Bedrijfsplan BuurtHuizen

Bedrijfsplan BuurtHuizen 2010-2012 Stadsdeelbrede Welzijnscentra Welzijn Nieuwe Stijl ‘Voor en door bewoners’

                  

      BuurtHuizenZuidoost  Definitieve versie 2 december 2010 Actualisering naam (naamswijziging): november 2011

 

2

Inhoudsopgave Woord vooraf........................................................................................................ 5 I Beleid en strategie ............................................................................................. 7 1.1. Proces en strategie........................................................................................ 7 1.1.1. Programma, accommodaties en beheer ..................................................... 7 1.2. Beleid en doelen ............................................................................................ 9 1.2.1. Inhoudelijk programma en doelgroepen .................................................... 9 1.2.2. Specifieke activiteiten ........................................................................... 13 1.2.3. Economische bedrijvigheid in de BuurtHuizen ........................................... 14 1.2.4. Communicatie en inspraak .................................................................... 15 1.2.5. Gebruikers- en huurkosten .................................................................... 16 1.2.6. Toegangsprijzen .................................................................................. 16 1.2.7. Samenwerking..................................................................................... 17 1.2.8. Accommodatie- en beheerzaken ............................................................. 17 1.2.9. De personele organisatie van de BuurtHuizen........................................... 17 1.2.10. Toekomstige positionering ................................................................... 18 1.3. Tijdpad resultaten ....................................................................................... 19 1.3.1. Tijdpad resultaten 2010 -2012 deel I ...................................................... 19 1.3.3. Tijdpad resultaten 2010-2012 deel II ...................................................... 20 1.4. Planning ...................................................................................................... 20 1.4.1. Opstartfase ......................................................................................... 21 1.4.2. Ontwikkelingsfase ................................................................................ 21 1.4.3. Consolidatiefase................................................................................... 21 II Kwaliteit van dienstverlening ....................................................................... 223 2.1. Kwaliteitswaarborg ..................................................................................... 20 2.1.1. Methodieken, concepten en modellen...................................................... 20 2.1.2. Administratieve organisatie en Interne Controle ....................................... 20 2.1.3. Beleid en uitvoering ............................................................................. 20 2.1.4. Evaluatie en advies .............................................................................. 20 III Organisatie en personeel .............................................................................. 25 3.1. Kenmerken van de organisatie in oprichting ............................................... 25 3.1.1. Organisatie in oprichting ....................................................................... 25 3.1.2. Functies in ontwikkeling ........................................................................ 25 3.1.3. Functiewaardering en -beschrijvingen ..................................................... 25 3.1.4 Toekomstige positionering organisatie en invulling reguliere functies ............ 25 3.1.5. Organogram BuurtHuizen ...................................................................... 25 3.1.6. Aansturing organisatie .......................................................................... 26 3.2. Inrichting van de organisatie ...................................................................... 26 3.2.1.Stafbureau of Shared Service Center ....................................................... 26 3.2.2.NoLIMIT ‘lift’ mee in de bedrijfsadministratie............................................. 26 3.2.3. Vaste uitvoeringsteams per centrum voor continuïteit en identiteit .............. 26 3.2.4. Beheer door een professionele organisatie ............................................... 27 3.3. Reorganisaties en bezuinigingen ................................................................. 29 3.3.1. Reorganisatie stadsdelen en bezuinigingen .............................................. 29 3.3.2. Reorganisatie Swazoom ........................................................................ 29 3.4. Tabellen....................................................................................................... 31 3.5. Organogram 2010 -2012 ............................................................................. 31

3

IV Bedrijfsadministratie ..................................................................................... 33 4.1. Financieel beleid.......................................................................................... 33 4.1.1. Meerjarige integrale begroting 2010-2015 ............................................... 33 4.1.2. Kostenposten als stelpost ...................................................................... 33 4.1.3. Inrichtingsplan interne en administratieve organisatie ............................... 33 4.1.4. Verantwoording ................................................................................... 27

COLOFON

4

Woord vooraf Met veel plezier bied ik u het bedrijfsplan1 BuurtHuizen Stadsdeel Zuidoost 2010 – 2012 aan, vaststelling 14 december 2010. Eerder op 12 oktober 2010 is de bestuursopdracht ‘Op weg naar vier BuurtHuizen’ vastgesteld. In het bedrijfsplan worden de toekomstige programmatische en organisatorisch ontwikkelingen toegelicht voor de komende drie jaren die samenhangen met de oprichting van vier nieuwe brede welzijnscentra. De bouwkundige veranderingen van de betreffende panden worden in dit plan niet beschreven omdat hier een aparte projectstructuur op georganiseerd is met een eigen tijdpad. De bestuursopdracht ‘Buurtgerichte accommodaties’ is tevens per dezelfde datum, namelijk op 12 oktober 2010 vastgesteld. De term ‘BuurtHuizen’ is afkomstig uit het bestuursakkoord ‘Investeren in kansen’ (2006-2010). Er worden in dit akkoord vier redenen genoemd om de huidige buurtcentra om te vormen naar BuurtHuizen: (1) het bevorderen van het gebruik van dezelfde accommodatie door alle doelgroepen; (2) het bevorderen van multifunctioneel gebruik van de accommodaties; (3) het verhogen van de bezettingsgraad in vergelijking met de huidige buurtcentra en (4) het vergroten van de aantrekkelijkheid van de accommodaties. Het principe van de BuurtHuizen is dat in de betreffende accommodaties de betrokkenheid en samenhang tussen verschillende doelgroepen wordt versterkt en de leefbaarheid en de ‘civil society’ wordt vergroot in een buurt. Om de BuurtHuizen goed te organiseren dienen er eisen gesteld te worden aan het inhoudelijke, het ruimtelijke en het beheerprogramma. Conform het vigerende accommodatiebeleid worden over een periode van vijf jaar (20092013) de bouwkundige eisen gerealiseerd die gewenst zijn om de BuurtHuizen volgens het genoemde akkoord te organiseren. In een versneld tempo echter worden daarentegen in 2010 en 2011 het inhoudelijke programma (voor zover de bouwkundige mogelijkheden van een gebouw dit toelaten) en het professionaliseren van het beheer van de vier BuurtHuizen al zoveel mogelijk geëffectueerd. De ontwikkeling van de brede programmering volgens het concept van de BuurtHuizen Welzijn Nieuwe Stijl is in tijd naar voren gehaald en onder regie van het stadsdeel gebracht omdat de afgelopen jaren bleek dat de bezettingsgraad van de huidige welzijnsaccommodaties onacceptabel laag was en dat dit bij voortgezet beleid niet snel zou veranderen. Het lokale beleid is momenteel meer gebaat bij vier accommodaties die een breed welzijnsprogramma hebben dat toegankelijk is voor verschillende doelgroepen en gebruikers dan dat er acht gebouwen zijn met een lage bezettingsgraad en een slechte gebruikerstoegankelijkheid. Doordat de centra zeven dagen per week van ‘s morgens tot ’s avonds geopend zijn, het aanbod breed is en de activiteiten afgestemd zullen worden op de verschillende bewonersgroepen is de verwachting dat bewoners en gebruikers tevreden zullen zijn met de mogelijkheden die de vier BuurtHuizen zullen gaan bieden. In dit eerste bedrijfsplan van de BuurtHuizen 2010 – 2012 informeer ik u over Beleid en strategie (hoofdstuk 1), Kwaliteit van dienstverlening (hoofdstuk 2), Organisatie en personeel (hoofdstuk 3) en de Bedrijfsadministratie (hoofdstuk 4). 1

De naam Communitycenter is per januari 2011 omgevormd in BuurtHuizen

5

Ik wens u veel genoegen bij het lezen van onze ambitie: de bewoners van Zuidoost een brede welzijnsaccommodatie aan te bieden, waar zij de ‘hoofdrol’ spelen en waar diversiteit het sleutelbegrip is.

