BAB II SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
2.1. Pengertian Sebelum
penulis
melakukan
pembahasan
lebih
lanjut
mengenai
penggolongan arsip, maka terlebih dahulu membahas tentang sistem. Menurut (Nurlela, Adnan 1995:482) “Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan secara teratur, sehingga membentuk suatu kesatuan; susunan yang teratur dari suatu pandangan, teori, asas dan sebagainya”.
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009: 1. Kearsipan adalah hal - hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan,
kemasyarakatan,
dan
perusahaan, perseorangan
organisasi dalam
politik,
organisasi
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan 5
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien. Pengertian Arsip Dinamis Arsip Dinamis, ialah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arip Dinamis digolongkan menjadi dua bagian, yaitu: 1. Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus - menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi 2. Arsip Dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang. Arsip-arsip Inaktif sebelum diberlakukannya jadwal Retensi Arsip yang berada dilembaga Negara dan/ atau Badan - badan pemerintahan. Dalam artian, Arsip Inaktif adalah arsip Lembaga Negara/ Badan - badan Pemerintahan yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan adminidtrasi yang sudah menurun. Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
6
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Daftar Pertelaan Arsip yaitu daftar yang diperlukan dalam melaksanakan penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip. Sedangkan Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
2.2. Penataan Arsip Dinamis Arsip Dinamis inaktif dikelola oleh unit kerja khusus yang dibentuk oleh pimpinan yang bersangkutan. Arsip Dinamis inaktif diserahkan dan dikelola oleh kantor pusat dengan sistem sentralisasi. Menurut Cary Cohen, CPNC dalam bukunya yang berjudul “Panduan Sekretaris Profesional” mengemukakan bahwa langkah awal seorang sekretaris adalah mengatur arsip secara efektif dan efisien. Langkah - langkah tersebut, yaitu: 1. Selalu menjaga meja sekretaris rapi dan bersih. Perlu dihindari tumpukantumpukan dokumen sampai menumpuk. 2. Menbuat jadwal spesifik pengarsipan, misalnya menyusun rencana setaiap bulan untuk menyediakan waktu sehari saja khusus untuk menata arsiparsip sambil memilah - milah arsip atau berkas mana yang perlu dijadiakan arsip dinamis aktif dan mana yang inaktif. 3. Warkat dan dokumen yang tidak begitu penting untuk diarsipkan sekarang, perlu dibuat “Arsip Gantung”. Sekretaris harus mengontrol dan meneliti secara periodik arsip gantung untuk menyisihkan dan memusnahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi. 4. Apabila sekretaris harus melayani lebih dari satu pimpinan, perlu disediakan filing cabinet dan rak kerja yang terpisah dan mungkin dengan warna yang berbeda. 5. Berkas - berkas atau arsip dalam rak baik rak yang diatas meja sekretaris ataupun yang ada didepannya, perlu juga dijaga keamanannya. Hal ini untuk menghindari jangan sampai berkas - berkas ikut terbuang dengan kertas - kertas lain yang tidak diperlukan.
7
6. Dengan perkembangan teknologi, semua informasi yang dipergunakan disimpan didalam disket. 7. Sekretaris selalu kreatif dalam menangani file - file dalam tata kearsipan, dan perlu mempelajari sarana dan perlengkapan kearsipan yang selalu berubah sesuai dengan perkembangan dan kemajuan teknologi.
2.3. Fungsi Arsip Arsip merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran, dimana arsip dapat dijadikan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan/ kebijakan. Arsip dapat menjadi sumber informasi untuk perkembangan suatu organisasi atau instansi pada kegiatan berikutnya. Kegunaan arsip dinamis pada bagian administrasi adalah berupa penyusunan rencana sebagai kebijakan pengambilan keputusan yang digunakan, dan yang berdampak pada masa yang akan datang.
