BESTEK REEVA Implementatie van een informaticatoepassing ter opvolging van de uitvoering van het personeelsplan binnen de FOD Financiën.
Versie 27/04/2010
Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 27 mei 2010 om 11 uur Indiening van de offertes uitsluitend bij de: Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 Gebouw C - 5e verdieping 1030 BRUSSEL
REEVA -1-
Inhoudstafel Inhoudstafel ................................................................................................................................................2 1. DEEL A: Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht..........................................4 1.1 Identificatie van de opdracht ........................................................................................................4 1.1.1 Aanbestedende overheid................................................................................................... 4 1.1.2 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht ..................................................... 4 1.1.3 Context en doel van opdracht............................................................................................ 4 1.1.4 Onverenigbaarheden ......................................................................................................... 5 1.1.5 Procedure en aard van de opdracht .................................................................................. 5 1.1.6 Procedure voor latere onderhandelingen .......................................................................... 6 1.1.7 Duur van het contract ........................................................................................................ 6 1.1.8 Opzegging.......................................................................................................................... 6 1.1.9 Tijdelijke verenigingen ....................................................................................................... 6 1.2 Infosessie .....................................................................................................................................6 1.3 Indiening en opening van de offertes...........................................................................................7 1.3.1 Indienen van offertes ......................................................................................................... 7 1.3.1.1 Offerte verstuurd via elektronische middelen ..............................................................7 1.3.1.2 Offerte die niet elektronisch wordt ingediend...............................................................8 1.3.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte ..............................................8 1.3.2 Opening van offertes ......................................................................................................... 8 1.4 Beschrijving van te presteren diensten........................................................................................9 1.5 Beschikkingen die de opdracht bepalen ......................................................................................9 1.5.1 Wetgeving .......................................................................................................................... 9 1.5.2 Documenten betreffende de opdracht ............................................................................... 9 1.5.2.1 De documenten van de inschrijver...............................................................................9 1.5.2.2 Andere documenten.....................................................................................................9 1.6 Vormgeving van offertes ..............................................................................................................9 1.6.1 Algemeen........................................................................................................................... 9 1.6.2 Geldigheidsduur van de offerte........................................................................................ 10 1.6.3 Varianten.......................................................................................................................... 10 1.6.4 Inhoud van de offerte....................................................................................................... 10 1.6.5 Gevolmachtigden............................................................................................................. 11 1.6.6 Bij de offerte te voegen technische documenten............................................................. 11 1.7 Prijs ............................................................................................................................................11 1.7.1 Algemene informatie rond prijs ........................................................................................ 11 1.7.2 Prijsherziening ................................................................................................................. 12 1.7.3 Clausule van meest begunstigde klant............................................................................ 12 1.8 Selectiecriteria, regelmatigheid van de offertes, gunningscriteria .............................................13 1.8.1 Selectiecriteria ................................................................................................................. 13 1.8.1.1 Criteria van uitsluiting.................................................................................................13 Administratieve vereenvoudiging.........................................................................................................13 Vierde uitsluitingscriterium ...................................................................................................................15 1.8.1.2 Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver..................15 1.8.1.3 Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver ...............15 1.8.2 Regelmatigheid van de offertes ....................................................................................... 16 1.8.3 Gunningcriteria................................................................................................................. 16 1.8.3.1 Lijst van gunningscriteria............................................................................................17 1.8.3.2 Het criterium « Prijs ».................................................................................................18 1.8.3.3 Eindscore ...................................................................................................................18 2. DEEL B: Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht .......................................19 2.1 Kennisgeving..............................................................................................................................19 2.2 Borgstelling ................................................................................................................................19 2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener ...................................................................................21 2.4 Opleveringen..............................................................................................................................21 2.4.1 Leveringen en installatie .................................................................................................. 21 2.4.2 Technische specificaties.................................................................................................. 21 2.4.3 Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten................................ 21 2.4.4 Controlewerkzaamheden................................................................................................. 22 2.4.5 Gedeeltelijke en globale voorlopige opleveringen ........................................................... 22 2.4.6 Definitieve opleveringen .................................................................................................. 23 2.4.7 Opleveringskosten ........................................................................................................... 23 REEVA -2-
2.4.8 Opleveringsmodaliteiten .................................................................................................. 23 2.5 Uitvoering van de diensten ........................................................................................................23 2.5.1 Termijnen en clausules.................................................................................................... 23 2.5.2 Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten .......................... 24 2.5.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurregeling.........................24 2.5.2.2 Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld..24 2.5.2.3 Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht.....25 2.5.2.4 Beoordeling van de uitgevoerde diensten..................................................................25 2.6 Onderaannemers .......................................................................................................................25 Vierde uitsluitingscriterium ...................................................................................................................27 2.7 Personeel van de inschrijver......................................................................................................28 2.8 Organisatie van opleidingen ......................................................................................................29 2.9 Documentatie .............................................................................................................................29 2.10 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën ..........................................................29 2.11 Planning ..............................................................................................................................30 2.12 Opvolging van de uitvoering van de opdracht ....................................................................30 2.12.1 Ingezette middelen .......................................................................................................... 30 2.12.2 Stuurgroep ....................................................................................................................... 30 2.12.3 Kick-off meeting ............................................................................................................... 30 2.12.4 Wekelijkse projectteamvergadering................................................................................. 30 2.12.5 Maandelijkse opvolgingsvergadering .............................................................................. 31 2.12.6 Rapportering .................................................................................................................... 31 2.13 Facturatie en betaling van de leveringen/diensten .............................................................31 2.14 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener..............................................................31 2.15 Eigendom............................................................................................................................33 2.16 Publiciteit – Referenties ......................................................................................................33 2.17 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem....................................................................33 2.18 Technologische evolutie .....................................................................................................33 2.19 Overdraagbaarheid en continuïteit .....................................................................................33 2.20 Verweermiddelen van de FOD Financiën – Geschillen......................................................34 3. DEEL C: Beschrijving van de opdracht .........................................................................................36 3.1 Voorwerp....................................................................................................................................36 4. Deel D: Administratieve bijlagen....................................................................................................42 4.1 Bijlage A: Offerteformulier..........................................................................................................42 4.2 Bijlage B: Modellen van prijstabellen .........................................................................................45 4.3 Bijlage C: Model van vraag en antwoord ...................................................................................46 4.4 Bijlage D: Model van formulier voor voorstelling van referenties...............................................47 4.5 Bijlage E: Model van cv van aan project toegewezen medewerkers.........................................48 4.6 Bijlage F: ICT fundamenten, FUP, projectbeheer......................................................................50 4.6.1 ICT Fundamenten............................................................................................................ 50 4.6.2 Projectbeheer................................................................................................................... 50 4.7 BIJLAGE G : Verklaring van vertrouwelijkheid ..........................................................................53
REEVA -3-
1. DEEL A: Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht 1.1 Identificatie van de opdracht 1.1.1 Aanbestedende overheid Opdrachtgever: de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën, Wetstraat 12, 1000 BRUSSEL
1.1.2 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht Leidende dienst van de aanbestedende overheid
FOD Financiën Stafdienst ICT Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel
Leidinggevende ambtenaar:
Louis Collet, directeur Stafdienst ICT
Contactpersoon
Michel Duchêne – Eerste Attaché North Galaxy- Toren B- 15°verdieping Koning Albert II laan, 33 – bus 70 1030 Brussel
Bijkomende inlichtingen betreffende de procedure kunnen worden bekomen bij Nathalie Orban, tel 0257/643 12, Fax 0257/96801,
[email protected]. De leidinggevende dienst in de zin van de artikelen 1 en 2 van de Algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Uitsluitend de leidende dienst is bevoegd om de opdracht te superviseren en te controleren.
1.1.3 Context en doel van opdracht Elk jaar worden binnen de FOD Financiën tijdens het begrotingsconclaaf de personeelsenveloppes vastgesteld voor het nieuwe begrotingsjaar. In functie van het beschikbare budget wordt vervolgens een personeelsplan opgesteld, waarin het aantal te werven statutaire en contractuele medewerkers voor het nieuwe begrotingsjaar worden vastgelegd per administratie, evenals hun budgettaire impact. Daarnaast wordt op het niveau van de contractuele medewerkers per kwartaal een balans opgemaakt van de vertrekken, welke een extra saldo oplevert voor het aantal te werven contractuele kandidaten. De Dienst Wervingen van de FOD Financiën heeft als opdracht de voorziene wervingen ook daadwerkelijk te realiseren. Binnen een overheidsorganisatie van meer dan 30.000 personeelsleden, een 800-tal voorziene statutaire aanwervingen per jaar, en een complexe samenstelling van types aanwervingen is een goede monitoring van de realisatie van het personeelsplan onontbeerlijk. Naast het bijhouden van de behoeften van de verschillende administraties en het up-to-date houden van de realisaties van het personeelsplan ter opvolging van haar eigen missie, dient de Dienst Wervingen hier ook regelmatig over te rapporteren aan het Management- en Directiecomité en de Inspecteur van Financiën. Momenteel wordt het personeelsplan opgevolgd door een medewerkster van de Dienst Wervingen belast met deze taken. Via manuele invulling van excel tabellen wordt zo de balans tussen gerealiseerde en de te realiseren wervingen opgevolgd. Door de afhankelijkheid van de correcte en tijdige input van de administraties en de vele manuele handelingen is het momenteel niet eenvoudig op gezette tijdstippen een accuraat beeld te geven van de huidige situatie.
