B&W-nr.: 05.0701 d.d. 07-06-2005
Onderwerp
Gebruik automatiseringpakket Soleil van de Sociale Dienst Leiden door de afdeling Werk, Inkomen en Zorg van de gemeente Leiderdorp
BESLUITEN Behoudens advies van de commissie SWMG
1. Kennis te nemen van het onderzoeksrapport van de heer W. Isendoorn; 2. in te stemmen met het gebruik van het automatiseringspakket Soleil van de Sociale Dienst Leiden door de afdeling Werk, Inkomen en Zorg van de gemeente Leiderdorp. 3. in te stemmen met de daarvoor in rekening te brengen vergoeding ad € 0,60 per inwoner van Leiderdorp en een uurtarief van € 50,00 voor door Soza Leiden gemaakte uren, ten behoeve van ondersteuning voor het onder punt 1 genoemde gebruik; 4. de directeur van de dienst Soza op te dragen om, in samenspraak met de Dienst ID, vóór de start van het Bedrijfsverzamelgebouw, een pakketvergelijking met andere aanbieders van automatiseringpakketten te doen. Mede in het kader van toekomstige ontwikkelingen in wet-en regelgeving (bijvoorbeeld de basisregistraties) Samenvatting Per 1 januari 2006 zal de afdeling Werk Inkomen en Zorg van gemeente Leiderdorp gebruik gaan maken van het Leidse Sociale Zekerheidspakket Soleil. Op die manier werken de gemeenten op natuurlijke wijze toe naar een intensievere samenwerking tussen de twee diensten. Die samenwerking is er uiteindelijk op gericht bedrijfsmatige en beleidsmatige verbeteringen tot stand te brengen binnen beide diensten waardoor de dienstverlening aan de klant eenduidiger en beter wordt.
Kosten van implementatie en gebruik van Soleil door Leiderdorp
Auteur Versie Datum
: Willem Isendoorn – Telengy Management en Advies : 2.0 : Februari 2005
Inhoudsopgave Samenvatting................................................................................................................4 Inleiding 5 Uitgangspunten............................................................................................................6 Software 7 1.1 Huidige situatie Leiderdorp...............................................................................7 1.2 Aanbod Soleil....................................................................................................8 1.3 Toekomstige situatie.........................................................................................9 Datacommunicatie.....................................................................................................12 1.4 Behoeftebepaling............................................................................................12 1.5 Glasvezel........................................................................................................12 1.6 Straalverbinding..............................................................................................13 1.7 VPN over DSL................................................................................................13 1.8 Server Based Computing................................................................................14 1.9 Conclusie........................................................................................................14 Gebruik van hardware................................................................................................16 1.10 Centraal systeem Leiden..............................................................................16 1.11 PC’s Leiderdorp............................................................................................16 1.12 Printers.........................................................................................................16 1.13 Opslag Worddocumenten.............................................................................16 Implementatie.............................................................................................................17 1.14 Organisatorische voorbereiding....................................................................17 1.15 Technische voorbereiding.............................................................................17 1.16 Aanpassingen software................................................................................17 1.17 Kennisopbouw applicatiebeheerders............................................................17 1.18 Inrichting.......................................................................................................18 1.19 Dataconversie...............................................................................................18 1.20 Opleiden overige gebruikers.........................................................................19 1.21 Schaduwdraaien...........................................................................................19 1.22 Acceptatietest...............................................................................................19 1.23 Ingebruikname..............................................................................................20 1.24 Nazorg..........................................................................................................20 1.25 Eigen inspanningen......................................................................................20 Kosten 22 1.26 Schatting kosten...........................................................................................22 1.27 Vergelijking met budgetten...........................................................................23 1.28 Vergelijking met alternatieven.......................................................................23
Samenvatting Leiderdorp en Leiden hebben de intentie om een samenwerking op te zetten op het gebied van Sociale Zaken. Er is sprake van een aanpak in 3 fasen, waarbij de eerste fase inhoudt dat Leiderdorp gebruik gaat maken van de software, die Leiden voor zichzelf ontwikkeld heeft onder de naam Soleil. In dit rapport gaat de aandacht met name uit naar de financiële kant. De aanleiding voor de overstap naar Soleil is het feit dat de huidige basissoftware die Leiderdorp gebruikt per 1-1-2006 vervangen moet worden omdat de leverancier (PinkRoccade Civility) het onderhoud beëindigt. Overigens vallen de uitvoering van de Wet Voorziening Gehandicapten (WVG) en de vangnetregeling huursubsidie buiten deze samenwerking. Naast de software van PinkRoccade (NTS) werkt Leiderdorp tevens met kennissoftware van MRE, met software van Liaan voor de verwerking van de gegevens van het Inlichtingenbureau, het handboek van Schulinck en een pakket van Stimulansz voor de reïntegratie-activiteiten. Ook wordt intensief gebruik gemaakt van een toepassing die een medewerker heeft ontwikkeld. Soleil komt in de plaats van NTS (voor de uitkeringen) en kan ook voorzien in de ondersteuning van. reïntegratie-activiteiten. Het pakket van Stimulansz zal dus alleen in 2005 gebruikt worden. De pakketten van MRE en Liaan en het handboek van Schulinck zullen echter in 2006 en later ook nog gebruikt worden door Leiderdorp. Omdat ze geen gegevens uitwisselen met andere pakketten is dat geen probleem. De overgang naar Soleil betekent voor de consulenten een behoorlijke verandering omdat ze voortaan zelf de gegevens gaan registreren. Bovendien vindt er een dubbele registratie plaats en zullen ze het maatwerk missen. De gegevensuitwisseling met het GBA-pakket is in Soleil minder goed geregeld. Ook na een aanpassing blijft dat het geval. Een koppeling met het financiële pakket zal ontwikkeld moeten worden. Om gebruik te kunnen maken van Soleil in Leiderdorp dient er een datacommunicatievoorziening te komen. Hierbij kan gekozen worden voor een straalverbinding of voor VPN over DSL. Deze keuze moet nog gemaakt worden. Het gebruik van de hardware waarop Soleil draait zal geen problemen opleveren, evenmin als de systeemsoftware die daarbij hoort. Omdat Soleil geen standaardpakket is, verloopt de implementatie van Soleil voor Leiderdorp anders dan bij een standaardpakket omdat er geen dienstverleningsaanpak voorhanden is. Zo is er bijvoorbeeld geen opleidingsplan en geen conversieprogrammatuur. Het gevolg is dat de medewerkers van Leiderdorp meer zelf moeten doen (bijvoorbeeld stage lopen en een handmatige conversie uitvoeren) en dat een beroep gedaan moet worden op de applicatiebeheerders van Sociale Zaken Leiden. Omdat dit een relatief grote inspanning vraagt van de eigen medewerkers zal er extra capaciteit ingehuurd moeten worden. Ook is extra aandacht van een projectleider nodig. Een eerste inschatting van de kosten laat zien dat Leiderdorp een eenmalige investering van ongeveer € 110.000 zal moeten doen om over te stappen naar Soleil. Dit bedrag bestaat voornamelijk uit inhuur van extra capaciteit ter compensatie van de projectactiviteiten en voor projectleiding. De jaarlijkse kosten bedragen naar schatting ruim € 45.000 wat voornamelijk bestaat uit een vergoeding aan Leiden voor het gebruik en onderhoud van Soleil. Ten opzichte van de huidige jaarlijkse kosten voor de te vervangen software (€ 6.400) is dat een forse verhoging. Het beschikbare krediet voor de vervanging (€ 135.000) is waarschijnlijk voldoende, maar dit is sterk afhankelijk van de toekomst van het pakket dat voor de WVG gebruikt wordt. In vergelijking met de standaardpakketten is de eenmalige investering vergelijkbaar. Qua jaarlijkse kosten is Soleil echter veel duurder dan de standaardpakketten, waarvan de jaarlijkse kosten minder dan € 20.000 zijn. Er staat dus een hoge prijs op de samenwerking met Leiden als Leiden het jaarlijkse bedrag niet verlaagt. Naast een financiële vergelijking leert een eerste vergelijking op de functionele inhoud dat de standaardpakketten qua mogelijkheden beter scoren (m.n. tekst-data-integratie en gegevensuitwisseling met GBA). Dit is een extra reden om de hogere prijs af te wijzen.
Inleiding Leiderdorp en Leiden hebben de intentie om een samenwerking op te zetten op het gebied van Sociale Zaken. Er is sprake van een aanpak in 3 fasen. In de eerste fase is deze samenwerking beperkt van opzet. Het komt er op neer dat Leiderdorp gebruik gaat maken van de software, die Leiden voor zichzelf ontwikkeld heeft onder de naam Soleil. Leiden is één van de weinige gemeenten in Nederland die geen gebruik maakt van de beschikbare standaardpakketten voor Sociale Zaken. De aanleiding voor de overstap naar Soleil is het feit dat de huidige basissoftware die Leiderdorp gebruikt per 1-1-2006 vervangen moet worden omdat de leverancier het onderhoud beëindigt. In de tweede fase zal de samenwerking geïntensiveerd worden door activiteiten gezamenlijk uit te voeren. Op welke wijze dit precies zal gebeuren is nog niet bepaald. In een derde fase zullen de gecombineerde activiteiten samen met die van het CWI en andere partijen (UWV, reïntegratiebedrijven) geconcentreerd worden in een bedrijfsverzamelgebouw. Dit rapport is opgesteld aan het begin van de eerste fase. Alvorens Leiderdorp daadwerkelijk een project kan starten ter voorbereiding op het gebruik van Soleil, dient een groot aantal vragen beantwoord te worden. Deze vragen zijn verschillend van aard : technisch, functioneel, organisatorisch, financieel, etc. Er is besloten om in eerste instantie de aandacht te richten op de financiële kant, zodat de relatie tussen de deelnemende partijen op financieel gebied duidelijk is. Deze informatie kan gebruikt worden in de gesprekken die moeten leiden tot een overeenkomst. Daarna kunnen de resterende vragen beantwoord worden, waarna een projectplan opgesteld kan worden. Dit rapport is dus bedoeld om een inzicht te krijgen in de financiële aspecten. Hiervoor was het noodzakelijk om ook op een aantal andere vragen nu al een antwoord te krijgen, namelijk wanneer er financiële gevolgen zouden zijn. Waar nodig is dat dan ook gedaan. Daarom wordt ingegaan op het gebruik van de software en hardware, de datacommunicatie en de implementatie.