2.4. Peran Arsip Arsip yang berperan sebagai sumber informasi yang diperlukan organisasi atau instansi dalam kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan. Hal yang sangat berpengaruh dalam setiap perkembangan suatu organisasi atau instansi untuk kelanjutan kegiatan berikutnya. Menurut Sedarmayanti (2003:19) peran arsip sebagai berikut: 1. Alat utama ingatana informasi 2. Bahan atau alat pembuktian (otentik) bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 3. Barameter kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 4. Bahan informasi ilmiah. Berdasarkan uraian diatas arsip sebagai “ingatan informasi” dan alat otentik dalam mengambil keputusan, maka arsip harus ditata dengan baik dan teratur untuk mempermudah temu kembali arsip.
8
2.5. Tujuan arsip Arsip yang ada pada suatu organisasi atau instansi memiliki tujuan penggunaannya dalam kegiatan administrasi. “Tujuan kearsipan adalah untuk menangani keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” (Widjaja, 1986.102) Untuk mencapai tujuan arsip, dibutuhkan pengolahan kearsipan dengan teliti, cermat, dan tepat agar memudahkan penemuan kembali arsip.
2.6. Sistem Penyimpanan Arsip (filing system) Istilah sistem filing disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, dan istilah yang lebih pouler ialah filing system. Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/ warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif singkat. Menurut Drs.F.X. Soedjadi, MPA dalam bukunya O & M, organisasi dan Methods, Penunjang berhasilnya Proses Manajemen, pengertian “filing ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan perihal pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan pendistribusian atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi tertulis lainnya (yang semuanya itu dengan singkat dapat disebut sebagai warkat atau papers) serta menemukan kembali dari papers tersebut bila sewaktu-wktu diperlukan”. Jika arsip tidak disusun dengan baik maka akan muncul permasalahan Dalam penyelenggaraan sistem filing yaitu: 1. warkat tidak dapat ditemukan kembali 2. warkat sering kali sulit dicari, sampai - sampai semua warkat dibongkar sehingga petugas makin stres meskipun akhirnya dapat ditemukan kembali 3. setiap hari warkat selalu bertambah 4. tempat penyimpanan terlalu sempit dan semua sarana sangat minim dan petugas kurang terlatih (Wiyasa, 2003:52) 9
Disamping arsip yang bertambah setiap waktu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai dan mendukung sistem filing. Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam pengolahan arsip tersebut perlu perlu diperhatikan: 1. Sistem penyimpanan warkat harus sistematis, kronologis dan konsisten 2. Tata laksana system filing harus tepat diselenggarakan secara profesional 3. sarana filling cukup memadai dan sesuai dengan standar 4. meningkatkan kesejahteraan petugas yang menangani sistem filing 5. tidak meremehkan petugas yang menangani filing (Wiyasa, 2003:52) Sesuai uraian yang diatas untuk mengatasi masalah yang timbul dalam sistem filing perlu diterapkan dan merupakan sebagai langkah yang tepat pada organisasi atau instansi. Masalah yang timbul dalam pemberkasan berupa penyimpanan dilakukan secara konsisten dan profesional dalam arti sistem yang sesuai dan tenaga ahli yang dimiliki. Untuk tenaga ahli yang ditunjuk menduduki jabatan fungsional serta memiliki keterampilan teknis. Selain tenaga ahli yang diperlukan, sarana dan prasarana yang mendukung dalam sistem filing perlu disediakan untuk, melengkapi sistem filing.
2.7. Penataan arsip Sistem penataan arsip (berkas) yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu organisasi atau instansi dalam kegiatan administrasinya. Tujuan penataan arsip adalah: agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sebelum melakukan kegiatan penataan arsip perlu dipersiapkan terlebih dahulu, arsip yang akan ditata, agar mudah dan cepat terlaksana antara lain: 1. Memisah-misahkan (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan 2. Meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang disimpan telah mendapat disposisi atau belum. 3. Memadukan (assembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan 4. Mengklasifikasikan, menentukan klasifikasi arsip
10
5. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tunjuk silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip 6. Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan 7. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing (Sedarmayanti, 2003:68) Sesuai uraian di atas persiapan untuk penataan arsip dalam mempermudah dan mempercepat penataan merupakan langkah persiapan yang tepat, efisien dan efektif. Langkah persiapan ini akan mudah dilakukan untuk penemuan kembali arsip yang diinginkan jika sewaktu - waktu diperlukan.
