BAB IV PERANCANGAN SISTEM
4.1. Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. Perancangan sistem juga adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah. Tujuan dari perancangan sistem ini secara garis besar adalah untuk menghasilkan bentuk rancangan yang dapat memberikan solusi akan masalah yang dihadapi. Perancangan sistem ini meliputi Flow Map usulan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur Menu.
4.2. Sistem yang Diusulkan Sistem yang diusulkan adalah Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil dengan Metode Multifactor Evaluation Process. Tentunya, sistem ini memuat kumpulan data yang saling berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga pengguna sistem atau aplikasi ini dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan tinjauan temuan masalah pada Bab III, maka sistem pendukung keputusan ini diharapkan dapat menangani permasalah-permasalah tersebut. Sistem pendukung keputusan ini
65
66
pun diharapkan dapat meningkatkan dan mengefektifkan proses penilaian peserta Diklat yang sedang dilaksanakan. Adapun keuntungan dan konsekuensi dalam menggunakan Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil dengan Metode Multifactor Evaluation Process ini, yaitu : 1.
Keuntungan a.
Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.
b.
Informasi laporan-laporan yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat.
2.
c.
Lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendataan.
d.
Media penyimpanan lebih kecil
Konsekuensi a.
Pengguna sistem pendukung keputusan memerlukan pelatihan untuk menggunakan sistem tersebut, dalam kaitannya ditujukan untuk petugas admin yang mengoperasikan komputer di instansi-instansi terkait.
b.
Media penyimpanan (hardisk) dapat rusak karena bersifat sensitif, sehingga memerlukan perawatan khusus.
c.
Memerlukan biaya kertas dan tinta untuk mencetak laporan-laporan.
67
4.3. Prosedur yang Diusulkan 1. Prosedur Usulan Pendataan Peserta DIKLAT Adapun prosedur usulan dalam pendataan peserta DIKLAT di Bagian Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah maupun di instansi lainnya adalah sebagai berikut: a. Admin menginformasikan kepada dinas-dinas yang ada di Propinsi / Kabupaten / Kota tentang informasi DIKLAT serta memberikan formulir
pendaftaran
dan
pemberitahuan
untuk
melengkapi
persyaratan. b. Dinas-dinas yang ada di Propinsi/Kabupaten/Kota mengutus 1 (satu) orang atau lebih pegawainya untuk mengikuti DIKLAT yang diselenggarakan Badan Kepegawaian Daerah, Badan Kepegawaian Negara, atau pun di instansi-instansi penyelenggara program DIKLAT, serta mengisi dan mengembalikan formulir pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya. c. Admin memeriksa kelengkapan peserta serta formulir yang telah dikembalikan. Apabila masih ada yang kurang, maka peserta diwajibkan untuk melengkapi kembali persyaratan dan data-datanya. d. Admin menginputkan data peserta dalam Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil secara keseluruhan.
68
e. Admin mencetak data-data peserta DIKLAT keseluruhan dan diberikan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan yang ada di setiap instansi, baik itu Badan Kepegawaian Negara, Badan Kepegawaian Daerah, maupun instansi-instansi pemerintahan lainnya yang menyelenggarakan program DIKLAT dalam bentuk print out, sedangkan peserta mendapatkan kartu peserta DIKLAT yang di cetak langsung dari sistem yang diusulkan.
Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan pendataan peserta DIKLAT yang tercantum di Gambar 4.1.
2. Prosedur Penilaian Hasil Kelulusan Peserta DIKLAT Adapun prosedur dalam penilaian hasil kelulusan peserta DIKLAT adalah sebagai berikut: a. Tim
penyelenggara
DIKLAT
yang
bertugas
sebagai
admin
memberikan Formulir-formulir penilaian kepada tim pengajar serta tim penyelenggara yang bertugas memberikan pendidikan dan penilaian kepada peserta. b. Tim Pengajar dan tim penyelenggara yang bertugas mengisi formulir sesuai dengan nilai yang diperoleh peserta DIKLAT untuk masingmasing kategori penilaian.