Uitgangspunten De volgende uitgangspunten zijn van toepassing : 1. Een belangrijk uitgangspunt voor de samenwerking is dat Leiderdorp gebruik gaat maken van de software van Leiden, Soleil. De mogelijkheden om te profiteren van de samenwerking in fase 2 en 3 worden namelijk sterk beperkt op het moment dat dit uitgangspunt losgelaten zou worden en Leiderdorp gebruik zou gaan maken van andere software. 2. Implementatiewerkzaamheden, die verricht worden door het Facilitair Bedrijf ten behoeve van de gemeente Leiderdorp, worden doorbelast tegen een uurtarief van € 50 exclusief BTW. Dit geldt dus voor de eenmalige implementatie van de software, maar ook voor de realisatie van wensen van Leiderdorp. 3. De activiteiten die Leiderdorp uitvoert op het gebied van de Wet Voorziening Gehandicapten (WVG) blijft Leiderdorp zelfstandig uitvoeren. Ze vallen in de mogelijke samenwerking met Leiden buiten schot. 4. De vangnetregeling huursubsidie is uitbesteed aan de woningbouwvereniging en is voor dit project niet relevant. 5. Corine Balder is vanuit Leiderdorp gedetacheerd in Leiden om de samenwerking tussen beide gemeenten op te zetten in de komende jaren. Leiden vergoedt de personeelskosten van Corine aan Leiderdorp. De tijd die zij aan fase 1 zal besteden zal echter gedeeltelijk niet doorberekend aan Leiden omdat Leiden anders deze kosten weer in rekening moet brengen aan Leiderdorp. Het belang van deze uitgangspunten voor de aspecten in dit rapport is groot. Wijziging of loslaten van een uitgangspunt kan verstrekkende gevolgen hebben.
Software 1.1 1.1.1
Huidige situatie Leiderdorp NTS
Leiderdorp werkt momenteel met Globit-NTS van leverancier PinkRoccade Civility. Hiermee worden de uitkeringen van de diverse regelingen uitbetaald. Dit pakket kent een aantal modules, waarvan Leiderdorp de volgende gebruikt : - Module S-mW : registratie van de werkvoorraad (aanvragen, heronderzoeken), er vindt geen registratie van inhoudelijke gegevens plaats tijdens de uitvoering van de werkprocessen. - Module S-mI : invorderingsmaatregelen, deze module wordt intensief gebruikt - Module S-mQ : om zelf queries te maken, ook deze module wordt intensief gebruikt, o.a. voor interne controle. Het onderhoud van NTS loopt tot 1 januari 2006. Het gehele jaar 2005 kan dus nog gebruik worden gemaakt van deze software. Het jaarwerk over 2005, dat begin 2006 uitgevoerd moet worden, zal tevens binnen het onderhoudscontract voor 2005 uitgevoerd worden. Bovendien is de verwachting dat het jaarwerk niet veel wijzigingen ondergaat t.o.v. het jaarwerk over 2004. NTS is gekoppeld met de basisregistratie (Globit-BRS). De persoonsgegevens uit BRS kunnen binnen dit pakket geraadpleegd worden en de relevante gegevens van een persoon kunnen overgehaald worden, waarna deze gekoppeld wordt, zodat mutaties ook uitgewisseld worden. Daarnaast wordt het GBA-pakket CiPers ook rechtstreeks geraadpleegd door medewerkers van Sociale Zaken. Indien van gekoppelde personen verhuizingen in het GBA-pakket doorgevoerd worden, worden deze via BRS automatisch verwerkt worden in NTS. De overige mutaties (huwelijk, scheiding, verhuizing partners/kinderen, samenwonen, geboorte) worden NIET doorgegeven vanuit CiPers. Deze moeten dus alsnog handmatig verwerkt worden. Journaalposten die door NTS opgesteld worden, worden automatisch verwerkt in CODA. Deze koppeling is recent ontwikkeld en verloopt nog niet vlekkeloos. Betalingen die opgesteld worden in NTS worden verder verwerkt m.b.v. BDS Online van de BNG. 1.1.2
VGS
Tevens maakt Leiderdorp gebruik van Globit-VGS : een zelfstandig pakket voor de uitbetalingen in het kader van de WVG. Gezien uitgangspunt 2 is dit echter niet relevant voor dit project. Er wordt gesproken over een eventuele vervanging van VGS binnen Leiderdorp in verband met de komst van de WMO. 1.1.3
Kennissoftware MRE
Leiderdorp maakt sinds 2000 ook gebruik van kennissoftware van MRE. Het gaat echter alleen om de module Terugvordering en Verhaal, waarvan men intensief gebruik maakt. Deze module is niet gekoppeld aan NTS. Wanneer er dus een nieuwe persoon opgevoerd wordt in MRE, dan moeten de reeds bekende gegevens handmatig overgenomen worden uit NTS. Daarnaast wordt dan ook nog de Access-database bijgehouden. Er wordt dus in 3 systemen gemuteerd. De vorderingen die vanuit de module ontstaan moeten vervolgens handmatig opgevoerd worden in NTS. Het onderhoud van deze module is relatief duur (30 %) in verband met de gevoeligheid voor wetswijzigingen. Deze software wordt gebruikt om correspondentie en andere documenten te maken en werkt daarvoor met Word. Hierbij wordt tevens gebruik gemaakt van software van Liaan, waarin de huisstijl van Leiderdorp verwerkt is. 1.1.4
Kantoorautomatisering
Om de productiviteit van de consulenten te verhogen heeft één van de medewerkers van Sociale Zaken van Leiderdorp (Gerrit Leget) een aantal jaren geleden een aantal hulpmiddelen ontwikkeld. In een Access-database wordt een subset van de cliëntgegevens uit NTS bijgehouden, aangevuld met extra gegevens. Dit gebeurt naast de overige applicaties zonder gegevensuitwisseling. Deze gegevens kunnen in Word opgezocht en gebruikt worden. Aanvullende gegevens in het document kunnen in dialoogvensters ingegeven worden, dit is per documentsoort verschillend. Ook vaak voorkomende tekstblokken kunnen hiermee geselecteerd worden. Bij het samenvoegen is gebruik gemaakt van de sjablonen met de huisstijl van Leiderdorp. Het resultaatdocument wordt met een bepaalde naam weggeschreven in een vooraf bepaalde directory, zodat de documenten makkelijk terug te vinden zijn. Daarvoor is ook nog een extra tool ontwikkeld. In feite betreft het een “documentproductiesysteem” zoals men dat vaker tegenkomt bij gemeenten. Voor de WVG is er een uitgebreidere variant ontwikkeld, waarin tevens workflowmanagement is geïmplementeerd. Leiderdorp werkt met een zelf ontwikkelde applicatie voor het beheer van de agenda’s van de consulenten. Deze is niet gekoppeld met Outlook/Exchange. Verder wordt gebruik gemaakt van : - Office XP, met daarin Word, Excel en Outlook - Internet Explorer (o.a. t.b.v. Inlichtingenbureau) Op de PC’s draait Windows XP. De fileserver werkt onder Window 2000. Voor het centrale deel van de e-mail is Exchange ingezet. De mailserver draait onder Windows 2003 1.1.5 -
-
1.2
Overige
Het handboek van Schulinck wordt binnenkort in gebruik genomen. Dit handboek is via Internet raadpleegbaar en bevat alleen het algemene beleid en niet de gemeentespecifieke regelingen. Het ligt wel in de bedoeling om dit eveneens op te nemen. Het handboek is verder niet gekoppeld aan andere pakketten. Teksten uit dit handboek kunnen gebruikt worden in rapportages en beschikkingen (m.b.v. “knippen en plakken”). Er is geen specifieke software voor reïntegratie in gebruik. Wel is een eenvoudig cliëntvolgsysteem van Stimulansz beschikbaar (de Klantmanager), dat binnenkort in gebruik genomen zal worden. Dit pakket staat los van de overige pakketten. Leiderdorp heeft de werkprocessen beschreven m.b.v. Protos. Deze zijn echter nog niet aangepast aan de WWB. Ze worden bijgehouden binnen het organisatieonderdeel Control Besturing en Strategie (door Richard Boogaard).