Muriel Dalgliesh Portefeuillehouder Welzijn Stadsdeel Amsterdam Zuidoost

6

I

Beleid en strategie

1.1. Proces en strategie Het stadsdeel organiseert vier nieuwe BuurtHuizen waar meerdere aanbieders en gebruikers onder één dak met elkaar samenwerken. De centra komen voorlopig onder regie van het stadsdeel. De term ‘BuurtHuizen’ is afkomstig uit het bestuursakkoord ‘Investeren in kansen’ (2006-2010). In het accommodatieplan van maart 2009 is het ontwikkeltraject voor de vier BuurtHuizen vastgesteld. Wat betreft de bouwkundige ontwikkelingen wordt dit traject conform het akkoord gevolgd. Onder verwijzing naar de toelichting in de navolgende tekst wordt het nieuwe beheerprogramma en de activiteitenprogrammering sneller gerealiseerd. De BuurtHuizen -die worden toegerust voor alle bewonersgroepen- komen in de plaats van de zes welzijnsaccommodaties (AC) en de twee Jongerencentra (JC). De AC’s en JC’s waren in beheer en exploitatie bij Welzijnsorganisatie Swazoom. De historische lage bezettingsgraad, slechte toegankelijkheid (op activiteitenniveau) van de panden, ontoereikend beheer en gebouwenonderhoud zijn de aanleiding om met een doorlooptijd van drie jaar (2009-2011) het programma en het beheer om te vormen tot succesvolle programma’s. Om het activiteitenaanbod aan te laten sluiten bij de vragen die gesteld worden uit de leefomgeving wordt per accommodatie een 2programmaraad opgericht. De exploitatie van de gebouwen aan meerdere gebruikers en huurders, het professionaliseren van het beheer en gebouwenonderhoud, het opzetten van een nieuw concept activiteitenprogrammering en het regelen van de personele organisatie van de vier BuurtHuizen zijn in -een overgangsregeling met Swazoom- onder regie gekomen bij het stadsdeel. Om de slagkracht te vergroten hebben de sectoren Middelen/Vastgoed (MI) en Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) van stadsdeel Zuidoost de taken verdeeld. Het beheer en onderhoud van de vier BH is onder regie van de sector Middelen gebracht en het programma en de personele organisatie onder verantwoordelijkheid van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling. Om beide programma’s synergetisch te ontwikkelen, de methodiek overdraagbaar te maken en uiteindelijk organisatorisch te beleggen, wordt er intensief samengewerkt door de twee sectoren in een projectorganisatie. Tevens wordt er nadrukkelijk afgestemd en samengewerkt -wanneer de bouwkundige veranderingen aan de (toekomstige) BuurtHuizen dit vereisen- met de sector Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling (REO). 2

Voor meer informatie over programmaraden zie bladzijde…..

7

1.1.1. Programma, accommodaties en beheer Planning van het bouwkundig, het programmatisch- en beheerprogramma De bouwkundige veranderingen volgen het vijfjarenplan zoals dat in het accommodatieplan is vastgesteld. Voor programmering en beheer is een versnelde planning opgesteld, omdat het stadsdeel ontevreden was over het aanbod, de toegankelijkheid, het facilitair beheer en de bezettingsgraad van de huidige welzijnsaccommodaties, in beheer bij Swazoom in Zuidoost. In 2010 en 2011 wordt de brede programmering in de vier toekomstige BuurtHuizen georganiseerd. In 2011 is het beheer geprofessionaliseerd. Om Swazoom de kans te geven zich te richten op het professionaliseren van de eigen interne organisatie - zodat deze in de BuurtHuizen kan optreden als preferente welzijnspartner - heeft het stadsdeel besloten de programmering van andere gebruikers en aanbieders voorlopig zelf te regisseren. Omvorming van acht welzijnsaccommodaties naar vier BuurtHuizen Het veranderingsproces kent een aantal organisatorische en maatschappelijke vraagstukken: • •

• •

Swazoom heeft bewoners onvoldoende bereikt met haar aanbod; De gebouwen zijn de afgelopen jaren onvolledig gebruikt, maar hebben wel een speciale functie in de buurten gekregen. Ze werden gebruikt om er feestjes, partijen en kerkdiensten te organiseren, of als oefenruimte voor brassbands. Daarnaast vond er in sommige accommodaties een verkapte vorm van kinderopvang plaats. Enerzijds dienen de centra hun eigenlijke functie als brede welzijnsaccommodatie weer terug te krijgen en toegankelijk te zijn voor alle doelgroepen in de samenleving; Anderzijds kunnen de activiteiten die jarenlang door onze welzijnspartner gedoogd zijn, niet zomaar gestopt worden.

Panden niet representatief Het onderhoud en beheer waren de afgelopen jaren ontoereikend, de meeste panden zien er niet representatief uit. Met een verwaarloosd pand trek je geen bezoekers, er zal geïnvesteerd moeten worden in de panden. 3In de periode van 2009 tot 2014 zullen de vier BuurtHuizen gerenoveerd worden of er komt nieuwbouw voor in de plaats. Tot die tijd zal er sprake zijn van eenvoudige aanpassingen op de verschillende locaties, zodat ze in ieder geval bruikbaar zijn voor verschillende doelgroepen. Professionalisering beheer De BuurtHuizen zullen onafhankelijk van de huidige welzijnsinstelling Swazoom door de commerciële beheerorganisatie Infacilities beheerd gaan worden. In 2010 is toegewerkt naar de afbouw van het beheer bij Swazoom. Het beheer afbouwen bij Swazoom en tegelijkertijd opbouwen bij een nieuwe partij is een ingrijpend proces, dat om zorgvuldigheid vraagt. In samenspraak met Swazoom, Infacilities, het stadsdeel, DWI en Pantar is toegewerkt naar een samenwerkingsmodel dat in de navolgende tekst beschreven wordt. Het beheer bij Swazoom (voor die tijd door Alcides) is de afgelopen jaren vooral uitgevoerd door medewerkers uit de ID-subsidieregeling van Pantar. Het betreft een kwetsbare sociaaleconomische groep.

3

Bestuursopdracht Buurtgerichte accommodaties 12 oktober 2010

8

In het benoemde samenwerkingsmodel tussen de vijf partners wordt 16 fte op basis van detachering additioneel toegevoegd aan het professioneel beheer. De beheergroep is te differentiëren in (1) Balie en administratie (N=4), (2) schoonmaak (N=3) en (3) beheer (huismeester) (N=9 fte). Balie en administratie wordt gedetacheerd naar het stafbureau BuurtHuizen De overige twee functiegroepen worden gedetacheerd naar Infacilities. In het belang van doorstroming naar reguliere arbeid zullen intensieve ontwikkelingstrajecten aangeboden worden. Er is een budget beschikbaar zo nodig voor scholing en opleiding. Daarnaast wordt er extra ingezet op begeleiding, functie-uitvoering (duidelijke functiebeschrijving en uitvoering) en functienabootsing (rolmodellen). De regeling wordt voorlopig voor twee jaar ingezet. Na die periode wordt gekeken hoe verder om te gaan met de dan resterende medewerkers. Verder heeft Swazoom zeven reguliere beheerders in dienst. Hiervan worden op basis van het juridisch principe ‘Overgang van Onderneming’ op basis van een detacheringcontract twee vaste beheerders van Swazoom te werk gesteld bij Infacilities. Daarnaast gaan twee beheerders die een jaarcontract hadden bij Swazoom in dienst bij Infacilities. Door het stadsdeel en Infacilities is bepaald dat de beheerders die overgaan naar de nieuwe beheerorganisatie voldoen aan het vereiste competentieprofiel. Hieraan voldeden vier reguliere beheerders. Van de overige drie beheerders die niet aan de norm voldoen loopt of het jaarcontract af (N=2) of wordt het contract beëindigd in het kader van de herstructurering (N=1). Zorgvuldige communicatie herbestemming leegkomende accommodaties Uiterlijk halverwege 2011 neemt het bestuur een beslissing over herbestemming van de drie resterende panden.

de

In het besluitvormingstraject ten aanzien van wat de herbestemming zal zijn van de leegkomende accommodaties Reigersbos, Hofgeest en Subway dient er een communicatieplan te worden opgesteld op basis waarvan zorgvuldig met de buurt kan worden gecommuniceerd.

