BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Komunikasi Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin, yaitu
communicatus yang berarti berbagai atau menjadi milik bersama. Kata sifatnya communis yang bermakna umum atau bersama-sama. Dengan demikian komunikasi menurut Lexigrapher (ahli kamus bahasa), menunjuk pada suatu upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan.4 Komunikasi adalah hubungan kontak antar dan antara manusia baik individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari disadari atau tidak komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri. Manusia sejak dilahirkan sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. 5 Komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi public relations menaungi dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian publik serta tujuan penting yang lainnya dari fungsi public relations.6 Berdasarkan penjelasan diatas, komunikasi dapat disimpulkan merupakan kegiatan interaksi yang dilakukan dari satu orang ke orang lain, sehingga akan tercipta persamaan makna dan tercapai satu tujuan.
4
Marheani Fajar Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik, Graha Ilmu, Jakarta 2008. Hal 31. H.A. Widjaja Ilmu Komunikasi Pengantar, Rineka Cipta, Jakarta 2008. Hal 1. 6 Rosady Ruslan Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi, Rajawali Pers, Jakarta 2008, Hal 83. 5
8
9
2.2.
Definisi Publik Relations Public relations (PR) adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung
pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktifitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan pengugunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.7 Public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengindenfikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik. 8 Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa peran seorang public relations sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi di suatu perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan pengertian dan dukungan dari publik.
2.2.1. Tugas Public Relations Pengumpulan dan pengolahan data mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah data untuk keperluan informasi bagi masyarakat dan lembaga serta informas umpan balik dari masyarakat.
7
Rosady Ruslan Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Rajawali Pers, Jakarta 2010, Hal 31. 8 Onong Uchjana Effendy Human Relantions dan Public Relations, Mandar Maju, Bandung 2009, Hal 116.
10
Berdasarkan tugas pokok tersebut, maka humas memerinci lebih lanjut tugas pokok tersebut sebagai beriku : 1. Menyebarkan informasi dengan jelas. 2. Mengadakan hubungan dengan media massa. 3. Mengadakan pemberian kehumasan. 4. Membuat dokumentasi kegiatan lembaga. 5. Menyelenggarakan pameran. 6. Memberikan pelayanan informasin dengan menyajikan berita-berita dan kliping. 7. Mentranskip rekaman pidato dan mengarsipkannya. 8. Mangalbumkan foto-foto kegiatan. 9. Mengikuti kunjungan kerja pejabat atau pimpinan 10. Mangadakan wisata pers ke obyek yang telah ditentukan.9
2.2.2. Fungsi Public Relations Public Relations merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar
serta
mampu
mengkomunikasikannya
sehingga
publik
menaruh
kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut. Berikut sekedar gambaran tentang fungsi public relations, yaitu sebagai berikut: 1. Kegiatan yang berfungsi memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. 9
H.A.W. Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta 2008. Hal 57.
11
2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktifitas yang bisa dicapai secara optimal. 4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 10 Dapat disimpulkan bahwa public relations lebih berorientasi pada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Akan tetapi, fungsi public relationsyang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relations adalah memelihara, mengembang biakkan, mempertahankan komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah. 10
Kadar Nurjaman dan Khaerul Umam Komunikasi dan Public Relations, Pustaka Setia, Bandung 2012, Hal 114.
12
2.3.
