BELASTING OVER DE TOEGEVOEGDE WAARDE Jaarlijkse opgave van de afnemers-belastingplichtigen Richtlijnen voor het opstellen van de opgave op magneetdrager (v. 03.2003)
I. INLEIDING De BTW-belastingplichtigen hebben de toelating om de jaarlijkse opgave van de belastingplichtige klanten op te stellen op een magneetdrager die dezelfde gegevens bevat als deze die, overeenkomstig de wettelijke en administratieve bepalingen, moeten vermeld worden in een opgave die op document is gesteld. De opgave op magneetdrager wordt opgemaakt volgens de hierna beschreven richtlijnen. II. KENMERKEN VAN DE MAGNEETDRAGER 1. Soorten magneetdragers - ofwel een diskette (3½ inch) geformatteerd voor DOS/Windows - ofwel een CD-ROM aangemaakt als data-CD (ISO 9660 norm) - ofwel een cassette ‘1/2 inch tape cartridge’ type: één spoel, uitwendig formaat ± 12 x 10,5 x 2,5 cm, 18 sporen voor 250 Mb of 36 sporen voor 10Gb label: standaard (80 bytes) of geen formaat: enkel vaste recordlengten (128 bytes), blokkingsfactor 10 2. Te gebruiken code: ASCII of EBCDIC 3. Recordlengten: -
bij voorkeur veranderlijk: de records worden van elkaar gescheiden door een "CrLf" (CarriageReturn+LineFeed); vast: 128 bytes
4. Algemene opmerkingen -
de bestanden moeten voldoen aan de standaard normen; systeemformaten of back-up's kunnen niet verwerkt worden; de lengte van de velden moet vast zijn: het systeem van compressie door het weglaten van spaties en nullen, waarbij de velden worden gescheiden door komma's of door andere karakters (zgn. delimited files), is niet toegestaan; bij gebruik van dBase moet het bestand worden omgezet in SDF-formaat; commando's: USE naam.dbf, COPY TO naam.txt TYPE SDF; bestanden opgemaakt in Excel dienen omgezet te worden naar formaat PRN: "Bestand opslaan als opgemaakte tekst, spatie is scheidingsteken"; bestanden opgesteld in Lotus 1-2-3 moeten omgezet worden naar formaat PRN: "Drukken, Bestand, Opties: marges, links = 0, rechts = 128, boven = 0, onder = 0, aantal lijnen per blz. in te stellen op de maximum-waarde (afhankelijk van de Lotus-versie)"; bestanden gemaakt op een IBM-AS400 systeem moeten gekopieerd worden met het commando: "CPYTOTAP".
-2III. SAMENSTELLING VAN HET BESTAND 1. Algemeen De magneetdrager bevat één enkel bestand waarin de opgave van één of meerdere belastingplichtigen opgenomen wordt. De naam van dit bestand mag willekeurig gekozen worden. 2. Soorten records - volgorde van de records Vier soorten records komen voor: 1° het record 555555: dit is het eerste record van het bestand. Het bevat de identificatie van degene die de magneetdrager indient (de belastingplichtige zelf, een gevolmachtigde, een softwarekantoor, ...) en de aanduiding van het aantal in het bestand opgenomen opgaven. Indien de magneetdrager slechts één opgave bevat mag dit record worden weggelaten. 2° het record 000000: het eerste record van elke opgave, met de identificatie van de BTW-plichtige aangever en met de aanduiding van het jaartal waarop de opgave betrekking heeft en de gebruikte munteenheid (Belgische frank of euro). Bovendien worden in dit record bepaalde gegevens opgenomen, mede te delen door de belastingplichtigen met de vrijstellingsof de landbouwregeling. 3° de klantenrecords: deze volgen onmiddellijk op het record 000000. 4° het record 999999: het laatste record van elke opgave, met de aanduiding van de totalen van omzet en BTW. Een beschrijving van elk soort record is bijgevoegd (zie de bijlagen 1 tot 4). Wanneer op de magneetdrager meerdere opgaven voorkomen, worden deze na elkaar geplaatst in één bestand. Elke opgave begint met een record 000000 dat wordt gevolgd door de klantenrecords, en eindigt met een record 999999. 3. Kenmerken van de velden Alle velden worden beschreven als ‘zoned’, met uitzondering van de velden ‘omzet’ en ‘BTW-bedrag’ van de klantenrecords, deze mogen ook als ‘packed’ beschreven worden op voorwaarde dat in EBCDIC-code wordt gewerkt. Numerieke velden worden uitgelijnd naar rechts, de niet-gebruikte posities links opgevuld met nullen. Alfanumerieke velden wordt uitgelijnd naar links en aangevuld met spaties. De inhoud van de vrije velden is van geen belang. Aangeraden wordt ze in te vullen met spaties. 4. Getallen groter dan het voorziene aantal posities Het kan voorkomen dat voor sommige afnemers het getal van de omzet en/of de belasting meer dan tien cijfers bevat. Dit zou betekenen dat de velden ‘omzet’ en ‘BTW-bedrag’ van de klantenrecords, wanneer ze beschreven zijn als ‘zoned’, te klein zijn. Voor dergelijke gevallen wordt eerst een record gemaakt met als bedrag van de omzet en/of BTW-bedrag het getal 9999999999, indien nodig een tweede, derde enz. record met bedragen 9999999998, 9999999997, enz. (dus telkens verschillende bedragen) en tenslotte een record met het saldo. Voor elk van deze records worden de eerste zeven velden op de gewone manier ingevuld, en wordt het volgnummer (eerste veld) telkens met één opgehoogd.