2.7.1. Jenis - Jenis Penataan Arsip Arsip yang telah diolah yang sesuai dengan pokok permasalahan serta sistem yang digunakan harus diberi nomor klasifikasi. Untuk penataan arsip pada suatu oganiasi atau instansi berbeda sesuai tujuannya untuk itu ada lima macam penataan arsip dinamis aktif : 1. Penataan berdasarkan angka Contoh Gambar 2.1 Sistem Nomor atau Angka:
2. Penataan berdasarkan wilaya Contoh Gambar 2.2 Sistem Wilayah atau Daerah:
3. Penataan berdasarkan subjek 4. Penataan berdasarkan abjad 11
Contoh Gambar 2.4 Sistem Abjad:
5. Penataan berdasarkan kronologis (serdamayanti, 2003:70 ) Dengan di tentunnya lima macam sistem penataan arsip akan mempermudah penataan arsip akan mempermudah penataan arsip pada setiap organisasi atau instansi. Penataan arsip ini mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diinginkan setiap saat dengan cepat dan tepat. Untuk setiap organisasi atau instansi menentukan sistim penataan arsip mana yang digunakan sesuai dengan kegunaan arsip yang dimiliki. Setiap organisasi tidak sama sistim penataan arsip yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip sendiri.
2.7.2. Penataan berdasarkan angka Sistem
pemberkasan
berdasarkan
angka
unit
merupakan
sistim
pemberkasan paling sederhana. File diatur dapat berdasarkan nomor/ kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide dan folder. Pola klasifikasi arsip: 000 umum
100 kepegawaian
010 urusan dalam
110 pengadaan
011 gedung kantor
120 mutasi
012 rumah dinas
200 keuangan
020 peralatan
210 gaji
030 penelitian
220 biaya perjalanan
(Sedarmayanti, 2007 : 70) Nomor/ angka klasifikasi tersebut dapat dikembangkan menjadi bagian yang lebih kecil lagi dan perlu dibuat daftar kelompok masalah. Arsip diatur berdasarkan urutan angka, yang sesuai dengan nomor arsip yang bersangkutan
12
dan telah ditentukan, serta dalam folder disusun urutan angka 01.02.03. dan seterusnya. Pada folder dapat diberi titel dari nomor arsip yang tersimpan didalamnya misalnya folder dengan titel 01-09 folder berikutnya 99-100 dan seterusnya. Macam - macam sistim filing nomor ada 2 yaitu: -
Sistem numerik ganda: “Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan agenda surat masuk dan surat keluar sebagai pedoman dalam penyusunannya. Semua surat yang akan disimpan harus dicatat lebih dahulu dalam buku arsip. Buku arsip tersebut terdiri atas : nomor urut, tanggal surat, tanggal penerimaan nomor surat, asal/ tujuan surat, isi surat, keterangan” (Hasugian 2002:3) Dalam uraian diatas buku agenda digunakan untuk mencatat semua surat, dan fungsinya. Buku agenda juga mengetahui jumlah surat yang telah selesai diproses dan telah mendapat persetujuan dan pemimpin yang bersangkutan untuk disimpan.