Humas Pemerintah Saat ini peran humas di institusi-institusi pemerintahan tidak bisa
dipandang sebelah mata. Seiring dengan tuntunan reformasi termasuk reformasi dibidang birokrasi, pemerintah wajib menyelengarakan aktifitasnya dengan memenuhi kriteria asas-asas pemerintahan yang baik “transparancy” menjadi salah satu ukuran dari suatu penyelengaraan pemerintah. Masyarakat berhak mengetahui informasi apapun dari pambuat dan pelaku kebijakan. Tugas-tugas humas pemerintah sebagai berikut : 1. Memberi informasi konstituen tentang aktifitas agen pemerintah. 2. Memastikan kerja sama aktif dalam program pemerintah, voting, curbside, recyling dan juga kepatuhan kepada program aturan-kewajiban. 3. Mendorong warga mendukung kebijakan dan program yang ditetapkan, sensus, program pengawasan keamanan lingkungan, kampanye penyadaran akan kesehatan personal, bantuan untuk upaya pertolongan bencana. 4. Melayani
sebagai
advokat
publik
untuk
administrator
pemerintah,
menyampaikan opini publik kepada pembuat keputusan, mengelola isu publik di dalam organisasi serta meningkatkan aksesibilitas publik ke pejabat adminstrasi. 5. Mengelola
informasi
internal:
menyiapkan
newsletter
organisasi,
pengumuman elektronik, dan isi dari internet organisasi untuk karyawan. 6. Memfasilitasi hubungan media, menjaga hubungan dengan pers lokal, bertugas sebagai saluran untuk semua pertanyaan media, memberitahu pers tentang organisasi dan praktiknya serta kebijakannya.
13
7. Membangun komunitas dan bangsa, memggunakan kampanye kesehatan publik dengan dukungan pemerintah dan program keamanan publik lainnya serta mempromosikan berbagai program sosial dan pembangunan.11 Dari penjelasan diatas, humas dipemerintahan dengan demikian dapat disimpulkan
menjadi
pemberi
informasi
kepada
masyarakat
sekaligus
penghubung antara pemerintah dan masyarakat. Hal ini bisa dipahami karena pemerintah adalah agen dari masyarakat itu sendiri.
2.3.1. Tujuan Humas Pemerintah Secara prinsipnya tujuan public relations secara universal adalah untuk menciptakan, memelihara, meningkatkan, dan memperbaiki citra apabila citra yang telah terbentuk mengalami penurunan. Adapun tujuan public relations menurut Oemi Abdurachman adalah untuk mengembangkan goodwill dan memperoleh opini publik atau menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik dan yang diarahkan kedalam (internal public relations) dan keluar (eksternal public relations).12 Sedangkan tujuan utama dari program kerja dan berbagai aktivitas public relations atau humas adalah bagaimana upaya menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakili oleh publiknya atau stakeholder (sasaran khalayak yang terkait) pada akhir tujuan diharapkan akan tercipta citra positif (good image), kemauan yang baik (goodwill), saling menghargai (mutual
11 12
Joice J Gordon Effective Public Relation 1, Library of congress 2003 Hal 48 Abdurachman, Pengantar dan Praktek Komunikasi, Ghalia indonesia 1995, Jakarta. Hal 34
14
appreaciation), saling timbul pengertian (mutual understanding), toleransi (tolerance) antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya.13
2.3.2. Fungsi Humas Pemerintah Fungsi humas pemerintah adalah sebagai juru bicara lembaga, fasilitator, memberi pelayanan informasi kepada publik, menindaklanjuti pengaduan publik, menyediakan informasi tentang kebijakan program, produk dan jasa lembaga, menciptakan iklim hubungan internal dan eksternal yang kondusif dan dinamis, serta menjadi penghubung lembaga dengan pemangku kepentingan. Tugas pemerintah memang sangat berat sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas dari karakteristik yang melekat dalam setiap program atau kegiatan pemerintah antara lain: 1. Program pemerintah ditunjukan untuk masyarakat luas dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam dan sebagainya. 2. Seringkali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka waktu yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan. 3. Program pemerintah selalu mendapat pengawasan dari berbagai kalangan, terutama pers, lembaga swadaya masyarakat dan sebagainya.14 Dari definis
diatas,
maka
peneliti dapat
menyimpulkan
bahwa
humaspemerintah diharapkan bisa mewarnai semua kegiatan yang dilaksanakan 13
Rosady ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, PT Raja Grafindo Persada 1998, Jakarta. Hal 133 14 Frida Kusumastuti, Dasar-dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta 2009, Hal 38.
15
oleh pemerintah termasuk harus bisa menginterpretasikan, menganalisa dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, bisa mempertemukan kepentingan pemerintah dengan kepentingan publik (masyarakat). Begitu pula fungsi humas dalam sudin komninfomas jakut yaitu memelihara komunikasi yang harmonis antara organisasi dengan publiknya, melayani kepentingan publik dengan baik, menginformasikan suatu program atau kegiatan dengan detail dan jelas kepada publik melalui sosialisasi program 12 destinasi wisata pesisir di Jakarta Utara.
