26
BAB III HASIL PENELITIAN
1.1
Deskripsi Lokasi Penelitian
1.1.1 Sejarah Singkat Distro AA Adventure Seperti kita ketahui, bahwa secara umum perusahaan terbagi atas 3 bagian yakni, perusahaan dagang, perusahaan jasa dan perusahaan manufaktur (industri). Seiring perkembangan dunia usaha di Indonesia saat ini sudah semakin meningkat seiring dengan perkembangan zaman. Hal ini bisa dilihat dari semakin banyak usaha yang didirikan oleh masyarakat, misalnya usaha Distro, Celuler, Butik Pakaian dan Pakaian Khusus serta usaha dagang lainnya, semua itu tergolong dalam perusahaan dagang. Semakin banyaknya usaha dagang pakaian Distro maka persaingan yang ada semakin ketat. Distro AA Adventure adalah salah satu bentuk usaha pribadi/perorangan yang termasuk dalam sebuah perusahaan dagang. Asal usul didirikan Distro ini berawal dari pertemuan, dari pihak perusahaan Avtech (pusat) dengan salah seorang putra Gorontalo pada kegiatan kepanduan (pramuka) yang dilaksanakan di Gorontalo pada tahun 2006. Pertemuan ini menghasilkan kesepakatan, bahwa nantinya di Gorontalo akan berdiri suatu bentuk usaha yakni Distribution Store (distro). Tepatnya pada tangggal 11 Juli tahun 2007 berdirilah salah satu bentuk usaha pribadi/perorangan yakni, Distro AA Adventure yang beralamatkan Jln. Jdrl. Sudirman No. 19 Kota Gorontalo, dengan pemiliknya bernama Muhazir Madinah, S.Hut atau AA Azi begitu sapaan beliau sehari-hari. Distro Avtech ini menjual (tunai) berbagai macam barang-barang Outdoor berupa pakaian, celana, 26
27
jaket, sepatu, sandal dan perlengkapan pendakian dengan kualitas yang baik dan terjamin mutunya bagi para remaja maupun orang dewasa (orang tua) baik pria maupun wanita, khususnya bagi konsumen yang hobi dengan petualangan. Distro AA Adventure saat ini memiliki 2 karyawan yang latar belakangnya adalah orang yang mempunyai hobi berpetualang. 1. Surat Izin Usaha (SITU) No. 1603 Tahun 2008 2. Surat Izin Perdagangan (SIUP) No. …. 1.1.2 Stuktur Organisasi dan Pembagian Tugas pada Disto Avtech AA Adventure Berdasarkan hasil penelitian, struktur organisasi Distro AA Adventure yang berbentuk lini atau garis, yang mana pemilik yang bertindak sebagai manajer mengkoordinir secara langsung kegiatan yang ada pada distro ini dan bawahannya bertanggungjawab langsung kepada pemiliknya. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi yang ada pada Distro AA Adventure: Gambar 3. Struktur Organisasi Distro AA Adventure PEMILIK/MANAJER
Bagian Kasir
Karyawan
Karyawan
Sumber data: Distro AA Adventure tahun 2012
Karyawan
28
Dengan melihat struktur organisasi tersebut, berikut ini akan diuraikan secara singkat tentang tugas dan fungsi dari masing-masing bagian pada Distro AA Adventure, yaitu: 1. Pemilik/Manajer Pemilik yang merangkap sebagai manajer memmpunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, membuat keputusan dan mengawasi guna perkembangan usahanya agar tercapainya tujuan yang diharapkan yaitu mendapatkan laba yang sebesar-besarnya. 2. Bagian Kasir (merangkap sebagai bagian keuangan) 1. Berfungsi sebagai penerima harga barang dari pembeli. 2. Bertanggungjawab kepada pemilik perusahaan atas seluruh penerimaan kas yang masuk pada perusahaan. 3. Karyawa Karyawan ini berfungsi untuk melamyani pera pembeli/penggan atas barang yang diinginkan dan karyawan tersebut bertanggungjawab penuh terhadap apa yang diperintahkan oleh atasan. Karyawan ini bisa merangkap bagian penjualan atau bagian gudang.
29
1.1.3 Keadaan dan Tingkat Pendidikan Personalia Adapun keadaan personalia Distro AA Adventure saat ini (tahun 20112012) adalah: Tabel 1. Keadaan Personalia Distro AA Adventure NO
NAMA
BAGIAN
PENDIDIKAN
1.
Muhazir Madinah
Pemilik/Manajer
S1 Kehutanan
2.
Verawaty
Bagian Kasir
SMA
3.
