BUKU PANDUAN PERPUSTAKAAN

BUKU PANDUAN PERPUSTAKAAN Edisi Revisi Universitas Kristen Duta Wacana Yogyakarta

56

Panduan Perpustakaan Edisi Revisi

QADW – 4410 – PA – 2013.10.001

KATA PENGANTAR

Selamat datang di Perpustakaan UKDW!

6. Jika pengguna memilih untuk mencari artikel saja, maka langsung saja pilih lingkup pencarian artikel dan masukkan kata kunci pencarian pada bagian bawahnya, misalnya dengan kata kunci “windows”. Setelah dicari akan muncul daftar artikel yang mengandung kata kunci yang telah dimasukkan sebagai berikut:

Perpustakaan UKDW menyadari pentingnya informasi tentang seluk-beluk perpustakaan bagi seluruh pengguna perpustakaan UKDW, terutama mahasiswa, maka kami mengumpulkan informasi, tata tertib, dan prosedur tentang perpustakaan dalam buku panduan perpustakaan ini. Perpustakaan UKDW memiliki koleksi untuk semua program fakultas dan program studi. Koleksi pustaka tersebut dapat ditelusuri melalui Online Public Access Catalog (OPAC) berbasis Web (online) sehingga memudahkan penggunanya. Moto Perpustakaan UKDW adalah “When Knowledge Meets You” yang berarti pengetahuan yang mendekati pengguna sebaik mungkin. Perpustakaan UKDW juga mencoba beralih dari perpustakaan non digital ke arah perpustakaan digital, sehingga pada perkembangannya Perpustakaan UKDW telah menjadi perpustakaan hybrid (digital dan non digital) Untuk penelusuran katalog online dapat dilihat di http://www.ukdw.ac.id/catalog dan untuk penelusuran data karya ilmiah dari civitas akademika UKDW, baik S1, S2, dan S3, perpustakaan sudah memiliki Sistem Informasi Tugas Akhir (SInTA) di alamat web http://sinta.ukdw.ac.id Kami berharap buku panduan ini dapat membekali pengguna dalam memanfaatkan perpustakaan. Informasi lain juga dapat diperoleh dari website perpustakaan http://library.ukdw.ac.id dari PC-desktop atau dari HP-mobile dengan alamat http://library.ukdw.ac.id/m Selamat memanfaatkan perpustakaan. Edisi REVISI Yogyakarta, Awal November 2013

7. Pengguna dapat memilih salah satu artikel yang ingin dibaca dengan megklik tombol detail dan akan muncul halaman detail artikel sebagai berikut:

Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs Kepala Perpustakaan UKDW 2

Panduan Perpustakaan Edisi Revisi UKDW Yogyakarta - 55

DAFTAR ISI Kata Pengantar

2

Daftar Isi

3

Pendahuluan

5

Perpustakaan UKDW

6

I.

Sejarah

6

II. Visi dan Misi

7

III. Struktur Organisasi

7

Koleksi Perpustakaan I.

5. Setelah muncul daftar artikelnya, maka dapat dipilih lagi salah satu judul artikel yang ingin dilihat pada bagian detail. Jika sudah diklik akan muncul halaman yang berisi detail artikel yang dimaksud sebagai berikut:

Pengertian

10

II. Jenis

10

III. Prosedur Pengadaan

11

IV. Alur Pengadaan

11

V.

11

Kategori Koleksi dan Penggunaannya

VI. Karya Ilmiah dan Penggunaannya Keanggotaan I.

12 13

Jenis

13

II. Persyaratan

13

III. Hak dan Kewajiban

14

IV. Pemakaian Koleksi

14

Layanan Perpustakaan I.

Jenis Layanan

16 17

1.

Sirkulasi

17

2.

Fotokopi

17

3.

Scan dan Print

18

II. Waktu Layanan

19

III. Sistem Layanan

20

Tata Tertib dan Administrasi I. 54

10

21

Tata Tertib Kunjungan

21

II. Pengesahan Bebas Pustaka

22


III. Bebas Cekal Registrasi

23

IV. Sanksi – Sanksi

23

1.

Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi

23

2.

Sanksi Membawa Masuk Orang Lain yang Bukan Anggota Perpustakaan

23

3.

Sanksi Menghilangkan Koleksi

23

4.

Sanksi Merusak Koleksi

24

5.

Sanksi Membawa Keluar Koleksi Tanpa Melalui Prosedur

6.

Perpustakaan

24

Sanksi Menghilangkan Nomor Locker

25

Fasilitas Perpustakaan I.

25

Laboratorium Literasi Informasi

25

II. Hotspot/Wifi

26

III. Ruang Baca dan Ruang Diskusi

26

IV. Bilik Baca Mandiri

26

V.

27

Ruang Audio Visual

VI. Loker Penitipan Barang dan Tas Perpustakaan

27

VII. Alat Penelusuran Koleksi

27

Kesempatan Kerja Mahasiswa Partime di Perpustakaan I.

27

Petugas Sirkulasi

27

II. Petugas Shelving

28

III. Petugas Pengumpulan dan Pengolahan Tugas Akhir

28

IV. Petugas Lab Literasi Informasi

29

V.

30

Petugas Periodikal

Lampiran A : PENELUSURAN PUSTAKA BUKU UMUM & REFERENSI

31

Lampiran B : PROSEDUR PENELUSURAN TUGAS AKHIR

37

Lampiran C : MENCARI BUKU DI RAK

45

Lampiran D : PENELUSURAN E-JOURNAL EBSCO

46

Lampiran E : PENELUSURAN SISTEM KOLEKSI PERIODIKAL

51

4

4. Kemudian klik lagi detaill dari masing-masing Edisi yang diinginkan untuk dilihat daftar artikelnya. Misalnya dipilih no 1, yaitu Vol 268 / Agustus 2013 yang memiliki satu ekslemplar dan 2 artikel. Setelah diklik akan muncul tampilan sebagai berikut:


PENDAHULUAN Perpustakaan perguruan tinggi adalah bagian terpadu (integral) dari suatu lembaga perguruan tinggi induknya. Kedudukan Perpustakaan, menurut pokok-pokok organisasi perguruan tinggi, adalah sebagai sarana penunjang teknis edukatif dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Dengan kata lain, Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi dan berperan mendukung dan memperkaya bagi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Karena itu, Perpustakaan adalah salah satu sarana penting sebagai sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar. Yang dimaksud informasi disini adalah dibatasi dalam pengertian informasi literature yang berupa karya cetak atau rekaman-rekaman dalam bentuk multimedia. system

informasi

meliputi

sejumlah

factor

Dalam suatu Perpustakaan, yang

saling

kait-mengkait

(interdependent). Faktor-faktor tersebut berupa, organisasi manusia, informasi, dan 3. Setelah itu klik gambar pada bagian Detail untuk melihat detail periodikal Bahana yang sudah dicari, sehingga akan muncul detail informasi tentang periodikal tersebut.

sarana prasarana, yang semuanya bertujuan mengkomunikasikan informasi dari sumbernya kepada pemakai jasa informasi. Proses informasi tersebut menjadi kurang lancar apabila salah satu dari factor-faktor tersebut diatas kurang memadai atau mengalami hambatan. Perpustakaan Perguruan Tinggi benar-benar menjadi sumber informasi dan sekaligus sebagai sumber pendidikan hanya jikalau para pemakai jasa informasi trampil secara mandiri dalam menemukan, mencari, menyidik (identify) informasi yang disediakan secara berdaya guna (efficient). Kompetensi atau kemampuan dalam menggunakan dan memanfaatkan jasa Perpustakaan adalah suatu kombinasi keterpaduan antara sikap, pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh pemakainya. Untuk itulah diperlukan keaktifan dan kemauan membaca atau daya kreatif dalam mendaya gunakan serta akrab dengan jasa informasi yang ada di Perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai pendukung didalam proses pengajaran bisa terlihat pada skema berikut:

52


LAMPIRAN E PENELUSURAN SISTEM KOLEKSI PERIODIKAL

Untuk dapat menggunakan OPAC Koleksi Periodikal, maka pengguna perpustakan dapat langsung menuju pada komputer OPAC di lantai 1 ataupun lantai 2. Langkah penggunaan penelusuran koleksi periodikal adalah: 1. Tampilan awal halaman pencarian (OPAC) Periodikal adalah:

Gambar 1. Dukungan Perpustakaan Perguruan Tinggi pada Sistem Pengajaran

PERPUSTAKAAN UKDW I. SEJARAH Perpustakaan Universitas Kriten Duta Wacana adalah suatu perpustakaan pusat dari Universitas Kristen Duta Wacana (UKDW) Yogyakarta.

Embrio perpustakaan ini

telah dimulai sejak dipersatukannya koleksi perpustakaan Sekolah Tinggi, yang kemudian Fakultas Teologi, dengan koleksi Fakultas-fakultas lain: Ekonomi, Teknik dan Biologi di bawah satu atap sejak bulan Juli 1993. Perpustakaan menempati tiga lantai Gedung Biblos. Lantai pertama seluas 743 m2 untuk kegiatan administrasi dan penempatan serta layanan sirkulasi koleksi buku S1 dan umum. Lantai kedua seluas 421.75 m2 digunakan untuk ruang baca, ruang Lab Literasi Informasi, ruang koleksi periodikal, dan ruang koleksi Pasca Sarjana (S2 dan S3) Fakultas Teologi.