Aanbod Soleil
Soleil is oorspronkelijk ontwikkeld door/voor een aantal gemeenten onder de naam UA. Nadat de overige gemeenten één voor één zijn afgevallen is Leiden zelfstandig verder gegaan en heeft het beheer van het pakket overgenomen. Het pakket is in de loop der tijden gemoderniseerd door Leiden. De interactieve functies zijn opnieuw ontwikkeld met behulp van Visual Basic en de gegevens zijn ondergebracht in een DB2 database. Het servergedeelte draait op een RS6000 onder AIX. Deze staat op de locatie Langegracht. Tussen deze locatie en de Langebrug ligt een glasvezelverbinding. Er is ook nog een ontwikkel- en testomgeving op een tweede machine. Het beheer van deze machines is uitbesteed aan Inter Access. Het is de bedoeling om in 2005 een serverconsolidatie uit te voeren, waardoor deze machines samen met nog andere door één grote machine vervangen worden. Sinds 1-10-2004 zijn de I&A werkzaamheden in Leiden gecentraliseerd bij de sector Facilitair Bedrijf (FB), een onderdeel van de Dienst Informatie en Dienstverlening. De medewerkers die de software beheren, onderhouden en verder ontwikkelen zijn toen overgegaan van de Sociale Dienst naar het FB. Deze groep bestaat uit 5 medewerkers. De medewerkers van de servicedesk (2 personen) zijn eveneens onderdeel geworden van het FB.
Het pakket is eigendom van de Sociale Dienst. Overigens lagen de formele eigendomsrechten van het pakket destijds bij L+T Informatica. Daarom zijn er afspraken gemaakt over de marktbenadering. Inmiddels is L+T opgegaan in het onderdeel Civility van PinkRoccade. Voor de diensten die het FB levert worden de kosten intern doorbelast aan de Sociale Dienst. De kosten van Inter Access worden via het FB eveneens doorbelast aan de Sociale Dienst. Een Service Level Agreement waarin de dienstverlening beschreven is, is in ontwikkeling. Het pakket is de afgelopen jaren voornamelijk door Leiden zelf gebruikt en op de wensen van Leiden toegespitst. Een aantal jaren geleden heeft Reeuwijk eveneens gebruik gemaakt van het pakket. Sociale Zaken Leiden heeft aangeboden dat Leiderdorp dit pakket kan gaan gebruiken tegen een vergoeding van € 1,50 per inwoner per jaar. Hierin is inbegrepen het onderhoud, zodat wetswijzigingen en wensen ingebouwd worden. De eenmalige kosten voor de implementatie zullen tegen het genoemde uurtarief doorbelast worden. Het gebruik van de servicedesk is hier niet bij inbegrepen. Naar verwachting is dit gemiddeld 1 call per week van gemiddeld 0,5 uur. Daarnaast zal Leiderdorp bij vragen vooral een beroep doen op de applicatiebeheerder van Leiden. Er zal voor Leiderdorp een eigen omgeving aangemaakt worden. Dit betekent dus ook een eigen database waarin de gegevens opgenomen worden, los van de database van Leiden. De medewerkers van Leiden kunnen alleen werken met de gegevens van Leiden, die van Leiderdorp alleen met de gegevens van Leiderdorp. Omdat de stuurtabellen etc. ook in de database zijn opgenomen, kan de inrichting van het pakket per gemeente verschillen. Een deel van de inrichting ligt echter verankerd in de programmatuur zelf. De mogelijkheden voor Leiderdorp om het pakket geheel naar eigen wensen in te richten zijn daarom beperkt. •
1.3
Beide gemeenten gebruiken straks één set programmatuur aan de serverkant. Dit geldt zowel voor het batchgedeelte (in Cobol geprogrammeerd) als voor het gedeelte dat zorgt voor de communicatie met de PC’s (MQ Series). Middels scripts worden gemeentespecifieke zaken zoals de locatie van de bestanden en de aansturing van de printers geregeld.
Toekomstige situatie
De software is inhoudelijk beoordeeld door medewerkers van Leiderdorp en hun indruk is dat het qua functionaliteit een goede vervanger voor NTS kan zijn. Uiteraard zijn er verschillen, maar deze lijken geen onoverkomelijke problemen op te roepen. Hieronder wordt ingegaan op enkele belangrijke aspecten. •
Qua werkbeheer kent Soleil een beperkt aantal stappen. Gelijktijdig met de uitvoering van het proces worden de inhoudelijke gegevens (van de cliënt en de aanvraag of het (her)onderzoek) geregistreerd. Dit wordt in Leiden gedaan door de frontoffice (consulenten). Op het moment dat een proces gereed is, hoeft de backoffice (administratie) de gegevens dus niet meer in het pakket in te voeren. Een controle en eventuele aanvulling is voldoende. In Leiderdorp is de werkwijze anders. Daar worden de inhoudelijke gegevens vastgelegd door de consulenten in Word-documenten met behulp van geprogrammeerde dialoogvensters en deels in de zelfgemaakte Access database. Aan het einde van het proces vindt een overdracht plaats naar de administratie op papier en deze nemen de relevante gegevens over in NTS. Wanneer bij de overgang naar Soleil de werkwijze van Leiden overgenomen wordt, betekent dit per saldo minder werk omdat de administratie de gegevens niet meer over hoeft te nemen en alleen hoeft te controleren en aan te vullen. Voor de consulenten is dit echter een grote overgang omdat het bestaande systeem losgelaten moet worden en naar een ander systeem overgestapt wordt, wat wellicht als “minder” ervaren zal worden. Dit kan een overweging zijn om de huidige werkwijze voorlopig in tact te laten. Voor de consulenten betekent dat relatief weinig verandering, voor de administratie betekent dat, dat de gegevens voortaan in Soleil ingevoerd moeten worden in plaats van in NTS. Per saldo is deze werkwijze minder efficiënt dan in Soleil. Overigens zou deze discussie zich ook voordoen bij de overgang naar een ander pakket omdat die pakketten ook uitgaan van registratie van de
•
• •
•
•
•
•
• •
gegevens tijdens de uitvoering van het proces. Daarom is de koers dat de consulenten van Leiderdorp de gegevens direct in Soleil registreren. Voor de productie van Word-documenten gebruikt Leiden een toepassing, genaamd RenCo (Rapportage en Correspondentie). Dit is een maatwerk invoegtoepassing die zijn gegevens haalt uit een Access-database. De gegevens van cliënten en aanvragen worden dus in 2 applicaties bijgehouden zonder een automatische koppeling. Wanneer men vanuit Soleil een document wil maken, dan vindt aan aanroep van Word plaats waarbij het klantnummer meegegeven wordt. Aan de hand daarvan worden de klantgegevens uit de Access-database opgehaald. Zijn de klantgegevens daar nog niet in opgenomen, dan moeten ze eerst in de Access-database opgevoerd worden. Wijzigingen moeten in beide applicaties doorgevoerd worden. Zoals hierboven aangegeven werkt Leiderdorp eveneens met een maatwerk-invoegtoepassing, waarbij een Access-database gebruikt wordt. Qua werkwijze is deze toepassing gebruikersvriendelijker. Tijdens het proces voor het afhandelen van aanvragen etc. wordt alleen de Access-database gebruikt voor de vastlegging van gegevens. Wel wordt NTS gebruik voor de raadpleging. Beide situaties zijn niet ideaal omdat gegevens dubbel vastgelegd en onderhouden moeten worden. Of Leiderdorp ook RenCo gaat gebruiken of voorlopig doorgaat met het gebruik van de huidige applicatie moet nog besloten worden. Voor de kosten maakt dit weinig verschil. Soleil kent hoofdfuncties voor Terugvordering en beslag en voor verhaal. De verwachting is dat deze qua invordering voldoende zijn om de mogelijkheden van de module S-mI af te dekken. Dit is echter niet getoetst. Soleil kent geen Querie op dezelfde wijze als bij NTS. In plaats daarvan wordt gebruik gemaakt van SAS (standaard applicatie). Dit tool is niet bestemd voor eindgebruikers maar wordt wel gebruikt door de medewerkers van het FB. Er is al een groot aantal opvragingen beschikbaar en op verzoek worden er nieuwe gemaakt. Tevens biedt het pakket zelf een groot aantal overzichten. De applicatiebeheerders van NTS hebben de indruk dat dit ruim voldoende is. Soleil biedt een reïntegratiemodule (arbeidstoeleiding genaamd), die relatief ver uitgewerkt is. Leiderdorp maakt op dit moment geen gebruik van dergelijke software maar gaat binnenkort wel het pakket Klantmanager gebruiken. Voor het jaar 2005 zal dit pakket in ieder geval gebruikt worden, al was het maar om de SRG (Statistiek Reïntegratie Gemeenten) aan het CBS aan te kunnen leveren. Vanaf 2006 kan Soleil toegepast worden hiervoor. Dit pakket voorziet eveneens in de aanlevering van de SRG. Soleil biedt geen kennissysteem of koppeling daarmee. Zoals hierboven aangegeven maakt Leiderdorp hiervan alleen gebruik van de module Terugvordering en Verhaal op een manier die niet gekoppeld is aan NTS. Het gebruik van deze module kan dus voortgezet worden naast Soleil. De overige modules van MRE worden niet gebruikt. Er is wel een handboek maar dit is veruit onvoldoende. Het systeem biedt de mogelijkheid tot gebruik van helpteksten, maar deze zijn niet gevuld. Indien Leiderdorp een handboek en helpteksten wenst, dan moeten deze dus speciaal ontwikkeld worden. In een gesprek met de applicatiebeheerders van Leiderdorp is als uitgangspunt geformuleerd dat dit wel ingevuld wordt maar niet te zwaar aangezet. Dit kan dan gecombineerd worden met het opleidingstraject en door de applicatiebeheerders van Leiderdorp zelf ingevuld worden. De journaalposten, die door Soleil geproduceerd worden, worden op papier afgedrukt en vervolgens handmatig ingebracht in het financiële systeem. Dit gebeurt wekelijks omdat leiden een maal per week batchmatig mutaties verwerkt en betaalt. Indien Leiderdorp een geautomatiseerde verwerking van de journaalposten in CODA wenst, dan dient hiervoor een conversieprogramma ontwikkeld te worden. De inschatting is dat dit 10-20 mensdagen kost aan ontwikkeling, testen, inrichten, etc. De betrokken medewerkers van Leiderdorp hebben aangegeven dat deze wens gehonoreerd moet worden. Soleil voorziet niet in een koppeling met een agendasysteem, evenmin als NTS. Het hulpmiddel dat momenteel in gebruik is, kan daarom gebruikt blijven worden indien gewenst. Soleil voorziet niet in een koppeling met BRS of een GBA-applicatie. Wekelijks wordt een extract gemaakt uit het GBA-pakket van Leiden (PIV4all) ten behoeve van het eenmalig overhalen van gegevens naar Soleil en ten behoeve van een confrontatie tussen de gegevens. Er vindt echter geen mutatie-uitwisseling plaats. Mutaties moeten dus altijd door de cliënten zélf gemeld worden bij de Sociale Dienst en deze kan dan vervolgens een vergelijking maken met de gegevens in het GBA-systeem. Voor de toekomstige situatie zijn er verschillende opties : 1. Leiden bouwt een volledig op Stuf gebaseerde koppeling, wat een complex project is. Eventueel kunnen de mogelijkheden beperkt worden tot de mogelijkheden die momenteel in NTS geboden worden, omdat dat een subset is van de volledige koppeling.