Wawan
Karyawan
SMA
Sumber data: Distro AA Adventure Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat pembagian kerja dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan jenjang pendidikannya. Distro AA Adventure ini belum melakukan pembagian tugas secara merata, karena setiap karyawan memegang beberapa jabatan/merangkap menjadi bagian penjualan. Jadi dapat diketahui pula bahwa tingkat pendidikan rata-rata untuk semua karyawan Distro AA Adventure ini adalah berpendidikan SMA. 1.2
Deskripsi Hasil Penelitian Dalam melakukan kegiatan usahanya, Distro AA Adventure mempunyai
tujuan untuk mendapatkan laba atau keuntungan. Untuk mencapai tujuan tersebut maka
yang
harus
dilakukan
yaitu
memaksimalkan
pendapatan
dan
meminimumkan biaya-biaya yang dikeluarkan. Dalam melaksanakan aktifitasnya sehari-hari, Distro AA Adventure memiliki kelebihan dalam prosedur penerimaan kas yakni, pihak pembeli langsung datang ke tempatnya, untuk melakukan pemilihan barang dan setiap
30
pembelian barang yang melebihi 5 buah, maka pembeli akan dikenakan diskon 5 % dari total jumlah yang seharusnya dibayar. Selain kelebihan, Distro ini memiliki kelemahan dalam prosedur penerimaan kas yakni, setiap penerimaan kas pada bagian kasir itu masih dilakukan secara manual, untuk hasil penjualan itu tidak segera dicatat dalam buku jurnal atau penerimaan kas. Selain itu petugas penerima kas dalam hal ini bagian kasir tidak merangkap sebagai pelaksana pembukuan penerimaan kas, dan lebih parahnya lagi fungsi penerimaan kas, merangkap sebagai fungsi pengeluaran kas, yang seharusnya kedua fungsi tersebut harus terpisah, hal ini bias menggambarkan bahwa pihak Distro masi kekurangan karyawan.. 1.2.1 Prosedur Penerimaan Kas pada Distro AA Adventure Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu: a.
Menerima Order dari pembeli Pembeli datang ke perusahaan dan dalam hal ini pembeli melakukan
pemilihan barang terlebih dahulu, kemudian pembeli mambawa barangnya sendiri ke bagian kasir. b.
Menerima pembayaran dari pembeli Bagian kasir mengisi nota penjualan berdasarkan barang yang dibeli oleh
pembeli dan menerima pembayaran dari pembeli dengan harga yang tercantum pada label barang.
31
c.
Membungkus dan menyerahkan kembali barang kepada pembeli Setelah menerima pembayaran dari pembeli, maka barang pun dibungkus lalu
diserahkan kepada pembeli tanpa nota penjualan. Nota penjualan akan diberikan jika diminta oleh pembeli. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah gambar aliran prosedur penerimaan kas pada Distro AA Adventure:
32
Bagian Penjualan
Bagian Kasir
Mulai
1
Pembeli amilih barang
Menerima barang Dari pembeli
Pembeli menyerahkan barang
Mengisi nota penjualan dan menghitung jumlahnya
Diserahkan kepada pembeli untuk bagian kasir
Membungkus barang
1
Sekaligus menyerahkan barang kepada pembeli
Menerima uang dari pembeli
Selesai Gambar 3. Alur penerimaan kas dari penjualan tunai
33
Prosedur penerimaan kas pada Distro AA Adventure belum berjalan dengan baik karna belum melakukan pembagian tugas dan fungsi untuk masingmasing karyawan secara keseluruhan khususnya untuk penerima kas dari penjualan tunai itu sendiri, hal ini dapat ditunjukan dari pembagian tugas yang hanya melibatkan bagian penjualan dan bagian kasir saja. Hal ini pun terjadi pada Distro AA Adventure yang hanya menggunakan nota penjualan sebagai dokuman dalam transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas, serta belum adanya catatan akuntansi seperti jurnal/buku penerimaan kas sehingga sulit dicatat transaksi yang terjadi berulang-ulang. Sumber penerimaan kas oleh Distro AA Adventure diperoleh dari penjualan tunai tanpa menggunakan kartu kredit/debet. 1.3
Pembahasan Secara garis besar, siklus kegiatan perusahaan dagang meliputi kegiatan-
kegiatan: 1) Pembelian; 2) Pengeluaran uang; 3) Penjualan; 4) Penerimaan uang, Soemarso (1999: 173). Kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan diatas sama halnya apa yang dilakukan oleh Distro AA Adventure. Dalam suatu perusahaan selalu terjadi transaksi yang berulang-ulang yang mempengaruhi kas perusahaan. Menginggat suatu transaksi yang sering kali terjadi berulang-ulang, maka diperlukan prosedur yang baik, terutama pada penerimaan kas. Adapun prosedur yang baik, tidak menjamin terjadinya kesalahan dalam perusahaan, tetapi setidaknya mengurangi terjadinya kesalahan yang ada.