-35. Negatieve getallen Negatieve getallen dienen expliciet van een minteken te worden voorzien. Dit kan ofwel door combinatie met het cijfer van de eenheden (systeem overpunch) volgens de tabel in bijlage 5, ofwel door het plaatsen van een minteken (hexadecimaal ‘2D’ of octaal ‘055’ in ASCII, hexadecimaal ‘60’ in EBCDIC) hetzij in de eerste, hetzij in de laatste positie van het veld. 6. Bedragen in euro Als de opgave opgesteld wordt in euro, moeten de bedragen altijd weergegeven worden met twee decimalen (eurocenten), zonder aanduiding van de komma. Voorbeelden:
325 EUR wordt weergegeven als '0000032500' 325,3 EUR wordt weergegeven als '0000032530' 325,33 EUR wordt weergegeven als '0000032533'
7. BTW-nummer niet gekend of afnemer geen BTW-plichtige Elke BTW-belastingplichtige is er wettelijk toe gehouden zijn BTW-nummer mede te delen aan zijn leveranciers en dienstverleners. Wanneer desalniettemin voor een belastingplichtigeafnemer het BTW-nummer niet gekend is, wordt de waarde 000000000 (negen nullen) ingevuld. Afnemers die geen BTW-plichtige zijn mogen in beginsel niet worden opgenomen. Indien dit om één of andere reden toch wordt gedaan, dient als BTW-nummer een letter N, gevolgd door 8 spaties, te worden ingevuld. IV. INDIENING VAN DE MAGNEETDRAGER 1. Termijn en plaats van indiening De op magneetdrager opgestelde jaarlijkse opgave van de afnemers-belastingplichtigen moet worden ingediend binnen dezelfde wettelijke termijn als deze die werd voorzien voor de indiening van de op document gestelde opgaven. De magneetdrager die slechts één opgave bevat wordt ingediend op het BTWcontrolekantoor waarvan de belastingplichtige-aangever afhangt. Een magneetdrager met meerdere opgaven wordt, wanneer alle belastingplichtigenaangevers afhangen van hetzelfde BTW-controlekantoor, op dat kantoor ingediend. Ingeval de belastingplichtigen-aangevers van verschillende BTW-controlekantoren afhangen, wordt de magneetdrager ingediend op het kantoor dat bevoegd is voor de persoon die hem heeft opgemaakt. De magneetdrager wordt na behandeling teruggestuurd aan de indiener, tenzij het om een diskette gaat: deze wordt enkel teruggestuurd wanneer de indiener er uitdrukkelijk om verzocht heeft. 2. Vermeldingen op de magneetdrager Op de magneetdrager dient een etiket te worden aangebracht met de volgende gegevens: -
de melding "JAAROPGAVE VAN DE AFNEMERS-BELASTINGPLICHTIGEN VOOR HET JAAR (jaartal)"; ingeval van een magneetdrager met één opgave: de naam, het adres en het BTWnummer van de belastingplichtige-aangever;
-4-
ingeval van een magneetdrager met meerdere opgaven: de naam en het adres van de indiener van de magneetdrager, en de melding "MAGNEETDRAGER MET (aantal) OPGAVEN"; de gebruikte code (EBCDIC of ASCII); bij een cassette: de densiteit en, naar gelang het geval, de melding "STANDARD LABELS" of "NO LABELS"; bij een diskette of een CD-ROM: de gebruikte software.
