8
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Kualitas Kualitas merupakan ukuran yang tidak dapat didefinisikan secara umum, karena apabila diterapkan secara rinci antara produsen dan konsumen akan terjadi perspektif yang berbeda tentang kualitas. Perspektif kualitas dari sisi konsumen lebih berorientasi pada pemenuhan kebutuhan dan kepuasan dari produk yang didapatnya, sedangkan perspektif kualitas dari sisi produsen lebih berorientasi pada spesifikasi dari produk yang telah ditentukan. Beberapa definisi pakar serta organisasi tentang ukuran kualitas yang berkaitan dengan kedua perspektif diatas antara lain; 1. Kualitas produk adalah kecocokan penggunaan produk untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. J.M.Juran 2. Kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar. Deming 3. Kualitas adalah suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. Garvin (Sumber : Drs.M.N.Nasution,M.Sc. Manemen Mutu Terpadu.2001.h.15-16) Kedua perspektif tentang kualitas dari konsumen maupun produsen bertemu pada satu kesesuaian yaitu kesesuaian untuk digunakan. Dimana produsen dapat memproduksi barang sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan berdasarkan pada
8
9
kebutuhan serta tingkat kepuasan dari konsumen. Secara sederhana definisi kualitas menurut pandangan tradisional adalah fitness for use. Dalam pandangan modern kualitas didefinisikan sebagai inversely proportional to variability. Pandangan ini tidak hanya melihat kualitas dari sisi kualitas design, konformitas, dan kualitas pemasaran dan pelayanan purna jual saja namun juga lebih menekankan pada proses improvement untuk meminimalisir timbulnya variabel –variabel masalah yang muncul, dengan demikian berdampak pada berkurangnya keluhan yang berarti juga berkurang proses rework. Tidak adanya proses rework berarti juga pengurangan biaya. Dalam lingkup pembahasan analisa data untuk peningkatan proses dengan menggunakan teknik statistika, kualitas didefinisikan sebagai konsistensi peningkatan atau perbaikan dan penurunan variasi dari karakteristik kualitas dari suatu produk agar memenuhi memenuhi kebutuhan yang telah dispesifikasi guna meningkatkan kepuasan pelanggan internal maupun eksternal. Variasi merupakan bentuk ketidakseragaman dalam proses operasional sehingga menimbulkan perbedaan kualitas produk. Terdapat dua penyebab dari variasi:
Variasi penyebab khusus. Merupakan kejadian diluar sistem manajemen kualitas yang mempengaruhi variasi dari sistem. Penyebab khusus dapat bersumber dari faktor manuasia, mesin, peralatan, material, lingkungan, metode, dll. Dalam konteks analisa data menggunakan peta kendali, variasi khusus sering ditandai dengan titik pengamatan yang melewatai bataspengendalian yang didefinisikan.
9
10
Variasi penyebab umum. Merupakan faktor dalam sistem manajemen atau pada proses. Untuk menghilangkan variasi penyebab umum ini, harus dengan menelusuri elemen dalam sistem dan hanya pihak manajemen yang dapat memperbaikinya. Dalam konteks analisa data dengan menggunakan peta kendali, jenis variasi ini ditandai dengan titik pengamatan yang berada dalam batas pengendalian yang didefinisikan.
2.2 Sistem Pengendalian Kualitas Pengertian tradisional tentang konsep pengendalian kualitas adalah hanya terfokus pada aktivitas pemeriksaan untuk mencegah produk cacat diterima oleh konsumen. Aktivitas pemeriksaan ini dipandang tidak memberikan kontribusi terhadap peningkatan kualitas berdasarkan pada perspektif dari sistem manajemen kualitas ISO 9001: 2000. Salah satu ciri dari sistem pengendalian kualitas modern adalah bahwa di dalamnya terdapat aktivitas yang berorientasi pada tindakan preventif terhadap kerusakan, dan bukan berfokus pada upaya untuk mendeteksi kerusakan saja. Model dari sistem pengendalian kualitas dapat dilihat pada gambar 2.1. Pada sistem ini tampak bahwa sistem pengendalian proses dapat digambarkan sebagai suatu sistem umpan-balik (feedback system).