34
Berdasarkan kelemahan diatas, penulis memberikan saran tentang tahapantahapan, apa yang seharusnya dilakukan oleh Distro AA Adventure dalam menjalankan prosedur penerimaan kas yaitu: 1.
Penerima kas seharusnya menggunakan alat-alat elektronik berupa komputer atau register kas, ini akan mengurangi terjadinya kesalahankesalahan dalam perhitungan harga barang dan hal ini sangat memudahkan karyawan untuk memanupulasi kas yang ada diperusahaan.
2.
Hasil penjualan dicatat kedalam buku jurnal atau penerimaan kas agar diketahui kas yang masuk dan berapa keuntungan yang dicapai.
3.
Pembagian tugas harus efisien yaitu menunjuk karyawan sebagai bagian gudang, bagian keuangan, bagian akuntansi yang masing-masingnya bertugas sebagai berikut: a.
Bagian Gudang, berfungsi menjaga dan mencatat volume barang masuk/barang keluar yang ada digudang serta mencatat volume barang yang masih tersediah.
b.
Bagian Keuangan, berfungsi sebagai pihak pemegang kas yang ada diperusahaan dan mencatat penerimaan yang diberikan dari bagian kasir.
c.
Bagian Akuntansi, berfungsi untuk mencatat hasil transaksi penjualan kedalam buku jurnal seperti buku penerimaan kas.
4.
Perlu adanya penambahan karyawan, sehingga setiap karyawan tidak merangkap lagi dalam pelaksanaan tugas.
35
1.3.1 Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai Berikut ini adalah penerimaan kas dari penjualan tunai yang digunakan pada Distro AA Adventure: 1.
Prosedur Penerimaan Kas dari Over-The-Counter sale Sales Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam Over-The-Counter sale Sales ini, perusahaan menerima uang tunai, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Jika dilihat dalam dalam teori penerimaan kas dari penjualan tunai terbagi
menjadi tiga bagian, yaitu: a.
Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter salas
b.
Prosedur penerimaan kas dari cahs-on-delivery (COD sales), dan
c.
Prosedur penerimaan kas dari credit card sales Namun pada Distro AA Adventure, prosedur penerimaan kas dari cahs-on-
delivery (COD sales) dan prosedur penerimaan kas dari credit card sales tidak digunakan, karena penjualannya tidak menggunakan katalog dan mesin credit card, sehingga pembeli langsung mendatangi tempatnya untuk melakukan pembelian dan pembayaran dilakukan oleh pembeli di bagian kasir secara tunai. Dengan meliahat kondisi prosedur penerimaan kas yang terjadi di Distro AA Adventure yang belum efisien, maka diberikan gambaran flowchart yang seharuskan diterapkan agar prosedurnya bisa berjalan dengan baik dan benar. Flowchart yang dimaksud yaitu sebagai berikut:
36
Gambar 4. Flowchart penerimaan kas Bagian Penjualan
Bagian Kasir
Mulai
1
Menerima order dari pembeli
Menerima uang dari pembeli
Mengisi nota penjualan tunai
Mengisi Bukti Setor Bank
Mengoperasikan register kas jika ada
Bukti Sektor Bank
PRK Nota penjualan
Nota penjualan
Menyetor ksa ke bank
2 Bukti Setor Bank Via pembeli
3
1
5 N
Keterangan: PRK: Pita Register Kas
Bersaman uang
Diserahkan Ke bank
N
37
Baggian Gudang
Bagian Pengiriman 3
2 Nota 2 Penjualan
4
1
Nota 2 Penjualan
PRK
Nota penjualan
Kartu Guda Membandingkan Nota Penjualan lbr 1 dan 2 Menyerahkan Barang Menyerahkan barang kepada pembeli
Nota Penj. 2
2
Nota Penj. Bersama barang
1
PRK
4
Bersama dgn barang sebagai slip pembungkus 6 Untuk pembeli
38
Bagian Akuntansi 5
6
1
PRK
Nota penjualan
2
Bukti setor bank
N
T
Jurnal penerimaan kas
Jurnal penjualan
Selesai
Penjelasan Flowhart: Bagian Penjualan 1.