3. Begeleidingsnota De magneetdrager moet vergezeld zijn van een in drievoud gestelde nota, opgemaakt naar het bijgevoegde model (zie bijlage 6 of bijlage 7, naargelang de magneetdrager één, respectievelijk meerdere opgaven bevat). De belastingplichtige, zijn gevolmachtigde, of, in geval van een magneetdrager met meerdere opgaven, de indiener, moet deze begeleidingsnota voor waar en oprecht verklaren, ze dateren en ze ondertekenen. Het BTW-controlekantoor bericht de ontvangst van de magneetdrager door een exemplaar van de begeleidingsnota, voorzien van een passende melding, aan de indiener terug te geven. 4. Bijzondere gevallen Wanneer de inhoud van het bestand gespreid wordt over meerdere magneetdragers dient op het etiket een volgnummer vanaf 1 te worden aangebracht, gevolgd door de aanduiding van het totale aantal magneetdragers (vb. 1/3, 2/3 en 3/3). Als dit om organisatorische of technische redenen noodzakelijk zou zijn, wordt er toegestaan dat de opgave verdeeld wordt over verschillende soorten dragers (papier, magneetband, diskette, cassette). Alle delen van een dergelijke opgave moeten terzelfdertijd bij het bevoegde BTW-controlekantoor worden ingediend. Bovendien moet voor elk soort magneetdrager een afzonderlijke begeleidingsnota opgesteld worden. V. ALGEMENE BEPALINGEN Er wordt op algemene wijze een vergunning verleend aan elke belastingplichtige om gebruik te maken van een magneetdrager voor het opmaken van de jaarlijkse opgave van de afnemers-belastingplichtigen. De administratie houdt zich evenwel het recht voor om op elk ogenblik de voorwaarden en de formaliteiten van de vergunning geheel of ten dele te wijzigen, of om ze in trekken. Meer in het bijzonder wordt de vergunning ingetrokken wanneer de voorwaarden en formaliteiten niet worden in acht genomen, wanneer misbruik of poging daartoe wordt vastgesteld, of indien de taken van het personeel van de administratie hoe dan ook zouden gehinderd worden. Indien u meer informatie wenst over wat voorgeschreven wordt in onderhavige richtlijnen, kan u zich wenden tot de Centrale Administratie van Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit, Dienst automatisering BTW, Financietoren bus 61, Kruidtuinlaan 50, 1010 Brussel. Telefonisch kan u contact opnemen met Mevr. Sigrid Beliën (tel. 02/210.29.90). Testbestanden kan u doorsturen via e-mail naar
[email protected] of
[email protected]
BIJLAGE 1 BESCHRIJVING VAN HET RECORD 555555
Aantal karakters
Aard (*)
Volgnummer (= 555555)
6
N
07 - 38
Naam/benaming indiener
32
AN
39 - 62
Straat en nr. indiener
24
AN
63 – 89
Postnummer en gemeente indiener
27
AN
90 - 100
(vrij)
11
101 - 110
Aantal opgaven op de magneetdrager
10
111 - 128
(vrij)
18
Positie
Velden
01 - 06
(*) AN = alfanumerisch veld, N = numerisch veld
N
BIJLAGE 2 BESCHRIJVING VAN HET RECORD 000000
Positie
Velden
Aantal karakters
Aard (*)
01 - 06
Volgnummer (= 000000, d.w.z. zes nullen)
6
N
07 - 38
Naam/benaming aangever
32
AN
39 - 62
Straat en nr. aangever
24
AN
63 - 89
Postnummer en gemeente aangever
27
AN
90 - 91
Voorvoegsel 'BE' of blank
2
AN
BTW-nr. aangever (9 cijfers)
9
N
92 - 100 101 - 110
VR-jaaromzet
10
N / AN
111 - 120
Landbouwondernemer
10
N / AN
121
Gebruikte munteenheid (B of E)
1
122 - 125
Jaartal van de listing
4
126 - 128
(vrij)
3
AN AN
Opmerkingen: 1. Belastingplichtigen met de vrijstellingsregeling dienen het bedrag van de jaaromzet in te vullen in het veld ‘VR-jaaromzet’ (posities 101 - 110). 2. Het veld ‘landbouwondernemer’ (positie 111 - 120) moet de waarde ‘1’ bevatten (naar rechts uitgelijnd) wanneer het gaat om een landbouwondernemer, gehouden tot indiening van een intracommunautaire opgave. 3. In geval van een opgave voor de jaren 1999, 2000 of 2001 (de overgangsperiode naar de euro), wordt in positie 121 de gebruikte munteenheid aangeduid door de code 'B' (= Belgische frank) of 'E' (= euro). Is positie 121 niet ingevuld, dan wordt, voor de opgaven tot 2001, de muntcode geacht gelijk te zijn aan 'B'. Voor de opgaven vanaf 2002 is de muntcode steeds 'E'.