Sedangkan ruang basement digunakan untuk ruang

perkantoran, ruang kepala perpustakaan, ruang audio visual, dan pengumpulan karya ilmiah, serta ruang terakhir adalah ruang lantai tiga digunakan untuk ruang

Pada halaman ini, para pengguna dapat mencari periodikal yang ingin dibacanya dengan terlebih dahulu memilih lingkup pencarian, apakah lingkup periodikal atau artikel. Perbedaannya adalah jika lingkup periodikal maka pencarian akan dilakukan pada judul periodikalnya, misalnya judul periodikal majalah “Bahana”. Di dalam 1 periodikal terdiri dari beberapa volume / edisi, dan di tiap-tiap volume / edisi terdiri dari beberapa artikel. Sedangkan jika memilih lingkup artikel, maka pencarian akan langsung dilakukan pada artikel tertentu, terutama terhadap judul artikelnya, tanpa memperhatikan judul periodikal dan edisi / volumenya. 2. Jika dipilih lingkup pencarian Periodikal, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan kata kunci pencarian pada bagian kata kunci, misalnya dimasukkan kata kunci “Bahana”, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

koleksi Pusat Studi Teologi Feminis Fakultas Teologi.

6


II. VISI dan MISI Visi. Perpustakaan UKDW menjadi salah satu setra informasi yang handal dan sumber riset menuju ke arah perpustakaan digital berbasis teknologi informasi di dunia perguruan tinggi, komunitas gerejawi, dan masyarakat. Misi. 1.

Membangun dan menyelenggarakan pelayanan perpustakaan yang handal, relasional, dan bermoral bagi tercapainya kepuasan pemustaka dalam memanfaatkan informasi.

10. Klik Full Text (tanda file PDF) pada bagian kiri atas artikel untuk melihat dan mendownload full text artikel secara utuh dalam format PDF.

2.

Mempersiapkan dan meningkatkan fungsi dan peran perpustakaan sebagai unit tujuan kebutuhan informasi yang secara spesifik dan inovatif ditawarkan oleh Duta Wacana.

3.

Mengoptimalkan kepuasan para pemustaka akan informasi yang dibutuhkan berbasis teknologi informasi.

4.

Meningkatkan kemauan dan kemampuan sumber daya manusia perpustakaan sebagai agen-agen pengelola kebutuhan informasi

5.

Meningkatkan jejaring kerjasama dengan perpustakaan dan lembaga penyedia informasi.

6.

Meningkatkan

peran

serta

perpustakaan

dalam

pengabdian

kepada

masyarakat. Dengan demikian Anda dapat melakukan penelusuran artikel pada database e-

III. STRUKTUR ORGANISASI

journal EBSCO.

Perpustakaan UKDW dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan terdiri dari beberapa divisi yang masing-masing mewakili gambaran pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Struktur organisasi digambarkan seperti pada gambar Struktur

Organisasi Perpustakaan UKDW berikut ini:

50


8. Untuk dapat melihat abstrak, silahkan dekatkan mouse pada gambar kaca pembesar dekat judul artikel.

9. Kemudian klik detail record pada abstrak untuk melihat semua data detail dari artikel tersebut

8

Gambar 2. Struktur Organisasi Perpustakaan Panduan Perpustakaan Edisi Revisi UKDW Yogyakarta - 49

PERSONAL & BIDANG KERJA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA Kepala Perpustakaan

: Antonius Rachmat C., S.Kom, M.Cs

Pengembangan Koleksi

: 1. Antonius Rachmat C., S.Kom, M.Cs 2. Kurnia Agus Purnomo

Bidang Kerja Kesekretariatan, Keuangan, Portal, dan Kerumahtanggaan -

Kesekretariatan & Keuangan

: Nuryanto

-

Portal

: Agus Triyono dan Endriyanta

-

Kerumahtangaan

: Sartono

Bidang Kerja Teknis Pengolahan:

6. Kemudian akan muncul hasil pencarian.

-

Klasifier & Katalogiser

-

Inventaris & Perawatan

: Sukarno Utomo

-

Berkala (Periodical)

: Titi Sunarni, AMd.

Bidang Kerja Teknologi Informasi

: Kurnia Agus Purnomo

: 1. Agus Sonny Haryadi, S.Kom 2. Maria Dhian Saraswati, S.T.

Bidang Kerja Pelayanan

7. Anda dapat merevisi / menambah filter hasil pencarian dengan cara memodifikasi bagian kiri dari hasil pencarian. Misalnya dengan mencentang pilihan hanya Academic Journals saja dan yang mengandung Full Text sehingga hasil pencarian juga akan berkurang.

-

Sirkulasi

: Samuel Eryawan M

-

Rujukan

: Titi Sunarni, A.Md.

Bidang Kerja Humas

: Kurnia Agus Purnomo

Bidang Kerja SinTA & Tugas Akhir

: Maria Dhian S, ST

Bidang Kerja Litbang

: 1. Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs, 2. Kurnia Agus Purnomo, 3. Maria Dhian S, S.T

Bidang Kerja User Education

: Titi Sunarni

Bidang Keanggotaan

48

-

Civitas UKDW, karyawan dan Tamu non JLA : Samuel Eryawan M

-

Tamu Jogja Library for All (JLA)

: Maria Dhian S, ST


Pilihlah pilihan pertama EBSCOhost Research Databases -Business Source &

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

MEDLINE with Full Text.

I.

4. Kemudian pilih database yang dilanggan:

PENGERTIAN KOLEKSI

Koleksi perpustakaan bisa diartikan dengan khazanah (harta kekayaan) bahan pustaka yang berkembang terus, yang dimiliki oleh perpustakaan guna menunjang program proses belajar mengajar, penelitian maupun kegunaan lain yang bersifat rektreatif bagi pemakainya. Sesuai dengan pengertia diatas, maka koleksi perpustakaan mempunyai fungsifungsi: 1.

Fungsi pendidikan, untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran

2.

Fungsi penelitian, untuk menunjang program penelitian

3.

Fungsi referens, untuk membantu penelusuran informasi

4.

Fungsi umum, untuk melestarikan hasil budaya, pengetahuan manusia, dan memberikan kegunaan yang rekreatif. Lalu klik continue. 5. Kemudian masukkan kata kunci pencarian pada Advanced Search,

II. JENIS Koleksi yang tersedia di Perpustakaan Universitas Kristen Duta Wacana meliputi: 1.

Koleksi Buku: a.

Buku

teks:

koleksi

pustaka

baku

sebagai

penyerta

yang

digunakan secara langsung dalam perkuliahan. b.

Buku referens: koleksi pustaka yang dikategorikan sebagai bahan dalam pencarian informasi rujukan: ensiklopedi, kamus, buku panduan, tafsir. Konkordansi, atlas, laporan tahunan

c. 2.

Buku penerbitan lembaga pemerintah atau perguruan tinggi.

Koleksi Berseri/Terbitan berkala:

3.

a.

Jurnal-jurnal ilmiah yang berwujud fisik jurnal maupun e-journal

b.

Majalah: ilmiah, semi ilmiah, maupun yang populer

c.

Tabloid

Atau, pilih Basic Search untuk mempermudah pencarian.

Koleksi karya ilmiah: Laporan penelitian, skripsi, thesis, disertasi, yang diakses melalui program SINTA 5.

Koleksi E-Journal, berupa database Ebsco, Proquest, dan Cengage yang penelusurannya dapat dilihat pada Lampiran E.

10


LAMPIRAN D

III.

PENELUSURAN E-JOURNAL EBSCO

Koleksi perpustakaan UKDW didalam pengembangan koleksinya dengan cara: 1.

Pengadaan koleksi oleh masing-masing program studi yang ada di UKDW

Perpustakaan UKDW memiliki beberapa database e-journal yang dilanggan oleh

2.

Pengadaan koleksi oleh perpustakaan UKDW

DIKTI yang dapat diakses secara bebas dan full access oleh semua civitas

3.

Koleksi yang didapatkan dari hibah atau sumbangan baik dari lembaga maupun

akademika UKDW dan karyawan. Untuk memperoleh akses ke database e-journal,

PROSEDUR PENGADAAN

dari perorangan

maka pengguna perpustakaan dipersilahkan menghubungi petugas e-journal di Perpustakaan, di lantai 2 atau ekstensi telepon 215. Sampai saat ini databse e-

IV. ALUR PENGADAAN

journal yang dilanggan oleh DIKTI adalah: 1. EBSCO - http://search.ebscohost.com/ 2. Proquest - http://search.proquest.com 3. Gale - http://infotrac.galegroup.com/itweb 4. Garuda – http://garuda.dikti.go.id Berikut adalah contoh cara penelusuran dataabase e-journal EBSCO. 1. Untuk dapat menggunakan EBSCO secara full access, maka pengguna dapat memilih 2 cara berikut: -

Mengakses EBSCO langsung dari lingkungan UKDW, baik melalui kabel maupun wireless

-

Mengakses EBSCO menggunakan username dan password yang dapat diminta di petugas e-journal di Perpustakaan lantai 2 atau ekstensi telepon 214.