Menerima order dari pembeli
2.
Mengisi nota penjualan sebanyak 3 rangkap: - Lembar ke-1: diberikan kepada pembeli untuk diteruskan kebagian kasir - Lembar ke-2: diberikan kepada bagian gudang untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pembeli - Lembar ke-3: diarsipkan menurut nomor urut nota penjualan.
39
Bagian Kasir 1.
Menerima barang dari pembeli berdasarkan surat order dari bagian penjualan.
2.
Menerima uang dari pembeli atas harga yang sesuai pada nota penjualan tunai tersebut
3.
Mengoperasikan register kas (jika ada), yang menghasilkan lembar PRK
4.
Noto penjualan dan lembar PRK diserahkan kebagian pengiriman.
5.
Mengisi buku setor bank sebanyak 3 rangkap: - Lembar ke-1: diserahkan ke bank bersama uang - Lembar ke-2: diserahkan ke bagian akuntansi - Lembar ke-3: diarsipkan berdasarkan nomor urut cetak
Bagian Gudang 1.
Menerima nota penjualan lembar ke-2 dari bagian penjualan untuk dimasukan kedalam catatan yaitu kartu gudang.
2.
Nota penjualan lembar ke-2 bersama barang diserahkan kebagian pengiriman.
Bagian Pengiriman 1.
Menerima nota penjualan lembar ke-1 dan lembar PRK dari bagian kasir serta nota penjualan lembar ke-2 dari bagian gudang.
2.
Kemudian dicocokkan nota penjualan lembar 1 dan lembar 2.
3.
Jika cocok, barng tersebut diberikan kepada pembeli beserta nota penjualan lembar ke-2 sebagai slip pembungkus.
4.
Nota penjualan lembar ke-1 dan lembar PRK diserahkan bagian akuntansi.
40
Bagian Akuntansi 1. Menerima nota penjualan lembar ke-1 dan lembar PRK untuk dimasukan ke dalam jurnal penjualan. 2. Nota penjualan lembar ke-1 dan lembar PRK diarsipkan berdasarkan nomor urut cetak. 3. Menerima bukti setor bank lembar ke-2 untuk dimasukan kedalam jurnal penerimaan kas. 4. Bukti setor bank lembar ke-2 diarsipkan menurut abjad yang berarti proses penerimaan kas telah berakhir. 1.3.2 Fungsi yang terkait Fungsi yang terkai dalam penerimaan kas pada Distro AA Adventure yaitu: 1.
Fungsi Penjualan Fungsi ini betanggungjawab untuk melayani pembeli yang datang ke perusahaan dan menerima order dari pembeli. Fungsi ini dapat ditangani oleh semua karyawan yang ada pada Distro AA Adventure
2.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima pembayaran tunai oleh pembeli. Fungsi ini ditangani langsung oleh bagian kasir.
3.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli dan menyerahkan barang ke bagian penjualan. Fungsi ini ditangani oleh semua karyawan pada Distro AA Adventure
41
4.
Fungsi pengiriman fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. Fungsi ini ditangani oleh fungsi kaas itu sendiri, yaitu bagian kasir. Dapat dilihat bahwa pembagian fungsi pada Distro AA Adventure masih
kurang memadai yaitu belum adanya fungsi akuntansi. Disamping itu, dapat diketahui bahw distro ini belum maksimal pembagian tugas dikarenakan fungsi gudang masih ditangani oleh beberapa karyawan, hal ini bisa terjadi kecurangan dan pencurian atas barang dagangannya, maka fungsi gudang seharusnya ditangani oleh satu orang saja untuk menjaga keamanan gudang dan tidak ada lagi karyawan lain yang mencampuri urusan gudang. 1.3.3 Dokumen dan Catatan Akuntansi Dokumen dan catatan sangatlah penting dalam usaha meningkatkan efiktifitas perusahaan dari dokumen dan catatan akuntansi. Dari dokumen dan catatan tersebut pemilik dapat mengambil keputusan dalam menentukan arah perusahaannya kedepan. Berdasarkan hasil penelitian telah dijelaskan bahwa dokumen dan catatan akuntansi yang ada di Distro AA Adventure belum memadai, setiap terjadi transaksi pihak perusahaan tidak mencatat transaksi tersebut kedalam catatan akuntansi, dan dokumen yang digunakan oleh perusahaan hanya satu jenis saja.
