Beter inzicht in het Anticorruptiebeleid voor zakenpartners van Anixter
INLEIDING
• Anixter hanteert een ZEROtolerancebeleid ten aanzien van omkoping en corruptie • Met dit overzicht krijgt u beter inzicht in het Anticorruptiebeleid voor zakenpartners van Anixter (“het Beleid”) • Van alle zakenpartners van Anixter wordt verwacht dat zij de principes van het Beleid navolgen Download het Beleid hier Let wel dat dit overzicht van het Anticorruptiebeleid voor zakenpartners van Anixter uitsluitend voor algemene informatiedoeleinden wordt aangeboden en geen enkele garantie of schadeloosstelling van welke aard dan ook biedt ten aanzien van de nauwkeurigheid daarvan. Anixter raadt sterk aan dat u juridisch advies inwint over anti-omkoping- en anticorruptiewetgevingenen en de naleving van deze wetten. Anixter wijst alle verantwoordelijkheid op dit gebied af, inclusief maar niet beperkt tot directe, indirecte, incidentele, speciale of gevolgschade in verband met of ten gevolge van het uitwisselen van deze informatie. 2
ZEVEN ONDERWERPEN DIE IN DEZE CURSUS AAN DE ORDE KOMEN 1.
WAAROM HANTEERT ANIXTER DIT BELEID?
2.
OP WIE IS DIT BELEID VAN TOEPASSING?
3.
WAAR HEEFT DIT BELEID BETREKKING OP?
4.
WAT IS OMKOPING?
5.
ZIJN ETENTJES, ENTERTAINMENT OF CADEAUS VAN OF AAN OVERHEIDSFUNCTIONARISSEN VOLGENS DIT BELEID TOEGESTAAN?
6.
ZIJN ETENTJES, ENTERTAINMENT OF CADEAUS VAN OF AAN EEN PERSOON DIE GEEN OVERHEIDSFUNCTIONARIS IS, VOLGENS DIT BELEID TOEGESTAAN?
7.
WAT MOET IK DOEN ALS IK OMKOPING VERMOED OF ONTDEK?
3
1. WAAROM HANTEERT ANIXTER DIT BELEID?
• Om de cultuur van ethiek en integriteit binnen Anixter, en onze inzet voor een eerlijke, rechtvaardige en ethische wijze van zakendoen te onderstrepen • Om zowel u als Anixter te beschermen tegen aansprakelijkheid en strenge straffen vanwege schending van de anti-omkoping- en anticorruptiewetgevingenen, waaronder aanzienlijke boetes, gevangenisstraf en het onvermogen zaken te doen met de overheid • Om de anti-omkoping- en anticorruptiewetgevingen na te leven, inclusief maar niet beperkt tot: – – – –
de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (“de FCPA”) de Britse Bribery Act de Braziliaanse Clean Company Act alle andere anti-omkoping- en anticorruptiewetten in landen waar Anixter werkzaam is
4
2. OP WIE IS DIT BELEID VAN TOEPASSING?
• Dit Beleid is van toepassing op alle zakenpartners van Anixter wereldwijd • Zakenpartners worden gedefinieerd als iedereen die met Anixter zakendoet, inclusief maar niet beperkt tot: Leveranciers
Aannemers
Integratoren
Distributeurs en resellers
Channelpartners
Consultants
Professionele adviseurs
Jointventurepartners
Douaneagenten
Expediteurs
Commissionair en handelsvertegenwoor digers
Dienstverleners
5
3. WAAR HEEFT DIT BELEID BETREKKING OP?
• Het Beleid verbiedt dat u uit naam van Anixter: – Steekpenningen geeft of ontvangt – Iets van waarde (bv. etentjes, gastvrijheid of andere cadeaus) aan overheidsfunctionarissen geeft of van overheidsfunctionarissen ontvangt – Politieke schenkingen doet – Faciliterende betalingen doet, zelfs als dit volgens de plaatselijke wetgeving is toegestaan of in bepaalde landen gebruikelijk is. Faciliterende betalingen zijn meestal kleine, onofficiële betalingen die gedaan worden om een routinematige handeling door een overheidsfunctionaris te realiseren of te bespoedigen. Bijvoorbeeld: • het inklaren van goederen • het behandelen van een visumaanvraag • het aansluiten van gas, water en licht
