BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN EVENT
4.1 Proses dan Pelaksanaan Keamanan Event (Perizinan dan Regulasi) Dalam menjalankan suatu event tentunya banyak perizinan dan regulasi yang dibutuhkan. Dalam menentukan perizinan dan regulasi harus dibuat dengan suatu keputusan. Dikutip dari Coorporate Event Management merupakan karangan William O’Toole dan Phyllis Mikolaitis terdapat empat jenis-jenis keputusan, diantaranya adalah : 1. Keputusan Proyek : Keputusan untuk mengambil atau tidak mengambil kegiatan event. Dalam situasi yang ideal, keputusan akan didasarkan pada hasil studi kelayakan. Isu-isu berikut perlu diperhatikan dalam membuat keputusan seperti kapasitas dari daya yang tersedia, waktu yang dibutuhkan, dan beberapa faktor lain. 2. Perbandingan : Keputusan yang jelas dibuat dengan membandingkan sejumlah alternatif. Misalnya, pemasok akan dibandingkan dengan pemasok lain. Diasumsikan bahwa perbandingan dilakukan atas faktor-faktor yang sepadan. 3. Nilai Event : Keputusan-keputusan didasarkan pada proyeksi nilai dari sebuah pilihan terhadap tujuan-tujuan event. Misalnya, sponsor event dapat menentukan proyeksi nilai dari melibatkan sponsor ekstra. 4. Susunan Keputusan : Penukaran antara tiga variabel dari biaya, isi dan waktu. Misalnya, jika tugas- tugas tertentu dari event melebihi waktu yang diberikan, maka manajer event harus memutuskan variabel mana yang diubah. 31
32
Dari penjelasan mengenai jenis-jenis keputusan yang telah dijelaskan, maka dapat disimpulkan, pengambilan keputusan dari event ini adalah Keputusan Proyek dan Nilai Event. Ketua acara telah menentukan keputusan sebelum menjalankan event ini mengenai faktor-faktor yang dibutuhkan. Proses pelaksanaan keamanan acara ini dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Permohonan izin peminjaman ruang praktek kitchen untuk tanggal 1214 Juni 2013. Permohonan izin ruangan ini, baiknya dilakukan tiga bulan sebelum acara berlangsung. 2. Permohonan izin meminjam sound system kepada pihak Building Management Binus University. 3. Permohonan izin memasang banner, flyer, poster, dan x-banner kepada pihak Building Management Binus University 4. Menjalin kerja sama dengan Binus Tv dan mengundang untuk meliput acara Indonesian Fusion Cuisine 5. Menjalin kerja sama dengan media cetak sebagai media partner, Bakery Magazine dan YukMakan Magazine 6. Menjalin kerja sama dengan perusahaan- perusahaan yang berminat untuk menjadi sponsor acara ini. 4.2 Pendanaan Event Pendanaan bagi suatu penyelenggaraan konvensi ibarat bahan bakar bagi sebuah mesin. Oleh karena itu, untuk memastikan dapat berjalan atau tidaknya penyelenggaraan konvensi tersebut sangat bergantung pada rencana anggaran yang dibuat. Adapun sumber pendanaan suatu konvensi tergantung kepada bentuk atau skala konvensi itu sendiri.
33
Konvensi
yang
berskala
internasional
ataui
regional
;
biasanya
diselenggarakan oleh badan/ aosiasi dunia, dan pendanaannya didapat dari iuran anggota + biaya pendaftaran peserta + hasil pameran + sponsor. 1.
Konvensi yang berskala nasional; biasanya diselenggarakan oleh organisasi-organisasi nasional, baik swasta atau pemerintah. Sedangkan pendanaannya didapat dari biaya pendaftaran peserta + hasil pameran + sponsor + kas organisasi (swasta) atau DIP (pemerintah).