2. Setelah itu masuk ke halaman http://search.ebscohost.com 3. Kemudian pilih Service yang diinginkan:

Gambar 3. Alur Pengadaan Koleksi

V. KATEGORI KOLEKSI DAN PENGGUNAANNYA a.

Koleksi umum (yang bertanda U). Koleksi umum dapat dipinjam untuk dibawa pulang dengan batasan waktu dan jumlah peminjaman yang telah ditentukan.

b.

Koleksi digital dalam bentuk CD. Sebagian koleksi CD yang berupa CD bawaan buku dan majalah dapat dipinjam dalam waktu pendek (selama waktu jam buka perpustakaan pada hari tersebut saja), sedangkan CD artikel e-jurnal hanya boleh diakses di perpustakaan.

c.

Koleksi Referensi (yang bertanda R) dan periodikal, hanya diperkenankan untuk dibaca di. R. Baca dan di fotocopy dengan mencatatkan terlebih dahulu pada petugas referensi.

46


d.

Karya Ilmiah (Disertasi; Thesis; Skripsi; Laporan-laporan). Koleksi ini ada

LAMPIRAN C

yang sebagian masih fisik dan sebagian besar sudah digital. Koleksi digital

MENCARI BUKU DI RAK

ini hanya dapat diakses secara online di alamat http://sinta.ukdw.ac.id

VI.

KARYA ILMIAH DAN PENGGUNAANYA

Koleksi karya ilmiah perpustakaan UKDW berisi karya-karya sebagai berikut: a.

Karya ilmiah berupa skripsi, tesis, dan disertasi civitas akademika UKDW

b.

Karya ilmiah berupa hasil penelitian selain poin nomor a.

Semua hasil karya ilmiah pada poin nomor a di atas semuanya sudah berupa bentuk digital. Bentuk digital yang dimaksud adalah para pengguna tidak dapat melihat bentuk fisik tercetak di perpustakaan namun pengaksesannya dilakukan secara online berbasis web pada alamat http://sinta.ukdw.ac.id bernama SinTA UKDW (Sistem Informasi Tugas Akhir UKDW). Alamat tersebut dapat diakses dimana saja menggunakan koneksi internet.

PERPUSTAKAAN UKDW YK

Tata cara: a

Pengguna yang berhak mengakses adalah semua civitas akademika dan karyawan UKDW.

b

Pengguna

harus

menggunakan

username

dan

password

untuk

dapat

mengakses sistem SinTA. c

PETUNJUK PENELUSURAN BUKU di RAK KOLEKSI Setelah menelusur di komputer, catat callnumber buku, buku U atau R dari buku yang dikehendaki. Buku jenis U ada di rak buku Umum, buku jenis R ada di ruang Referensi (lihat denah). Nomor Klasifikasi adalah suatu nomor yang diberikan pada koleksi pustaka menurut golongan ilmunya, nomor-nomor ini diletakkan secara urut di rak sehingga pengguna mudah mengenalinya. Kode pengarang diurutkan di bawah urutan no klasifikasi. Berikut ini adalah contoh nomor panggil buku (Callnumber) yang diletakkan di punggung buku, yang terdiri dari Jenis buku (Umum atau Referensi; no. klasifikasi dan kode/nomor untuk pengarang/lembaga yang bertangung jawab pada isi buku tersebut.

Cara memperoleh username dan password adalah mengirim email ke

U

Jenis Buku (Umum /

005.117

Nomor Klasifikasi

Su71

Kode Entri Utama

[email protected] dengan email berdomain ukdw.ac.id, misalnya email students dan email karyawan. d

Username dan password dapat digunakan selama 1 tahun dan dapat diperpanjang kembali dengan cara mengirimkan email kembali ke alamat pada no 3.

e

Setelah mendapatkan username dan password sendiri-sendiri, maka pengguna dapat login ke dalam sistem dan mengakses semua karya ilmiah semua bab namun tetap tidak bisa didownload, hanya view (read-only) saja.

f

Jika pengguna tidak mendapatkan username dan password, maka pengguna

Setelah dilakukan pencatatan callnumber seperti contoh diatas, dan hasil pengaksesan melalui computer dinyatakan buku tidak dipinjam atau masih ada koleksi yang tidak dipinjam, maka dicari tempat buku tersebut di rak buku sesuai dengan urutan buku tersebut.

tetap dapat menggunakan sistem SinTA namun hanya dapat melihat bab 1, bab 5, dan daftar pustaka saja. g

Untuk pengguna tamu hanya dapat melihat karya ilmiah digital melalui SinTA dari komputer yang ada di perpustakaan, dengan terlebih dahulu mendaftar sebagai anggota tamu yang peraturannya dapat dilihat pada bagian masingmasing. 12


Dengan menggunakan username dan password maka pengguna dapat mengakses

KEANGGOTAAN

semua bab pada sistem SinTA UKDW namun tetap tidak bisa didownload, hanya dapat dibaca saja.

I.

SinTA sudah mendukung versi mobile yang dapat diakses dengan berbagai browser pada smartphone ataupun tablet.

Untuk dapat mengaksesnya pembaca tetap

JENIS

Pengguna/pemakai UPT Perpustakaan Universitas Kristen Duta Wacana adalah: 1.

menggunakan alamat web SinTA seperti biasa pada alamat http://sinta.ukdw.ac.id dan sistem akan menampilkan tampilan yang berbeda seperti pada gambar Opera Brower untuk Tablet Samsung Galaxy Tab 10.1 dengan kata kunci pencarian “Implementasi DOM” berikut:

Para civitas akademika UKDW: a.

Mahasiswa UKDW

b.

Dosen UKDW: dosen tetap dan dosen kontrak

c.

Karyawan UKDW: karyawan tetap dan kontrak

2.

Para alumni UKDW yang memiliki kartu Alumni.

3.

Anggota Tamu dari luar UKDW yang mendaftarkan menjadi anggota. a.

Para anggota kerjasama Jogja Library for All (JLA), yaitu kerjasama antar berbagai perpustakaan di daerah Yogyakarta.

b.

Para anggota kerjasama FPPTI

c.

Para anggota kerjasama Forkom Perpustakaan BPTKI

II. PERSYARATAN Persyaratan untuk menjadi anggota/pengguna jasa perpustakaan bagi: 1.

Civitas Akademika: Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan UKDW. a.

Mahasiswa: mahasiswa yang aktif / sedang menempuh studi/perkuliahan

b.

Dosen & Karyawan tetap yang bekerja di UKDW secara langsung

secara langsung menjadi jasa pengguna perpustakaan, Gambar B-11: Tampilan mobile version SinTA

menjadi pengguna jasa perpustakaan.

Jika diklik salah satu link maka akan tampil halaman sebagai berikut:

c.

Dosen/Karyawan keberadaannya

Kontrak oleh

atau

Program

dosen/karyawan Studi

yang

baru

dilaporkan

bersangkutan

untuk

mendapatkan Kartu Anggota. 2.

Alumni UKDW: adalah para alumnus UKDW. Menunjukkan Kartu Tanda Alumni UKDW untuk mengakses koleksi di tempat tanpa layanan peminjaman koleksi.

3.

Tamu: adalah pengguna jasa yang berasal dari luar UKDW, baik dari perguruan tinggi lembaga atau gereja yang telah memenuhi persyaratan antara lain:

Gambar B-12: Tampilan hasil versi mobile SinTA

a.

Mengisi formulir pendaftaran Anggota Tamu

b.

Membayar pendaftaran sebesar: 1.

Bulanan: Rp 75.000,- /bulan (akses SinTA, tidak mendapat fasilitas Wifi kampus)

44


2.

Harian sebesar Rp. 5000,- (hanya akses Perpustakaan, tidak

3.

Mingguan: Rp. 30.000,- (akses Perpustakaan, SinTA)

4.

Khusus Akses SinTA, harian: Rp. 10.000,- (termasuk akses

mendapat fasilitas Wifi kampus & tidak mendapat akses SinTA)

Perpustakaan) c. Rekomendasi dari lembaga asal dimana pengguna studi atau bekerja. d. Mengumpulkan pasfoto 2x3 sebanyak 2 buah untuk semua anggota tamu. Anggota tamu tidak boleh meminjam buku kecuali anggota Tamu khusus dengan penanggungjawab dari unit/prodi/fakultas.

Gambar B-8: Tampilan setelah login SinTA

Tampilan full akses untuk useer yang sudah login (semua link bab muncul) adalah:

III. HAK DAN KEWAJIBAN Anggota perpustakaan, secara otomatis mendapatkan hak dan kewajiban sebagai berikut: Hak-hak anggota: 1.

Masuk ke dalam perpustakaan sesuai waktu layanan yang telah disebutkan sebelumnya.

2.

Membaca koleksi buku, jurnal, majalah, tabloid, koran, karya ilmiah, dan lain-lain sesuai dengan waktu layanan perpustakaan.

3.

