Breukelen, December Make strategy work! Persoonlijke actieplan. Met behulp van de A3 methode. IG&H Consulting & Interim

Breukelen, December 2013

Make strategy work!®

Persoonlijke actieplan

Met behulp van de A3 methode

© IG&H Consulting & Interim

Agenda 1 Korte terugblik

2 Toelichting actieplan

3 Ontwikkelen actieplan

4 Follow up

© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013

Persoonlijk actieplan

2

Terugblik: huidige situatie Lean in zorg met benodigde vervolgstappen Onderzoeksresultaat

Praktijkvoorbeelden

Eigen situatie Naam


Niveau

Kansen

Learn center

Actieplan Drempels


3




4 Follow up



4

Actieplan en doelstelling: opstellen en uitvoeren activiteiten moet altijd bijdragen aan gestelde doelen Doelstellingen ……

Verhogen patiënttevredenheid ……

Verlagen kosten ……

Verhogen kwaliteit

Actieplan


Actieplan

Actieplan

Actieplan

Actieplan


5

A3 methode: eerst problemen uitwerken en vervolgens oplossingen formuleren  Titel  Datum  Teamleden

 Afdeling/team  Probleemnummer  Coach Plan

Do, Check, Act

Maak probleem helder

Omschrijf de maatregelen

Specificeer de huidige situatie Evalueer de maatregelen

Bepaal de doelsituatie

Omschrijf de vervolgacties Analyseer de kernoorzaak



6

Waarom een methode I: hoe we het vaak doen: jumping to conclusions

Achtergrond en beschrijving probleem

Oplossing



7

Waarom een methode II: hoe we het meestal ECHT doen


Oplossing



8

Aanpak: eerst analyse, daarna pas oplossen


Bronoorzaken 15%

80%

Huidige situatie

Oplossing 5%



9

A3 methode: eerst problemen uitwerken en vervolgens oplossingen formuleren  Titel  Datum  Teamleden


Do, Check, Act








10




4 Follow up



11

Proces uitwerking: in twee groepen verder uitwerken persoonlijk actieplan per organisatie Proces

Vormen van de groepen  2 groepen  1 groep begeleiding door Arjan en andere begeleiding door Bart  Volgende slide indeling van de groepen

A3 invullen  Per stap korte toelichting  Vervolgens uitwerking van eigen A3  Bespreken van de uitwerking in de groepen

Hulpmiddelen

A3 met volledige uitleg


Verdere uitleg analyse kernoorzaak

Prints van de presentaties


12

Indeling groepen en koppels; koppels van dezelfde organisatie pakken 1 probleem op GGzE  E. van den Dungen  M. van Heerebeek  M. Haagoort

RKZ 1 probleem

 J. van Roon  H. Cense

1 probleem

GGzE  PJ. van Geldrop  P. Janssen  T. de Ruijter

1 probleem VGZ/Volckaert  B. van de Vosse  P. Geenen

GGzE    

//// E. Jacobs T. van Riel A. Stokkink

1 probleem

MCA  A. van Dongen  G. Gommans


2 problemen

UMCG/ZSM 1 probleem

 J. Hiddes  B. Vlaskamp

2 problemen


13

In drie fases uitwerken: per fase korte toelichting, zelf uitwerken en bespreken  Titel  Datum  Teamleden


1


Do, Check, Act

3



2





14

Maak probleem helder  Titel  Datum  Teamleden

 Afdeling/team  Probleemnummer  Coach Plan Maak probleem helder

Waarom  Bekijken of het probleem echt een probleem is  Indien het echt een probleem is dan oppakken, zo niet dan ander probleem oppakken  Afkaderen van het probleem

Wat  Omschrijf het probleem  Omschrijf de gevolgen van het probleem voor de (bedrijfs-) doelstellingen  Geef aan wat in scope en wat buiten scope ligt



15

Specificeer de huidige situatie  Titel  Datum  Teamleden

 Afdeling/team  Probleemnummer  Coach Plan Waarom

Specificeer de huidige situatie

 Verder analyseren van het probleem zodat duidelijk is waar de pijn zit  Kwantificeren, impact van het probleem bepalen met een nulmeting  Hierdoor kun je bepalen waar de focus op moet liggen

