BAB 2 LANDAS AN TEORI 2.1
Teori Umum 2.1.1 ERP (Enterprise Resource Planning) M enurut L.Dunn et al (2006, p 476) Enterprise Resource Planning – ERP adalah kumpulan software aplikasi terintegrasi untuk membentuk solusi sistem informasi yang saling terintegrasi. M enurut Yunarto (2006, p xiv) Enterprise Resource Plannning – ERP adalah sistem informasi yang saling terintegrasi di antara beberapa area-area bisnis yang berlandaskan satu source database untuk mengidentifikasi, mengolah sumber data yang ada, serta merencanakan dan membantu pengambilan keputusan guna memenuhi kebutuhan pelanggan. Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sebuah aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi di antara beberapa area-area bisnis yang mencakup pemasaran, produksi, pembelian, dan akuntansi untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan dan profitabilitas sistem informasi perusahaan serta membantu pengambilan keputusan guna memenuhi kebutuhan pelanggan.
8
9
2.1.2 Proses Bisnis M enurut L.Dunn et al (2006, p490) proses bisnis adalah sebuah pola yang digunakan dalam suatu usaha untuk mengindikasikan segala sesuatu dari sebuah aktivitas tunggal, seperti mencetak laporan, sampai kepada kumpulan aktivitas seperti keseluruhan daur hidup transaksi. M enurut Kementerian Pendidikan Nasional (2010, p5) proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang melibatkan berbagai pihak yang dirancang untuk menghasilkan keluaran tertentu untuk pelanggan atau pasar tertentu. Jadi, proses bisnis adalah kumpulan aktivitas baik aktivitas tunggal maupun kumpulan aktivitas yang digunakan pada suatu usaha yang mengatur arus kerja dari bahan baku, informasi dan pengetahuan.
2.1.3 Evaluasi M enurut
Arikunto
(2006, p1)
evaluasi adalah
kegiatan
untuk
mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam pengambilan keputusan. M enurut Harsanto (2007, p168) evaluasi adalah upaya untuk mengetahui sejauh mana proses pembelajaran kegiatan mengukur dan menilai dalam proses pembelajaran sudah tercapai.
10
Jadi, evaluasi adalah upaya untuk mengetahui sejauh mana proses pembelajaran kegiatan mengukur dan menilai serta mengumpulkan informasi dimana selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam pengambilan keputusan.
2.1.4
Teknik Pengumpulan Data 1. Observasi Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri tidak hanya terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan
bila,
penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejalagejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar (Sugiyono, 2007, p138). M enurut Sugiyono (2007, p139) observasi dapat dibedakan menjadi 2 berdasarkan pada proses pengumpulan datanya. Yang pertama adalah participant observation (observasi berperan serta) dan yang kedua adalah non participant observation (Sugiyono, 2008, p203). a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation) Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Dalam teknik obsevasi ini, peneliti ikut langsung ke lokasi penelitian dan terlibat dalam grup penelitian. Sambil melakukan
11
pengamatan, peneliti ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber data. Contoh: untuk mengumpulkan data tentang budaya kerja karyawan, peneliti masuk menjadi karyawan untuk sementara selama penelitian dilakukan. b. Observasi Non-Partisipan Dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, lalu dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen. Contoh: untuk mengumpulkan data mengenai perilaku pembeli terhadap barang-barang dalam suatu pusat belanja, peneliti cukup mencatat, menganalis is, dan selanjutnya membuat kesimpulan tentang perilaku pembeli dan barang-barang apa saja yang paling diminati pembeli.
2. Interview (Wawancara) M enurut Sugiyono (2007, p130), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden
yang lebih
mendalam dan
sedikit/kecil.
jumlah
respondennya
12
3. S tudi Literatur Studi literatur adalah penelusuran literatur yang bersumber dari buku, media, pakar, hasil penelitian orang lain untuk menyusun dasar teori yang kita gunakan dalam melakukan penelitian. Studi literatur mengarah pada teori/hasil penelitian yang sesuai dengan rumusan masalah yang akan diteliti. Studi literatur dalam sebuah penelitian dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang apa yang sudah dikerjakan orang lain dan bagaimana orang mengerjakannya, kemudian seberapa berbeda penelitian yang akan kita lakukan.
4. Kuesioner M enurut Sularto (lana.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/ 13037/risetakt0207.doc), kuesioner merupakan teknik yang paling sederhana. Peneliti perlu memperhatikan hal-hal penting dan berupaya sedapat mungkin mempersingkat questionnaire (menanyakan hal yang penting), menggunakan kalimat yang sesuai dengan situasi dan kondisi responden. M enurut Siregar (ssiregar.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/.../ 06_pengumpulan_data...), kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti
13
data/informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang dibutuhkan tersebut diukur. Dapat pengumpulan
disimpulkan
bahwa
data
sederhana
paling
kuesioner dimana
adalah peneliti
teknik harus
memperisapkan daftar pertanyaan yang ditujukan kepada responden.