Memanfaatkan semua fasilitas perpustakaan seperti Wifi, loker, meja baca, ruang baca pribadi maupun bersama. (Sesuai dengan jenis anggotanya).

4.

Dapat

menjadi

petugas

partimer

perpustakaan

asalkan

memenuhi

persyaratan yang berlaku

Tampilan bab 3 untuk pengguna yang terdaftar:

Kewajiban anggota: 1.

Membayar

biaya

terintegrasi

Gambar B-9: Tampilan full acess SinTA

karena

di

dalamnya

terdapat

biaya

perpustakaan 2.

Mematuhi semua aturan yang berlaku di perpustakaan seperti pada bab Tata Tertib dan Administrasi.

3.

Mengembalikan buku yang dipinjam dengan benar sesuai ketentuan yang berlaku pada bagian Sirkulasi.

4.

Merawat dan menjaga kebersihan buku yang dipinjamnya.

5.

Meminjam buku sesuai ketentuan yang berlaku pada bagian sirkulasi.

14


Gambar B-10: Tampilan bab 3 SinTA UKDW Yogyakarta - 43

IV. PEMAKAIAN KOLEKSI Tabel 1. Kategori anggota dan pemakaian koleksi Koleksi Buku S2 Umum

Mahasiswa S2/S1 Skripsi

Mahasiswa S1 Non Skripsi

Dosen

Karyawan

Boleh pinjam

Hanya baca/

Boleh pinjam

Hanya baca/

fotocopy

Gambar B-6: Tampilan hasil filter pencaian SinTA

fotocopy

Buku S2

Hanya baca/

Hanya baca/

Hanya baca/

Hanya baca/

Referensi

fotocopy

fotocopy

fotocopy

fotocopy

Buku S1 Umum

Boleh pinjam

Boleh pinjam

Boleh pinjam

Boleh pinjam

Buku S1

Hanya baca/

Hanya baca/

Hanya baca/

Hanya baca/

Referensi

fotocopy

fotocopy

fotocopy

Fotocopy

CD

Boleh pinjam

Boleh pinjam

Boleh Pinjam

Boleh pinjam

Skripsi, tesis,

Baca online

Baca online

Baca online

Baca online

Baca di tempat

Baca di tempat

Baca di tempat

Baca di tempat

Untuk login ke dalam sistem SinTA, maka pembaca dapat mengklik link Masuk pada bagian atas kanan halaman utama, dan akan dibawa pada halaman berikut:

disertasi Laporan penelitian

Tabel 2. Kategori anggota dan peminjaman koleksi berdasarkan waktu pinjam Pengguna/ Peminjam

Koleksi CD Jumlah

Lama

Koleksi Buku Jumlah

Lama

Perpanjangan 1 kali

Gambar B-7: Tampilan login SinTA

Pada tampilan ini pembaca dapat memasukkan username dan password yang pembaca miliki dan kemudian masuk ke dalam sistem SinTA untuk mengakses

Mahasiswa S1 Aktif

1

3 hari

5

2 minggu

2 minggu

Mahasiswa S1 Skripsi

1

3 hari

8

2 minggu

2 minggu

Asisten Dosen

1

3 hari

10

2 minggu

2 minggu

Mahasiswa S2/S3 Non

1

3 hari

8

2 minggu

2 minggu

seluruh koleksi tugas akhir UKDW secara lengkap. Fasilitas ini hanya dapat dimiliki

Tesis

oleh anggota terdaftar yaitu Civitas Akademika UKDW.

Mahasiswa S2/S3 Tesis

1

3 hari

10

2 minggu

2 minggu

Tampilan halaman jika sudah login adalah:

Dosen/Dosen

1

3 hari

10

1 bulan

1 bulan

1

3 hari

3

2 minggu

2 minggu

Kontrak/Dosen Baru (PA) Karyawan (PPA)

42


Mahasiswa S1/S2/S3

0

0

0

0

0

Alumni UKDW

0

0

0

0

0

Tamu

0

0

0

0

0

Cuti Studi

Dari tabel di atas ada 3 tipe pengguna/peminjam yang tidak dapat meminjam koleksi perpustakaan adalah : 1. Mahasiswa S1/S2/S3 Non-Aktif (Registrasi Cuti) Mahasiswa S1/S2/S3 yang cuti studi hanya diberi hak untuk menggunakan semua koleksi perpustakaan di perpustakaan dan tidak diperkenankan untuk meminjam bawa pulang. 2. Alumni UKDW Alumni UKDW tidak diperkenankan meminjam pustaka untuk dibawa pulang,

Gambar B-5: Tampilan Daftar Pustaka SinTA

akan tetapi diberi kesempatan untuk membaca dan memfotocopy dan 2.

memakai fasilitas yang disediakan oleh UPT Perpustakaan.

Klik link Program Studi pada SinTA Cara kedua adalah pembaca dapat mengklik salah satu link program studi

3. Anggota Tamu dari Luar UKDW (non Jaringan Perpustakaan) Anggota Perpustakaan dari Luar UKDW tidak diperkenankan meminjam

yang ada pada halaman SinTA, dan kemudian sistem akan menampilkan

pustaka untuk dibawa pulang, akan tetapi diberi kesempatan untuk membaca

halaman baru yang berisi daftar tugas akhir dari prodi tersebut

dan

memfotocopy dan

memakai fasilitas

yang

disediakan

oleh

UPT Pada halaman hasil pencarian pembaca juga mempersempit hasil pencarian dengan

Perpustakaan.

cara memfilter hasil pencarian yang sudah dilakukan dengan cara mengklik link pada bagian kiri halaman. Pada halaman tersebut bagian kiri terdapat link-link yang berisi daftar dosen-dosen pembimbing yang ada pada suatu fakultas/prodi. Jika pembaca mengklik link salah satu dosen tersebut maka tampilan akan berubah

LAYANAN PERPUSTAKAAN

menjadi halaman pencarian dengan prodi tertetu dan dosen tertentu saja sesuai Pelayanan Perpustakaan UKDW adalah tindakan yang diberikan Perpustakaan kepada para pemakai jasa Perpustakaan sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan dan sesuai dengan jenis pelayanan yang diberikan untuk pemakai jasa Perpustakaan UKDW. Semangat atau spirit pelayanan Perpustakaan UKDW

dengan dosen yang pembaca klik. Contoh berikut merupakan tampilan halaman filter pencarian, dengan prodi Teologi dan dosen bernama Paulus Sugeng Wijaya yang diklik dari bagian kiri halaman.

pada para pemakai adalah melakukan pelayanan dengan berorientasi pada pemakai, memberikan pelayanan secara cepat dan benar sesuai dengan kebutuhan pemakai, dilakukan dengan ramah, jujur melalui komunikasi yang baik dan sederhana sehingga mudah dipahami, dan bersedia menerima masukan dari pemakai untuk perbaikan dalam melakukan pelayanan pada pemakai. (hasil rumusan bersama para pegawai Perpustakaan UKDW). 16


Contoh tampilan halaman hasil pencarian adalah: I. JENIS LAYANAN 1. Sirkulasi Merupakan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi Perpustakaan UKDW. Aturan Sirkulasi: a.

Pengguna diharuskan menunjukkan Kartu Mahasiswa/Kartu Anggota/Kartu Pegawai untuk melakukan proses peminjaman.

b.

Pengguna

tidak

diperkenankan

memakai

Kartu

Mahasiswa/Kartu

Anggota/Kartu Pegawai orang lain untuk melakukan peminjaman. c.

Pengguna tidak diperkenankan untuk meminjam 2 atau lebih koleksi dengan judul yang sama.

Gambar B-3: Tampilan hasil pencarian SinTA

d.

Perpanjangan peminjaman hanya diperbolehkan 1 (satu) kali untuk setiap jenis pengguna dan koleksi buku dengan barcode yang sama baru dapat

Kemudian setelah ditemukan tugas akhir yang sesuai, klik link pada

dipinjam oleh pengguna yang sama setelah berada di perpustakaan selama

abstrak bagian [selanjutnya] atau [permanent link] untuk melihat

3 (tiga) hari.

abstraknya.

Pembaca juga dapat mengklik pada link [Bab 1][Bab

e.

Pengembalian koleksi melewati batas tanggal yang ditentukan dikenai

f.

Pengguna dapat menitipkan koleksi yang akan dipinjam pada bagian

5][Pustaka] untuk melihat masing-masing. Jika diinginkan melihat bab lain maka harus login menggunakan menu link Masuk yang terletak pada

denda sesuai dengan yang ditentukan pada bagian sanksi pelanggaran.

bagian atas kanan, berdekatan dengan link Register TA.

sirkulasi peminjaman dengan batas waktu tertentu pada kondisi: layanan

Tampilan halaman abstrak adalah:

sirkulasi tutup, komputer sirkulasi dalam keadaan tidak berfungsi, atau tidak membawa kartu anggota, atau platform pinjamnya sudah penuh dan harus mengembalikan pinjaman lainnya dulu. 2. Rujukan Pelayanan yang diberikan untuk memandu kebutuhan informasi pada para pemakai yang

membutuhkan

berdasarkan

pada

sumber-sumber

informasi

rujukan

(referensi). 3. Fotocopy Layanan ini merupakan layanan pendukung di dalam perpustakaan UKDW, dimana setiap anggota tamu perpustakaan dapat menggunakan layanan ini untuk keperluan Gambar B-4: Tampilan abstrak SinTA

Pada tampilan di atas pengguna hanya dapat membaca bagian tersebut tanpa bisa mendownloadnya.

