BAB III PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
A. Definisi Perencanaan sumber daya manusia dapat didefinisikan sebagai suatu usaha untuk menyediakan sumber daya manusia yang tepat orang tepat tempat (jabatan) dan tepat waktu untuk mengantisipasi perubahan bisnis dan lingkungan. Perencanaan sumber daya manusia dikendalikan oleh manajer puncak yang akan melibatkan seluruh karyawan tanpa kecuali. Perencanaan sumber daya manusia harus diawali dari penelaahan dimensi strategi. Jadi, perencanaan sumber daya manusia harus merupakan bagian integral dari strategi bisnis. Perencanaan sumber daya manusia sangat tergantung dari ketersediaan data dari departemen lain seperti strategi bisnis, pemasaran, keuangan, dan lain lain. Oleh karena itu akan sangat ideal bila perencanan sumber daya manusia mempunyai kemampuan mengakses data-data tersebut secara integral. Perencanaan sumber daya manusia perlu menunjukkan berapa orang karyawan yang diperlukan dan bagaimana mereka akan ditarik. Perencanaan sumber daya manusia juga perlu menyediakan pelatihan dan pengembangan bagi tenaga kerja yang telah tersedia, termasuk bagaimana mereka dilatih dan bagaimana mereka dievaluasi. Jadi cakupan perencanaan sumber daya manusia meliputi tenaga kerja yang telah tersedia saat ini, tenaga kerja yang potensial untuk ditarik dan tenaga kerja baru. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perencanaan sumber daya manusia bukanlah sesuatu aktifitas yang tiba-tiba tanpa perencanaan, melainkan ini merupakan suatu aktifitas yang telah direncanakan sebelumnya. Aktivitas ini secara kontinyu selalu menekankan pada kebutuhan perencanaan untuk jangka panjang, baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif. B. Tujuan Tujuan utama Perencanaan sumber daya manusia adalah untuk menyiapkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pada waktu yang tepat. (the right man in the right place at the right time) dalam jumlah dan kualitas untuk menghadapi perubahan lingkungan bisnis. Jumlah yang tepat maksudnya
Universitas Gadjah Mada
menyiapkan sumber daya manusia dalam jumlah yang diperlukan. Kesesuaian kualitas maksudnya adanya kesesuaian keahlian yang diperlukan. Agar selalu bisa menyediakan sumber daya manusia dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan, maka perusahaan harus menciptakan suatu "dynamic equilibrium'' antara kondisi aktual sumber daya manusia dan kondisi yang diinginkan secara ideal. Kondisi aktual berarti kondisi sumber daya manusia saat ini, sedangkan kondisi yang diinginkan berarti kondisi sumber daya manusia yang ideal. Perusahaan harus berusaha agar tidak ada perbedaan (gap) antara kondisi aktual dan kondisi yang diinginkan, bila tidak pasti tidak akan tercipta "employees equilibrium". Bila sumber daya manusia yang tersedia saat ini melebihi dari jumlah yang diperlukan, itu berarti terjadi kelebihan sumber daya manusia. Dalam hal ini, perusahaan / lembaga harus tetap membayar kepada kelebihan sumber daya manusia tersebut, meskipun secara ekonomis mereka tidak menyumbangkan kontribusi yang berarti kepada perusahaan / lembaga. Sebaliknya, bila sumber daya manusia yang tersedia saat ini lebih sedikit dari yang diperlukan maka terjadi kekurangan sumber daya manusia, sehingga boleh jadi perusahaan tidak akan mencapai target yang telah direncanakan. Hal ini selanjutnya berdampak pada ketidakpuasan dan ketidakpercayaan pelanggan. Kehilangan kepercayaan ini merupakan kehilangan yang tak ternilai bagi perusahaan. Usaha untuk memulihkan kepercayaan ini boleh jadi akan memakan biaya yang sangat besar. Hal ini dipertegas oleh pendapat Cowling and James (1994) yang mengatakan bahwa "the penalties for not carrying out human resource planning can be costly". Karena kekurangan sumber daya manusia, boleh jadi suatu perusahaan harus menarik sumber daya manusia dalam jangka pendek yang tentu akan memerlukan biaya yang jauh lebih besar, atau mengambil sumber daya manusia tidak tetap. Bila perusahaan atau lembaga dapat menjaga keseimbangan dinamis antara sumber daya manusia yang ada dan sumber daya manusia yang dibutuhkan, yang berarti tidak ada sumber daya manusia yang berlebih atau kurang; maka moral sumber daya manusia akan meningkat. Saat terjadi kekurangan sumber daya manusia maka dapat dibayangkan para karyawan harus bekerja ekstra untuk lembur. Sebaliknya saat terjadi kelebihan sumber daya manusia, maka para karyawan bisa gelisah karena ketidakpastian status mereka di masa depan. Dengan demikian tidak ada rasa was-was atau kawatir, sehingga