REEVA -4-
In concreto wenst de Fod Financiën, Dienst P&O/ informaticatoepassing te beschikken welke haar toelaat: -
Wervingen
over
een
aangepaste
Het gedetailleerde personeelsplan te raadplegen en de uitvoering ervan op te volgen; De behoeften van de verschillende administraties te verzamelen en te beheren; De realisaties van het personeelsplan en de evolutie van het personeelsplan te monitoren aan de hand van boordtabellen; Periodieke rapporteringen te verzorgen aan de hand van diverse statistieken; De bestaande wervingsreserves voor contractuelen te consulteren in functie van de bestaande behoeften van het moment en de opvolging van de prioriteiten mogelijk maakt; Dat de gegevens door verschillende gebruikers worden geconsulteerd en/of aangepast in functie van hun toegangsniveau; De toepassing autonoom te beheren door de FOD Financiën en in een later stadium aan te passen.
De dienstenverlener implementeert de informaticatoepassing volgens de vereisten die verder worden uiteengezet in deel C van dit bestek en stelt deze ter beschikking van de opdrachtgevende overheid. De dienstverlener voorziet tevens in een beperkte training (train-the-trainer) om de eindgebruikers vertrouwd te maken met de modaliteiten van de toepassing. Tenslotte houdt de opdrachtgever zich het recht voor op de aangewezen dienstverlener een beroep te doen a rato van 30 dagen voor technische support. En dit in een periode van 2 jaar volgend op de implementatie van de informaticatoepassing. Het is de bedoeling dat deze toepassing nadien autonoom door de klant kan worden beheerd en aangepast indien nodig.
1.1.4
Onverenigbaarheden
De inschrijver wordt verzocht om kennis te nemen van de volgende beschikkingen: Art. 78 - § 1 – Moet worden uitgesloten, de vraag tot deelname of de offerte die werd ingediend voor een openbare aanbesteding van werken, leveringen of diensten, door elke persoon die werd belast met het onderzoeken, het uittesten, het bestuderen of het ontwikkelen van deze werken, leveringen of diensten, indien deze persoon ingevolge deze prestaties geniet van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Alvorens om deze reden het verzoek om deelname of de offerte van deze persoon uit te sluiten, nodigt de aanbestedende overheid deze laatste evenwel via een aangetekend schrijven uit om schriftelijk de relevante bewijsstukken te leveren waarmee zou kunnen worden aangetoond dat de persoon in kwestie niet geniet van een dergelijk voordeel. Deze formaliteit is niet verplicht, indien deze bewijsstukken werden gevoegd bij de vraag tot deelname of de offerte. De inschrijvers worden uitgenodigd om in hun offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Zo worden alle ondernemingen die hebben deelgenomen aan de voorstudies of aan de uitvoering van de Coperfin-projecten uitgenodigd om bij hun offertes de nodige bewijsstukken te voegen waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen.
1.1.5 Procedure en aard van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode. Het gaat om een opdracht van diensten.
REEVA -5-
Het gaat om een opdracht met vaste prijs in overeenstemming met de voorwaarden van het bestek. De inschrijver zal echter wel in zijn offerte de details van de componenten vermelden volgens het bijgevoegde model (prijstabel).
1.1.6 Procedure voor latere onderhandelingen In overeenstemming met het artikel 17, § 2 2°, b van de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure voor onderhandeling zonder publiciteit gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavig contract, aan de dienstverlener een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven.
1.1.7 Duur van het contract Het ontwerp en operationeel zijn van de informaticatoepassing moet uitgevoerd worden binnen een termijn van maximaal 8 maanden na het toekennen van de opdracht. De opdracht heeft een looptijd van vijf jaar die een aanvang neemt op de datum van de kick off van het project. De periode van vijf jaar kan unilateraal door de aanbestedende overheid met twee keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract.
1.1.8 Opzegging Onder voorbehoud van eventuele maatregelen van ambtswege, kan de opdracht op elk moment met vol recht door de aanbestedende overheid worden opgezegd middels een opzeggingstermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen via een aangetekend schrijven. Er wordt op gewezen dat er tijdens het verloop van het project een aantal GO/NO GO beslissingen zijn ingebouwd, die eveneens aanleiding kunnen geven aan het stopzetten van de opdracht, maar zonder opzeggingstermijn.
1.1.9
Tijdelijke verenigingen
De indiening van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier in bijlage A van het bestek wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de criteria van uitsluiting verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit deze opdracht.
1.2 Infosessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen.
REEVA -6-
Deze infosessie zal plaatsvinden op 22 april 2010 om 11 u. op dit adres: North Galaxy, toren C, zaal Mandarin, Koning Albert II-laan 33 te 1030 Brussel. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 19 april 2010 werden ingediend via het document in bijlage C. Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheet bestand als bijlage, op het adres
[email protected]. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres
[email protected]. en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit het bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.
1.3 Indiening en opening van de offertes 1.3.1 Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.
1.3.1.1 Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De inschrijver kan zijn offerte gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch versturen, waarbij beide delen één offerte vormen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996).
REEVA -7-
Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 58
1.3.1.2 Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: •
het voorwerp van het bestek: “REEVA : Implementatie van een informaticatoepassing ter opvolging van de uitvoering van het personeelsplan binnen de FOD Financiën.”
•
de datum en het uur van de opening van de offertes.
Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: •
het woord «offerte» in de linkerbovenhoek;
•
het adres van de bestemmeling:
1.3.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1° zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking : Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.
1.3.2 Opening van offertes De openbare zitting waarin de offertes op papier en de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 27 mei 2010 om 11 uur op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Zaal Mandarin. REEVA -8-
1.4 Beschrijving van te presteren diensten De leveringen/diensten zullen geschieden in overeenstemming met de technische specificaties van de delen B, C en D (= bijlagen) van het bestek.
1.5 Beschikkingen die de opdracht bepalen 1.5.1 Wetgeving -
-
De wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde contracten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 26 januari 1996). Het koninklijk besluit van 26 september 1996 dat de algemene uitvoeringsregels vastlegt voor overheidsopdrachten en voor concessies voor openbare werken en bijlage: Algemene Aannemingsvoorwaarden betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996). Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten, die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.
1.5.2 Documenten betreffende de opdracht -
-
Dit bestek. De berichten betreffende de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de onderhavige opdracht, worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte.
1.5.2.1 De documenten van de inschrijver -
De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.
1.5.2.2 Andere documenten De volgende documenten vormen een onontbeerlijke bron van informatie voor een goed inzicht in de opdracht. • •
ICT fundamenten, FUP en projectbeheer: zie bijlage F van dit bestek. De analyses en procesbeschrijving bijgevoegd in bijlage H
1.6 Vormgeving van offertes 1.6.1 Algemeen De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier in bijlage van dit bestek. Indien echter andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). REEVA -9-
De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. Indien er gekozen wordt voor de procedure van § 1.3.1.2 (offerte die niet elektronisch wordt ingediend) moet de offerte worden opgemaakt op papier in drie exemplaren (waarvan één origineel en twee kopieën). Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zo niet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard. De inschrijver zal tevens drie exemplaren van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (cd-rom of diskette). In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. Voor beide indieningvormen (zowel elektronisch als niet elektronisch) geldt verder dat voor de exemplaren in elektronische vorm dat de prijstabellen zullen worden voorgesteld in een apart elektronisch bestand, naast het bestand met de technische offerte. De inschrijver moet de elektronische bestanden controleren op virussen om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën door virussen wordt besmet. Hij dient in zijn offerte de naam en de versie van de voor de viruscontrole gebruikte software te vermelden en te garanderen dat de bestanden zijn gecontroleerd en geen virussen bevatten. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van het bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis betreffende één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.
1.6.2 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.
1.6.3 Varianten Elke inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen; varianten zijn niet toegelaten.
1.6.4 Inhoud van de offerte De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden in volgende vier delen: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (bijlage A bij dit bestek) B. Volmachten van de mandatarissen C. Informatie betreffende de onderaannemers Deel 2 – Financieel gedeelte Het prijsvoorstel: de kosten detailleren en samenvatten volgens de prijstabel opgenomen in bijlage B van dit bestek). Deel 3 – Technisch voorstel Deel 4 – Bijlagen Bijlage 1: ·Curriculum Vitae (model: bijlage E bij dit bestek) Bijlage 2: ·Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de REEVA - 10 -
openbare sector (model: bijlage D bij dit bestek) Bijlage 3: ·Vertrouwelijkheidsclausule (model: bijlage G bij dit bestek) Bijlage 4: ·Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, zal als onregelmatig worden beschouwd. Het technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 1, wordt geen rekening gehouden. De structuur van het technisch voorstel moet de structuur volgen van het deel C van het bestek. De inschrijver zal een continue en ononderbroken nummering voorzien voor alle pagina’s van zijn offerte en de bijlagen. Elke pagina moet worden geparafeerd. Betreffende de elektronische versie wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat de elektronische versie een duidelijke volgorde van de files aangeeft, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft.
1.6.5 Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.
1.6.6 Bij de offerte te voegen technische documenten De documenten van technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte.
1.7 Prijs 1.7.1 Algemene informatie rond prijs Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO. De opdracht is een opdracht met vaste prijs. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de prijslijst invullen die in bijlage B van het bestek wordt voorzien. De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal het tarief en het bedrag van de BTW afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte en voor de totaalprijs. De inschrijver wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben voorzien aangaande de bewuste diensten, met uitzondering van de BTW. Het gebruik van het model in bijlage B is verplicht. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.
