B en W. nr, 13.1128 D.D. 10-12-2013
Onderwerp
Intrekking Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Leiden (AVR), aansluiting bij de CAR/UWO en vaststelling van diverse lokale regelingen
Besluiten: 1. Met ingang van 1 januari 2014 de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Leiden, vastgesteld per 1 januari 1996 en laatstelijk gewijzigd op 12 juni 2012 (B&W nummer 12.0610), in te trekken; 2. Met ingang van 1 januari 2014 aan te sluiten op de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling, inclusief de uitwerkingsovereenkomst, voor de sector gemeenten (CAR/UWO); 3. De gemeentesecretaris te mandateren om ter uitvoering van de aansluiting op de CAR/UWO een overeenkomst aan te gaan met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten; 4. Vast te stellen de bijgevoegde zes regelingen, te weten: a. Bezoldigingsregeling, b. Verlofregeling, c. Reglement voor behandeling van klachten over ongewenste gedrag op de werkplek, d. Reglement Klokkenluiders e. Regeling reiskosten en f. Functionerings- en beoordelingsreglement. Behoudens advies van de commissie
Perssamenvatting: Per 1 januari 2014 wordt de arbeidsvoorwaardenregeling (AVR) voor de medewerkers van de gemeente Leiden ingetrokken. Per diezelfde datum wordt volledig aangesloten bij de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten, inclusief de daaruit voortvloeiende uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO). In aanvulling daarop treden een zestal gemeentelijke regelingen in werking, namelijk de Bezoldigingsregeling, de Verlofregeling, De Regeling ongewenste omgangsvormen, de Klokkenluidersregeling, de Regeling reiskosten en het Functionerings- en beoordelingsreglement. De CAR/UWO, in samenhang met de zes genoemde gemeentelijke regelingen, hebben tezamen vrijwel dezelfde inhoud als de tot 1 januari 2014 geldende Leidse AVR. De omzetting is met name bedoeld om – in het kader van harmonisatie – voor alle bij Servicepunt71 aangesloten gemeenten dezelfde basis arbeidsvoorwaardenregeling te kunnen hanteren.
Het college van burgemeester en wethouders van Leiden, gelet op artikel 3:1, eerste lid, alsmede artikel 4a:3 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR/UWO); met instemming van het Georganiseerd Overleg op 15 november 2012 en 20 november 2013; besluit: vast te stellen de navolgende
Bezoldigingsregeling gemeente Leiden I.
Begripsomschrijvingen
Artikel 1 Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. ambtenaar: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, lid 1, van de CAR/UWO; de werknemer als bedoeld in artikel 2:5:1, van de CAR/UWO ; b. salaris: het salaris, als bedoeld in artikel 3:1, tweede lid onder b, van de CAR/UWO, onverminderd het bepaalde in artikel 4a:3 van die regeling; c. uurloon: het uurloon als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid onder o, van de CAR/UWO; d. salarisschaal: de schaal als bedoeld in artikel 3:1, tweede lid onder a, van de CAR/UWO, opgenomen in bijlage II en IIa van die regeling; e. aanloopschaal: maximaal twee salarisschalen lager dan de schaal die bij de functie van de ambtenaar hoort; f. maximumsalaris: het hoogste bedrag van een salarisschaal; g. bezoldiging: de bezoldiging als bedoeld in artikel 3:1, tweede lid onder c, van de CAR/UWO; h. betrekking: de betrekking als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid onder b, van de CAR/UWO; i. conversie: de vertaling van de uitkomst van het functiewaarderingsproces naar salarisschalen; j. volledige betrekking: de volledige betrekking als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid onder k, van de CAR/UWO; k. overwerk: het overwerk als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid onder l, van de CAR/UWO; l. dienstwoning: de aan de gemeente in eigendom toebehorende woning, waarvan de bewoning aan de ambtenaar is opgedragen, al dan niet met de verplichting tot bewaring of bewaking van gemeente-eigendommen; m. thuiswachtdienst: het zich regelmatig of vrij regelmatig, op aanwijzing van burgemeester en wethouders, buiten de vastgestelde werktijden als bedoeld in artikel 4:1 en 4:2 van de CAR/UWO thuis beschikbaar en bereikbaar houden voor het in voorkomende gevallen verrichten van werkzaamheden; n. bewaking en bewaring: het op basis van een schriftelijke aanwijzing van burgemeester en wethouders en conform het bepaalde in artikel 15:1:18 van de
CAR/UWO betrekken van een woning, met als doel het bewaken en bewaren van gemeente-eigendommen; o. ploegendienst: arbeid gedurende werktijden, die volgens een werkrooster in twee of meer ploegendiensten wordt verricht; p. cafetariasysteem: een samenstel van belastingtechnische voorzieningen die de ambtenaar in staat stelt belast loon – ofwel verlofuren - in te ruilen tegen onbelaste vergoedingen ten behoeve van met de uitoefening van de functie samenhangende zaken.
II.
Salaris
Artikel 2 Recht op salaris 1. Het recht op salaris vangt aan met de dag waarop de aanstelling van de ambtenaar ingaat. Indien in het aanstellingsbesluit geen datum van ingang is vermeld, vangt het recht op salaris aan met de dag waarop de ambtenaar feitelijk in dienst is getreden. 2. Het recht op salaris eindigt, in geval van ontslag, met ingang van de dag waarop het ontslag ingaat. Artikel 3 Gebroken tijdvakken Wanneer het salaris of een toelage moet worden berekend over een gedeelte van een maand, wordt het bedrag per dag vastgesteld door het maandbedrag te delen door het aantal kalenderdagen van die maand. Artikel 4 Onvolledige betrekking Het salaris van de ambtenaar met een onvolledige betrekking wordt vastgesteld op een evenredig deel van het salaris dat voor hem zou gelden bij een volledige betrekking. Artikel 5 Salarisbedragen De salarissen van de ambtenaren wier salaris niet bij of krachtens de wet is geregeld, worden vastgesteld op de bedragen volgens de salarisschalen zoals opgenomen in bijlage II of bijlage IIa van de CAR/UWO. Artikel 6 Inpassing 1. De toepassing van bijlage II dan wel bijlage IIa vindt plaats conform hetgeen is bepaald in artikel 3:1, derde t/m vijfde lid van de CAR/UWO. 2. Indien een functie vacant komt, waarin wijzigingen van het takenpakket zijn voorzien, wordt op basis van een nieuwe functiebeschrijving door middel van functiewaardering het functieniveau en de daaraan verbonden functionele schaal vastgesteld. 3. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot de uitvoering van een functiewaarderingsonderzoek en de daarbij te hanteren methode. Artikel 7 Benoeming 1. Burgemeester en wethouders bepalen met inachtneming van de resultaten van een functiewaarderingsonderzoek en aan de hand van de vastgestelde conversie de voor de ambtenaar geldende salarisschaal, tenzij zijn wijze van functioneren zich nog daartegen verzet.
2. Een ambtenaar die geen of zeer weinig ervaring heeft in de te verrichten werkzaamheden in de functie, dan wel niet of niet volledig voldoet aan de gestelde functie-eisen, kan in een van de twee aanloopschalen benoemd worden. 3. De termijn die de ambtenaar in dienst is voordat het uiteindelijke salaris wordt bereikt ,is mede afhankelijk van opleiding en ervaring: a. Voor elke standaardloopbaan geldt een vast beginpunt, te weten de 5e periodiek voor het maximum van de aanloopschaal. Bij de schalen 1 en 2 ( waar minder dan 5 periodieken kan worden teruggeteld), ligt het beginpunt op anciënniteit 0 jaar. b. Het beginpunt bedoeld in a. geldt voor de ambtenaar die alleen beschikt over de voor de functie vereiste basiskennis en -opleiding. Degene die relevante werkervaring bezit, schuift door in de standaarddoorloop. c. Doorloop in jaren per schaal voor het bereiken van de functionele schaal: Functionele schaal Startschaal Tussenschaal 3 ` 1 0 4 1 1 5 1 1 6 1 1 7 1 2 8 1 2 9 2 2 10 2 2 10a 2 3 11 2 3 11a 2 3 12 3 3 13 3 3 14 3 3 d. Afwijking van het vorenstaande is mogelijk, met name als het arbeidsmarktaanbod of onderhandeling dit vraagt. e. Voordat een ambtenaar naar de functionele schaal bevorderd kan worden, moet uit een vastgesteld beoordelingsverslag blijken dat de ambtenaar goed en volledig, conform de functie-eisen, functioneert. Bij onvoldoende functioneren vindt geen bevordering naar de volgende schaal plaats. f. Voor specifieke functies kunnen kwalificerende opleidingen de doorloop verlengen. Artikel 8 Periodieke verhoging van het salaris 1. Het salaris van de ambtenaar die voldoende functioneert, blijkend uit een vastgesteld beoordelingsverslag, wordt binnen de voor hem geldende salarisschaal periodiek verhoogd tot het naasthogere bedrag. 2. De periodieke verhogingen worden toegekend aan de ambtenaar die het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal nog niet heeft bereikt, voor de eerste maal met ingang van de eerste dag van de maand waarin zijn aanstelling een jaar is verstreken en nadien telkens na een jaar. 3. Het tijdstip waarop ingevolge het vorige lid voor de eerste maal een periodieke verhoging wordt toegekend, kan worden vervroegd indien daartoe naar het oordeel van burgemeester en wethouders aanleiding bestaat. 4. Een verhindering wegens ziekte is niet van invloed op het tijdstip van toekenning van periodieke salarisverhogingen
Artikel 9 Extra periodieke verhoging wegens uitstekend functioneren 1. Aan de ambtenaar die het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal nog niet heeft bereikt, kan een extra periodieke salarisverhoging tot een in de salarisschaal genoemd bedrag, niet uitgaande boven het maximumsalaris, worden toegekend op grond van zeer goede of uitstekende vervulling van de betrekking. 2. Bij de toepassing van het vorige lid blijft het tijdstip waarop ingevolge artikel 8 een salarisverhoging wordt toegekend van kracht, tenzij anders wordt bepaald. Artikel 10 Geen periodieke verhoging 1. Indien een ambtenaar onvoldoende functioneert, blijkend uit een vastgestelde beoordeling, kan de in artikel 8 bedoelde salarisverhoging achterwege wordt gelaten. 2. Nadien kan de salarisverhoging, die met toepassing van het eerste lid achterwege is gelaten alsnog, al dan niet met terugwerkende kracht, worden toegekend. 3. Van een beslissing tot toepassing van het eerste lid wordt de ambtenaar zo spoedig mogelijk, doch in elk geval voor de datum waarop anders de salarisverhoging zou ingaan, schriftelijk mededeling gedaan, onder vermelding van de redenen die tot de beslissing hebben geleid. Artikel 11 Salaris bij bevordering naar hogere schaal 1. Wanneer de ambtenaar wordt bevorderd naar een salarisschaal met een hoger maximumsalaris, wordt: a. voor de ambtenaar, als bedoeld in artikel 3:1, derde lid onder a, van de CAR/UWO, het salaris in de nieuwe schaal vastgesteld op het bedrag, gelegen onmiddellijk boven het salaris dat de ambtenaar in de oude schaal zou hebben genoten; b. voor de ambtenaar als bedoeld in artikel 3:1, derde lid onder b, van de CAR/UWO, het salaris in de nieuwe schaal vastgesteld op het eersthogere bedrag in die schaal, waarmee gerealiseerd wordt dat het verschil tussen het nieuwe salaris en het oude salaris van de ambtenaar tenminste 75% bedraagt van het verschil tussen het bedrag dat de ambtenaar laatstelijk genoot en het naasthogere bedrag in die oude schaal, dan wel het naastlagere bedrag in die oude schaal, indien het salaris in de oude schaal reeds overeenkwam met het hoogste bedrag uit die schaal. 2. De vooruitgang in salaris als bedoeld in het eerste lid bedraagt niet minder dan waarop de ambtenaar recht zou hebben bij verhoging ingevolge artikel 8 in de schaal waarin hij wordt ingedeeld. Artikel 12 Extra uitloop 1. Aan de ambtenaar in de salarisschaal 1 tot en met 5, die aan de navolgende criteria voldoet, kan een extra uitloop worden toegekend: a. de ambtenaar is 55 jaar of ouder; b. is 10 jaar of langer in dienst van de gemeente Leiden; c. heeft het hoogst bereikbare salaris in de huidige functionele rang bereikt; d. heeft functioneel gezien geen uitzicht op bevordering naar een hogere functie; e. ontvangt niet meer bezoldiging dan passend is voor zijn functionele rang ; f. functioneert blijkens een vastgesteld beoordelingsverslag goed en volledig. 2. Toekenning van de extra uitloop heeft tot gevolg dat de ambtenaar wordt bezoldigd volgens het maximum van de naasthogere voor zijn functie geldende schaal.
3. Alle toelagen dienen op de uitloop in mindering gebracht te worden, uitgezonderd de toelagen in verband met: a. inconveniënten b. ploegendienst c. onregelmatige dienst d. bewaking en bewaring e. garantie- of afbouwregelingen met betrekking tot de bij a t/m d genoemde regelingen Artikel 13 Overige bepalingen omtrent salaris 1. Anders dan bij het aanvaarden van passende of gangbare arbeid, dan wel bij wijze van disciplinaire straf, kan zonder voorafgaand ontslag voor een ambtenaar geen salarisschaal gaan gelden met een lager maximumsalaris dan dat van de reeds voor hem geldende salarisschaal. 2. Interne benoeming na reorganisatie: Als binnen een jaar na de benoeming, uit een vastgestelde beoordeling blijkt dat de ambtenaar naar verwachting niet aan de eisen van de functionele schaal kan gaan voldoen, krijgt de ambtenaar in het kader van volgende reorganisaties niet het uitzicht op de functionele schaal. Het uitzicht wordt dan vastgesteld op het oorspronkelijke niveau van voor de aanvaarding van de nieuwe functie of een zoveel hoger niveau als haalbaar voor hem lijkt.
III.
Instrumenten van flexibele beloning
Artikel 14 Gratificatie Indien een ambtenaar een uitstekende individuele prestatie heeft geleverd, kan aan hem een gratificatie als bedoeld in artikel 15:1:28 van de CAR/UWO worden toegekend. Artikel 15 Groepsgratificatie Aan een groep ambtenaren die een uitstekende collectieve prestatie heeft geleverd, kan een groepsgratificatie worden toegekend. Artikel 16 Tijdelijke persoonlijke toelage 1. Aan een ambtenaar die gedurende een tijdvak van één jaar een uitstekende individuele prestatie heeft geleverd, kan een tijdelijke persoonlijke toelage worden toegekend. 2. De toelage bedraagt tweemaal het bedrag van de laatste periodieke verhoging in de geldende schaal. De toelage kan op een afwijkend bedrag worden vastgesteld indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Artikel 17 Persoonlijke toelage na bereiken maximum functionele schaal 1. Aan een ambtenaar die het maximum van de voor hem geldende schaal heeft bereikt en die gedurende meerdere jaren uitstekend heeft gefunctioneerd, kan een persoonlijke toelage als bedoeld in artikel 3:7:8 van de CAR/UWO worden toegekend. 2. De toelage bedraagt tweemaal het bedrag van de laatste periodieke verhoging in de geldende schaal. De toelage kan op een afwijkend bedrag worden vastgesteld indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven.
3. De in het eerste lid bedoelde toelage wordt ingetrokken, indien de gronden waarop de toelage werd toegekend niet meer aanwezig zijn, tenzij burgemeester en wethouders van oordeel zijn dat er omstandigheden zijn om de toelage geheel of gedeeltelijk te handhaven. Artikel 18 Arbeidsmarkttoelage 1. Aan de ambtenaar kan om redenen van werving of behoud een toelage worden toegekend. 2. De in het eerste lid bedoelde toelage wordt toegekend voor een tijdvak dat tevoren is vastgesteld, met inachtneming van een maximum van drie jaar. 3. De toelage als bedoeld in het eerste lid eindigt op de ingevolge het tweede lid vastgestelde vervaldatum. Wanneer de arbeidsmarktsituatie waarop de toelage is gebaseerd nog steeds bestaat, kan aan de ambtenaar opnieuw een toelage als bedoeld in het eerste lid worden toegekend. Artikel 19 Waarnemingstoelage De ambtenaar die ingevolge een hem door of namens burgemeester en wethouders verstrekte opdracht volledig een andere betrekking waarneemt, ontvangt een waarnemingstoelage conform hetgeen is geregeld in artikel 3:1:2 van de CAR/UWO. Artikel 20 Nadere regels instrumenten flexibele beloning 1. Bij het beëindigen van instrumenten van flexibele beloning als bedoeld in dit hoofdstuk wordt geen afbouwregeling toegepast. 2. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de toepassing en de hoogte van instrumenten van flexibele beloning als bedoeld in de artikelen 14 tot en met 18.
IV
Overige toelagen en vergoedingen
Artikel 21 Overwerkvergoeding 1. a. Overwerk wordt alleen opgedragen indien dat strikt noodzakelijk is. b.
Een ambtenaar kan - voor zover noodzakelijk - verplicht worden ten hoogste 40 avonden buiten de vastgestelde werktijden te werken.
2. Aan de ambtenaar voor wie een lagere salarisschaal geldt dan schaal 11, wordt ingeval van overwerk een overwerkvergoeding toegekend conform hetgeen is geregeld in artikel 3:2 en artikel 3:2:1 van de CAR/UWO. Ambtenaren in schaal 11 en hoger krijgen alleen de tijd gecompenseerd. 3. Omzetting overwerkuren a. De aanvraagdatum 1 november uit artikel 3:2:1, lid 3, van de CAR/UWO wordt niet gehanteerd. b.
De omzetting van overwerkuren naar vakantie-uren moet plaatsvinden voor 1 december van het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft.
c.
Er kan slechts eenmaal per jaar een aanvraag voor de in dit lid bedoelde omzetting worden ingediend.
