Beleidsplan Volksuniversiteit West Betuwe 2015-2019 Versie februari 2016
1
1. Voorwoord
Voor u ligt het Beleidsplan 2015-2019 van de Stichting Volksuniversiteit West Betuwe, hierna te noemen VUWB. Dit plan is opgesteld door het bestuur en de hoofdcoördinator, en in overleg met de vrijwilligers. Dit plan schetst op hoofdlijnen het beleid voor de komende jaren. Het plan heeft de status van een werkdocument en wordt, indien nodig, gedurende de beleidsperiode aangepast. Het wordt jaarlijks vertaald in concrete jaarplannen. We hopen dat dit beleidsplan bijdraagt aan eenduidige besluitvorming en actieve uitvoering van beleid, zodat de VUWB zich de komende jaren verder kan ontwikkelen. 2. De missie en organisatie van de VUWB. De VUWB is opgericht in 1990 en is een stichting zonder winstoogmerk. De VUWB biedt voor voornamelijk volwassenen de mogelijkheid tot verdere ontwikkeling of scholing op het gebied van talen, kunst & cultuur, mens & maatschappij, wetenschap & techniek, en creativiteit. Het cursusprogramma met cursussen, workshops en lezingen is er niet op gericht om diploma's te behalen. Het devies is 'een leven lang leren', waarbij voorop staat dat wat je met plezier leert, je nooit vergeet. De VUWB is er voor iedereen, ongeacht vooropleiding, godsdienstige of politieke achtergrond of anderszins. We bieden in de regio West Betuwe een plaats waar mensen elkaar kunnen ontmoeten om met docenten en mede-cursisten van en met elkaar te leren in een voor ieder veilige en toegankelijke omgeving. Hiermee wil en kan de VUWB bijdragen aan de in de samenleving breed gevoelde en gedeelde opvatting over een leven lang leren. De VUWB kent een stichtingsbestuur, een betaalde hoofdcoördinator en vrijwilligers. De vrijwilligers vervullen taken als coördinator van verschillende programmaonderdelen, doen de cursus- en financiële administratie, zitten achter de balie, zijn gastheer of gastvrouw bij lezingen, worden ingezet voor ICT en onderhoud, verzorgen de externe communicatie en vervullen BHV-taken (voor het organogram, zie Bijlage 1).
2
Het bestuur staat met beide benen in de samenleving en draagt actief bij aan het functioneren van de VUWB. Het is naast een beleidsvormend ook een uitvoerend (meewerkend) bestuur. Op dit moment bestaat het bestuur uit 7 personen met onderscheiden taken (zie Bijlage 2 voor taakomschrijvingen en leden). De hoofdtaak van het bestuur is zodanige voorwaarden te creëren dat de VUWB een bloeiend bestaan kan leiden. Dat betekent concreet, (1) zorg dragen voor voldoende financiële armslag en het ontwikkelen van plannen om daaraan te voldoen, (2) zorg dragen voor een goede inbedding in de gemeenschap binnen het hele werkgebied, (3) in stand houden van de kwaliteit van de interne organisatie en voeren van verantwoord werkgeverschap, (4) ondersteunen bij het tot stand komen van een aantrekkelijk inhoudelijk aanbod en het ontwikkelen van nieuwe ideeën daarvoor, en (5) heldere beleids- en jaarplannen zowel voor de communicatie binnen de organisatie als naar buiten. De hoofdcoördinator is de spin in het web van de VUWB en zorgt voor de dagelijkse, praktische, gang van zaken, coördineert de totstandkoming van het programmaaanbod, stuurt de vrijwilligers aan, onderhoudt de contacten met partners van en betrokkenen bij de VUWB en koppelt informatie terug naar het bestuur. De vrijwilligers hebben een hoge mate van verantwoordelijkheid en zelfstandigheid in het vervullen van de taken waaraan ze zich hebben gecommitteerd. Bestuur, hoofdcoördinator en vrijwilligers zorgen er gezamenlijk voor dat docenten en cursisten in een plezierige omgeving kunnen functioneren. De VUWB is een open en informele organisatie die wordt gerund en vormgegeven door enthousiaste en betrokken bestuurders, hoofdcoördinator, vrijwilligers en docenten. 3. Doelen Om invulling te geven aan zijn missie streeft de VUWB de volgende doelen na: -
Een programmabeleid waarbij in de regio West Betuwe voor een brede doelgroep aantrekkelijke cursussen, workshops en lezingen worden georganiseerd.