REEVA - 11 -
1.7.2 Prijsherziening 1. Voor de leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. 2. Voor de diensten is de herziening van de prijzen mogelijk. 3. De regels voor de prijsherziening zijn: a. de prijzen kunnen éénmaal per jaar herzien worden b. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.v. Stafdienst B&B – boekhoudcel ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 4. de prijsherziening gaat in op: c. de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag gepresteerd zijn d. de 1e dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekende schrijven als de dienstverlener één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde 1e dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prestaties die na de eerstvolgende jaardag zullen gepresteerd worden) 5. de prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
⎛ ⎞ S + 0.2 ⎟⎟ P = P0 × ⎜⎜ 0,8 × S0 ⎝ ⎠ waarbij: P= herziene prijs P0= initiële prijs S0= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be 6. de prijzen van de diensten die worden bijbesteld, kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels 7. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij het aangetekende schrijven uitgaat van de Aanbestedende Overheid
1.7.3 Clausule van meest begunstigde klant De inschrijver (en dus ook de dienstverlener na de gunning van de opdracht) verbinden zich er tegenover de FOD Financiën toe om op elk moment de prijsvoorwaarden van hun meest begunstigde klant in België te bieden, en dit voor alle prestaties, producten en diensten die ze aan de FOD Financiën zullen leveren in het kader van onderhavige opdracht.
REEVA - 12 -
1.8 Selectiecriteria, regelmatigheid van de offertes, gunningscriteria 1.8.1 Selectiecriteria De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die hebben voldaan aan de selectiecriteria worden in overweging genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningcriteria, die zijn hernomen in § 1.8.3.1 van het bestek, in de mate dat deze offertes regelmatig werden bevonden op administratief en technisch vlak.
1.8.1.1 Criteria van uitsluiting
Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen gunnen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast. Eerste criterium van uitsluiting. §.1.
De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes:
REEVA - 13 -
1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° die voor de bewuste aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EURO, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op 2.500 EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. Voor de Belgische ondernemingen die personeel in dienst hebben dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, is de inschrijver niet langer verplicht bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen. Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. De inschrijver zal in zijn offerte het KBO nummer vermelden. § 2.
§.3.
De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°
een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;
2°
een attest in overeenstemming met 1°, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet.
De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver betreffende de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.
Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1°
zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt;
2°
een verklaring van faillissement hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank.
REEVA - 14 -
Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen betreffende de directe belastingen en de BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1° deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4° het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht.
1.8.1.2 Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver De inschrijver zal bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de omzet met betrekking tot het voorwerp van onderhavige opdracht gedurende de drie laatste boekjaren.
1.8.1.3 Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste één gelijkaardig project aantonen, uitgevoerd in de afgelopen drie jaar, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). REEVA - 15 -
Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privé-personen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model in bijlage D is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal de ISO- en andere certificaten in zijn bezit vermelden. De aanbestedende overheid wenst dat de inschrijver in het bezit is van een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkwaardig. De aanbestedende overheid wenst dat alle onderaannemers eveneens een ISOcertificaat van het type 9000 (9001 of 9002)of gelijkwaardig zouden bezitten voor de activiteiten die aan hen worden uitbesteed. Derde criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.
1.8.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikelen 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, zal de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen betreffende de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de gunningcriteria.
1.8.3 Gunningcriteria Voor de keuze van de meest interessante offerte vanuit een economisch standpunt, zullen de regelmatig bevonden offertes van de geselecteerde inschrijvers worden getoetst aan een reeks gunningcriteria. Deze criteria worden onderling afgewogen met het oog op het bekomen van een eindklassering.
REEVA - 16 -
1.8.3.1 Lijst van gunningscriteria De inschrijver zal bij zijn offerte alle nuttige inlichtingen voegen voor de beoordeling van zijn offerte in het licht van de gunningcriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningcriteria om de regelmatig bevonden offertes te onderscheiden, zijn de volgende: Toekenningscriteria 1. Voorgestelde prijzen/tarieven 2. De kwaliteit van de voorgestelde oplossing/werkwijze 3. Ervaring en deskundigheid van de leden van het voorgestelde team 4. Uitvoeringstermijn
Weging 40% 30% 20% 10%
Evaluatiemethode: 1. De prijs (40%) Berekeningswijze: 40 x PM ( prijs van de laagste regelmatige offerte) gedeeld door Po (prijs van de geanalyseerde offerte) 2. De kwaliteit van de voorgestelde oplossing / werkwijze (30%) De kwaliteit van de voorgestelde werkwijze wordt berekend rekening houdend met: de uitvoerbaarheid van het project; in zijn offerte legt de opdrachtnemer de nadruk op zijn goede begrip van de overheidsopdracht en op de doelstellingen en van opdrachtgevende overheid en de risico’s van dergelijk project; de relevantie van de voorgestelde procedures in termen van het ontwerpproces van een informaticatoepassing (aard en frequentie van de contacten met de opdrachtgevende overheid, rekening houden met zijn mening, enz.) en de prestaties van de consultingdiensten (flexibiliteit, samenwerkingsmodaliteiten met de opdrachtgevende overheid, manieren van communicatie, aard, reikwijdte en vorm van de adviezen en aanbevelingen, enz.); 3. Ervaring en mate van deskundigheid van de leden van het voorgestelde team ( 20%) De ervaring en mate van deskundigheid van de leden van het voorgestelde team wordt berekend rekening houdend met: de opgebouwde ervaringen (gelijkaardige projecten, technische kennis, opleiding,…) van de verschillende leden ervaring van de organisatie met soortgelijke opdrachten kennis, ervaring of begrip van de overheidscontext samenstelling van het team 4. Uitvoeringstermijn (10%) Hier wordt zowel de flexibiliteit van de opdrachtnemer in startdatum als de voorziene opleverdatum in rekening gebracht. De termijn zal evenwel de maximale uitvoeringstermijn, beschreven in paragraaf 1.1.7 niet overschrijden. Volgende offertes komen niet in aanmerking voor de gunning van de opdracht: • De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten met uitzondering van het prijscriterium (36/60) • De offertes die geen 60 % van de punten behalen op het criterium 2 (24/40)
REEVA - 17 -
1.8.3.2 Het criterium « Prijs » Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen:
⎛ Pr ⎞ P = Pmax × ⎜ min ⎟ ⎜ Pr ⎟ ⎝ offerte ⎠ waarbij: • • • •
Prmin Profferte P Pmax
= laagste prijs, van de regelmatig bevonden offertes = prijs van de offerte = punten toegekend aan het criterium « Prijs » = maximale weging van het criterium « Prijs »
1.8.3.3 Eindscore De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningcriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.
REEVA - 18 -
2. DEEL B: Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht 2.1 Kennisgeving Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 (Wet tot invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) , doet de aanbestedende instantie , onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van : 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de motieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onregelmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet is gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie binnen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres waarnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2. De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1° indien geen vordering tot schorsing is ingesteld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingesteld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen na de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt.
2.2 Borgstelling De borgstelling is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot het tiental in euro.
REEVA - 19 -
De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De dienstverlener moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door zichzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borg in speciën, middels de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 6792004099-79, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het gaat om een collectieve borgstelling, via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij het origineel van de akte van solidaire borgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de dienstverlener en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de dienstverlener tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van gunning van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de definitieve oplevering en dit op uitdrukkelijk verzoek van de dienstverlener.
REEVA - 20 -
2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor fouten en gebreken die zich zouden voordoen in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere stukken die door hem in de loop van de uitvoering van de opdracht worden ingediend. De dienstverlener staat overigens tegenover de aanbestedende overheid garant voor alle schadevergoedingen en interesten die door derden worden geclaimd omwille van een vertraging in de uitvoering van de diensten of omwille van een gebrekkige uitvoering door de presteerder van de diensten.
2.4 Opleveringen 2.4.1 Leveringen en installatie De dienstverlener moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de dienstverlener worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de dienstverlener wordt overhandigd.
2.4.2 Technische specificaties De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering.
2.4.3 Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanente bewaking te handhaven van de werken die worden verzorgd door het team dat betrokken is bij de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van die supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz., die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de dienstverleners met inbegrip van de normen die zullen worden gehanteerd, dienen door de FOD Financiën te worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken dienstverlener, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën, ontslaat de dienstverlener niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van die vertraging. De dienstverlener kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.
REEVA - 21 -
2.4.4 Controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 dagen volgend op de bekendmaking door de aannemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten in het bijzonder: • • • • •
het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en of alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …; het eventueel installeren van testtools om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.
De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene testen. Deze testen en het tijdsschema ervan worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de aannemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de aannemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: •
•
ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 66 van het algemeen bestek, als bijlage voorzien bij het K.B. van 26 september 1996, dat de algemene regels bepaalt voor de uitvoering van overheidsopdrachten en voor concessies van openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de aannemer.
2.4.5 Gedeeltelijke en globale voorlopige opleveringen Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een procesverbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste fase aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancyverslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. Een gedeeltelijke voorlopige oplevering kan plaatsvinden na het afwerken van elke fase zoals beschreven in § 3.4. De globale voorlopige oplevering, als vertrekpunt voor de garantietermijn, zal plaatsvinden na het voltooien van de realisatie die het voorwerp uitmaakt van onderhavige opdracht.
REEVA - 22 -
2.4.6 Definitieve opleveringen De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de dienstverlener na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de aannemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de aannemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.
2.4.7 Opleveringskosten De reis- en verblijfskosten van de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid zijn voor rekening van de dienstverlener. De praktische organisatie van de heen- en terugreis en het verblijf zal worden geregeld in samenspraak tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid op het moment van het verzoek tot oplevering.
2.4.8 Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de dienstverlener worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt.
2.5 Uitvoering van de diensten 2.5.1 Termijnen en clausules De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 5 jaar, te rekenen vanaf de datum van de kick-off van het project. De sluitingsdagen van de onderneming als gevolg van de jaarlijkse vakantie kunnen niet ingeroepen worden om deze termijn te verlengen. Deze termijn kan worden verlengd in gezamenlijk overleg tussen de aannemer en de aanbestedende overheid na een eenvoudige beslissing van het Stuurcomité. De bestelbon is geadresseerd aan de uitvoerder van de diensten, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de dienstverlener. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de dienstverlener meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de dienstverlener de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de dienstverlener om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon.