Wat  Omschrijf de huidige situatie zo concreet mogelijk en onderbouw met cijfers, feiten, tijden, data etc.  Gebruik 5W2H  stel de vragen: wat? wanneer? wie? waar? hoe? hoeveel?  De 5e W (waarom) komt bij het onderdeel “Analyseer de kernoorzaken”)



16

Bepaal de doelsituatie  Titel  Datum  Teamleden

 Afdeling/team  Probleemnummer  Coach Plan Waarom  Alle medewerkers krijgen hetzelfde doel en gaan daardoor dezelfde kant uit  Het wordt duidelijk wanneer het doelstelling behaald is

Bepaal de doelsituatie Wat  Bepaal hoe de ideale situatie er uit zou zien; houd het realistisch maar wel prikkelend (‘stretching’)  Druk de doelsituatie uit in meetbare doelen om later het effect van de maatregelen te kunnen evalueren  Bepaal wanneer de doelsituatie bereikt moet zijn



17

Analyseer de kernoorzaak  Titel  Datum  Teamleden

 Afdeling/team  Probleemnummer  Coach Plan Waarom  Bepalen van de échte kernoorzaak van het probleem  Door aanpak van de kernoorzaak los je het probleem structureel op  Indien je niet de kernoorzaak aanpakt doe je aan symptoombestrijding en los je het probleem niet op

Wat

Analyseer de kernoorzaak


 Vraag door; stel vijf keer de vraag: Waarom? (5 x waarom)  Pak eerst de drie belangrijkste kernoorzaken op  Gebruik visgraat of kerstboommodel


18

Omschrijf de maatregelen  Titel  Datum  Teamleden

 Afdeling/team  Probleemnummer  Coach Do, Check, Act Waarom


 Het is voor iedereen duidelijk wat er gedaan moet worden, wie het gaat doen en wanneer het af moet zijn;  Hierdoor ontstaat minder discussie tijdens uitvoering van de maatregelen

Wat  Omschrijf de maatregelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden)  Kijk of de maatregelen echt bijdragen aan het oplossen van de kernoorzaken  Houd de cyclus zo kort mogelijk, dus streef naar korte deadlines



19

Evalueer de maatregelen  Titel  Datum  Teamleden


 Bepalen welk effect de ingezette maatregelen hebben gehad  Bepalen of doelsituatie behaald is, of dat er nog vervolgacties uitgezet dienen te worden

Evalueer de maatregelen

Wat  Bepaal hoe je wil meten of de doelsituatie bereikt is (welke cijfers, wanneer meten, wie verantwoordelijk)  Benoem per actie wat de resultaten waren  Is het probleem niet (voldoende) opgelost? Bepaal waarom niet (is de grondoorzaak niet gevonden? is de maatregel niet goed uitgevoerd?)



20

Omschrijf de vervolgacties  Titel  Datum  Teamleden


 Indien doel bereikt: Borgen van de nieuwe werkwijze, zodat deze niet verwatert  Indien doel niet bereikt: aanpassen acties zodat doel wel bereikt wordt

Wat  Indien doel bereikt: 1) Zorg voor standaardisering van die maatregelen, 2) Communiceer nieuwe werkwijze 3) Leg vast (nieuwe processen, werkinstructies, -afspraken)  Indien doel niet bereikt: 1) Oorzaken opnieuw onderzoeken en/of 2) Maatregelen opnieuw bepalen en/of 3)A3 opnieuw maken


Omschrijf de vervolgacties


21




4 Follow up



22

Follow up: na executive leergang 1 à 2 follow up momenten

Follow up Aan de slag

Follow up

Executive leergang


Aan de slag


23

Breukelen, December 2013

Make strategy work!®

Persoonlijke actieplan

Met behulp van de A3 methode

© IG&H Consulting & Interim

Breukelen, December Make strategy work! Persoonlijke actieplan. Met behulp van de A3 methode. IG&H Consulting & Interim

Recommend Documents