(*) AN = alfanumerisch veld, N = numerisch veld
BIJLAGE 3 BESCHRIJVING VAN HET KLANTENRECORD
Positie
Velden
Aantal karakters
Aard (*)
01 - 06
Volgnummer (doorlopende reeks vanaf 1)
6
N
07 - 38
(*) Naam/benaming klant (of blank)
32
AN
39 - 62
(*) Straat en nr. klant (of blank)
24
AN
63 – 89
(*) Postnr. en gemeente klant (of blank)
27
AN
90 - 91
Voorvoegsel 'BE' of blank
2
AN
92 100
BTW-nummer klant
9
AN
101 - 110
Omzet (BTW niet inbegrepen)
10
N
111 - 120
BTW-bedrag
10
N
121 - 128
(vrij)
8
Opmerking: Voor de opgaven vanaf 2002 (ingediend begin 2003) mogen de velden die voorafgegaan worden door een sterretje (*) blanco gelaten worden (gevuld worden met spaties).
(*) AN = alfanumerisch veld, N = numerisch veld
BIJLAGE 4 BESCHRIJVING VAN HET RECORD 999999
Aantal karakters
Aard (*)
6
N
Totale omzet
16
N
23 - 38
Totaal BTW-bedrag
16
N
39 - 89
(vrij)
51
90 - 91
Voorvoegsel 'BE' of blank
2
AN
BTW-nr. aangever (9 cijfers)
9
N
Positie
Velden
01 - 06
Volgnummer (= 999999)
07 - 22
92 - 100 101 - 128
(vrij)
(*) AN = alfanumerisch veld, N = numerisch veld
28
BIJLAGE 5 TEKENEN VAN NEGATIEVE BEDRAGEN - SYSTEEM OVERPUNCH
Cijfer
ASCII (hexadecimaal)
ASCII (octaal)
EBCDIC (hexadecimaal)
-0
7D
175
D0
-1
4A
112
D1
-2
4B
113
D2
-3
4C
114
D3
-4
4D
115
D4
-5
4E
116
D5
-6
4F
117
D6
-7
50
120
D7
-8
51
121
D8
-9
52
122
D9
BIJLAGE 6 Jaarlijkse opgave van de afnemers-belastingplichtigen
CD-ROM/DISKETTE/CASSETTE (*) MET EEN ENKELE OPGAVE BEGELEIDINGSNOTA (op te stellen in drie exemplaren)
Naam of benaming en adres van de belastingplichtige:
BTW-registratienummer: Contactpersoon: Telefoonnummer: Jaar waarin de handelingen werden verricht die in de opgave zijn opgenomen: Aantal in de opgave opgenomen afnemers: Totaal omzetcijfer (belastingen niet inbegrepen):
,
EUR (*) BEF (*)
Totaal bedrag van de belastingen:
,
EUR (*) BEF (*)
Oprecht en waar verklaard, (datum) (handtekening) (naam en hoedanigheid)
(*) onnodige vermelding doorhalen
BIJLAGE 7 (RECTO) Jaarlijkse opgave van de afnemers-belastingplichtigen
CD-ROM/DISKETTE/CASSETTE (*) MET MEERDERE OPGAVEN BEGELEIDINGSNOTA (op te stellen in drie exemplaren)
Naam of benaming en adres van de persoon die de magneetdrager heeft opgesteld:
Contactpersoon: Telefoonnummer: Jaar waarin de handelingen werden verricht die in de opgaven zijn opgenomen: Aantal op de magneetdrager opgenomen opgaven:
Krachtens de volmachten, mij toegestaan door de belastingplichtigen die voorkomen op de bijgaande tabel, verklaar ik dat de gegevens die de magneetdrager bevat, oprecht en waar zijn. (*) Ik verklaar hierbij geen enkele verantwoordelijkheid te nemen met betrekking tot de geldigheid van de gegevens die de magneetdrager bevat. Die verantwoordelijkheid blijft behoren tot de belastingplichtigen die voorkomen op de bijgaande tabel. (*)
Oprecht en waar verklaard, (datum) (handtekening) (naam en hoedanigheid)
(*) onnodige vermelding doorhalen
Volgnummer
BTW-nr. van de belastingplichtigeaangever Naam of Benaming
Aantal afnemers
Totaal omzetcijfer (exclusief BTW)
Totaal bedrag BTW
Munt (E/B)
BIJLAGE 7 (VERSO)