•
•
•
•
2. Er wordt voor Leiderdorp een koppeling gemaakt op dezelfde wijze als Leiden die kent met PIV4all. Hiervoor dient een extract gemaakt te worden uit de CiPersbestanden ten behoeve van het overhalen van de gegevens bij nieuwe cliënten. Een gevolg is dat verhuizingen niet meer automatisch verwerkt worden. Hiervoor moet een handmatige procedure bedacht worden. 3. Geen enkele koppeling : gegevens worden na opzoeken in CiPers handmatig overgebracht naar Soleil. Alle mutaties moeten handmatig verwerkt worden in Soleil. Voorlopig kiest Leiderdorp voor de 2e oplossing omdat de eerste waarschijnlijk veel te duur is. Dit kost namelijk naar schatting 50-100 mensdagen ontwikkeling van het FB. Bovendien is de StufBG module van PinkRoccade Civility nodig, die jaarlijks ongeveer € 2.500 kost en aan eenmalige inrichting naar schatting € 7.000. Een voorwaarde om oplossing 2 te realiseren is, dat de benodigde gegevens uit CiPers beschikbaar gemaakt kunnen worden middels bijvoorbeeld Query. Indien dit lukt, dan kost de ontwikkeling 5-10 mensdagen. Inlichtingenbureau. Soleil voorziet net als NTS in het aanleveren van een bestand via Internet aan het Inlichtingenbureau. Dit zal dus geen probleem opleveren. De signalen die Leiderdorp terugontvangt worden momenteel met software van Liaan verwerkt, zonder koppeling met andere pakketten of bestanden. Dit kan dus zo blijven, want Soleil biedt een dergelijke mogelijkheid niet. Soleil kent nog geen voorziening om de papieren cliëntendossiers te vervangen door elektronische dossiers door alle papieren documenten in te scannen. Leiderdorp maakt eveneens geen gebruik van een dergelijke optie. Zolang Leiden en Leiderdorp onafhankelijk van elkaar hun werkzaamheden uitvoeren is daar ook geen behoefte aan. Wanneer de beide organisaties samen gaan werken en de activiteiten over meerdere locaties verspreid zouden worden, kan deze behoefte wel ontstaan. Dit kan dan leiden tot een uitbreiding van Soleil. In Leiden is men van plan om gemeentebreed te gaan werken met ingescande documenten en digitale dossiers. Deze ontwikkeling sluit daar dus goed op aan. Leiden scant momenteel de inkomstenverklaringen in m.b.v. Diskis. Deze worden eveneens digitaal gearchiveerd. Omdat deze oplossing niet werkt met Office 2003 moet er een nieuwe oplossing komen in 2005. Leiderdorp kan daar mogelijk ook gebruik van maken. Dit moet nog beoordeeld worden. De koppeling met het nieuwe systeem van het CWI (SONAR) moet nog ontwikkeld worden voor Leiden. Omdat Leiden en Leiderdorp beiden onder hetzelfde CWI vallen, zal de koppeling dus voor beiden gelijktijdig operationeel kunnen worden. Overigens is het CWI in Leiden relatief laat aan de beurt voor de invoering van SONAR.
Verder is er tijdens eerdere gesprekken geconstateerd dat er enkele verschillen zijn in werkwijzen, zoals betalingsmoment, aantal betalingen, uitvoeren jaarwerk, logistiek correspondentieverzending, RMOF’jes. Leiden heeft aangegeven dat dit geen problemen op zal leveren. Hier is geen extra programmeerwerk voor nodig en dus ook geen extra kosten. Deze tabel geeft aan welke software momenteel gebruikt wordt en hoe dat in de toekomst zal zijn : Huidige software Leiderdorp NTS Module S-mW Word documenten m.b.v. eigen tool VGS S-mI S-mQ Liaan De Klantmanager (Stimulansz) MRE Terugvordering en verhaal niet gekoppeld aan NTS Handboek van Schulinck via Internet Geen elektronische dossiers
Toekomstige software Soleil Soleil Software van Renco of doorgaan met eigen tool Niet relevant voor dit project In Soleil (niet uitgebreid getoetst) SAS en vooraf gedefinieerde overzichten Liaan Reïntegratiemodule (arbeidstoeleiding) MRE Terugvordering en verhaal – niet gekoppeld aan Soleil Handboek van Schulinck via Internet Geen elektronische dossiers
Datacommunicatie 1.4
Behoeftebepaling
Omdat de medewerkers van Leiderdorp vanuit het gemeentehuis in Leiderdorp gaan werken met Soleil, is er behoefte aan een datacommunicatievoorziening. Deze moet het dataverkeer mogelijk maken tussen de server waarop Soleil draait (locatie Langegracht, Leiden) en de PC in het gemeentehuis. Een belangrijk uitgangspunt is dat de software die op de PC’s komt te draaien, niet geladen wordt vanaf de server maar dat deze lokaal geïnstalleerd wordt (op de PC dus) of vanaf een lokale fileserver. Dit scheelt namelijk enorm in het dataverkeer. Wat gaat er verder over de lijn ? -
-
-
-
Dataverkeer tussen cliënts en server Omdat de cliënts geprogrammeerd zijn in Visual Basic en de communcatie afgewikkeld wordt met MQ Series aan de serverzijde, is de hoeveelheid dataverkeer tijdens de interactieve processen betrekkelijk laag. Hoeveel precies kan niet aangegeven worden. Feit is wel dat Reeuwijk destijds werkte met een inbelverbinding en een 56k modem en dat de performance daarvan voldoende was. Reeuwijk is qua aantal inwoners de helft van Leiderdorp. Dit roept het vermoeden op dat voor Leiderdorp een doorvoersnelheid van enkele honderden kb/s voldoende moet zijn. Printoutput vanuit de server Veel printoutput wordt lokaal geproduceerd op de PC en veroorzaakt geen dataverkeer. Batchprocessen die op de server draaien veroorzaken ook printoutput, die rechtstreeks naar een printer gestuurd zal worden. Dit veroorzaakt tijdelijk een piek in het dataverkeer, die voor de gebruikers kan leiden tot performanceverlies. Hoe groter de doorvoersnelheid van de verbinding, hoe korter dit effect merkbaar is. Door de productie te plannen buiten de kantooruren kan het zelfs vermeden worden. Dataverkeer tussen Soleil en BRS (indien gekozen wordt voor een Stuf-BG koppeling). Dit betreft batchmatig verstuurde berichten, die weinig belasting veroorzaken Extract van CiPers of BRS van Leiderdorp naar Leiden (indien gekozen wordt voor deze oplossing). Het gaat dan om een bestand dat eenmaal per dag of per week overgezonden wordt. Door dit te plannen op een moment dat er niet interactief gewerkt wordt veroorzaakt dit geen overlast voor de gebruikers. Journaalposten en betalingen. Incidenteel zullen er bestanden verzonden worden vanuit de server naar Leiderdorp. Dit zijn relatief gezien kleine bestanden die nauwelijks van invloed zijn op het dataverkeer. Ingescande documenten Indien er (later) gekozen wordt voor het inscannen van documenten (in Leiderdorp) en er wordt tevens gekozen voor opslag op de Soleil-server, dan zal dat een verhoging van het dataverkeer met zich meebrengen tijdens het scannen én bij het raadplegen. Wanneer ze op een fileserver in Leiderdorp opgeslagen worden is er geen dataverkeer.