10
11
Pengendalian kualitas
• • • • • • •
Metode stasistik
INPUT
PROSES
Tenaga kerja Modal Material Energi Peralatan Informasi Manajerial
PROSES TRANSFORMASI NILAI TAMBAH
OUTPUT
PRODUK
Umpan balik untuk pengendalian kebutuhan dan ekspektasi pelanggan
PELANGGAN
Identifikasi perubahan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan
Gambar 2.1. Model Sistem Pengendalian Kualitas
Terdapat empat hal penting yang harus diperhatikan dalam sistem pengendalian proses.
Proses. Melalui proses semua input bekerja sama untuk menghasilkan produk berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi dari pelanggan. Proses didesain dan diimplementasikan informasi kebutuhan dan ekspektasi pelanggan yang selanjutnya dioperasionalkan dan dikelola manajemen organisasi. Sistem pengendalian proses baru dapat dianggap bermanfaat hanya jika memberi kontribusi untuk mempertahankan tingkat keunggulan (level of excellence) atau meningkatkan kinerja total dari proses.
Informasi tentang kinerja. Informasi kinerja aktual dari proses dapat diperoleh dengan mengkaji produk dari proses melalui analisa data yang relevan. Untuk dapat
11
12
memperoleh informasi yang bermanfaat tentang proses, pihak manajemen harus memahami proses beserta variabilitas internalnya. Pihak manajemen perlu menentukan nilai target untuk karakteristik proses dan memantau kinerja aktual dari proses. Berdasar pada informasi kinerja proses, tindakan yang tepat untuk perbaikan dapat diambil dan setiap tindakan sebaiknya tepat waktu dan sesuai untuk menghilangkan pemborosan dalam pengendalian proses.
Tindakan pada proses. Tindakan pada proses akan ekonomis apabila diambil untuk mencegah karakteristik penting dari produk bervariasi atau menyimpang jauh dari nilai target yang ditentukan. Tindakan yang diambil dapat berupa perubahan dalam operasional (seperti: pelatihan operator, perubahan kedatangan material dll) atau elemen dari proses (seperti: peremajaan peralatan, mengubah desain dan pengembangan proses secara keseluruhan, dll). Pengaruh dari setiap tindakan pada proses harus dipantau dan dianalisa untuk mengetahui apakah tindakan yang diambil telah sesuai dengan yang diharapkan.
Tindakan pada produk. Tindakan pada produk tidak ekonomis bila diambil untuk mendeteksi dan memperbaiki produk diluar spesifikasi tanpa menganalisa masalah dalam proses pembuatan produk tersebut. Tindakan korektif pada proses harus dilakukan untuk untuk mencegah proses dimasa mendatang menghasilkan proses yang tidak konsisten diluar spesifikasi dan kebutuhan pelanggan.
12
13
2.3 Pengertian Quality Built in Process Quality built in process adalah sistem kualitas yang menekankan pemeriksaan kualitas dilakukan pada setiap proses pembuatan suatu produk, sehingga menghasilkan produk yang lebih baik. Inti pelaksanaan dari sistem quality built in process adalah menjaga agar setiap unit kerja melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur kerja masing masing, baik oleh operator sendiri maupun oleh final inspection. Adapun tujuan dari quality built in process adalah :
Melakukan kontrol dan pengawasan pada setiap proses produksi
Mendeteksi sedini mungkin terjadinya kesalahan proses yang menghasilkan produk diluar spesifikasi kualitas (reject)
Mengetahui dan memperbaiki proses yang menyebabkan terjadinya produk cacat
Produk yang cacat / tidak sesuai spesifikasi tidak dikirim ke proses berikutnya
Produk hasil proses berikutnya merupakan pelanggan dari produk hasil proses sebelumnya
Pada akhirnya akan menurunkan atau bahkan menghilangkan produk gagal karena proses produksi.