REEVA - 23 -
In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen (*) te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de bestelbon heeft ontvangen. (*) Minimale termijn, gemotiveerd in het bestek voor specifieke opdrachten (vb.: rekening houdend met de uitvoeringstermijnen voor de diensten die zijn vastgelegd in het bestek, zijn de klachten niet meer ontvankelijk).
2.5.2 Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten 2.5.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurregeling De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in Brussel, in de gebouwen van de FOD Financiën. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de aannemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de dienstverlener dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, 15 november en 26 december worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.
2.5.2.2 Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld De dienstverlener stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de dienstverlener tijdens hun opdracht maximaal twee kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de dienstverlener krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor zijn leveranciers. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de dienstverlener met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD. De dienstverlener kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De dienstverlener is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools, die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door het Stuurcomité, onder de verantwoordelijkheid van de dienstverlener vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. De maintenance van de door de dienstverlener in het kader van het project voorziene software moet uitbreidbaar zijn voor een periode van 10 jaar. Het personeel van de dienstverlener moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in § 2.20 vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.
REEVA - 24 -
2.5.2.3 Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht De realisatieteams die door de dienstverlener aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen (zie bijlage F). Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • • • • • •
technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (analyse, strategisch plan, verslag over vordering, kwaliteitscontrole, enz.); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken betreffende naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.
2.5.2.4 Beoordeling van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormale zaken worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de dienstverlener via een fax of een e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De dienstverlener is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren. Op het moment waarop de diensten zullen zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de beoordeling van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er zal een proces-verbaal van deze beoordeling worden opgemaakt, waarvan het origineel zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet correct of conform werden uitgevoerd, zullen moeten worden overgedaan.
2.6 Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de dienstverlener contracten van onderaanneming met derden afsluiten. Het is wenselijk dat de onderaannemers beschikken over een ISO-certificatie van het type 9000 of gelijkwaardig voor de activiteit die aan hen wordt uitbesteed. De dienstverlener zal vooraf een lijst van onderaannemers ter goedkeuring voorleggen aan de aanbestedende overheid. Afwijkingen kunnen nadien slechts middels het akkoord van beide partijen worden aanvaard. Het feit dat de dienstverlener het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze erkent geen enkele contractuele band met de derden in kwestie. De hoofdcontractant of hoofddienstverlener zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen betreffende de voorziening van alle benodigde producten en diensten in het kader van dit contract. Elk beroep op onderaannemers moet specifiek geïdentificeerd zijn in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal de aard van de contractuele verbintenis met alle onderaannemers beschrijven. De naam en het adres van de onderaannemers moeten in het voorstel worden vermeld, samen met een verklaring aangaande de elementen die door de onderaannemers zullen worden voorzien. De dienstverlener zal verantwoordelijk zijn voor het vervullen van alle voorwaarden en specificaties van dit bestek. Indien er op een gegeven moment wijzigingen optreden in de onderaanneming, zal de dienstverlener de FOD Financiën schriftelijk verwittigen vooraleer de wijzigingen door te voeren. Het beroep op onderaannemers ontslaat de dienstverlener niet van zijn verantwoordelijkheden betreffende het leveren van de prestaties in het kader van het contract. Deze onderaannemers moeten overigens voldoen aan onderstaande selectiecriteria:
REEVA - 25 -
Eerste criterium van uitsluiting. §.1.
De Belgische onderaannemer die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid voegen of voorleggen aan de aanbestedende overheid waaruit blijkt dat hij in regel is met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de onderaannemer die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° die voor de bewuste aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2500 EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EURO, toch zal de onderaannemer als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op 2.500 EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. Voor de Belgische ondernemingen die personeel in dienst hebben dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, is de inschrijver niet langer verplicht bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen. Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. De onderaannemer zal in zijn offerte het volledige inschrijvingsnummer bij de KBO vermelden.
§ 2.
§.3.
De buitenlandse onderaannemer moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°
een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;
2°
een attest in overeenstemming met § 1, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet.
De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver betreffende de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.
REEVA - 26 -
Tweede criterium van uitsluiting. De onderaannemer mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1°
zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt;
2°
een verklaring van faillissement hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering.
De onderaannemer voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De onderaannemer moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen betreffende de directe belastingen en de BTW. De Belgische onderaannemer voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse onderaannemer voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1° deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4° het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht.
REEVA - 27 -
2.7 Personeel van de inschrijver Voor deze opdracht zal de inschrijver een contactpersoon aanduiden die de inschrijver zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de inschrijver dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; • in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die worden gebruikt of geproduceerd door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans; over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk door elkaar in beide talen; • de projectverantwoordelijke moet in staat zijn om mondeling zowel in het Frans als in het Nederlands te communiceren. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen. Het personeel van de dienstverlener moet voldoen aan alle wettelijke beschikkingen die in België van kracht zijn betreffende immigratie en werkvergunningen. De dienstverlener zal tegenover de FOD Financiën instaan voor alle schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van het niet respecteren door de dienstverlener of zijn personeelsleden van de wettelijke bepalingen terzake. De dienstverlener moet beschikken over voldoende personeelsleden die de nodige en juiste kennis bezitten voor de uitvoering van de taken. De betrokken personeelsleden moeten eveneens beschikken over voldoende kennis betreffende de tools die in het kader van het project worden gebruikt. De dienstverleners moeten in staat zijn om te beantwoorden aan alle behoeften die onmiddellijk resulteren uit de gunning van de opdracht. Het projectteam dat door de dienstverlener ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een voortreffelijke uitvoering van de opdrachten die hen worden toevertrouwd. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat in het kader van het project wordt voorgesteld. De personeelsleden die worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moeten dezelfde zijn als diegenen die in de offerte worden voorgesteld. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, van een evenwaardig niveau zijn. De dienstverlener garandeert voor de volle duur van het contract de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de dienstverlener geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaandelijke toelating vanwege de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van één of meer personen van het projectteam van de dienstverlener indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De verandering dient plaats te vinden binnen 10 (tien) werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden. De inschrijvers moeten bij hun offerte het curriculum vitae voegen van de personen die voor de uitvoering van deze opdracht zijn aangeduid, en een leidinggevende of onderwijzende functie vervullen alsook het personeel dat geregeld in contact zal komen met de ambtenaren van de FOD Financiën (projectleider, analisten, coördinatoren, lesgevers e.d., zie ook hst 4.5 “Cv’s”). De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, zullen in alle vertrouwelijkheid door de FOD Financiën behandeld worden en zullen in geen enkel geval aan derden worden doorgegeven. Het te gebruiken model voor het curriculum vitae wordt als bijlage E bijgevoegd (cv-formulier voor aan het project toegewezen medewerkers) bij het bestek.
REEVA - 28 -
2.8 Organisatie van opleidingen De dienstverlener moet de opleidingsactiviteiten voorzien in het Nederlands en in het Frans. De medewerkers, belast met de opleidingsactiviteiten, moeten: -
over de nodige ervaring beschikken op het gebied van de opleiding die ze verzorgen; een PERFECTE beheersing vertonen van de taal waarin de cursus wordt gegeven; over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen op de cursusdeelnemers; afdoend gebruik kunnen maken van de pedagogische middelen en zich er op de juiste momenten van kunnen bedienen; rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax of e-mail, gevolgd door een bevestiging via aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te eisen van één of meerdere docenten die niet zouden voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door docenten die minimaal over evenwaardige capaciteiten beschikken als de in de offerte vermelde kwalificaties. De opleidingsactiviteiten vinden plaats in de gebouwen van de dienstverlener, of lokalen voorgesteld door de dienstverlener buiten de eigen gebouwen, in de Brusselse regio. Het is duidelijk dat de dienstverlener ook zorgt voor de invulling van de nodige vereisten en middelen. Al naargelang de omstandigheden zal de FOD Financiën echter autonoom een beslissing kunnen nemen over de locatie van de opleidingen binnen de eigen gebouwen. De inschrijver maakt in dit geval duidelijk kenbaar welke de technische middelen en vereisten zijn voor de respectievelijke opleidingen (bijv. aantal pc’s). In afwijking van bovenstaande zal de opleiding voor de servicedesk in ieder geval in de gebouwen van de FOD Financiën doorgaan. Aan elke deelnemer zullen cursusnota’s worden verstrekt, die in de taal van de deelnemer zijn opgesteld. Van deze eis kan niet worden afgeweken zonder voorafgaandelijke verwittiging en toestemming van de FOD Financiën. De dienstverlener dient aan de deelnemers dranken ter beschikking te stellen en neemt de organisatie en de voorziening van een lunch voor elke deelnemer op zich voor de volle duur van de opleidingssessie. De dienstverlener moet al het cursusmateriaal bezorgen in een elektronisch formaat dat compatibel is met de standaarden op het gebied van e-learning. (SCORM 1.2 of hoger)
2.9 Documentatie De dienstverlener zal de FOD Financiën alle technische documentatie verschaffen die noodzakelijk is voor het gebruik en beheer van het systeem, hetzij in het Frans en in het Nederlands, hetzij in het Engels, en dit in functie van de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De documentatie zal meer bepaald technische handleidingen omvatten, die de eigenschappen en de regels voor gebruik van de hardware en de software die deel uitmaken van het project, beschrijven, naast een gedetailleerde beschrijving van het integrale systeem met verduidelijkingen over de verschillende subsystemen en de bijbehorende verbindingen. De offerte zal preciseren op welk type van drager de documentatie wordt aangeleverd (papier, cd-rom, …), naast de standaardhoeveelheden en de voorwaarden om extra exemplaren te bestellen. De dienstverlener is verplicht om alle eigenschappen met betrekking tot het gebruik van de geleverde uitrustingen te verstrekken op eenvoudig verzoek van de FOD Financiën.