2.1.5 Flowchart Flowchart adalah teknik pendokumentasian suatu sistem berupa penggambaran secara fisik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program sehingga lebih mudah dimengerti. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Ada beberapa hal dasar dalam flowchart, antara lain: 1.
Symbols Ada beberapa jenis simbol yang merepresentasikan aspek fisik
dari aliran data/dokumen dan proses dari sistem informasi. Terdapat beberapa jenis simbol dalam flowchart. - input-process-output - on-line manual input device - input/output symbols: paper documents
14
- input/output symbols: calculator/register tapes - input/output symbols: files containing stored data - input/output symbols: terminal display - process symbols - terminal or system exit/entry - on-page connector - off-page connector - annotation - decision - physical (non document) objects 2.
Flow lines Flow lines menghubungkan simbol-simbol pada dokumen
flowchart. Garis lurus mengindikasikan aliran fisik dokumen atau objek secara aktual. Titik atau garis putus-putus mengindikasikan aliran dari informasi dibandingkan dengan aliran dokumen fisik. Tanda panah digunakan ketika dokumen atau aliran informasi jika tidak dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah.
15
3.
Area of responsibility Area of responsibility ditunjukkan untuk memungkinkan para
pembaca
flowchart
untuk
mengidentifikasi
perubahan
pada
tanggungjawab secara jelas seperti pada aliran dokumen melalui sistem. Flowchart terbagi atas 5 jenis, yaitu: 1.
Flowchart sistem (system flowchart) Adalah bagian yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang
dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. 2.
Flowchart dokumen (Document Flowchart) Flowchart dokumen sering digunakan untuk menelusuri alur form
dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain. 3.
Flowchart skematik (Schematic Flowchart) Flowchart skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara
analis sistem dengan orang-orang yang tidak familiar dengan simbolsimbol flowchart konvensional. Flowchart skematik menggunakan gambar-gambar yang digunakan lebih mudah.
dalam sistem agar dapat dimengerti
16
4.
Flowchart program (program flowchart) Flowchart program dihasilkan dari flowchart sistem. Flowchart
program memberikan keterangan lebih rinci dari setiap prosedur pelaksanaan sistem. Programmer menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari program komputer, sedangkan analis sistem menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi. 5.
Flowchart proses (process flowchart) Flowchart proses merupakan teknik penggambaran rekayasa
industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam
suatu
prosedur
atau
sistem
untuk
mempelajari
dan
mengembangkan proses-proses manufacturing.
2.2
Teori Khusus 2.2.1
Oracle Oracle adalah perusahaan piranti lunak pertama yang mengembangkan
dan 100 persen menggunakan piranti lunak enterprise diatas Internet di seluruh lini produknya. Sejak diluncurkannya database relational pertama di dunia pada tahun 1977, Oracle telah menjadi bagian penting dalam revolusi teknologi yang secara nyata mengubah bisnis modern. PT Oracle Indonesia adalah anak perusahaan dari Oracle Corporation, yang didirikan pada tahun 1995.
17
Oracle sendiri merupakan salah satu vendor penyedia solusi ERP dengan penjualan terbaik dari sekian banyak produk solusi yang ada. Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBM S. Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform). Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob M iner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang. Oracle Corporation mengembangkan aplikasi yang terintegrasi untuk produk-produk perangkat lunak untuk databas e management, applications development, decision support, dan office automation. Hingga kini, Oracle telah mengembangkan lebih dari 160 modul untuk financial management, supply chain management, manufacturing, project systems, human resources, dan customer relationship management.
2.2.2
Oracle E-Business Suite (EBS )
Gambar 2.1 Oracle E-Business Suite Solution
18
Oracle E-Business Suite adalah aplikasi enterprise resource planning (ERP) yang bermanfaat dalam hal otomasi proses bisnis suatu perusahaan dari hulu hingga hilir (end to end). Oracle E-Business Suite merupakan sebuah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan pre-configured yang memungkinkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis inti secara efisien, seperti interaksi pelanggan, pengelolaan finansial, sumber daya manusia dan pengelolaan rantai pasokan. Aplikasi yang termasuk dalam E-Business Suite mencakup berbagai proses bisnis yang ditemukan dalam setiap perusahaan. Solusi industri‐spesifik yang disediakan oleh Oracle dengan mudah dapat mengurangi
waktu
dan
sumber
daya
yang
dibutuhkan
untuk
melaksanakan solusi dan menyediakan bisnis dengan proses bisnis dikonfigurasi yang akan meningkatkan keseluruhan efektivitas. Oracle E-Business Suite (EBS) versi 12 merupakan sistem ERP berbasis internet yang dapat dikendalikan oleh satu database. Versi 12 ini dirilis pada Februari 2007 dengan beberapa modul yang dapat diimplementasikan oleh user. Oracle EBS mencakup aplikasi enterprise resource planning (ERP), supply chain management (SCM ), dan customer relationship management (CRM ) perusahaan yang dilisensikan secara terpisah. Produk-produk Oracle EBS versi 12 di antaranya adalah :
Oracle CRM
19
Oracle Customer Relationship Management (CRM ) adalah sebuah
sarana
pengelolaan
hubungan
perusahaan
dengan
pelanggan berkaitan dengan kegiatan sales, marketing dan customer service sebuah perusahaan.