Artikel 22 Toelage onregelmatige dienst 1. Aan de ambtenaar die werkzaam is in onregelmatige dienst wordt, voor zover hij daartoe door of vanwege burgemeester en wethouders is aangewezen, een toelage toegekend. 2. De toelage, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt: a. 20% van het salaris per uur voor elk gewerkt uur op maandag tot en met vrijdag tussen 6.00 en 8.00 uur en tussen 18.00 en 22.00 uur; b. 40% van het salaris per uur voor elk gewerkt uur op zaterdag tussen 06.00 en 22.00 uur; c. 40% van het salaris per uur voor elk gewerkt uur op maandag tot en met zaterdag tussen 00.00 en 06.00 uur en tussen 22.00 en 24.00 uur; d. 65% van het salaris per uur voor elk gewerkt uur op zon- en feestdagen tussen 00.00 en 24.00 uur. 3. De toelage, bedoeld in het eerste lid van dit artikel wordt niet toegekend voor uren, die overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:2:1 van de CAR/UWO als overuren worden aangemerkt. 4. De toelage, bedoeld in het tweede lid, sub a, van dit artikel, wordt bovendien niet toegekend, indien de arbeid niet voor 07.00 uur is aangevangen en niet na 18.30 uur is beëindigd. 5. Aan de ambtenaar in bepaalde functies kan in afwijking van de eerste vier leden door het college een vaste maandelijkse onregelmatigheidstoeslag worden toegekend. Als burgemeester en wethouders besluiten dat er aanleiding is om ambtenaren in een bepaalde functie, een vaste onregelmatigheidstoeslag toe te kennen, dan is de in dit lid opgenomen regeling van toepassing: a. Bij grote verschillen in de onregelmatigheid tussen ambtenaren, door fiscale wijzigingen of wegens andere redenen kan deze vergoeding worden afgeschaft. b. Bij de toekenning wordt de hoogte van de toeslag bepaald. De hoogte van de toeslag wordt vastgesteld door de onregelmatigheid te bepalen over 3 maanden. Bij deze bepaling wordt rekening gehouden met de hoeveelheid vrije dagen in die periode en de hoeveelheid op jaarbasis. c. Bijstelling van het in lid 2 bepaalde percentage vindt plaats door de meting na 3 jaar te herhalen. d. De onregelmatigheidstoeslag is voor parttimers naar rato van toepassing. e. De onregelmatigheidstoeslag vervalt, zodra de ambtenaar de functie niet meer uitoefent. De afbouwregeling als bedoeld in artikel 27 is dan van toepassing. f. De ambtenaar is verplicht het urenoverzicht over te leggen aan de werkgever. Artikel 23 Toelage ploegendienst 1. Aan de ambtenaar, die door of vanwege burgemeester en wethouders is aangewezen om in ploegendienst te werken wordt een toelage toegekend. 2. De toelage, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt bij twee ploegendienst: a. 7½ % van het salaris, indien de arbeid wordt verricht van maandag tot en met vrijdag; b. 10 % van het salaris, indien de arbeid wordt verricht van maandag tot en met zaterdag;
c. 12½ % van het salaris, indien de arbeid wordt verricht van maandag tot en met zondag. 3. De toelage, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt bij drie of meer ploegendienst: a. 10% van het salaris, indien de arbeid wordt verricht van maandag tot en met vrijdag; b. 15% van het salaris, indien de arbeid wordt verricht van maandag tot en met zaterdag; c. 20% van het salaris, indien de arbeid wordt verricht van maandag tot en met zondag. Artikel 24 Toelage thuiswachtdienst 1. Algemene bepalingen: a. De ambtenaar is verplicht in opdracht van burgemeester en wethouders thuiswachtdienst te verrichten. b. De thuiswachtdienst wordt zodanig geregeld, dat een periode, waarin deze dienst wordt verricht, niet langer duurt dan een week en wordt gevolgd door een periode van tenminste een week waarin de ambtenaar vrij is van thuiswachtdienst. c. De thuiswachtdienst vangt aan met het einde van de werktijd op een werkdag en duurt tot de aanvang van de werktijd op de volgende werkdag. 2. Hoogte toelage: Voor het verrichten van thuiswachtdienst wordt een toelage toegekend van (peildatum december 2013): - € 10,31 voor thuiswachtdienst op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag,
-
€ 20,61 voor thuiswachtdienst op zaterdag,
-
€ 30,93 voor thuiswachtdienst op een zon- of feestdag.
-
€ 103,10 voor de gehele week.
3. De in lid 2 genoemde bedragen worden in dezelfde mate herzien als de salarissen van het gemeentepersoneel, indien en voor zover die herziening een algemeen en structureel karakter heeft. 4. Betaling bij oproep a. Indien en zodra de ambtenaar tijdens zijn thuiswachtdienst wordt opgeroepen voor het verrichten van werkzaamheden heeft hij aanspraak op de vergoedingen, zoals vermeld in artikel 3:2:1 van de CAR/UWO. b. Tijdens het verrichten van de in sub a. bedoelde werkzaamheden blijft de aanspraak op de toelage voor thuiswachtdienst bestaan.
5. Afbouwregeling a. Een ambtenaar, wiens bezoldiging vermindert door wegvallen van de in deze regeling beschreven thuiswachtactiviteiten exclusief het daardoor verrichte overwerk, valt onder de afbouwregeling conform artikel 27. b. Voor ambtenaren, die al in een afbouwregeling vallen blijft de bestaande afbouwregeling van toepassing, tenzij de regeling in artikel 27 gunstiger is. 6. Toepasselijkheid De toelage voor thuiswachtdienst is niet van toepassing op ambtenaren voor wie een specifieke regeling is getroffen met betrekking tot piket- of thuiswachtdiensten. Artikel 25 Toelage bewaking en bewaring 1. De ambtenaar, die belast is met bewaking en bewaring van gemeenteeigendommen als bedoeld in artikel 1, onder n., heeft deswege aanspraak op een toelage. 2. De in het vorige lid bedoelde toelage bedraagt 3% van het salaris van de ambtenaar. Artikel 26 Inconveniëntentoelage 1. Aan de ambtenaar aan wie het verrichten van zware onaangename of gevaarlijke arbeid wordt opgedragen, wordt naar evenredigheid van het aantal uren gedurende welke per kalenderjaar die arbeid is verricht, een toelage toegekend. 2. Burgemeester en wethouders kunnen nader bepalen welke arbeidsomstandigheden als zwaar, onaangenaam of gevaarlijk aangemerkt moeten worden en in welke mate. Artikel 27 Afbouwtoelage 1. Aan de ambtenaar van wie de bezoldiging blijvend vermindert als gevolg van buiten zijn toedoen beëindigen of verminderen van een toelage voor activiteiten zoals bedoeld in artikel 22, 24 en 26, wordt een aflopende overgangstoelage toegekend zoals aangegeven in lid 2 van dit artikel. 2. De overgangstoelage is gebaseerd op het gemiddelde van de in de laatste 12 maanden genoten structurele toelage en bedraagt bij een aaneengesloten toekenningsperiode van: 5 jaar of minder: 1 jaar 50% en 1 jaar 25%; 6 - 15 jaar: 1 jaar 90%, 1 jaar 75%, 1 jaar 50% en 1 jaar 25%; 16 - 25 jaar: 1 jaar 90%, 1 jaar 75%, 1 jaar 50% en 3 jaar 25%; 26 jaar of meer of ouder dan 55 jaar: geen afbouw. 3. Als de ambtenaar die een overgangstoelage ontvangt opnieuw een toelage als bedoeld in lid 1 dan wel een toelage tot een hoger bedrag gaat genieten, dan wordt deze toelage of de verhoging op de overgangstoelage in mindering gebracht. Artikel 28 Dienstwoning en verwarming en verlichting 1. Wanneer aan een ambtenaar de verplichting is opgelegd een dienstwoning te bewonen, wordt op zijn bezoldiging een bedrag ingehouden gelijk aan 18% van zijn salaris. 2. Indien de ambtenaar aantoont, dat de huurwaarde van de woning voor de heffing van de inkomsten- en loonbelasting minder bedraagt dan de op grond van het eerste
lid bepaalde inhouding wegens het genot van woning, wordt deze op het bedrag van die huurwaarde gesteld. 3. Burgemeester en wethouders kunnen in afwijking van het bepaalde in dit artikel in bijzondere gevallen, na overleg met de ambtenaar, voor de inhouding een ander bedrag of percentage vaststellen. Artikel 29 Vaststelling diensttijd 1. Voor de toepassing van artikel 3:5 van de CAR/UWO wordt de tijd doorgebracht in overheidsdienst vastgesteld bij aanstelling. Onder overheidsdienst wordt verstaan de tijd doorgebracht: a. in een burgerlijke dienstbetrekking bij de Nederlandse overheid; b. in Nederlandse militaire dienst of daarmee voor de toepassing van het Algemeen Ambtenarenreglement gelijkgestelde dienst; c. de tijd waarover rechtsherstel is verleend; d. de tijd als gedetacheerde WSW-er of WIW-er, vanuit DZB-Leiden naar de gemeente. 2. Als diensttijd in de zin van dit besluit wordt niet aangemerkt: a. diensttijd welke niet in actieve dienst is doorgebracht wegens het bekleden van een politiek ambt; b. diensttijd welke, zonder dat werkzaamheden zijn verricht, is doorgebracht buiten het genot van inkomsten uit de dienstbetrekking, behalve voor zover het tijd betreft, waarin belanghebbende mede dan wel overwegend in het algemeen belang buitengewoon verlof heeft genoten; c. fictieve diensttijd, onverminderd het gestelde in lid 1, onder c. 3. In het kader van de telling van de diensttijd vindt nooit dubbeltelling plaats. Artikel 30 Ambtsjubileumgratificatie 12 ½ jaar In aanvulling op het gestelde in artikel 3:5:1 van de CAR/UWO wordt aan de ambtenaar die gedurende 12,5 jaar een betrekking bij de overheid heeft vervuld, een bruto gratificatie toegekend overeenkomend met een kwart van de bezoldiging en van de vakantietoelage waarop de ambtenaar in de maand van dit jubileum aanspraak heeft. Artikel 31 Jubileumgratificatie bij arbeidsongeschiktheid 1. Als de ambtenaar als gevolg van arbeidsongeschiktheid in een lagere functie en/of een minder aantal uren dan de oorspronkelijke aanstelling is herplaatst, en dientengevolge een lagere bezoldiging ontvangt, wordt de gratificatie berekend als een gewogen gemiddelde van de jaren met een volledige bezoldiging en de jaren met een verminderde bezoldiging als gevolg van de herplaatsing. 2. Als grondslag van de berekening van de gratificatie wordt uitgegaan van de bezoldiging, die de ambtenaar zou hebben gehad in de maand van het jubileum, indien geen (gedeeltelijke) afkeuring zou hebben plaats gevonden. 3. De gratificatie wordt gebruteerd, zodat de uitkering netto plaatsvindt. Artikel 32 Proportionele jubileumgratificatie Proportionele jubileumgratificaties komen, voor zover zij niet belastingvrij zijn, voor brutering in aanmerking, zodat de uitkering netto plaatsvindt. Artikel 33
Eindejaarsuitkering
1. Het salaris op jaarbasis, dat uitgangspunt is voor de vaststelling van de eindejaarsuitkering wordt behalve met de vakantietoelage tevens vermeerderd met: a. herplaatsingstoelage in verband met vooruitzicht in vorige functie na herplaatsing in het kader van een reorganisatie; b. garantietoelage in verband met vooruitzicht in vorige functie na vrijwillige of gedwongen mobiliteit; c. toelage bij uitstekend functioneren na het bereiken van de maximumschaal, als deze als blijvende toelage is toegekend; d. toelage in verband met uitloop in de schalen 1 tot en met 5. 2. De in lid 1 beschreven vermeerdering betreft tevens de afbouwregeling van een in lid 1 genoemde toelage. Artikel 34 Vaststelling referte-tijdvak toelage bij ziekte Voor de toepassing van het bepaalde in de artikelen 7:3 tot en met 7:5 van de CAR/UWO worden de vergoeding als bedoeld in artikel 3:3 van de CAR/UWO, de overgangstoelage onregelmatige dienst, alsmede de prestatiebeloning, slechts geacht te behoren tot de bezoldiging tot een bedrag dat in de laatste 12 maanden voorafgaande aan de datum waarop de verhindering tot het vervullen van de betrekking is ontstaan, gemiddeld per maand is toegekend aan die vergoeding of die beloning. Artikel 35 Tegemoetkoming ziektekosten (peildatum december 2013) 1. De ambtenaar ontvangt een extra bruto tegemoetkoming ziektekosten ten bedrage van € 24,54. 2. De tegemoetkoming wordt eenmaal per kalenderjaar in oktober uitbetaald aan de ambtenaar die op dat moment in dienst is. 3. De hoogte van de tegemoetkoming wordt jaarlijks in januari geïndexeerd op basis van de loonstijging.
V.
BHV – taak en vergoeding
Artikel 36 1. De ambtenaar wordt door burgemeester en wethouders tot bedrijfshulpverlener aangewezen door middel van een aanwijzingsformulier; op basis van deze aanwijzing bestaat de plicht de noodzakelijke opleidingen te volgen en ontstaat het recht op een vergoeding. 2. De taak en opleiding die voor de BHV nodig zijn, worden niet meegenomen bij de beschrijving en waardering van de functie van de medewerker. Wel kan de medewerker verplicht worden de aanwijzing te accepteren, omdat de werkplek van de ambtenaar dit voor het waarborgen van de veiligheid in de organisatie noodzakelijk maakt. 3. Gedetacheerde medewerkers kunnen eveneens als bedrijfshulpverlener aangewezen worden en ontvangen dan de bijbehorende vergoeding, tenzij de verdienste bij het vervullen van een ID-baan daardoor meer dan 130% van het minimumloon bedraagt.
4. Aan medewerkers die als bedrijfshulpverlener zijn aangewezen wordt een jaarlijkse BHV-vergoeding toegekend voor de inzet als bedrijfshulpverlener en de inspanningen om de deskundigheid als BHV’er op peil te houden. De BHV-vergoeding is een netto bedrag per jaar en wordt als volgt opgebouwd (peiljaar 2011): Certificaat E.H. of EHBO € 134,32 Certificaat BO € 80,72 Inroostering pieperdienst € 53,81 Oefentoelage € 53,81 Surplus coördinator BHV € 266,92 5. De vergoeding wordt verstrekt onder de voorwaarden dat de benodigde diploma’s zijn behaald en geldig zijn, alsmede dat actief wordt meegedaan aan de oefeningen en aan de bedrijfshulpverleningsorganisatie. 6. De BHV-vergoeding wordt telkens verhoogd met het percentage van de in de CAOsector Gemeenten overeengekomen structurele loonsverhoging(en). De vergoeding wordt jaarlijks achteraf in de maand december tegelijk met het salaris uitbetaald en berekend over het aantal hele kwartalen waarin dienst is gedaan.
VI.
Cafetariasysteem (bedragen peildatum december 2013)
Artikel 37 algemene bepalingen 1. Voor toepassing van de voorzieningen als bedoeld in artikel 1, onder p., wordt een verlofuur gewaardeerd op het uursalaris van de ambtenaar. 2. Het maximum aan in te zetten uren is gelijk aan het aantal uren dat ingevolge de artikelen 4a:1 en 4a:2 van de CAR/UWO als maximum geldt voor de uitwisseling van loon en verlofdagen. 3. Bij gebruikmaking van de voorzieningen als bedoeld in lid 1 dient (voor parttimers naar rato): a. na aftrek van de in te zetten uren tenminste 20 vakantiedagen ofwel 144 verlofuren per jaar te resteren; b. bij uitbetaling van het salaris tenminste het minimumloon te resteren; c. bij uitbetaling van het vakantiegeld tenminste 8% van het minimumloon te resteren; 4. Bij het indienen van een aanvraag voor een van de voorzieningen als bedoeld in lid 1 moet gebruik worden gemaakt van de daarvoor ter beschikking gestelde formulieren. 5. Het dienstbelang kan ertoe leiden dat een aanvraag niet, of slechts gedeeltelijk, wordt gehonoreerd. Inzet van uren is alleen mogelijk indien de dienst dit toelaat. 6. De voorzieningen zijn afgestemd op de belastingtechnische mogelijkheden en wijzigen als de belastingwetgeving daartoe aanleiding geeft. Artikel 38 Aanschaf fiets voor woon-werkverkeer 1. De ambtenaar kan van deze voorziening gebruik maken indien de fiets op meer dan de helft van de werkdagen voor het woon- werkverkeer wordt gebruikt.
2. De vergoeding voor de aanschaf, alsmede voor de verzekering, van de fiets, mag het bedrag van € 749,-- niet overschrijden. 3. Een aanvraag wegens aanschaf van een fiets is eens per 3 jaar mogelijk en kan op elk gekozen tijdstip plaatsvinden. 4. De medewerker betaalt de fiets en overlegt een gespecificeerde rekening. 5. Tot een bedrag van 82,-- per jaar kan een vergoeding worden aangevraagd voor de met de fiets samenhangende zaken . 6. De vergoedingen als bedoeld in lid 2 en lid 5 worden direct verrekend door middel van verlaging van het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering en/of een gratificatie, ofwel worden verspreid over een periode van 3 jaar verrekend door vermindering van verlofuren of loon. Daarbij dient rekening te worden gehouden met het volgende: a. Bij verlaging van het brutoloon betekent dit, dat zowel de loonbelasting als de sociale verzekeringen (maar ook de bijbehorende uitkeringen) en andere loongerelateerde uitkeringen (bv. vakantiegeld) lager worden. In principe zijn er ook gevolgen voor de pensioenopbouw. b. Bij vermindering van de verlofuren wordt de omvang van de benodigde tijd berekend op basis van het salaris op het moment van aanschaf. Artikel 39 Bedrijfsfitness De ambtenaar heeft in verband met het voorkomen van arbeidsgerelateerd ziekteverzuim de mogelijkheid om te kiezen voor bedrijfsfitness, in de vorm van conditie- of krachttraining. De voorwaarden zijn: a. er wordt gesport op één van de vestigingen van een door de werkgever gekozen sportschool onder toezicht van een deskundige; b. er mag een uur bedrijfsfitness per week onder werktijd plaatsvinden; meer uren sporten per week en de reistijd van en naar de sportschool vinden plaats in eigen tijd; c. de keuze kan gemaakt worden op zodanige tijdstippen, dat rekening wordt gehouden met de voor aan- en afmelding benodigde tijd bij de sportschool; d. de kosten worden door burgemeester en wethouders aan de sportschool voldaan en worden verrekend met het bruto maandsalaris van de ambtenaar. Artikel 40 Studiekosten 1. Ten aanzien van studiekosten, die slechts ten dele door burgemeester en wethouders worden vergoed, alsmede vakliteratuur kan - tot een in overleg met de leidinggevende afgesproken bedrag – een aanvraag worden ingediend. Daarbij geldt het volgende: a. de kosten kunnen verrekend worden in tijd en geld. b. de keuze kan op elk willekeurig tijdstip gemaakt worden. c. de ambtenaar betaalt zelf de rekeningen en declareert de kosten aan het eind van het jaar. d. het bedrag wordt ineens verrekend door verlaging van de eindejaarsuitkering en/of een gratificatie of het vakantiegeld, ofwel verspreid verrekend in één jaar door vermindering van verlof of loon. Daarbij moet rekening worden gehouden met: I. bij verlaging van het brutoloon, zullen zowel de loonbelasting als de sociale verzekeringen (maar ook de bijbehorende uitkeringen) en andere loongerelateerde uitkeringen (bv. vakantiegeld) lager worden. Er zijn in het algemeen ook gevolgen voor de pensioenopbouw.