2. Company Meeting; diselenggarakan dan didanai oleh perusahaan terkait Faktor yang mempengaruhi pendanaan itu sendiri dipengaruhi oleh hal yang mendasar yang menjadi tanggung jawab event coordinator. Tinggi dan rendahnya pendanaan dipengaruhi oleh biaya yang dikeluarkan untuk juri kompetisi, hadiah yang diserahkan kepada pemenang, dan biaya promosional. 4.3 Modal Investasi Diperlukan Investasi sering juga disebut penanaman modal atau pembentukan modal. Investasi dapat diartikan sebagai pengeluaran penanam-penanam modal atau perusahaan untuk membeli barang-barang modal atau perlengkapan-perlengkapan produksi untuk menambah kemampuan memproduksi barang-barang dan jasa-jasa yang tersedia dalam perekonomian. Jadi sebuah pengeluaran dapat dikatakan sebagai investasi jika ditujukan untuk meningkatkan kemampuan produksi. Investasi merupakan hal yang penting dalam perekonomian. Secara teoretik paling tidak ada tiga faktor utama yang mempengaruhi keputusan seseorang untuk melakukan investasi : 1. Revenues (pendapatan), yaitu sejauh mana ia akan memper-oleh pendapatan yang memadai dari modal yang ditanamkannya.
34
2. Cost (biaya), yang terutama ditentukan oleh tingkat suku bunga dan pajak, walaupun dalam operasional-nya ditentukan juga oleh berbagai biaya lain yang ditemui di lapangan. 3. Expectations (harapan-harapan), yaitu bagaimana harapan di masa datang dari investasi-nya. Jadi, investor yang serius dalam penanaman modal langsung (direct investment) tidak hanya hit and run, tetapi berhitung jauh ke depan. Ia memperhitungkan situasisituasi
pada
masa
mendatang
yang
dapat
mempengaruhi
investasinya, termasuk perubahan situasi politik. 4.4 Rencana Pembiayaan Event Pembiayaan event dapat dibagi menjadi tiga kategori yaitu : Anggaran Pengeluaran, Anggaran Pendapatan, Untung dan Rugi. 4.4.1 Anggaran Pengeluaran Dalam menyusun anggaran pembiayaan (budget) suatu penyelenggaraan konvensi kita harus mengetahui rincian kebutuhan dan biaya (cost)-nya masingmasing. Dari semua kebutuhan tersebut, kita bagi menjadi 3 kelompok; Fixed Cost (Biaya pasti), Variable Cost (Biaya tak pasti) dan Unexpected Cost (Biaya tak terduga). 4.4.2 Fixed Cost Yang terbagi dalam Fixed Cost dapat dijabarkan sebagai berikut -
Man-Power (SDM); sebelum dan selama event.
-
Kesekretariatan
-
Fotokopi & alat-alat tulis
-
Percetakan media promosi seperti banner, x-banner, flyer, brosur, pin, goodie bags, notepad.
35
-
Peralatan Audio Visual
-
Rapat panitia
-
Juri yang diundang
-
Biaya pemenang para peserta
Dalam acara Indonesian Fusion Cuisine, fixed cost dapat dijabarkan melalui tabel berikut : Tabel 4.1 Fixed Cost
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Nama Juri CDC Lucky,The Ritz-Carlton Pacific Place Chef Deny, Gastro Bar Executive Chef Agus, Van Holland Group Stephanie Magdalene, Book Designer Biaya Pemenang Javier, Photographer Print and Hard Cover Biaya Booth PT. ANG Biaya Booth PT. Tritunggal Buanamas Biaya Booth CV. Central Pool Biaya Booth PT. 2 Tang Total Fix Cost
Biaya 700,000 500,000 500,000 1,500,000 4,500,000 1,000,000 313,000 1,500,000 1,500,000 1,500,000 2,000,000 15,513,000
4.4.3 Variable Cost Yang terbagi dalam Variable Cost dapat dijabarkan sebagai berikut : -
Promosi dan publikasi melalui kerjasama dengan media partner YukMakan dan Bakery Magazine
-
Akomodasi para juri
-
Seragam produksi panitia
-
Biaya transportasi bagi juri dan panitia
-
Kerusakan dan pemeliharaan site acara
36
Dalam acara Indonesian Fusion Cuisine dapat dijabarkan melalui tabel sebagai berikut : Tabel 4.2 Variable Cost
No.