2.3.3. Tugas Humas Pemerintah Hubungan masyarakat pemerintahan pusat dapat di jelaskan bahwa pada departemen-departemen mempunyai dua tugas : pertama, menyebarkan informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai dan yang kedua menerangkan dan mendidik publik mengenai perundangundangan, peraturan-peraturan dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan rakyat sehari-hari. Humas pemerintahan daerah pada hakikatnya sama saja dengan humas pemerintahan pusat dalam hal pengorganisasian, namun bedanya hanya pada ruang lingkup kerja saja.15 Di dunia pemerintahan, humas bertugas menjalankan kegiatan kebijakan publik dan pelayanan publik. Salah satu kegiatan humas pemerintah dalam bidang kebujakan publik adalah memberikan berbagai informasi tentang kebijakan pemerintahan yang mengikat rakyat atau masyarakat. Humas pemerintah juga harus memberikan pelayanan terbaik, dengan birokrasi yang tidak berbelit-belit 15
Onong Uchana Efendy, Hubungan Masyarakat, Remaja Rosdakarya, bandung 2006. Hal 37
16
untuk memberikan kepuasan kepada rakyat atau masyarakat sehingga dunia pemerintahan memperoleh citra positif dari rakyat atau publik.16
2.3.4. Kegiatan Humas Pemerintah Diketahui secara teoritis adapun pembagian kegiatan public relations tersebut dapat dijelaskan berdasarkan kegiatan internal public relations. Tujuan public relations berdasarkan kegiatan internal dalam hal ini dapat mencakup beberapa hal yaitu : 1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap, tingkah laku dan opini publik terhadap perusahaan, terutama sekali ditunjukkan kepada kebijakan perusahaan yang sedang dijalankan 2. Mengadakan suatu analisis dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang sedang dijalankan guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan publik 3. Memberikan penerangan kepada karyawan mengenai suatu kebijaksanaan perusahaan yang bersikap objektif serta menyangkut kepada berbagai aktivitas rutin perusahaan tersebut 4. Merencanakan berbagai penyusunan suatu staf perusahaan yang bersifat internal public relations.17
16
Elvinaro Ardianto, Handbook Of Public Relations, Simbiosa Rekatama Media, Bandung 2011. Hal 76 17 Danan Djaja, Peranan Humas Dalam Perusahaan, Alumni, Bandung 1985. Hal 17
17
2.4. Pengertian Efektivitas Komunikasi Efektivitas merupakan kata sifat dari kata dasar efektif, yang mengandung arti berhasil atau tepat guna. Efektivitas merupakan suatu ukuran yang menyatakan berapa jauh target (kualitas, kuantitas dan waktu) telah dicapai, serta kemampuan untuk menentukan tujuan yang tepat (melakukan suatu yang tepat). Siagian mengemukakan bahwa efektivitas adaalaah “ pemanfaatn sumber daya alam, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar diterapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”.18 Hal ini menunjukan bahwa efektivitas sebagai suatu kegiatan yang tepat sasaran, berdayaguna dan berhasil guna untuk mencapai tujuan dalam implementasi suatu kegiatan tertentu. Onong uchjana effendy mengungkapkan bahwa efektivitas adalah komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang di anggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil yang ditentukan. 19 Sehingga dapat disimpulkan bahwa efektivitas komunikasi terjadi apabila hasil yang di dapatkan sama dengan tujuan yang diharapkan atau hasil yang didapatkan lebih besar dari tujan yang diharpkan. Efektivitas menurut Peter Salim dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah. Keberhasilan, kemujaraban, pengaruh atau kesan. Efektivitas berarti taraf sejauh mana suatu kelompok mencapai tujuannya.20 Menurut Hasan Syadily dalam Ensiklopedi Indonesia, .Secara terminologi efektivitas berarti menunjukkan
18
Sondang P siagian, filsafat administrasi, Jakarta, Rineka cipta 1997, Hal 200. Onong Uchjana Effendy, Kamus komunikasi,Bandung PT Mandar Maju 1989, Hal 14. 20 Peter Salim, Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer, (Jakarta: Modern English Press, 1991), Cet. Ke-1, hal. 39. 19
18