3
-
Een prijsbeleid zodanig dat recht wordt gedaan aan de doelstelling om laagdrempelige educatie te bieden en tegelijkertijd de (financiële) continuïteit van de VUWB te waarborgen.
-
Een beleid gericht op samenwerking met andere organisaties waar dat mogelijk is en dit een toegevoegde waarde heeft.
-
Een huisvestingbeleid dat gericht is op professionele en plezierige werkruimtes en leslokalen, bij voorkeur in panden die gedeeld worden met andere organisaties waarmee ook breder kan worden samengewerkt of waar doelgroepen goed op elkaar aansluiten.
-
Een organisatiebeleid dat gericht is op het optimaal laten functioneren van hoofdcoördinator en vrijwilligers. Dit gebeurt door een duidelijke taakomschrijving, het geven van vertrouwen en verantwoordelijkheid en het ruimte geven voor het ontwikkelen van talenten. Dit beleid omvat ook het optimaal kunnen laten functioneren van docenten.
-
Een communicatiebeleid dat actief gericht is op cursisten en potentieel geïnteresseerden, betrokkenen en de omgeving en dat up-to-date is door gebruik van analoge en digitale media (zoals sociale media).
Het met plezier blijven leren voor onze cursisten en het met plezier blijven werken voor hoofdcoördinator, vrijwilligers en docenten is in de toekomst alleen mogelijk als de VUWB aan de ene kant voortbouwt op de ervaring van haar ruim twintigjarige historie en aan de andere kant tijdig inspeelt op veranderingen in de samenleving en daarmee midden in die samenleving blijft staan. In een notendop kan de situatie als volgt worden weergeven: het vinden van een goede balans tussen het verwezenlijken van het hoofddoel van de VU (laagdrempelig, toegankelijk, ruim aanbod van cursussen, workshops en lezingen op het gebied van talen, kunst & cultuur, mens & maatschappij, wetenschap & techniek, en creativiteit voor voornamelijk volwassenen) en het beheer van de financiën (het zijn van een financieel gezonde en stabiele organisatie), vormgegeven, bewaakt en uitgevoerd door het stichtingsbestuur, de hoofdcoördinator en de vrijwilligers.
4
4. VUWB: verleden en heden
4.1 Deelname en financiën Het aantal mensen dat de afgelopen 10 cursusjaren (2006-2015) een activiteit heeft gevolgd aan de VUWB ligt tussen de 900 en 1100; twee derde hiervan was cursist bij een cursus of workshop en een derde volgde een lezing. Er is een tendens zichtbaar dat mensen meer korte cursussen en workshops volgen. De omzet bedroeg tussen de € 90.000 en € 100.000. Het overgrote deel van de inkomsten kwam van cursusgelden. De afgelopen jaren hebben op een aantal vlakken aanpassingen gevraagd. Zo moest de VUWB omgaan met het wegvallen van de gemeentelijke subsidie (van nog €18.000 in 2008 tot € 0 in 2014), het invoeren van BTW op activiteiten (6%-21%), het vernieuwen van de cursisten- en financiële administratie en het proces om samen met Elisabeth Weeshuis Museum en de Bibliotheek Rivierenland te komen tot een nieuw onderkomen in het verbouwde Weeshuis. Elk jaar is, en wordt, daarom een discussie gevoerd over de prijsstelling van cursussen. Het is duidelijk dat het verhogen van prijzen een grens kent, omdat anders niet aan de VUWB doelstelling kan worden voldaan dat cursussen, workshops en lezingen ook toegankelijk moeten zijn voor minder vermogende groepen in de samenleving. Hoewel de prijzen stapsgewijze zijn aangepast aan deze veranderde werkelijkheid, hebben de verschillende ontwikkelingen ertoe geleid dat de reserves sterk gedaald zijn de afgelopen jaren. Dit vraagt om een bezinning voor de komende periode: hoe reserves aan te vullen en een goed financieel beleid vorm te geven. Omdat er in 2014 geen subsidie meer door de gemeente werd gegeven, kon overgegaan worden naar een begrotingsjaar dat gelijk oploopt met het cursusjaar: van augustus-juli in plaats van januari-december. Dit heeft een beter inzicht in de opbrengsten en uitgaven per cursus en daarmee financiële bedrijfsvoering van de organisatie mogelijk gemaakt.