Tanggal
Pengeluaran
Jumlah
1
08/03/2013
Print dan Jilid Zenta
4,500
2
13/03/2013
Beli Concord dan Jilid Surya Jaya
22,000
3
26/03/2013
Print dan Jilid Zenta
33,000
4
27/03/2013
Print dan Jilid Zenta
3,500
5
30/03/2013
Photocopy Zenta
7,000
6
03/04/2013
Beli Amplop Coklat, Tinta, Jilid Ring
430,000
7
04/04/2013
Jilid Ring Zenta
30,000
8
06/04/2013
Photocopy Zenta dan Jilid Ring
244,800
9
10/04/2013
Jilid Ring Zenta
50,000
10
15/05/2013
Kaos Produksi Tanah Abang
120,000
11
25/05/2013
Jilid Ring Zenta
18,000
12
24/05/2013
Biaya Kirim JNE
164,000
13
28/05/2013
150,000
14
29/05/2013
15
30/05/2013
16
30/05/2013
17
30/05/2013
18
31/05/2013
Transfer DP Pin, Bukti di SMS Transfer DP Pertama Sablon Kaos Poduksi Kaos Produksi Tanah Abang Concord dan Plastic Nametag dan Tali Nametag DP Kedua Sablon Kaos Produksi ke Harry Transfer Sisa Uang Pin
138,000
19
31/05/2013
X-Banner dan Brosur
205,000
20
31/05/2013
Apron Pemenang MegaStore
292,500
21
31/05/2013
Piala Pemenanf 2 set (6buah)
355,000
22
03/06/2013
Beli Kuitansi dan Concord Nametag
41,500
23
03/06/2013
Cutter dan Ruler
46,500
24
04/06/2013
Aqua Gelas 2 dus Technical Meeting
25,000
25
05/06/2013
Pelunasan Sablon Kaos Produksi Harry
552,000
26
05/06/2013
20,600
27
06/06/2013
28
07/06/2013
Concord MC Card Tinta Printer HP Jetdesk 2000 Hitam dan Warna Notebook, Sticker, dan Banner Leo
595,000
29 30
08/06/2013
Concord Gramedia
20,600
10/06/2013
Coconut Tree, Bahan Baku Pastry
1,522,000
31
10/06/2013
Bahan Baku Hot Kitchen, Carrefour
338,850
32
11/06/2013
Goodie Bags 100 buah
1,000,000
150,000 120,000 105,800 150,000
199,000
37
33
11/06/2013
Bahan Baku Hot Kitchen, Carrefour
645,000
34
11/06/2013
Botol Kosong 40 Buah, Coconut Tree
40,000
35
12/06/2013
Konsumsi Panitia Hokben
495,000
36
13/06/2013
Nasi Goreng 25 Kotak
200,000
37
14/06/2013
Concord Untuk Sertifikat
82,400
38
14/06/2013
Battery untuk Microphone
24,000
39
14/06/2013
Betadine
17,000
40
14/06/2013
Bimoli Tambahan
30,500
Total Variable Cost
8,688,050
Sehingga dengan demikian jumlah anggaran pengeluaran atau estimated cost adalah sebagai berikut : Total Fixed Cost
:
Rp. 15,513,000,-
Total Variable Cost
:
Rp. 8,688,050,-
Total Cost
:
Rp. 24,201,050,-
+
4.5 Anggaran Pendapatan (Revenues) Prakiraan pendapatan bisa didapat dari bermacam-macam sumber antara lain : -
Biaya pendaftaran peserta lomba
-
Pameran Booth
-
Perusahaan sponsor Tabel 4.3 Revenue Pendaftaran Hot Kitchen
No.
