Bab 2 DESAIN PEKERJAAN DAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Tujuan Pembelajaran • Mendefinisikan Elemen Desain Pekerjaan • Mendiskusikan Analisis Jabatan • Mengidentifikasi Permintaan SDM • Menjelaskan Pasokan SDM
ELEMEN-ELEMEN DESAIN PEKERJAAN • Elemen-elemen desain pekerjaan adalah elemen-elemen yang harus diperhatikan pada saat menyusun atau mendesain pekerjaan, baik di awal maupun pada saat melakukan penyusunan kembali karena pengembangan organisasi atau restrukturisasi. • Terdapat 3 elemen desain pekerjaan, yaitu: • Elemen Organisasional, • Elemen Lingkungan, • Elemen Keperilakuan.
Elemen-elemen Organisasional • •
•
•
Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan berhubungan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien akan memotivasi karyawan untuk mencapai hasil maksimal. Time and motion study menuntun manajemen pada desain pekerjaan yang efisien, suatu pekerjaan yang dilakukan secara berulang tanpa banyak variasi akan menyebabkan hasil yang lebih banyak dengan mutu dan tingkat akurasi yang lebih bagus. Terdapat 3 unsur yang diperhatikan dalam mendesain pekerjaan dengan elemen organisasional, yaitu:
Pendekatan mekanistik, berupaya menggabungkan pekerjaan-pekerjaan yang sama yang dilakukan oleh banyak orang menjadi satu jenis pekerjaan yang dilakukan oleh satu orang dengan volume pekerjaan yang tinggi. Langkah ini memancing kreativitas manusia untuk menciptakan mesin atau robot yang dapat melaksanakan tugas-tugas yang berulang dengan volume besar itu. Pendekatan ini menekankan pada efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan waktu belajar karyawan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan dan lebih efektif bila karyawannya kurang tingkat pendidikannya atau kurang pengalaman industrialnya
Praktek-praktek kerja, yang berupa kebiasaan atau kesepakatan kolektif juga mempengaruhi desain pekerjaan
Aliran kerja, desain pekerjaan juga sangat dipengaruhi oleh aliran, urutan dan prosedur kerja. Urutan pekerjaan biasanya dimulai dari pekerjaan yang ringan dan diakhiri oleh pekerjaan berat, atau dimulai oleh pekerjaan kasar dan diakhiri pekerjaan halus yang memerlukan presisi sehingga mengharuskan quality control yang cermat.
Elemen-elemen Lingkungan Kemampuan dan tersedianya karyawan.
2 faktor lingkungan yang mempengaruhi desain pekerjaan:
Efisiensi yang diharap dalam elemen organisasional dalam penyusunan desain pekerjaan sering kali berbenturan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan. Banyak dijumpai kemampuan karyawan yang tidak menjamin berlangsungnya suatu desain pekerjaan, yang kalau dipaksanakan akan berdampak pada kualitas produk yang kurang memuaskan.
Berbagai pengharapan sosial. Banyak karyawan yang mempunyai pengharapan yang tinggi meski kemampuan nya tidak mencukupi. Banyak tenaga kerja lokal disekitar pabrik ngotot untuk diterima bekerja dalam pabrik. Kondisi ini pasti akan mempengaruhi desain pekerjaan.
Elemen-elemen Keperilakuan • • •
• •
•
•
Elemen-elemen keperilakuan berhubungan dengan keperilakuan SDM sehari-hari yang bersifat unik. Elemen keperilakuan ini perlu dicermati karena dapat membawa kepada hal-hal positif maupun sebaliknya ke arah negatif. Meskipun keperilakuan bersifat abstrak dan intangibel namun kita dapat melihat dan merasakannya dari perasaan yang diluapkan karyawan yaitu berupa perasaan senang, bahagia, benci, tidak suka, atau biasa-biasa saja tidak senang ataupun tidak susah. Elemen keperilakuan yang dapat didorongkan untuk menghasilkan kinerja positif adalah berupa spesialisasi pekerjaan. Meskipun terdapat trade-off antara spesialisasi dan efisiensi yaitu adanya tarik ulur antara usaha untuk meningkatkan spesialisasi pekerjaan dengan harapan dapat meningkatkan produktivitas namun seringkali berdampak pada berkurangnya kepuasan kerja dan berdampak pada peningkatan biaya yang mengurangi efisiensi. Spesialisasi adalah hasil pendekatan mekanistis desain pekerjaan yang berupaya untuk mengidentifikasi setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk meminimumkan waktu dan tenaga karyawan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Trade off Keperilakuan & Efisiensi: Pekerjaan-pekerjaan yang lebih efisien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja sebaliknya pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan bisa berakibat tidak efisien.
Elemen-elemen Keperilakuan Dalam gambar 3.1 tampak bahwa : • produktivitas akan meningkat sejalan dengan bertambahnya spesialisasi pekerjaan. Sampai pada titik tertentu, produktivitas itu akan menurun sejalan dengan bertambahnya spesialisasi (gambar A). • Searah dengan peningkatan produktivitas, kepuasan karyawan juga akan meningkat dengan bertambahnya kadar Spesialisasi pekerjaan sampai pada titik tertentu Kepuasan kerja itu menurun juga (gambar B). • Dalam gambar C diterangkan hubungan antara Waktu dan Proses belajar. Untuk pekerjaan yang terspesialisasi diperlukan waktu yang lebih pendek, sedang untuk pekerjaan yang tidak terspesialisasi diperlukan waktu yang relatif lebih lama. • Perputaran karyawan adalah lebih tinggi untuk karyawan yang mempunyai pekerjaan terspesialisasi dibanding pekerjaan yang kurang terspesialisasi, hal ini terlihat pada gambar D.