Demikian juga dengan tampilan bagian-

bagian lainnya seperti pada tampilan Pustaka berikut: 40


memfotokopi bagian dari keseluruhan buku / jurnal yang diperlukannya.

Untuk

menggunakan layanan ini, maka pengguna perpustakaan harus menghubungi petugas perpustakaan bagian kesekretariatan agar diproseskan.

Lama proses

layanan ini tergantung dari banyaknya bagian yang difotokopi dan jam buka layanan. UKDW Yogyakarta - 17

menghasilkan tugas akhir yang pasangan dosen pembimbing Prosedur Layanan Fotokopi:

kedua nama di atas dan pasangan lain yang salah satunya adalah

a.

Pengguna menyerahkan buku atau koleksi periodikal yang hendak

"Titien Saraswati"

difotokopi kepada petugas administrasi perpustakaan

Contoh 4: "sikap konsumen" -produk

b.

Petugas perpustakaan akan melakukan proses fotokopi dan setelah jadi

menghasilkan tugas akhir mengandung kata "sikap konsumen"

biaya fotokopi harus dibayarkan oleh pengguna perpustakaan sesuai

tetapi tidak ada kata "produk".

dengan tarif yang berlaku di perpustakaan. Tarif dapat berubah sewaktuc. d.

d.

Pencarian dengan memanfaatkan metadata NIM, dosen1, dosen2,

Tarif fotokopi adalah Rp. 500 per lembar (tidak untuk fotokopi 1 buku

dan judul. Contoh 1: nim:22002327

lengkap).

Contoh 2: dosen1:"Marbudyo Tyas Widodo"

Pelayanan fotocopy lengkap 1 buku, akan dilayani dengan ketentuan

Contoh 3: dosen2:"Parmonangan Manurung"

sebagai berikut:

Contoh 4: judul:"peranan televisi"

i. Hanya

dipergunakan

sendiri

atau

dipergunakan

untuk

penambahan koleksi perpustakan, tidak diperjual belikan. ii.

Contoh 5: thn:2010 e.

Pemanfaatan Karakter Asterisk (*)

Biaya fotokopi mengikuti biaya fotokopi reguler.

Total biaya

Pencarian dokumen yang mengandung kata-kata yang dimulai

dikenakan

penambahan

dengan suatu kata kunci diikuti dengan karakter khusus seperti

tambahan

25%

dari

biaya

fotocopy,

diperuntukan untuk biaya perawatan/kerusakan buku. iii. e.

Pemanfaatan Metadata

waktu.

asterisk (*) untuk mewakili sembarang karakter.

Menitipkan uang muka untuk biaya fotocopy sebesar 50%.

Contoh: judul:kompresi*

Jika diperlukan pengiriman hasil fotokopi ke alamat pengguna, maka

f.

Penelusuran lanjutan

perpustakaan juga dapat menyediakan layanan pengiriman sampai tujuan

Untuk

dengan biaya ditanggung oleh pengguna.

http://sinta.ukdw.ac.id/sinta/advanced.jsp.

menggunakan

fitur

ini

pembaca

dapat Pada

mengakses halaman

tersebut pembaca dapat memasukkan kata kunci pencarian 4. Layanan Scan dan Print

dengan lebih spesifik dan menggunakan operator logika secara

Layanan ini merupakan layanan pendukung di dalam perpustakaan UKDW, dimana

visual.

setiap pengguna perpustakaan dapat menggunakan layanan ini untuk keperluan

Berikut adalah tampilan penelusuran lanjutan:

scan (pindai) bagian dari keseluruhan buku / jurnal yang diperlukan atau print (cetak) bagian dari koleksi digital perpustakaan atau dari file pengguna.

Untuk

menggunakan layanan ini, maka pengguna perpustakaan harus menghubungi petugas perpustakaan bagian administrasi agar diproseskan. Lama proses layanan ini tergantung dari banyaknya bagian yang discan & print serta jam buka layanan. Prosedur Layanan Scan dan Print: a.

Pengguna menyerahkan/meminta buku atau koleksi periodikal yang hendak discan atau diprint kepada petugas administrasi Perpustakaan

b.

Petugas perpustakaan akan melakukan proses scan dan print.

Setelah

proses selesai pengguna harus membayarkan sesuai tarif yang berlaku. Tarif dapat berubah sewaktu-waktu. Gambar B-2: Tampilan advanced search SinTA

18


Pencarian dokumen Tugas Akhir dapat dilakukan dengan menggunakan

c.

beberapa bentuk pernyataan. Pada intinya sistem ini memanfaatkan operator logika AND, OR, dan NOT sebagai basis operasi pencariannya dan

Tarif scan adalah Rp. 2500 per lembar dan tarif print hitam putih adalah Rp. 250 per lembar, berwarna Rp. 500 per lembar.

d.

Untuk pengguna civitas akademika dan karyawan UKDW biaya yang harus

memanfaatkan metadata dokumen. Metadata dokumen yang dapat

dibayarkan hanya berupa biaya scan atau print saja, sedangkan pengguna

digunakan untuk pencarian adalah : NIM, dosen1, dosen2,thn dan judul.

umum non civitas akademika UKDW biaya yang harus dibayarkan

Berikut beberapa ekspresi yang dapat digunakan dalam sistem SInTA ini :

termasuk biaya keanggotaan (baik perhari, perminggu, ataupun per

a.

Pencarian istilah/nama yang tepat sesuai Pencarian dokumen Tugas Akhir berdasar kata kunci yang

bulan). e.

Jika diperlukan pengiriman hasil scan atau print ke alamat pengguna,

diinginkan tepat sesuai menggunakan karakter " (double quote)

maka perpustakaan juga dapat menyediakan layanan pengiriman sampai

untuk mengapit kata kunci yang dicari.

tujuan dengan biaya ditanggung oleh pengguna.

Contoh 1: "jaringan komputer" Menghasilkan hasil pencarian yang mengandung kata "jaringan komputer" pada judul atau abstrak.

II. WAKTU LAYANAN

Contoh 2: judul:"jaringan komputer"

Setiap pengguna perlu untuk memperhatikan jam layanan di perpustakaan. Layanan

Kombinasi dengan metadata judu menghasilkan hasil pencarian

administrasi dilayani pada jam kerja :

yang judulnya mengandung "jaringan komputer" b.

Hari Senin-Jumat : 08.00 – 14.50 (masa libur perkuliahan reguler)

Pencarian dokumen Tugas Akhir berdasar rentang nilai yang

c.

Hari Senin-Jumat : 08.00 - 16.50 (masa perkuliahan reguler)

Pencarian Rentang waktu (tahun)

Layanan administrasi yang dimaksud adalah :

terkait dengan metadata tertentu, seperti: thn (untuk tahun lulus

a.

layanan fotocopy untuk anggota tamu,

mahasiswa).

b.

layanan mencetak dokumen dengan printer,

Contohnya: thn:[2005 TO 2007]

c.

layanan scan dokumen

Operator Logika

d.

layanan keanggotaan perpustakaan

Pencarian yang memanfaatkan operator logika Boolean: AND, OR,

Jam layanan dapat dilihat pada Tabel 3. Jam Layanan.

dan NOT. Di sini Anda dapat menambahkan flag + untuk menyatakan kata kunci yang harus ada pada hasil pencarian dan flag – untuk mengabaikan kata kunci yang ditetapkan.

Tabel 3. Jam Layanan Masa

Contoh 1: dosen1:"Djohan" AND dosen2:"Kisworo"

Hari

Peminjaman/

Ruang

Layanan

Layanan

Layanan

Layanan

Pengembalian

Baca/

Rujukan/

Pengumpulan

Fotokopi,

Koleksi/

Informasi

Tugas Akhir

Scan,

08.00 –

10.00 – 13.00

08.00 –

10.00 – 13.00

08.00 -

menghasilkan tugas akhir yang dibimbing oleh kedua dosen tersebut.

Referensi Perkuliahan

Contoh 2: "analisis kelayakan" AND Yogyakarta menghasilkan tugas akhir yang mengandung dua kata kunci tersebut dalam judul dan/atau abstrak.

Senin–

Reguler

Jumat

Libur

Senin-

Perkuliahan

Jumat

Print

08.00 – 16.50

08.00 – 16.50

16.50

08.00 - 14.50

08.00 -

08.00 -

14.50

14.50

14.50 14.50

Reguler

Contoh 3: dosen2:"Parmonangan Manurung" +dosen1:"Titien Saraswati"

38


III. SISTEM LAYANAN

LAMPIRAN B

Pelayanan perpustakaan dengan sistem terbuka memberi pengguna keleluasaan untuk mencari, memilih dan mengambil sendiri buku yang dikehendakinya.