69
c. Pengajar dan penyelenggara akan memberikan kembali formulirformulir penilaian yang telah diisi kepada admin. d. Penyelenggara yang bertugas sebagai admin memeriksa kembali formulir-formulir penilaian yang telah dikembalikan oleh pengajar serta penyelenggara yang bertugas menilai perserta DIKLAT, apabila ada data yang tidak lengkap, maka formulir dikembalikan lagi kepada pengajar untuk dilengkapi, namun apabila formulir telah diisi dengan lengkap,
maka
penyelenggara
yang
bertugas
sebagai
admin
menginputkan data ke dalam sistem untuk diolah serta mencetak (print) laporan penilaian kelulusan peserta DIKLAT. e. Laporan hasil penilaian kelulusan peserta DIKLAT diberikan kepada panitia, Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, dan diarsipkan kembali oleh penyelenggara dalam bentuk softcopy.
Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan Penilaian Hasil Kelulusan Peserta DIKLAT yang tercantum di Gambar 4.2.
70
Gambar 4.1 Flow Map Usulan Pendaftaran Peserta Diklat
71
Gambar 4.2 Flow Map Usulan Penilaian Kelulusan Peserta Diklat
72
4.4. Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil yang diusulkan antara lain : 1.
Daftar Data Peserta Sumber
: Peserta DIKLAT
Tujuan
: Admin
Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Peserta yang akan mengikuti Pendidikan dan Pelatihan
Rangkap 2.
: 1 (satu)
Data Penilaian Peserta Sumber
: Panitia
Tujuan
: Admin
Fungsi
: Untuk Mengetahui Penilaian Peserta DIKLAT yang akan menentukan kelulusan peserta.
Rangkap
: 1 (satu)
73
3.
Laporan Data Peserta DIKLAT Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Kepala
Bidang
Pendidikan
dan
Pelatihan
Badan
Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, Panitia, dan Kepala Badan Kepegawaian Daerah atau Badan Kepegawaian Negara.
4.
Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Peserta Pendidikan dan Pelatihan
Rangkap
: 3 (tiga)
Laporan Data Penilaian Peserta DIKLAT Sumber
: Administrasi
Tujuan
: Kepala
Bidang
Pendidikan
dan
Pelatihan
Badan
Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, dan Panyelenggara. Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Penilaian Peserta DIKLAT
Rangkap
: 2 (dua)
4.5. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada, yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (contoh : Hardisk, Disket, dsb). Data Flow Diagram (DFD).
74
1. Diagram Konteks / Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Diagram Konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan secara garis besar suatu sistem dan juga merupakan diagram tertinggi yang memperlihatkan batasan sistem serta lingkungannya dan hanya mempunyai satu data proses yang menggambarkan proses yang terdapat didalam sistem. Diagram Konteks ini dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Diagram Konteks / Data Flow Diagram (DFD) Level 0
75
2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Dari Diagram Konteks diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut :
Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
3. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Dari Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 2 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut :
76
a.
Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1
Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2
Gambar 4.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2
77
c.
Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3
Gambar 4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3
d. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4
Gambar 4.8. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4
78
4. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) pada dasarnya adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubunganhubungan (relasi) antar entitas tersebut. Tekanan utama pada ERD adalah tabeltabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. ERD dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut :
m
m
Gambar 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD)
79
Kamus Data : -
Admin
= {User_Name, Password}
-
Peserta
= {NIP, Nama, Alamat, Jabatan / Golongan, No.Telp}
-
Registrasi
= {Jenis_Diklat, Periode, Tahun}
-
Penilaian Kelulusan= {NIP, Nama, Nilai}
-
Pengajar
= {ID_Pengajar, Nama, Alamat, No. Telp}
4.6. Struktur File 1. Tabel Pegawai No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
NIP
Numerik (integer)
8
-
2
Nama
Char
20
-
3
Jenis Kelamin
Char
4
-
4
Tempat Lahir
Char
20
-
5
Tanggal Lahir
Char
20
-
6
Alamat
Char
50
-
7
No. Telp
Char
15
-
8
No. Handphone
Char
15
-
9
Pendidikan
Char
15
-
10
Nama Instansi
Char
30
-
11
Jabatan / Golongan
Char
30
-
12
Alamat Instansi
Char
50
-
13
Telp. Kantor
Char
15
-
Tabel 4.1. Struktur File Pegawai
80
2. Tabel Peserta No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
No. Pendaftaran
Integer
5
Primary Key
2
Jenis DIKLAT
Char
10
-
3
Angkatan
Integer
5
-
4
Tahun
Integer
4
-
5
NIP
Numerik (integer)
8
-
6
Nama
Char
20
-
7
Jenis Kelamin
Char
4
-
8
Tempat Lahir
Char
20
-
9
Tanggal Lahir
Char
20
-
10
Alamat
Char
50
-
11
No. Telp
Char
15
-
12
No. Handphone
Char
15
-
13
Pendidikan
Char
15
-
14
Nama Instansi
Char
30
-
15
Jabatan / Golongan
Char
30
-
16
Alamat Instansi
Char
50
-
17
Telp. Kantor
Char
15
-
Tabel 4.2. Struktur File Peserta
81
3. Tabel Admin No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
UserName
Char
10
Primary Key
2
Password
Char
8
-
Tabel 4.3. Struktur File Admin
4. Tabel Kabid DIKLAT No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
NIP
Integer
20
-
2
Nama
Char
30
-
Tabel 4.4. Struktur File Kabid DIKLAT
5. Tabel Nilai No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
Jenis DIKLAT
Char
10
-
2
Angkatan
Integer
5
-
3
Tahun
Integer
4
-
4
ID_Peserta
Numerik (integer)
8
-
5
Disiplin
Integer
5
-
6
Kepemimpinan
Integer
5
-
7
Kerjasama
Integer
5
-
8
Prakarsa
Integer
5
-
9
Ujian Akhir
Integer
5
-
10
KKP
Integer
5
-
11
KKK
Integer
5
-
82
12
OL
Integer
5
-
13
Nilai
Integer
5
-
14
Kualifikasi
Char
10
-
15
Hasil
Char
10
-
16
Penilai
Char
30
-
Tabel 4.5. Struktur File Nilai
6. Tabel Jenis DIKLAT No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
Jenis DIKLAT
Char
20
-
Tabel 4.6. Struktur File Jenis DIKLAT
7. Tabel Unsur Disiplin No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
15
Primary Key
2
Kerapian
Numerik (Integer)
5
-
3
Ketepatan_Waktu
Numerik (Integer)
5
-
4
Kesungguhan
Numerik (Integer)
5
-
5
Kejujuran
Numerik (Integer)
5
-
6
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
7
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.7. Struktur File Unsur Disiplin
83
8. Tabel Unsur Kepemimpinan No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
10
Primary Key
2
Konsistensi_TJ
Numerik (Integer)
5
-
3
Visioner
Numerik (Integer)
5
-
4
Pemberdayaan
Numerik (Integer)
5
-
5
Demokratis
Numerik (Integer)
5
-
6
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
7
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.8. Struktur File Unsur Kepemimpinan
9. Tabel Unsur Kerjasama No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
15
Primary Key
2
Kontribusi
Numerik (Integer)
5
-
3
Kekompakan
Numerik (Integer)
5
-
4
Tidak_Mendikte
Numerik (Integer)
5
-
5
Menerima_Pendapat
Numerik (Integer)
5
-
6
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
7
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.9. Struktur File Unsur Kerjasama
84
10. Tabel Unsur Prakarsa No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
15
Primary Key
2
Membuat_Iklim
Numerik (Integer)
5
-
3
Membuat_saran
Numerik (Integer)
5
-
4
Aktif
Numerik (Integer)
5
-
5
Mengendalikan_diri
Numerik (Integer)
5
-
6
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
7