9

10

1.2. Beleid en doelen

De belangrijkste doelen van het BuurtHuizen zijn: • Gezamenlijk en multifunctioneel gebruik van de accommodaties; • Verhogen van de bezettingsgraad van het BuurtHuizen; • Verhogen van de aantrekkelijkheid van de accommodaties (is zowel een doel als een voorwaarde om de eerste drie doelen te bereiken). Onder verwijzing naar het vigerende accommodatiebeleid zijn de zes belangrijkste kenmerken van een BuurtHuizen als volgt omschreven: (1) het aanbod dient gericht te zijn op ontmoeting, met participatie en integratie als achterliggend doel; (2) gericht op een breed en divers publiek; (3) neutrale en open uitstraling; (4) ruime openstellinguren; (5) een minimaal kostendekkende huur; (6) multifunctionele en flexibele ruimten; (7) scheiding van programma-uitvoering en beheer; (8) fysiek beheer van de panden door een onafhankelijke organisatie.

1.2.1. Inhoudelijk programma en doelgroepen Brede programmering BuurtHuizen Met de brede programmering is in maart 2010 een begin gemaakt in de inmiddels geopende4 BuurtHuizen Gein en Holendrecht. In 2011 wordt de brede programmering ingevoerd in de accommodaties Bonte Kraai en Anansi. Daarnaast wordt de programmering - met een afbouwend karakter - voorlopig nog georganiseerd in de leegkomende accommodaties Reigersbos en Hofgeest totdat de panden een definitieve bestemming hebben. De brede programmering zoals bedoeld in het ‘concept BuurtHuizen’ wordt de komende jaren samen met bewoners en welzijnspartners verder ontwikkeld tot een vraaggestuurde methodiek. In de vier centra worden activiteiten op basis van het diversiteitbeginsel voor kinderen, tieners, jongeren en volwassenen ontwikkeld Basisactiviteiten door de preferente welzijnsaanbieder Welzijnspartner Swazoom als preferente welzijnsaanbieder levert een basisprogramma in de uiteindelijk vier BuurtHuizen en bouwt haar eigen activiteiten af in de vier accommodaties die hier niet voor in aanmerking komen. 4

BH Gein en BH Holendrecht zijn respectievelijk per 1 maart en per 16 juni jl. geopend. BH Bonte Kraai volgt in het najaar en BH Anansi in het voorjaar van 2011.

11

Door het ontvlechten van het beheer en de programmering bij de stichting wordt de organisatorische positie van Swazoom gelijkwaardig ten aanzien van andere aanbieders in de accommodaties. Integratie jongerenactiviteiten in BuurtHuizen De jongerenactiviteiten dienen geïntegreerd te worden in de centra en daarnaast nieuw leven ingeblazen te worden. Het aanbod moet inspelen op de vraag die jeugdigen uit Zuidoost anno 2010 stellen. Tieners en jongeren weten de weg niet meer zo te vinden naar de accommodaties. Terwijl er wel signalen zijn dat er voldoende vraag is. Om een vraaggestuurd aanbod te ontwikkelen worden jongeren nadrukkelijk betrokken bij de samenstelling en uitvoering van de programmering. De twee specifieke jongerencentra zijn hun functie inmiddels al kwijtgeraakt. Het Jongerencentrum Royal in Holendrecht is inmiddels gesloopt binnen een bredere aanpak om de buurt veiliger te maken. De activiteiten voor een deel van deze jongeren zijn inmiddels geïntegreerd in het BuurtHuizen Holendrecht dat per 16 juni jongsleden geopend is. In Holendrecht zal naast het reguliere jongerenwerk ook specifiek jongerenwerk worden georganiseerd. De jongerenactiviteiten uit het jongerencentrum Subway zijn verplaatst naar BuurtHuizen Gein. De lage bezettingsgraad, de leegstand, het geringe aanbod van activiteiten en het matige bereik onder de doelgroep in het jongerencentrum waren aanleiding om de activiteiten per 1 maart jongstleden direct te integreren in het eerste BuurtHuizen Gein. De jongerenactiviteiten in Hofgeest worden verder geïntegreerd in BH Holendrecht. In AC Bonte Kraai worden de jongerenactiviteiten gecontinueerd en uitgebreid binnen het te ontwikkelen BH programma-aanbod voor jongeren. Tiener- en jongerenactiviteiten & kinderwerk De jeugdactiviteiten in de vier accommodaties zijn met name voor jeugdigen van dertien jaar en ouder. Activiteiten voor kinderen tot 13 jaar worden vooral in en rond het onderwijs (voorscholen en brede school) en de gezondheidscentra (Ouder en Kindcentra) georganiseerd. Momenteel totdat de genoemde beleidsontwikkelingen afgerond zijn in bestemde accommodatielijnen, vinden er in de vier BH ook nog activiteiten voor kinderen van 0-4 jaar plaats. Zie verder in de tekst. In 2011 is voorlopig iedere dag (uitgezonderd de maandag) vanaf 15.00 tot 16.00 uur en op woensdag van 13.00 tot 18.00 uur aanvullend kinderwerk voor kinderen tot 12 jaar geregeld. Dit vanwege de hoge dagelijkse bezoekersaantallen. In samenspraak met de bredeschool wordt beoordeeld in 2011 hoe om te gaan met deze activiteiten vanaf 2012. In de vakantieperioden, weekenden en op momenten dat er geen bredeschoolactiviteiten zijn, worden er structureel in de BuurtHuizen wel activiteiten voor kinderen geregeld, zodat er een doorlopende activiteitenlijn is. Talentvolle jongeren De vier BuurtHuizen en NoLIMIT, het stedelijk jongerencentrum zullen zich oriënteren of het mogelijk is om de komende jaren programmatisch te gaan samenwerken, zodat een integrale talentlijn ontstaat. Zoals dat jongeren in de BuurtHuizen laagdrempelig kunnen ‘snuffelen’ aan activiteiten. Wanneer gewenst kunnen ze hun vaardigheden in NoLIMIT verder op een hoger niveau brengen. Een voorbeeld hiervan is het oefenen door een jongere met muziekinstrumenten in een band van het BuurtHuizen, zoals ‘Making the Band’, en dan - als talent blijkt wordt dezelfde jongere een coach toegewezen via NoLIMIT, die

