Breukelen, December 2013
Make strategy work!®
Persoonlijke actieplan
Met behulp van de A3 methode
© IG&H Consulting & Interim
Agenda 1 Korte terugblik
2 Toelichting actieplan
3 Ontwikkelen actieplan
4 Follow up
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
2
Terugblik: huidige situatie Lean in zorg met benodigde vervolgstappen Onderzoeksresultaat
Praktijkvoorbeelden
Eigen situatie Naam
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Niveau
Kansen
Learn center
Actieplan Drempels
Persoonlijk actieplan
3
Agenda 1 Korte terugblik
2 Toelichting actieplan
3 Ontwikkelen actieplan
4 Follow up
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
4
Actieplan en doelstelling: opstellen en uitvoeren activiteiten moet altijd bijdragen aan gestelde doelen Doelstellingen ……
Verhogen patiënttevredenheid ……
Verlagen kosten ……
Verhogen kwaliteit
Actieplan
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Actieplan
Actieplan
Actieplan
Actieplan
Persoonlijk actieplan
5
A3 methode: eerst problemen uitwerken en vervolgens oplossingen formuleren Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan
Do, Check, Act
Maak probleem helder
Omschrijf de maatregelen
Specificeer de huidige situatie Evalueer de maatregelen
Bepaal de doelsituatie
Omschrijf de vervolgacties Analyseer de kernoorzaak
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
6
Waarom een methode I: hoe we het vaak doen: jumping to conclusions
Achtergrond en beschrijving probleem
Oplossing
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
7
Waarom een methode II: hoe we het meestal ECHT doen
Achtergrond en beschrijving probleem
Oplossing
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
8
Aanpak: eerst analyse, daarna pas oplossen
Achtergrond en beschrijving probleem
Bronoorzaken 15%
80%
Huidige situatie
Oplossing 5%
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
9
A3 methode: eerst problemen uitwerken en vervolgens oplossingen formuleren Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan
Do, Check, Act
Maak probleem helder
Omschrijf de maatregelen
Specificeer de huidige situatie Evalueer de maatregelen
Bepaal de doelsituatie
Omschrijf de vervolgacties Analyseer de kernoorzaak
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
10
Agenda 1 Korte terugblik
2 Toelichting actieplan
3 Ontwikkelen actieplan
4 Follow up
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
11
Proces uitwerking: in twee groepen verder uitwerken persoonlijk actieplan per organisatie Proces
Vormen van de groepen 2 groepen 1 groep begeleiding door Arjan en andere begeleiding door Bart Volgende slide indeling van de groepen
A3 invullen Per stap korte toelichting Vervolgens uitwerking van eigen A3 Bespreken van de uitwerking in de groepen
Hulpmiddelen
A3 met volledige uitleg
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Verdere uitleg analyse kernoorzaak
Prints van de presentaties
Persoonlijk actieplan
12
Indeling groepen en koppels; koppels van dezelfde organisatie pakken 1 probleem op GGzE E. van den Dungen M. van Heerebeek M. Haagoort
RKZ 1 probleem
J. van Roon H. Cense
1 probleem
GGzE PJ. van Geldrop P. Janssen T. de Ruijter
1 probleem VGZ/Volckaert B. van de Vosse P. Geenen
GGzE
//// E. Jacobs T. van Riel A. Stokkink
1 probleem
MCA A. van Dongen G. Gommans
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
2 problemen
UMCG/ZSM 1 probleem
J. Hiddes B. Vlaskamp
2 problemen
Persoonlijk actieplan
13
In drie fases uitwerken: per fase korte toelichting, zelf uitwerken en bespreken Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan
1
Maak probleem helder
Do, Check, Act
3
Omschrijf de maatregelen
Specificeer de huidige situatie Evalueer de maatregelen
2
Bepaal de doelsituatie
Omschrijf de vervolgacties Analyseer de kernoorzaak
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
14
Maak probleem helder Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan Maak probleem helder
Waarom Bekijken of het probleem echt een probleem is Indien het echt een probleem is dan oppakken, zo niet dan ander probleem oppakken Afkaderen van het probleem
Wat Omschrijf het probleem Omschrijf de gevolgen van het probleem voor de (bedrijfs-) doelstellingen Geef aan wat in scope en wat buiten scope ligt