II. Bij vermindering van de verlof wordt de omvang van de benodigde tijd berekend op basis van het salaris op het moment van indiening. Artikel 41 Extra reiskosten woon-werkverkeer of dienstreis 1. Voor zover de ambtenaar voor de kosten van het woon-werkverkeer een lagere vergoeding ontvangt, dan de werkgever volgens de belastingwetgeving maximaal per kilometer onbelast mag verstrekken, kan hij verzoeken een extra vergoeding te ontvangen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden: a. de kosten kunnen verrekend worden in tijd en geld; b. indien met het openbaar vervoer wordt gereisd, dient dit aangetoond te worden met jaarabonnementen. Bij gebruikmaking van een openbaar vervoerjaarkaart 2e klas wordt altijd minimaal het in lid 2 genoemde bedrag belast; c. bij uitdiensttreding vindt zo nodig verrekening met het nettoloon plaats; d. bij langdurige afwezigheid, dat wil zeggen langer dan zes weken, wordt de regeling stopgezet per de eerste dag van de tweede maand volgend op de datum van ziekmelding en weer gestart zodra de (re-integratie)werkzaamheden weer zijn hervat; e. bedragen lager dan € 5,00/maand worden niet uitbetaald; f. de vergoeding wordt berekend uitgaande van: I. het aantal werkdagen en de belastingtechnisch vastgestelde vergoeding per kilometer. II. de afstand van de woning naar de werkplek: die wordt bepaald door beide adressen in te voeren op www.anwb.nl en te kiezen voor de snelste route. Met dien verstande dat: 1. de route door de ambtenaar gecontroleerd wordt op de afstand. Als door autogebruik de route langer wordt, dan wordt uitgegaan van de kortere fietsafstand of loopafstand. 2. als de afstand meer dan 150 kilometer retour is, moet het aantal gewerkte dagen geregistreerd worden. Halfjaarlijks wordt dit, ondertekend door de ambtenaar en zijn leidinggevende, doorgegeven aan de salarisadministratie. Als de vergoeding bovenmatig blijkt, vindt correctie plaats. 2. De berekening van de vergoeding voor het woon- werkverkeer is als volgt: (dagen 214) x afstand retour per dag x € 0,19 x aantal werkdagen per week/5. Het berekende bedrag wordt gedeeld door 12 om de vergoeding per maand te berekenen. a. bij dienstreizen wordt aan het eind van het jaar met behulp van de declaraties de lagere vergoeding (bv. door eerste klas reizen of met de auto reizen zonder toestemming) aangetoond, de uitbetaling hiervan leidt tot een verrekening in het volgende jaar. b. Het bedrag wordt verrekend: ineens door verlaging van het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering en/of een gratificatie, ofwel verspreid in één jaar door vermindering van verlof of loon. Daarbij dient rekening te worden gehouden met: I. bij verlaging van het brutoloon, betekent dit dat zowel de loonbelasting als de sociale verzekeringen (maar ook de bijbehorende uitkeringen) en andere loongerelateerde uitkeringen (bv. de vakantie-uitkering) lager worden. II. bij vermindering van de verlof wordt de omvang van de benodigde tijd berekend op basis van het salaris op het moment van de indiening. Artikel 42 Contributie vakbond 1. De ambtenaar kan de contributie van een vakbond, die partij is bij het Arbeidsvoorwaardenoverleg in het LOGA, aanmerken als bestedingsmogelijkheid binnen het cafetariasysteem. De keuze daartoe kan op elk willekeurig tijdstip gemaakt worden. 2. De kosten kunnen verrekend worden in verlofuren of loon. Bij vermindering van verlof wordt de benodigde tijd berekend op basis van het uurloon geldend op het
moment van indiening. Verrekening in loon kan gevolgen hebben voor loonbelasting, pensioenopbouw en andere aan het loon gerelateerde uitkeringen. Artikel 43 Pensioen en verzekeringen Hiervoor gelden de volgende mogelijkheden en voorwaarden: a. de mogelijkheden van het Loyalis kunnen benut worden; b. in sommige gevallen zijn er collectieve contracten, zodat de kosten lager zijn; c. de keuze wordt bij het Loyalis aangegeven en daarna aan de salarisadministratie doorgegeven. Bij wisseling van werkgever dient de ambtenaar zelf het Loyalis op de hoogte te stellen; d. de keuze kan op elk gekozen tijdstip ingaan na akkoordbevinding door het Loyalis; e. de inhouding vindt plaats over het brutosalaris. Daarbij dient er rekening mee te worden gehouden dat er gevolgen zijn voor de sociale verzekeringen. Artikel 44 Datum aanvraag uitwisselen arbeidsvoorwaarden De aanvraagdatum 1 november uit de artikelen 4a:1 en 4a:2 wordt niet gehanteerd. De uitwisseling moet tenminste plaatsvinden voor 1 december in het kalenderjaar waarin de uitwisseling plaats heeft. VII.
Overige bepalingen
Artikel 45 Afwijking ten opzicht van artikel 1:2:1 In afwijking van artikel 1:2:1, lid 1, CAR/UWO zijn voor de medewerkers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht niet de in dat lid genoemde uitzonderingen van toepassing. Artikel 46 Onvoorziene gevallen Voor gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, treffen burgemeester en wethouders een bijzondere regeling. Artikel 47 Inwerkingtreding 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. 2. Wijzigingen in de CAR/UWO ofwel de belastingwetgeving, die van invloed zijn op deze regeling zullen zo spoedig mogelijk worden verwerkt in deze regeling.
Toelichting bezoldigingsregeling Artikel 1, onder j Een volledige betrekking van 36 uur per week (artikel 1:1, onder k, van de CAR/UWO) is in Leiden bepaald op 1819 uur op jaarbasis. Voor deeltijders geldt dit naar rato van het aantal aanstellingsuren per week. Afhankelijk van het werk kunnen met de medewerker afspraken worden gemaakt over hun aanwezigheid. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een dienstrooster of vast te stellen bloktijden. In het kader van de Werktijdenregeling kunnen hierover nadere afspraken worden gemaakt. Artikelen 8,10 en 11 Een voorstel tot bevordering moet gebaseerd zijn op een positieve beoordeling, die tot stand is gekomen overeenkomstig het geldende functionerings- en beoordelingsreglement. In het verslag van het beoordelingsgesprek tussen de betreffende ambtenaar en zijn direct leidinggevende, wordt een voorstel tot bevordering opgenomen. Artikel 12 Na bevordering kan betrokkene mits de bevordering niet hoger is dan schaal 5 als hij voldoet aan de 5 voorwaarden weer in aanmerking komen voor een extra-uitloop. Voorbeeld: betrokkene wordt bevorderd van schaal 3 naar 4 en ontvangt al een salaris volgens het maximum van schaal 4, hij voldoet dan aan a, b en c. Als ook aan d en e voldaan wordt, dan komt betrokkene weer in aanmerking voor de uitloop. Tot de toekenning dient op dezelfde wijze te worden besloten als bij een bevordering. Artikel 13 Lid 2: Indien binnen een jaar sprake is van een volgende reorganisatie, wordt indien dit mogelijk is daarvoor een beoordelingsgesprek gevoerd. Als dit niet mogelijk is, dan krijgt betrokkene het voordeel van de twijfel en geldt als salarisuitzicht in de volgende reorganisatie het uitzicht van de functionele schaal. Artikel 17 Voorbeeld bij lid 2: De ambtenaar wordt bezoldigd in schaal 10.11. Het verschil tussen 10.10 en 10.11, maal 2, is het maximale bedrag dat als toelage gegeven kan worden. Artikel 21 Lid 3. Indien de aanvraag in een laat stadium wordt ingediend kan als voorwaarde worden gesteld dat de uren al grotendeels gewerkt zijn. Overuren moeten voldoen aan de definitie van artikel 1:1, lid 1, van de CAR/UWO. Artikel 37 In dit artikel zijn algemene voorwaarden zijn opgenomen. De in artikel 4a:3 genoemde bestedingsmogelijkheden kunnen soms niet in alle middelen (tijd en geld) bekostigd worden. Op grond van artikel 4a:1 CAR/UWO is het mogelijk om tijd om te zetten in geld en zo bij artikel 4a:3 van de CAR/UWO aan te sluiten. De artikelen 4a:1 en 4a:2 beschrijven de mogelijkheid om uren en geld tegen elkaar te wisselen. Eigenlijk is dit de basis om op verder te bouwen. In artikel 4a:3 wordt de mogelijkheid gegeven voor het omwisselen voor andere bestedingsmogelijkheden. In feite is dit de uitwerking. Wat zijn de gevolgen van het uitwisselen?
Bij verlaging van het brutosalaris heeft dit gevolgen voor de sociale verzekeringen, dat wil zeggen dat de uitkering bij werkloosheid, ziekte en arbeidsongeschiktheid lager wordt evenals andere loongerelateerde uitkeringen. Ook de pensioengrondslag wordt lager, wat met name bij de risicoverzekeringen van het ABP effect heeft. Wenst men deze gevolgen niet, dan is het aan te bevelen de uitruil via de omweg van ‘tijd’ te maken. De verrekening met het brutosalaris zorgt er tevens voor, dat er minder loonbelasting afgedragen wordt, dit betekent wel dat de mogelijkheden fiscaal begrensd zijn. Bij de keuze voor de mogelijkheid van verlaging van het brutosalaris is het natuurlijk mogelijk om dit eerst te genereren door de verkoop van tijd, hierdoor treden deze neveneffecten niet op. Eventuele nadere informatie is op te vragen bij de personeelsadviseurs. Met name voor medewerkers, die gebruik maken van een uitkering (b.v. een herplaatsingregeling of invaliditeitspensioen) is het belangrijk hier eerst goed naar te informeren. Aangezien duidelijk aangegeven is, dat de aanvrager alleen van de belastingtechnische mogelijkheden gebruik kan maken, betekent het indienen van de aanvraag, dat de indiener instemt met de voorwaarden: de leidinggevende dient dit te controleren. Indien bij controle blijkt, dat de aanvrager niet aan de voorwaarden voldoet, dan is hij verantwoordelijk voor het alsnog betalen van de benodigde belasting e.d. In feite wordt dan door deze betalingen het gebruik maken van het cafetariamodel ongedaan gemaakt. Artikel 38 Onder a. De fiets moet voor het woon- werkverkeer worden gebruikt op meer dan de helft van de werkdagen. Dat is al snel aannemelijk als de afstand maximaal 15 kilometer is. Acceptabel is I. met de auto naar de rand van de stad en daar verder fietsen; II. gebruik van de fiets van of naar het station; Artikel 39 Op basis van de resultaten van de aanbesteding bedrijfsfitness gaat de gemeentesecretaris het contract met twee geselecteerde sportscholen aan. Artikel 40 De mogelijkheid wordt geboden om voor een van tevoren met de leidinggevende afgesproken bedrag extra aan studiekosten, waarvan de gemeente slechts een beperkt deel vergoedt, en vakliteratuur te besteden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan privé-abonnementen, boeken en studiekosten die geen direct verband met het werk houden. Voor andere studiekosten wordt verwezen naar hoofdstuk 15 van de CAR/UWO en de Regeling opleidingsfaciliteiten: daar kan wel een uitbreiding van de vergoeding gerealiseerd worden. Artikel 43 Er zijn ook collectieve contracten, zoals bijvoorbeeld met Centraal Beheer voor autoverzekeringen. Deze kosten worden echter door de betrokkene zelf betaald en niet op het salaris ingehouden en zijn daarom niet in de cafetariaregeling opgenomen.
Het college van burgemeester en wethouders van Leiden,
gelet op artikel 15:1:15 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR/UWO); met instemming van het Georganiseerd Overleg op 15 november 2012 en 20 november 2013; besluit: vast te stellen het navolgende
Functionerings- en beoordelingsreglement I.
Begripsbepalingen
Artikel 1
a. afdelingsmanager: de door burgemeester en wethouders met de leiding van een afdeling, waarbij de medewerker werkzaam is, belaste functionaris. De in het kader van deze regeling aan de afdelingsmanager toekomende bevoegdheden kunnen in voorkomende gevallen worden doorgemandateerd aan de teamleider. b. teamleider: de door burgemeester en wethouders met de leiding van een team, waarbij de medewerker werkzaam is, belaste functionaris; c. leidinggevende: de direct leidinggevende van de medewerker met wie een functionerings-gesprek wordt gevoerd, of een andere door de afdelingsmanager aangewezen medewerker; d. naast-hogere leidinggevende: de direct leidinggevende van de leidinggevende e. informant: een, met medeweten van de medewerker, door de afdelingsmanager aangewezen functionaris, die de leidinggevende verdere informatie geeft over het functioneren van de medewerker; f. HRM-functionaris: de medewerker van de service-eenheid HRM van Servicepunt71 die de leidinggevende en de medewerker ter zijde staat en van advies dient in de procedure; g. taken: de aan de medewerker feitelijk opgedragen werkzaamheden, mede voortkomend uit een schriftelijk vastgelegde functiebeschrijving; h. beoordelaar: de leidinggevende van de te beoordelen medewerker of een andere, door de afdelingsmanager aangewezen medewerker i. beheersbeslissing: een beslissing met betrekking tot de rechtspositie van de medewerker waarbij zijn belangen rechtstreeks zijn betrokken.
II.
Functioneringsgesprekken
Artikel 2 Tijdstip functioneringsgesprekken 1. De leidinggevende houdt een functioneringsgesprek: a. met de medewerker die is aangesteld in vaste dienst: minimaal 1 keer per jaar b. met de medewerker, die is aangesteld in tijdelijke dienst anders dan bij wijze van proef: minimaal 1 keer per jaar, voor zover dit, gelet op de aanstellingsgrond en de beoogde duur van het dienstverband, doelmatig is te achten c. met de medewerker die is aangesteld in tijdelijke dienst bij wijze van proef als bedoeld in artikel 2:4 van de CAR/UWO: in het eerste proefjaar bij voorkeur na 3 en na 6
maanden, doch minimaal 1 keer voordat het beoordelingsgesprek plaatsvindt. Als de tijdelijke aanstelling korter is dan een jaar, dan vinden de gesprekken eerder plaats, met dien verstande dat op het moment dat de gesprekken plaatsvinden voldoende inzicht bestaat in het functioneren van de medewerker. Bij een korte proefperiode kan met één functioneringsgesprek worden volstaan. 2. De leidinggevende maakt met een afspraak met de medewerker over het plaatsvinden van het functioneringsgesprek en neemt daarbij een termijn van minimaal twee weken in acht. Tevens stelt de leidinggevende de afdelingsmanager op de hoogte van de werkafspraken als bedoeld in het volgende artikel, die de leidinggevende met de medewerker wenst te maken. Indien de werkafspraken betrekking hebben op de teamleider wordt de gemeentesecretaris op de hoogte gesteld van deze werkafspraken. Artikel 3 Inhoud functioneringsgesprekken 1. Onderwerpen Het functioneringsgesprek kan plaats vinden aan de hand van het functioneringsformulier. Alle relevante gespreksonderwerpen behoren aan bod te komen. In het functioneringsgesprek wordt – indien mogelijk - teruggekeken op de afspraken die in een eerder functioneringsverslag zijn vastgelegd: daaromtrent worden conclusies getrokken ofwel verdere afspraken gemaakt. Voorts maken de leidinggevende en de medewerker afspraken omtrent: a. de door de medewerker te behalen inhoudelijke resultaten en de ontwikkeling van vakkennis; b. de door de medewerker uit te oefenen vaardigheden en in acht te nemen gedragingen en de ontwikkeling daarvan; c. de werkomstandigheden van de medewerker in het kader van de arbo-wet, waarbij in elk geval aandacht wordt besteed aan; I. het voorkomen van RSI en andere lichamelijke klachten; II. het welzijn van de medewerker waaronder de regelmogelijkheden en de informatievoorziening en communicatie; III. de werkdruk en de mogelijkheden om deze beheersbaar te houden; IV. het ziekteverzuim; V. overige aspecten die door de leidinggevende of de medewerker van belang worden geacht. 2. Informanten a. Als de medewerker een deel van zijn arbeidstijd ander werk verricht, wegens detachering, collegiale uitlening, medewerking aan een project of anderszins, dan maakt de leidinggevende gebruik van een of meer informanten. Hiervan wordt afgezien als in het kader van het andere werk een apart functioneringsgesprek plaatsvindt. b. Als op grond van het bepaalde onder a., ofwel om andere redenen, een of meer informanten zijn aangewezen, kunnen dezen zowel op verzoek van de leidinggevende als van de medewerker bij het functioneringsgesprek aanwezig zijn, doch alleen bij het gedeelte waarop de door de informanten te verstrekken informatie betrekking heeft; c. De informanten zijn verplicht de gevraagde informatie te verstrekken, tenzij dit redelijkerwijs niet van hen kan worden gevergd. 3. Verslaglegging Van het functioneringsgesprek maakt de leidinggevende of een daartoe aangewezen medewerker een zo objectief mogelijk verslag, waarbij al dan niet gebruik wordt gemaakt van het functioneringsformulier. Hierin worden de afspraken die uit het gesprek zijn voortgevloeid vastgelegd, waarbij per afspraak het besprokene wordt weergegeven. Ook
worden hierin relevante kwesties vastgelegd die niet tot een concrete afspraak hebben geleid. Artikel 4 Invullen en ondertekenen functioneringsformulier 1. De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het verslag voor akkoord. De ondertekening vindt indien mogelijk plaats binnen 2 weken na het tijdstip waarop het functioneringsgesprek heeft plaatsgevonden. 2. De ondertekening heeft uitsluitend betrekking op een juiste weergave van de gemaakte afspraken. 3. Als de medewerker weigert het verslag te ondertekenen, dan: a. onderneemt de leidinggevende – met het oog op het tweezijdige karakter van het functioneringsgesprek - pogingen om de tekst waar het de weergave van de tekst van de medewerker betreft, aan te passen conform de aanwijzingen van de medewerker; b. is het de medewerker toegestaan eigen opmerkingen aan het verslag toe te voegen. Indien het onder a. en b. bepaalde geen oplossing biedt, dan vermeldt de leidinggevende dit in het verslag, zo mogelijk met de reden van weigering. Vervolgens vindt eenzijdige schriftelijke vaststelling plaats, door de leidinggevende in aanwezigheid van een getuige, bij voorkeur de HRM-functionaris. 4. De medewerker en de HRM-functionaris ontvangen van de leidinggevende een afschrift van het ingevulde en ondertekende verslag. De HRM-functionaris draagt zorg voor berging in het personeelsdossier van de medewerker. Artikel 5 Vertrouwelijkheid en bewaartermijn 1. Alle verslagen van het functioneringsgesprek en de daarop betrekking hebbende stukken worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. 2. Inzage is slechts toegestaan voor de betrokkenen bij het functioneringsgesprek, voor functionarissen belast met HRM-zaken voor zover dit vanuit hun functie noodzakelijk is, alsmede voor de afdelingsmanager en het college van burgemeester en wethouders. 3. Alle functioneringsformulieren en verslagen worden maximaal 5 jaar in het personeelsdossier bewaard en na afloop van de bewaartermijn vernietigd, behalve als daardoor niet meer dan twee functioneringsverslagen van de medewerker in het betreffende dossier beschikbaar zijn. 4. Bij de vernietiging van de verslagen worden tevens de bijbehorende functioneringsformulieren, belangstellingsformulieren en POP-formulieren of POPverslagen vernietigd. 5. Indien de medewerker binnen de gemeente een functie bij een andere afdeling aanvaardt, gaat het personeelsdossier inclusief de verslagen over naar de andere afdeling. De nieuwe leidinggevende is gerechtigd op aanvraag bij de HRM-adviseur de verslagen in te zien.