Nama Sekolah
Biaya Pendaftaran
1
Hot Kitchen Trisakti 1
150,000
2
Hot Kitchen Trisakti 2
150,000
3
Hot Kitchen Sahid Roxy (Monica Catherine)
150,000
4
Hot Kitchen Abji 1
150,000
5
Hot Kitchen Abji 2
150,000
6
Hot Kitchen UPH 1 (Christsandhi)
150,000
7
Hot Kitchen Binus University 2 (Okkie)
150,000
8
Hot Kitchen UPH 2 (Andy Gozali)
150,000
9
Hot Kitchen Binus University 2 (Michael Lim)
150,000
38
10
Hot Kitchen STP Bandung 1 (Escalope)
150,000
11
Hot Kitchen STP Bandung 2 (Grady)
150,000
12
Hot Kitchen Trisakti 3 (Tegar Wisnu)
150,000
13
Hot Kitchen Santa Maria 1 (Grace Claudia)
150,000
14
Hot Kitchen Santa Maria 2 (Eko)
150,000
15
Hot Kitchen Abji 3
150,000
Total
2,250,000
Tabel 4.4 Revenue Pendaftaran Cake Decoration
No.
Nama Sekolah
Biaya Pendaftaran
1
Pasrty UPH 1 (Shella)
150,000
Pastry Santa Maria 1 (Muhammad 2
Vikri)
150,000
3
Pastry Santa Maria 2
150,000
4
Pastry Trisakti (Ignatius Layola)
150,000
5
Pastry UPH 2 (Monica Tanri)
150,000
6
Pastry Abji 1
75,000
7
Pastry Abji 2
75,000
Pastry STP Bandung (Dea Permata 8
Amalia)
150,000
9
Pastry Binus University
0
10
Pastry Binus University
0
Total
Tabel 4.5
1,050,000
Revenue Sponsorship Indonesian Food Cuisine
No.
Perusahaan
Biaya Sponsor
1
PT. Tritunggal Buanamas
5,000,000
2
CV. Central Pool
5,000,000
3
Giat Interior
2,500,000
4
PT. Arum Nirwana Global
5,000,000
6
PT. 2Tang
2,450,000
7
PT. Bimoli
3,000,000
8
Total Revenue Sponsorship
22,950,000
Total Revenue
22,950,000
39
4.5.1 Proyeksi Laba / Rugi Tabel 4.6 Proyeksi Laba/Rugi
Total Revenue Sponsorship
Rp. 22,950,000,-
Total Revenue Pendaftaran
Rp. 3,300,000,-
Total Revenue
Rp. 26,250,000,-
Total Expenses
Rp. 24,201,050,-
Profit merupakan keuntungan yang didapat, hasil dari sebuah profit dihitung dengan total revenue atau pendapatan dikurangkan dengan total expenses atau pengeluaran. Berikut adalah perhitungan keuntungan atau profit yang didapat dari acara Indonesian Fusion Cuisine. Profit = Total Revenue – Total Expenses = Rp. 26,350,000,- – Rp. 24,201,050,= Rp. 2,048,950,Adapun dari total profit yang didapat dapat dikalkulasikan dalam bentuk presentase, yakni sebagai berikut : Profit Precentage =(Rp. 2,048,950,- / Rp. 26,350,000,-) x 100% = 7,8% Hasil presentase profit ini menggambarkan acara ini hanya mendapatkan 7,8% keuntungan dari 100% keuntungan. Dalam suatu acara, selain dibutuhkan presentse profit, diperlukan juga adanya target goal yang akan dicapai. Pada lampiran L3 dijabarkan estimasi revenue atau pendapatan yang ingin dicapai. Jika dibandingkan dengan total revenue yang dicapai, acara Indonesian Fusion Cuisine hanya mendapatkan 59% dari estimasi revenue. Berikut perinciannya :
40
Presentase goal revenue achievement = (Rp. 26,350,000,- / Rp. 44,500,000,)x100% = 59% Pada umumnya profit yang harus dicapai dalam menjalankan sebuah event ialah 30%. Namun acara Indonesian Fusion Cuisine hanya mencapai target 4,6% dari estimasi keuntungan acara ini. Berikut perhitungannya : (Rp. 2,048,950 / Rp. 44,500,000,-)x 100% = 4,6% Dari hasil perhitungan ini dapat dilihat bahwa acara Indonesian Fusion Cuisine tidak mencapai target.
