de opmerkingen en non-conformiteiten die tijdens de audit aan het licht zijn gekomen. De opmerkingen worden samengebracht in een lijst die, in overleg met de systeemverantwoordelijke, ter plekke wordt gelaten. Tijdens de slotvergadering geeft het auditteam een overzicht van de positieve en van de negatieve punten die tijdens de audit werden vastgesteld. De negatieve punten worden opgenomen in de lijst van non-conformiteiten en opmerkingen, die bij de systeemverantwoordelijke blijft. In aansluiting op de audit stelt het auditteam een verslag op. Dit verslag omvat de beschrijving van de organisatie, het toepassingsgebied van de certificatie, de samenvatting van de doorgelichte procedures en van de geïnterviewde personen, de non-conformiteiten en de opmerkingen, het besluit en de aanbevelingen van het auditteam. Het VCA auditverslag geeft tevens een overzicht van de ongevallenstatistieken.
DOC 05
Versie 4
pagina 2/6
Bij een VCA certificatie worden tevens de verplichte en aanvullende vragen opgenomen in het verslag en worden de aanbevelingen door de VCA coördinator overgemaakt aan de hand van dit verslag. Indien er non-conformiteiten werden vastgesteld en vermeld, verwijst het auditverslag naar het door de organisatie voorgestelde actieplan om die bij te sturen. Non-conformiteiten worden opgesplitst in ernstige non-conformiteiten en non-conformiteiten van ondergeschikt belang: - Ernstige non-conformiteit: - ontbreken van essentiële documentatie of het niet implementeren van een of meerdere vereisten van het referentiesysteem; - ernstige tekortkomingen met betrekking tot de specifieke vereisten van het referentiesysteem; - niet-aangepast plan of ontbreken van een plan of van middelen om de vooropgestelde doelen of enig ander verhoopt resultaat te bereiken; - opeenstapeling van non-conformiteiten van ondergeschikt belang die de efficiëntie van het systeem op de helling zetten. - Non-conformiteit van ondergeschikt belang: - niet complete documentatie of implementatie van een of meerdere vereisten van het referentiesysteem die echter de werking van het systeem niet in het gedrang brengen; - een tekortkoming die echter de goede werking van het systeem niet in het gedrang brengt; - ontbreken van de bewijzen van de conformiteit van een deel van het systeem ten aanzien van het referentiesysteem; - opeenstapeling van opmerkingen die de goede werking van het systeem niet in het gedrang brengt. De organisatie krijgt twee weken de tijd om haar actieplan voor te leggen. Bij ernstige non-conformiteiten wordt de efficiency van het actieplan tijdens een herzieningsaudit door PME Cert nv getoetst binnen een periode van drie maanden. De organisatie heeft 4 maanden de tijd om de actieplannen met betrekking tot nonconformiteiten van ondergeschikt belang uit te rollen. De efficiëntie van de plannen wordt getoetst tijdens de volgende opvolgingsaudit. Bij VCA wordt er geen onderscheid gemaakt tussen ernstige non-conformiteiten en nonconformiteiten van ondergeschikt belang. Ze worden stuk voor stuk behandeld als ernstige nonconformiteiten. Opmerkingen zijn punten die een zwakte van of risico voor het systeem inhouden. Ze brengen de certificatieprocedure echter niet in het gedrang. De organisatie heeft 6 maanden de tijd om de actieplannen met betrekking tot opmerkingen uit te rollen. De efficiëntie van de plannen wordt getoetst tijdens de volgende opvolgingsaudit. Opmerking: Stap 1 en 2 van de certificatie-audit kunnen eventueel tegelijk worden uitgevoerd. Het auditverslag is eigendom van de organisatie. 4.4- Herzieningsaudit
Bij ernstige non-conformiteit wordt een extra audit gepland. Het auditteam controleert de efficiency van de door de organisatie uitgerolde actieplannen.