III.
Beoordelingsgesprekken
Artikel 6 Beoordeling van de functievervulling 1. De beoordeling van een medewerker betreft de wijze waarop, gedurende de beoordelingsperiode, de taken zijn uitgeoefend, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in een voorgaand functioneringsgesprek is bepaald
2. De beoordeling geschiedt met inachtneming van de aan een doelmatige taakvervulling redelijkerwijze te stellen eisen. Artikel 7 Inhoud van de beoordeling De beoordeling bevat: a. conclusies omtrent inhoudelijke resultaten; b. conclusies omtrent door de medewerker in acht te nemen vaardigheden en gedragingen; c. conclusies omtrent overige zaken die door de beoordelaar van belang worden geacht; d. een algehele beoordelingsconclusie; e. de beoogde beheersbeslissing op grond waarvan de beoordeling plaatsvindt. De in a. t/m d. bedoelde conclusies worden uitgedrukt in de waarderingsniveaus A t/m E. Artikel 8 De beoordelingsperiode 1. Met de medewerker die is aangesteld in tijdelijke dienst bij wijze van proef voor een jaar, voert de leidinggevende in het eerste dienstjaar bij voorkeur twee functioneringsgesprekken voorafgaand aan de beoordeling na 9 maanden. Als de tijdelijke aanstelling korter is overeengekomen, dan vinden de gesprekken indien mogelijk eerder plaats. De mogelijkheid om de gesprekken eerder te voeren is afhankelijk van het feit of dan reeds een goede beoordeling mogelijk is. 2. De medewerker, die de functionele schaal nog niet heeft bereikt, wordt één maal per jaar beoordeeld, met het oog op eventuele bevordering. 3. De medewerker, die onvoldoende beoordeeld wordt, ontvangt geen periodiek. 4. Een beoordeling vindt alleen plaats wanneer dit met het oog op een te nemen beheersbeslissing noodzakelijk is. 5. De periode waarover een beoordeling wordt uitgebracht, beslaat zo mogelijk een periode van minimaal 6 maanden. Artikel 9 Beoordelingsgesprek 1. Aan de hand van het beoordelingsformulier voeren de beoordelaar en de te beoordelen medewerker een beoordelingsgesprek. 2. Het beoordelingsgesprek kan op verzoek van de beoordelaar of de te beoordelen medewerker worden bijgewoond door de HRM-functionaris. 3. Indien een informant is aangewezen, is deze, op verzoek van de beoordelaar of beoordeelde, bij het gedeelte van het beoordelingsgesprek aanwezig, waarvoor de door hem of haar te verstrekken informatie noodzakelijk is. Verricht de medewerker een gedeelte van de tijd ander werk bijvoorbeeld wegens detachering, collegiale uitlening of in het kader van een project, dan wordt altijd van een informant gebruik gemaakt. Dit is niet het geval als in het kader van het andere werk een apart beoordelingsgesprek plaatsvindt. 4. De informant is verplicht de gevraagde informatie te verstrekken, tenzij dit redelijkerwijze niet van hem gevergd kan worden.
Artikel 10 Opmaken van de beoordeling 1. De beoordelaar maakt de beoordeling op. De beoordelaar legt de beoordeling vast op het beoordelingsformulier, inclusief de noodzakelijke toelichting en de tijdens het gesprek overeengekomen maatregelen of voorstellen. 2. De beoordeelde medewerker en de HRM-functionaris krijgen de gelegenheid om opmerkingen toe te voegen. Artikel 11
Ondertekening en vastlegging van de beoordeling
1. Nadat de beoordeling is opgemaakt, ondertekent de beoordelaar deze en reikt deze aan de medewerker uit of, indien dit laatste niet mogelijk is, dan verzendt hij hem. De medewerker ondertekent de beoordeling na ontvangst voor gezien en retourneert deze binnen twee weken aan de beoordelaar. Met zijn ondertekening geeft de medewerker uitsluitend te kennen dat hij de beoordeling heeft gelezen en dat hij zich kan verenigen met de weergave van de eigen opmerkingen. Indien de medewerker dit nodig vindt kan hij bij de ondertekening nog opmerkingen toevoegen. Indien de medewerker de beoordeling niet binnen twee weken na ontvangst heeft ondertekend en heeft geretourneerd, wordt deze voor de verdere uitvoering van dit Functionerings- en Beoordelings-reglement geacht door hem te zijn ondertekend. 2. De afdelingsmanager ondertekent de beoordeling, na de ondertekening door de medewerker, voor akkoord en neemt daarmee een voorgenomen besluit tot vaststelling . Indien de beoordeling betrekking heeft op de teamleider, geschiedt de ondertekening voor akkoord en het voorgenomen besluit tot vaststelling door de gemeentesecretaris. Voor de afdelingsmanager, of de gemeentesecretaris kan ook gelezen worden de naast hogere leidinggevende. Deze naast hogere leidinggevende heeft de functie van tweede beoordelaar, hetgeen het volgende betekent: Indien de naast hogere leidinggevende van mening is, dat de uitgebrachte beoordeling niet strookt met de aan hem bekend staande feiten en/of omstandigheden, dan bespreekt de naast hogere leidinggevende de beoordeling met achtereenvolgens de beoordelaar, de beoordeelde en de HRM-functionaris. Naar het uiteindelijke oordeel van de naast hogere leidinggevende wordt de beoordeling dan gewijzigd, voor akkoord getekend en het voorgenomen besluit tot vaststelling genomen, nadat de beoordeelde medewerker in de gelegenheid is gesteld eigen opmerkingen toe te voegen en voor "gezien" te tekenen. 3. Nadat een voorgenomen beoordeling door de naast hogere leidinggevende is vastgesteld, zorgt de leidinggevende dat een afschrift van het beoordelingsformulier aan de betrokken medewerker en de beoordelaar uitgereikt of verzonden wordt. 4. Tussen het beoordelingsgesprek als bedoeld in artikel 9 en het voorgenomen besluit tot vaststelling van de beoordeling als bedoeld in het voorgaande artikel ligt een periode van maximaal 6 weken. Artikel 11 Bedenkingen 1. Als de medewerker zijn voorgenomen beoordeling niet als redelijk ervaart, kan hij zijn bedenkingen tegen de voorgenomen beoordeling aan zijn leidinggevende binnen 2 weken na ontvangst van de ondertekende beoordeling kenbaar maken. Vervolgens wordt hierover een gesprek gevoerd in aanwezigheid van de naast hogere leidinggevende, tenzij de leidinggevende de bedenkingen heeft kunnen wegnemen. Wijziging van de beoordeling op basis van de bedenkingen vindt altijd door de naast hogere leidinggevende plaats. 2. De naast hogere leidinggevende neemt een definitief besluit:
a. na twee weken als er geen bedenkingen zijn; de medewerker wordt bij de aanbieding van de voorgenomen beoordeling op de hoogte gesteld, dat definitieve vaststelling na twee weken plaatsvindt als er geen bedenkingen zijn. Bovendien wordt aangegeven, dat de medewerker hier geen bericht meer over krijgt en dat dan de termijn van 6 weken ingaat, waarin bezwaar kan worden gemaakt. b. als er bedenkingen zijn wordt binnen twee weken na het gesprek bedoeld in sub a. door de naast hogere leidinggevende een definitief besluit vastgesteld: dit wordt de medewerker ter hand gesteld of toegezonden. Na ontvangst gaat dan de termijn van 6 weken in, waarin bezwaar kan worden gemaakt. Artikel 12 Bezwaar De medewerker heeft het recht om binnen 6 weken nadat hem een afschrift van de vastgestelde beoordeling bekend is gemaakt, bezwaar aan te tekenen bij burgemeester en wethouders. De medewerker doet dit schriftelijk en gemotiveerd. Artikel 13 Vertrouwelijkheid 1. Alle beoordelingen en de daarop betrekking hebbende stukken worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. 2. Inzage is slechts toegestaan voor de bij de beoordeling betrokkenen, voor functionarissen belast met HRM-zaken, voor zover dit vanuit hun functie noodzakelijk is, alsmede voor de afdelingsmanager en het college van burgemeester en wethouders. 3. Alle beoordelingen worden in het personeelsdossier maximaal vijf jaar bewaard en na afloop van de bewaartermijn door HRM vernietigd, behalve wanneer daardoor geen beoordeling van de betrokken medewerker in het dossier beschikbaar zou zijn.
IV.
Slotbepalingen
Artikel 14 1. Burgemeester en wethouders kunnen in die gevallen, waarin de bepalingen van deze regeling niet voorzien, nadere voorschriften geven. 2. Burgemeester en wethouders regelen afzonderlijk wie een functioneringsgesprek voert met de afdelingsmanagers, concerndirecteuren en de gemeentesecretaris en door wie de beoordeling van genoemde functionarissen wordt verricht.. 3. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.
Toelichting: Handleiding voor functionerings- en beoordelingsgesprekken 1. Vooraf De gemeente Leiden hecht er veel waarde aan dat leidinggevenden en medewerkers regelmatig met elkaar over allerlei zaken met betrekking tot het werk en de werkomstandigheden spreken. Dit kan op vele manieren: zomaar in de loop van de dag, in een regelmatig terugkerend persoonlijk gesprek met je leidinggevende (het “periodiek overleg’), in werkoverleg met het team en ook in functionerings- persoonlijk ontwikkelingsplan- en beoordelingsgesprekken. De introductie van het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) en opname van het POP in rechtspositieregeling CAR/UWO hebben het gesprek over de loopbaan van de werknemer (onderdeel van het functioneringsgesprek) een extra dimensie gegeven. Het POP is een weergave van de wens en de behoefte aan ontwikkeling van de werknemer en de behoefte van de organisatie aan medewerkers met bepaalde kennis en vaardigheden. Deze worden vergeleken en met elkaar in overeenstemming gebracht. Dit maakt het POP gesprek tot een verantwoordelijkheid van zowel de leidinggevende als van de werknemer. In deze handleiding wordt aan het functioneringsgesprek, het beoordelingsgesprek en het POP gesprek aandacht besteed. Voor het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken bestaan voorschriften. Die zijn vastgelegd in het Functionerings- en beoordelingsreglement dat te vinden is in het programma RAP op ons netwerk. Waarom deze handleiding? Deze handleiding is gemaakt om als leidraad en ondersteuning bij deze gesprekken te dienen. Gekozen is voor een korte informatieve inleiding bij het functioneringsgesprek, het POP gesprek en het beoordelingsgesprek. Er wordt antwoord gegeven op allerlei praktische vragen: wat zijn functionerings- en beoordelingsgesprekken, wat is het verschil tussen deze twee, wat moet en kan er aan de orde komen, enzovoort. Wat is een Persoonlijk Ontwikkelingsplan? Daarnaast worden er tips gegeven die medewerkers en leidinggevenden kunnen helpen goed om te gaan met functioneringgesprekken, beoordelingsgesprekken en POP gesprekken. Hierbij behoren ook formulieren die de gesprekken kunnen helpen structureren. Deze zijn ook als bijlagen achterin het boekje opgenomen. In de hierboven genoemde gesprekken komen vragen aan de orde als: Ben je tevreden met je werk, met de relatie met jouw collega's? Heb je het gevoel dat je voldoende mogelijkheden hebt om je kennis en ervaring in je werk toe te passen en hoe beoordeelt je leidinggevende dat? Wat kan je functioneren verbeteren? Wat ondersteunt je? Wil je nog carrière maken of ben je juist op dé plek waar je langer wilt blijven? En ook: Ben je als leidinggevende in staat om jouw medewerkers goed te motiveren en potentieel te signaleren? Zijn de medewerkers tevreden met hun taken en verantwoordelijkheden? 2. Functioneringsgesprekken Functioneringsgesprekken zijn tweezijdige toekomstgerichte gesprekken met een medewerker die worden gehouden met als doel de optimalisering van het werk. Voor de medewerker bieden functioneringsgesprekken de mogelijkheid om in een gelijkwaardig en open gesprek, te bespreken wat zijn/haar sterktes en zwaktes zijn. Hij/zij krijgt ook de mogelijkheid om een eigen indruk te geven van o.a. de ervaringen met betrekking tot de inhoud, het niveau, de kansen e.d. en wat nodig is om in het werk verbetering aan te brengen. Voor de leidinggevende bieden functioneringsgesprekken eveneens de mogelijkheid om in gesprek met medewerkers te vragen wat men de sterktes en zwaktes vindt van de manier waarop leiding wordt gegeven, en waarop verbetering mogelijk is.
Hoe vaak? Functioneringsgesprekken vinden regelmatig plaats, minimaal 1 keer per jaar. Tussen deze gesprekken door hebben leidinggevende en medewerker regelmatig contact. Dit kan zijn in de vorm van werkoverleg, periodiek persoonlijk overleg of gewoon via informele gesprekjes tussendoor. Een functioneringsgesprek is daarom nooit het enige moment waarop naar het functioneren van een medewerker wordt gekeken, maar wel het moment om specifiek aandacht te besteden aan het functioneren en om goede afspraken te maken. De leidinggevende neemt het initiatief tot het gesprek en informeert de medewerker minstens twee weken van tevoren over datum, tijdstip en plaats. Van tevoren, bijvoorbeeld uit een voorgesprekje, moet duidelijk zijn hoe lang het gesprek zal duren. Een leidinggevende kan bijvoorbeeld ook beslissen of hij/zij een of meer informanten gaat raadplegen, met name als een coördinator (of een andere medewerker) het dagelijkse werk aanstuurt. Planning van gesprekken Voor een nieuwe medewerker is het tijdstip van een functioneringsgesprek afhankelijk van de datum van indiensttreding. De periode waarover wordt terug gekeken met het oog op de toekomst, beslaat minimaal drie maanden. Daarna kunnen de functioneringsgesprekken op één vast tijdstip in het jaar plaatsvinden. Een functioneringsgesprek vindt plaats ruim voor een beoordelingsgesprek dat immers kan leiden tot een beheersbeslissing zoals vaste dienst, bevordering enzovoort. De datum van het beoordelingsgesprek is daardoor bepalend. Medewerkers kunnen ook hun leidinggevenden verzoeken om een functioneringsgesprek. Inhoud In een functioneringsgesprek kan alles aan de orde komen. Te denken valt aan: De inhoud van het werk; resultaten en ontwikkeling van vakkennis De wijze waarop het werk wordt verricht; gedrag en optreden De omstandigheden waaronder het werk moet worden verricht (ook ARBO); te denken valt aan de sfeer op de afdeling, de werkplek en werkomgeving (bijvoorbeeld voorkomen van RSI), het welzijn: regelmogelijkheden van het werk, informatievoorziening en communicatie. Conclusies over de afspraken die tijdens het vorige functioneringsgesprek zijn gemaakt Opleidingen en vaardigheidstrainingen die in het kader van een juiste taakvervulling moeten worden ondernomen. Deze staan los van de afspraken in het kader van het Persoonlijk Ontwikkelingsgesprek De Loopbaanontwikkeling; het POP gesprek; kan ook in een afzonderlijk gesprek Overige aspecten die van belang worden geacht
Verslaglegging Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. Al naar gelang de voorkeur kan ook gebruik worden gemaakt van een functioneringsformulier dat kan worden ingevuld. Het functioneringsformulier sluit aan bij de bovenvermelde gespreksonderwerpen. Om ervoor te zorgen dat het gesprek geordend plaatsvindt, kunnen de medewerker en leidinggevende voor het gesprek aangeven welke onderwerpen ze willen bespreken. Om tot een tastbaar resultaat te komen ligt het voor de hand om de gespreksonderwerpen af te ronden met concrete afspraken. Invullen van het functioneringsformulier Het functioneringsformulier kan dienen als een hulpmiddel om een aantal belangrijke onderwerpen in ieder geval ter sprake te brengen. Op het formulier worden de afspraken opgenomen die eventueel met betrekking tot de besproken onderwerpen worden
gemaakt. Het uitgangspunt is dat aandacht besteed wordt aan de onderwerpen die de leidinggevende en/of medewerker van belang achten. Van het gesprek wordt een schriftelijk verslag gemaakt.