Een belangrijke vraag is welke omvang dit dataverkeer zal hebben en welke doorvoersnelheid de dataverbinding moet hebben. Feitelijk kan dit alleen bepaald worden door gedurende een bepaalde tijd metingen uit te voeren in Leiden. Dat kost echter tijd en inspanningen en dat is binnen het beschikbare tijdsbestek niet mogelijk. Er wordt daarom een aanname gedaan dat een capaciteit van 200-300 kb/s voldoende is. Hieronder wordt ingegaan op de mogelijkheden.
1.5
Glasvezel
Glasvezel heeft een enorme doorvoersnelheid (1 Gb/s of meer) en zou om die reden een mooie oplossing zijn omdat de bandbreedte dan de komende jaren altijd voldoende zal zijn. De aanlegkosten zijn echter hoog.
De gemeente Leiden legt momenteel, samen met een aantal onderwijsinstellingen een glasvezelnetwerk aan1. Indien de afstand van het gemeentehuis van Leiderdorp tot dat netwerk betrekkelijk kort zou zijn, dan zou deze investering wellicht de moeite waard zijn. Uit navraag blijkt dat de kosten al gauw € 100.000 zullen bedragen. Het gaat om 3,5 – 4 kilometer in de bebouwde kom tegen een prijs van € 25 - € 30 per meter. Deze investering heeft naar verwachting een korte afschrijvingstermijn. Wanneer de huidige plannen gerealiseerd worden zal Sociale Zaken binnen afzienbare tijd verhuizen naar een andere locatie en verliest de aangelegde glasvezel zijn waarde. Wanneer ook andere gemeentelijke, overheids- en onderwijsinstellingen zouden participeren omdat ze ook gebruik kunnen maken van deze link, dan is dat een overweging waard. Dergelijke plannen moeten dan binnen een zeer kort tijdsbestek gerealiseerd worden. Dit is echter niet haalbaar.
1.6
Straalverbinding
Een andere optie is een straalverbinding. Deze wordt aangelegd tussen twee punten waarbij een gerichte straal gebruikt wordt. Een voorwaarde is dat er een zogenaamde zichtverbinding is (line of sight) tussen de twee locaties. Als dat niet lukt, dan zijn één of meer steunpunten nodig voor het opvangen en doorzenden van de signalen (zogenaamde repeaterpunten). Omdat er glasvezel ligt tussen de locaties aan de Langebrug en de Langegracht, zijn er twee mogelijke verbindingen : een driecte tussen het gemeentehuis van Leiderdorp en de locatie Langegracht of een indirecte tussen het gemeentehuis en de locatie Langebrug. In beide gevallen is de directe afstand ongeveer 2,5 kilometer. Er is contact geweest met een leverancier die een aantal van deze repeaterpunten beheert in Leiden en omgeving (vanwege de aanleg en het beheer van een draadloos netwerk voor een scholengemeenschap). Deze geeft aan dat de eenmalige kosten voor de aanleg van een 54 Mb/s verbinding ongeveer € 10.000 zullen bedragen. Daar komen dan nog kosten bij voor apparatuur aan de uiteinden om de draadloze verbinding te koppelen aan de lokale netwerken. Het gaat om een licentievrije verbinding in de 5,6 Ghz-band, waarbij de aanname is gedaan dat één steunpunt nodig is. Dit zou door nader onderzoek bevestigd moeten worden. Zijn er meer steunpunten nodig, dan zullen de kosten toenemen. Van de doorvoersnelheid van 54 Mb/s blijft netto 10 Mb/s (full duplex) over. Dit is ruim voldoende gezien de behoefte. De software die gebruikt wordt voorziet in encryptie en andere maatregelen om ongeoorloofd gebruik van de gegevens te voorkomen. Verder zijn er jaarlijkse kosten voor onderhoud en dakrechten. Naar schatting bedragen deze samen € 4.500 per jaar. De apparatuur kan hergebruikt worden wanneer deze na de intensivering van de samenwerking tussen Leiden en Leiderdorp niet meer nodig zou blijken.
1.7
VPN over DSL
Een andere oplossing is om een VPN (Virtual Private Network) te creëren tussen de beide locaties, gebruikmakend van een DSL-aansluiting. Er zijn verschillende leveranciers die kant-en-klare oplossingen bieden (dus inclusief het VPN-deel). KPN biedt bijvoorbeeld de dienst Epacity. Daarbij gaat het dataverkeer niet over het Internet maar over een afgeschermd netwerk. Een SDSL-verbinding met een capaciteit van 1 Mb/s en een overboekingsfactor van 1:10 kost bijvoorbeeld € 182 per maand2. Het gaat om een symetrische verbinding, wat betekent dat de snelheid in beide richtingen even groot is. De capaciteit kan (bijna zonder kosten) eenvoudig verhoogd of verlaagd worden, waarbij de kosten relatief gering variëren. Een verbinding van 2 Mb/s met een overboeking van 1:10 kost bijvoorbeeld € 210 per maand en met een overboeking van 1:4 zijn de kosten € 385 per maand. Zo’n verbinding moet per vestiging afgenomen worden, dus het bedrag moet met 2 vermenigvuldigd worden. Afhankelijk van de werkelijk benodigde bandbreedte (die werkendeweg bepaald kan worden) Voor een bedrag dat ligt tussen € 300 en € 700 kan altijd een passende capaciteit gevonden worden. 1
Op 21 december 2004 is de Stichting Leidse Infrastructuur Bundeling (SLIB) opgericht. Deze Stichting is opgezet om een glasvezelnet in te richten voor Universiteit, gemeente, ROC en SURFnet. 2 Bron : website EnterNext op 18-1-’05.
De eenmalige kosten bedragen € 600. Of deze dienst beschikbaar is, hangt af van de faciliteiten van de wijkcentrale en de afstand daarnaartoe. Beide locaties liggen 500 meter van de wijkcentrale, wat in ieder geval geen beperking in de capaciteit oplevert. Een voorwaarde voor SDSL is dat er een vrije telefoonlijn beschikbaar is. Deze dient eventueel aangelegd te worden. Wanneer gekozen wordt voor deze optie, dan is het van belang om een leverancier te kiezen die een hoge beschikbaarheid van de verbinding garandeert. Het is natuurlijk niet wenselijk dat de verbinding regelmatig onderbroken wordt en Soleil daardoor niet beschikbaar is.
1.8
Server Based Computing
Veel gemeenten en bedrijven kiezen in dergelijke situaties tegenwoordig voor een oplossing die gebaseerd is op het concept van Server Based Computing (SBC). Oplossingen zijn dan bijvoorbeeld Metaframe van Citrix of Terminal Server van Microsoft. Door de gebruikte technologie neemt de omvang van het dataverkeer drastisch af, waardoor met goedkopere verbindingen volstaan kan worden. Daar staan investeringen in centrale hulpmiddelen tegenover. Deze middelen moeten vervolgens ook beheerd worden. Zonder hier diep op in te gaan kan gesteld worden dat in deze situatie dit concept meer kost dan het oplevert.
1.9
Conclusie
Als we de bovenstaande opties op een rijtje zetten, dan is duidelijk dat een keuze gemaakt moet worden tussen een straalverbinding en VPN over DSL. In onderstaande tabel zijn de oplossingen met elkaar vergeleken.
Aspect Eenmalige investering Jaarlijkse kosten Capaciteit Herbruikbaar Veiligheid
Straalverbinding € 12.000 € 4.500 Ruim voldoende Ja Redelijk
VPN over DSL € 3.000 € 3.600 - € 8.400 Voldoende Nee Hoog
Het lastige in het maken van een keuze is dat de kostenstructuur verschillend is. De ene oplossing vergt een hogere eenmalige investering en een lagere jaarlast (althans in vergelijking met een DSL/verbinding met een hoge capaciteit), de andere is goedkoop aan te leggen en vraagt wat meer jaarlijkse kosten. De verschillen worden na een jaar of 3-4 steeds groter.
Euro's
Cumulatieve kosten 90.000 80.000 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000
Straal 10 Mb VPNover DSL 2 Mb/s 1:4 VPNover DSL 500 kb/s 1:10 VPNover DSL 2 Mb/s 1:10 0 1
2
3
4
5
6
7
8
Jaren
Op dit moment hoeft nog geen keuze gemaakt te worden. Voor de financiële kant is duidelijk over welke bedragen het gaat.
Voor beide oplossingen geldt dat de betreffende verbindingen eventueel achter een firewall geplaatst dienen te worden. Dit kan extra kosten met zich meebrengen wegens inhuur van expertise om de firewall te configureren. Leiderdorp gebruikt een firewall van Checkpoint. Het is echter nog niet bepaald of de verbinding achter deze firewall geplaatst zal worden. Dit hangt af van de mate van veiligheid aan de “andere kant”. Daarnaast zal Inter Access waarschijnlijk ook kosten in rekening brengen voor hun inspanningen. De inschatting is dat dit 5 mensdagen kost. Tegen een uurtarief van € 80 betekent dit een kostenpost van € 3.200.
Gebruik van hardware 1.10 Centraal systeem Leiden De systemen die momenteel gebruikt worden voor Soleil kunnen zonder uitbreidingen ook ingezet worden voor Leiderdorp. Hiervoor is geen uitbreiding van de (geplande) hardware nodig. Inter Access zal hier geen extra kosten voor in rekening brengen. Indien Leiderdorp ook gaat werken met RenCo, dan zal de leverancier (VHN uit Gouda) hier ook kosten voor in rekening brengen. Een inschatting is dat de eenmalige licentiekosten € 5.000 bedragen en het jaarlijkse onderhoud € 1.500. Voor het gebruik van DB2, MQ Series en SAS geldt dat er geen extra licenties nodig zijn.