Gambar 2.2 Oracle Customer Relationship Management
Oracle Financials Oracle Financials (ORAFIN) merupakan bagian dari produk Oracle EBS yang berfungsi untuk mengelola sistem keuangan dan akuntansi perusahaan.
Gambar 2.3 Oracle Financials
20
Oracle HRM S Oracle
Human
Resource
Management
Systems
(HRM S)
menyediakan fasilitas untuk memasukkan dan menelusuri histori karyawan sejak hari pertama mereka melamar pekerjaan hingga saat mereka meninggalkan perusahaan.
Gambar 2.4 Oracle Human Resource Management Systems
Oracle Mobile Supply Chain Applications Oracle Mobile Supply Chain Application menyediakan sebuah aplikasi “mobile computing” untuk manufaktur. Aplikasi ini mendukung interface dari perangkat mobile client dengan menggunakan sistem komputer jaringan.
21
Gambar 2.5 Oracle Mobile Supply Chain Applications
Oracle Order Management Oracle Order Management menyediakan sebuah aplikasi untuk mengatur dan mengontrol penjualan mulai dari proses pemesanan, pengiriman, penagihan, hingga pembayaran.
Gambar 2.6 Oracle Order Management
22
Oracle Procurement Oracle Procurement (Purchasing / Procure to Pay) adalah sebuah solusi pembelian komperehensif yang dirancang untuk dapat memproses purchase requisition (PR), purchase order (PO), dan request for quotation (RFQ) dengan cepat dan efisien.
Gambar 2.7 Oracle Procurement
Oracle Project Portfolio Management Oracle Project Portfolio Management merupakan sebuah aplikasi untuk membantu perusahaan mencapai dan mempertahankan keunggulan strategis.
Oracle Quotes Oracle Quotes memfasilitasi pembuatan quote dan memprosesnya ke tahapan negosiasi hingga sales order dibuat.
Gambar 2.8 Oracle Quotes
23
Oracle Transportation Management Oracle
Transportation
kemampuan pengirim
Management
perencanaan
dan
pihak
dan
(OTM )
menyediakan
eksekusi transportasi untuk
ketiga
penyedia
logistik.
OTM
mengintegrasikan dan merampingkan perencanaan, pelaksanaan transportasi, dan pembayaran barang. Selain itu, OTM juga bermanfaat untuk mengurangi biaya transportasi, meningkatkan layanan pelanggan, dan memperbesar pemanfaatan aset.
Gambar 2.9 Oracle Transportation Management
Oracle Warehouse Management Systems Oracle Warehouse Management Systems menyediakan koordinasi pergerakan barang dan informasi selama proses distribusi. Modul ini menyediakan proses bisnis yang dapat mengefisiensi penggunaan karyawan, peralatan, dan ruang dalam proses distribusi. Dengan Oracle Warehouse Management Systems, aliran
produk
dapat
dipercepat
melalui
rantai
pasokan,
mengurangi lead time, dan mengatur waktu persediaan secara realtime.
24
Oracle Inventory Dengan
Oracle
Inventory,
visibilitas
persediaan
dapat
ditingkatkan dan operasi kontrol persediaan dapat dikurangi dengan pelacakan material dan transparansi persediaan.
Gambar 2.10 Oracle Inventory
Oracle Enterprise Asset Management Oracle Enterprise Asset Management (eAM ) merupakan bagian dari Oracle E-Business Suite yang mengelola kebutuhan pemeliharaan aset fisik organisasi secara intensif. Dengan menggunakan eAM , maka organisasi dapat mempertahankan dan memaksimalkan nilai aset tersebut. Dengan mengelola aset di seluruh fasilitas, organisasi dapat meningkatkan pemanfaatan dan kinerja, mengurangi biaya
25
modal,
mengurangi
biaya operasional terkait
aset,
dan
memperpanjang umur aset.
Gambar 2.11 Oracle Enterprise Asset Management
2.2.3
Preventive Maintenance Preventive maintenance adalah tindakan pemeliharaan yang dilakukan
secara berkala sesuai dengan anjuran pada instruction manual atau pengalaman kru maintenance terhadap equipment yang bersangkutan untuk mendeteksi kondisi yang mungkin menyebabkan breakdown, produksi terhenti, atau berkurangnya fungsi mesin dikombinasikan dengan pemeliharaan untuk
26
menghilangkan, mengendalikan kondisi tersebut dan mengembalikan mesin ke kondisi semula. M isalnya, penggantian oli yang dilakukan setiap 6 bulan, penggantian grease setiap 8000 running hours, dan penggantian bucket gas turbine setiap 12000 running hours. Pada umumnya acuan yang digunakan adalah manual yang dikeluarkan oleh pihak pabrikan dan sejalan berjalannya waktu kemudian digabungkan
dengan maintenance history yang ada untuk
melakukan
improvement kegiatan PM .