Tips over afspraken Naar aanleiding van een functioneringsgesprek worden afspraken gemaakt tussen medewerker en leidinggevende. Afspraken dienen voor beide partijen concreet en uitvoerbaar te zijn. Daarom is het zinvol om op het volgende te letten: de afspraak moet relevant zijn voor de medewerker en de leidinggevende en zijn/haar taak; de afspraak moet een meetbaar resultaat of inspanning (bijvoorbeeld het volgen van een cursus) betreffen of waarneembaar gedrag; de afspraak moet in de overeengekomen periode te realiseren zijn;
Over de afspraak moet overeenstemming bestaan tussen de medewerker en de leidinggevende. Naast wederzijdse afspraken kan de leidinggevende zaken opleggen, zoals op tijd komen. Informanten Het kan zijn dat een medewerker (een deel van) zijn/haar werk verricht buiten het directe blikveld van de leidinggevende. Het is voor beide partijen dan moeilijk om duidelijk afspraken te maken. Regelmatig contact tussen leidinggevende en medewerker is immers van belang om iets over elkaars functioneren te kunnen zeggen. In zo’n geval kunnen een of meer collega’s (of bestuurders) geraadpleegd worden die wel direct met de medewerker te maken hebben. Deze collega's treden dan op als informanten. De leidinggevende brengt de medewerker op de hoogte dat informanten worden geraadpleegd. Afhankelijk van de functie kan de zogenaamde 360° feedback goede diensten bewijzen. Hierbij worden aan collega’s en anderen (vaak met gebruik van een formulier) gevraagd wat zij van betrokkene vinden. Meestal beperkt de 360° feedback zich tot maximaal vijf personen. Dezen zijn ook als informanten te beschouwen. Als voorbereiding op het gesprek volgt hieronder een aantal tips: Voorbereidingstips voor de leidinggevende Ga na of de functie nog aansluit bij de huidige taken. Ga na in hoeverre afspraken uit het vorige functioneringsgesprek zijn nagekomen. Zoek duidelijke voorbeelden van hoe een medewerker gefunctioneerd heeft. Denk in termen van ontwikkeling. Stel vast welke afspraken gericht op de toekomst je wilt maken. Kijk naar je eigen rol in het functioneren van de medewerker.
Voorbereidingstips voor de medewerker Maak vóór het gesprek een lijstje van je sterke en zwakke punten in je eigen functioneren om dat te vergelijken met de punten van je leidinggevende. Wanneer je leidinggevende kritiek levert, kruip dan niet in je schulp, reageer niet heftig, maar vraag tijdens het functioneringsgesprek naar tips om je functioneren te kunnen verbeteren. Legt je leidinggevende niet duidelijk uit wat hij/zij bedoelt, stel dan specifieke vragen. “Dus als ik het goed begrijp, bedoel je dit…?” Denk tijdens het gesprek er over na aan hoe je praktisch gaat werken aan verbeterpunten. Hoe ga je je zwakke kanten ontwikkelen? Denk na over je loopbaan en maak eventuele wensen kenbaar. Regel dan een POP gesprek. Denk erover na hoe je leidinggevende je beter in je werk kan ondersteunen.
Afhandeling en gespreksverslag De leidinggevende maakt een verslag of vult het functioneringsformulier in. Leidinggevende en medewerker ondertekenen beiden het verslag of het formulier voor
akkoord als garantie voor een juiste weergave van de afspraken. De medewerker ontvangt een kopie voor eigen gebruik. Worden medewerker en leidinggevende het niet eens over de juiste weergave, dan vermeldt de leidinggevende dit op het formulier en vindt eenzijdige vaststelling door de leidinggevende plaats. Het origineel wordt maximaal 5 jaar door de HRM-functionaris in het personeelsdossier geborgen. 3. Het gesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP-Gesprek) In of buiten een functioneringsgesprek behoort ook aandacht geschonken te worden aan de loopbaanontwikkeling van de medewerker. Om de wensen van medewerkers en de behoefte van de organisatie aan medewerkers die over bepaalde kennis en vaardigheden beschikken met elkaar in overeenstemming te brengen is het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) geïntroduceerd. In de CAR/UWO (artikel 17:1) is opgenomen dat iedere werknemer eenmaal per drie jaar recht heeft op een gesprek over loopbaanontwikkeling, het zogenaamde Persoonlijk Ontwikkel Plan Gesprek. Wat wil men met het POP? Het doel van het Persoonlijk Ontwikkelingsplan is dat er een optimale afstemming plaats vindt tussen de ontwikkelbehoefte en de wens tot ontplooiing van de medewerk(st)er en de behoefte van de organisatie aan de inzetbaarheid van medewerkers. Een organisatie is steeds in beweging; soms gaan de veranderingen zo langzaam dat men van een stabiele situatie spreekt, soms volgen ontwikkelingen elkaar in rap tempo op. Het management van de organisatie zal soms de ontwikkelingen zelf in gang hebben gezet, soms komen veranderingen van buitenaf. Maar er zal een reactie moeten volgen. Dit kan tot gevolg hebben dat de behoefte ontstaat aan medewerkers met een ander soort kennis en attitude. Vanuit de medewerker kan de behoefte ontstaan om zich te ontwikkelen in de richting van de nieuwe situatie of een andere functie. Met de introductie van het POP wordt een impuls gegeven aan een meer wederzijdse benadering van de carrière van medewerkers; het is niet meer alleen de werkgever die ‘zijn’ medewerkers de mogelijkheid geeft om zich te ontplooien, maar het wordt evenzeer de verantwoordelijkheid van de medewerker om zich serieus bezig te houden met de vraag of hij zijn talenten beter kan benutten en of hij door zich te ontwikkelen de eigen organisatie niet beter van dienst kan zijn. Inhoud van het POP gesprek De essentie van het Persoonlijk Ontwikkelingsplan is een set afspraken tussen medewerker en leidinggevende om de kennis en vaardigheden op peil te houden of te vergroten, gericht op de ontwikkeling binnen de eigen functie dan wel gericht op een nieuwe functie. In het POP worden de behoeften van medewerkers en de behoeften van de organisatie aan elkaar gekoppeld. Hierbij moet worden bedacht dat afspraken die in de richting van een mogelijk nieuwe functie gaan, geen garantie bieden. Pas als er een functie vacant komt, kan de medewerker erop solliciteren. Het POP staat los van de scholingsactiviteiten (een opleiding volgen of nieuwe vaardigheden leren ten behoeve van het op peil houden van de kennis) die een medewerker verplicht is te ondernemen als zij voor een goede functie-uitoefening noodzakelijk zijn te achten. Deze laatste scholingsactiviteiten komen ter sprake in het functioneringsgesprek. Verantwoordelijkheid van beiden Het POP gesprek is een tweezijdig gesprek waarbij afspraken tussen leidinggevende en medewerker worden gemaakt. Het vraagt van beiden inzet: het is niet meer alleen de werkgever die ‘zijn’ medewerkers de mogelijkheid geeft om zich te ontplooien, maar het wordt evenzeer de verantwoordelijkheid van de medewerker om zich serieus bezig te houden met de vraag of hij zijn talenten beter kan benutten en of hij door zich te ontwikkelen de eigen organisatie niet beter van dienst kan zijn. Dit houdt ook in dat de
medewerker zelf actief mogelijkheden moet onderzoeken en zelf de nodige planning en voorbereiding doen, al dan niet in samenspraak met de leidinggevende. Verschillende POP-modellen Moet je altijd afspreken om een cursus te volgen? Dat is niet het geval. Het resultaat van een POP gesprek kan heel goed zijn dat leidinggevende en medewerker beiden tot de conclusie komen dat er vooralsnog geen reden is voor het ontplooien van ontwikkelactiviteiten in de vorm van een cursus of training. Of zelfs dat er in de komende tijd voor de medewerker in het geheel geen reden is om zich in een andere richting te ontwikkelen. Wat voor afspraken kun je binnen het POP maken? Het Persoonlijk Ontwikkelingsplan heeft niet per definitie betrekking op een opleiding of cursus; andere methoden bieden soms betere mogelijkheden. Zich ontwikkelen kan verschillende vormen aannemen: gedragsverandering (‘we gaan ons klantgerichter gedragen’), andere taken in dezelfde functie, het bijhouden van het vakgebied. Dit kan door meelopen met een collega, een kleine bijscholingscursus, eens ‘over de schutting kijken’, coaching door de leidinggevende etc. Belangrijk is dat er wordt ingespeeld op de specifieke talenten van medewerkers. Ook hoeft het doel niet altijd te zijn verandering van functie maar het kan evengoed ontwikkeling in de huidige functie zijn. Met name in de eerste jaren dat men een functie bekleedt, zal de nadruk liggen op het goed kunnen vervullen van de eigen functie en ligt het niet voor de hand om zich te richten op een ander takenpakket, laat staan een andere functie. Gaan de wensen van medewerker en de behoeften van de organisatie in de richting van een andere functie – al dan niet binnen de eigen dienst – dan kan gedacht worden aan een gerichte opleiding, meelopen op de andere afdeling, tijdelijk verrichten van andere taken; het tijdelijk waarnemen van een andere functie. Het POP verslag: De afspraken die in het POP gesprek worden gemaakt moeten schriftelijk worden vastgelegd. Een bepaalde vorm is niet voorgeschreven. In een POP gesprek kan het handig zijn om een formulier te gebruiken. Daarop kan de leidinggevende aangeven wat de wensen en mogelijkheden van de medewerker zijn en welke afspraken zij maken. In het POP verslag zullen in ieder geval de volgende aspecten aan bod moeten komen: of de medewerker wel of geen belangstelling heeft voor ontwikkeling binnen of buiten de eigen functie. Bij ontkennend antwoord kan de leidinggevende aangeven of hij/zij het er wel of niet mee eens is In welke richting gaat de belangstelling van de medewerker Welke kennis en vaardigheden zijn daarvoor nodig? Zijn er vaardigheden en zo ja welke die de medewerker moet verkrijgen dan wel ontwikkelen?
En verder alle afspraken die de leidinggevende en de medewerker met elkaar maken. Voor een medewerker kan het handig zijn om van te voren op papier te zetten in welke richting de belangstelling gaat. Hiervoor kan de medewerker – indien gewenst - een belangstellingsformulier (te verkrijgen bij de direct leidinggevende) invullen (een voorbeeld is als bijlage toegevoegd). De medewerker geeft het formulier voor het gesprek ingevuld terug aan de direct leidinggevende. In het POP verslag registreert de leidinggevende de mogelijkheden van de werknemer en maakt een inschatting of deze in staat is de ambities waar te maken. Het POP verslag is geen beoordelingsformulier, al komen voor het inschatten van de mogelijkheden van de werknemer natuurlijk wel beoordelingselementen om de hoek kijken. Het is echter meer.
Het is een inschatting en een mening van de leidinggevende over functies en taken die de medewerker in de toekomst goed zou kunnen vervullen. In het verslag worden de afspraken vast gelegd over de ontwikkeling en de vereiste kennis en vaardigheden van de medewerker, alsmede een eventueel in dat kader door hem te volgen opleiding en de te ondernemen activiteiten. Een opleiding of training geeft geen garantie op een andere baan. Het verslag wordt na afloop van het POP gesprek – dat minimaal een maal per drie jaar wordt gehouden - door leidinggevende en medewerk(st)er gezamenlijk ingevuld en ondertekend. Zoals gezegd kan het POP gesprek gekoppeld zijn aan een functioneringsgesprek; noodzakelijk is dit echter niet. Het POP gesprek kan op elk willekeurig moment - voor, tijdens of na een functioneringsgesprek worden gehouden. Wel is het aan te raden het eerste POP gesprek tijdens een functioneringsgesprek te houden.1 4. Beoordelingsgesprekken Beoordelingsgesprekken zijn eenzijdige gesprekken en kijken terug op het recente verleden (maximaal tot het vorige beoordelingsgesprek) en hebben tot doel de medewerker een formele beoordeling te geven, waar bij de verantwoordelijkheid bij de leidinggevende ligt. De leidinggevende beoordeelt en doet een voorstel voor een beheersbeslissing. B&W – of de afdelingsmanager – neemt immers formeel de beheersbeslissing. De gesprekken gaan over het functioneren van de medewerker. De medewerker wordt, indien van toepassing, ook beoordeeld naar de mate waarin hij/zij de afspraken gemaakt tijdens zijn/haar laatste functioneringsgesprek is nagekomen. Een formeel beoordelingsgesprek leidt tot een beheersbeslissing. Een beheersbeslissing is een beslissing ten aanzien van aanstelling, promotie, enige andere vorm van beloning e.d. zoals een vaste of tijdelijke toelage. Een gratificatie valt hierbuiten. Beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken horen bij elkaar. Een beoordeling mag nooit uit de lucht komen vallen, maar wordt in principe altijd vooraf gegaan door minimaal één functioneringsgesprek. Wanneer de functioneringsgesprekken op een goede manier zijn gehouden, zal de inhoud van de beoordeling voor de medewerker niet als een verrassing komen. Hoe vaak? Een medewerker die de functionele schaal nog niet heeft bereikt, wordt één maal per jaar beoordeeld. Voor het overige vindt een beoordeling alleen plaats met het oog op een te nemen beheersbeslissing. De Gemeente Leiden kent de mogelijkheid om een goed functionerende medewerker extra te belonen en om een niet goed functionerende medewerker geen periodiek toe te kennen. Planning van de gesprekken Een beoordeling vindt in principe niet eerder dan drie maanden na het laatste functioneringsgesprek plaats. Inhoud en invulling van het beoordelingsformulier Een beoordelingsgesprek hangt nauw samen met een functioneringsgesprek. Functioneringsgesprekken leiden tot afspraken, die o.a. gaan over de taken. In elk volgend functioneringsgesprek bekijken leidinggevende en medewerker met elkaar hoe deze afspraken zijn nagekomen en welke nieuwe afspraken moeten worden gemaakt. Zo krijgen zij beiden een beeld van de kwaliteit van het functioneren van de medewerker. Dit beeld komt terug in het beoordelingsgesprek. De leidinggevende beoordeelt de taken, de daarbij behorende vaardigheden en het gewenste gedrag. Daarnaast worden nog andere zaken beoordeeld (zie formulier). De leidinggevende bepaalt welke waardering hij/zij aan deze aspecten geeft. De te kiezen waarderingsniveaus zijn:
a. b. c. d. e.
schoot duidelijk tekort voldeed niet geheel aan de eisen voldeed aan de eisen ging boven de eisen uit ging in opvallende mate boven de eisen uit
Informanten Het kan zijn dat een medewerker (een deel van) zijn/haar werk verricht buiten het directe blikveld van de leidinggevende. Het is voor beide partijen dan moeilijk om duidelijke afspraken te maken. Regelmatig contact tussen leidinggevende en medewerker is immers van belang om iets over elkaars functioneren te kunnen zeggen. Ook bij een beoordelingsgesprek kunnen collega’s (of bestuurders) geraadpleegd worden die wel direct met de medewerker te maken hebben. Dezen treden dan op als informanten. Bij een beoordeling kan ook de 360° feedback als extra informatie voor de leidinggevende toegepast worden (zie pagina 3: Informanten). Een leidinggevende raadpleegt een informant pas nadat hij/zij de medewerker hiervan op de hoogte heeft gesteld. Voorbereidingstips voor de leidinggevende
Voorbereidingstips voor de medewerker
Ga na wat de afspraken waren in het vorige
functioneringsgesprek met de medewerker Stel vast hoe (on)tevreden je bent over de bereikte resultaten
Ga na wat de resultaten waren van het
voorgaande functioneringsgesprek Stel vast hoe (on)tevreden je bent over je
Bepaal nauwkeurig welke beheersbeslissing(en) in het
eigen resultaten en of je deze (on)tevredenheid al dan niet kan verklaren
geding is (zijn) Afhandeling en gespreksverslag De beoordeling wordt vastgelegd op het beoordelingsformulier. De leidinggevende tekent het formulier voor akkoord, de medewerker voor gezien. De medewerker mag opmerkingen toevoegen. Opmerkingen van de medewerker kunnen tot nader onderzoek of niet vast stellen van het formulier leiden. De naast hogere leidinggevende moet ook voor akkoord tekenen om de beoordeling vast te stellen. De beoordeelde krijgt een exemplaar van het formulier. Het origineel wordt door de HRMafdeling opgeborgen in het personeelsdossier van de medewerker. Bezwaar De medewerker heeft het recht om binnen 6 weken na ontvangst van het formulier, bezwaar aan te tekenen bij burgemeester en wethouders. Indien de medewerker bedenkingen tegen de beoordeling van zijn/haar leidinggevende heeft, dient hij/zij dit eerst aan zijn/haar leidinggevende kenbaar te maken.
Regelgeving functionerings- en beoordelingsgesprekken. Bij deze handleiding is als bijlage het functionerings- en beoordelingsreglement. Ook vind je daar de formulieren om te gebruiken bij het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Voetnoten: 1: In dit verslag worden concrete afspraken gemaakt omtrent: door medewerk(st)er en/of leidinggevenden te ondernemen activiteiten de keuze en de duur van een opleidingsvorm of instituut, alsmede de redelijkerwijs te maken kosten; de minimaal te behalen resultaten eventueel tegemoetkoming in de kosten
Daarnaast worden afspraken vastgelegd met betrekking tot eventueel benodigde verlof en eventuele verdere medewerking van de zijde van de werkgever die de ambtenaar in staat moeten stellen de gemaakte afspraken uit te voeren.