1.11 PC’s Leiderdorp De medewerkers van Leiderdorp blijven hun eigen PC gebruiken. Hierop komt wel extra software te draaien, maar dat levert geen bijzondere eisen op.
1.12 Printers De medewerkers van Leiderdorp blijven gebruik maken van de printers die ze momenteel ook gebruiken. Door gebruik te gaan maken van Soleil zal dit niet veranderen. Deze printers worden aangestuurd vanuit de PC of vanuit de server, afhankelijk van het proces dat de output genereert. Leiden laat Inter Access ook speciaal printwerk verzorgen (in Almere) en distribueren (o.a. de specificatie). Het is nog de vraag of Leiderdorp hier gebruik van gaat maken. Het is namelijk ook mogelijk om dit in eigen beheer af te drukken met voorbedrukte formulieren. Ook verzorgt Inter Access het draaien van een aantal batchprogramma’s, waar wellicht een extra rekening voor komt wanneer Leiderdorp hier ook gebruik van gaat maken. Paul Dubber gaat dit nog na bij Inter Access.
1.13 Opslag Worddocumenten Tijdens de uitvoering van de processen worden er tal van documenten gemaakt (correspondentie, rapportages) in Leiderdorp. Dit gebeurt met behulp van Word in combinatie met de cliëntsoftware van Soleil. Omdat het een lokale aangelegenheid is, worden de geproduceerde Word-documenten opgeslagen op een locale fileserver in Leiderdorp.
Implementatie Om te komen tot een situatie waarbij Leiderdorp operationeel is Soleil met ingang van januari 2006 dient een groot aantal implementatie-activiteiten uitgevoerd te worden. Deze worden in dit hoofdstuk één voor één behandeld.
1.14 Organisatorische voorbereiding Hiermee wordt bedoeld de activiteiten die nodig zijn om te komen tot concrete afspraken. Als vervolg op dit rapport zal onderhandeld worden tussen de verschillende partijen over de voorwaarden. Dit zal leiden tot een overeenkomst. Daarna dient een door alle betrokken partijen te accorderen projectplan opgesteld worden.
1.15 Technische voorbereiding In een vorig hoofdstuk is de oplossing voor de datacommunicatie al beschreven. Deze zal vervolgens gerealiseerd en werkend opgeleverd moeten worden. Hierbij zijn vooral de systeembeheerders op de betreffende locaties betrokken. Wie dat zijn is afhankelijk van de gekozen oplossing. De systeembeheerders van Leiderdorp zijn in ieder geval altijd betrokken. Ook dient de omgeving voor Leiderdorp opgezet te worden. Het gaat enerzijds om de inrichting van de serveromgeving en anderzijds om de clientkant (op de PC). Dit werk zal worden gedaan door het FB, waarbij het clientgedeelte in samenwerking met systeembeheer Leiderdorp gedaan wordt. Een eerste inschatting door FB geeft aan dat dit voor hen ongeveer 15 werkdagen in beslag zal nemen inclusief het testen. Daar komt bij een aantal dagen voor systeembeheer Leiderdorp.
1.16 Aanpassingen software Afhankelijk van de gemaakte keuzes zal de software van Soleil op een aantal plaatsen aangepast of uitgebreid moeten worden. Het gaat dan in ieder geval om de koppeling met de GBA en de journaalposten. De aanpassingen dienen ontworpen, ontwikkeld, getest en geïmplementeerd te worden. Dit gebeurt in overleg met de applicatiebeheerders van Leiderdorp.
1.17 Kennisopbouw applicatiebeheerders Normaal gesproken biedt een leverancier van een pakket een aantal opleidingen voor de applicatiebeheerders en de overige gebruikers. In het geval van Soleil is hier geen sprake van omdat het geen echt standaardpakket is. De medewerkers die het pakket beheren en onderhouden zijn meer gericht op de software dan op het overbrengen van kennis. Het ontwikkelen en geven van cursussen is niet hun vakgebied en bovendien ontbreekt hen de tijd om dit op te zetten. Daarom is een andere wijze van kennisopbouw bedacht : de applicatiebeheerders van Leiderdorp gaan gedurende een bepaalde periode “stage” lopen in Leiden. Door samen met hun collega’s van Leiden alle voorkomende activiteiten uit te voeren, leren zij het pakket ook goed kennen. De aanname wordt gedaan dat een periode van 2 maanden (doorlooptijd) voldoende is om deze kennis op te bouwen, waarbij door 2 applicatiebeheerders deelgenomen wordt die elk gemiddeld 1 dag per week meedraaien. In totaal is dat per persoon dus 8-9 dagen. Ter vergelijking : Centric biedt bij GWS4all afhankelijk van het aantal modulen 7 tot 12 dagen per persoon. PinkRoccade Civility voorziet bij CiVision Uitkeringen maar één dag voor de applicatiebeheerder. Voor de overige opleidingen loopt deze mee met de eindgebruikers en gaat het om nog eens 7 dagen. Uiteraard gaat het ook tijd kosten van de applicatiebeheerder van Leiden. Afgesproken is dat deze tijd niet in rekening gebracht wordt aan Leiderdorp. Deze inwerkperiode kan gecombineerd worden met de activiteit om de procedurebeschrijvingen, die door het FB opgesteld zijn en reeds overgedragen zijn aan Leiderdorp, aan te passen aan de situatie in Leiderdorp (door de applicatiebeheerders). Tijdens de volgende activiteiten kan dat afgerond worden. Ook kan een begin gemaakt worden met het vullen van de helpteksten door de applicatiebeheerders.
Een extra doelstelling van de stage is dat getoetst wordt of het pakket Soleil voldoende geschikt is (of geschikt te maken is) voor Leiderdorp. Uit de eerste verkenningen lijkt dat het geval te zijn. Tijdens de stage zal dit bevestigd moeten worden. Eventueel kan blijken dat er toch extra programmeerwerk nodig is. Bijzonder aandachtspunt : bij deze activiteit moet eigenlijk ook een consulent meelopen omdat de consulenten ook gebruik gaan maken van Soleil voor de registratie van de gegevens tijdens de verschillende processen. Dit geldt ook voor de reïntegratiemodule. De applicatiebeheerders van het uitkeringengedeelte werken namelijk zelf niet met die functies. Dit kost dan wel extra tijd.
1.18 Inrichting Dit is een zeer belangrijke activiteit omdat hier de basis voor het pakket gelegd wordt. Tijdens deze activiteit worden namelijk alle stuurtabellen gevuld. Het gaat bijvoorbeeld om basistabellen (normen, premies, medewerkers, etc.), vaste teksten, journaalposten, autorisaties, printeraansturing. Vanwege hun kennis van het pakket wordt dit gedaan door de pakketontwikkelaars van het FB in samenwerking met de applicatiebeheerders van Leiderdorp. De applicatiebeheerder van Leiden zal hier tevens bij ingeschakeld worden. De verwachting is dat hier 5 tot 7 dagen voor nodig zijn. Voor Leiderdorp gaat het om 2 personen, voor FB om één persoon en voor Leiden ook om één persoon, die zeker niet alle dagen meedoet. Een bijzonder punt van aandacht vormen de sjablonen die gebruikt worden voor de correspondentie en andere documenten. Deze zullen voor Leiderdorp opgebouwd moeten worden in Soleil door de bestaande sjablonen van Leiden te combineren met de bestaande sjablonen van Leiderdorp. Het is lastig om dit werk vooraf goed in te schatten. De aanname wordt gedaan dat dit voor één persoon 2 weken werk kost (fulltime). Een ander punt van aandacht vormen de reïntegratieactiviteiten. Ook op dat terrein dient het een en ander ingericht te worden.
1.19 Dataconversie Bij de overgang van het ene pakket naar het andere wordt vaak een automatische dataconversie toegepast, zeker wanneer het oude en nieuwe pakket van dezelfde leverancier zijn. In deze situatie is daar geen sprake van. Omdat Soleil geen echt standaardpakket is, is er geen conversieprogrammatuur beschikbaar. Deze zou dus speciaal ontwikkeld moeten worden, waarbij een grondige analyse van de huidige bestanden noodzakelijk is. De kennis daarvoor ligt echter voornamelijk bij de leverancier (PinkRoccade Civility), waardoor deze aanpak lastig uitvoerbaar is en daardoor ook veel tijd gaat kosten en dus kostbaar wordt. Een alternatief is om de conversie handmatig uit te voeren. Dit kost meer tijd dan bij een automatische conversie, maar de inschatting is dat deze extra tijd gecompenseerd wordt doordat er geen voorbereidingstijd voor een automatische conversie nodig is. Het gaat uitsluitend om de gegevens per 1-1-2006 omdat de historie van voorgaande jaren niet meegenomen hoeft te worden. Deze blijft “achter” in het huidige pakket en kan nog gedurende een aantal jaren geraadpleegd worden. Het gaat niet alleen om de gegevens van de uitkeringen maar ook om alle lopende vorderingen met de bijbehorende maatregelen. Eventueel kan overwogen worden om enkele basisgegevens per persoon wél over te nemen uit het huidige pakket (of uit de Access-database). Dit scheelt in ieder geval het overtypen van deze gegevens Een handmatige conversie biedt verder het voordeel dat de gegevens opgeschoond kunnen worden. Alle gegevens worden namelijk weer eens tegen het licht gehouden. Eventueel kan daar in het huidige pakket al mee begonnen worden. Een bijkomend voordeel is dat de handmatige conversie bijdraagt aan het opbouwen van het kennisniveau van het pakket. Er wordt dus gekozen voor een handmatige dataconversie. Een bijzonder aandachtspunt daarbij is het sleutelgegeven (administratie- of registratienummer).