2.2.4
Asset Asset (aset/harta) adalah sumber ekonomi yang memiliki wujud maupun
semu yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat mendatangkan manfaat di mas a depan. Terdapat lima jenis asset: a. Current asset Adalah aset yang berbentuk uang tunai maupun aktiva lainnya yang dapat ditukarkan dengan uang tunai dalam jangka waktu satu tahun. Contoh : piutang dagang, surat berharga, kas, emas, dan lain-lain. b. Investment asset Adalah aset yang diinvestasikan pada produk-produk investasi untuk mendapatkan keuntungan. Contoh : reksadana, saham, obligasi, dan lain-lain.
27
c. Intangible asset Adalah aset yang tidak memiliki bentuk tetapi sah dimiliki perusahaan dan dapat menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Contoh : merk dagang, hak paten, hak cipta, goodwill, dan lain-lain. d. Fixed asset Adalah aset yang menunjang kegiatan operasional perusahaan yang sifatnya permanen kepemilikannya. Contoh : gedung, mobil, mesin, peralatan, dan lain-lain. e. Other asset Adalah perkiraan atau akun yang tidak dapat dikategorikan pada aset di atas baik dalam bentuk aset tetap, aset invetasi, aset tak berwujud, dan aset lancar. Contoh : uang jaminan, mesin rusak, dan lain-lain.
2.2.5
Asset Group Asset group merupakan kumpulan dari beberapa aset yang memiliki karakteristik sama. Kita dapat menambahkan beberapa aset ke dalam asset group, mengalihkan aset keluar, atau di antara asset group. Diagram di bawah ini menggambarkan hubungan parent-child (hierarki asset). Dalam contoh ini, maintained group-nya adalah Building, termasuk ke dalamnya adalah Building 100, Building 200, dan Building 300. M asing-masing memiliki aset turunan masing-masing, Floor 1 dan Floor 2.
28
Gambar 2.12 Ilustrasi Asset Group
2.2.6
Asset Number Asset number mengidentifikasi setiap aset secara unik. Ketika aset
ditambahkan, maka asset number dapat dimasukkan atau dibiarkan kosong untuk melakukan penomoran aset secara otomatis. Jika asset number dimasukkan, maka penomorannya harus unik dan berbeda dari aset number yang sudah ada dan tidak berada di dalam kisaran yang dicadangkan untuk penomoran asset otomatis.
2.2.7
Bill of Material (BOM) Bill
of
Material
merupakan
daftar
dari
semua material,
parts, dan subassemblies, serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk atau parent assembly. BOM juga menggambarkan cara komponen-komponen tersebut bergabung ke dalam suatu
29
produk selama proses manufacturing.BOM adalah resep untuk memproduksi suatu barang, namun BOM juga memiliki kaitan dengan area penjualan (Yunarto, 2006). BOM adalah penggambaran komponen-komponen atau part produk dalam sebuah hubungan parent-child. Jadi, BOM merupakan gambaran hierarki di mana terdapat banyak level untuk subassemblies dari produk. Hubungan parent-child tersebut menunjukkan jumlah setiap komponen child untuk satu komponen parent. Pada umumnya material yang harus dibeli sebagai bahan baku merupakan level yang paling rendah dalam struktur BOM .
Gambar 2.13 Contoh Bill of Material
2.2.8
Routing Routing mendefinisikan deskripsi langkah-langkah atau operasi untuk
memproduksi produk tertentu. Setiap operasi pada routing mendefinisikan bagian tertentu dari proses manufaktur dalam produksi.
30
2.2.9
S tandard Operation Standard operation merupakan sebuah operasi umum yang didefinisikan
sebagai template untuk mendefinisikan operasi routing yang akan terjadi. Ketika sebuah operasi baru ditambahkan ke dalam routing, maka dapat ditentukan Bill of Material apa saja yang akan disalin ke dalam operasi tersebut.
2.2.10 Work Order Work order merupakan basis dari semua kegiatan maintenance. Work order mendefinisikan sumber daya dan material yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Ada beberapa jenis work order: •
Work order rutin yang dibuat secara manual.
•
Work order yang dibuat secara otomatis untuk keperluan preventive maintenance.
2.2.11 Downtime Downtime merupakan waktu di mana sistem atau aset tidak dapat beroperasi untuk kegiatan produksi dalam rentang waktu tertentu. Downtime terjadi ketika terjadi kejadian yang tidak terduga sehingga ataupun untuk keperluan maintenance rutin yang mengharuskan sistem atau aset dimatikan untuk sementara waktu.