6
4. WAT IS OMKOPING?
• Omkoping is het beloven, aanbieden, geven, goedkeuren, vragen, krijgen of instemmen met het krijgen van zaken van waarde, direct of indirect, aan of van een persoon om het gedrag van deze persoon op ongepaste wijze te beïnvloeden om Anixter te helpen een zakelijke activiteit te verwerven of te behouden of om oneigenlijk voordeel te verkrijgen. Bijvoorbeeld: • om een contract te krijgen
• om belastingen te reduceren
• om wetten te veranderen
• om goederen in- en uit te klaren
• om elektriciteit of telefoon aan te sluiten
•
om een bedrijfsvergunning te krijgen
• Er geldt geen minimum voor het geldbedrag dat als omkoping kan worden beschouwd. • Er is zelfs sprake van omkoping zonder dat iets van waarde wordt gegeven.....alleen al het aanbod of de belofte is voldoende. Het gaat om de intentie om iemand om te kopen.
7
4. WAT IS OMKOPING?(VERVOLG)
• Voorbeelden van “zaken van waarde” zijn inclusief maar niet beperkt tot: geld of zaken die contant geld vertegenwoordigen (bijv. cadeaukaarten)
geschenken (bijv. bij verjaardag, condoleance, beterschap)
gastvrijheid(bijv. het aanbieden van hapjes en drankjes tijdens een trainingssessie)
etentjes en entertainment(bijv. een golfmiddag, een sportwedstrijd, enz.)
vergoeding van reiskosten (bijv. vliegtickets of verblijfskosten)
Training
promotieartikelen (bijv. kalenders)
bedrijfskosten (bijv. gas, water, elektra of huur)
persoonlijke uitgaven(bijv. huishouden, lidmaatschap van vereniging, enz.)
diensten of persoonlijke gunsten
leningen of kwijtschelding van schulden
aandelen, obligaties of enig ander financieel belang in een onderneming
aanbieden of beloven van een (toekomstige) baan
schenkingen aan een politiek of goed doel
• Het is wel duidelijk dat het bij omkoping niet altijd om geldbedragen gaat
8
5. ZIJN ETENTJES, ENTERTAINMENT OF CADEAUS VAN OF AAN OVERHEIDSFUNCTIONARISSEN VOLGENS DIT BELEID TOEGESTAAN? •
NEE! U mag uit naam van Anixter GEEN zaken van waarde beloven, aanbieden, geven, goedkeuren, vragen, krijgen of ermee instemmen deze te krijgen aan of van overheidsfunctionarissen. Onder “Overheidsfunctionaris” wordt verstaan: – – – – – –
•
•
iedereen die werkzaam is bij de overheid, een overheidsagentschap of een overheidsorgaan op nationaal, regionaal, plaatselijk of enig ander niveau iedereen die werkzaam is bij een bedrijf dat in handen is van of onder controle staat van de overheid (dit geldt voor zowel volledige als gedeeltelijke eigendom of controle) iedereen die werkzaam is bij een groep met een speciale status (bv. autochtone Noord-Amerikaanse indianenstammen) iedereen die werkzaam is bij een internationale openbare organisatie (bv. de VN/ EU) politici, politieke kandidaten en politieke partijen leden van Koninklijke of regerende families
Alles van waarde gegeven aan een derde (bv. een familielid, vriend, politieke partij) die is aangewezen door een overheidsfunctionaris, wordt gezien als gegeven aan deze overheidsfunctionaris Als u niet zeker weet of een derde een overheidsfunctionaris is, neemt u contact op met uw juridische afdeling voor advies.