ANALISIS JABATAN • Analisis jabatan adalah serangkaian kegiatan berupa mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan secara sistematik yang berhubungan dengan suatu pekerjaan atau jabatan tertentu. • Luaran dari kegiatan analisis jabatan adalah :
Job Description (Uraian Jabatan)
Job Spesification (Syarat Jabatan)
Job Performance Standard (Standar Kinerja Jabatan).
ANALISIS JABATAN Desain pekerjaan menjadi rumit dan menantang: •
•
•
Pada hakekatnya sering terjadi konflik antara kebutuhan dan keinginan individual karyawan dengan kelompok karyawan. Munculnya berbagai tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan fisik, dan produktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu, dikarenakan adanya sifat unik personal masing-masing karyawan. Adanya perubahan lingkungan, organisasional, dan perilaku karyawan yang menyebabkan perubahan desain pekerjaan.
Manfaat Analisis jabatan : • •
• • •
Menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi atau penggajian. Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan tenaga kerja. Memadukan dan mencocokkan antara lamaran dengan pengadaan tenaga kerja. Mengembangkan rencana pengembangan karyawan potensial. Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.
Contoh Uraian Jabatan
Contoh Syarat Jabatan
PERMINTAAN SDM •
•
•
• • • •
Kegiatan meramalkan permintaan SDM di masa yang datang akan muncul manakala perusahaan berkembang sedemikian rupa sehingga memerlukan dukungan ketersediaan SDM dalam jumlah, kualitas dan waktu yang tepat. Keperluan identifikasi tersebut tidak hanya diperlukan saat perusahaan mau ekspansi saja tapi juga pada saat perusahaan mengalami masalah kesulitas bisnis dan keuangan yang menyebabkan terjadi kelebihan SDM. Peramalan kebutuhan SDM tidaklah gampang karena kondisi di masa yang akan datang yang selalu berubah dan tidak pernah bersifat linier, apalagi kondisi sekarang cenderung bersifat turbulansi. Hal inilah yang terus memicu perusahaan untuk selalu memperbarui perencanaan SDM nya. Ukuran peramalan kebutuhan SDM jangka panjang bukanlah 5 tahun tapi 1 tahun, sementara jangka pendek hanya berdurasi 1 sampai 3 bulan saja. Hal ini karena rentannya faktor-faktor pengaruh khususnya yang berasal dari luar perusahaan yang cepat berubah. Hal lain yang mempengaruhi keakuratan peramalan kebutuhan SDM adalah ketepatan pemilihan metode atau teknik peramalan yang cocok dengan kondisi yang ada.
PERMINTAAN SDM
PERMINTAAN SDM
PASOKAN SDM Pasokan untuk memenuhi kebutuhan atau lowongan SDM di masa yang akan datang dapat dipenuhi dari internal juga dari eksternal. Pasokan internal berarti berasal dari dalam perusahaan yaitu dengan memanfaatkan SDM yang ada di dalam perusahaan sekarang baik yang berasal dari satu departemen atau dari departemen lain, baik yang berada dalam level yang sama maupun dari level yang lebih rendah sehingga memerlukan upaya promosi. Pasokan dari dalam tidak hanya menghitung jumlah tapi juga mengaudit kemampuan, keahlian dan ketrampilan masing-masing tenaga kerja yang tersedia, sehingga memungkinkan manajemen mampu membuat peta SDM dengan baik. Terdapat 3 teknik forecasting yang biasa digunakan adalah: Inventarisasi SDM, Bagan penempatan dan analisis Markov. Pasokan dari luar diperlukan manakala stock SDM dari dalam tidak mencukupi dalam jumlah, kualitas dan waktu. Untuk itu bisa diperoleh dari pasar tenaga kerja baik yang bersifat lokal, regional, maupun internasional. Bila suatu kualifikasi tenaga kerja tidak bisa dipenuhi dari lokal dimana unit usaha itu berada, maka lowongan itu harus dibuka di lokal yang lain bahkan mungkin di regional ataupun internasional. Kita sering mendengar upaya banyak perusahaan mendatangkan tenaga kerja ke suatu daerah dimana di dalam daerah tersebut tidak mencukupi daya pasok tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas. Tentu dalam kondisi ini beberapa faktor biaya seperti biaya transpor kepergian dan kepulangan, akomodasi selama di lingkungan perusahaan, dan lain-lain patut untuk dicermati.
AKHIR DARI BAB 2 JAWAB PERTANYAAN: • Cobalah jawab Pertanyaan yang tersedia untuk memperkuat tercapainya Tujuan Pembelajaran
PERTANYAAN UNTUK DISKUSI: • Cobalah diskusikan dengan kawan dan dosen atas pertanyaan yang mungkin multi tafsir atau multi jawab. • Bukalah perspektif seluas mungkin, karena tidak ada jawaban yang sempurna 100% benar. • Yang penting adalah argumentasi dari setiap jawaban. • Selamat berdiskusi.
