InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail:
[email protected]
BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE
SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS
TERVEZÉSI FOLYAMATOK KÉZIRAT
Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A-2008-0105 kódszámú pályázata keretében
2009
VIAD’ORO
KÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT.
[email protected] 30-555-9096
1
1. Stratégiai tervezés Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügy és a pályázatkezelés ügymenetéhez stratégiai tervezés nem kapcsolódik. Bár Bükkszentkereszt önkormányzatánál a stratégiai tervezés a kapcsolódó szakmai ismeretek jelenlegi hiánya miatt nem terjed el, a négyéves gazdasági program (2006-2010) viszont jelzi a stratégiai tervezés, annak kiterjesztése iránti elkötelezettséget. A stratégiai tervezés bevezetése az önkormányzat, illetve a hivatal teljes szerkezetében s funkciójában (működésében és feladatellátásában) nem életszerű, mert nincsenek olyan mértékű erőforrások, amelyek indokoltan igényelnék a stratégiai tervezés módszertanának teljes körű bevezetését. Bükkszentkereszt gazdasági programjának stratégiai tervezési szempontú átvilágítása (különös tekintettel a szolgáltató szektoron belüli idegenforgalomra) viszont erősen javasolt cél. Bükkszentkereszt önkormányzatának választott tisztségviselői és a polgármesteri hivatal vezetői jelenleg nem ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Igény van rá, a pályázat keretében képzés során megvalósítandó. 2. Tervdokumentumok 2.1. Képzési terv A hivatalban dolgozó képesített könyvelő kötelező képzéseken vesz részt évente 4-3 alkalommal. Az előfizetéses képzés egy magáncég, a Perfect Kft. végzi. Ezen kívül szakmai értekezleteket a MÁK szervez. 2.2. Költségvetési terv Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyző felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a pénzügyi előadó munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezető(i) saját hatáskörükben elkészítik az intézmény(ek) intézményi költségvetési terét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezéséből áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyző végzi el. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetője nyújtja be a jegyzőnek. A jegyző állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselőtestület elé terjeszt. A képviselőtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselőtestület elő történő beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettől kezdődően 30 napon belül megtörténik Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához döntéstámogatási eszközök nem kapcsolódnak. Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához stratégiai tervezés módszertanát nem alkalmazzák.
2
Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Bükkszentkereszt önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása a testület nyilvános ülésén történi, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet. Azonban ezt a lehetőséget nem használják k az állampolgárok, érdeklődés nem tapasztalható. A költségvetés tervdokumentumai nem nyilvánosak, de az előző év zárszámadása igen Az intézmények vezetői készítik el az intézmény éves költségvetés tervezetét, amelyben az intézmény közalkalmazottainak bér- és járulékai szerepelnek Bükkszentkereszt önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása folyamatához jelenleg nem kapcsolódik IKT támogatottság. A tárgyévi költségvetési terv előterjesztését követi az előző év költségvetési beszámolójának leadása a MÁK felé. Az éves költségvetés zárszámadása elkészítésének és leadásának határideje a következő ép április 30. napja. Zárszámadásról szóló jelentést képviselőtestületi határozat erősíti meg. 2.3. A belső ellenőrzés terve Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés belső ellenőrzési terv alapján készül. A belső ellenőrzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyző terjeszti elő, a testület fogadja el önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabály formájában a tárgyévet megelőző év november 15. napjáig. A belső ellenőrzés tartalmi terve alapján a tényleges belső ellenőrzést az önkormányzat kezdeményezésére a Miskolci Többcélú Társulás által működtetett belső ellenőrzési csoportjának munkatársai végzik A pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés szabályozásának dokumentumai: • kötelezettségvállalás • ellenjegyzés • utalványozás • érvényesítés (rendje) • ügyrendi szabályzat • számviteli politika • vagyongazdálkodási és beruházási szabályzat • leltározási szabályzat • bizonylati szabályzat Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a pénzügy és költségvetés végrehajtási ellenőrzés kapcsolódó döntési folyamatokhoz kapcsolódóan nincs külön dokumentum, a belső ellenőrzési terv alapján történik. Főkönyvi kivonatot készít a gazdasági ügyek előadó és a jegyző ellenőrzi. 3. Előterjesztések, rendelet- és határozattervek Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületének éves munkaterve van, amelynek kötelező témái: beszámolók, zárszámadás, költségvetés elfogadása. Testületi ülés napirendjéhez az intézmények vezetői is nyújthatnak be témát (a jegyző előterjesztésén keresztül), pl. az intézmény szakmai programjának módosítása, az alapító okirat (szmsz) módosítására tett javaslat). Természetesen képviselők is terjeszthetnek be ügyeket, jellemző pl. az erdőbirtokosság beszámolja vagy kkv ingatlan bérlet).