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.10. Struktur File Unsur Prakarsa
11. Tabel Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP) No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
15
Primary Key
2
Identifikasi_Masalah
Numerik (Integer)
5
-
3
Analisis_Masalah
Numerik (Integer)
5
-
4
Pemecahan_Masalah
Numerik (Integer)
5
-
5
Sistematika_Penulisan Numerik (Integer)
5
-
6
Efektifitas_TP
Numerik (Integer)
5
-
7
Penguasaan_Materi
Numerik (Integer)
5
-
8
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
9
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.11. Struktur File Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP)
85
12. Tabel Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK) No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
15
Primary Key
2
Kesungguhan
Numerik (Integer)
5
-
3
Kualitas
Numerik (Integer)
5
-
4
Keefektifan
Numerik (Integer)
5
-
5
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
6
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.12. Struktur File Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK)
13. Tabel Unsur Observasi Lapangan (OL) No
Nama Atribut
Type Data
Ukuran
Keterangan
1
ID_Peserta
Numerik (Integer)
15
Primary Key
2
Tahun
Char
5
-
3
NIP
Numerik (Integer)
8
-
4
Nama
Char
30
-
5
Kemampuan_IM
Numerik (Integer)
5
-
6
Kemampuan_adaptasi
Numerik (Integer)
5
-
7
Kualitas_pemikiran
Numerik (Integer)
5
-
8
Teknik_Bertanya
Numerik (Integer)
5
-
9
Akomodasi
Numerik (Integer)
5
-
10
Jumlah
Numerik (Integer)
5
-
11
Rata-Rata
Numerik (Integer)
5
-
Tabel 4.13. Struktur File Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK)
86
4.7. Perancangan Struktur Program
Gambar 4.10. Struktur Program
87
4.8. Perancangan Struktur Menu
Gambar 4.11. Struktur Menu
88
4.9. Perancangan Antarmuka 1. Perancangan Form Input
Gambar 4.12 Perancangan Form Pendaftaran Peserta DIKLAT
89
Gambar 4.13 Perancangan Form Rekapitulasi Penilaian Peserta DIKLAT
90
2. Perancangan Form Output
Gambar 4.14. Perancangan Tampilan Laporan Peserta DIKLAT
91
REKAPITULASI NILAI PESERTA DIKLAT ………………… DI LINGKUNGAN ……………… Unit/Diklat Penyelenggara Angkatan Tempat/tanggal Pelaksanaan Jumlah Peserta
: : : : Aspek Sikap Dan Perilaku Kepemimpinan
No
Nama Peserta
1
2
(45%) KepemimDisiplin Kerjasama Prakarsa pinan (10%) (15%) (10%) (10%) 3 4 5 6
Aspek Akademis/Penguasaan Materi (55%) Ujian Akhir (20%) 7
KKP
KKK
OL
(15%) 8
(10%) 9
(10%) 10
Nilai
11
Kualifi Peringkat kasi
12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Gambar 4.15. Perancangan Tampilan Laporan Nilai Peserta DIKLAT
Gambar 4.16. Perancangan Tampilan Kartu Tanda Peserta DIKLAT
13
92
3. Perancangan Form Utama dan Form Lainnya
Gambar 4.17. Perancangan Form Login
Gambar 4.18. Perancangan Form Utama
93
Gambar 4.19. Perancangan Form Data Pegawai
Gambar 4.20. Perancangan Form Input User
94
Gambar 4.21. Perancangan Form Pilih Kategori Penilaian
Gambar 4.22. Perancangan Form Tambah Data Penilai
95
Gambar 4.23. Perancangan Form Penilaian Unsur Kedisiplinan
96
Gambar 4.24. Perancangan Form Penilaian Unsur Kerjasama
Gambar 4.25. Perancangan Form Penilaian Unsur Kepemimpinan
97
Gambar 4.26. Perancangan Form Penilaian Unsur Prakarsa
98
Gambar 4.27. Perancangan Form Penilaian Unsur Kertas Kerja Kelompok
Gambar 4.28. Perancangan Form Penilaian Unsur Kertas Kerja Perorangan
99
Gambar 4.29. Perancangan Form Penilaian Unsur Observasi Lapangan
Gambar 4.30. Perancangan Form Pembuat Laporan Peserta DIKLAT
100
Gambar 4.31. Perancangan Form Pembuat Laporan Nilai Peserta DIKLAT
Gambar 4.32. Perancangan Form Pembuatan Kartu Tanda Peserta DIKLAT
Gambar 4.33. Perancangan Form Pembuatan Lembar Absen Peserta DIKLAT
101
Gambar 4.34. Perancangan Form Tambah Jenis DIKLAT
Gambar 4.35. Perancangan Form Update Data Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan
Gambar 4.36. Perancangan Form Cetak Blanko