31
2.2.12 Material Requirement Planning (MRP) M RP adalah sebuah proses yang menggunakan Bill of Material, penjadwalan, dan informasi jumlah persediaan saat ini untuk menghitung kebutuhan bersih akan sebuah material (Saperstein 2006, p glossary 15) M RP menggunakan BOM sebagai basis untuk perhitungan banyaknya setiap
material yang dibutuhkan
untuk setiap periode waktu
dengan
memperhitungkan: •
M aster jadwal
•
Bill of Material
•
Penerimaan yang dijadwalkan
•
Jumlah on hand inventory
2.2.13 Outside Processing Outside processing berarti penggunaan pihak luar untuk melakukan proses tertentu dengan sumber daya yang disediakan oleh pihak supplier. Beberapa keuntungan penggunaan outside processing : •
Penggunaan tenaga spesialis yang disediakan oleh pihak supplier untuk proses manufacturing untuk menekan biaya produksi dan meningkatkan kualitas produksi.
•
Penggunaan pihak supplier untuk meningkatkan keleluruhan kapasitas produksi.
32
2.2.14 Inhouse Item Processing Inhouse item processing merupakan sebuah cara untuk memproses pengadaan item tertentu dengan sumber daya yang dimiliki. Kelebihan dari inhouse item processing adalah lebih menghemat biaya, meningkatkan pengawasan, tingginya fleksibilitas, dan pengoperasian yang lebih efisien.
2.2.15 Purchase Requisition Purchase requisition adalah dokumen yang dibuat dan disetujui oleh departemen dalam organisasi internal perusahaan yang digunakan sebagai otorisasi dan untuk menginformasikan ke bagian untuk memperoleh barang atau jasa. Purchase requisition dapat berasal karyawan atau proses lain, seperti persediaan atau manufaktur. Sebuah purchase requisition terdiri atas banyak baris di mana setiap barisnya terdapat deskripsi item, satuan ukuran, kuantitas yang dibutuhkan, harga per item, dan detail lain untuk item tersebut.
2.2.16 Subinventory Subinventory merupakan subdivisi dari persediaan yang digunakan untuk mewakili zona fisik ataupun untuk mengidentifikasi kepemilikan stok. Subinventory digunakan untuk melacak material pada zona produksi atau manufaktur.
2.2.17 Resource Yang dimaksud dengan resource (sumber daya) adalah segala sesuatu yang berharga kecuali material dan uang, yang dibutuhkan untuk proses
33
manufaktur termasuk di dalamnya adalah sumber daya manusia, mesin, outside processing service, dan ruang fisik.
2.2.18 Budget Budget (anggaran) adalah daftar dari semua perencanaan biaya dan pendapatan yang digunakan sebagai rencana penyimpanan dan pembelanjaan. Budgeting digunakan untuk memasukkan estimasi saldo yang dianggarkan pada periode tertentu untuk membandingkan saldo aktual dengan perkiraan.
2.2.19 Toad Toad merupakan sebuah aplikasi perangkat lunak yang diciptakan oleh QuestSoftware yang digunakan untuk pengembangan dan administrasi berbagai database relasional dengan menggunakan SQL.
2.2.20 Oracle Report Builder Oracle Report Builder adalah satu dari sekian banyak komponen program yang terdapat di dalam paket program Oracle Reports. Oracle Report Builder menyediakan output standar laporan dalam berbagai format seperti HTM L, PDF, PCL, Postscript, dan ASCII. Oracle Report Builder memungkinkan pengguna untuk menyusun query dengan representasi visual dari spesifikasi pernyataan SQL untuk mendapatkan data laporan.
34
2.2.21 PL/S QL PL/SQL (Procedural Language / Structure Query Language) merupakan sebuah bahasa pemrograman prosedural berupa blok-blok yang berisi skrip-skrip bahasa prosedural yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja databas e yang merupakan perluasan dari SQL (Structured Query Language).
2.2.22 DataLoad DataLoad merupakan aplikasi pemindah data untuk aplikasi lain yang memiliki fungsi dan pengaturan tambahan untuk Oracle E-Business Suite. DataLoad memiliki bentuk perintah untuk Oracle Business Suite, Siebel, Peoplesoft, SAP, M S Dynamics, dll.