-
Sistem nomor persepuluh Sistem nomor persepuluh merupakan sistem yang disusun dalam suatu bagan yang digunakan untuk menentukan nomor dan indeks subyek yang ada. Menurut Hasugian (2003 : 9) ”Bagan yang disusun ini disesuaikan dengan bagan klasifikasi arsip yang artinya susunan pokok permasalahan atau subjek yang mencakup keseluruhan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas suatu organisasi yang diatur dalam suatu sistematis”. Untuk lebih jelas berikut contoh sebagian dari bagian klasifikasi kearsipan
yang banyak digunakan di indonesia :
Perincian dasar: 000 umum
500 perekonomian
100 pemerintahan
600 pekerjaan umum
200 politik
700 pengawasan
300 keamanan
800 kepegawaian
400 kesejahteraan rakyat
900 keuangan
(Hasugian, 2003:10). 13
Perincian dasar diatas yang terbagi dalam sepuluh bagian mulai dari 000900 ini masih dibagi lagi kedalam sepuluh sub bagian dengan perincian yang telah ditetapkan. Bagian klasifikasi kearsipan ini merupakan sebagai pedoman penataan arsip secara teratur dan sistematis. Untuk itu arsip yang memiliki subjek yang sama akan disatukan dengan notasi yang sama pada penyimpanan sebelumnya.
2.7.3. Sistem Penataan Arsip Sistem penataan arsip masih banyak lagi yang digunakan setiap organisasi atau instansi. Semua sistem hanya tergantung pada organisasi atau instansi mana yang sesuai dengan berkas organisasi atau instansi miliki. Contoh organisasi atau instansi yang lain adalah: 1. Penataan berdasarkan wilayah/ geografis Penataan arsip berdasarkan tempat (lokasi), wilayah tertentu seperti menurut provinsi, kabupaten, kecamatan dan sebagai contoh: -
Indonesia (Negara)
-
Sumatera Utara (Provinsi)
-
Toba Samosir (Kabupaten)
-
Serdang bedagai (Kecamatan)
2. Penataan berdasarkan subjek Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip dikelompokkan berdasarkan subjek/ judul masalah sampai masalah yang kecil, contoh: •
Keuangan (masalah 1)
•
Laporan keuangan (masalah 2)
•
Kepegawaian (masalah 1)
•
Surat lamaran (masalah 2) Semua masalah ditentukan atau dikelompokkan menjadi satu subjek yang
disusun dalam daftar yang bernama indeks. Daftar indeks memuat kode dan masalah yang terdapat dalam kantor. Contoh daftar indeks: Kode
masalah
Kp
kepegawaian
01
pengadaan
02
pengangkatan dan mutasi
14
03
kedudukan
Dan seterusnya (Sedarmayanti, 2003:72)
3. Penataan arsip berdasarkan abjad Menurut Martono (1992 : 72) menyatakan bahwa: “Penataan arsip yang berdasarkan abjad yang penggunaan berupa abjad AZ, dengan pedoman pengaturan pengindeksan”. Sistim pemberkasan ini merupakan sistim yang paling tua dan paling sederhana. Sistim ini diterapkan pada arsip-arsip yang memberikan keterangan. 4. Penataan arsip berdasarkan kronologis/ tanggal Sistem ini merupakan penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang berpedoman dengan datangnya surat. Dalam bidang kearsipan tanggal surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan penyusunan surat yang disebut filing sistem tanggal, contoh: Kode arsip 200201 menyatakan tanggal 20, bulan 02, tahun 2001. 5. Tata cara penataan arsip (berkas) inaktif a. Pengertian arsip (berkas) inaktif Berkas arsip inaktif ialah himpunan surat-surat atau berkas yang memiliki masalah yang sama, dan sudah jarang dipakai untuk keperluan pelaksanaan pekerjaan. b. Meneliti arsip Arsip-arsip atau berkas yang diterima oleh Unit Pengelolah sebelum dimasukkan kedalam boks, perlu diteliti terlebih dahulu baik indeks, kode maupun isi masalahnya harus sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku. a. Menyiapkan berkas inaktif
untuk menyimpan berkas inaktif diperlukan petunjuk menyimpan arsip yang tersimpan pada boks yang merupakan berkas yang terdiri atas satu macam masalah;
sebuah boks hanya dipakai untuk menyimpan berkas yang memiliki satu masalah;
15
persiapan yang perlu dilakukan adalah memberi tanda - tanda/ label/ titel pada boks mengenai pokok masalahnya disertai pula kode - kode yang sesuai dengan pola klasifikasi dan menyiapkan map dengan judul kodenya.
b. Penempatan boks pada rak
Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak yang berisi arsip
Boks - boks arsip yang berisi masalah yang sama ditempatkan samping - menyamping sehingga tidak terpisah - pisah.