PROSEDUR PENELUSURAN TUGAS AKHIR

Sistem

layanan dapat dilihat pada Gambar 4.

Perpustakaan UKDW telah menggunakan Sistem SinTA sebagai repository tugas akhir civitas akademika UKDW. SinTA merupakan singkatan dari Sistem Informati Tugas Akhir yang dibangun atas kerjasama Perpustakaan dan PPTM. Hingga kini SinTA dikelola oleh perpustakaan. SInTA menerapkan profile pemakai yang berbeda-beda. Jika pembaca tidak memiliki user account sama sekali, pembaca masih tetap dapat melakukan pencarian tugas akhir UKDW, namun informasi yang diberikan hanya sebatas untuk abstraksi, bab1, bab 5 dan daftar pustaka tugas akhir. Untuk dapat melihat semua bab maka pembaca harus memiliki user account. Cara Mendapatkan Account SinTA Untuk mendapatkan user account, bagi Mahasiswa/Bapak/Ibu Dosen, diharuskan mengirimkan email ke [email protected] dengan menggunakan email account domain .ukdw.ac.id. User account berlaku selama suatu masa tertentu (defaultnya 1 tahun) sejak user account diberikan. Jika masa berlaku habis, silahkan mengirim email lagi ke [email protected] untuk perpanjangan masa berlaku. Cara penelusuran data tugas akhir pada SinTA Ada beberapa cara yang dapat dilakukan: 1.

Ketikkan kata kunci pencarian pada textbox halaman awal SinTA. Kata kunci yang dicari akan muncul pada halaman baru yang akan menampilkan semua data tugas akhir yang sesuai dengan kata kunci yang

Gambar 4. Alur pemakaian dan pelayanan perpustakaan: Sistem Terbuka

dicari.

Tersedia beberapa unit komputer penelusuran buku (OPAC: On-line Public Access Catalog) baik untuk penelusuran koleksi pustaka umum dan referensi maupun koleksi artikel terbitan berkala dan karya ilmiah (skripsi, tesis, disertasi). Petunjuk pemakaian OPAC koleksi pustakaan umum dan referensi dapat di baca Lampiran A, sedangkan untuk pemakaian OPAC koleksi artikel terbitan berkala (periodikal) pada Lampiran E. Berkaitan dengan layanan di atas maka perpustakaan UKDW menggunakan perangkat lunak Duta Vipop (dibangun oleh Puspindika) yang bersinergi dengan 20

Gambar B-1: Tampilan awal SinTA


Klik dua kali (Double Click) pada judul untuk mengetahui detailnya atau klik satu kali pada baris yang diinginkan kemudian tekan tombol Detail. Hasil ditampilkan seperti pada Gambar A-4 dan untuk mendapatkan informasi peminjaman dan sinopsis, dapat dilakukan dengan menekan Informasi<>

SLIMS (Senayan Library Management System, open source). Untuk penelusuran

kembali dan Sinopsis.

Pengembangan Teknologi Pengajaran dan Multimedia) UKDW.

tugas akhir (skripsi, tesis, dan disertasi) perpustakaan UKDW juga telah mengembangkan sistem informasi bernama SinTA (Sistem Informasi Tugas Akhir) yang

embrionya

merupakan

proyek

kerja

sama

dengan

PPTPM

(Pusat

Sistem SinTA

merupakan sistem information retrieval yang dapat diakses oleh siapapun berbasis Untuk kembali ke tampilan awal penelusuran pilih tombol Keluar baik dari penelusuran Multiple Search maupun Quick Search.

Internet melalui alamat: http://sinta.ukdw.ac.id. Tata cara penggunaan SinTA juga ada di web tersebut dan dapat dilihat pada Lampiran B. Pengguna SinTA yang tidak memiliki account hanya dapat melihat bab 1, bab 5, abstrak, dan daftar pustaka saja secara online. Pengguna biasa dapat melakukan pencarian judul dan berbagai metadata lainnya melalui interface seperti layaknya search engine.

TATA TERTIB DAN ADMINISTRASI I. TATA TERTIB KUNJUNGAN Hal yang perlu dilakukan oleh pengunjung baik dari dalam maupun dari luar UKDW adalah : 1.

Mencatatkan kedatangannya dengan memasukkan no anggota/NIM/NIK ke aplikasi komputer yang tersedia

2.

Menitipkan semua barang bawaan termasuk jaket kepada petugas.

3.

Mengunjungi perpustakaan tidak diperkenankan memakai celana pendek

4.

Tidak diperkenankan mengambil gambar atau apapun dengan kamera tanpa

dan/atau memakai sandal japit. seijin petugas. 5.

Tidak diperkenankan untuk membawa masuk orang lain yang bukan Anggota Perpustakaan UKDW tanpa seijin dan persetujuan dari pihak perpustakaan untuk memanfaatkan dan menggunakan koleksi Perpustakaan UKDW.

6.

Tidak diperbolehkan untuk makan pagi/siang/malam di ruang koleksi maupun di ruang baca. Pengguna hanya diperbolehkan membawa minuman dalam kemasan dan makanan kering dalam kemasan di ruang baca, tetapi tidak di ruang koleksi.

36

7.

Tidak diperbolehkan membawa gunting atau cutter.

8.

Menjaga ketertiban, kesopanan, dan kenyamanan Perpustakaan.


II. PENGESAHAN BEBAS PUSTAKA Pengesahan Bebas Pustaka merupakan syarat bagi mahasiswa UKDW yang akan mengurus Wisuda Sarjana dan Pasca Sarjana. Layanan ini dilayani oleh petugas pada jam buka perpustakaan (lihat Tabel Jam Layanan) dengan batas waktu pengerjaan maksimal 1 hari kerja. Mahasiswa cukup datang ke bagian sirkulasi pengembalian atau peminjaman dengan membawa Kartu Mahasiswa dan mengisi form Pengesahan Bebas Pustaka yang sudah tersedia dari Biro 1. Perpustakaan TIDAK mengeluarkan Pengesahan Bebas Pustaka untuk keperluan pendadaran, ujian tesis/disertasi, dan yudisium. Syarat mendapatkan Pengesahan Bebas Pustaka Perpustakaan adalah: a.

Tidak mempunyai pinjaman di Perpustakaan.

b.

Tidak mempunyai tanggungan administrasi di Perpustakaan.

c.

Telah menyerahkan softcopy baik skripsi, tesis, atau disertasinya. .

Prosedur Pengurusan Bebas Pustaka 1.

Gambar A-6: Sinopsis Pustaka

Mahasiswa mengambil form pendaftaran wisuda di biro 1.

2.

Mahasiswa yang bersangkutan datang ke perpustakaan membawa KTM.

3.

Mahasiswa menemui petugas bebas pustaka.

4.

Petugas bebas pustaka akan memeriksa: a.

Pinjaman koleksi perpustakaan (buku, CD, atau jurnal dan majalah).

b.

Tanggungan denda di perpustakaan.

c.

Penyerahan softcopy skripsi, tesis, atau disertasinya. 1.

PENELUSURAN DENGAN MULTIPLE SEARCH Untuk melakukan penelusuran, pilihlah Multiple Search pada tampilan awal penelusuran seperti pada Gambar A-1. Pilihlah kriteria penelusuran dan ketikkan kata kunci seperti pada Gambar A-2. Hasil penelusuran akan seperti Gambar A-7.

Mahasiswa membayar CDROMISASI Rp. 15.000 ke biro II (kecuali prodi TI dan SI karena sudah include dalam biaya ujian skripsi).

2.

Mahasiswa meregistrasikan dan mengupload secara mandiri tugas akhirnya

di

website

(http://sinta.ukdw.ac.id/sinta/regista.jsp)

sesuai

SinTA dengan

data

skripsi, tesis, atau disertasinya. 3.

Petugas akan memeriksa kelengkapan data dan file tugas akhir mahasiswa.

Jika data karya ilmiah sudah benar dan lengkap,

maka akan divalidasi oleh petugas, dan mahasiswa akan mendapatkan pengesahan bukti penyerahan karya ilmiah.

Gambar A-7: Hasil Penelusuran QUICK SEARCH

22


pada secarik kertas yang tersedia di dekat komputer untuk penelusuran. Cara pencarian pustaka di rak dapat dilihat di Lampiran C. Detail pustaka berikutnya dapat dilihat dengan tombol Lihat Berikutnya.

III. BEBAS BLOKIR REGISTRASI Setiap kali menjelang registrasi pada Semester Genap atau Semester Ganjil, perpustakaan mengumumkan mahasiswa yang belum mengembalikan koleksi perpustakaan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 1(satu) bulan. Mahasiswa yang namanya tercantum dalam daftar Blokir Registrasi tidak dapat melakukan

Pada Detail Pustaka ditunjukkan keterangan status buku sedang dipinjam atau bebas sesuai dengan jumlah eksemplar. Apabila ada buku yang sedang dipinjam dan ingin mengetahui kapan kembalinya maka tekan tombol

Informasi<> kembali, sehingga muncul tampilan dan informasi seperti Gambar A-5.

registrasi sebelum mengembalikan koleksi perpustakaan dan menyelesaikan sanksi administrasi. Sanksi administrasi sesuai yang ditetapkan pada bagian sanksi sanksi pelanggaran.