De inschatting is dat de handmatige conversie gemiddeld 1 uur per cliënt kost. Bij 300 cliënten is dat dus 300 mensuren. Bij een fulltime inzet praten we dus over een kleine 10 mensweken. Omdat dit een flinke klus is, die niet door de eigen medewerkers “er bij gedaan kan worden” zal er extra ingehuurd moeten worden. Of deze krachten ingezet worden voor het uitvoeren van de dataconversie of juist voor het overnemen van reguliere taken, moet nog bepaald worden. Een belangrijke vraag is het moment van de dataconversie. Een optie is om te wachten tot het laatste moment (dus december 2005) om dan in een geconcentreerde aanpak alle relevante gegevens over te zetten. Er kan ook voor gekozen worden om de gegevens al eerder te converteren, zodat ze kunnen dienen als basis voor het schaduwdraaien. Dit biedt het voordeel dat de gegevens uit het oude en het nieuwe pakket goed met elkaar vergeleken kunnen worden. Nadeel is dat mutaties die plaatsvinden nà het moment van conversie ook in het nieuwe pakket verwerkt moeten worden. Toch heeft deze laatste optie de voorkeur. Ook alle lopende trajecten (aanvragen, heronderzoeken) zullen geconverteerd moeten worden (inclusief de reïntegratie-activiteiten). Dit kan eventueel losgekoppeld worden van de uitkeringsgegevens, omdat anders hiervoor ook geldt dat alle mutaties dubbel verwerkt moeten worden.
1.20 Opleiden overige gebruikers Nadat de applicatiebeheerders voldoende kennis hebben opgebouwd, zullen zij die kennis over moeten dragen aan de andere medewerkers. Het gaat dan in ieder geval om 4 personen van de uitkeringenadministratie (inclusief 2 voor debiteurenbeheer). Met hen zal het hele pakket doorgenomen worden. Naar schatting zijn hier 4 dagen voor nodig. De medewerker Terugvordering en Verhaal zal hier ook gedeeltelijk aan deelnemen. Verder zullen de consulenten opgeleid moeten worden. Naar schatting kost dit 2 dagen voor 6 personen. Verder zullen medewerkers die af en toe het pakket zullen raadplegen in een halve dag opgeleid worden. Het betreft bijvoorbeeld medewerkers die de WVG uitvoeren (6 personen) en medewerkers die zich bezighouden met Bezwaar en beroep, beleid, toetsing en interne controle. De applicatiebeheerders van Leiden kunnen hulp bieden bij deze activiteit.
1.21 Schaduwdraaien Het schaduwdraaien heeft verschillende doelen. Ten eerste nagaan of de software precies zo werkt als zou moeten. Er kunnen bijvoorbeeld tijdens het inrichten fouten gemaakt zijn. Die komen er nu uit. Een tweede doel is om na te gaan of de dataconversie goed is uitgevoerd. De resultaten van een run in het nieuwe systeem moeten exact gelijk zijn aan die van het oude systeem. Het derde doel is om het geleerde in de praktijk te brengen voordat het menens wordt en alvast te wennen aan het nieuwe systeem. Ideaal is wanneer alle mutaties en andere handelingen na de handmatige conversie zowel in het oude als in het nieuwe pakket uitgevoerd worden om vervolgens de resultaten met elkaar te vergelijken. Om die reden moet deze periode niet te lang worden. Eén of twee maanden is daarom voldoende. Dit kost al snel één dag per deelnemer per week (voor 6 personen). Het schaduwdraaien geldt vooral voor het uitkeringengedeelte. Voor de overige onderdelen (zoals reïntegratie) kan dit in een lichtere vorm uitgevoerd worden.
1.22 Acceptatietest Alvorens het pakket operationeel in gebruik te nemen, vindt een acceptatietest plaats. Deze acceptatietest is gericht op de vraag of de software doet wat het moet doen en of er (in voldoende mate) mee te werken valt. Nagegaan wordt of de software zoals deze geïmplementeerd is, voldoet
aan de verwachtingen. Omdat er niet vooraf een programma van eisen is opgesteld en er evenmin een handboek is, is er geen basis om het pakket aan te toetsen. In ieder geval moeten de huidige mogelijkheden in de een of andere vorm terugkomen in het nieuwe pakket. Ook moet minimaal voldaan worden aan alle relevante wettelijke eisen, zoals de Wet Werk en Bijstand. Indien blijkt dat een essentiële functie ontbreekt dan kan dat reden zijn om het pakket of een module (nog) niet in gebruik te nemen. Eventueel kan zelfs besloten worden om helemaal af te zien van de ingebruikname. Dit geeft het belang van deze activiteit aan. De bevindingen worden opgenomen in een acceptatierapport, dat door alle partijen ondertekend wordt.
1.23 Ingebruikname Zodar het jaar 2006 begonnen is wordt het nieuwe pakket officieel in gebruik genomen. In feite moet er een jaarovergang van 2005 naar 2006 plaatsvinden, waarbij tevens een nieuwe database geopend wordt. Hierdoor wordt de opgebouwde (test)historie van 2005 verwijderd. Eind januari/begin februari wordt de eerste uitkeringsrun met het nieuwe pakket gedraaid. Deze eerste run wordt begeleid door een medewerker van FB of de Sociale Dienst Leiden voor alle zekerheid.
1.24 Nazorg In de eerste maanden van 2006 zal het regelmatig voorkomen dat er, ondanks een zorgvuldige voornbereiding, nog vragen zijn. Deze zullen dan voorgelegd worden aan de helpdesk van het FB. Wanneer het om meer structurele zaken gaat, dan zullen er contacten nodig zijn met het FB en/of de applicatiebeheerder van de Sociale Dienst Leiden. Deze activiteit valt nog wel onder het implementatietraject, maar de tijd die hieraan besteed wordt valt onder de reguliere activiteiten.
1.25 Eigen inspanningen Op basis van bovenstaande activiteiten is een inschatting gemaakt van de hoeveelheid tijd, die dit vraagt van de eigen medewerkers van Leiderdorp. Onderstaande tabel bevat die inschatting.
Van het totaal aantal dagen van 209 zal meer dan de helft (139) besteed worden door de applicatiebeheerders. In het kosten overzicht is er vanuit gegaan dat er 50 mensdagen ingehuurd moeten worden om er voor te zorgen dat de operationele werkzaamheden en de projectactiviteiten samen uitgevoerd kunnen worden. Hoe deze extra dagen precies ingezet worden is nog niet bepaald.
Kosten 1.26 Schatting kosten Het gaat hier om kosten die gemaakt moeten worden vanwege de overgang naar Soleil en de daarmee samenhangende kosten én de kosten voor het operationele gebruik. De bedragen zijn exclusief BTW en dienen daarom nog verhoogd te worden met een (klein) percentage in verband met het BTW compensatiefonds.
Toelichting : • Enkele bedragen zijn nog niet bekend en daarom als “pro memorie” (P.M.) opgenomen. De totaalbedragen kunnen daardoor in de praktijk hoger worden. • Bij de kosten voor aanpassing van de software is de bovenkant van de schatting vermeld. • De eenmalige kosten voor inhuur van vervangende capaciteit (50 dagen) zijn erg ruw geschat. • Een onzekere factuur is of er extra programmeerwerk nodig is. Dit blijkt pas tijdens het stagelopen.
1.27 Vergelijking met budgetten Van belang is natuurlijk hoe deze kosten zich verhouden tot de huidige kosten en tot de beschikbare vervangingsbudgetten. Eenmalige kosten Voor vervanging van NTS én VGS samen is een krediet beschikbaar van € 135.000. In totaal is dit voldoende voor de dekking van de eenmalige kosten, zoals hierboven genoemd (tenzij de P.M.-posten samen meer dan € 25.000 zullen bedragen). VGS dient echter ook nog vervangen te worden, waardoor het budget onder druk komt te staan. Jaarlijkse kosten De volgende tabel laat zien welke bedragen Leiderdorp momenteel jaarlijks betaalt voor het gebruik van de software. Het gebruik en het beheer van de centrale hardware (AS/400) is hier niet in opgenomen omdat deze kosten niet expliciet doorbelast worden. Bovendien bespaart Leiderdorp niet op deze kosten wanneer ze overstapt van NTS naar Soleil. De centrale machine blijft namelijk in gebruik voor andere applicaties. Post NTS (inclusief modules) Helpdesk NTS (vaste deel) Feitelijk gebruik helpdesk VGS Helpdesk VGS (vaste deel) Feitelijk gebruik helpdesk VGS Liaan MRE
Gebruik handboek Schulinck Klantmanager (Stimulansz) Totaal
Jaarlijks bedrag 6.072 393 P.M. 1.630 163 P.M. 1.445 6.945 P.M. P.M. 16.650
Hier ontbreken nog het gebruik van het handboek van Schulinck en het clientvolgsysteem. Het feitelijke gebruik van de helpdesk ontbreekt eveneens. Dit is lastig boven water te halen omdat deze kosten verspreid zijn over diverse maandfacturen, waarop ook calls voor andere pakketten voorkomen. Voor een vergelijking met het bedrag dat voor het gebruik van Soleil gevraagd wordt, zijn echter alleen de eerste 3 bedragen relevant. De overige onderdelen zullen namelijk voorlopig naast Soleil gebruikt blijven worden. Een vergelijking van de jaarlijkse kosten voor de software dus plaats te vinden met een bedrag van € 6.400. Dit is dus veel minder dan het bovenstaande jaarlijkse bedrag van € 46.000.