12

ondersteunt bij het ontwikkelperspectief. We verwijzen hierbij ook naar de beleidsnotities: ‘Stedelijk jong Zuidoost’, ‘Jong Zuidoost’ en ‘Brede Talentontwikkeling’. Specifieke aandacht voor ouderen en bewoners met een beperking Alle bewoners van zuidoost staan in de hoofdrol. Maar in de vier centra zal specifiek aandacht worden gegeven aan de integratie van ouderen en gehandicapten. Er moet iedere dag ‘een kaartje’ gelegd, gebiljart, geknutseld of gehandwerkt kunnen worden. De reguliere activiteiten zullen toegankelijk gemaakt worden voor bewoners met een beperking. De toegankelijkheid van de gebouwen speelt hierbij een grote rol. Bij de ruimtelijke organisatie van de toekomstige aangepaste of nieuwe centra zullen de toegankelijkheidseisen worden meegenomen. Bij de brede programmering in de huidige accommodaties lopen we qua toegankelijkheid tegen beperkingen op. Samen met de belangengroeperingen zullen we ons best doen om ‘beren op de weg’ zoveel mogelijk te bestrijden. Tijdelijke mogelijkheden voor opvoedingsondersteuning en peuterouderinloop Totdat alle ouder- en kindcentra geopend zijn in Zuidoost, worden in de BuurtHuizen tijdelijke gebruikersmogelijkheden gecreëerd voor activiteiten op het gebied van opvoedingsondersteuning. De peuterouderdagdelen, die gericht zijn op het bevorderen van de toeleiding naar de voorscholen, kunnen gebruikmaken van de accommodaties totdat er betere alternatieven zijn. 1.2.2. Specifieke activiteiten Sportbuurtwerk Sportbuurtwerk ontwikkelt voor verschillende leeftijdsgroepen een sportaanbod in de verschillende wijken rondom de vier BuurtHuizen, dat wordt opgenomen in de programma’s van de BuurtHuizen. Huiswerkondersteuning In de BuurtHuizen zijn dagelijkse huiswerkmomenten in het computerlokaal waarop kinderen en jongeren hun huiswerk kunnen maken als daar thuis geen gelegenheid voor is. Deze faciliteit is aanvullend op wat het onderwijs zelf aan kinderen biedt. Het gaat hierbij om zelfstudie, er is geen specifieke begeleiding aanwezig. Informatie en advies In de vier BuurtHuizen zullen infotheken worden opgezet. Partners die een informatieve taak hebben ten aanzien van de samenleving kunnen in de BuurtHuizen hun adviesdiensten aanbieden. Gedacht kan worden aan informatie over schuldhulpverlening, belasting en loketdiensten op het gebied van zorg en wonen. Met de strategische partners zal de rol en de meerwaarde van de adviesdiensten vanuit de BuurtHuizen worden afgestemd. Informele netwerken In Zuidoost is in 2010 het project Informele Netwerken opgestart, uitgevoerd door de Protestantse Diaconie. Bijeenkomsten van de organisatie vinden plaats in de BuurtHuizen. In het project worden vrijwilligers opgeleid en continue bijgeschoold. Het doel van het project is dat vrijwilligers binnen hun eigen netwerken hulpvragen van medebewoners kunnen signaleren. De vrijwilligers krijgen tools aangereikt om bewoners te begeleiden naar reguliere zorg. Bewoners kunnen zich in de BuurtHuizen opgeven als vrijwilliger.

13

1.2.3. Economische bedrijvigheid in de BuurtHuizen Economische bedrijvigheid, talentvolle bewoners en kleine zelfstandigen Naast het basisaanbod van Swazoom in de programmering worden bewoners die een bedrijf willen beginnen en startende ondernemers op semi-commerciële basis5 of op basis van een inkoopmodel6 in de gelegenheid gesteld activiteiten te organiseren in de BuurtHuizen. De BuurtHuizen zullen samenwerken met het Ondernemershuis om de economische bedrijvigheid van talentvolle bewoners in Zuidoost te bevorderen. Het Ondernemershuis werkt hierin nauw samen met DWI. De BuurtHuizen kunnen zowel als vind- en broedplaats worden gezien. Het Ondernemershuis biedt vanaf 2011 een serie workshops voor potentiële ondernemers aan in BuurtHuizen Gein en BuurtHuizen Holendrecht. Hoe schrijf je een ondernemersplan, hoe factureer je, hoe organiseer je marketing? Het BuurtHuizen kan activiteiten van een startende ondernemer inkopen, als de activiteiten interessant zijn voor het programma. Ondernemers kunnen hun diensten echter overal aanbieden. Het BuurtHuizen is slechts een van de afnemers. Het BuurtHuizen en het Ondernemershuis zullen samen een werkwijze ontwikkelen om de kwaliteit te borgen. Proeftuin voor bewoners met een afstand tot de arbeidsmarkt Voor bewoners met een afstand tot de arbeidsmarkt zoals bewoners met een lichamelijke handicap of onvoldoende werkervaring kan het BuurtHuizen als een proeftuin op het gebied van werkervaringen fungeren. Ook deelnemers van opleidingen, leerwerktrajecten of ID-medewerkers kunnen onder professionele begeleiding competenties oefenen. Er worden in principe geen trajecten geregeld of ingekocht. Om het werkervaringbeleid te realiseren zal worden samengewerkt met de interne afdeling Educatie en Arbeidstoeleiding van het stadsdeel. In 2011 wordt een begin gemaakt met deze ontwikkeling. Het samenwerkingsmodel tussen Swazoom, SDZO, Infacilities, DWI en Pantar is een eerste stap in deze richting. Vrijwilligers Om de centra zoveel mogelijk ‘eigen’ te laten zijn, om de gezelligheid, de toegankelijkheid en betrokkenheid te bevorderen, wordt met vrijwilligers gewerkt. Zoals gastvrouwen en -heren bij koffie- en thee-inloop, bewoners die de planten in het centrum verzorgen en bewoners die ondersteunende diensten leveren. Kortom, de bewoner is aan zet en kan zelf met initiatieven komen. In het programmaboekje wordt per periode aangegeven welke vrijwilligersfuncties vacant zijn. Om ook voor deze groep economische zelfstandigheid te bevorderen, zal worden onderzocht of er kan worden gewerkt met vrijwilligersvergoedingen (uit het werkbudget van de BuurtHuizen). Om vrijwilligersbeleid gestalte te geven zal worden samengewerkt met de vrijwilligerscentrale van het stadsdeel. 5

De activiteiten die georganiseerd worden voor bewoners dienen of gratis te zijn of kostendekkend en brengen op die manier een lage deelnamevergoeding voor bewoners mee.

6

Naast het basisaanbod van Swazoom stimuleren de BuurtHuizen de economische zelfstandigheid van bewoners die als zelfstandige willen starten of zijn gestart. Tegen een laag tarief van maximaal €25,- per uur (voorlopig vastgesteld) worden er activiteiten ingekocht. Om de ondernemersvaardigheden te bevorderen van de betreffende of potentiële ondernemers wordt er samengewerkt met het Ondernemershuis. Zij bieden in ieder BuurtHuizen een cursorisch aanbod. In september wordt er in BuurtHuis Gein en BuurtHuis Holendrecht een aanbod geprogrammeerd.

14

1.2.4. Communicatie en inspraak In samenwerking met de afdeling communicatie zijn al de nodige stappen gezet voor een huisstijl en een communicatieplan. De volgende onderdelen nader toegelicht: Diversiteitbeleid en programmaraden De BuurtHuizen zijn er voor en door bewoners: de programmering in een BuurtHuizen moet aansluiten bij de behoeften van de bewoners. Per centrum zal een programmaraad worden ingericht: een representatief samengesteld platform van bewoners dat de belangen van de verschillende bevolkingsgroepen en leeftijden vertegenwoordigt. De eerste helft in 2011 starten de eerste programmaraden. In 2010 worden de voorbereidingen getroffen. De uitgangspunten van het diversiteitbeleid in Zuidoost zullen toegepast worden in de BuurtHuizen en een basis krijgen in de organisatie van de programmaraden. De invloed van de programmaraad komt tot uitdrukking in de activiteiten in de vier centra. Website als wervend activiteiteninstrument Om de verschillende bewonersactiviteiten en het gebruik van ruimten goed onder de aandacht te brengen en de belangstelling van bewoners te inventariseren, wordt een website ontwikkeld voor de BuurtHuizen. In 2011 is de website ‘in de lucht’. Programmaboekje en agendaladders Vanaf 2011 verschijnt per centrum een programmaboekje met een aanbod voor een kwartaal. In BH Gein is geëxperimenteerd met een boekje per maand, maar dat is logistiek niet te organiseren. Daarbij komt dat veel activiteiten een gedurende een periode van drie maanden ongewijzigd blijven. Het programmaboekje is meer voor ‘in de keukenla’ en kan opgehaald worden in het centrum. Om de activiteiten onder alle bewoners te verspreiden, wordt met agendaladders per leeftijdsdoelgroep gewerkt. Zoals kinderen, tieners en jongeren en volwassenen. Deze indeling wordt ook op de website gehanteerd. Naast de agendaladder in het boekje kunnen bewoners gewoon ruimtes reserveren voor activiteiten die zij met medebewoners willen organiseren. Flyers en posters Voor activiteiten waar bewoners zich voor moeten inschrijven zijn in ieder centrum flyers te verkrijgen. Ook kunnen deze zodra de website er is gedownload worden. Van periodieke grotere evenementen worden posters gemaakt en opgehangen in het betreffende centrum. Leesmap en krant In ieder centrum is een leesmap en een dagelijkse verse krant. Bewoners worden van harte uitgenodigd om tijdschriften en kranten te komen lezen. Met medewerkers van het centrum kan tijdens het drinken van een kopje koffie of thee contact gelegd worden. Op deze manier hopen we de band met de bewoners te versterken.