3
Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületében jogszabályalkotás, szabályozás elfogadásának rendje a határozati javaslat, illetve a rendelettervezet tárgyától függően változik. A költségvetés elfogadása a legidőigényesebb, 1-2 hónap. Jellemzőek a kevésbé időigényes döntések, 1-2 napos átfutási idővel. A helyi jogszabály hatályossága és érvényessége szintén az előterjesztés tárgyától függ. A helyi jogszabályok határozatok és rendeletek azokat elfogadó testületi ülés utáni első munkanapon kerülnek kihirdetésre és lépnek hatályba. A szociális terület érintő rendelet jellemzően később lép hatályba, mert annak tartalmát meg kell ismertetni a lakossággal és az esetleges véleményeket meg kell vitatnia a testületnek, érvényesíteni kell a visszacsatolás lehetőségét. Bükkszentkereszt önkormányzatánál helyi jogszabály (határozat, rendelet) elindítását vagy módosítását bármely helyi lakos, vállalkozás vagy szervezet kezdeményezheti. Írásos javaslatával a polgármesterhez és jegyzőhöz kell fordulnia. A jegyző a hivatalos úton terjeszti testület elé Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestületének éves munkaterve van, amelynek kötelező témái: beszámolók, zárszámadás, költségvetés elfogadása. Évente 8-9 rendes testületi ülés tervezett, azonban igény szerint rendkívüli testületi ülések is összehívhatók. A testületi üléseken túlmenően évente egy közmeghallgatás, illetve egy falugyűlést tartanak. Testületi ülés napirendjéhez az intézmények vezetői is nyújthatnak be témát (a jegyző előterjesztésén keresztül), pl. az intézmény szakmai programjának módosítása, az alapító okirat (szmsz) módosítására tett javaslat). Természetesen képviselők is terjeszthetnek be ügyeket, jellemző pl. az erdőbirtokoság beszámolja vagy kkv ingatlan bérlet). Bükkszentkereszt önkormányzata képviselőtestülete üléseinek jegyzőkönyvei a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A testületi ülések jegyzőkönyveit kijelölt képviselők hitelesítik. A dokumentumok papíralapon megtekinthetők az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetők meg a jegyzőkönyvek és az egyéb dokumentumok. Állampolgári igény a betekintésre nincs. Az államigazgatási hivatal a testület döntéseinek törvényességi ellenőrzését végzi. A dokumentumokat elektronikus úton adja át az önkormányzati hivatal az államigazgatási hivatalnak, ahonnan az észrevételek, módosítási javaslatok is elektronikusan éreznek meg. Bükkszentkereszt önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataiban a képviselő testület tagjai számára nincsenek elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok. Igény van rá, a pályázat céljai között szerepel. 4. A döntés-előkészítés Bükkszentkereszt Önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataiban a képviselő testület tagjai számára nincsenek elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok. Azonban igény van rá. Az intézmények vezetői számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre. Azonban mind a hivatal vezetője, mint az intézmény vezetőei igényli.
4
5. Intézmények tervezési folyamatai Bükkszentkereszt önkormányzata által felügyelt intézményekkel (óvoda és iskola) a rendszeres információ áramlás legjelentősebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelően az önkormányzata által felügyelt intézmények is hasonló módon terveznek. A költségvetés tervezésének általános folyamata a következő: • • • • • • • •
önkormányzata által felügyelt intézményekkel (óvoda és iskola) vezetői saját hatáskörben elkészítik az intézmények éves költségvetésének tervét, amely általában az intézmények munkavállalóinak bér és járulék költségeit tartalmazza, illetve az állami normatíva felhasználását az intézmények vezetői az intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzat költségvetésének tervezése előtti időszakban (általában tárgyév január hónapja) bemutatják a jegyzőnek a jegyzővel történő egyeztetés az intézmény saját hatáskörben tervezett bér és járulékok költségtervén túl érinti az intézmény dologi költségvetését, amelynek tervét azonban a jegyző készíti elő az intézményvezető és jegyző egyeztetése során elkészült intézményi költségvetés tervét a jegyző terjeszti a rendes éves költségvetési terv részeként a testület elő, amely módosíthatja, illetve elfogadhatja önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabályban az intézmények szakmai programját (pl. az iskola pedagógia programját, illetve annak indokolt módosítását) az intézmény vezetője készíti el, és nyújtja be a jegyzőhöz, aki a testület elé terjeszti, a testület pedig önkormányzati határozat szintű helyi jogszabályban fogadja el az intézmények alapító okiratát, szmsz-ét a (egyeztetve az intézmény vezetőjével)jegyző állítja össze és terjeszti a testület elé, amely önkormányzati határozat szintű helyi jogszabályban fogadja el az intézmények nyilvános szakmai rendezvényeikről, programjaikról szóban tájékoztatják a polgármestert, a jegyző felé írásban részvételre kérő meghívó érkezik a polgármesteri hivatal szmsz-t (annak módosítását) a jegyző állítja össze és terjeszti a testület el, amely önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabályban fogadja el
A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-előkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentősebb információt az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítése igényli. Az intézmények vezetői részt vesznek az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítésében. A belső ellenőrzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyző terjeszti elő, a testület fogadja el önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabály formájában a tárgyévet megelőző év november 15. napjáig. A belső ellenőrzés tartalmi terve alapján a tényleges belső ellenőrzést az önkormányzat kezdeményezésére a Miskolci Többcélú Társulás által működtetett belső ellenőrzési csoportjának munkatársai végzik A Miskolci Többcélú Társulás által működtetett belső ellenőrzési csoportjának munkatársai által végzett belső ellenőrzésről szóló jelentést a jegyző fogadja be. Amennyiben a belső ellenőrzést végző szakértők módosítási javaslatot, észrevételt tesznek, a jegyző intézkedési tervet készít, amely megvalósítása kötelező érvényű az intézmény vezetőjére nézve. Az intézmény belső ellenőrzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyző terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabály formájában. A testületi elfogadás időpontjáig a belső ellenőrzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyző saját hatáskörben tesz intézkedéseket. Az intézmények vezetői számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-előkészítő dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre. Azonban mind a hivatal vezetője, mint az intézmény vezetője igényi, és a pályázat során megvalósítandó.