Het college van burgemeester en wethouders van Leiden gelet op artikel 15:2 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR/UWO); met instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg op 15 november 2012 en 20 november 2013; b e s l u i t: vast te stellen het navolgende
Reglement klokkenluiders Artikel 1
Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder: a. ambtenaar: de ambtenaar bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a, en artikel 1:2, onderdeel a; d; e en f van de CAR/UWO; b. klokkenluider: de ambtenaar die een vermoeden van een misstand heeft gemeld; c. vertrouwenspersoon: een van de functionarissen die als zodanig door het college is aangewezen; d. meldpunt: de Vertrouwenscommissie voor de behandeling van klachten inzake ongewenst gedrag op de werkplek die als zodanig door het college als meldpunt is aangewezen; e. de voorzitter van de vertrouwenscommissie: is het eerste aanspreekpunt voor het college; f. een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeentelijke organisatie waar de ambtenaar werkzaam is omtrent: I. een strafbaar feit; II. een schending van regelgeving of beleidsregels; III. het misleiden van justitie; IV.een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of V. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. Artikel 2 Interne melding 1. De ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit bij zijn direct leidinggevende of, indien hij melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, bij diens leidinggevende of bij een van de in de organisatie aangewezen vertrouwenspersonen. 2. De ambtenaar kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij het college niet bekend te maken. De ambtenaar kan dit verzoek te allen tijde herroepen. 3. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat het college onverwijld op de hoogte worden gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is. Indien de ambtenaar het
vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de vertrouwenspersoon tevens de leidinggevende van betrokkene op de hoogte. 4. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt het college onverwijld een onderzoek in. 5. Het college zendt aan de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de ambtenaar het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. Indien de ambtenaar verzocht heeft zijn identiteit niet bekend te maken aan burgemeester en wethouders, zenden zij een ontvangstbevestiging aan de vertrouwenspersoon. Artikel 3 Standpunt 1. Het college stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van hun standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. 2. Indien het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan het college de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Het college stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis. Artikel 4 De Vertrouwenscommissie 1. De gemeenteraad wijst een of meer personen aan die de vertrouwenscommissie vormt of vormen. 2. De vertrouwenscommissie heeft tot taak een door de ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en burgemeester en wethouders daaromtrent te adviseren. 3. Indien de vertrouwenscommissie uit meerdere personen bestaat, is dit altijd een oneven aantal, inclusief de voorzitter. Tevens kunnen in dat geval een secretaris, een plaatsvervangend voorzitter en andere plaatsvervangende leden worden benoemd. Zij beslissen bij gewone meerderheid van stemmen. Artikel 5 Melding bij de vertrouwenscommissie 1. De ambtenaar kan het vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij de vertrouwenscommissie, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 3; b. hij geen standpunt ontvangen heeft binnen de termijnen bedoeld in artikel 3 van de Klokkenluidersregeling 2. De ambtenaar kan de vertrouwenscommissie verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Artikel 6 Rechtstreekse melding bij de vertrouwenscommissie In het geval zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in de weg staan, kan de ambtenaar, in afwijking van de artikelen 2, 3 en 5, eerste lid, het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij de vertrouwenscommissie. Artikel 7 Ontvangstbevestiging en onderzoek 1. De vertrouwenscommissie bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de ambtenaar die het vermoeden heeft gemeld.
2. Indien de vertrouwenscommissie dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt het een onderzoek in. 3. Ten behoeve van het onderzoek omtrent een melding van een vermoeden van een misstand is de vertrouwenscommissie bevoegd bij het college alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. Het college verschaft de vertrouwenscommissie de gevraagde inlichtingen. 4. De vertrouwenscommissie kan het onderzoek of gedeelten daarvan opdragen aan één van de leden of een deskundige. 5. Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van de vertrouwenscommissie dient te blijven, wordt dit aan de vertrouwenscommissie meegedeeld. De vertrouwenscommissie beveiligt de informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden. Artikel 8 Niet ontvankelijkheid 1. De vertrouwenscommissie verklaart de melding niet ontvankelijk indien: a. de misstand niet van voldoende gewicht is; b. de ambtenaar de procedure bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd, of c. de ambtenaar de procedure bedoeld in artikel 2 wel heeft gevolgd, maar de termijnen bedoeld in artikel 3 nog niet zijn verstreken; d. de ambtenaar de melding niet binnen redelijke termijn maakt; 2. De vertrouwenscommissie stelt het college op de hoogte van de nietontvankelijkheid. Artikel 9 Inhoudelijk advies van de vertrouwenscommissie 1. Indien het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt de vertrouwenscommissie binnen zes weken zijn bevindingen omtrent de melding van een vermoeden van een misstand neer in een advies aan het college. De vertrouwenscommissie zendt een afschrift van het advies aan de ambtenaar met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan de vertrouwenscommissie verstrekte informatie. 2. Indien het advies niet binnen zes weken kan worden gegeven, wordt de termijn door de vertrouwenscommissie met ten hoogste vier weken verlengd. De vertrouwenscommissie stelt het college alsmede de ambtenaar daarvan schriftelijk in kennis. 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van aan de vertrouwenscommissie verstrekt informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die de vertrouwenscommissie geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. 4. Het advies wordt niet eerder openbaar gemaakt dan nadat burgemeester en wethouders hun nadere standpunt aan de ambtenaar die het vermoeden van een misstand heeft gemeld, dan wel, indien de ambtenaar heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan het college, de vertrouwenscommissie, hebben meegedeeld. Artikel 10 Nader standpunt 1. Het college stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies bedoeld in artikel 8, de ambtenaar alsmede de vertrouwenscommissie, schriftelijk op de hoogte van hun
nader standpunt. Indien gewenst ontvangt de ambtenaar het nader standpunt op zijn privé adres. 2. Aan de ambtenaar die de vertrouwenscommissie heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken geschiedt de berichtgeving van het nader standpunt via de vertrouwenscommissie. 3. Een van het advies afwijkend nader standpunt wordt gemotiveerd. Artikel 11 Jaarverslag 1. Jaarlijks wordt door de vertrouwenscommissie een verslag gemaakt. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen gemeld: a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b. het aantal en de aard van de meldingen dat niet tot een onderzoek geleid heeft; c. het aantal onderzoeken dat de vertrouwenscommissie heeft verricht, en d. Het aantal adviezen en de aard van de adviezen die de vertrouwenscommissie heeft uitgebracht. 3. Dit jaarverslag wordt aan het college en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Artikel 12 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.
Het college van burgemeester en wethouders van Leiden met instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg op 15 november 2012 en 20 november 2013; b e s l u i t: vast te stellen het navolgende
Reglement voor de behandeling van klachten over ongewenst gedrag op de werkplek
Artikel 1 Gebied waarvoor de regeling geldt De regeling strekt zich uit tot alle gevallen van ongewenste omgangsvormen: van seksuele intimidatie, geweld en agressie, pesten en discriminatie. Artikel 2 Reikwijdte De klachtenprocedure is van toepassing op personen die werkzaam zijn bij de gemeente Leiden. De procedure is eveneens van toepassing op stagaires, uitzendkrachten, tijdelijke krachten en bij de gemeente Leiden gedetacheerd personeel. Artikel 3 Definities a. klager: de natuurlijke persoon die werkzaam is of is geweest bij de gemeente Leiden die een klacht heeft ingediend bij een van de vertrouwenspersonen of de klachtencommissie. Stagiaires, uitzendkrachten en bij de gemeente gedetacheerd personeel kunnen als klager worden aangemerkt. b. vertrouwenspersoon: de door het bevoegd gezag in een bepaalde dienst benoemde persoon tot wie de klager die geconfronteerd wordt met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden voor advies, ondersteuning en bemiddeling. c. aangeklaagde of verweerder: de natuurlijke persoon die werkzaam is bij de gemeente Leiden, tegen wie een klachten wegens ongewenste omgangsvormen is ingediend.
d. leidinggevende: een leidinggevende is diegene die andere medewerkers aanstuurt.
e. klachtencommissie: de commissie waartoe de klager die geconfronteerd wordt met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden met een klacht.
f. bevoegd gezag: het bevoegd gezag wordt uitgeoefend door het college van burgemeester en wethouders, voor zover niet aan anderen gemandateerd.
g. werkgever: de Gemeente Leiden.
Artikel 4 Taken en bevoegdheden vertrouwenspersonen 1. Een vertrouwenspersoon wordt benoemd en ontslagen door het bevoegd gezag. 2. De vertrouwenspersoon valt beheersmatig onder de directeur van de dienst waar hij of zij is aangesteld. 3. Het bevoegd gezag wijst op voordracht van het bevoegd gezag – gehoord de ondernemingsraad - bij iedere dienst een vertrouwenspersoon aan. 4. De vertrouwenspersoon is uitsluitend verantwoording schuldig aan het bevoegd gezag. 5. De vertrouwenspersoon wordt door het bevoegd gezag in staat gesteld de taken naar behoren te vervullen. 6. De taken van de vertrouwenspersoon bestaan uit: het opvangen van medewerkers die in hun werk zijn geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen en hen advies en ondersteuning verlenen; het informeren van de medewerkers over de mogelijkheden die er zijn om het ervaren probleem tot een oplossing te brengen; het bemiddelen bij het tot een oplossing brengen van de ervaren problemen; het informeren van medewerkers over de mogelijkheden om een klacht in te dienen en het wijzen op de consequenties van het indienen van een klacht; het desgewenst begeleiden en ondersteunen van de medewerker indien deze besluit tot het indienen van een klacht bij de klachtencommissie; het voor zover nodig en gewenst verwijzen van betrokkenen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties; het zorgdragen voor nazorg voor klager en aangeklaagde; het onverwijld melden bij het bevoegd gezag indien naar het oordeel van de vertrouwenspersoon directe ordemaatregelen zijn vereist; het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bevoegd gezag over preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen; het registreren van meldingen en het jaarlijks rapporteren aan het bevoegd gezag, zodanig dat de anonimiteit van betrokkenen wordt gegarandeerd; het bijhouden van een archief van de door de vertrouwenspersoon behandelde klachten; na een termijn van 5 jaar wordt het desbetreffende dossier vernietigd; het geven van voorlichting ter voorkoming van ongewenst gedrag. Artikel 5
De bedrijfsmaatschappelijk werker en de bedrijfsarts
1. De gemeente heeft een bedrijfsmaatschappelijk werker en een bedrijfsarts in dienst. 2. Deze functionarissen dragen – elk vanuit de eigen discipline en vakkennis – verantwoordelijkheid voor een deel van het welzijn van de werknemers en treden op bij problemen van velerlei aard. 3. De bedrijfsmaatschappelijk werker fungeert tevens als vertrouwenspersoon voor de vertrouwenspersonen van de gemeente Leiden.. Artikel 6 Samenstelling Klachtencommissie 1. De commissie is samengesteld uit een onafhankelijk voorzitter afkomstig van buiten het ambtelijk apparaat van de gemeente Leiden (bij voorkeur een jurist), 2 andere leden + 2 vervangende leden. Het verdient de voorkeur om in de commissie een lid te benoemen dat goed op de hoogte is van de bepalingen in de CAR-UWO.. 2. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris (geen lid). Deze functionaris is een ambtenaar van de gemeente Leiden. 3. In de klachtencommissie hebben zowel mannen als vrouwen zitting. 4. De leden en plaatsvervangend leden worden benoemd en ontslagen door het bevoegd gezag 5. De leden en plaatsvervangend leden worden benoemd voor een periode van 4 jaar. Zij treden na hun zittingsperiode af en zijn terstond voor ten hoogste 1 termijn herbenoembaar. 6. Het bevoegd gezag stelt de commissie in de gelegenheid haar taak naar behoren te vervullen. 7. Het bevoegd gezag heeft geen zitting in de commissie. 8. De leden van de commissie mogen geen persoonlijk belang hebben bij de afhandeling van de klacht en niet betrokken zijn bij de klacht. Mocht een dergelijke situatie zich voordoen, dan zal het betrokken commissielid zich door een plaatsvervangend lid laten vervangen. Artikel 7 Taken commissie De commissie onderzoekt klachten indien de door de medewerk(ster) ervaren discriminatie, seksuele intimidatie of pesten op de werkplek niet met behulp van een vertrouwenspersoon tot een oplossing kan worden gebracht dan wel indien de aard ervan dusdanig is dat hiertoe naar het oordeel van de klager aanleiding is, kan een klacht worden ingediend bij de Klachtencommissie. Artikel 8 Bevoegdheden commissie a. Het horen van de klager, de aangeklaagde (of verweerder), de vertrouwenspersoon en getuigen; b. Het horen van andere dan hierboven genoemde personen;
c. Het inwinnen van informatie voorzover de uitvoering van de taken daartoe noodzaakt; d. Het zo nodig informeren van leidinggevende dat een klacht is ontvangen. Artikel 9 Werkwijze commissie 1. De klachtencommissie brengt een gemotiveerd oordeel - en eventuele aanbevelingen over te nemen maatregelen - uit aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur; deze is gehouden binnen twee weken het college van burgemeester en wethouders een voorstel tot afhandeling te doen. In het geval de gemeentesecretaris/algemeen directeur wenst af te wijken van de aanbevelingen van de commissie dient hij dit gemotiveerd en schriftelijk te doen. Het college neemt een besluit. 2. De klachtencommissie kan zich laten bijstaan door adviseurs en externe deskundigen. 3. De commissie adviseert bij meerderheid van stemmen. Artikel 10 Indienen klacht Een klacht kan via de vertrouwenspersoon of rechtstreeks via de klager schriftelijk bij de commissie worden ingediend. De klacht moet betrekking hebben op gebeurtenissen die niet langer dan 2 jaar daarvoor hebben plaatsgevonden. Artikel 11 Inhoud van de klacht De klacht bevat een omschrijving van de confrontatie met de hierboven benoemde gedragsvormen met zo mogelijk vermelding van tijd, plaats, omstandigheden, de inhoud van het gedrag, de naam van de aangeklaagde (verweerder), de namen van eventuele getuigen en de stappen die de klager reeds heeft ondernomen. Artikel 12 Procedure Als de klacht ontvankelijk wordt verklaard, zendt de commissie een afschrift aan de aangeklaagde. Verweerder en klager worden door de commissie apart gehoord, tenzij zij te kennen geven er geen bezwaar tegen te hebben in elkaars aanwezigheid te worden gehoord. De commissie onderzoekt de klacht door klager, de vertrouwenspersoon en zo nodig eventueel getuigen en anderen te horen. Deze personen zijn verplicht voor de commissie te verschijnen. Als de klager niet verschijnt, wordt de klacht verder niet in behandeling genomen; weigert de aangeklaagde gehoord te worden, dan biedt de commissie hem of haar alsnog de gelegenheid om binnen 4 weken schriftelijk te reageren. Voldoet de aangeklaagde hieraan niet, dan wordt de klacht onbetwist in behandeling genomen. Artikel 13 Ontvankelijkheid Een klacht is niet ontvankelijk indien en voor zover: De klacht geen betrekking heeft op ongewenste omgangsvormen; Er sprake is van een anonieme klacht; Er sprake is van een mondeling ingebrachte klacht die niet op schrift is gesteld en die niet getekend is; De klacht namens anderen is ingediend;
De klacht reeds eerder door de commissie is behandeld, tenzij er sprake is van nieuwe feiten; De termijn van twee jaren is verstreken; De klacht betrekking heeft op lopende of afgesloten ontslagaanvragen of schorsingen conform de CAR-UWO; De kwestie sub judice is (dat wil zeggen dat een rechter al ‘op de zaak zit’). Artikel 14 Termijnen De commissie zendt haar gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de klacht zo snel mogelijk doch uiterlijk 6 weken na ontvangst van de klacht naar de directeur van de desbetreffende dienst. Deze doet het bevoegd gezag uiterlijk twee weken na ontvangst een voorstel tot afhandeling. Artikel 15 Bekendmaking uitspraak commissie Het bevoegd gezag neemt uiterlijk 6 weken na ontvangst van de rapportage van de commissie en het voorstel tot afhandeling van de directeur een besluit over de klacht en over het advies met betrekking tot de eventueel te treffen maatregelen. De direct betrokkenen ontvangen een afschrift van het besluit. Artikel 16 Raadsman Zowel klager als aangeklaagde kan zich laten bijstaan door een raadsman. Artikel 17 Bezwaar en beroep Tegen het besluit van het bevoegd gezag kan, met inachtneming van de Algemene wet bestuursrecht, door de direct betrokkenen bezwaar worden gemaakt. Artikel 18 Overige bepalingen 1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag. 2. Het College van burgemeester en wethouders vraagt over elk voorstel tot wijziging van dit reglement advies aan de vertrouwenspersonen in de diensten, de OR en de Klachtencommissie alvorens het College het voorstel tot wijziging ter vaststelling aan de gemeenteraad voorlegt 3. Deze regeling kan worden aangehaald als: “Reglement voor klachten over ongewenst gedrag”. Artikel 19 Inwerkingtreding 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. 2. Wijzigingen in de CAR/UWO die van invloed zijn op dit reglement zullen zo spoedig mogelijk na lokale bekrachtiging van de CAR/UWO zijn verwerkt in deze regeling.
Het college van burgemeester en wethouders van Leiden Gelet op hoofdstuk 3:1 en artikel 15:1:22 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR/UWO); met instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg op 15 november 2012 en 20 november 2013; b e s l u i t: vast te stellen de navolgende
REGELING REISKOSTEN
I.
DIENSTREIZEN
Artikel 1 Vergoeding reis- en verblijfskosten dienstreizen Naar de regels van de artikelen 2 tot en met 11, wordt een vergoeding verleend van reis- en verblijfskosten in verband met dienstreizen. Het overzicht van vergoedingen is opgenomen in artikel 12. Artikel 2 Begripsomschrijvingen In de regeling reiskosten wordt verstaan onder:
a. betrokkene: de ambtenaar in de zin van de CAR-UWO; b. standplaats: de gemeente of het met name bekende afzonderlijk liggend deel van de gemeente waar de werkplek van betrokkene is gelegen; werkplek: het gebouw of trein waar betrokkene gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;
c. d. dienstreis: een naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijke verplaatsing van e.
een betrokkene tot het verrichten van gemeente buiten de werkplek en het hiermee verband houdende verblijf buiten deze werkplek. woongebied: als woongebied in de zin van artikel 18:1:1, lid 1 sub b, van de CAR-UWO wordt aangewezen het gebied dat – vanaf Leiden gerekend – wordt begrensd door de uiterste grenzen van de gemeenten Noordwijk, Noordwijkerhout, Lisse, Alkemade, Rijnsaterwoude, Ter Aar, Alphen aan de Rijn, Hazerswoude, Benthuizen, Zoeterwoude, Voorburg, Leidschendam en Wassenaar.
Artikel 3 Vermindering vergoeding Indien van derden een vergoeding wordt ontvangen voor de in lid 1 bedoelde kosten, wordt deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak bestaat. Artikel 4
Tijdelijk werkzaamheden buiten standplaats
1. Indien en zodra is te voorzien dat de betrokkene tijdelijk, voor een periode van ten minste vier weken, gedurende meer dan de helft van de voor hem gebruikelijke werkdagen zijn werkzaamheden in of vanuit één bepaalde plaats buiten zijn standplaats moet gaan verrichten, heeft hij, in afwijking van het bepaalde in de artikel 6 tot en met artikel 10 van deze regeling, voor het afleggen van het traject tussen zijn woning en de tijdelijke werkplek en voor eventuele pensionkosten die hij vanwege dat tijdelijke werk maakt, aanspraak op een vergoeding voor reis- en pensionkosten op de voet van artikel 18:1:6, lid 2 CAR-UWO. 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, kan in de gevallen waarin het bevoegd gezag van oordeel is dat daartoe aanleiding bestaat, voor het afleggen van het traject tussen de woning en de tijdelijke werkplek vergoeding voor reiskosten worden verleend volgens de artikelen 6 tot en met 10.