2.2.23 Control Objectives for Information and Related Technology (CobIT) M enurut IT Governance Institute ( 2007, p 5) Control Objectives for Information and related Technology (CobIT) menyediakan “good practices” melalui sebuah domain dan kerangka proses dan aktivitas berjalan di dalam sebuah struktur logikal dan dapat dikelola. M enurut IT Governance Institute (2008, p 13) CobIT menyediakan sebuah bahasa umum untuk eksekutif bisnis untuk mengkomunikasikan tujuan tujuan, obyektif - obyektif dan hasil – hasil dengan audit , IT dan professional lainnya. M enurut Hill et al (2006, p 3) CobIT merupakan 34 proses TI level tinggi yang dibagi menjadi 4 domain: 1. Plan and Organize (PO)
35
2. Acquire and Implement (AI) 3. Deliver and Support (DS) 4. Monitor and Evaluate (M E)
Gambar 2.14 Proses – proses TI Level Tinggi CobIT Plan and Organize (PO): PO1. Define a S trategic IT Plan Pengembangan
TI
perusahaan
telah
direncanakan
dengan
menyelaraskan tujuan pengembangan TI dengan tujuan perusahaan. Tujuan jangka panjang dan fungsi jangka pendek telah direncanakan dengan acuan sistem TI yang sudah ada. PO2. Define the Information Architecture
36
Arsitektur sistem informasi telah didesain sampai dengan level struktur data dan sistem keamanannya. PO3. Determine Technological Direction Arah penggunaan dan pengadaan teknologi yang digunakan (hardware dan software) telah direncanakan dengan memperkirakan trend perkembangan teknologi tersebut dengan aspek-aspek regulasi yang menyertainya. PO4. Define the IT Processes, Organization & Relationships Penerapan
TI
di perusahaan
telah
disertai
perencanaan
sumberdaya manusia (SDM ) yang matang. M encakup struktur organisasi pengelolaannya dan tingkat layanan yang diberikan oleh TI. PO5. Manage the IT Investment Penerapan TI di perusahaan telah disertai dengan evaluasi/ penilaian pembiayaan dan keuntungan yang menyertainya. PO6. Communicate Management Aims and Direction Penerapan TI telah didukung oleh kebijakan
manajemen
perusahaan dan manajemen harus berperan aktif dalam menjadikan kebijakan terkait TI menjadi kebijakan perusahaan secara umum. PO7. Manage Human Resources Penerapan TI di perusahaan telah disertai pengelolaan SDM seperti pelatihan, penentuan deskripsi kerja yang jelas dan penilaian kinerja personil.
37
PO8. Ensure Compliance with External Requirement Penerapan TI di perusahaan telah disertai dengan perencanaan pemenuhan kebutuhan pihak, seperti pemenuhan standar kemananan & ergonomi, privasi dan kekayaan intelektual, dan e – commerce. PO9. Assess and manage IT risks Penerapan
TI
di perusahaan
telah
disertai
perencanaan
pengukuran (dan metode pengukuran) resiko-resiko bisnis (umum) dan resiko-resiko terkait penerapan TI dan pendekatan penanganan resikoresiko tersebut. PO10. Manage Projects Penerapan TI di perusahaan telah disertai perencanaan proses implementasinya, seperti keikutsertaan departemen-departemen dalam menentukan kebutuhan TI, pendefinisian proyek, evaluasi, testing dan pelatihannya.
Acquire and Implementation (AI): AI1. Identify Automated S olutions Penerapan TI dilakukan dengan menggunakan bundel teknologi siap pakai yang ada di pasaran. AI2. Acquire and Maintain Application S oftware Software yang digunakan oleh perusahaan telah diketahui dengan pasti arsitektur dan spesifikasinya, seperti antarmuka, standar output, controllability, pengumpulan data. AI3. Acquire & Maintain Technology Infrastructure
38
Infrastruktur teknologi yang digunakan telah dapat dipastikan kemampuannya dalam hal keamanan, kemudahan instalasi, perawatan dan perubahannya. AI4. Enable Operation and Use Penerapan TI di perusahaan telah disertai dengan pendefinisian kebutuhan operasional dan tingkat layanan, manual prosedur penggunaan, dan materi pelatihannya. AI5. Procure IT resources Penerapan TI di perusahaan telah disertai dengan perencanaan implementasi, penentuan strategi testing, evaluasi pemenuhan kebutuhan pengguna dan review manajemen perusahaan. AI6. Manage Changes Penerapan TI di perusahaan telah disertai dengan pengukuran akibat penerapan TI tersebut kepada karyawan dan fungsi kerja perusahaan, perencanaan penerapan perubahan, dan mengantisipasi akibat perusahaan tersebut. AI7.Install and accredit solutions and changes Sistem baru perlu dibuat operasional setelah pembangunan selesai. Hal ini memerlukan pengujian yang tepat dalam lingkungan yang berdedikasi dengan data uji yang relevan, definisi instruksi peluncuran dan migrasi, perencanaan rilis dan promosi yang sebenarnya untuk produksi, dan review pasca implementasi. Hal ini menjamin bahwa sistem operasional sesuai dengan yang disepakati harapan dan hasil.