5
6. A költségvetés terve Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének tervezéséét a jegyző felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a pénzügyi előadó munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezető(i) saját hatáskörükben tervezik meg az intézmény(ek) intézményi költségvetési terét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezéséből áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyző végzi el. Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének tervezési és végrehajtási folyamatában egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Változtatásra van igény, de nem életszerű, mert nem bonyolult a költségvetés. Bükkszentkereszt önkormányzata költségvetésének tervezéséhez és végrehajtásához döntés-támogatási eszközök nem kapcsolódnak, hozzá stratégiai módszertant nem alkalmaznak. Bükkszentkereszt önkormányzatánál jelenleg új költségvetés tervezési és végrehajtási technikákat nem alkalmaznak. Tehát IKT támogatottsága nem releváns.
7. A szakpolitikák tervezése Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok a következők: • •
oktatás szakpolitika: jellemzően az iskola költségvetés tervében jelennek meg, az intézményvezető (iskola igazgatója) az iskola bér- és járulékai költségeit tervezi meg, egyéb forrás igényei a testület elé terjesztett költségvetés mellékletében jelennek meg egészségügy szakpolitika: pénzügyi tervét a hivatal pénzügyi előadója készíti elő, költségvetési terv részeként kerül a testület elé
Bükkszentkereszt önkormányzata az egyes szakpolitikák tervezéséhez külső szakértőt nem vesz igénybe. Erőforrásaikat a hivatal és részben az intézmény adja. Egyéb erőforrások esetileg, pályázati részvétel követelményeiként, azok költségvetéséből vehetők igénybe. A szakpolitikák dokumentumai jellemezően költségvetési résztervek (külön szakmai program nem jellemző), amelyeket az önkormányzati hivatal pénzügyi előadója készít elő. Az oktatás szakpolitika dokumentumait az intézmény vezetője készíti elő. Ezek a dokumentumok túlnyomó részben ugyancsak költségvetési részterveket jelentenek: a pedagógusok besorolása alapján az intézmény bér és járulékainak terve, túlóra elszámolás. Az intézmény dologi kiadásának (pl. közüzemi díjak) költségvetési tervét a jegyző előterjesztése szerint a testület önállóan tárgyalja az éves költségvetés részeként. Alkalmanként történik egyéb tárgyú egyeztetés az intézményvezető és a jegyző (testület) között: pl. az intézmény épületének felújítása tárgyában. A költségvetési részterveket a pénzügyi előadó közreműködésével a jegyző állítja össze, (a könyvelő cég szokásos ellenőrzési jelentését figyelembe véve) terjeszti a testület elé. A költségvetést, benne a szakpolitikák részköltségvetését, a testület rendeletben fogadja el. A szakpolitikák közül az oktatásügynek, oktatási intézménynek van ellenőrzési rendje (költségvetés ellenőrzés rendje szerint). Szakmai ellenőrzés nem történik.
6
A szakpolitikák tervezése területein nincs bevezetve a stratégiai tervezés módszertana. Az önkormányzat négyéves gazdasági terve szerint az idegenforgalom szakpolitikájában szükség lenne a stratégiai tervezés módszertanának bevezetésére. 8. A közbeszerzés tervezése Bükkszentkereszt önkormányzatának közbeszerzési koncepcióit a jegyző és a polgármester egyezteti. Külső szakértő céggel elkészttetik a közbeszerzés ajánlattételi és ahhoz kapcsolódó műszaki dokumentációját. A jegyző a szakmai anyagokat átadja a képviselőtestület ad hoc közbeszerzési bizottságának. A közbeszerzési bizottság jóváhagyja a közbeszerzési dokumentumokat, a polgármester szignálja és a jegyző kiküldi a közbeszerzési ajánlatkéréseket. A beérkezett ajánlatokat a jegyző átadja a képviselőtestület ad hoc közbeszerzési bizottságának, amely javaslatot tesz a nyertes ajánlattevőről a képviselőtestületnek. 9. A nyilvánosság tervezése Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért a jegyző a felelős. A képviselőtestület üléseinek jegyzőkönyvei, az önkormányzat határozatai és rendeletei, a szociális feladatok egy része papíralapon hozzáférhetők a nyilvánosság számára a hivatalban. Bükkszentkereszt önkormányzata jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. A polgármester és jegyző szóbeli egyeztetése alapján születnek meg a területtel kapcsolatos formai és tartalmi döntése.
7