15

1.2.5. Gebruikers- en huurkosten Standaardisering kosten- en gebruikersbeleid Het uitgangspunt is dat de vier BuurtHuizen op enig moment een bijdrage leveren in de kostendekkendheid voor de accommodaties. Het stadsdeel ernaar dat de panden toegankelijk zijn voor bewoners. Toegankelijkheid hangt samen met de prijs die betaald moet worden om gebruik te kunnen maken van de ruimtes. Er wordt gewerkt aan een kostenmodel met een gedifferentieerde bijdragestructuur. Commerciële partners (zoals evenementenbureaus) en semicommerciële partners (kleine zelfstandigen) betalen in een glijdende schaal meer voor het gebruik en het huren van ruimten dan bijvoorbeeld partijen die subsidie van het stadsdeel ontvangen voor hun activiteiten, zoals het project Informele Netwerken. Bewoners die hun activiteiten gratis aanbieden in het centrum en geen commerciële inkomsten hebben, kunnen gratis terecht. De eis aan maatschappelijk partners is dat hun activiteiten raakvlakken moeten hebben met welzijnsbeleid. Een slager, bakker of kapper kan bijvoorbeeld geen ruimte huren in het centrum. Maar wel een organisatie die ‘tafeltje dekje’ verzorgt voor bewoners uit de omgeving. Om een kostendekkende huur te regelen zal gestuurd worden op een gebruikersevenwicht per centrum. Hoe meer betalende partners het centrum kan regelen, des te meer bewoners gratis terecht kunnen. In de tweede helft van 2010 is het kosten- en gebruikersbeleid verder aangescherpt en gestandaardiseerd. In 2011 wordt met het actuele kostenbeleid beleid gewerkt. In de centra liggen dan brochures, die ook op de website zijn te downloaden. Functioneel gebruik van ruimten De ruimten in de centra kunnen gehuurd worden door bijvoorbeeld scholen voor diverse activiteiten in het kader van het onderwijs. Ieder BuurtHuizen heeft een vergelijkbare opbouw aan functionele ruimten. Zoals een dansstudio, een kookruimte voor workshops, een grote zaal voor voorstellingen en optredens, een opname- en geluidsstudio, ontmoetingsruimten voor tieners en jongeren en een aparte ontmoetingsruimte voor volwassenen, crearuimte en vergaderzalen. Deze ruimten kunnen tegen betaling van gereduceerde tarieven gebruikt worden. 1.2.6. Toegangsprijzen Onderzoek mogelijkheden BuurtHuispas of Stadspas Om de deelname aan activiteiten voor iedereen toegankelijk te maken, onderzoekt het stadsdeel in 2011 de mogelijkheden om met een communitypas te gaan werken of aansluiting te vinden bij de stadspas. Praktisch alle activiteiten worden op dit moment gratis aangeboden. Bewoners moeten alleen een klein bedrag betalen voor de activiteiten die door het Cursusbureau van Swazoom worden georganiseerd. In de toekomst zullen veel activiteiten van het BuurtHuizen wel gratis blijven, maar om de BuurtHuizen blijvend te kunnen financieren zal er voor de deelname aan sommige activiteiten

16

een kleine bijdrage verschuldigd zijn. Zoals activiteiten op het gebied van making the band, studiogebruik en portretschilderen. Het gaat hierbij veelal nog meer om het psychologisch effect van deelname verantwoordelijkheid door betaling. 1.2.7. Samenwerking Samenwerking met strategische partners Het BuurtHuizen zal zich binnen de uitvoering voornamelijk richten op contacten met bewoners en aanbieders. Om de activiteiten van het BuurtHuis succesvol te laten worden is het innemen van een strategische positie vereist. Er zal worden samengewerkt met strategische partners in de in- en externe omgeving van de BuurtHuizen. Zoals belangenverenigingen, scholen en commerciële ondernemingen. Juist omdat de vier gebouwen een verzamelplek worden voor meerdere gebruikers en aanbieders is samenwerking met de achterliggende belangenorganisaties c.q. de verschillende subsidiënten van gebruikers en aanbieders essentieel. In 2011 zal een marktanalyse worden uitgevoerd naar relevante partners binnen het veld om samenwerking met hen te zoeken. 1.2.8. Accommodatie- en beheerzaken Herbestemming leegkomende panden De planning is dat het bestuur in de eerste helft van 2011 een besluit neemt op de herbestemming van de leegkomende panden Reigersbos, Hofgeest en Subway. Het vierde leeggekomen pand ‘Royal’ is in het najaar van 2010 gesloopt. In de drie resterende panden worden kostendekkende activiteiten georganiseerd totdat er besluitvorming op de herbestemming heeft plaatsgevonden. Het betreft activiteiten die tot op heden in de activiteitencentra plaatsvonden, zoals feestjes en partijen van bewoners, kerkdiensten en brassbands. Het stadsdeelbestuur heeft hier separaat een besluit over genomen. Beheer Het beheer van de BuurtHuizen zal gefaseerd worden geëxploiteerd door een professionele beheerorganisatie. In het eerste BuurtHuizen Gein is het beheer al als zodanig en naar volle tevredenheid georganiseerd. In 2011 zal het beheer van de drie andere BuurtHuizen ook geregeld worden door deze beheerorganisatie. Afbouw beheer huidige welzijnspartner Het arbeidsperspectief voor het beheer van Swazoom is in het vierde kwartaal van 2010 inzichtelijk geworden. De beheerders worden passende beheerderfuncties aangeboden op reguliere of additionele basis. Det samenwerkingsmodel is het resultaat van afspraken tussen het stadsdeel, Swazoom, Pantar en DWI. Zie eerder in de tekst onder 1.1.1. Programma, accommodaties en beheer. 1.2.9. Personele organisatie De (tijdelijke) personele organisatie De personele organisatie van de BuurtHuizen is per 2010 onder regie van het stadsdeel. Het dagelijks bestuur heeft op 13 juli 2010 een besluit genomen over tijdelijke bemensing van de diverse functies, passend bij de pioniersfase van de BuurtHuizen. Eind 2010 en begin 2011 wordt de personele organisatie definitief ingericht. Om de kosten van de BuurtHuizen laag te houden, wordt voor een aantal functies gewerkt met een centraal stafbureau (‘shared service center’)

17

zoals: kwartiermaker, administrateur.

programmeur,

planner,

officemanager

en

financieel

Vaste uitvoeringsteams per centrum voor continuïteit en identiteit Om continuïteit en identiteit van de BuurtHuizen te bewerkstelligen is het uitgangspunt dat ieder BuurtHuizen met een eigen uitvoeringsteam gaat werken. Om bewoners te vinden, boeien en binden is het nodig dat er per locatie vaste aanspreekpunten zijn. Het uitvoeringsteam zal gaan bestaan uit meerdere agogische medewerkers, een locatiemanager en beheerders. De locatiemanager is hierbij verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de locatie. 1.2.10. Toekomstige positionering Toekomstige positionering In 2011 zal worden beoordeeld hoe c.q. waar de programmatische en personele organisatie definitief gepositioneerd wordt. In de eerste jaren kan de organisatie bij het stadsdeel belegd worden, maar aanbesteding bij welzijnsinstellingen is een alternatieve mogelijkheid. Het voordeel van deze laatste variant is dat een efficiëntieslag in de bedrijfskosten kan worden gemaakt (mits de overhead van de welzijnspartner acceptabel is). Bij Swazoom is de overhead van het bedrijfsbureau inmiddels naar een acceptabel niveau gebracht.