9
6. ZIJN ETENTJES, ENTERTAINMENT OF CADEAUS VAN OF AAN EEN PERSOON DIE GEEN OVERHEIDSFUNCTIONARIS IS, VOLGENS DIT BELEID TOEGESTAAN? • U mag iets van waarde geven aan of ontvangen van iemand die GEEN overheidsfunctionaris is, mits dit: – – – –
– –
OVEREENSTEMT met de toepasselijke plaatselijke wetgeving en het beleid van de gever, de ontvanger en Anixter; nauwkeurig wordt opgegeven in de administratie en overzichten van Anixter; NIET bedoeld is om de ontvanger op ongepaste wijze te beïnvloeden, of de schijn van ongepastheid zou kunnen wekken; NIET bedoeld is om de ontvanger te belonen voor diens ondersteuning bij het verkrijgen of behouden van een zakelijke activiteit of een zakelijk voordeel; GEEN geld of zaken die contant geld vertegenwoordigen, betreft; NIET is gevraagd door de ontvanger of door een derde namens de ontvanger.
10
7. WAT MOET U DOEN ALS U OMKOPING VERMOEDT OF ONTDEKT? • U mag corrupt, onethisch of dubieus gedrag, direct of indirect, tijdens uw bedrijfsvoering voor Anixter of uit naam van Anixter NIET negeren • Neem onmiddellijk contact op met de Business Integrity Line van Anixter (anixter.ethicspoint.com) om dit gedrag te rapporteren
11
SAMENVATTING
• Anixter hanteert een ZEROtolerancebeleid ten aanzien van omkoping en corruptie • Het is NOOIT acceptabel om steekpenningen te betalen of te ontvangen, direct of indirect, tijdens uw bedrijfsvoering voor Anixter of uit naam van Anixter • Faciliterende betalingen zijn ten strengste verboden • Het geven of ontvangen van zaken van waarde aan of van overheidsfunctionarissen is ten strengste verboden • Anixter eist strikte naleving van alle toepasselijke anti-omkoping- en anticorruptiewetten • Neem contact op met de Business Integrity Line van Anixter (anixter.ethicspoint.com) als u vermoedt dat er sprake is van corrupt, onethisch of dubieus gedrag • Van alle zakenpartners van Anixter wordt verwacht dat zij dit Beleid navolgen. U kunt het Beleid downloaden via anixter.com/bppolicy 12
BENT U ZOVER OM UW KENNIS VAN DIT BELEID TESTEN?
SCENARIO 1
• Een zending van Anixter wordt bij de douane ingehouden vanwege onjuiste papieren. U wordt als douaneagent van Anixter door de douanebeambte benaderd om een klein bedrag te betalen om de producten vrij te geven. U weet dat dit soort betalingen volgens de plaatselijke wet zijn toegestaan en dat dit soort kleine betalingen aan douanebeambten gebruikelijk is.
VRAAG: MAG U DIT KLEINE BEDRAG AAN DE DOUANEBEAMBTE GEVEN?
14
SCENARIO 1
ANTWOORD: NEE • Dit is een faciliterende betaling die volgens het beleid van Anixter verboden is.
• De waarde van het geldbedrag doet er niet toe. Hiervoor geldt geen minimum!
15
SCENARIO 2
• U bent al maanden bezig om Anixter te helpen een potentiële nieuwe klant in te schrijven. Tijdens uw gesprekken met uw contactpersoon bij deze klant blijkt dat haar dochter zich bij uw oude universiteit wil inschrijven. Als gerenommeerde alumnus van deze universiteit biedt u aan om namens haar dochter een aanbevelingsbrief te schrijven. Maar dit aanbod wordt beleefd afgewezen.
VRAAG: IS UW AANBOD EEN AANBEVELINGSBRIEF TE SCHRIJVEN VOLGENS ONS BELEID TOEGESTAAN?
16
SCENARIO 2
ANTWOORD: NEE • Een persoonlijke gunst is ook omkoping. • Het schrijven van een aanbevelingsbrief zoals in dit scenario kan worden gezien als een poging om de klant van Anixter op ongepaste wijze te beïnvloeden. • Het feit dat dit aanbod wordt afgewezen, doet niet ter zake. Het gaat nog steeds om omkoping, ook al is de persoonlijke gunst nooit uitgevoerd of de betaling nooit gedaan. Het aanbod of de belofte is al voldoende om de antiomkopingswetten en het Beleid van Anixter te schenden.