2.8. Pedoman penyusutan arsip Untuk menanggulangi berkas - berkas yang menumpuk dan menggunung maka semua berkas - berkas atau arsip yang sudah tidak aktif atau dipandang tidak berguna itu perlu dihapuskan. Penghapusan dan penyusutan arsip telah diatur dalam Undang - undang no.7 Tahun 1971 tentang penyusutan Arsip pasal 2 Bab I yaitu bahwa penyusutan arsip dilakukan kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. Memusnahkan arsip dan c. Menyerahkan arsip statis kepada ARSIP NASIONAL. Pada Bab II Pasal 4 tentang Jadwal Retensi Arsip telah ditentukan: 1. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya; 2. Arsip Nasional (ARNAS) menetapkan pedoman untuk menentukan nilai arsip; 3. Lembaga Negara/ Badan pemerintahan wajib memiliki jadwal retensi arsip serta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya. Lebih lanjut perlu diketahui oleh sekretaris dan pengolah arsip bahwa arsip yang dimusnahkan adalah semua arsip yang tidak lagi mempunyai nilai kegunaannya dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Arsip-asrsip yang nilai kegunaannya sebagai pertanggungjawaban nasional sudah tidak diperlukan lagi, maka setelah jangka waktu lampau maka harus diserahkan kepada: 1. Untuk tingkat pusat diserahkan kepada ARNAS PUSAT
16
2. Untuk tingkat daerah diserahkan kepada ARNAS DAERAH. Penyerahan tersebut sekurang - kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun. Undang-undang No. 7 Tahun 1971 telah mengatur mengenai tata kearsipan yang memuat pokok-pokok masalah yang berkaitan dengan pengertian dan fungsi arsip, tugas pemerintah, organisasi dan kewajiban kearsipan. 2.9. Pedoman penilaian arsip Sebelum dilakukan penyusutan arsip, Tim Penilai Berkas mengadakan penilaian berkas-berkas yang akan disusutkan dengan cara dimusnahkan. Langkah-langkah untuk penilaian berkas adalah: 1. Penggolongan berkas surat dinamis Untuk memberi keterangan tambahan dalam hal penyusutan berkas surat perlu juga dikemukakan mengenai penggolongan berkas surat dinamis yaitu: a. Berkas surat aktif yaitu berkas - berkas surat yang masih dipergunakan untuk kelangsungan kerja dan masih dikelola oleh unit pengelola berkas; b. Berkas surat semiaktif, yaitu berkas - berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun tetapi masih dikelolah oleh unit pengelola; c. Berkas surat inaktif, yaitu berkas-berkas surat yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari - hari. Berkas - berkas surat tersebut dikelolah oleh Pusat Penyimpanan. 2. Pemindahan berkas surat Pemindahan berkas surat atau arsip dari file aktif ke file inaktif sebaiknya diatur dengan cara: a. Pemindahan secara berkala (periodically transfer), yaitu: -
Satu kali dalam waktu tertentu. Berkas surat yang diterima dalam jangka waktu yang telah ditentukan, dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Surat (Centre File);
-
Dua kali dalam jangka waktu tertentu, yaitu pada tahap pertama, berkas inaktif dipisahkan dari berkas aktif, tetapi masih ditempatkan dalam ruang kerja. Pada tahap kedua, dalam waktu
17
yang telah ditentukan, berkas surat inaktif dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Surat. -
Atas dasar waktu minimal dan maksimal, suatu berkas dapat ditahan dalam sebuah file. Pada waktu yang telah ditentukan, maka berkas surat atau arsip yang telah mencapai waktu minimalnya dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Surat.