18

1.3. Tijdpad resultaten De BuurtHuizen ‘voor en door bewoners’ dienen hoogwaardig gerealiseerd te worden. De ‘doelen’ om het gewenste product te bereiken zijn in deze paragraaf voorzien van een resultaat met een tijdpad. Bouwkundige resultaten zijn hier buiten beschouwing gelaten. 1.3.1. Tijdpad resultaten 2010 -2012 deel I Tijdpad BuurtHuizen

Q1- Q2- Q310 10 10

Q4- Q1- Q210 11 11

Q3- Q411 11

Programmering Methodiek programmering Programmering BH Gein Programmering BH Holendrecht Programmering BH Bonte Kraai Programmering BH Anansi Overbruggingsprogramma renovatie BH Holendrecht Programmaraad Methodiek programmaraad Programmaraad Gein Programmaraad Holendrecht Programmaraad Bonte Kraai Programmaraad Anansi Personeel en organisatie Bespreekversie bedrijfsplan Besluitvorming bedrijfsplan Tijdelijke personele organisatie Tijdelijke en reguliere personele organisatie Omvorming acht AC naar vier BH Migratie Swazoom naar BH Bestuursopdracht 'Op weg naar vier BH' Overdracht leegkomende panden naar afd. Vastgoed Definitieve positionering BH

19

1.3.3. Tijdpad resultaten 2010-2012 deel II Q1- Q2- Q310 10 10 Tijdpad BuurtHuizen

Q4- Q1- Q210 11 11

Q3- Q411 11

Beheer Dienstverleningsconcept beheer Kostenbeheersing beheer Advies afbouw beheer Bestuursbesluit beheer Omvorming beheer Swazoom Professionalisering beheer Gein Professionalisering beheer Holendrecht Professionalisering beheer Bonte Kraai Professionalisering beheer Anansi Financieel en contractueel Bedrijfsadministratie AO/IC Integrale bedrijfsvoering (stafbureau BH en NOLIMIT) Tijdelijk kostenmodel verhuur en gebruik Definitief kostenmodel verhuur en gebruik Contracten Standaardisering contracten en bijlagen Methodiek en uitvoering gebruikersinkomsten Inkoopmodel Handboek bedrijfsvoering ontwikkeling Handboek bedrijfsvoering implementatie Communicatie Programmering BH Gein + info bewoners Programmering BH Holendrecht + info bewoners Programmering BH Bonte Kraai + info bewoners Programmering BH Anansi + info bewoners Methodiek flyers en posters Website BH Informatie bewoners bestemming resterende panden Nieuwbouw en renovatie Nieuwbouw en renovatie 4 BH 2009 - 2014 Belegd in bestuursopdracht accommodaties Evaluatie en advies Evaluatie 2 BH na 1 jaar Evaluatie 4 BH na 2 jaar Advies en besluitvorming positionering BH Definitieve positionering BH

20

1.4. Planning

1.4.1. Opstartfase In 2008 en 2009 heeft een projectgroep gewerkt aan de inrichtingseisen van het eerste BuurtHuizen Gein zodat dit eind februari 2010 opgeleverd kon worden en kon gaan functioneren als BuurtHuizen. Voor ieder nieuw op te starten BuurtHuizen waar bouwkundige veranderingen nodig zijn wordt een projectgroep opgestart. In 2010 start de projectgroep BuurtHuizen Holendrecht. Voor de bouwkundige aanpak van de twee BuurtHuizen Anansi en Bonte Kraai volgt binnen het kader van het accommodatieplan op een later tijdstip de planning. Eind 2009 zijn de beleidsmatige uitgangspunten ten behoeve van de programmering BuurtHuizen geactualiseerd en is door de sector Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) een voorlopig uitvoeringsmodel opgesteld. Het uitvoeringsmodel is als kader gebruikt voor het inrichten van de BuurtHuizen. Het onderhavige bedrijfsplan vervangt het uitvoeringsmodel. 1.4.2. Ontwikkelingsfase De regie van de vier BuurtHuizen is vanaf 2010 voorlopig bij het stadsdeel belegd. Het stadsdeel is van mening dat Swazoom niet in staat is om - naast het realiseren van de eigen interne veranderingen - de programmering van andere gebruikers en aanbieders in de vier BuurtHuizen goed te kunnen organiseren. Swazoom moet immers ook voor haar eigen activiteiten de omslag naar de vernieuwde centra bewerkstelligen. Een uitdaging voor het stadsdeel, om rechtstreeks verantwoordelijk te zijn voor de bezettingsgraad van de vier BuurtHuizen. Daarnaast evalueert het stadsdeel de kwaliteit van de activiteiten Sociaal Cultureel Werk van Swazoom. Er is een kwaliteitstraject tussen Swazoom en het stadsdeel ingezet. In de BuurtHuizen Gein en Holendrecht staat Swazoom als het ware in ‘de etalage’. De jaren 2010 en 2011 worden als ontwikkelingsjaren aangemerkt, waarin de vier BuurtHuizen beleidsmatig en organisatorisch ingericht worden. In de paragraaf ‘Doelen’ worden de verschillende ontwikkelingen binnen de programmering beschreven. 1.4.3. Consolidatiefase Het jaar 2012 is een stabilisatiejaar. De voornaamste doelen zoals geformuleerd in dit ondernemingsplan zijn bereikt. Bouwkundige aanpassingen lopen wel door tot 2014 en kunnen de programmering ingrijpend beïnvloeden. Maar hiervoor worden dan ‘bypasses’ geregeld en in de planning opgenomen. In 2012 hebben de programmeringmethodiek en het beheerprogramma zich gevestigd. We weten bewoners te boeien en binden.

21

Door bouwkundige veranderingen kunnen activiteiten tijdelijk ergens anders plaatsvinden. Zodra de accommodatie klaar is, wordt de programmering weer teruggeplaatst. Beleidsmatige keuzes die veranderingen voor de uitvoering met zich meebrengen, zijn te voorzien. Als in 2012 een goede basis is neergelegd voor de accommodaties en de organisatie compleet is, kunnen nieuwe beleidsaanpassingen redelijk snel worden doorgevoerd. Eind 2011 of begin 2012 kan beoordeeld worden of de organisatie van de BuurtHuizen aanbesteed wordt bij een welzijnspartner of dat het stadsdeel de BuurtHuizen onder eigen regie houdt.