Layanan bebas blokir registrasi dilayani pada bagian

perugas bebas blokir. IV. SANKSI - SANKSI Sanksi diberikan dengan melihat pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan: 1.

Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi Sanksi terlambat mengembalikan koleksi yang dipinjam dari batas waktu pinjaman yang telah ditentukan adalah sebagai berikut: a.

Terlambat

pengembalian

b.

Terlambat pengembalian

koleksi

Umum

(U),

dikenakan

sanksi

dikenakan

sanksi

keterlambatan sebesar Rp 500,-/buku/hari. koleksi Referensi (R),

keterlambatan sebesar Rp 5.000,-/buku/hari. Gambar A-5 : Jadwal Kembali

c.

Terlambat pengembalian koleksi Majalah, Jurnal dikenakan sanksi keterlambatan sebesar Rp 5.000,-/buku/hari.

Dari data di atas dapat diketahui bahwa pustaka dengan barcode 2001965 sedang dipinjam dan tanggal kembalinya adalah 14-03-2001. Tekan Keluar untuk kembali

d.

Terlambat mengembalikan koleksi CD, dikenali sanski keterlambatan sebesar Rp. 500,-/judul/hari

ke Detail Pustaka. 2. Tombol Sinopsis pada Detail Pustaka untuk menampilkan informasi tentang

Sanksi

membawa

masuk

orang

lain

yang

bukan

anggota

perpustakaan

diskripsi dari pustaka yang ditampilkan pada Detail Pustaka. Informasi tersebut

Bagi pengguna yang membawa masuk orang lain yang bukan anggota

seperti pada Gambar A 6. Tekan Keluar untuk kembali ke Detail Pustaka.

perpustakaan tanpa seijin dan persetujuan pihak perpustakaan untuk memanfaatkan fasilitas dan koleksi perpustakaan diberi sanksi: mendapatkan status Non-aktif selama 2 bulan pada semester yang sedang berjalan sehingga tidak dapat meminjam koleksi perpustakaan. 3.

Sanksi menghilangkan koleksi Bagi peminjam yang menghilangkan buku yang dipinjam, diberikan sanksi sebagai berikut: a.

Mengganti

koleksi sesuai dengan koleksi yang dihilangkan, lebih baik

jikalau dengan edisi terbaru. b. 34


Jikalau buku yang dihilangkan terbitan luar negeri, maka ada 3 alternatif yang bisa dipilih untuk dilakukan: UKDW Yogyakarta - 23

i. ii.

Sesuai dengan sanksi no. 1 di atas. atau Mengganti dengan sejumlah uang disesuaikan dengan harga sekarang ditambah biaya pengiriman (10% dari harga buku), atau

iii.

Mengganti dengan 2 eksemplar fotocopy terbaik sesuai dengan koleksi yang dihilangkan, jikalau masih ada koleksi yang sama.

c.

Jikalau buku yang dihilangkan terbitan dari dalam negeri, maka bisa memilih dari point 2.a. atau 2.b.

4. Sanksi merusak koleksi Merusak koleksi perpustakaan seperti penyobekan, dll., akan dikenakan sanksi sebagai berikut: a.

Bagi Pengguna dari civitas akademika UKDW i.

Merusak Koleksi Buku: sanksi yang diberikan adalah

• •

b.

a. Rak Umum S1: Koleksi berada di rak umum Perpustakaan UKDW b. Rak Referensi S1: Koleksi berada di rak referensi Perpustakaan UKDW c. Rak Umum S2 : Koleksi berada di rak umum pasca sarjana Perpustakaan UKDW d. Rak Referensi S2 : Koleksi berada di rak referensi pasca sarjana Perpustakaan UKDW e. Rak PPS : Koleksi berada di Taman Bacaan PPS (Pusat Pengembangan Spiritual) di Seturan f. Rak Arsitektur : Koleksi berada di Perpustakaan Program Studi Arsitektur g. Perbaikan : Koleksi sedang dalam perbaikan, dan tidak dapat digunakan sementara h. Hilang : Koleksi tidak terindikasi jelas keberadaannya

Mengganti buku yang dirusak/disobek.

Non–aktifkan sebagai anggota perpustakaan selama 1 semester. Bagi Pemakai/Pengguna Anggota Tamu dari Luar UKDW. i.

Merusak koleksi buku, sanksi yang diberikan: •

Penggantian

koleksi

yang

dirusak

dengan

buku

yang

sama/sejumlah uang yang ditentukan yaitu Rp. 200.000,Biaya di atas dapat berubah sewaktu-waktu •

Membuat Surat Pernyataan telah melakukan pengrusakan dan

•

Pemberitahuan kepada Rektor/WR I; Kepala Instansi, dll. Surat

berjanji tidak akan melakukan lagi. Pernyataan sebagai lampiran. •

Keanggotaannya dicabut.

5. Sanksi membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan. a.

Bagi Pengguna dari civitas akademika UKDW Membawa keluar Koleksi Buku di luar prosedur diberi sanksi berupa: i.

Di Non-aktifkan sebagai anggota perpustakaan selama 1 semester, sehingga tidak dapat meminjam koleksi perpustakaan.

ii.

Membuat Surat Pernyataan telah membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan dan berjanji tidak akan melakukan lagi.

iii.

Pemberitahuan kepada Dekan/Ketua Prodi, tembusan PR. I. Surat pernyataan sebagai lampiran.

Membawa keluar Koleksi Karya Ilmiah (Laporan Kerja; Penelitian; Skripsi;

Jika ini adalah buku yang dimaksud, catatlah Call Number, Kode Pengarang dan Jenis Pustaka. Ketiga informasi ini merupakan informasi yang berguna untuk mencari pustaka di rak. Berdasarkan hasil penelusuran pada Gambar A-3, catatlah informasi tersebut seperti berikut :

U 333.64 Su71

Thesis; Disertasi) sanksi yang diberikan: 24

Gambar A-4 : Detail Pustaka


i.

Sanksi Administrasi: di Non–aktifkan sebagai anggota perpustakaan selama 1 semester.

ii.

Membuat Surat Pernyataan telah membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan dan berjanji tidak akan melakukan

Gambar A- 2 : Kriteria Penelusuran

lagi. iii.

Pemberitahuan kepada Dekan/Ketua Prodi, tembusan PR. I. Surat pernyataan sebagai lampiran.

PENELUSURAN DENGAN QUICK SEARCH

iv. Sanksi Pengajaran yang akan diusulkan Perpustakaan ke Program

Ketik kata kunci berdasarkan katagori yang dipilih, kemudian tekan ENTER dan hasil penelusuran dengan Quick Search seperti pada Gambar A-3. Informasi pustaka yang disajikan adalah : Call Number, Kode Pengarang, Jumlah Eksemplar, Judul Pustaka, Sub Judul, Pengarang Utama, Pengarang lain, Penerbit.

Studi adalah: •

Dibatalkan judul skripsi yang dibuat (jikalau menempuh skripsi)

• b.

Penurunan nilai pada 2 mata kuliah etika (MKDU).

Bagi Pemakai/Pengguna Anggota Tamu dari Luar UKDW. Jikalau pengguna/pemakai dari luar UKDW melakukan tindakan Membawa keluar koleksi tanpa prosedur yang telah ditentukan, maka tindakan tersebut dinyatakan sebagai Tindakan Kriminal (dalam hal ini Pencurian) dan

diproses secara hukum yang berlaku melalui pihak kepolisian

terdekat. 6. Sanksi menghilangkan nomor locker Jika terdapat pengguna perpustakaan yang menghilangkan nomor locker penitipan barang, maka akan dikenakan biaya pengganti sebesar Rp. 10.000,-, namun jika nomor locker nya diketemukan kemudian, uang tersebut akan dikembalikan lagi.

FASILITAS PERPUSTAKAAN Gambar A-3: Detail Pustaka

Fasilitas yang disediakan oleh UPT Perpustakaan UKDW antara lain: Untuk mengetahui apakah buku tersebut tersedia atau tidak untuk dipinjam, tekan Detail pada pojok kiri bawah. Tampilan Detail Pustaka seperti Gambar A-4. Pada form Detail Pustaka, informasi dilengkapi dengan lokasi pustaka yang ditampilkan detilnya. Lokasi pustaka menunjukkan di mana pustaka tersebut diletakkan, jumlah eksemplar, dan status peminjaman: Bebas atau Dipinjam. Informasi ini membantu pengguna untuk mendapatkan pustaka tersebut. Lokasilokasi yang mungkin adalah : 32


I.

Laboratorium Literasi Informasi

Laboratorium Literasi Informasi merupakan laboratorium komputer dengan jumlah komputer sebanyak 20 komputer yang merupakan tempat yang digunakan untuk membantu para mahasiswa pengguna perpustakaan untuk mengerjakan tugas akhir dan akses jurnal online. Selain itu laboratorium ini juga digunakan untuk pelatihanpelatihan literasi informasi di perpustakaan secara berkala. Fasilitas yang disediakan adalah seperangkat komputer multimedia dengan fasilitas Internet cepat sehingga mempermudah pengaksesan informasi. Mahasiswa pengguna lab ini UKDW Yogyakarta - 25

diberikan jatah waktu penggunaan per bulannya, sehingga untuk menggunakan fasilitas ini pengguna harus mendaftarkan terlebih dahulu pada petugas laboratorium literasi informasi. II.