2.10 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan de projecten voor wat betreft: • •
de definitie van de inhoud van elk project; de participatie in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.;
REEVA - 29 -
• • • •
het valideren van documenten voor de realisatie: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen betreffende documentatie en programmering, enz.; de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen op het gebied van de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald.
De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de dienstverlener, zullen worden belast met het definiëren van de normen en standaarden op het vlak van architectuur, implementeringregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.
2.11 Planning De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitvoeringskalender die rekening houdt met de maximale duur van het contract. Deze kalender zal worden gepresenteerd in de vorm van GANTT-tabellen.
2.12 Opvolging van de uitvoering van de opdracht 2.12.1 Ingezette middelen De inschrijvers zullen de nodige uitleg verschaffen over de middelen (personeel, methodes, hardware, software) die ze zullen inzetten om het projectbeheer te verzekeren.
2.12.2 Stuurgroep De stuurgroep omvat enerzijds de projectverantwoordelijke bij de dienstverlener, vergezeld van de diverse betrokken personen, al naargelang de staat van vooruitgang van het project, en anderzijds de projectverantwoordelijke(n) van de FOD Financiën. De stuurgroep heeft een brede bevoegdheid: hij behandelt alle contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (levering, opleveringen, garantie, respecteren van de SLA, vooruitgang van het project, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). De stuurgroep is gemachtigd om wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke offerte te aanvaarden, zonder evenwel de oorspronkelijke prijs te overschrijden. Hij fungeert als zetel voor de verslaggeving.
2.12.3 Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal een kalendermaand, gerekend vanaf de gunning van de opdracht, zullen de dienstverlener en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kickoff meeting genoemd. In deze eerste vergadering kunnen de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringvergadering en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz.
2.12.4 Wekelijkse projectteamvergadering Wekelijks zullen de projectleiders vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij aanvang van de implementatie).
REEVA - 30 -
2.12.5 Maandelijkse opvolgingsvergadering De sponsor of zijn afgevaardigde, de projectverantwoordelijken van de FOD Financiën en de dienstverlener en eventuele andere belanghebbenden zullen in een maandelijkse opvolgingsvergadering de projectstatus overlopen en de maandelijkse stuurgroep voorbereiden.
2.12.6 Rapportering Periodiek, zijnde maandelijks, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de dienstverlener een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen.
2.13 Facturatie en betaling van de leveringen/diensten De dienstverlener stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst budget en beheerscontrole Boekhouding ICT Koning Albert II-laan 33 bus 785 1030 BRUSSEL De betalingen zullen worden uitgevoerd na de uitvoering en de aanvaarding van de prestaties van de diensten, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen), vergezeld van het proces-verbaal van de gedeeltelijke voorlopige oplevering dat daarop van toepassing is. De betaling zal geschieden binnen een termijn van 50 kalenderdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De interesten voor laattijdige betaling zullen worden bepaald volgens artikel 15, § 4 van het Algemene Bestek. De eerste facturatie gebeurt na de eerste voorlopige oplevering, waarbij al het op dat moment e geleverde kan gefactureerd worden. Een 2 facturatie kan gebeuren na de globale voorlopige oplevering, ook hier wordt op dat moment al het geleverde gefactureerd. Opleidingen en eventuele bijkomende bestellingen na de voorlopige oplevering worden gefactureerd na levering. Bijkomende bijstand worden na levering en op maandelijkse basis gefactureerd. De factuur moet worden opgemaakt in EURO. Opmerking: in de prijslijst wordt de prijs per maand gevraagd voor het leveren van het onderhoud op basis van het onderhoudscontract, de facturatie van het onderhoud gebeurt echter na elke verlopen periode van drie maand, evenals op het einde van de opdracht.
2.14 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Alle resultaten en verslagen die door de dienstverlener worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De dienstverlener mag deze opdracht echter als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de dienstverlener kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. REEVA - 31 -
De informatie in kwestie: • •
•
kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de dienstverlener worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de dienstverlener ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.
De dienstverlener verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De dienstverlener garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de dienstverlener zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •
waarvan de dienstverlener op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze al in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, al openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de dienstverlener; of die de dienstverlener van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de dienstverlener.
De dienstverlener verbindt zich ertoe: • •
om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.
Alle informatie die door de FOD Financiën aan de dienstverlener ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de dienstverlener door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijft de integrale eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de dienstverlener informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de dienstverlener te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de dienstverlener de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De dienstverlener verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De dienstverlener verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de dienstverlener ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën.
REEVA - 32 -
Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de dienstverlener geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De dienstverlener verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De dienstverlener is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de dienstverlener zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.
2.15 Eigendom De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel in het kader van deze opdracht tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de dienstverlener, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht werd opgemaakt door de personeelsleden van de dienstverlener, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, naarmate ze tot stand komen, de eigendom van de FOD Financiën. Het is aan de personeelsleden van de dienstverlener verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is in het bijzonder het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.
2.16 Publiciteit – Referenties Door de dienstverlener noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.
2.17 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma's moeten officieel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over β-versies van de software, prereleases, enz. …).
2.18 Technologische evolutie Indien er zich vóór het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software (software, plug-ins, enz.), hetzij op het gebied van prestatievermogen, hetzij op het gebied van functiemogelijkheden, is de dienstverlener verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. Dit gebeurt zonder dat de prijs hierdoor hoger uitvalt voor de FOD Financiën. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.
2.19 Overdraagbaarheid en continuïteit Indien de dienstverlener of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract) zal de dienstverlener een vertrouwde derde partij of de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren.
REEVA - 33 -
Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de dienstverlener te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De dienstverlener verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidtransactie alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methoden en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de dienstverlener, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdschema van die taken. De dienstverlener verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. Alle eventuele hardware en software behoren bij het beëindigen van het contract toe aan de FOD Financiën. De FOD heeft altijd de mogelijkheid om de dienstverlener te vragen haar hardware en software die zich bij de FOD Financiën bevindt, terug te nemen. De dienstverlener wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten o.m.: • • • •
de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen; de opleiding en informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; gegevensoverdracht.
De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan deze naar eigen wens uitbreiden met extra informatie.
2.20 Verweermiddelen van de FOD Financiën – Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen betreffende de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •
De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.
•
Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in § 1.1.2 van deel A in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.
REEVA - 34 -
Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.
REEVA - 35 -
3. DEEL C: Beschrijving van de opdracht 3.1 Voorwerp De FOD Financiën wenst een externe dienstverlener aan te spreken voor het implementeren van een informaticatoepassing. Deze toepassing heeft tot doel de uitvoering van het personeelsplan te ondersteunen en op te volgen. Daarnaast ondersteunt de toepassing de opvolging en het beheer van de wervingsreserves. De FOD Financiën is met 30.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van België. Om zijn strategie waar te maken wordt er elk jaar in functie van de toegekende personeelsenveloppen een personeelsplan opgemaakt. De Dienst Werving is belast met de uitvoering van de aanwervingen voorzien in dit personeelsplan. Het monitoren, opvolgen, aanpassen en rapporteren van de realisaties vormen daarbij een belangrijke bijdrage. Momenteel beschikt de FOD Financiën nog niet over een geïnformatiseerde toepassing en worden heel wat gegevens manueel in Excel ingevoerd en verwerkt. Gezien de grootte van de organisatie, de verscheidenheid aan types contracten en de vele betrokken medewerkers en diensten is het vandaag vrijwel onmogelijk een correcte up-to-datestatus weer te geven. Opdracht: Implementatie van een informaticatoepassing in navolging van de uitvoering van het personeelsplan binnen de FOD Financiën. In wat volgt, worden de processen bij de uitvoering van het personeelsplan, waaraan de toepassing dient tegemoet te komen, verder beschreven. 1. Personeelsplan Omschrijving: Elk jaar wordt binnen de FOD Financiën een personeelsplan opgesteld waarin het aantal voorziene aanwervingen per administratie voor begrotingsjaar T wordt gespecificeerd. Naast de aantallen wordt tevens de budgettaire weerslag hiervan weergegeven. In de loop van het jaar kan het gebeuren dat een administratie het personeelsplan wenst aan te passen of dat er uitwisselingen tussen administraties plaatsvinden. Dan moet het plan worden aangepast. Dit plan beschrijft zowel de statutaire aanwervingen als het aantal aan te werven contractuele personeelsleden. Dit aantal wordt tevens verder opgesplitst in: - Uitzonderlijke en tijdelijke behoeften (UTB) - Vervangingscontracten (Contracten voor onbepaalde duur - COD) - Startbaanovereenkomsten (Rosetta) - Jobstudenten Het personeelsplan beschrijft eveneens een andere categorie van contractueel personeel (voor bijkomende en specifieke taken), maar deze categorie, die niet wordt beheerd door de wervingsdienst, komt in dit bestek niet aan de orde. Voor de statutaire aanwervingen en de UTB’s wordt tevens een opdeling gemaakt per administratie, niveau (A;B;C;D; + ICT). Vereiste toepassing: De toepassing dient op heldere wijze een weergave te vormen van het personeelsplan voor begrotingsjaar T (aantallen en de budgettaire impact ). Daarbij is het mogelijk om aan de hand van zoekcriteria bepaalde aspecten van het personeelsplan apart te bekijken. Daarnaast is het mogelijk dit plan aan te passen aan eventuele wijzigingen die zich tijdens het jaar kunnen voordoen en de budgettaire impact van deze wijzigingen na te gaan. De toepassing moet ervoor zorgen dat de monitoringgegevens aan de Inspectie van Financiën kunnen worden overgemaakt krachtens de wettelijke bepalingen. De opvolging van het eigenlijke personeelsplan binnen het budget zou echter REEVA - 36 -