5
4.2 De veranderende volksuniversiteiten In 2000 heeft de VUWB zich aangesloten bij de Bond van Nederlandse Volksuniversiteiten (BNVU). Daarmee kon officieel de naam Volksuniversiteit worden gevoerd. Sindsdien kon gebruik worden gemaakt van allerlei vormen van ondersteuning door de bond. Vooral de gezamenlijk ontwikkelde website bood grote voordelen en ook de uitwisseling op landelijk en regionaal niveau droeg bij aan de ontwikkeling van de VUWB. In 2011 is de officiële landelijke erkenning verkregen waarmee nog meer borging voor de kwaliteit van het werk van de VUWB werd gegeven. Omdat kosten en baten niet meer tegen elkaar opwogen, is de VUWB in 2013 uit de bond gestapt. Er is op landelijk niveau nog wel contact met de BNVU, die inmiddels op een andere wijze is georganiseerd. 4.3 De veranderende omgeving In Culemborg heeft de verhuizing naar het Weeshuis extra mogelijkheden gegeven voor samenwerking met partners en mogelijkheden voor een gezamenlijke publiciteit. Het potentieel daarvan moet de komende jaren verder worden benut. In Geldermalsen heeft het nieuwe Multifunctioneel Centrum De Pluk kansen gegeven voor verdere ontwikkeling van het aanbod dat reeds bestond, al dan niet in samenspraak met reeds bestaande partners, zoals de Bibliotheek Rivierenland. Het programma van de VUWB is, en wordt, jaarlijks geëvalueerd, vernieuwd en aangepast, met variaties in het aanbod rondom een vaste kern van talen- en creatieve cursussen. Met name het groeiend aantal ouderen is een doelgroep van de VUWB. Het aantal jongeren dat heeft deelgenomen is relatief klein. 5. Periode 2015-2019: doelstellingen 5.1. Aanbod, samenwerking en deelnemers In deze beleidsperiode wordt verder nagedacht over de toekomst van het programma en op welke wijze de VUWB in staat is een programma aan te bieden dat aantrekkelijk is voor een brede doelgroep in de regio West Betuwe. Naast de al
6
bestaande doelgroep van ouderen, wordt bekeken hoe een meer jongere doelgroep van dertigers en veertigers kan worden aangesproken. De samenwerking met partners binnen Culemborg wordt verder uitgebouwd en geïntensiveerd. Hiertoe zijn al initiatieven genomen, zoals een gezamenlijke profilering van partners in het Weeshuis (Het Weeshuis) en via het wetenschapscafé met het KWC. Verder zullen de mogelijkheden binnen Geldermalsen verder benut worden door de kansen die de Pluk biedt. De Bibliotheek Rivierenland is een belangrijke partner hierin, maar ook naar andere samenwerkingspartners zal er worden gekeken. Zowel inhoudelijk (elkaar versterkend programma) als pragmatisch (huisvesting) valt er voor alle partijen veel voordeel te halen uit een goede samenwerking. Verder zal er in andere gemeenten bekeken worden of het mogelijk is bestaande activiteiten uit te bouwen en/of nieuwe activiteiten te starten. Daarbij is leidend dat dit budget-neutraal en het liefst licht winstgevend kan en dat de organisatielast gering is. Om de VUWB verder onder de aandacht te brengen van de inwoners in de regio zal meer gebruik worden gemaakt van digitale media (social media) als communicatiemiddel. Dit vraagt een helder communicatiebeleid. Dit beleid wordt op hoofdlijnen in een communicatiebeleidsplan beschreven (voorjaar 2016) en in jaarplannen verder geconcretiseerd. De VUWB mikt voor de komende