2.4 Tujuh Alat Pemecahan Masalah ( 7 Tools ) Pengendalian berdasarkan fakta, dalam konsep pengendalian kualitas merupakan keputusan dan tindakan yang didasarkan pada fakta dengan cara mengumpulkan dan mengolah data yang sesuai dengan fakta. Dengan demikian
13
14
cara analisa dan penilaian dilandasi oleh pola pikir yang obyektif untuk menghindari persepsiyang berbeda. Untuk melaksanakan proses pengendalian kualitas metode statistik yang digunakan adalah dengan tujuh alat pemecahan masalah. Fungsinya dari tujuh alat pemecahan masalah adalah untuk memperjelas hal yang diuraikan pada delapan langkah dalam pemecahan masalah. Tujuh alat pemecah masalah adalah sebagai berikut : 2.4.1
Lembar Pengumpulan Data (checksheet)
Digunakan untuk mempermudah pengumpulan data, dimana seluruh data dari setiap bagian dikumpulkan dalam bentuk laporan, kemudian mengkoreksi data yang berhubungan dengan masalah yang akan diatasi. Dalam penyusunan check sheet perlu diperhatikan bahwa masing-masing bagian mengetahui dan menyetujui apa yang akan dicatat, bagaimana mencatatnya dan kapan harus mencatatnya. 2.4.2
Stratifikasi
Merupakan teknik pengelompokan data kedalam kategori tertentu agar data dapat menggambarkan permasalahan secara jelas sehingga kesimpulan dapat lebih mudah diambil. Kategori yang dibentuk meliputi data relative terhadap lingkungan:
Data relatif terhadap lingkungan
Sumber daya manusia yang terlibat
Mesin yang digunakan dalam proses
Material dan lain-lain.
2.4.3
Diagram Pareto
14
15
Diagram ini digunakan untuk mengklasifikasikan masalah menurut sebab dan gejalanya.
Masalahnya
didiagramkan
menurut
prioritas
atau
tingkat
kepentingannya dengan menggunakan format grafik batang dimana 100% menunjukkan kerugian total. Prinsip yang mendasari diagram ini adalah 80% kesalahan atau kerusakan datang 20% dari masalah. 2.4.4
Diagram Sebab Akibat ( Cause and Effect Diagram )
Biasa disebut diagram tulang ikan (Fish Bone Diagram) yaitu diagram yang digunakan untuk mengidentifikasikan dan menganalisa suatu proses atau situasi dan menemukan kemungkinan penyebab suatu persoalan atau masalah yang terjadi. 2.4.5
Histogram
Merupakan suatu diagram yang dapat menggambarkan penyebaran atau standar deviasi proses. Data frekuensi yang diperoleh dari pengukuran menunjukkan puncak pada suatu nilai tertentu. Variasi ciri khas kualitas yang dihasilkan disebut distribusi. Penentuan masalah dilakukan dengan memeriksa bentuk dari disperse, nilai rata-rata dan sifat disperse. 2.4.6
Diagram Pencar
Suatu diagram yang menggambarkan korelasi dari suatu penyebab yang berkesinambungan terhadap penyebab lain atau terhadap akibat atau karakteristik mutu, digunakan untuk melihat ada atau tidaknya korelasi dari suatu penyebab terhadap penyebab lain. 2.4.7
Grafik dan bagan pengedalian( Control Chart )
15
16
Adalah data yang dinyatakan dalam bentuk gambar dan digunakan untuk memudahkan proses analisa data. Kelebihan menggunakan grafik adalah :
Data lebih cepat, mudah, jelas dan menarik untuk dilihat.
Korelasi dengan data yang lalu dapat dipaparkan sekaligus sebagai perbandingan.
Perbandingan dengan data lain yang berhubungan dapat dilihat dengan jelas.
Secara umum jenis grafik terbagi dalam 3 macam, yaitu :
Grafik garis ( Line Graph ), digunakan untuk menggambarkan variasi selama waktu tertentu
Grafik balok ( Bar Graph ), Digunakan untuk membandingkan nilai melalui batang pararel
Grafik lingkaran ( Circle Graph ), Dipakai untuk menggambarkan perincian kategorial nilai
Control Chart / bagan pengendalian merupakan grafik garis penentuan batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian, mempermudah mengamati perubahan data dari waktu ke waktu dan melihat penyimpangannya.