taraf tercapainya suatu tujuan, suatu usaha dikatakan efektif kalauusaha itu mencapai tujuannya.21 Jadi, jika seseorang melakukan perbuatan dengan tujuan tertentu, maka orang tersebut dikatakan efektif apabila sasaran atau tujuan dapat tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Dengan kata lain,sesuatu disebut efektif apabila proses kegiatan itu waktunya singkat, tenagasedikit, hemat biaya, tetapi hasilnya sesuai dengan target. Istilah komunikasi (bahasa inggris; communication) mempunyai banyak arti. Asal katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communis, yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi kata kerja kommunicare, yang berarti menyebarkan atau\ memberitahukan. Jadi menurut asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama.22 Menurut T. Hani Handoko .Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke-orang lain.23Dalam perpindahan pengertian tersebut tidak hanya sekedar kata-kata yang digunakan dalam sebuah percakapan, tetapi juga dibutuhkan ekspresi wajah, intonasi, titik putus vocal dan lain sebagainya. Menurut Katz dan Kahn. Komunikasi adalah suatu proses tukar menukar informasi dan transmisi dari suatu arti, dan semuanya itu merupakan sesuatu yang sangat penting di dalam suatu organisasi.24Jadi dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari seseorang komunikator kepada komunikan atau pengirim pesan dari satu pihak kepada pihak lain untukmendapatkan saling pengertian. Organisasi oleh Katz dan Kahn diartikan. 21
Hasan Syadily, Ensiklopedi Indonesia, (Jakarta: Ichtiar Baruvan Hocve), Jilid 2, hal 883. Ig. Wursanto, Dasar-dasar Ilmu Organisasi, (Yogyakarta; Andi, 2003), Ed. 1, hal 153. 23 T. Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE , 1995 ), Ed. 2, hal 272. 24 Jalaluddin Rakhmat, Psikologi Komunikasi, Edisi Revisi, (Bandung: Pt Remaja Rosdakarya, 2000), Cet. Ke-15, hal 12. 22
19
Sebagai suatu sistem terbuka yang menerima energi dari lingkungannya dan merubah energi ini menjadi produk atau servis dari system dan mengeluarkan produk atau sistem ini kepada lingkungannya.25 Maksudnya bahwa organisasi adalah sebuah proses dimana berkumpulnya satu atau lebih orang untuk mencapai sebuah tujuan yang ingin dicapai. Proses inilah yang menghasilkan keluaran, dan dari keluaran itu yang melaksanakan adalah manusia yang memiliki kualitas yang baik. Menurut Katz dan Kahn .Komunikasi organisasi adalah merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan .meaning. atau arti di dalam suatu organisasi. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.26
2.5.
Kemampuan dan keterampilan dalam berkomunikasi Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi antara satuindividu
dengan individu yang lain, untuk itu dari masing-masing individu diharapkan memiliki kamampuan serta keterampilan yang dibutuhkan dalam proses komunikasi.
2.5.1. Kemampuan dalam menyampaikan pesan Untuk dapat mempengaruhi komunikan secara efektif, penyampaian pesan perlu memperhatikan langkah-langkah: 25
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1989), hal 66. 26 Ibid. hal 66.
20
1)
Attention (perhatian) Artinya bahwa pesannya harus dirancang dan
disampaikan sedeimikian rupa sehingga dapat menumbuhkan perhatian dari komunikan. Misalnya seorang pimpinan memulai dahulu dengan mengajak berbincang-bincang secara santai dengan karyawan, tersenyum, menanyakan kesehatan, dan sebagainya sebagai cara untuk menarik perhatian. 2)
Need (kebutuhan) Artinya bahwa komunikator kemudian berusaha
meyakinkan komunikan bahwa pesan yang disampaikan itu penting bagi komunikan. 3) Satisfaction (pemuasan) dalam hal ini komunikator memberikan bukti bahwa yang disampaikan adalah benar. 4)
Visualization (visualisasi), komunikator memberikan bukti-bukti lebih
konkret sehingga komunikan bisa turut menyaksikan. 5)
Action (tindakan), komunikator mendorong agar komunikan bertindak
positif yaitu melaksanakan pesan dari komunikator tersebut.27Kunci utama dari komunikasi adalah dari seorang komunikator. Untuk itu calon komunikator dituntut untuk mampu menyampaikan pesan sesuai dengan keinginan komunikan, artinya bahwa dalam proses komunikasi dibutuhkan adanya sikap manghargai orang lain, serta ikut dalam suasana yang sedang dialami orang lain (empati), sehingga dengan adanya sikap semacam itu proses komunikasi akan lebih mudah tercapai.