moeten kunnen gebeuren via monitoring door de toepassing. Uiteindelijk zal het dus via de toepassing mogelijk zijn, indien de toepassing toelaat om gesystematiseerde monitorings uit te voeren die de werkelijkheid weerspiegelen, om de bepaling van het Koninklijk Besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de Inspectie van Financiën te activeren (dit wil zeggen dat de controle op de aanwerving van statutaire en contractuele vervangingsmedewerkers door de Inspectie van Financiën ex-post kan gebeuren zodra de dienst een akkoord over zijn rapporteringssysteem heeft verkregen). Input:
Personeelsplan (Word-document) Tabellen (Excel)
2. Onderkennen van de behoeften/Actieplan Werving Omschrijving: Zodra het personeelsplan is gekend dienen de administraties hun behoeften verder te detailleren en deze aan de Dienst Werving kenbaar te maken. Ook hier wordt een onderscheid gemaakt naargelang het type aanwerving. Voor de statutaire aanwervingen & de UTB’s werd de verdeling per niveau en administratie al in het personeelsplan aangegeven. Deze informatie wordt verder aangevuld met de taalrol van de gewenste kandidaat, de functie en de plaats van affectatie van de aanwerving. Voor de contractuele aanwervingen (Rosetta en COD) is er geen quota beschreven in het personeelsplan. Elke administratie vermeldt het niveau, de taalrol, de administratie, de plaats van affectatie volgens behoeften en bepaalt haar prioriteiten. Ook hier dienen de administraties hun behoeften aan de Dienst Werving kenbaar te maken die nadien de prioriteiten opvolgt. Vereiste toepassing: De administraties (personeelsverantwoordelijken) kunnen het personeelsplan consulteren. Zij kunnen via de toepassing hun behoeften verder detailleren, de prioriteiten bepalen en ze kenbaar maken aan de Dienst Werving die ze daarna beter kan opvolgen, rekening houdend met de prioriteiten en de beschikbare plaatsen. Te voorzien in de toepassing. Vereiste velden en schermen voor het invullen van de gedetailleerde behoeften en de opvolging van de prioriteiten worden opgesteld door de opdrachtgever in samenspraak met de dienstverlener. Input:
3. Realisatie actieplan/Boordtabel Omschrijving: Zodra de specifieke behoeften van de administraties gekend zijn, dient de Dienst Werving te beginnen met de uitvoering van het personeelsplan. Hij dient hierover op gezette tijdstippen (maandelijks voor de statutaire personeelsleden, per kwartaal voor de COD's en de startbaanovereenkomsten en eenmaal per jaar voor de jobstudenten) te rapporteren. Daartoe is het van het grootste belang te allen tijde te beschikken over een accurate en up-to-date boordtabel. Zodra een aanwerving voltooid is en het personeelslid effectief in dienst treedt, worden de persoonsgegevens door de personeelsverantwoordelijke van de administratie ingevoerd in de personeelsdatabase (AUT-P) en wordt de realisatie doorgegeven aan de Dienst Werving. De Dienst Werving past op zijn beurt de realisaties (saldo's) van het personeelsplan aan en houdt een boordtabel bij met de gerealiseerde aanwervingen. Statutaire aanwervingen kunnen gebeuren door gebruik te maken van: - de provisie externe mobiliteit (Belgacom, De Post, andere FOD’s, …) en interne mutaties (art. 25 qq, Detachering); - de reserves die zijn ontstaan door selectieproeven van SELOR; - het organiseren van nieuwe selectieproeven. Contractuele aanwervingen voor de UTB's en de COD's gebeuren door: - het organiseren van nieuwe selectieproeven; - de reserves die zijn ontstaan door selectieproeven van SELOR. Voor startbaanovereenkomsten en studenten gelden specifieke voorwaarden.
REEVA - 37 -
Vereiste toepassing: De te ontwikkelen toepassing laat toe om op een geïntegreerde manier de gerealiseerde aanwervingen te monitoren. In de gewenste nieuwe situatie is het mogelijk om de toepassing rechtstreeks vanuit de bestaande personeelsdatabase (AUT-P, IDS2 op Bull) te voeden met informatie over nieuwe aanwervingen (opmerking: in de nabije toekomst zal de personeelsdatabase worden vervangen door de toepassing PeopleSoft voor e-HR; hoewel de toepassing noch de gegevens naar e-HR moeten worden overgeplaatst, moeten de gegevens uit e-HR toch kunnen worden gebruikt dankzij een interface die de uitwisseling van bestanden mogelijk maakt). De invoer van gegevens in de toepassing via de bestaande personeelsdatabase hoeft niet noodzakelijk in real time te gebeuren. Dit kan op dagelijkse basis worden gedaan door de gegevens op te halen en ze 's nachts in de toepassing te laden. Een alternatieve procedure dient voorzien te worden waarbij de personeelsverantwoordelijken van de administratie direct wijzigingen kunnen aanbrengen in de boordtabel, die na goedkeuring van de Dienst Werving definitief worden. Op deze manier is het mogelijk om regelmatig over een up-to-date boordtabel te beschikken. Er dienen verscheidene boordtabellen te worden bijgehouden, waaronder alleszins: Statutairen (basis: gegevens personeelsplan) Maandelijkse monitoring: Per administratie Per niveau Taalrol - Nominatief
Evolutie PP: T.o.v. initiële quota Aanpassingen aan het PP in functie van de mobiliteit - Saldo
Informatie: Maandaanwerving Naam en voornaam Stamnummer Taalrol Examen/klassement - Nieuwe aanwerving, interne/externe mobiliteit, …
Contractuele vervangingscontracten – COD (basis: periodieke nota) Monitoring per kwartaal: Taalrol - Per administratie
Informatie: Periode aanwerving Administratie Niveau UP Dienst Naam en voornaam - Goedkeuring I.F.
-
-
Observaties Voorheen Rosetta Referentie selectieproef Domicilie Affectatie Opmerkingen
Contractuele startbaanovereenkomsten – Rosetta (basis: periodieke nota) Periodieke monitoring aanwervingen
van
de
Periodieke monitoring van de contractverlengingen
Informatie: Administratie Niveau Verdeling Namen Affectatie Plaats tewerkstelling Datum ontvangst brief minister Datum terugzenden administratieve documenten Informatie: Administratie Niveau Verdeling Namen Domicilie Datum einde Datum ontvangst individueel rapport Beslissing administratie Beslissing contractant
-
-
-
-
Jaarlijkse opvolging jobstudenten
van
de
Datum van dossiervoorlegging aan I.F. Datum aanwerving Datum einde Datum ondertekening Opmerkingen
Datum transmissie contract naar kabinet Datum ontvangst brief minister Datum terugzenden administratieve documenten Datum indiensttreding Datum einde startbaanovereenkomst Datum ondertekening Opmerkingen
Informatie: - Velden dienen te worden
REEVA - 38 -
opgesteld door de opdrachtgever
Input: AUT-P-database (op termijn PeopleSoft) Bestaande monitoringtabellen (Excel) 4. Rapportering Omschrijving: De uitvoering van het personeelsplan vormt een belangrijke strategische pijler en wordt door verschillende stakeholders (directie- en managementcomité, Inspecteur van Financiën, Dienst Werving, Administraties) opgevolgd. Daarom is het onontbeerlijk om een goede rapportering te voorzien. Binnen de FOD Financiën werd recent de COGNOS-toepassing geïntroduceerd. Een tool om rapporteringen te genereren aan de hand van KPI’s in het kader van performance management. Vereiste toepassing: De toepassing dient het opstellen van statistieken op basis van de gerealiseerde aanwervingen te ondersteunen. Voorbeelden zijn indelingen naar regio, geslacht, leeftijd, enz. Een koppeling met de COGNOS-toepassing dient voorzien te worden om deze te voeden. Op het vlak van rapportering moet de toepassing ervoor zorgen dat monitoringtabellen kunnen worden opgesteld op basis van criteria die kunnen evolueren naargelang de vereisten van de verschillende stakeholders (Inspectie van Financiën, Directiecomité, enz.). De toepassing moet dus een zekere soepelheid bieden. Input:
5.
De koppeling dient rekening te houden met de compatibiliteit met COGNOS. De KPI’s zullen worden vastgelegd door de opdrachtgever in overleg met de dienstverlener.
Beheer van de kandidatendatabases
Omschrijving: Het beheer van de kandidaten gebeurt voor statutaire medewerkers door SELOR. Voor contractuele posities, de statutaire mobiliteitsaanvragen en meer punctuele opdrachten neemt de Dienst Werving deze taak op zich. De kandidaten worden in de database geregistreerd door de interne medewerkers van de diensten P&O van de FOD Financiën. De cv’s van de kandidaten worden vervolgens aan de administraties overgemaakt via de SPOC’s die zich wenden tot hun diensthoofd. Het SPOC geeft vervolgens zijn mening over de kandidaat in het systeem in: ofwel stemt het ermee in hem aan te werven, ofwel vraagt het een gesprek met hem. a) Contractuele posities: Na een selectieproef, ingericht door SELOR en de FOD Financiën, worden alle geslaagde kandidaten-laureaten opgenomen in een reserve. Hieruit worden de laureaten met het beste profiel in dienst genomen. Zodra het aantal vacante posities is ingevuld, worden de resterende laureaten ondergebracht in een wervingsreserve die 1 jaar geldig blijft. b) In het kader van de interne mutaties kunnen statutaire medewerkers veranderen van functie. Zij dienen hiervoor een aanvraag in bij de Dienst Werving. Deze is verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van de aanvragen. Onlangs kocht de FOD Financiën TRIVIUM Soft (OPEN PORTAL) aan, waarmee de competenties van zijn medewerkers in kaart kunnen worden gebracht en beheerd. Daarnaast is de Dienst Werving belast met het beheer en de opvolging van de database van spontane kandidaturen en jobstudenten. Public Management Programme (PuMP)-voorselecties: Het OFO - het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid - organiseert tweejaarlijks een opleiding voor beloftevolle elementen. De Dienst Werving is betrokken bij de screening en selectie van de kandidaten (uitnodigen voor gesprek & opmaak verslag). Punctuele opdrachten: Geregeld krijgt de Dienst Werving de vraag om intern mensen te zoeken met bepaalde competenties om specifieke en vaak tijdelijke opdrachten uit te voeren. Naargelang de behoeften kan de Dienst Werving gebruik maken van deze databases en/of aanvragen om snel definitieve of tijdelijke posities in te vullen. Er is een aanvraag van het SPOC betreffende alle behoeften nodig maar het moet een volgorde van belangrijkheid bepalen. De prioriteiten kunnen veranderen, maar het SPOC moet ze rechtvaardigen. Vervolgens moeten ze worden goedgekeurd door de Dienst Werving.