22

II

Kwaliteit van dienstverlening

2.1. Kwaliteitswaarborg Om de kwaliteit van dienstverlening te bewaken, worden waarborgen ingebouwd. Hiervoor zijn verschillende methoden. Tijdens de inrichtingsfase worden methodieken, procedures, concepten en modellen en nieuw beleid ontwikkeld. Ten slotte wordt er met evaluatie- en adviesrapporten gewerkt. 2.1.1. Methodieken, concepten en modellen Het BuurtHuizen werkt met een diverse aan partijen. Om de kwaliteit van het aanbod in de vier centra op een hoog niveau te brengen zullen methodieken, concepten en modellen worden ontwikkeld in samenwerking met betrokken sectoren, afdelingen en partijen zoals: 1. Programmering 2. Programmaraden 3. Inkoopmodel 4. Model gebruikersinkomsten 5. Dienstverleningsconcept beheer 6. Tevredenheidmetingen Voor de implementatie van de verschillende werkwijzen worden in samenspraak met betrokkenen werkwijzen ontwikkeld, geïmplementeerd en gestandaardiseerd. 2.1.2. Administratieve organisatie en Interne Controle Het BuurtHuizen heeft een eigen bedrijfsvoering. Om een adequate interne en externe verantwoording te kunnen geven wordt in 2010 een bedrijfsadministratie op maat ontwikkeld. In 2011 wordt deze geïmplementeerd. 2.1.3. Beleid en uitvoering Bij de omvorming van AC naar BH zijn veel beleidsaspecten verweven. De opsomming van de resultaten geeft inzicht in de belangrijkste doelen. Om de doelen te realiseren zullen per onderdeel beleid en uitvoeringsplannen opgesteld worden. Bij nieuw beleid zoals ‘herbestemming leegkomende accommodaties’ en ‘afbouw beheer bij Swazoom’ wordt eerst een bestuurlijk besluit voorbereid. 2.1.4. Evaluatie en advies Eind 2010 en 2011 worden evaluatierapporten BuurtHuizen in Zuidoost opgesteld. In 2011 wordt een adviesrapport opgesteld over de toekomstige belegging van de organisatie.

23

24

III

Toekomstige organisatie en personeel

3.1. Kenmerken van de organisatie in oprichting 3.1.1. Organisatie in oprichting Door de programmering en de organisatie te beleggen bij het stadsdeel, is een tijdelijke personele organisatie vereist. In 2010 bestaat deze organisatie voornamelijk uit tijdelijke extern ingehuurde adviseurs. Het is gewenst om in de eerste fase van de organisatie in oprichting met ervaren adviseurs te werken, omdat in een korte periode veel strategisch beleid wordt opgezet en uitvoerend werk in een hoog tempo verzet moet worden. 3.1.2. Functies in ontwikkeling Een aantal tijdelijke functies kunnen eind 2010 overgaan in reguliere functies. Het grootste deel van het ontwikkelwerk heeft dan plaatsgevonden. De functies zijn dan wel nieuw en moeten in de praktijk nog ‘uitgevonden’ worden. Dat bepaalt mede het profiel van de nieuwe medewerker van het BuurtHuizen in Zuidoost: plezier in een lerende organisatie, bereid zijn te improviseren en vooral: inventief en creatief. De kwartiermaker heeft regelmatig contact met de medewerkers, stuurt op de workload en bespreekt werkervaringen en incidenten. Stressbestendigheid is ook een belangrijke competentie voor deze functies. Voor de functies projectleider BH, financieel adviseur bedrijfsvoering en projectleider programmering wordt in 2011 vanwege het hoge ontwikkelkarakter nog met tijdelijke functie-invullingen gewerkt. 3.1.3. Functiewaardering en -beschrijvingen Hoewel er nog geen vast omlijnde functiebeschrijvingen zijn, is het toch mogelijk gebleken de functies te waarderen in algemene functieprofielen en de inschaling te berekenen. In de eerste helft van 2011 worden de functieprofielen in samenwerking met de afdeling P&O vastgesteld. 3.1.4 Toekomstige positionering organisatie en invulling reguliere functies Om de mogelijkheid open te houden dat de programmering en de (personele) organisatie in een later stadium extern belegd worden, zullen de reguliere functies op tijdelijke basis worden ingevuld. 3.1.5. Organogram BuurtHuizen Het organogram BuurtHuizen binnen het stadsdeel hangt af van de toekomstige positionering van de organisatie. Het stadsdeel zal hierin in de komende periode een definitieve keuze maken.

25

Programmering van zowel Swazoom als van de overige gebruikers en aanbieders heeft een sterk inhoudelijke component, die appelleert aan competenties van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling: achter al die (kleine) partijen met aanbod en een ruimtevraag gaan sociaal-maatschappelijke vraagstukken schuil. Zoals belangengroeperingen voor ouderen, gehandicapten en organisaties zoals scholen. In het hoofdstuk beleid en strategie worden de doelgroepen en de bijbehorende vraagstukken inzichtelijk gemaakt. In de administratieve organisatie (AO/IC) zullen de samenwerkingsaspecten op het gebied van programmering en ruimtegebruik goed worden geregeld. 3.1.6. Aansturing De op- en inrichting van de organisatie vindt plaats in een omgeving vol onduidelijkheden, dynamiek en verdeelde taken. De regie op het beheer is belegd bij de sector Middelen (afdeling BOG) en de uitvoering van de programmering valt onder de sector Maatschappelijke Ontwikkeling, afdeling Zorg en Welzijn. De sectoren sturen op hun eigen deelverantwoordelijkheid en werken intensief met elkaar samen om de gezamenlijke vraagstukken aan te pakken. Dit proces loopt goed.

3.2. Inrichting

3.2.1.Stafbureau (shared service center) De mogelijkheden voor de oprichting van een stafbureau (shared service center) worden onderzocht. Momenteel verlenen tijdelijke functionarissen zoals de kwartiermaker, programmeur, planner en een financieel adviseur al dienstverlening aan de vier BuurtHuizen door een centrale manier van werken. De kwartiermaker stuurt het tijdelijke stafbureau aan. 3.2.2.NoLIMIT ‘lift’ mee in de bedrijfsadministratie Op financieel bedrijfsmatig niveau ‘ lift’ NoLIMIT ‘mee’ in de organisatie van het bedrijfsbureau. Het stroomlijnen van de bedrijfsadministratie van NoLIMIT en de vier BuurtHuizen in een model draagt bij aan eenduidige werkprocessen in de frontoffice (de businessunits BuurtHuizen en NoLIMIT) en de backoffice (interne organisatie van het stadsdeel). 3.2.3. Vaste uitvoeringsteams per centrum Op de werkvloer is herkenbaarheid van medewerkers vereist om de gebruikers en aanbieders te vinden, binden en boeien. Om de identiteit en continuïteit van ieder centrum te waarborgen, wordt de mogelijkheid onderzocht om kleine vaste teams op iedere locatie te regelen, die het aanspreekpunt vormen voor de bewoners.

26

Zo’n uitvoeringsteam kan bestaan uit meerdere agogisch medewerkers van een welzijnsorganisatie. Binnen de financiële marges kan de betreffende organisatie dan zelf kiezen hoeveel agogisch medewerkers op een locatie worden geplaatst. Het totale werkpakket dient een gezamenlijk en evenwichtig aanbod per locatie op te leveren voor kinder-, tiener-, jongeren- en volwassenenwerk. Per locatie is minimaal 2 fte agogisch werk werkzaam. Iedere locatie heeft in dit model 0.5 fte locatiemanager. De locatiemanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, de dagelijkse werkzaamheden van het beheer, de agogisch medewerkers en de praktische vraagstukken van gebruikers en aanbieders per locatie. De locatiemanager stuurt de verschillende partijen binnen het BuurtHuizen niet hiërarchisch maar functioneel aan. De verantwoordelijkheid voor het functioneren ligt bij de leverende organisatie waar werkafspraken mee gemaakt worden. De locatiemanager beschikt over een dienstverlenende en flexibele instelling en een groot probleemoplossend vermogen. Een businessmanager geeft sturing aan de totale organisatie. De beide managers worden ondersteund door de diensten van het stafbureau. De functie van businessmanager wordt in de ontwikkelingsperiode 2010-2011 ingevuld door een kwartiermaker die de organisatie op- en inricht. In 2011 zal onderzocht moeten worden hoe de managementfunctie in de toekomstige organisatie moet worden ingevuld. Mogelijk dat in 2012 in het consolidatiejaar de functie van manager nog tijdelijk belegd moet worden. In de begroting is vanaf 2013 rekening gehouden met een integratie van managementfuncties tussen verschillende businessunits zoals NoLIMIT en de CC. Maar er zijn ook andere varianten denkbaar zoals de integratie in een andere organisatie wanneer wordt gekozen voor aanbesteding nadat de methodiek is ontwikkeld of integratie van andere managementfuncties binnen het stadsdeel. 3.2.4. Beheer door een professionele organisatie Het beheer van de BuurtHuizen wordt in een groeimodel door een professionele organisatie op het gebied van beheer geregeld. In het eerste BuurtHuizen Gein is het beheer inmiddels al als zodanig georganiseerd. Begin 2011 is ook het beheer van de drie andere BuurtHuizen geprofessionaliseerd.