Artikel 5 Begin- en eindpunt dienstreis 1. Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten geldt dat de werkplek het beginpunt en het eindpunt is van de dienstreis. 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid kan de woning van de betrokkene of een andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt, tenzij op de heenreis of de terugreis de werkplek wordt bezocht. Artikel 6 Reiskosten openbaar vervoer 1. Wegens reiskosten per openbaar vervoer worden vergoed de kosten van openbaar vervoer die in verband met de dienstreis blijkens overgelegde bewijsstukken zijn gemaakt. 2. Indien de betrokkene voor de dienstreis gebruik maakt van een niet van gemeentewege verstrekt(e) abonnement, kortingskaart e.d. wordt, in afwijking van het bepaalde in het eerste lid, voor vergoeding wegens reiskosten uitgegaan van de kosten zonder gebruikmaking van het/de abonnement, kortingskaart e.d. De vergoeding wordt aan de betrokkene toegekend voor zover daarmee de voor hem ten laste blijvende kosten niet worden overschreden. Voor het bepalen van de voor de betrokkene ten laste blijvende kosten wordt rekening gehouden met: eventuele tegemoetkomingen die krachtens de regels van hoofdstuk 18 CAR-UWO voor het dagelijkse reizen tussen de woning en de werkplek over de periode van geldigheid van het/de abonnement, kortingskaart e.d. aan betrokkene zijn verstrekt; eventuele reeds aan betrokkene verstrekte reiskostenvergoedingen voor andere dienstreizen, waarbij gebruik is gemaakt van het/de abonnement, kortingskaart e.d.
Artikel 7 Dienstreis eigen motorvoertuig Indien de dienstreis naar het oordeel van het bevoegd gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden ondernomen, kan het bevoegd gezag aan de betrokkene toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen voertuig, in welk geval hem een vergoeding wordt verleend volgens door het bevoegd gezag te stellen regels. Artikel 8 Doelmatigheid 1. Indien naar het oordeel van het bevoegd gezag het dienstbelang er mee is gebaat dat tijdens een dienstreis naast openbaar vervoer tevens gebruik wordt gemaakt van een taxi, worden de aan dat taxigebruik verbonden kosten volledig vergoed.
2. Indien naar het oordeel van het bevoegd gezag, een eigen voertuig voor het vervoer tussen de woning en de werkplek noodzakelijk is voor het op doelmatige wijze uitvoeren van een op die dag voorkomende dienstreis, kan daarvoor per kilometer een vergoeding worden verleend. 3. Het bevoegd gezag kan, in afwijking van het bepaalde in artikel 6 en artikel 7, regels stellen krachtens welke voor een betrokkene een tegemoetkoming in reiskosten en andere kosten die rechtstreeks verband houden met het carpoolen wordt verstrekt, indien de betrokkene voor het ondernemen van de dienstreis: a. gebruik maakt van een eigen motorvoertuig tezamen met één of meer anderen of b. meerijdt in een motorvoertuig van een ander. 4. De tegemoetkoming in reiskosten bedoeld in het eerste lid bedraagt ten hoogste het bedrag vastgesteld krachtens artikel 15, tweede lid, onderdeel c, van de Wet op de loonbelasting 1964.
Artikel 9 Vergoeding verblijfkosten 1. De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en 's avonds worden vergoed volgens door het bevoegd gezag te stellen regels. 2. Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis kort dan vier uur en voor een dienstreis binnen de standplaats. 3. Aan de betrokkene die tijdens de dienstreis overnachting van overheidswege ontvangt en daarvoor betaling verschuldigd is, wordt een vergoeding verleend volgens de door het bevoegd gezag te stellen regels. In geval van de verstrekking van overheidswege geen gebruik is gemaakt, bestaat geen aanspraak op vergoeding. 4. Geen aanspraak op vergoeding voor maaltijden bestaat indien tijdens een dienstreis de gelegenheid bestaat al dan niet tegen betaling maaltijden van overheidswege te ontvangen, tenzij de betrokkene aannemelijk maakt dat hij daarvan geen gebruik heeft kunnen maken. 5. Indien veelvuldig dienstreizen moeten worden gemaakt, kan het bevoegd gezag een lage vergoeding wegens verblijfkosten vaststellen dan de vergoeding die wordt vastgesteld volgens de in het eerste lid te stellen regels. 6. Aan de betrokkene in bepaalde functies kan door het bevoegd gezag een vaste maandelijkse onkostenvergoeding worden toegekend. Het bevoegd gezag verklaart deze regeling van toepassing voor de sociale rechercheurs. 7. Bij grote verschillen in de kosten tussen betrokkenen, fiscale wijzigingen of wegens andere redenen kan deze vergoeding worden afgeschaft. 8. Bij de toekenning wordt per groep betrokkenen bepaald: a. waarvoor de vergoeding bestemd is en in welke omvang, declaraties van deze kosten is dan niet mogelijk. b. de hoogte van de vergoeding, deze wordt bepaald door de kosten van het in sub a benoemde te bepalen over 3 maanden. Bij deze bepaling wordt rekening gehouden met de hoeveelheid vrije dagen in die periode en de hoeveelheid op jaarbasis. 9. Bijstelling van het in lid 3 bepaalde bedrag vindt plaats door de meting na 3 jaar te herhalen. 10. De vaste onkostenvergoeding is voor parttimers naar rato van toepassing. 11. De onkostenvergoeding vervalt: a. bij ziekte: I.
bij kortstondige afwezigheid wordt de onkostenvergoeding doorbetaald. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid te verwachten is. II. indien langdurige afwezigheid, langer dan zes weken, is te voorzien, wordt de onkostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaalt. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, wordt de onkostenvergoeding weer uitbetaald. b. Als de betrokkene de functie niet meer uitoefent.
12. Het bevoegd gezag kan te allen tijde de betrokkene verplichten over een periode van 3 maanden de werkelijke kosten bij te houden en aan te tonen met bonnen en bescheiden. 13. Betrokkenen die niet voor koffie- en theepauzes terug kunnen keren naar de werkplek, alsmede de betrokkenen wiens functie bestaat uit het heen en weer reizen tussen de vaste standplaats en elders ontvangen een naar redelijkheid vast te stellen vergoeding voor kleine uitgaven aan koffie, thee en dergelijke. 14. De vergoeding bedraagt per dag maximaal het bedrag voor kleine uitgaven van artikel 12, lid 2 sub b, punt I. 15. De hoogte van de vergoeding is mede afhankelijk van het aantal dagen per maand, dat de betrokkene geen gebruik heeft kunnen maken van de door de gemeente verstrekte koffie en thee. Artikel 10 Declaratie Lid 1 Het declareren van de reis- en verblijfkosten geschiedt op een het bevoegd gezag voorgeschreven wijze, onder overlegging van de vereiste bewijsstukken. Lid 2 De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de betrokkene de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft. Lid 3 De vergoedingen voor reis- en verblijfkosten krachtens deze regeling, zoals opgenomen in artikel 14, worden gewijzigd overeenkomstig sectorale richtlijnen. Artikel 11 Afbouwregeling lease auto’s 1. De betrokkene die op 1 januari 2011 de functie van sociaal rechercheur vervult, kan, zolang hij de functie van sociaal rechercheur vervult, gebruik maken van een leaseauto.
2. Bij gebruik van een leaseauto wordt gebruik gemaakt van een leasemaatschappij, waar de gemeente een binding mee heeft. a. Bij gebruik van een leaseauto volgens deze regeling maakt de betrokkene twee maanden voor het aangaan van het leasecontract de keuze: I. om deze alleen voor de gemeente, inclusief woon- werkverkeer te gebruiken, of of II. om deze ook privé te gebruiken, in dat geval is maandelijks een inhouding van € 125,- maand op het salaris van toepassing. Dit bedrag wordt verhoogd met het bedrag, dat de leaseprijs hoger is dan € 500,- of verlaagd als de leaseprijs lager is. b. Tegemoetkoming in reiskosten: I. een vergoeding voor woon- werkverkeer (conform hoofdstuk 18 of 4a van de CAR-UWO) is bij gebruik van een leaseauto niet van toepassing. II. een vergoeding voor dienstreizen is alleen van toepassing, als in overleg met de leidinggevende van het openbaar vervoer gebruik gemaakt is. c. De auto heeft een maximaal leasebedrag van € 500,- per maand de looptijd van een leasecontract is in principe 5 jaar. Bij het contract wordt rekening gehouden met: I. Maximaal 10.000 km per jaar privégebruik. II. Een indicatie voor de verreden kilometers per betrokkene blijkt uit de periodieke afrekening van het brandstofpasje. Na inschatting hiervan zal er bij twijfel in individuele gevallen een sluitende kilometerregistratie van het zakelijk gebruik moeten worden bijgehouden.
d.
e. f.
g.
h.
i.
III. Alle voertuigen worden op naam van de gemeente gesteld of op naam van de betrokkene, al naar gelang de vereisten van de leasemaatschappij. IV. De kosten voor om- en inbouw van accessoires en verbindingsapparatuur nodig voor een goede uitoefening van de functie zijn voor rekening van de gemeente. Het bevoegd gezag bepaalt de noodzaak. De meerkosten van op verzoek van de betrokkene ingebouwde duurdere apparatuur worden bij de aanschaf ingehouden op het salaris van de betrokkene. Brandstofkosten in Nederland worden vergoed door de gemeente. Brandstofkosten in het buitenland, zijn voor rekening van de betrokken betrokkene, declaratie is mogelijk als deze kosten voor het werk gemaakt zijn. De auto kan, indien dit voor het werk nuttig is, aan andere ambtenaren van de gemeente na overleg onder werktijd in gebruik worden gegeven. Het is mogelijk, dat ambtenaren, die parttime werken, verplicht worden om één of meer auto’s gezamenlijk te gebruiken. In dat geval kan afgesproken worden, dat slechts één van de twee ambtenaren de auto tevens privé gebruikt. Indien een betrokkene (tijdelijk) geen gebruik kan maken of behoeft te maken van de aan hem ter beschikking gestelde auto (bijvoorbeeld door tijdelijke uitoefening van een andere functie of ziekte) geldt het volgende: I. bij ziekte: bij kortstondige afwezigheid loopt het privégebruik van de leaseauto door. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aansluitende weken in redelijkheid te verwachten is; indien langdurige afwezigheid, langer dan 6 weken is te voorzien, loopt het privégebruik van de leaseauto de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog door, daarna kan de gemeente de auto op een andere wijze inzetten. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, is privégebruik van de leaseauto weer mogelijk. II. Bij het tijdelijk vervullen van een andere functie kan de gemeente vanaf de eerste dag de auto op een andere wijze inzetten. III. Als de betrokkene de auto niet meer ter beschikking heeft, dan vervalt de eigen bijdrage. De voorwaarden van het leasecontract met betrekking tot het melden van schade, reparaties en dergelijke worden aan de betrokkene verstrekt en dienen door hem nageleefd te worden. Schade, reparaties en dergelijke worden terstond aan de gemeente gemeld. Het aanbieden ter reparatie geschiedt in overleg met de leidinggevende. Voor het gemeentegebruik gelden de volgende aanvullende regels: I. De betrokkene mag de auto bij de woning parkeren. II. De betrokkene draagt als een goed huisvader zorg voor de aan hem toebedeelde leaseauto. III. De kosten voor de parkeerkaart in Leiden worden door de gemeente betaald. IV. Verkeersboetes zijn voor rekening van de werknemer. Alleen als de boete veroorzaakt werd door de uitoefening van de functie en niet aan de betrokkene te wijten is, wordt deze door de gemeente vergoed. V. Indien sprake is van privégebruik gelden de volgende aanvullende regels: Meer gereden kilometers worden aan de gemeente vergoed op basis van de prijs per leasekilometer vermeerderd met de gemiddelde brandstofprijs per kilometer. De meer gereden kilometers worden berekend over de leaseperiode van 5 jaar. VI. Naast de betrokkene zijn de levenspartner waarmee duurzaam wordt samengeleefd en gezinsleden eveneens gerechtigd tot gebruik. De betrokkene
j. k.
doet opgaaf van deze personen. In afwijking hiervan kan bij dringende redenen eveneens van de leaseauto gebruik worden gemaakt door een ieder die door de hoofdverantwoordelijke, dan wel één van zijn gemachtigde wordt aangewezen. De eindverantwoordelijkheid blijft bij de betrokkene. VII. Tijdens privé gebruik is het eigen risico van toepassing inclusief en voor zover van toepassing met een verhoging voor jeugdige bestuurders. Bij wijziging van de fiscale wetgeving voor de gemeente vindt aanpassing van deze regeling plaats. Het college kan voor zover nodig in afwijking van de bij of krachtens dit hoofdstuk gestelde regels beslissen in individuele gevallen, waarin deze regelen naar het oordeel van het college niet of niet naar redelijkheid voorzien.
Artikel 12 Vervoers- en verblijfskosten dienstreis (peildatum 1-1-2013) 1. a. de vergoeding wegens vervoerskosten volgt de rijksvergoedingen; de bedragen worden automatisch jaarlijks aangepast;
b. de kosten van het openbaar vervoer worden vergoed bij overlegging van de c.
vervoerbewijzen. Bij gebruik van eigen vervoer zonder dat van de bij lid c beschreven situatie sprake is wordt € 0,09 per afgelegde kilometer vergoed; Vergoeding voor het gebruik van een eigen voertuig vindt alleen plaats indien openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is en hiervoor toestemming is verleend. De vergoeding bij toestemming voor het gebruik van eigen voertuig is € 0,37 per afgelegde kilometer.
2. a. De vergoeding wegens verblijfkosten volgt de rijksvergoedingen de bedragen worden automatisch jaarlijks aangepast.
b. De hoogte van de vergoedingen bedraagt: I.
voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van € 4,43 voor kleine uitgaven overdag II. een bedrag van € 13,23 voor kleine uitgaven 's avonds III. € 13,90 voor een lunch IV. € 21,03 voor een avondmaaltijd V. € 85,92 voor logies VI. € 8,39 voor een ontbijt c. De aanspraak op de onder het eerste lid, onderdelen a t/m f, bedoelde vergoedingen bestaat slechts indien voor het verkrijgen van de respectievelijke verstrekkingen kosten gemaakt moesten worden in een daarvoor bestemde gelegenheid. De vergoedingen worden alleen betaald bij overlegging van de rekening. d. Bij aansluitende dienstreizen kan de avondcomponent als bedoeld in het eerste lid niet langer dan voor de eerste acht avonden worden toegekend. Voor ieder volgend etmaal dat binnen die dienstreizen valt, wordt het bedrag van de avondcomponent gehalveerd. e. Voor een (deel van) een dienstreis van kortere duur dan een etmaal worden de uit te keren bedragen voor verblijfkosten berekend overeenkomstig het eerste, het tweede en het derde lid, met dien verstande dat: I. de dagcomponent slechts wordt toegekend, indien mede wordt voldaan aan de voorwaarde dat ten minste 4 uren in de dienstreis valt;
II.
III.
de avondcomponent en de ontbijtcomponent slechts worden toegekend, indien mede wordt voldaan aan de voorwaarde, dat een overnachting in de dienstreis valt; de lunchcomponent respectievelijk de dinercomponent slechts worden toegekend, indien mede wordt voldaan aan de voorwaarde dat de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur respectievelijk tussen 18.00 uur en 21.00 uur geheel in de dienstreis valt.
3. Bij overwerk geldt dat indien nodig bovenstaande regeling wordt toegepast. De noodzaak wordt in overleg met het bevoegd gezag vastgesteld. De werktijd moet bovendien tenminste 2 uur verlengd zijn.
II.
WOON- WERKVERKEER
Artikel 13
Vergoeding reiskosten woon- werkverkeer voor niet-verhuisplichtigen 1. Voor niet-verhuisplichtigen, die meer dan 10 km van het werk wonen is een vergoeding voor reiskosten voor het woon- werkverkeer van toepassing. Bij de berekening en uitbetaling wordt uitgegaan van de volgende leden van dit artikel.
2. De reiskostenvergoeding voor het woon- werkverkeer 2013 wordt vastgesteld op het bedrag van het jaar 2012 opgehoogd met 2,6%. 3. De vergoeding wordt aangepast bij: a. minder dan 4 reisdagen (zie artikel 14); b. doorbetalen en stopzetten van de regeling bij afwezigheid: I.
bij kortstondige afwezigheid wordt de reiskostenvergoeding doorbetaald. Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid te verwachten is;
II.
indien langdurige afwezigheid, langer dan 6 weken, is te voorzien, wordt de reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaald. Per de eerste van de maand volgend op de hervatting van het werk, al dan niet op therapeutische basis, wordt de reiskostenvergoeding weer uitbetaald.