2.5 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Analisis mode kegagalan dan pengaruh / failure mode and effect analysis (FMEA) merupakan suatu usaha untuk menggambarkan semua kegagalan yang mungkin
16
17
terjadi dan pengaruhnya pada sistem. (Thomas Pyzdek,The Six Sigma Handbook, 2002,h.512) Dengan menggunakan metode FMEA, organisasi dapat mengidentifikasikan dan mengurangi keperluan dini dalam pengembangan sebuah proses atau design, sehingga peningkatan proses dapat dicapai untuk berkompetisi. Adapun keuntungan dari penerapan FMEA adalah :
Peningkatan kegunaan dan kekuatan produk
Mengurangi biaya-biaya jaminan
Mengurangi masalah manufaktur dari hari ke hari
Meningkatkan keselamatan produk dan penerapan proses
Mengunrangi masalah-masalah proses bisnis
Faktor – faktor yang mempengaruhi suatu failure mode and effect analysis adalah:
Modus kegagalan potensi Merupakan potensi atas modus kegagalan yang muncul pada komponen, produk, proses atau sistem sehingga tidak memenuhi spesifikasi yang diharapkan.
Efek kegagalan potensial Merupakan potensi atas efek yang terjadi dari kegagalan komponen, produk, proses atau sistem.
Penyebab potensial Merupakan potensi atas penyebab timbulnya kegagalan dari komponen, produk, proses, atau sistem.
Pengendalian saat ini
17
18
Merupakan tindakan yang harus dilakukan saat ini untuk mengurangi kesempatan terjadinya kegagalan.
Occurrence (O) Merupakan faktor kemungkinan terjadinya kegagalan
Severity (S) Merupakan dampak dari kegagalan yang terjadi bagi pemakai maupun lingkungan
Detectability (D) Merupakan faktor kemungkinan proses deteksi terhadap kesalahan sebelum kegagalan terjadi
Untuk membuat metode FMEA, maka proses langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah :
Mengidentifikasikan proses atau produk servis
Membuat daftar masalah – masalah potensial yang akan muncul
Memberikan penilaian tingkat pada masalah severity, probability ofoccurrence, dan detectability.
Melakukan perhitungan Risk Priority Number (RPN) dan memprioritaskan tindakan perbaikan
Mengembangkan tindakan untuk mengurangi resiko (Sumber : Peter S.Pande, The Six Sigma Way,2000,h.403)
Untuk mendapatkan nilai resiko berdasarkan prioritas, faktor-faktor potensi resiko dinyatakan dalam skala 1 sampai dengan 10 . Faktor-faktor tersebut adalah :
18
19
Faktor Occurrence, penjabaran faktor ini seperti terlihat pada tabel 2.2
Tabel 2.2 Occurrence Criteria Ranking
(Sumber: www.quality-one.com)
Faktor Severity, penjelasan faktor ini dapat dilihat pada tabel 2.3
19
20
Tabel 2.3 Severity Criteria Ranking
(Sumber : www.quality-one.com)
Faktor Detactibility, penjelasan faktor ini dapat dilihat pada tabel 2.4
20
21
Tabel 2.4 Detection Criteria Ranking
(Sumber : www.quality-one.com) Risk Priority Number (RPN) merupakan angka prioritas resiko yang diperoleh dengan perhitungan perkalian dari faktor Rating Occurrence(O) , Severity(S) , dan Detectability (D) RPN = O x S x D Angka prioritas resiko digunakan sebagai panduan untuk mengetahui masalah yang paling prioritas untuk ditangani.
21
22
2.6 Siklus PDCA Proses peningkatan dan perbaikan terhadap proses dilakukan dengan penerapan siklus PDSA (Plan- Do- Study – Action). Metode ini adalah pengembangan yang dilakukan Shewart dan Deming dari model sebelumnya yakni siklus PDCA. Siklus PDSA dapat dijabarkan sebagai berikut :
Plan Merupakan proses merencanakan suatu perubahan atau pengujian yang ditujukan pada peningkatan kualitas.
Do Merupakan proses melaksanakan atas perubahan atau pengujian sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.
Study Merupakan tahapan proses analisa pembelajaran yang sudah diperoleh atas perubahan atau pengujian yang telah dilaksanakan. Apa yang sudah dipelajari dan apakah ada yang salah dari rencana dan tindakan yang sudah dilakukan.
Action Merupakan tahapan untuk memutuskan apakah perubahan atau pengujian yang dilakukan akan dipakai dan dijalankan, ataukah akan ditinggalkan dan dirubah dengan metode yang lain.