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
15
Specificeer de huidige situatie Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan Waarom
Specificeer de huidige situatie
Verder analyseren van het probleem zodat duidelijk is waar de pijn zit Kwantificeren, impact van het probleem bepalen met een nulmeting Hierdoor kun je bepalen waar de focus op moet liggen
Wat Omschrijf de huidige situatie zo concreet mogelijk en onderbouw met cijfers, feiten, tijden, data etc. Gebruik 5W2H stel de vragen: wat? wanneer? wie? waar? hoe? hoeveel? De 5e W (waarom) komt bij het onderdeel “Analyseer de kernoorzaken”)
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
16
Bepaal de doelsituatie Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan Waarom Alle medewerkers krijgen hetzelfde doel en gaan daardoor dezelfde kant uit Het wordt duidelijk wanneer het doelstelling behaald is
Bepaal de doelsituatie Wat Bepaal hoe de ideale situatie er uit zou zien; houd het realistisch maar wel prikkelend (‘stretching’) Druk de doelsituatie uit in meetbare doelen om later het effect van de maatregelen te kunnen evalueren Bepaal wanneer de doelsituatie bereikt moet zijn
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
17
Analyseer de kernoorzaak Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Plan Waarom Bepalen van de échte kernoorzaak van het probleem Door aanpak van de kernoorzaak los je het probleem structureel op Indien je niet de kernoorzaak aanpakt doe je aan symptoombestrijding en los je het probleem niet op
Wat
Analyseer de kernoorzaak
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Vraag door; stel vijf keer de vraag: Waarom? (5 x waarom) Pak eerst de drie belangrijkste kernoorzaken op Gebruik visgraat of kerstboommodel
Persoonlijk actieplan
18
Omschrijf de maatregelen Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Do, Check, Act Waarom
Omschrijf de maatregelen
Het is voor iedereen duidelijk wat er gedaan moet worden, wie het gaat doen en wanneer het af moet zijn; Hierdoor ontstaat minder discussie tijdens uitvoering van de maatregelen
Wat Omschrijf de maatregelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) Kijk of de maatregelen echt bijdragen aan het oplossen van de kernoorzaken Houd de cyclus zo kort mogelijk, dus streef naar korte deadlines
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
19
Evalueer de maatregelen Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Do, Check, Act Waarom
Bepalen welk effect de ingezette maatregelen hebben gehad Bepalen of doelsituatie behaald is, of dat er nog vervolgacties uitgezet dienen te worden
Evalueer de maatregelen
Wat Bepaal hoe je wil meten of de doelsituatie bereikt is (welke cijfers, wanneer meten, wie verantwoordelijk) Benoem per actie wat de resultaten waren Is het probleem niet (voldoende) opgelost? Bepaal waarom niet (is de grondoorzaak niet gevonden? is de maatregel niet goed uitgevoerd?)
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
20
Omschrijf de vervolgacties Titel Datum Teamleden
Afdeling/team Probleemnummer Coach Do, Check, Act Waarom
Indien doel bereikt: Borgen van de nieuwe werkwijze, zodat deze niet verwatert Indien doel niet bereikt: aanpassen acties zodat doel wel bereikt wordt
Wat Indien doel bereikt: 1) Zorg voor standaardisering van die maatregelen, 2) Communiceer nieuwe werkwijze 3) Leg vast (nieuwe processen, werkinstructies, -afspraken) Indien doel niet bereikt: 1) Oorzaken opnieuw onderzoeken en/of 2) Maatregelen opnieuw bepalen en/of 3)A3 opnieuw maken
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Omschrijf de vervolgacties
Persoonlijk actieplan
21
Agenda 1 Korte terugblik
2 Toelichting actieplan
3 Ontwikkelen actieplan
4 Follow up
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Persoonlijk actieplan
22
Follow up: na executive leergang 1 à 2 follow up momenten
Follow up Aan de slag
Follow up
Executive leergang
© IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013
Aan de slag
Persoonlijk actieplan
23
Breukelen, December 2013
Make strategy work!®
Persoonlijke actieplan
Met behulp van de A3 methode
© IG&H Consulting & Interim