Universitas Gadjah Mada
pekerja dapat bekerja dengan tenang setiap saat. Pendek kata, perencanaan sumber daya manusia bukanlah sesuatu alternatif pilihan, melainkan suatu keharusan bagi setiap perusahaan atau lembaga yang selalu menainginkan perbaikan kinerja. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan meningkatkan moral dan kepuasan kerja, yang selanjutnya ini akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk meraih keuntungan atas kesempatan bisnis baru di masa yang akan datang. C. Cakupan Sebagai obyek kajian tidak terbatas pada sumber daya internal lembaga saja, tetapi juga calon potensial yang bisa ditarik di masa yang akan datang serta tenaga kerja baru. Cakupan perencanaan untuk masing-masing kategori karyawab tersebut dijelaskan secara rinci pada tabel 1. Table 1. Obyek kajian perencanan sumber daya manusia Kategori karyawan
Cakupan perencanaan
Tenaga kerja yang telah tersedia saat
Analisa jabatan, pengukuran
ini
kinerja, penilaian, motivasi pelatihan
dan
pengembangan
karir, perencanaan promosi,
suksesi,
pemensiunan,
keluarmasuknya tenaga kerja
Tenaga kerja yang potensial untuk ditarik Tenaga kerja baru
Analisa jabatan, perancangan jabatan. penarikan, deskripsi jabatan, metode seleksi, pengupahan Jangka kontrak,
program
waktu pengenalan,
pelatihan dan pengembangan
Sumber : Thomson dan Mabey (1994) dengan modiflkasi seperlunya.
Universitas Gadjah Mada
Cakupan Perencanaan Sumber daya manusia meliputi : 1) Determining Hitman Resource : menentukan sumber daya manusia baik secara kuantitatif maupun kualitatif, 2) Succession Planning : melakukan perencanaan suksesi, dan 3) Organizational Design : perancangan organisasi. Perhatikan Gambar 5 di bawah.
Gambar 5. Cakupan perencanaan sumber daya manusia
Cakupan pertama. yakni menentukan jumlah sumber daya manusia secara rinci akan dipaparkan pada Bab IV. Cakupan pertama ini merupakan pembahasan pokok dalam perencanaan sumber daya manusia, karena di sinilah konsep perencanaan sumber daya manusia terlihat jelas berbeda dengan konsep manajemen sumber daya manusia. Cakupan ke dua tentang perencanaan suksesi dapat dijelaskan sebagai berikut. Perencanaan suksesi ini dapat disebut pula perencanaan penempatan kembali
(replacement
planning).
Ini
merupakan
salah
satu
aktivitas
pengembangan karir yang dirancang untuk menjamin perusahaan / lembaga mempunyai tenaga kerja yang handal untuk dipersiapkan menduduki posisi lebih tinggi yang mungkin ini dilakukan karena adanya proses pemindahan, promosi, pensiun, dll. Langkah pertama dalam perencanaan suksesi ini adalah identifikasi posisi target, kemudian mengidentifikasi mereka yang potensial untuk menduduki posisi tersebut. Gambar 6 menerangkan contoh secara sederhana perencanaan suksesi ini. Sebagai calon pengganti jabatan presiden yang saat ini dijabat oleh ABC telah diidentifikasi ada 5 calon, yakni DEF, GHI, UK, LMN dan KKK. Kelima calon
Universitas Gadjah Mada
tersebut memiliki tingkat kesiapan yang berbeda. Dua calon yang paling siap adalah DEF dan GHI yang menunjukkan bahwa mereka telah siap saat ini juga bila sewaktu-waktu mendapat kepercayaan menggantikan ABC. Cakupan ke tiga, yakni perancangan organisasi. Kebutuhan perancangan organisasi / kelembagaan muncul secara periodik, tergantung dari ukuran dan kondisi organasisi / lembaga yang bersangkutan. Perubahan lingkungan lembaga yang sangat mendorong perubahan organisasi. Meningkatnya pengaruh teknologi informasi, telah menggiring ke arah pembentukan organisasi yang flat, karena teknologi informanasi mampu meningkatkan span of control manusia.
Universitas Gadjah Mada
Universitas Gadjah Mada