DOC 05
Versie 4
pagina 3/6
4.5- Certificatiebesluit
De senior auditor maakt het certificatiedossier klaar (auditverslag, lijst van non-conformiteiten en opmerkingen, certificatiebesluit) dat aan het Certificatiecomité van PME Cert nv zal worden voorgelegd. Het Certificatiecomité is samengesteld uit de Afgevaardigd bestuurder van PME Cert nv en de auditplanner. Bij VCA certificatie wordt het certificatiedossier voorbereid door de VCA coördinator, die eveneens zetelt in het Certificatiecomité. Het Certificatiecomité komt minimaal een keer per maand in vergadering samen. Het Comité onderzoekt alle dossiers die haar worden voorgelegd. Indien nodig kan het Comité vragen stellen aan het betrokken auditteam. Voor ieder dossier apart beslist het Certificatiecomité om een certificaat toe te kennen of de certificatie te weigeren en omkleedt de beslissing ook steeds met redenen. Certificatie wordt slechts toegewezen wanneer: - duidelijk blijkt dat het systeem is uitgerold, efficiënt is en wordt onderhouden; - alle ernstige non-conformiteiten werden bijgestuurd; - de non-conformiteiten van ondergeschikt belang de werking van het systeem niet in het gedrang brengen en de inherente actieplannen pertinent zijn; - de auditors deskundig zijn; - alle procedures van PME Cert nv werden nageleefd. Bij VCA certificatie mogen er geen non-conformiteiten zijn vastgesteld. Op alle verplichte vragen moet een positief antwoord komen evenals op 6 van de 14 extra vragen voor een VCA** en minimaal 2 van de 4 extra vragen voor een VCA petrochemie. Wanneer de certificatie wordt toegestaan, wordt het certificaat opgesteld op datum van de vergadering van het Certificatiecomité en ondertekend door de Afgevaardigd bestuurder. Het auditverslag, de certificaten en de logo’s worden naar de betrokken organisatie gestuurd. 4.6- Opvolgingsaudit
De certificaten worden afgeleverd voor een periode van drie jaar vanaf de datum waarop de certificatie-audit werd beëindigd. Er worden geregeld, en minimaal een keer per jaar, opvolgingsaudits georganiseerd om: - de wijzigingen die aan het Handboek en aan de procedures werden aangebracht met het oog op het aanpassen van de organisatiestructuur vast te stellen en te controleren; - de actieplannen in aansluiting op non-conformiteiten van de vorige audit te controleren; - de uitgerolde acties in aansluiting op opmerkingen van de vorige audit te controleren; - de correcte toepassing van de fundamentele vereisten van het referentiesysteem (klachtenonderzoek, onderzoek van klantenklachten, klantentevredenheidsanalyse, registratie van non-conformiteiten, opvolging van corrigerende en preventieve acties, organiseren van interne audits, organisatie van management reviews, uitzetten van de doelen en kwaliteitsindicatoren, werking van de procedures, …) te controleren; - via steekproeven de conformiteit van de procedures te controleren ten opzichte van de vereisten van het referentiesysteem; - het gebruik van het certificaat en van de logo’s te controleren.
DOC 05
Versie 4
pagina 4/6
De eerste opvolgingsaudit moet binnen een termijn van 12 maanden volgend op de certificatie worden uitgevoerd. Het verloop van de opvolgingsaudits is identiek aan dat van de certificatie-audit. Na elke opvolgingsaudit wordt een verslag opgesteld. Bij niet-bevredigende resultaten die van dien aard zijn dat ze de werking van het systeem in het gedrang zouden kunnen brengen, kunnen er maatregelen worden getroffen die kunnen leiden tot de opschorting en zelfs de intrekking van het certificaat. In onderstaande gevallen kunnen extra audits (herzieningsaudits) worden gepland: o Ingrijpende wijzigingen van het systeem (nieuwe activiteiten, nieuwe producten, …); o Opschorting als gevolg van ernstige non-conformiteiten die tijdens de opvolgingsaudits werden vastgesteld; o Klachten van derden. Wanneer tijdens de herzieningsaudits blijkt dat de tekortkomingen met betrekking tot de normvereisten niet werden bijgestuurd, kan worden overgegaan tot de intrekking van het certificaat of de inperking van de certificatieperimeter. 4.7- Hercertificatie-audit
Aan het eind van de geldigheidsperiode van een certificaat kan worden overgegaan tot de verlenging ervan. De hercertificatieprocedure is vergelijkbaar met de eigenlijke certificatie. In het programma wordt dan rekening gehouden met de verworven kennis van het systeem, de complexiteit, het efficiëntieniveau en de resultaten van de vorige audits.
DOC 05
Versie 4
pagina 5/6
Bijlage 1
DOC 05
Versie 4
pagina 6/6