(Thomas Pyzdek,The Six Sigma Handbook, 2002,h.10)
22
23
Untuk mendukung siklus PDSA dijabarkan dalam delapan langkah pemecah masalah dalam metode kaizen. Langkah tersebut adalah : 1. Pemilihan tema /menemukan persoalan Langkah pertama ini mengambil tema sesuai dengan prioritas masalah/ problem yang ada dan yang akan dipecahkan. Teknik pengendalian mutu yang dipakai dalam langkah ini adalah : grafik, diagram pareto dan histogram. 2. Penetapan Sasaran / menemukan sebab persoalan Dilakukan dengan cara mendaftarkan semua sebab yang mungkin dengan teknik sumbang saran (brainstorming). Untuk menganalisa suatu masalah secara keseluruhan maka pekerja perlu dimotivasi untuk berpikir secara luas dan kreatif. Teknik sumbang saran ini merupakan cara yang efektif untuk memunculkan ide kreatif dari setiap anggota untuk berpartisipasi. 3. Pemahaman terhadap keadaan status saat ini / mencari faktor yang paling berpengaruh Menganalisa sebab yang telah ditemukan, meneliti dan menguji serta menemukan prioritas utama untuk pemecahan dari sebab tersebut. 4. Pengumpulan dan Pengkajian data guna menemukan akar penyebab masalah / merencanakan langkah yang tepat Langkah ini dapat dilakukan dengan cara : a. Memikirkan segala cara penanggulangan yang mungkin. b. Mempelajari dan memilih cara penanggulangan yang paling efektif terhadap penyebab utama, hal ini dapat dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan seperti berikut :
23
24
Why
:
mengapa perlu penanggulangan
What
:
apa tujuan penanggulangan
Where
:
dimana penanggulangan dilaksanakan
Who
:
siapa yang melaksanakan
How
:
bagaimana pelaksanaannya
c. Siapkan rencana pelaksanaannya dan informasikan kepada personil yang terkait. 5. Menetapkan
rencana
dan
mewujudkan
tindakan
penanggulangan
/
melaksanakan rencana Pelaksanaan penanggulangan harus sesuai rencana penanggulangan, dan pembagian tugas harus secara adil sesuai dengan kapasitas dan kemampuan tiap anggota. 6. Melakukan penilaian dan evaluasi / memeriksa hasilnya Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan meliputi : a. Membandingkan hasil dengan rencana. b. Mengetahui penyimpangan – penyimpangan yang terjadi dengan menggunakan alat diagram batang atau diagram grafik. 7. Menetapkan dan mengubah standar guna mencegah terulangnya masalah / mencegah timbulnya persoalan yang sama Untuk mencegah timbulnya persoalan yang sama, setiap hasil yang telah dicapai haruslah dibuat standarisasi. Untuk menentukan tingkat mana yang akan dipilih, haruslah diperhatikan bagaimana keefektifan dan kemungkinan, biaya serta pengendalian selanjutnya. Beberapa tujuan standarisasi :
24
25
a. Standarisasi Produk. Bertujuan untuk penurunan biaya dan peningkatan efisiensi dalam produksi. b. Standarisasi Bahan Baku Bertujuan untuk penurunan biaya persediaan bahan baku yang mempunyai kompensasi terbesar dalam biaya secara keseluruhan serta penekanan efisiensi dalam pembelian. c. Standarisasi Pengolahan Bertujuan untuk membuat sebuah system dimana setiap pekerja menyadari tanggung jawab terhadap kualitas dan kuantitas produk. d. Standarisasi Pemeriksaan Bertujuan untuk mencegah kerusakan dalam fasilitas produksi, membuat laporan informatif mengenai pemeriksaan kualitas yang dihasilkan, dan mengurangi kesalahan pengukuran dalam pemeriksaan. e. Standarisasi Pemeliharaan Fasilitas Bertujuan untuk mencegah kerusakan dalam fasilitas produksi, dan mengadakan pengendalian yang akurat dalam pengujian dan pemeriksaan peralatan untuk mencegah peningkatan kesalahan pengukuran. 8. Melakukan pemantauan dan evaluasi proses perbaikan Langkah terakhir bertujuan untuk melaksanakan pemantauan / kontrol atas standarisasi yang dilakukan dan mempertimbangkan untuk dilakukan sosialisasi terhadap improvement yang dilakukan ke bagian-bagian yang lain. (Masaki Imai,Gemba Kaizen, 1998,h.273-280)
25