27
Suranto, Komunikasi Interpersonal, Graha Ilmu, Yogyakarta 2011, Hal 77.
21
2.5.2. Kemampuan dalam menerima pesan (mendengarkan) Seringkali bahwa sesuatu yang diungkapkan tidak selalu dimengerti oleh orang lain, bahkan bisa menimbulkan sebuah kesalahpahaman. Untuk itulah agar informasi dapat diterima dengan baik sehingga mneimbulkan umpan balik perlu memperhatikan hal-hal berikut ini: Mendengarkan terdiri dari sejumlah dimensi-dimensi: 1)
Mendengarkan itu adalah suatu fungsi yang kompleks dan unik dari
persepsi atau tanggapan. Mendengarkan ialah suatu proses yang bersifat selektif dimana kita memilih dari banyak perangsang-perangsang yang mengelilingi kita, yang paling cocok kepada kebutuhan-kebutuhan dan tujuan kita. 2)
Mendengarkan itu adalah suatu proses yang terus-menerus mengalir atau
berjalan. 3)
Mendengarkan adalah dalam proses komunikasi ini tentunya ada tujuan
atau maksud yang hendak dicapai oleh komunikator dan komunikan, tujuan atau maksud dari proses komunikasi ini adalah melahirkan efek-efek tertentu dalam komunikasi. 28 2.5.3. Kemampuan dalam memberikan umpan balik Umpan balik sangat penting dalam komunikasi, karena seseorang bisa mengetahui informasi atau pesan yang telah disampaikan itu sampai sesuai dengan keinginan komunikator. Menurut Masyhuri HP dalam buku Asas-asas Komunikasi, bahwa umpan balik adalah informasi tentang keberhasilan penerima dalam menangkap pesan yang disampaikan oleh sumber sebagai kontrol efektivitas tindakan
28
Ibid, Hal 77
22
komunikator dan untuk pedoman bagi tindakan selanjutnya.29 Dengan demikian ukuran dari efektivitas komunikasi adalah dengan adanya umpan balik, yakni pemberian tanggapan terhadap komunikator. Adapun respon atau tanggapan dari komunikasi dibedakan sebagai berikut: 1) Respon langsung (direct respon), ialah respon yang diberikan langsung oleh pihak komunikan tidak memerlukan jangka waktu yang relatif lama. 2) Respon tidak langsung (indirect respon) ialah respon yang memerlukan jangka waktu. Dalam hal ini respon yang diberikan oleh pihak komunikan tertunda beberapa saat. 3) Respon yang kurang dimengerti(zero respon), ialah respon yang tidak dapat dimengerti oleh pihak komunikator. 4) Respon yang dapat dimengerti (positive respon), ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan dapat dimengerti oleh pihak komunikator dengan pihak komunikan terdapat saling pengertian. 5) Respon yang bersifat netral, ialah respon pihak komunikan yang tidak memberikan dukungan ataupun menentangnya. 6) Respon yang berifat negatif, ialah respon yang diberikan oleh pihak komunikan tidak memberikan dukungan kepada pihak komunikator.30
29
Ibid, Hal 78 Ibid,Hal 78
30
23
SR Atau dia dapat berbicara dengn cara ini: RS
adalah satu ialah pengirim (sender), dan penerima (receiver) hanya mendengarkan, yang bersifat komunikasi satu arah. Atau (sender) berbicara dan penerima (receiver) berbicara kembali, yang menjadi komunikasi dua arah atau timbal balik.31 Jadi komunikasi akan lebih efektif jika memberikan pengaruh bagi penerimanya, yakni adanya timbal balik.