17
SCENARIO 3
• U hebt Anixter geholpen met een bepaalde aannemer een project in LatijnsAmerika binnen te halen. U bent natuurlijk blij over dit behaalde succes en wilt de aannemer vandaag een cadeau toesturen om dit te vieren. U besluit de aannemer een mini iPad te geven en voegt daar een kleine notitie bij waarin u in de toekomst meer “extraatjes vanwege de goede relatie" belooft. De aannemer is volgens het Beleid van Anixter geen overheidsfunctionaris.
VRAAG: MOET U ZICH ZORGEN MAKEN OVER HET GEVEN VAN DE IPAD?
18
SCENARIO 3
ANTWOORD: JA • Het moment en de waarde van het cadeau, in combinatie met uw opmerking, zou de indruk kunnen wekken dat de aannemer wordt beloond omdat hij het project aan Anixter heeft gegeven. Onthoud goed: als u zaken doet voor Anixter, moet u de instemming van Anixter hebben voordat u entertainment of cadeaus aan iemand geeft die geen overheidsfunctionaris is.
19
SCENARIO 4
• U bent een consultant die Anixter helpt bij een bepaald project waar een staatsbedrijf in China bij betrokken is. Anixter heeft het contract al binnengehaald. U wilt een vicepresident van het staatsbedrijf morgenavond uitnodigen voor een etentje in een betaalbaar restaurant om het project te bespreken.
VRAAG: ZOU DIT ETENTJE HET BELEID VAN ANIXTER SCHENDEN?
20
SCENARIO 4
ANTWOORD: JA • De begunstigde is een overheidsfunctionaris. • Volgens het Beleid van Anixter is het zakenpartners verboden om etentjes, cadeaus of zaken van waarde te beloven, aan te bieden, te geven, goed te keuren of te vragen aan een overheidsfunctionaris, of om etentjes, cadeaus of zaken van waarde te krijgen of instemmen te krijgen van een overheidsfunctionaris.
• Een “overheidsfunctionaris” is iedereen die voor een staatsonderneming werkt. • Het Beleid van Anixter is altijd van toepassing, ongeacht de geldwaarde (d.w.z. dat het er niet toe doet dat het hier om een betaalbaar restaurant gaat).
21
SCENARIO 5 • U bent als consultant ingehuurd door Anixter. Anixter is van plan intern een bepaalde oplossing te implementeren, en u bent gevraagd een leverancier van technologische oplossingen aan te bevelen. U hebt hiervoor drie potentiële leveranciers geselecteerd. Tijdens de selectieprocedure nodigt u elke leverancier apart uit voor een lunch in een betaalbaar restaurant om hun bekwaamheden, de voorgestelde oplossing en de kosten ervan te bespreken. U brengt slechts één van deze lunches bij Anixter in rekening. Aangezien twee van de leveranciers staatsbedrijven zijn, besluit u de lunches met hen niet bij Anixter in rekening te brengen.
VRAAG: ZOU DIT ETENTJE HET BELEID VAN ANIXTER SCHENDEN?
22
SCENARIO 5
ANTWOORD: JA • Het gaat er niet om of u de etentjes al dan niet bij Anixter in rekening brengt. Het gaat er om dat u uit naam van Anixter handelt. Het Beleid van Anixter verbiedt zakenpartners om uit naam van Anixter etentjes te organiseren of cadeaus uit te wisselen met overheidsfunctionarissen.
23
Afsluitende beschouwing van Bob Eck, President & CEO - Anixter
"Ik zou liever geld, een klant, een leverancier of een order kwijtraken dan ons ethisch beleid of de wet te overtreden en onze integriteit te verliezen.”
Let wel dat dit overzicht van het Anticorruptiebeleid voor zakenpartners van Anixter uitsluitend voor algemene informatiedoeleinden wordt aangeboden en geen enkele garantie of schadeloosstelling van welke aard dan ook biedt ten aanzien van de nauwkeurigheid daarvan. Anixter raadt sterk aan dat u juridisch advies inwint over antiomkoping- en anticorruptiewetgevingen en de naleving van deze wetten. Anixter wijst alle verantwoordelijkheid op dit gebied af, inclusief maar niet beperkt tot directe, indirecte, incidentele, speciale of gevolgschade in verband met of ten gevolge van het uitwisselen van deze informatie.
25