42
A. Dokumen Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas pada Distro AA Adventure adalah nota penjualan tunai. Seperti yang telah dijelaskan dalam teori, dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Distro AA Adventure tidak mengarsipkan dokumen ini kepada pembeli, kecuali jika pembeli memintanya sendiri. Berikut ini adalah contoh nota penjualan yang digunakan oleh Distro AA Adventure :
43
Gambar 6. Nota Penjualan
NOTA PENJUALAN Gorontalo Tuan Toko
: 25 Mei 2012 : :
No. Nota : BANYAKNYA 2 buah 2 buah 2 meter
NAMA BARANG Kemeja PDL Celana Panjang (lapangan) Tali Frushik
JUMLAH TANDA TERIMA
HARGA JUMLAH SATUAN Rp. 120.000 Rp. 420.000 Rp. 140.000 Rp. Rp. 1.500 Rp.
280.000 3.000
Rp.
700.300
HORMAT KAMI
Cat : Barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar/dikembalikan kecuali ada perjanjian Sumber Data: Distro AA Adventure B. Catatan Akuntansi Distro AA Adventure saat ini belum menggunakan catatan akuntansi dalam hal penerimaan kas, melainkan hanya menggunakan pembukuan yang sangat sederhana. Oleh karena itu, bila memungkinkan penulis akan mengusulkan kepada perusahaan untuk menggunakan catatan akuntansi sesuai dengan kondisi dan besar atau kecilnya perusahaan, seperti:
44
1.
Jurnal Penerimaan Kas Pada umumnya transaksi-transaksi kas pada perusahaan merupakan transaksi yang paling sering terjadi. Transaksi-transaksi penerimaan kas biasanya berasal dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Namun pada pembahasan kasli ini hanya membahas tentang penerimaan kas pada penjualan tunai, karena pada ini tidak melayani penerimaan kas pda penjulan kredit. Jika penjualan tunai sering terjadi, maka bukti-bukti penerimaan kas dari
penjualan tunai dikumpulkan terlebih dahulu, kemudian jumlah rupiah seluruh penjualan tunai pada hari itu dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Sebagai contoh, dari nota penjulan tunai diatas, maka contoh pencatatan dalam jurnal penerimaan kas adalah sebagai berikut: Gambar 7. Jurnal Penerimaan Kas Halaman : 5 JURNAL PENERIMAAN KAS Debet Tgl
Ket.
25 Mei
Penjualan
2.
Ref
Kas (Rp) 700.300
Kredit
Piutang Penjualan Serba-serbi Dagang Tunai Akun Ref Jumlah (Rp) (Rp) -
700.3000
-
-
-
Kartu Gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam
45
gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. Sehingga Distro AA Adventure seharusnya menggunakan kartu gudang untuk dapat mengetahui dengan pasti, berapa jumlah/kuantitas produk barang yang masi tersisa di dalam gudang. Gambar 8. Kartu Gudang Nama Barang: Celana panjang lapangan (Avtech)
Tanggal
No. Bukti
Penambahan
Pengurangan
Saldo
(unit)
(unit)
(unit)
-
-
2 buah
20 buah
-
22 buah
10 buah
12 buah
12 buah
-
24 buah
-
3 buah
21 buah
2012 01-Juli
Saldo
5
M 01/30175
8
K 01/30175A
10
M 02/30175A
17
K 02/30175
1.3.4 Jaringan Prosedur Jaringan prosedur atau alur penerimaan kas pad Distro AA Adventure dilaksanakan dengan beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut: 1.
Prosedur order penjualan. Dalam hal ini, fungsi penjualan yakni semua karyawan berhak menerima order dari pembeli.
2.
Prosedur penerimaan kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas (bagian kasir) menerima pembayaran dari pembeli tanpa disertai dengan nota penjualan, kecuali jika pembeli memintanya.
46
3.
Prosedur penyerahan barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman yaitu bagian kasir menyerahkan barang kepada pembeli.
1.3.5 Prosedur Pengendalian Interen Sebagai tambahan, Baridwan (1997: 87) mengemukakan bahwa untuk menghindari adanya tindakan menupulasi terhadap kas, maka perlu diterapkan prosedur-prosedur dibawah ini: 1.
Harus ditujukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetorkan ke bank. Pada Distro AA Adventure, fungsi yang terkait dalam penerimaan kas masi kurang memadai sehingga lebih mudah terjadi kecurian atau penyelewengan.
2.
Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas. Dalam hal ini, Distro AA Adventurebelum memiliki bagian keuangan sehingga yang memegangnya hanyalah bagian kasir.
3.
Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas. Distro AA Adventure belum menerima pengawasan karena bagian kas dan bagian yang mengelola keuangan yang masuk hanya dipegang oleh bagian kasir itu sendiri.