LAMPIRAN A PENELUSURAN PUSTAKA BUKU UMUM & REFERENSI

Hotspot/Wifi

Fasilitas ini diberikan secara gratis untuk semua pengguna perpustakaan terutama civitas akademika UKDW. Fasilitas ini bekerja sama dengan unit Puspindika UKDW yang merupakan unit penyedia layanan terknologi informasi kampus sehingga para pengguna di seluruh bagian ruang di perpustakaan dapat mengakses Internet tanpa kabel, langsung melalui laptop atau mobile device lainnya. Untuk menggunakan fasilitas ini pengguna civitas akademika UKDW harus mendaftar terlebih dahulu pada unit Puspindika untuk mendapatkan username dan password untuk login ke sistem Wireless Internet. Untuk pengguna non UKDW maka jika sudah menjadi anggota perpustakaan baik harian maupun bulanan juga dapat mengakses dengan terlebih dahulu mendaftarkan ke unit Puspindika.

JENIS PENELUSURAN PUSTAKA UMUM dan REFERENSI Ada dua pilihan pada menu untuk penelusuran yaitu Quick Search atau Multiple Search: 1. Quick Search untuk mencari secara cepat dan menampilkan satu per satu data yang memenuhi kriteria 2. Multiple Search untuk mencari sekelompok data yang memenuhi kriteria dan menampilkannya secara bersamaan. Pilih salah satu cara penelusuran pada layar tampilan seperti Gambar A-1.

III. Ruang Baca dan Ruang Diskusi Ruangan-ruangan baca dan diskusi yang disediakan oleh perpustakaan tentu bertujuan agar para pengguna perpustakaan dapat membaca dan berdiskusi dengan mudah dan nyaman di lingkungan perpustakaan. Ruangan dibagi menjadi 2 bagian, dimana salah satu bagian merupakan bagian untuk ruangan baca tenang dan bagian lainnya adalah ruangan untuk diskusi namun tetap menjaga suasana tenang. Ruang baca ada yang bersifat publik bersama-sama dan ada juga yang bersifat pribadi (ruang studi Carrel). Untuk menggunakan fasilitas ini pengguna dapat langsung menggunakannya tanpa pendaftaran apapun. Melalui hibah PHPPTS 2013 perpustakaan juga melakukan penambahan meja dan kursi baca. IV. Bilik Baca Mandiri Ruangan baca mandiri pada awalnya dikhususkan untuk para mahasiswa pasca sarjana Teologi, namun seiring perkembangan dan kebutuhan, maka pengguna non pasca sarjana Teologi juga dapat memanfaatkan fasilitas ini. Namun karena jumlah ruangan baca mandiri masih terbatas, maka pengguna yang dibolehkan menggunakan ruang ini adalah mahasiswa yang berstatus sedang mengerjakan skripsi/tesis/disertasi dari semua prodi dengan melakukan pendaftaran terlebih duhulu kepada petugas di lantai 2. Melalui hibah PHP-PTS 2013 ini, perpustakaan dapat melakukan penambahan ruangan bilik baca mandiri.

26

Gambar A-1: Tampilan Awal Penelusuran

Setelah kita memilih penelusuran Quick Search atau Multiple Search akan ditampilkan kriteria penelusuran : 1. Title+Keyword : mencari berdasarkan judul atau kata kunci pada judul pustaka 2. Pengarang (Author) : mencari berdasarkan nama pengarang 3. Penerbit (Publisher) : mencari berdasarkan nama penerbit Pilihlah dahulu kriteria penelusuran sebelum mengetikkan kata kunci pada kotak teks disediakan seperti pada tampihan Gambar A-2, kemudian tekan ENTER.


V. PETUGAS PERIODIKAL

V.

Job description petugas periodikal

Ruangan audio visual merupakan ruangan baru yang terletak di lantai basement dekat dengan perkantoran dan ruang pengumpulan tugas akhir. Tujuan ruangan ini adalah digunakan untuk pengaksesan berbagai koleksi audio visual yang dimiliki oleh perpustakaan.

1.

Melayani peminjaman dan pengembalian periodikal.

2.

Mempertanggung jawabkan uang denda pada jadwal melayani pengembalian.

Ruang Audio Visual

3.

Melayani Bebas Pustaka.

4.

Melayani peminjaman referensi.

VI. Loker Penitipan Barang dan Tas Perpustakaan

5.

Memberikan informasi seputar sirkulasi koleksi, aturan dan lokasi koleksi

Loker penitipan barang digunakan bagi seluruh pengujung perpustakaan, dimana para pengunjung wajib menitipkan barang bawaannya kepada petugas jaga loker untuk dimasukkan pada loker dan mendapatkan tas perpustakaan sebagai gantinya untuk membawa barang-barang pribadinya seperti laptop masuk ke perpustakaan. Tujuan menggunakan tas perpustakaan adalah meningkatkan keamanan perpustakaan sehingga meminimalkan pencurian koleksi perpustakaan.

periodikal pada pengguna. 6.

Membantu proses rekoleksi periodical.

7.

Membantu proses pengolahan periodical.

8.

Membantu proses download periodical.

9.

Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian Periodikal

VII. Alat Penelusuran Koleksi

Tata tertib petugas periodikal 1.

Datang selambat-lambatnya 10 menit sebelum jam pelayanan.

2.

Hadir sesuai jadwal yang ditetapkan.

3.

Petugas pengganti harap siap bila ada permintaan penggantian.

4.

Berpakaian rapi dan sopan (kemeja/ baju memakai krah)

5.

Tidak boleh berbicara terlalu keras

6.

Tidak makan pagi/siang di meja tugas, sebaiknya memberitahu rekan

7.

Tidak menerima tamu/ berbincang di meja tugas, apabila dirasa penting

Tersedia beberapa unit komputer sebagai alat penelusur informasi (OPAC) bagi para pemakai: komputer unit untuk penelusuran koleksi umum dan referensi dan komputer unit untuk koleksi karya ilmiah & indek artikel dan jurnal. Katalog online yang dapat diakses pada http://library.ukdw.ac.id dan http://www.ukdw.ac.id/catalog

untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat. sebaiknya memberitahu rekan tugas untuk mengambil waktu dan tempat

KESEMPATAN KERJA DI PERPUSTAKAAN

yang tepat. 8.

Tidak diperbolehkan meminjamkan komputer kepada orang lain.

I. PETUGAS SIRKULASI Job description petugas sirkulasi 1.

Melayani peminjaman dan pengembalian buku.

2.

Mempertanggung jawabkan uang denda pada jadwal melayani pengembalian.

3.

Memberikan informasi seputar sirkulasi koleksi, aturan dan lokasi koleksi pada pengguna.

4. 5.

Membantu proses rekoleksi buku. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian Sirkulasi

Tata tertib petugas sirkulasi 30


1.

Datang selambat-lambatnya 10 menit sebelum jam pelayanan. UKDW Yogyakarta - 27

2.


3.

3.


4.


Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian Pengumpulan Tugas Akhir

Tata tertib petugas Pengumpulan Tugas Akhir

5.


1.


6.


2.


untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat.

3.



4.


sebaiknya memberitahu rekan tugas untuk mengambil waktu dan tempat

5.


yang tepat.

6.


7.


7.

8.

Bila tidak bertugas tidak diperkenankan di area sirkulasi.

9.


untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat. sebaiknya memberitahu rekan tugas untuk mengambil waktu dan tempat

II. PETUGAS SHELVING

yang tepat.

Job description petugas shelving

8.


1.

Melayani penataan koleksi di rak yang tepat

2.


IV. PETUGAS LAB LITERASI INFORMASI

pada pengguna.

Job description petugas lab Literasi Informasi

3.

Membantu proses rekoleksi buku.

1.

Mencatat dan menjaga lab literasi informasi terhadap kegiatan pemakai lab

4.

Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan

2.


Tetap bagian Sirkulasi

lantai 2 pada pengguna.

Tata tertib petugas shelving

3.

1.


2.


3.


4.

Membantu proses maintenance lab literasi informasi Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan dan Karyawan Tetap bagian TI

Tata tertib petugas lab Literasi Informasi

4.


1.


5.


2.


6.


3.


untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat.

4.


5.


6.


III. PETUGAS PENGUMPULAN TUGAS AKHIR Job description petugas Pengumpulan Tugas Akhir 1. 2.

Melayani proses pengumpulan tugas akhir seluruh civitas akademika

untuk mengambil waktu dan tempat yang tepat. 7.


UKDW

sebaiknya memberitahu rekan tugas untuk mengambil waktu dan tempat

Melakukan proses pengolahan dan konversi ke format PDF untuk

yang tepat.

kepentingan upload ke SinTA

28

8.



BUKU PANDUAN PERPUSTAKAAN

Recommend Documents