39
Delivery and S upport (DS ): DS 1. Define and Manage Service Level Setiap tingkatan layanan TI yang dibutuhkan pengguna/unit kerja telah ditetapkan dan didefinisikan secara jelas, mencakup tanggungjawab definisi, tanggungjawab dari fungsi TI, availability, kinerja layanan TI. DS 2. Manage Third Party Services Kewajiban
dan
kesepakatan
kontrak
dari
pihak
pengelola/eksternal telah dinyatakan dengan jelas, mencakup spesifikasi layanan yang harus dipenuhi, biaya layanan dan kinerja layanan yang disepakati. DS 3. Manage Performance and Capacity Ketersediaan layanan TI harus tetap terjaga dan berjalan sesuai dengan kinerja yang diharapkan, sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. DS 4. Ensuring Continuos Services Dampak yang disebabkan oleh terganggunya layanan TI yang dibutuhkan, dalam memenuhi kegiatan bisnis perusahaan, harus dapat ditekan ke tingkat yang paling minimum/dapat diterima. DS 5. Ensure S ystem Security Keamanan sistem harus tetap terjaga dari berbagai ancaman, baik ancaman fisik (bencana alam, keamanan ruang server, kebakaran) dan ancaman logik (gangguan virus, pengaksesan data, program aplikasi dan jaringan komputer oleh pihak yang tidak bertanggungjawab).
40
DS 6. Identifying and Allocating Cost Identifikasi dan alokasi Anggaran TI untuk menjaga ketersediaan sumber daya TI yang dibutuhkan dan memastikan sumberdaya tersebut digunakan secara optimal. DS 7. Educating and Training Users Pelatihan dan pendidikan bagi para pengguna (user) agar mereka dapat menggunakan teknologi secara efektif dan mengetahui resiko serta tanggungjawabnya daam menggunakan teknologi tersebut. DS 8. Manage service desk and incidents M emberikan fasilitas yang dapat membantu dan memberikan saran atau solusi bagi pengguna dalam menghadapi masalah dengan penggunaan TI. DS 9. Managing the Configuration Pengelolaan konfigurasi TI, mencakup pendataan, penghitungan dan verifikasi keberadaan fisik komponen TI yang dimiliki organisasi untuk mengantisipasi tindakan-tindakan yang tidak diharapkan. DS 10. Managing Problems and Incidents Pengelolaan permasalahan-permasalahan dan insiden menyangkut penerapan dan pengoperasian TI di perusahaan untuk memastikan permasalahan tersebut telah ditangani, dan ditindaklanjuti secara benar. DS 11. Managing Data Pengelolaan data (proses input, pemrosesan dan output) untuk menjamin integritas, keakuratan dan validasi data.
41
DS 12. Managing the physical environment Pengelolaan fasilitas, menyediakan fasilitas yang baik, dapat melindungi seluruh peralatan TI dan manusia dari ancaman kerusakan yang disebabkan oleh alam atau manusia. DS 13. Managing Operation Pengelolaan Operasional, memastikan fungsi-fungsi dukungan TI (seperti preventive maintenance, network service management) dilakukan secara regular.
Monitoring and Evaluate (ME): ME1. Monitor and evaluate IT performance M emastikan tercapainya kinerja yang diharapkan dari setiap proses TI yang diterapkan. ME2. Monitor and evaluate internal control Kesesuaian kendali-kendali intern harus dievaluasi dan dinilai secara regular, hal ini ditujukan agar setiap kendali yang diterapkan benar-benar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ME3. Ensure compliance with external requirements M eningkatkan kepercayaan diantara organisasi, pengguna, dan penyedia jasa layanan TI eksternal (third party service provider). ME4. Provide IT governance M enyelenggarakan independent
untuk
audit
meningkatkan
TI
yang dilakukan kepercayaan
dan
oleh
pihak
memastikan
42
kesesuaian penerapan dan pengelolaan TI dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.
2.2.24 Maturity Model M enurut ITGI (2007, p19) maturity model merupakan cara untuk mengukur seberapa baik pengembangan manajemen proses seperti bagaimana kapabilitas dari manajemen proses. Generic maturity model dibedakan menjadi 6 skala pengukuran, antara lain: a)
0 (non existent): kurangnya proses yang dikenali. Perusahaan tidak mengenali bahwa terdapat isu yang terjadi.
b)
1 (initial/ad hoc): Perusahaan telah mengenali adanya isu yang eksis dan butuh untuk dialamatkan. Tidak ada standar untuk proses. Adanya pendekatan ad hoc yang digunakan pada setiap individu atau berdasarkan kasus per kasus. Keseluruhan pendekatan manajemen tidak teratur.
c)
2 (repeatable but intuitive): Proses – proses dikembangkan ke fase dimana prosedur yang serupa diikuti oleh orang yang berbeda di bawah tugas yang sama. Tidak ada pelatihan atau komunikasi tentang standar prosedur secara formal dan tanggung jawab diberikan secara individual.
d)
3 (defined process): Prosedur sudah dibuat standard dan didokumentasikan serta dikomunikasikan melalui pelatihan.
e)
4 (managed and measurable): manajemen pengukuran dan pengawasan dilengkapi dengan prosedur dan menjalankan aksi dimana proses terlihat tidak berjalan efektif.
43
f)
5 (optimised): Proses berjalan pada tingkatan good practice.