27

28

3.3. Reorganisaties en bezuinigingen

3.3.1. Reorganisatie stadsdelen en bezuinigingen De reorganisatie van de stadsdelen en de bezuinigingen zijn van invloed op de personele inrichting van de BuurtHuizen. De reorganisatie van de stadsdelen brengt bijvoorbeeld een vacaturestop met zich mee en een stringent aanstellingsbeleid van nieuw personeel. Om de ontwikkelingen van de organisatie ‘in de dop’ niet te beschadigen wordt de businessunit BuurtHuizen enigszins uit de wind gehouden. Tegelijkertijd dient het concernbelang behartigd te worden. Op dit niveau worden bij de invulling van vacatures vanuit beide perspectieven steeds afwegingen gemaakt. Zo nodig vindt er bestuurlijke besluitvorming op het aanstellingsbeleid plaats. 3.3.2. Reorganisatie Swazoom Swazoom is (statutair) zodanig aan het stadsdeel verbonden, dat zij alleen mag leveren aan organisaties binnen Zuidoost. Als de inkoop afneemt omdat het stadsdeel de producten elders efficiënter kan afnemen of niet meer afneemt dan heeft dit een direct effect op de personele organisatie van Swazoom. Door de reorganisatie in 2010 en 2011 zullen er functies bij Swazoom op houden te bestaan. Met name in de overhead zal worden ‘gesneden’. Vanuit het oogpunt van behoud van werkgelegenheid en om de frictiekosten bij Swazoom te beperken, worden boventallige medewerkers - bij gebleken geschiktheid – vooralsnog gedetacheerd naar een functie in het BuurtHuizen.

29

30

3.4. Tabellen

In de ‘ Bijlage Tabellen’ behorend bij het onderhavige bedrijfsplan worden voorlopige functies inzichtelijk gemaakt van de organisatie in oprichting. De uiteindelijke invulling van de functies kan afwijken van de gegeven opsomming. In 2010 betreft dit voornamelijk interim personeel. In 2011 wordt de organisatie verder ingericht met reguliere functies. In verband met de onduidelijkheid over de toekomstige positionering van de organisatie, zullen tijdelijke dienstverbanden worden aangegaan.

3.5. Organogram 2010 -2012 De planning is dat eind 2011 een besluit is genomen over de toekomstige positionering van de vier BuurtHuizen. Voor de ontwikkelingsjaren 2010 en 2011 is het nog niet zinvol om een organogram op te stellen. De organisatie is immers nog volop in oprichting. In 2012 e.v. is de organisatorische inrichting afhankelijk van de uiteindelijke organisatiekeuze. In de ontwikkelingsfase van de businessunit is de 7regie op de uitvoering van het beheer voorlopig gepositioneerd bij Middelen/ Vastgoed, de organisatie van het beheer, de activiteitenprogrammering en de personele organisatie ervan voorlopig belegd bij de sector Maatschappelijke Ontwikkeling. Onafhankelijk van de uiteindelijke positionering blijft de uitvoering van het beheer ook in de toekomstige situatie in ieder geval gescheiden van de programmering zodat verstrengeling van belangen tegen wordt gegaan. Eind 2011 nadat de methodiek BuurtHuizen uitontwikkeld is, vindt de beoordeling plaats waar de methodiek belegd wordt.

7

Tot 2011 wordt het beheer (uitgezonderd van BUURTHUIS Gein) georganiseerd door Swazoom voor een zestal panden. Tot die tijd staat het beheer van de betreffende panden onder regie van de sector MO in een overbruggingsmodel waarbij BUURTHUIS Gein pilot is voor het dienstverleningsmodel beheer.

31

32

IV

Bedrijfsadministratie

4.1. Financieel beleid 4.1.1. Meerjarige integrale begroting 2010-2015 Met de meerjarige integrale begroting 2010-2015 die betrekking heeft op de ‘businessunit BuurtHuizen in ontwikkeling’ en opgesteld is door de sectoren MO en MI worden de financiële effecten van het nieuwe beleid en beslissingen zichtbaar. Het BuurtHuizen is een organisatie in oprichting en heeft met veel verschillende kosten te maken omdat er sprake is van een ingewikkelde organisatiestructuur. Het afbouwen van acht accommodaties en de opbouw van vier BuurtHuizen is aan de orde met allerlei nieuwe kosten, maar ook met frictiekosten ten behoeve van de afbouw van beleid. Activiteiten in het kader van sociaal cultureel werk die niet of indirect met de BuurtHuizen te maken hebben zijn voorlopig ook nog in de integrale begroting opgenomen. Per jaar wordt een aparte werkbegroting aangeleverd met een onderliggend kostenmodel. 4.1.2. Kostenposten als stelpost Veel kostenposten zijn nog niet geheel inzichtelijk en zijn als stelpost opgenomen. Zo zijn er vaste beheerkosten, maar ook beheerkosten die variabel zijn en frictiekosten beheer omdat we naast de opbouw van het beheer, met de afbouw van het beheer bij de welzijnspartner te maken hebben. Er is een inschatting gemaakt van de personele kosten. Na twee jaar kan pas bepaald worden als de organisatie is ingericht of de personele inrichting goed is, of de kosten juist zijn opgevoerd of dat ze naar beneden dienen te worden bijgesteld. De huisvestingslasten van de vier BuurtHuizen en de leegkomende panden zijn overgenomen uit de begroting van Swazoom. Met uitzondering van de exploitatielasten van BH Gein, die uit de interne begroting van de afdeling Vastgoed (BOG) komen. Onduidelijk is wat de extra huisvestingskosten worden op het moment dat de centra een hoge bezettingsgraad hebben. Dit is namelijk van invloed op bijvoorbeeld het verbruik van energie. In 2010 en 2011 zullen de kostenposten op basis van gemiddelde kosten worden bijgesteld. Het uitgangspunt is dat binnen de beschikbare begroting wordt gehandeld en dat uitgaven binnen de gedefinieerde posten gedaan worden. 4.1.3. Inrichtingsplan interne en administratieve organisatie Voor de bedrijfsvoering van de BuurtHuizen wordt een interne administratieve organisatie opgezet. Zoals een begroting 2010-2015, het opstellen van secundaire werkprocessen, een debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadbeheer, facturatiesysteem, een inkoopmodel, een boekhouding voor de BuurtHuizen, het opstellen van een jaarrekening, een kostenmodel ruimtegebruik, etc. In 2011 is de AO/IC ingericht.

33

4.1.4. Verantwoording Per periode van een boekjaar worden de financiële resultaten en verwachtingen opgesteld. De begroting wordt voorgelegd aan het bestuur en de raad ter goedkeuring via de gebruikelijke besluitvormingsroute. Periodiek worden de resultaten vergeleken met de begroting. Bij (grote) afwijkingen in de begroting die niet voorzien zijn door onverwachte organisatieontwikkelingen en die niet binnen de begroting kunnen worden opgevangen wordt het bestuur geïnformeerd. Voor 1 april 2011 wordt de eerste jaarrekening aangeboden van de BuurtHuizen.

34

4.COLOFON Stadsdeelkantoor en Infocentrum Auteur en vormgeving Janny Twigt Interim projectmanager ontwikkelingsfase BuurtHuizen Bezoekadres: Anton de Komplein 150 1102 CW Amsterdam Zuidoost Postadres: Postbus 12491 1100 AL Amsterdam Zuidoost Tel.nr.: 020 – 252 5000

36