b. Pemindahan secara terus - menerus (perpectually transfer) pemindah berkas surat inaktif tidak didasarkan atas jangka waktu tertentu dari file arsip atau berkas surat aktif ke file inaktif, melainkan secara terusmenerus berkesinambungan. Cara pemindahan berkas ini dilaksanakan apabila arsip mengenai suatu masalah misalnya personalia, keuangan, perlengkapan, data statistik dan lainnya. c. Masa berlaku arsip Salah satu masalah penting lainnya yang perlu mendapat perhatian sekretaris, ialah: 1. Penentuan jangka waktu berlaku arsip 2. Penentuan jenis dan kapan suatu arsip boleh dimusnahkan. Penentuan masa berlakunya arsip merupakan kebijakan pimpinan yang harus dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi perkantoran. Masalah ini berkaitan dengan klasifikasi pemilihan distribusi ataupun disposisi Dari Tim Penilai Arsip untuk menentukan: 1. Arsip mana yang berlaku abadi; 2. Arsip mana yang berlaku dalam jangka waktu tertentu; 3. Arsip mana yang harus segera dimusnahkan. Tim Penilai Berkas perlu menyusun kriteria nilai suatu berkas atas dasar: 1. Tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan; 2. Tujuan dan bidang operasinya; 3. Kegunaan berkas/ arsip tersebut bagi organisasi yang bersangkutan; 4. Adanya pertimbangan dalam segi hukum dan 5. Pertimbangan ruang atau tempat serta fasilitas yang tersedia.
18
2.10. Proses penghapusan arsip Proses penghapusan didahului dengan penilaian kegunaan berkas surat. Karena proses penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai kegunaan untuk setiap berkas surat, maka perlu dibentuk panitia. Dalam kepanitiaan perlu diikutsertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor. Untuk setiap pelaksanaan penghapusan berkas surat perlu dibuat “Daftar Usulan Pemusnahan Berkas Surat”. Berkas surat yang dimusnahkan harus dibuat “Berita Acaranya”. Misalnya, kalau diperguruan tinggi daftar unsur berkas atau arsip yang dimusnahkan diusulkan oleh Pimpinan Biro Administrasi dari perguruan tinggi yang bersangkutan melalui Sekretaris Jendral Departemen Pendidikan Nasional atau pejabat lain yang berhak mengesahkan. Apabila berkas surat cukup banyak perlu dibuat “Daftar pemusnahan Berkas Surat”. Penyusutan dan pemusnahan arsip merupakan sarana pentig untuk mengatasi masalah arsip yang tidak digunakan lagi. Penyusutan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan - kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengelola berkas/ arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran. Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah: 1. Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan berkas surat lainnya; 2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/ arsip dengan memperhatikan: a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan dimusnahkan; b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya; c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai pemeriksaan, misalnya dari BPK-BPKP atau inspektorat Jendral, nilai penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu. Berdasarkan penilaian tersebut maka akan dihasilkan: Berkas surat penting, biasa dan tidak penting;
19
Kelompok berkas suatu arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas surat/ arsip yang dapat disimpan untuk sementara.
3. Penyusunan jadwal penyusutan arsip Berdasarkan kondisi, dapat ditentukan waktu penyimpanan berkas di Unit Pengolah dan di Pusat penyimpanan Berkas/ Arsip. Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan: a. Kegunaan berkas surat bagi organisasi yang bersangkutan; b. Peraturan
perundangan
yang
mengatur
tentang
jangka
waktu
penyimpanan; c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat dimusnahkan ataupun dihapuskan.
4. Penyaluran Berkas Surat Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melalui Sekretariat Jendral masing-masing departemen.
20