2.5.4. Keterampilan dalam berkomunikasi Menurut Masyhuri HP, agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar, semua pihak yang berkomunikasi harus memiliki keterampilan dalam berfikir. Di samping itu sumber harus memiliki keterampilan menyandi pesan, ialah mengubah gagasan atau pesan menjadi lambang-lambang, sedang penerima harus memiliki keterampilan membuka sandi, ialah menterjemahkan lambang-lambang tersebut,agar pesan yang terkandung dalam lambang-lambang itu dapat dipahami.32 Untuk mendukung agar komunikasi lebih baik, maka diperlukan adanya keterampilan dari masing-masing individu. Keterampilan dalam berkomunikasi menurut James G. Bobbins dan Barbara S. Jones, keterampilan menyalurkan atau mengirimkan, yaitu berbicara dan menulis, kedua, kita sebut keterampilan menerima, yaitu membaca dan mendengarkan keterampilan.33
31
Ibid, Hal 78 Ibid, Hal 79 33 Ibid, Hal 79 32
24
2.6.
Program planning (Perencanaan Program)
2.6.1. Value of program (Nilai dari perencanaan) Tahap pertama dari public relations mengikuti pencarian dalam sebuah perencanaan program. Sebelum public relations melakukan aktifitas, perlu melakukan hal-hal yang dipertimbangkan memberikan gagasan atau fikiran apa yang harus diselesaikan dan apa yang menjadi rangkaian penyelesaian objek organisasi. Program public relations yang baik harus memiliki alat yang mendukung bisnis organisasi, marketing dan komunikasi objektif34. Dengan kata lain, public relations harus mempunyai strategi. Harus melakukan pelaksanaan dalam situasi, apa yang harus di analisa, konsep kreatif yang cocok dengan strategi dan taktik, dan menentukan hasil yang akan dipertimbangkan. Perencanaan juga ikut campur dalam dua kondisi metode, news release, special events, web pages, press kits, CD-ROM distribution, news conferences, media interviews, brochures, newsletters, speeches, and so on to achieve specific results35. Sistem perencanaan mencegah sembarangan, dan komunikasi yang tidak efektif. Mempunyai cetakan biru yang menyelesaikan dan bagaimana akan memutuskan program yang lebih baik atau efektif dan public relations lebih dihargai dalam sebuah organisasi36.
34
Dennis L. Wilcox, Public relations Strategic and tactics, 2006, hal 153 Ibid, hal 153 36 Ibid,hal 153 35
25
Elemen of a program plan (Bagian dari perencanaan program).
2.7.
Sebuah rencana program Public Relations menentukan apa yang harus diselesaikan,
mengapa
dan
bagaimana
untuk
menyelesaikan,
dengan
mempersiapkan rencana tersebut, baik dalam bentuk outline secara ringkas atau dokumen lengkap praktisi bias memastikan semua bagian atau element telah dipertimbangkan secara matang dan orang-orang yang terlibat setelah mengerti gambaran besar rencana tersebut37.
2.7.1. Situation (Situasi) Tujuan pasti tidak bisa di ambil tanpa pengertian yang jelas tentang situasi yang mengarahkan kepada kesimpulan yang dibutuhkan oleh Program Public Relations. Ada tiga situasi yang menyebabkan program Public Relations : a. Organisasi harus melakukan program ulang untuk menyelesaikan suatu masalah/situasi negatif. b. Organisasi membutuhkan program yang bersifat temporary atau pada suatu waktu. c. Organisasi ingin mempertahankan reputasi perusahaan dengan memperkuat cara/usaha yang kuat dan berkelanjutan38. Turunnya harga saham dan penjualan yang di tolak sering memerlukan program perbaikan. Sebagai contoh dimulai secara luas kampanye Public Relations setelah melihat di tolak nya pasar saham dari 21 persen di tahun 1980 ke
37 38
Ibid,hal 156 Ibid,hal 157
26
kurang dari 9 persen di tahun 1990. Organisasi lain mengadakan kampanye untuk mengganti persepsi masyarakat nya. Pemerintahan Turki memberlakukan kampanye pariwisata yang luas untuk melawan persepsi masyarakat umum yang negatif bahwa Negara ini tidak beradab dan Negara yang kurang maju, Negara dunia ke tiga timur tengah. Event lepas sering mengarahkan kepada program Public Relations salah satu nya adalah pembukaan perpustakaan umum baru san Antonio. Ini adalah rencana penting sebuah perayaan untuk memamerkan fasilitas sebagai pendidikan budaya dan sumber hiburan untuk semua orang. Pengenalan sistem operasi Microsoft windows media juga salah satu event lepas yang membutuhkan rencana program yang mencakup 20 bulan aktifitas persiapan. Untuk mencapai keberhasilan suatu tujuan tidak bisa di dapatkan tanpa pengertian atau pemahaman yang jelas terhadap situasi yang bisa menentukan apa yang di butuhkan oleh Public Relations.