periode op ten minste handhaving van het huidige aantal deelnemers (900-1100) en streeft voor de lange termijn naar een hoger aantal deelnemers (1200-1300). Daarbij wordt een gezonde mix van mensen die langlopende en kortlopende cursussen, lezingen en workshops volgen nagestreefd. De huidige aantallen en streefaantallen waarborgen dat de VUWB voor de korte en lange termijn financieel gezond is. 5.2. Financiën De VUWB ziet het als een belangrijke taak in de komende beleidsperiode de financiële continuïteit te borgen in het belang van onze hoofdcoördinator, vrijwilligers en docenten en, niet in de laatste plaats, van het kunnen bieden van een aanbod aan
7
de cursisten. Hierbij hoort zowel het verder ontwikkelen van een overzichtelijk en overdraagbaar systeem om de jaarlijkse realisatie van de begroting te kunnen volgen en daarmee tijdig te kunnen bijsturen als ook het vergroten van de inkomsten en het opbouwen van voldoende reserves. Daar waar mogelijk kunnen door het delen van ruimtes kosten worden bespaard en door verhuur inkomsten worden gegeneerd. Verder zal de prijsstelling van de cursussen worden aangepast waar dat nodig is. Het zomerprogramma wordt benut voor extra inkomsten. Financieel staat de organisatie er gezond voor als er een voldoende reserve (20% van de omzet) aanwezig is om tegenslagen te kunnen op vangen: het vormen van deze reserve krijgt de komende periode prioriteit. De VUWB hoopt hiermee voldoende basis te leggen om de organisatie in de huidige vorm te continueren. 5.3. Organisatie Een belangrijk punt voor de VUWB is het toekomstbestendig maken van de organisatie op het niveau van het bestuur, hoofdcoördinator en vrijwilligers. Het bestuur zal balanceren tussen beleidsvormend en uitvoerend opereren. De taken en verantwoordelijkheden van het bestuur en de lijnen naar de verschillende mensen in de organisatie moeten verder helder worden beschreven. De hoofdcoördinator als spin in het web heeft ruime verantwoordelijkheden en bevoegdheden en zal als ‘chef de bureau’ de dagelijkse aansturing van de organisatie verzorgen. De organisatie onder hoede van de hoofdcoördinator dient voldoende stevig te staan om alle taken aan te kunnen en niet te kwetsbaar te zijn bij onverwachte uitval of vertrek van hoofdcoördinator of vrijwilligers. Verder vraagt de organisatie een helder vrijwilligersbeleid (zie Bijlage 3), waarin elke vrijwilliger een contract heeft, waar duidelijk is wat taken en verantwoordelijkheden zijn van vrijwilligers, hoe zij worden gecompenseerd en welke extra training zij (kunnen) krijgen. 6. Plan van aanpak 6.1 Financieel en prijsbeleid Maandelijks wordt met informatie uit het ontwikkelde systeem de jaarlijkse realisatie van de streefcijfers van de begroting gevolgd en zo nodig bijgestuurd in het
8
programma, de prijzen, de publiciteit en/of de verhuur van de ruimtes. De reserve van 20% van de omzet wordt opgebouwd. Het prijsbeleid wordt zodanig ingericht dat een goede balans wordt gevonden om laagdrempelig betaalbare educatie voor volwassenen te bieden en tegelijkertijd de (financiële) continuïteit van de VUWB te waarborgen. Jaarlijks, en indien nodig tussentijds, worden prijzen van lezingen, workshops en cursussen bekeken en aangepast. 