Gambar 2.15 Representasi dari Maturity Model pada CobIT Untuk mengetahui pada maturity level manakah perusahaan berada, maka diperlukan penilaian. M enurut Maturity Assessment Tool dari ISACA (2007), penilaian yang ada dilakukan dalam 2 (dua) tahap, antara lain: •
Tahap pertama, penilaian dilakukan berdasarkan kuesioner ISACA yang sudah dibagi sesuai subdomain dan levelnya, serta pada masingmasing level subdomain disajikan pernyataan (statement) yang disesuaikan dengan masing-masing tingkat maturity level. M asingmasing pernyataan memiliki weight sebesar 5 (lima). Terdapat 4 (empat) buah kolom yang disediakan untuk jawaban, di mana masing-masing kolom jawaban memiliki bobot penilaiannya sendiri. Adapun kolom jawaban dan bobot penilaian yang ada adalah sebagai berikut.
44
Tabel 2.1 Bobot Penilaian Kolom Jawaban pada Kuesioner CobiT Kolom Jawaban Bobot Penilaian Kolom Sangat Tidak Setuju
0,00
Tidak Setuju
1,65
Setuju
3,30
Sangat Setuju
5,00
Berdasarkan dari bobot penilaian yang ada pada masing-masing level, maka akan dijumlahkan sesuai dengan total bobot penilaian dari tiap level subdomain yang ada dan dibagi dengan total weight yang dimiliki pada level subdomain yang bersangkutan. Hasil dari pembagian antara total bobot penilaian kolom dengan total weight, akan dimasukkan sebagai nilai pemenuhan (compliance) pada penghitungan ditahap kedua. Nilai Pemenuhan = •
Tahap kedua, pengukuran dilakukan dengan memasukkan hasil nilai pemenuhan (compliance) pada tabel maturity level, dan dikalikan dengan kontribusi (contribution) yang disediakan dari ISACA untuk diperoleh value dari masing-masing level subdomain yang diukur. Total dari value tiap level subdomain itulah yang nantinya menjadi nilai dari maturity level. M enurut Djatmiko (2007, p74) hasil yang diperoleh dari
penghitungan maturity level pada CobiT dapat dibulatkan sebagai berikut.
45
•
Skala 0,00 – 0,49 berada pada level 0 (non-existent).
•
Skala 0,50 – 1,49 berada pada level 1 (initial/ad hoc).
•
Skala 1,50 – 2,49 berada pada level 2 (repeatable but intuitive).
•
Skala 2,50 – 3,49 berada pada level 3 (defined).
•
Skala 3,50 – 4,49 berada pada level 4 (managed and measurable).
•
Skala 4,50 – 5,00 berada pada level 5 (Optimised).
46
2.3 Kerangka Pikir Dalam mengerjakan skripsi ini, digunakan kerangka berpikir sebagai berikut:
INPUT
Studi Literatur
Wawancara
Observasi
ANALYZING
Melakukan Internship
T arget Maturity Level Perusahaan pada Modul EAM
Proses Bisnis
Domain pada CobiT
PROCESS
Membuat Kuesioner
Menghitung Maturity Level
Hasil Maturity
EVALUATING
Masalah
T arget Maturity
Rekomendasi
Gambar 2.16 Skema Kerangka Pikir
DEVELOPING
OUTPUT
Analisa Gap
47
Pada pengerjaan skripsi ini melalui 3 tahapan, yaitu input (analyzing), process (evaluating), dan output (developing), yang berisi kegiatan sebagai berikut: •
Hal pertama yang dilakukan adalah melakukan internship pada PT. XYZ, dan selama melakukan internship, dilakukan pengumpulan data dengan melakukan observasi, wawancara, studi literatur, dan kuesioner. Dimana kuesioner yang ada diperoleh dari proses evaluasi antara hubungan masalah dengan proses bisnis, dan disesuaikan dengan domain pada CobiT. Dari kegiatan-kegiatan tersebut, kami memperoleh proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. XYZ, kebutuhan informasi perusahaan, sistem informasi perusahaan, dan juga job description karyawan perusahaan.
•
Dari data yang ada, dilakukan analisis pada proses bisnis hingga ditemukan adanya masalah, dan dilakukan evaluasi menggunakan CobiT 4.1. Dimana kami membandingkan proses bisnis yang ada dengan domain pada CobiT yang sesuai dengannya. Dengan berlandaskan pada CobiT, dibuatlah kuesioner untuk mengidentifikasi maturity level sistem informasi PT. XYZ, sehingga dari hasil maturity level dari penghitungan kuesioner dapat dibandingkan dengan target maturity level yang diingin dicapainya. Dari perbandingan itulah diperoleh gap, yang nantinya dilakukan analisa.
•
Berdasarkan analisa yang dilakukan, akan diperoleh hasil yang dijadikan rekomendasi bagi PT. XYZ untuk pengembangannya supaya dapat lebih maju lagi dan dapat mencapai target maturity sistem yang diharapkan.