4. Deze regeling wordt automatisch aangepast als de belastingtechnische mogelijkheden voor de gemeente veranderen. 5. Bedragen van € 5,00 of minder worden niet uitbetaald. Artikel 14 Reiskostenvergoeding woon- werkverkeer voor niet- verhuisplichtigen De vergoeding, als bedoeld in artikel 13, is afhankelijk van het aantal dagen dat de betrokkene reist. Het percentage, dat van het berekende bedrag wordt betaald is afhankelijk van het aantal reisdagen: werkdagen
uitbetaald percentage van de berekende reiskosten
1 dag
30%
2 dagen
60%
3 dagen
90%
4 of meer dagen
100%
Artikel 15 voor
Reiskostenvergoeding woon- werkverkeer en verhuiskostenvergoeding
verhuisplichtigen 1. Overeenkomstig artikel 18:1:6 CAR-UWO de verhuisplichtige ambtenaren gedurende een beperkte periode een volledige vergoeding van de reiskosten woon- werkverkeer toe te kennen. Ingevolge het bepaalde in artikel 18:1:7, lid 1, bedraagt de vergoeding van de reiskosten de gemaakte kosten van het openbaar vervoer op basis van het tarief van de
tweede klasse. Artikel 18:1:7, lid 2, bepaalt vervolgens dat de tegemoetkoming in kosten voor treinreizen per jaar tot ten hoogste de maximumprijs van een NS-trajectkaart tweede klasse. Voor 2011 bedraagt de maximumprijs van een NS-jaartrajectkaart € 3.503,-. 2. Artikel 18:1:7, lid 3, bepaalt dat de verhuisplichtige ambtenaar die met de trein reist en van de woning of het pension met ander (aansluitend) openbaar vervoer naar het eerst mogelijk NS-station kan reizen, maar van dit openbaar vervoer geen gebruik maakt en in plaats daarvan met eigen vervoer reist een tegemoetkoming op jaarbasis ontvangt. Dit bedrag is voor 2011 vastgesteld op € 94,40 op jaarbasis. 3. Artikel 18:1:7, lid 4, bepaalt dat verhuisplichtige ambtenaren die werken op een plaats die niet per openbaar vervoer te bereiken is, voor de duur van het dienstverband een maandelijkse vergoeding krijgen waarbij de hoogte afhangt van de enkele reisafstand en van het aantal dagen dat iemand naar de plaats van tewerkstelling reist. Ingevolge artikel 18:1:7, lid 4, wordt de maandelijkse vergoeding voor 2011 volgens onderstaande tabel vastgesteld (het betreft hier enkele reisafstanden): 1 dag p/w 2 dgn p/w 3 dgn p/w 4 of meer dgn p/w 0 tot en met 10 km
€ 8,13
€ 16,25
€ 24,38
€ 32,50
10 tot en met 15 km
€ 16,25
€ 32,50
€ 48,75
€ 65,00
15 tot en met 20 km
€ 22,75
€ 45,50
€ 68,25
€ 91,00
20 km of meer € 32,50 € 65,00 € 97,50 € 130,00 Lid 4 De tegemoetkoming in de verhuiskosten overeenkomstig artikel 18:1:5 bedraagt: voor dubbele woonlasten voor 2011 maximaal € 283,42 per maand;
voor alle andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten, bijvoorbeeld inrichtingskosten voor 2011 maximaal € 5.648,10.
Artikel 16 Ingangsdatum Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.
Toelichting regeling reiskosten: Artikel 7 Uitgangspunt bij het criterium doelmatigheid is dat het opdracht geven en mogelijk maken van dienstreizen een zaak van de gemeente is en dat deze moet voorzien in het voor die reizen adequate vervoer. Het gebruik van privé-vervoermiddelen moet daarom tot bijzondere situaties beperkt blijven. In verband daarmee zal het toekennen van de in artikel 12, eerste lid onder c genoemde vergoeding in het vervolg per betreffende dienstreis dienen te worden onderbouwd bij de aanvraag voor vergoeding. Het gebruik van privé-vervoermiddelen is geïndiceerd in het geval waarin een dienstreis absoluut noodzakelijk is, deze reis naar het oordeel van het bevoegd gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden gemaakt en voor die reis geen adequaat gemeentevervoer beschikbaar is. Er is sprake van het niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kunnen reizen indien bijvoorbeeld een of meer van de volgende omstandigheden zich voordoen: a. er rijdt geen openbaar vervoer naar de plaats waar de werkzaamheden moeten worden verricht; b. er moet niet draagbare bagage of zeer kostbare apparatuur worden vervoerd; c. de afstand tussen de dichtstbijzijnde halte van het openbaar vervoer en de plaats waar de werkzaamheden moeten worden verricht bedraagt meer dan 1 kilometer; d. tijdens (een gedeelte van) de reis is de veiligheid van de betrokkene en/of de meegevoerde bagage in het geding; e. de bedrijfsarts is van oordeel dat om medische redenen geen gebruik mag worden gemaakt van het openbaar vervoer; f. er moeten verschillende adressen op dezelfde dag worden bezocht die niet in elkaars nabijheid liggen; g. het begin of einde van de werkzaamheden maken het gebruik van openbaar vervoer (over een deel van het traject) onmogelijk. h. de reisafstand in combinatie met de onzekerheid over de aanwezigheid van de te bezoeken klant maken het gebruik van openbaar vervoer inefficiënt; i. een zwaarwegend gemeentebelang sluit het gebruik van openbaar vervoer uit. Artikel 12, lid 1 sub c De vergoeding is inclusief parkeerkosten.
Het college van burgemeester en wethouders van Leiden, gelet op artikel 6:2, van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR/UWO);
met instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg op 15 november 2012 en 20 november 2013; besluit: vast te stellen de navolgende
Verlofregeling
Artikel 1 Verhoging basis vakantie-uren 1. De vakantieduur , als bedoeld in artikel 6:2, van de CAR/UWO wordt verhoogd met 14,4 uren. 2. De vakantieduur wordt voor ambtenaren in schaal 9 of hoger extra verhoogd met 7,2 uur. 3. De vakantieduur wordt, afhankelijk van de leeftijd die de ambtenaar in het betreffende kalenderjaar bereikt, verhoogd volgens onderstaande tabel: Leeftijd 18 jaar en jonger 45 t/m 54 jaar 55 jaar of ouder
Verhoging in uren 7,2 14,4 28,8
4. Als de ambtenaar, bedoeld in het derde lid, op basis van een oude regeling meer vakantie-uren heeft dan volgens deze berekening, dan blijven deze behouden tot de nieuwe regeling en de oude in aantal uren gelijk uitkomen. Dit lid vervalt als er geen gebruik meer van gemaakt wordt. 5. De vakantieduur wordt bij het verrichten van thuiswachtdienst, als bedoeld in artikel 3:3:1, welke verplichting regelmatig en in belangrijke mate op de ambtenaar rust, verhoogd met 14,4 uren; 6. De vakantieduur wordt voor ambtenaren die in een volle drie- of meerploegendienst werkzaam zijn, verhoogd met 14,4 uren; 7. De verhoging van de vakantieduur als bedoeld in de voorgaande leden van dit artikel, wordt bij een formele arbeidsduur van minder dan 36 uur per week, naar rato van het aantal aanstellingsuren berekend. Artikel 2
Uitwisseling arbeidsduur en vakantie
1. De aanvraagdatum 1 november uit artikel 6:2, lid 2, van de CAR/UWO wordt niet gehanteerd. De in dat artikel genoemde uitwisseling moet gerealiseerd worden voor 1 december in het kalenderjaar, waarin de uitwisseling plaatsvindt. 2. De aanvraag kan slechts één maal per jaar worden ingediend. Indien de aanvraag in een laat stadium wordt ingediend, mag wegens dienstbelang de voorwaarde worden gesteld dat de om te ruilen arbeidsuren al grotendeels gewerkt zijn. Artikel 3 Niet verleende vakantie In aanvulling op artikel 6:2:6, lid 1, van de CAR/UWO geldt dat indien in enig kalenderjaar de vakantie geheel of gedeeltelijk niet is verleend, maximaal 36 verlofuren mogen worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar. Voor ambtenaren die in deeltijd werken wordt dit naar rato berekend. Artikel 4 Brugdagen 1. Burgemeester en wethouders kunnen periodiek maximaal 2 verplichte vakantiedagen per jaar vaststellen. Deze dagen vallen op een werkdag tussen twee vrije dagen. 2. Vanwege de aard van de werkzaamheden, dan wel op andere gronden, kan ten aanzien van een bepaalde groep ambtenaren worden bepaald dat de verplichte vakantiedagen niet van toepassing zijn . 3. De ambtenaar kan de verplichte vakantiedagen compenseren door op andere dagen extra te werken. Artikel 5 Extra erkende feestdagen In aanvulling op het bepaalde in artikel 4:2:1, lid 3, van de CAR/UWO zijn Goede Vrijdag, 5 mei en de dag waarop Leidens Ontzet wordt gevierd als feestdag aangewezen. Artikel 6 Afwijking t.o.v. artikel 6:4 CAR/UWO 1. In afwijking van het gesteld in artikel 6:4, lid 1, van de CAR/UWO heeft de ambtenaar, tenzij de belangen van de dienst zich daartegen verzetten, binnen zestien weken na de bevalling van de echtgenote of geregistreerd partner, de persoon met wie hij ongehuwd samenwoont of degene van wie hij een kind erkent, aanspraak op een aaneengesloten periode van tien dagen verlof. Dit verlof wordt met behoud van bezoldiging verleend. 2. In afwijking van het gestelde in artikel 4.1, lid 2, sub b, Waz, zoals omschreven in de toelichting bij artikel 6:4 van de CAR/UWO heeft de ambtenaar recht op verlof met behoud van bezoldiging, bij het overlijden van: a. echtgenoot of geregistreerd partner, ouders, pleegouders, stiefouders, schoonouders, kinderen, pleegkinderen, stief- en aangehuwde kinderen: vier werkdagen; b. bloed- en aanverwanten in de tweede graad: één werkdag, tenzij de ambtenaar is belast met de regeling van de begrafenis of (en) nalatenschap, in welk geval verlof voor ten hoogste vier werkdagen wordt verleend. Dit verlof dient binnen een periode van zeven kalenderdagen te worden opgenomen. c. overige bloed en aanverwanten tot de vierde graad ingesloten en van de echtgeno(o)t(e) of relatiepartner, van schoonzuster of zwager: ten hoogste één werkdag, tenzij de ambtenaar is belast met de regeling van de begrafenis of (en) nalatenschap, in welk geval verlof voor ten hoogste vier werkdagen wordt verleend. Dit verlof dient binnen een periode van zeven kalenderdagen te worden opgenomen.
Artikel 7 Extra verlof met behoud van bezoldiging In aansluiting op artikel 6:4:1 van de CAR/UWO wordt, tenzij de belangen van de dienst zich daartegen verzetten, aan de ambtenaar verlof met behoud van bezoldiging verleend: I. Om zitting te nemen als voorzitter, lid of plaatsvervangend lid op stembureaus in hun woonplaats; II. Gedurende één extra werkdag, aansluitend aan de dag van het huwelijk; III. Gedurende één extra werkdag op de dag dat de ambtenaar zijn 12½, 25 of 40 jarig huwelijk viert; IV. Gedurende één werkdag bij het huwelijk van broer (zwager), (schoon)zus, (schoon)ouders en kinderen en bij het vieren van hun 25, 40, 50 of 60-jarig huwelijk; V. Gedurende twee werkdagen bij de eigen verhuizing, doch maximaal eens per vijf jaar; VI. Voor het deelnemen aan een examen, dat voor de betrekking die de ambtenaar vervult van belang moet worden geacht. Artikel 8. Buitengewoon verlof ten behoeve van jeugd- en jongerenwerk 1. Aan de ambtenaren kan, tenzij de belangen van de dienst zich daartegen verzetten, buitengewoon verlof van korte duur met behoud van de bezoldiging worden verleend voor: I. het leiden of volgen van een cursus, gericht op vrijwilligers die zich met jeugd- en jongerenwerk bezighouden; II. het leiden van een jeugdkamp of kindervakantie-activiteit als hoofdleider (leidercoördinator); III. het assisteren van de hoofdleider van een jeugdkamp/kindervakantie-activiteit op basis van één vrijwillig medewerkende op elke 15 deelnemers en één vrijwillig medewerkende op elke 3 deelnemers wanneer het een kamp/vakantie-activiteit betreft voor lichamelijk of geestelijk gehandicapte jeugd. 2. Een cursus als bedoeld onder 1, sub a, moet uitgaan, van een landelijke of een provinciale organisatie voor jeugd- en jongerenwerk of van een landelijke of provinciale jeugdafdeling van een sportorganisatie, dan wel door een van deze organisaties worden aanbevolen als belangrijk voor de vorming van de vrijwilliger. De cursus moet ten minste drie achtereenvolgende dagen duren. Voor de onder 1, sub c, bedoelde gevallen kan alleen buitengewoon verlof worden verleend indien de aanwezigheid voor het welslagen van een jeugdkamp/kindervakantie-activiteit dringend gewenst is en geen andere persoon beschikbaar is. 3. Een jeugdkamp of kindervakantie-activiteit bedoeld onder 1, sub b, of 1, sub c, moet uitgaan van een landelijk werkende jeugd- of sportorganisatie dan wel van een plaatselijk, regionaal of provinciaal werkende jeugd- of sportorganisaties of worden georganiseerd door een instelling die geheel of gedeeltelijk ten behoeve van de jeugd werkzaam is. Een jeugdkamp of kindervakantie-activiteit met minder dan tien deelnemers valt niet onder deze regeling. 4. Onder een jeugdkamp wordt verstaan het kamperen (hetzij in tenten, hetzij in een ander daarvoor geschikt verblijf) van jongeren in groepsverband. De leiding van een jeugdkamp moet geheel of voornamelijk bestaan uit vrijwillig medewerkenden. Gezinskampen vallen niet onder deze regeling. Onder een jeugdkamp wordt mede verstaan een jeugd-sportkamp voor zover de leiding geheel of voornamelijk berust bij vrijwillig medewerkenden. Uitgesloten zijn wedstrijdkampen, sporttoernooien en sportwervings- of selectiekampen. Kampen kunnen zowel in Nederland als in het
buitenland worden gehouden. Een kamp moet ten minste vier achtereenvolgende dagen duren. 5. Onder een kindervakantie-activiteit wordt verstaan een door een plaatselijk of regionaal werkende jeugdorganisatie of gemeentelijke instantie georganiseerde vakantie-activiteit voor jeugd en jongeren. Een kindervakantie-activiteit moet ten minste drie achtereenvolgende dagen duren. 6. Onder vrijwillig medewerkende wordt in deze regeling verstaan iemand die gedurende het hele jaar zonder vaste vergoeding (onkostenvergoeding uitgezonderd) in zijn of haar vrije tijd in enig organisatorisch verband (mede) leiding geeft aan een groep of aan groepen jongeren. 7. Het buitengewoon verlof bedraagt voor de onder 1, sub a, tot en met 1, sub c, bedoelde gevallen, telkens ten hoogste vijf dagen, met dien verstande dat per kalenderjaar in totaal niet meer dan tien dagen kunnen worden toegekend. 8. Procedure Voor het verlof bedoeld onder de leden 1 tot en met 7 moet de aanvraag ten minste twee maanden voordat het kamp/de activiteit een aanvang neemt, worden ingediend. Indiening dient namens de werknemer te geschieden: a. door het bestuur van: • de landelijke organisatie voor jeugd- en jongerenwerk die de cursus organiseert; • de landelijke instelling die kampen organiseert voor jeugd en jongeren; • de landelijke sportorganisatie (of de jeugdafdeling daarvan) als het kamp/de kindervakantie-activiteit uitgaat van een van de landelijke organisaties, of van een plaatselijke afdeling daarvan; b. door een provinciaal, regionaal of plaatselijk werkende instelling voor jeugd- en jongerenwerk, als het betreft niet landelijk georganiseerd jeugd- en jongerenwerk of kindervakantie-activiteiten. Artikel 9 Buitengewoon verlof ten behoeve van sportactiviteiten Als het dienstbelang zich er niet tegen verzet kan buitengewoon verlof met behoud van bezoldiging voor de volgende activiteiten tezamen worden verleend voor ten hoogste 5 dagen per jaar, echter voor niet meer dagen dan betrokkene zelf van het eigen vakantieverlof aan deze activiteiten besteedt. Voor activiteiten van langere duur kan eventueel buitengewoon verlof zonder behoud van bezoldiging op aanvraag door burgemeester en wethouders worden verleend. a. Voor het deelnemen aan toeristische evenementen (Laura-rit, 4-daagse en sportwedstrijden), doch uitsluitend aan het personeel, waarvoor de lichamelijke oefening onderdeel vormt van het dienstrooster (i.c. Brandweer). b. Voor het deelnemen aan sportevenementen (dus niet een incidentele voetbalwedstrijd, maar gemeentelijke toernooien e.d.), waarbij het gemeentepersoneel – niet individueel – is uitgenodigd dan wel waarbij het personeel als gastheer optreedt. c. In incidentele gevallen voor het deelnemen aan wedstrijden en een eventueel daaraan voorafgaand trainingskamp, als er sprake is van het bedrijven van topsport en voor zover het tijdstip van de wedstrijd het verlenen van verlof noodzakelijk maakt (dit geldt niet zonder meer voor de verzorger/trainer; deze laatste is in veel gevallen vervangbaar). Artikel 10 activiteiten
Buitengewoon verlof ten behoeve van andere maatschappelijke
1. Als het dienstbelang zich er niet tegen verzet kan buitengewoon verlof met behoud van bezoldiging worden verleend, echter voor niet meer dagen, dan dat de ambtenaar zelf daartoe beschikbaar stelt van het eigen vakantieverlof en ten hoogste voor vijf dagen per jaar tezamen voor de volgende activiteiten. a. Het deelnemen als afgevaardigde aan vergaderingen van organen van landelijke kerkelijke of andere levensbeschouwelijke organisaties, die in de betreffende organisatie zijn voorgeschreven (bijvoorbeeld classisafgevaardigde naar een Generale Synode); b. Het deelnemen als afgevaardigde van plaatselijke afdelingen aan algemene landelijke vergaderingen van in het algemeen belang werkzame lichamen (bijvoorbeeld kruisverenigingen, Rode Kruis, woningbouwverenigingen, politieke partijen of organisaties met culturele doeleinden als amateurtoneel e.d.). c. Het deelnemen aan ambtenarenuitwisselingen van Leiden met zustersteden van Leiden. Dit laatste is niet van toepassing op ambtenaren die niet als zodanig maar uit andere hoofde deelnemen aan sport- of culturele uitwisselingen met deze steden. 2. Voor het deelnemen aan examens als examinator of gecommitteerde zal geen buitengewoon verlof met behoud van de bezoldiging worden verleend. Deze activiteiten vallen onder de nevenactiviteiten waarvoor burgemeester en wethouders afzonderlijk toestemming kunnen verlenen. Artikel 11 Extra verlof wegens komst van adoptie- of pleegkind In aanvulling op artikel 6:8 wordt bij de komst van een adoptie- of pleegkind aan één der partners, tot een maximum van twee maanden verlof verleend, waarbij de ambtenaar, zoals gesteld in artikel 6:8 lid 1, van de CAR/UWO gedurende dit verlof volledige aanspraak op doorbetaling van zijn bezoldiging heeft. Artikel 12. Hardheidsclausule Voor gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, treft het bevoegd gezag een bijzondere regeling. Artikel 13. Inwerkingtreding 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. 2. Wijzigingen in de CAR/UWO die van invloed zijn op deze regeling zullen zo spoedig mogelijk na lokale bekrachtiging van de CAR/UWO zijn verwerkt in deze regeling.