2.7.2. Objective (Tujuan) Setelah situasi atau masalah dipahami, langkah berikutnya adalah untuk menetapkan tujuan untuk program tersebut. Sebuah tujuan yang dinyatakan harus dievaluasi dengan mempertanyakan. a. Target tujuan tersebut benar-benar tertuju untuk situasi b. Target tujuan tersebut realistis dan dapat dicapai
27
c. keberhasilan bisa di ukur dalam suatu waktu39. Sebuah tujuan atau target biasanya ada pada hasil program dibandingkan pemasukan dari program atau dengan kata lain tujuan tidak bisa di sebut sebagai alat atau proses tetapi adalah akhir, salah satu catatan penting bahwa tujuan atau target Public relations bias saling melengkapi dan memperkuat target atau tujuan perusahaan, pada dasarnya tujuan bias jadi motivatif dan informatif.
2.7.3. Audience (Khalayak) Program Public Relations sebaiknya secara langsung menuju kepada masyarakat yang spesifik walaupun terkadang kampanye di tujukan untuk masyarakat umum. Instansi tersebut adalah pengecualian dengan kata lain praktisi Public Relations harus menargetkan masyarakat secara spesifik di masyarakat umum hal ini dilakukan dari observasi pasar yang bias mengidentifikasi masyarakat kunci seperti umur, kelas sosial. Dengan kata lain, hubungan masyarakat mempunyai sasaran spesifik, praktisi mempublikasikan dalam masyarakat umum. Hal ini dilakukan melalui riset pasar yang dapat mengidentifikasi public utama oleh demografi seperti usia, pendapatan, strata sosial, kepemilikan pendidikan yang ada, atau konsumsi produk tertentu dan di mana orang hidup. Pada tingkat yang lebih dasar. Kampanye konservasi air mendefinisikan target pasarnya oleh orang-orang geografi yang hidup di kota tertentu atau daerah40.
39 40
Ibid hal 158 Ibidhal 161
28
Sebagaimana dicatat sebelumnya, beberapa organisasi mengidentifikasi media sebagai pada kesempatan publik. Dalam sebuah program yang mencari dukungan media atau yang mencoba untuk mengubah bagaimana laporan media pada suatu organisasi atau suatu masalah, editor dan wartawan bisa menjadi sah "Publik" pada umumnya, bagaimanapun, media massa outlet jatuh dalam kategori sarana untuk mencapai tujuan. Mereka adalah saluran untuk menjangkau audiens yang didefinisikan yang perlu informasi, membujuk, dan termotivasi.
2.7.4. Strategy (Strategi) Sebuah Pernyataan strategi menjelaskan bagaimana cara atau tujuan bisa dicapai dengan menyediakan petunjuk dan tema untuk keseluruhan program strategi harus menawarkan hal yang rasional untuk dilakukan dan bagian-bagian program yang juga rasional yang telah direncanakan, sebuah program bisa mempunyai beberapa strategi tergantung dari tujuan atau target audience yang dituju. keymessage (kunci pesan atau tema) unsur strategi rencana program harus menyatakan tema kunci dan pesan yang akan menegaskan kembali seluruh kampanye pada semua vahan publisitas41.