REEVA - 39 -
Vereiste toepassing: De toepassing dient ondersteuning te bieden in het beheer van deze aanvragen en wervingsreserves. Daartoe laat deze toepassing enerzijds de registratie van de kandidaat of aanvraag toe, en anderzijds laat ze toe om aan de hand van te bepalen zoekopdrachten snel beschikbare en geschikte kandidaten te vinden. Een link met de TRIVIUM-toepassing (bevat individuele competenties) dient te worden voorzien. De inschrijver moet de aangeboden oplossingen voor het uitwisselen van bestanden voorstellen. Tevens kan de historiek per individu worden bekeken (bv.: aan welke functie of aan welke dienst is deze persoon reeds toegewezen, enz.). Vandaag is er geen toepassing voorhanden en gebeurt het beheer eerder ad hoc. De te Input: voorziene velden en schermen dienen door de opdrachtgever in overleg met de dienstverlener te worden vastgelegd. 6.
Opvolging van de selecties
Omschrijving: De Dienst Werving werkt samen met Selor voor de organisatie van de selecties voor statutairen en contractuelen (met onbepaalde duur en voor de uitzonderlijke en tijdelijke behoeften). De Dienst Werving plant de selecties die Selor moet organiseren, maar staat in voor de opvolging van deze selecties (de reglementen opstellen en versturen naar Selor, planning van de vergaderingen, enz.). De Dienst Werving moet instaan voor de opvolging van de verschillende fasen tijdens de organisatie van de selecties. Vereiste toepassing: De toepassing moet het personeel van de Dienst Werving in staat stellen elke georganiseerde selectie te kunnen opvolgen. Voor elke selectie kan de gebruiker van de toepassing gegevens over de vordering van de selectie ingeven of deze gegevens raadplegen, of een overzicht van de voorbije of lopende selecties verkrijgen. De volgende informatie is relevant: De administratie waarvoor de selectie wordt georganiseerd, taalrol, niveau (A, B, C of D), titel van de selectie, aantal vacatures, plaats van affectatie van het personeel, Selor-nummer van de selectie, naam van de dossierbeheerder van Selor, naam van de dossierbeheerder van de Dienst Werving, geplande publicatiedatum, communicatieactie, vergaderdatum Selor, ontvangst van de SLA's, datums van de eerste proeven, datums van de tweede proeven, datums van de gesprekken, datums van de eerste indiensttredingen. Input: Momenteel is er geen toepassing beschikbaar en gebeurt het beheer op dagelijkse basis. De te voorziene velden en schermen dienen door de opdrachtgever in overleg met de dienstverlener te worden vastgelegd. 7.
Toegangsniveaus
Omschrijving: Zoals hierboven omschreven, zijn er veel interveniënten betrokken bij het proces (ongeveer 40 personen). Ieder van hen dient dan ook toegang te hebben tot een deel of het geheel van deze toepassing. Vereiste toepassing: Elk van deze interveniënten dient aan de hand van een login en een paswoord toegang te hebben tot een deel of het geheel van deze toepassing. Naargelang het niveau kan deze persoon de gegevens consulteren of ook aanpassingen aan de gegevens aanbrengen. De toegang zal in overleg met de FOD Financiën vastgelegd worden. Voor de systeembeveiliging wordt gebruik gemaakt van de toepassing I.A.M. (Identity and Access Management, zie ook 3.2.1.4) binnen de FOD Financiën.
REEVA - 40 -
Dienst Werving Diensthoofd Werving 1 A A A Verantwoordelijke personeelsplan en behoeften 1 A A A Verantwoordelijke operationeel team 1 A A A Operationeel team 20 C C C Personeelsdiensten SPOC (Single Point of Contact) 5 C A A Personeelsverantwoordelijke 15 C C C Kabinet (Enkel voor contractuele aanwervingen)* Wervingspersoneel 2 C C C Inspectie van Financiën Inspecteur Financiën 2 C C C * Administratie en kabinet dienen enkel toegang te hebben tot de voor hen relevante informatie.
Wervingsreserve
Rapportering
Boordtabel
Behoeften
Functie
Aantal
C: consultatie A: Aanpassingen NA: niet van toepassing
Personeelsplan
Input:
A A A C
A A A A
C C
C NA
C
NA
C
C
Naast de implementatie van de informaticatoepassing dient de dienstverlener ook in te staan voor een beperkte training (train-the-trainer) inzake het gebruik van de toepassing. Bovendien kan de opdrachtgever aanspraak maken op de technische support in een periode van 2 jaar volgend op de oplevering. Hiervoor zijn in de offerte 30 dagen voorzien. Het is de bedoeling dat deze toepassing nadien autonoom door de klant kan worden beheerd en aangepast indien nodig.
REEVA - 41 -
4. Deel D: Administratieve bijlagen 4.1 Bijlage A: Offerteformulier 1.1
ADMINISTRATIEVE ASPECTEN
1.1.1
Voorwerp van de indiening
Bestek: ……. Voorwerp van de opdracht: …… 1.1.2
Identificatie van de inschrijver
Ondernemingen • • •
Firmanaam of benaming: Juridische vorm: Nationaliteit:
Sociale zetel Straat: Nr.: Bus: Plaats: Postcode: Land: Telefoonnummer: Faxnummer: Btw-nummer: Nummer en plaats van inschrijving in het Handelsregister: Contactpersoon (-personen) en telefoonnummer(s):
en voor dewelke de heer/mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bestek « REEVA - Implementatie van een informaticatoepassing ter opvolging van de uitvoering van het personeelsplan binnen de FOD Financiën. » van de leveringen en de services die hiervoor werden gedetailleerd en die het ENIGE LOT vormen van dit document, dit tegen betaling van de volgende forfaitaire eenheidsprijs:
BESTEK REEVA Implementatie van een informaticatoepassing ter opvolging van de uitvoering van het personeelsplan binnen de FOD Financiën.
REEVA - 42 -
a) forfaitaire eenheidsprijs, zonder btw
[ in letters en in cijfers in EURO ] waarbij de btw moet worden gevoegd, zijnde een bedrag van:
[ in letters en in cijfers in EURO ] wat resulteert in een forfaitaire eenheidsprijs, btw inbegrepen, van:
[ in letters en in cijfers in EURO ] In het geval van een goedkeuring van onderhavige offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, zoals beschreven in dit bestek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting op het rekeningnummer: (BIC + IBAN) Voor de interpretatie van het contract wordt als taal
Nederlands/Frans (*)
gekozen.
Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres: Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht. 1.1.3
Geldigheidsduur van de inschrijving
Onderhavige inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen) Ik machtig de aanbestedende overheid om via het elektronische loket informatie in te winnen over mijn situatie op het vlak van de RSZ. Ik machtig de RSZ overigens om alle nuttige informatie over mijn situatie in verband met onderhavige opdracht op eenvoudig verzoek mee te delen aan de aanbestedende overheid. Ik machtig voor onderhavige offerte het bovengenoemde organisme om rechtstreeks aan de aanbestedende overheid, en op eenvoudige aanvraag vanwege deze laatste, alle inlichtingen te verstrekken betreffende mijn situatie op het vlak van bijdragen.
REEVA - 43 -
NB:
De buitenlandse inschrijvers moeten bij hun offerte een gelijkaardig attest voegen, afgeleverd door de officiële instantie van hun land die bevoegd is op het vlak van de sociale zekerheid van de werknemers. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de betrokken inschrijver afgelegd voor een gerechtelijke of openbare instantie, een notaris of een bevoegde professionele organisatie van het bewuste land.
Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties. Op straffe van absolute nietigverklaring moet de inschrijver met de hand de volgende verklaring afleggen, met name dat zijn inschrijving werd opgesteld in overeenstemming met het modelformulier van het bestek: Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het indieningsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Door het feit van deze offerte aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Overigens verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van dit bestek de prestaties uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.
Gedaan:
te
op
2010.
De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte.