6.2 Programmabeleid De VUWB heeft een jaarlijks wisselend en breed programma aanbod. Het programma is voor iedereen toegankelijk ongeacht afkomst of vooropleiding. De VUWB werkt met een jaarprogramma waar indien gewenst tussendoor aanvullingen gedaan kunnen worden. Het jaarprogramma loopt van september tot juli en bestaat uit een najaarsprogramma (met een aanbod voor het najaar en het begin van de langlopende cursussen), een voorjaarsprogramma (met naast de doorlopende langlopende cursussen het aanbod voor het voorjaar) en een zomerprogramma (van kortdurende activiteiten). Het programma wordt via diverse kanalen gecommuniceerd: programmaboekjes, nieuwsbrief, website, lokale radio en krant. Sociale media worden meer en meer benut. Het programma wordt samengesteld door de hoofdcoördinator in samenwerking met een team van coördinatoren. Het bestuur adviseert en participeert in de nieuwe ‘programma commissie’ die onder meer via brainstormsessies blijft zoeken naar vernieuwing in het programma. 6.3 Samenwerking Het convenant met de Bibliotheek Rivierenland vormt een goede basis voor verdere samenwerking in de toekomst. De samenwerking de partners in het Weeshuis zal verder worden uitgebouwd. Verder wordt in zowel Culemborg als Geldermalsen actief onderzocht met welke partijen verder kan worden samengewerkt.
9
6.4 Organisatie
Een goede organisatie vraagt om bezetting op alle functies. Het bestuur is compleet met het aantreden van een financieel analist en bestaat nu uit 7 mensen. De VUWB heeft verder een betaalde hoofdcoördinator en vrijwilligers. Wanneer er gaten vallen door het vertrek van mensen worden deze zo snel mogelijk opgevuld. Bij de wisseling van bestuursleden, de hoofdcoördinator en vrijwilligers zal erop worden gelet dat er een voldoende diversiteit in de samenstelling van het bestuur en de organisatie is. Het organisatiebeleid is gericht op het welzijn, plezier en goed functioneren van de hoofdcoördinator, vrijwilligers en docenten. Met de hoofdcoördinator wordt door de voorzitter of het aanspreekpunt binnen het bestuur jaarlijks een functioneringsgesprek gevoerd. De hoofdcoördinator bespreekt het functioneren van de coördinatoren en andere vrijwilligers periodiek, en is daarbij alert op verbeterpunten die zowel het individu als de organisatie verder helpen. Wanneer de hoofdcoördinator langdurig afwezig is bijvoorbeeld door ziekte zal een van de bestuursleden de taken waarnemen. Welk bestuurslid dat is, wordt per situatie bekeken. Vanuit het bestuur is een aanspreekpunt voor de vrijwilligers bij het vrijwilligersoverleg aanwezig; wie dat is, wordt in de jaarplannen weergegeven. Twee keer per jaar is er een gezamenlijk overleg tussen bestuur en vrijwilligers. Een plezierige manier van onderling communiceren, afspraken nakomen en een houding die uitgaat van kansen en niet van bedreigingen hoort tot de kerncompetenties van iedereen die binnen de VU actief is. 6.5 Communicatiebeleid Het communicatiebeleid is gericht op docenten, cursisten en geïnteresseerden, betrokkenen en de omgeving. De hoofdcoördinator blijft ervoor zorgen dat de lokale media continu worden geïnformeerd over de activiteiten van de VUWB. Zeker bij bijzondere gebeurtenissen wordt gezocht naar zoveel mogelijk aandacht in de media.
10
Naast verhoging van de deelnameaantallen, is ook het imago en de naamsbekendheid een doel.
11