2.7.5. Tactics (Taktik) Taktik adalah senjata utama dari sebuah rencana program yang menggambarkan rangkaian kegiatan tertentu yang bisa membantu strategi berjalan secara lancar dalam mencapai target atau tujuan. Taktik melibatkan penggunaan
41
Ibidhal 163
29
alat-alat komunikasi untuk mencapai audience utama dan sekunder dengan pesan penting. Alat-alat komunikasi yang digunakan untuk mencapai target primer dan target sekunder42.
2.7.6. Time table (jadwal) Tiga aspek dalam pemilihan waktu untuk perencanaan program adalah yang termasuk ke dalam : a. Menentukan kapan kampanye akan dilakukan b. Menentukan jarak waktu yang sesuai untuk setiap aktifitas c. Penyusunan daftar langkah yang harus di selesaikan untuk memproduksi, produk yang telah selesai43. Penjadwalan taktik Aspek kedua dalam penentuan waktu adalah penjadwalan berbagai macam taktik dan kegiatan. Pola yang paling umum di gunakan biasanya seperti metode roket, harus gencar di awal secara besar-besaranuntuk membangaun kesadaran masyarakat.
2.7.7. Budget (dana) Tidak ada program yang tidak bisa terlaksana tanpa adanya anggaran dana. Baik klien ataupun pekerja akan mempertanyakan “berapa biaya yang akan di habiskan oleh program ini?”. Di beberapa kasus, pendekatan terbalik bisa terjadi, perusahaan yang menyediakan sejumlah dana yang mereka alokasikan lalu 42
Ibidhal 163
43
Ibid hal 165
30
menyerahkan kepada tim PR untuk membuat program yang sesuai dengan dana yang dialokasikan. Dalam perencanaan program, anggaran biasanya diestimasikan berdasarkan pengalaman dan kesesuaian estimasi biaya yang diminta vendor. Setelah program selesai, akan ada evaluasi untuk menyusun laporan yang menunjukan rencana anggaran dengan anggaran yang sebenarnya terjadi. Indikator-indikator Budget a.Pengalaman b.kesesuaian estimasi biaya yang diminta oleh vendor.44
2.7.8. Evaluation (evaluasi) Evaluasi adalah bagian dari rencana yang terkait langsung kepada hasil target program, keberhasilan target harus bisa diukur dengan cara apapun itu agar klien atau pekerja bisa mengetahui bahwa target program telah tercapai, kesimpulannya kriteria evaluasiharus realistis mumpuni, spesifik dan sesuai ekspektasi klien dan pemilik perusahaan. Evaluasi dari tujuan atau target yang bersifat informatis sering kali membuatkan susunan klip-klip berita dan analisis dari seberapa sering pesan utama di sebutkan atau disiarkan. Metode lainnya adalah dengan melihat berapa banyak brosur yang di distribusikan atau estimasi berapa banyak orang yang membaca brosur dan yang melihatvideo pemberitaan. Tujuan yang bersifat motivatif sering kali diukur dan dievaluasi berdasarkan peningkatan pada keuntungan sales atau pasar, jumlah orang yang menelfon untuk menanyakan informasi yang sangat banyak, atau dengan survey 44
Ibid hal 167
31
langsung pada masyarakat tentang persepsi mereka sebelum dan sesudah kampanye.45
2.7.9. Perencanaan dalam kegiatan Public Relations Perencanaan dalam perencanan adalah suatu hal yang esensial tidak hanya untuk mengetahui dimana suatukampanye khusus yang di kedepankan, tetapi juga untuk memperoleh dukungan top manajemen. Tentu saja paling sering complaint (keluhan/tuntutan) muncul mengenai Public Relations yang membuat kegiatan yang terburu-buru, merencanakan suatu yang yang tidak mungkin dan sulit mengukurnya, pada dasarnya perencanaan dalam Public Relations harus memberikan gambaran lebih jauh. Dengan perencanaan yang pantas,Public relations Professional tentunya dapat melakukan dan memperhitungkan tindakan yang mereka ambil.46
45 46
Ibidhal 168 Soleh soemirat ,M.Si, Dasar-dasar public relations, bandung:Remaja rosda karya 2008 hal 95