REEVA - 44 -
4.2 Bijlage B: Modellen van prijstabellen De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Deze prijstabellen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen. prijstabel
Software
Diensten
Opleiding
Omschrijving
Opmerking
Licentie beheerder / administrator (concurrent) Onderhoudscontract Licentie beheerder/administrator Gebruikerslicenties (intern) concurrent Onderhoud gebruikerslicenties (intern) Voorbereidende fase
prijs per licentie
3
prijs per licentie en per maand (1)
126
prijs per licentie
50
prijs per licentie en per maand (1)
2.100 1
Onderhoudscontract
prijs voor afwerking van de fase (fixed price) prijs voor afwerking van de fase (fixed price) per maand (1)
42
basisopleiding
per sessie (2)
2
opleiding systeembeheerder max 30 dagen
per sessie (2)
1
Proeffase
unitaire prijs (excl. BTW)
Vermoede- Totaal lijke (excl. aantallen BTW)
Totaal (incl BTW)
1
Bijkomende Prijs per mandag (3) 30 bijstand TOTAAL (1) Er wordt gerekend met 42 maanden onderhoud in het vijfjarig contract. De eerste zes maanden zijn gerekend als implementatietijd. Na voorlopige oplevering begint 12 maanden garantie, waarna 42 maanden betaald onderhoud aanvangt. (2) Een sessie betreft maw de totaalprijs om één groep op te leiden, het kan dus geenszins een prijs per persoon of per tijdseenheid zijn (3) 2 jaar waarin deze bijstand gebruikt kan worden na de initiële implementatie Plaats: Naam: Datum: Handtekening:
REEVA - 45 -
4.3 Bijlage C: Model van vraag en antwoord Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr. taal
Vragen – Questions
REEVA - 46 -
4.4 Bijlage D: Model van formulier voor voorstelling van referenties NB: Het gebruik van dit formulier is op straffe van nietigheid verplicht. 1. Naam van het project 2. Naam onderneming
van
4. Naam van contactpersoon
de
3. Bedrijfssector
een
5. Contactgegevens
6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project 8. Aanvangsdatum (fase per fase) 10. Budget (EUR) A. Hardware
7. Beoogde doelstellingen 9. Einddatum
B. Software
C. Services
11. Lijst en korte A. Naam B. Aandeel in opdracht C. Vakkennis beschrijving van rol en onderneming(en) aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) 13. Lijst en korte A. Hardware beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte A. Hardware beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer Tool/methode
B. Software
C. Ontwikkelingsomgeving
B. Software
C. Ontwikkelingsomgeving
16. Lijst van aan project Profiel 1 toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project
Profiel 2
Profiel 3
Profiel 4
Profiel 5
…
REEVA - 47 -
4.5 Bijlage E: Model van cv van aan project toegewezen medewerkers NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten. Naam : Functie in onderhavig project : Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Indien dit niet kan worden aangetoond zal het profiel minder of niet worden in rekening genomen bij de evaluatie van de offerte.) Opleidingen : Humaniora of gelijkwaardig : diploma behaald op …. Niet universitair hoger onderwijs : • Titel : • Diploma behaald op …. Universitair hoger onderwijs : • Titel : Diploma behaald op …. Andere : Professionele ervaring : Bij de inschrijver : • Huidige functie : • Sinds : • Voorgaande functie : • Van…………… tot ……………. • Betrokken bij volgende projecten, vermeld in bijlage 3 : • Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) Bij maximaal 3 andere bedrijven : - Functie : - Van …………….. tot ………………….. Technische vaardigheden : - Hardware : - Software : o Besturingssystemen : o Databases : o Programmeertalen : o Kantoortoepassingen : REEVA - 48 -
o Andere (specifiek) : Andere vaardigheden : - Op het vlak van management : - Op het vlak van consultancy : - Talenkennis : o Frans : begrijpend - actief - passief o Nederlands : begrijpend - actief - passief o Engels : begrijpend - actief – passief
REEVA - 49 -
4.6 Bijlage F: ICT fundamenten, FUP, projectbeheer 4.6.1 ICT Fundamenten Zie http://www.minfin.fgov.be/portail2/fr/downloads/modernisation/fondements/ArchitectureBuilding-Blocks-MAJ-30052009-FR_signed.pdf http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/modernisation/ict/fup/ArchitectureBuilding-Blocks-MAJ-30052009-NL_signed.pdf
4.6.2 Projectbeheer Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht De realisatieteams die door de dienstverlener aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen (zie hierboven). Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • De methode voor projectbeheer, waaronder minimaal wordt verstaan: o het naleven van het standaard binnen de FOD Financiën van toepassing zijnde projectbeheersmodel, dat is gebaseerd op Prince2; o de opmaak van een Project Initiation Document (PID) o de opmaak van een gedetailleerd projectplan, omvattende o.a. een deugdelijke en volledige PBS (Product Breakdown Structure), een volledige WBS (Work Breakdown Structure) met als resultaat een gedetailleerde en realistische planning en een omvattende risicoanalyse o het aanleveren van periodieke rapporteringen (in de vorm en op de wijze zoals bepaald door de FOD Financiën) • technische standaarden voor software; • de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); • het verzorgen van de documentatie; • de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; • de procedures voor de kwaliteitsgarantie. Projectmatig werken De FOD Financiën hanteert een eigen aangepaste methodologie inzake projectmatig werken, gebaseerd op Prince2. De inschrijver zal zich richten naar deze werkwijze en de modaliteiten ervan respecteren. We omschrijven hierna kort de belangrijkste aspecten. • P.I.D. De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van P.I.D., waarbinnen minimaal de volgende elementen zijn opgenomen: o Achtergrond van het project o Definiëring van het project o Project toleranties o Project controls o Project Quality plan •
Projectplan
De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van projectplan, waarbinnen minimaal de volgende elementen zijn opgenomen: REEVA - 50 -
o o o o o
o
o o o
Omschrijving van het project PBS, Product Breakdown Structure Product kwaliteitscriteria WBS, Work Breakdown Structure Uitvoeringskalender (planning met aanduiding van fasering en milestones), a priori voorgesteld in een GANTT-tabel met vermelding van de diverse taken, hun duur en de betrokken personen Projectstructuur met (nominatieve) aanduiding van de medewerkers van de inschrijver en voorkomend de rolomschrijving van de medewerkers van de FOD Financiën noodzakelijk bij de uitvoering van het project Benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere) Risicoanalyse (en definitie van beheersmaatregelen) Kwaliteitsbeheer
Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd P.I.D. en projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. De opmaak van de definitieve en gedetailleerde P.I.D. en projectplan maken deel uit van de eerste fase van het project. Een formele goedkeuring van voormelde P.I.D. en projectplan door de Projectboard (Stuurgroep) van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze P.I.D. up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de Projectboard (Stuurgroep) van het project. •
Opvolging van de uitvoering van het contract
Met betrekking tot de opvolging van uitvoering vermelden we enerzijds de governance structuren, de periodieke rapportering, het wijzigingsbeheer en de (tussentijdse) aanvaarding van producten: o Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:
Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door de Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de projectboard (Stuurgroep). De inschrijver zal een eigen projectcoördinator aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De Projectboard (Stuurgroep) heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het initiële P.I.D. (en projectplan) en alle wijzigingen ervan goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van REEVA - 51 -
deliverables (deelopleveringen), spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). De inschrijver zal een senior-manager afvaardigen binnen voormelde Projectboard (Stuurgroep). o Periodieke rapportering De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Projectboard (Stuurgroep). De Projectleider rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de Projectboard (Stuurgroep). Voorkomend kan de Projectleider de externe projectcoördinator uitnodigen op de vergadering van de Projectboard (Stuurgroep) ter ondersteuning om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten. o Het wijzigingsbeheer Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, …) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Projectboard (Stuurgroep) beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de Projectboard (Stuurgroep) is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de inschrijver instaan voor de actualisering van de P.I.D. o Aanvaarding van producten en/of diensten De oplevering van tussentijdse of definitieve resultaten zal gebeuren op basis van een standaard proces. Hierbij is het belangrijk dat de inschrijver de aanbestedende overheid tijdig schriftelijk informeert (i.e. minstens vijf werkdagen voor de datum van verzending van de goederen of van de installatie van de software). Alle leveringen of diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn. De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de resultaten (producten en/of diensten) met betrekking tot de geschiktheid, de conformiteit en de goede werking en dit binnen de 30 dagen volgend op de bekendmaking door de inschrijver van de beschikbaarheid er van. We verwijzen naar de specifieke clausules van voorliggend bestek waarbinnen de richtlijnen dienaangaande worden omschreven. Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden en de goedkeuring er van door de Projectboard (Stuurgroep) zal de FOD Financiën een proces-verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de resultaten (producten en/of diensten) die in de bewuste fase aan bod komen.
REEVA - 52 -
4.7 BIJLAGE G : Verklaring van vertrouwelijkheid Ik, ondergetekende (naam, voornaam, functie) ……………………….. werkzaam voor rekening van de firma (naam en adres)……………………. garandeer de vertrouwelijkheid van de gegevens die worden ontvangen en verwerkt in het kader van de opdracht betreffende de opdracht “Beheerspakket onroerende goederen voor de partimoniumdiensten” voor rekening van de FOD Financiën. Ik verbind me ertoe deze gegevens : -
niet te gebruiken, noch de resultaten van de verwerking van de bewuste gegevens, behalve voor zover deze strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht,
-
niet te verspreiden noch te kopiëren,
-
niet te bewaren na de datum van ……….
Naam en Functie:
Handtekening en datum:
REEVA - 53 -
Nom du document : Bestek personeelsplanv.5_2010.doc Répertoire : D:\DATA\data\Nathalie\Dossiers 2010\Werving-Reeva Modèle : D:\Documents and Settings\norban\Application Data\Microsoft\Modèles\Normal.dot Titre : Bijzonder Bestek - Implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën Sujet : Auteur : Mots clés : Commentaires : Date de création : 27/04/2010 15:45:00 N° de révision : 2 Dernier enregistr. le : 27/04/2010 15:45:00 Dernier enregistrement par : Temps total d'édition : 0 Minutes Dernière impression sur : 27/04/2010 15:45:00 Tel qu'à la dernière impression Nombre de pages : 53 Nombre de mots : 23.499 (approx.) Nombre de caractères : 129.250 (approx.)