1.28 Vergelijking met alternatieven Daarnaast is van belang een vergelijking van deze kosten met de kosten wanneer Leiderdorp over zou stappen naar een ander (standaard)pakket. Op basis van uitgebrachte offertes kan deze vergelijking gemaakt worden. 1.28.1 Centric Centric heeft een offerte uitgebracht voor GWS4all onder de noemer GWS4all Lite (augustus 2004). Uit de tekst blijkt niet dat het gaat om een uitgeklede versie maar om een speciale aanbieding. Centric biedt dit aan voor een bedrag van jaarlijks € 0,35 per inwoner. Omgerekend is dat € 9.100 per jaar. Normaal gesproken wordt er een eenmalig licentiebedrag gevraag plús een jaarlijkse bedrag aan
onderhoud per jaar. Dit laatste bedrag is vaak al hoger dan € 0,35 per inwoner. Een ongekend lage aanbieding dus. Aan eenmalige dienstverlening biedt Centric aan projectleiding, installatie, automatische dataconversie, begeleiding op de werkplek en opleidingen voor een totaalbedrag van € 30.000, na aftrek van een ongebruikelijke en forse korting van 40 %. Bij een volgende offerte zal deze korting wellicht ingetrokken worden. Er dienen echter extra kosten gemaakt te worden om de applicatie te kunnen gebruiken : • Aanschaf van hardware (Intel Server incl. tape unit) : € 5.000 • Oracle licenties (named user à € 671 per gebruiker, 22 gebruikers) : € 14.500 • Oracle support (3 % per jaar) : € 450 • Uniface licenties (€ 0,22 per inwoner) : € 5.720 • Onderhoud Uniface (15 % per jaar) : € 900 Niet duidelijk is of alle benodigde modules geleverd worden. Verder ontbreken in de aanbieding CAT4GWS en Impromptu. Niet duidelijk is of de STUF-koppeling en de journalisering onderdeel vormen van het aanbod. Indien Leiderdorp gebruik zou willen maken van de STUF-koppeling, dan komen er aan de kant van PinkRoccade Civility ook kosten bij (zie eerder genoemde kosten). Verder brengt Centric meestal jaarlijks een nieuwe release uit, waarvoor € 0,15 per inwoner gerekend wordt (€ 3.900). Daar komt eventueel nog dienstverlening voor de overgang bij. Op basis van het bovenstaande zouden de eenmalige kosten ongeveer € 60.000 bedragen en de jaarlijkse kosten € 14.500. Dit is echter nog exclusief een aantal eenmalige bedragen, die in de bovenstaande tabel wél opgenomen zijn en die ook nodig zijn bij een implementatie van GWS4all. De bedragen mogen dus niet zonder meer vergeleken worden. Dit betreft namelijk de kosten voor inhuur van vervangende capaciteit, voor projectleiding en coördinatie. Deze bedragen (€ 70.000) zijn bij een implementatie van GWS4all ook nodig, alleen in veel mindere mate. De eigen medewerkers van Leiderdorp hoeven namelijk minder zelf te doen (automatische conversie, opleiding door leverancier) waardoor de inhuurpost waarschijnlijk niet nodig is of veel lager uitvalt. Voor projectleiding en coördinatie geldt dit eveneens. We mogen stellen dat, ondanks dit fenomeen, de eenmalige kosten bij Centric zeker niet hoger uitvallen dan bij Soleil. Daar staat tegenover dat de jaarlijkse kosten beduidend lager uitvallen. 1.28.2 Planconsult Ook Planconsult heeft een offerte uitgebracht, en wel voor het product szwNet. Planconsult is een relatief jong bedrijf, opgezet door mensen die hun sporen verdiend hebben in de gemeentelijke ICTwereld. Hun product is inmiddels bij een aantal gemeenten operationeel (volgens de referentielijst : 5). Planconsult biedt szwNet aan voor een abonnementstarief van € 0,35 per inwoner. Het betreft een introductietarief, waarvan niet zeker is of dat nu nog geldt. Ook is niet duidelijk wat dit tarief in de komende jaren gaat doen. Ook is niet duidelijk of het gebruik van de helpdesk De offerte gaat niet in op prijsstijgingen. Omgerekend is dat net als bij Centric dus € 9.100 per jaar. Op de initiële kosten voor het abonnement (toch een soort eenmalige licentie, dus) van € 9.275 wordt 100 % korting gegeven. Overige eenmalige kosten zijn : • € 9.375 voor koppelingen met het GBA-pakket (bedoeld wordt hopelijk BRS) en met het financiële pakket. Op dit bedrag is al een korting van 25 % in mindering gebracht. • € 28.295 voor dienstverlening tijdens de implementatie. Net als bij Centric komen er extra kosten bij om de applicatie te kunnen gebruiken : • Aanschaf van hardware (Intel Server incl. tape unit) : € 5.000 • Oracle licenties (named user à € 671 per gebruiker, 22 gebruikers) : € 14.500 • Oracle support (3 % per jaar) : € 450 • Gebruik Uniface : € 1.500
De kosten zouden verlaagd kunnen worden door de applicatie op de bestaande iSeries (AS/400) te draaien. Betwijfeld dient te worden of dat technisch haalbaar is. Waarschijnlijk wordt bedoeld dat dit met een speciale versie van de AS/400 mogelijk is, Leiderdorp beschikt daar echter niet over. De totaalbedragen komen daarmee dicht in de buurt van die van Centric. 1.28.3 PinkRoccade Civility PinkRoccade biedt CiVision Welzijn als opvolger van NTS en VGS. Inmiddels is dit pakket omgedoopt tot CiVision Uitkeringen. Daarnaast biedt Pink de modules CiVision Werk voor de ondersteuning van reïntegratie-activiteiten en de module CiVision Inkomen als workflowtoepassing voor alle aanvragen en heronderzoeken. Pink komt binnenkort met een aanbieding aan de NTS-gebruikers voor de migratie naar CiVision Uitkeringen. Eventueel kan ook VGS gemigreerd worden naar CiVision Uitkeringen. Het onderhoudsbedrag wordt dan vervangen door een huurbedrag dat 30 % hoger ligt dan het huidige onderhoud. Voor NTS zou dit dus neerkomen op jaarlijks € 8.320. Met VGS zou Leiderdorp nog even door kunnen gaan. Daarvoor in de plaats komt namelijk CiVision Zorg, waarin de nieuwe WMO verwerkt zal worden. Aan dienstverlening vraagt Pink ongeveer € 15.000. Het betreft dan een één-op-één conversie zonder toeters en bellen. Het pakket is moderner van opzet (o.a. Windows interface) en daardoor gebruikersvriendelijker. Pink kent evenals Centric het begrip “betaald onderhoud” wanneer wettelijk noodzakelijke uitbreidingen een bepaalde grens te boven gaan. Het bedrag hiervoor wordt per keer bepaald. CiVision Werk en CiVision Inkomen kennen afzonderlijke prijzen. De inschatting is dat de module Werk € 7.500 per jaar zal kosten en de module Inkomen € 3.500. Daarnaast zijn voor de implementatie ruim 20 dagen dienstverlening nodig (€ 29.000) én vereisen deze modules extra software voor ondersteuning (€ 20.000). De aanname wordt gedaan dat de deze modules op een bestaande Intelserver geplaatst kunnen worden. Daarmee komt het totaalbedrag in de buurt van dat van de andere leveranciers. Of deze modules ook echt nodig zijn is afhankelijk van de wensen. Het basispakket biedt reeds een module Werkbeheer, die vergelijkbaar is met de huidige module binnen NTS. Voor Reïntegratie zou het pakket van Stimulansz gebruikt kunnen worden als dat bevalt. 1.28.4 Vergelijking kosten In de onderstaande tabel zijn de kosten voor de overgang naar Soleil en de drie alternatieven zo goed mogelijk met elkaar vergeleken.
1.28.5 Conclusie Het is gevaarlijk om de totaalbedragen zonder meer met elkaar te vergelijken. Enerzijds ontbreken mogelijk nog enkele bedragen, anderzijds is de geboden functionaliteit niet goed met elkaar vergelijkbaar terwijl dit behoorlijk van invloed kan zijn. De tabel is dus alleen bruikbaar als indicatie. Toch wordt duidelijk dat qua kosten de aanbieding van Leiden er uitspringt. Dit zit dan niet zo zeer in de eenmalige kosten, die zijn vergelijkbaar, maar vooral in de structurele jaarlijkse kosten. Wanneer Leiden de jaarlijkse vergoeding voor het gebruik fors zou verlagen, dan worden de aanbiedingen financieel gezien vergelijkbaar. Deze verlaging zou ook terecht zijn. Immers, de software bestaat al en het beheer moet voor Leiden tóch uitgevoerd worden. De meerkosten vanwege het additionele gebruik door Leiderdorp zijn bijzonder laag. Het personeel van het FB hoeft immers niet uitgebreid te worden en de hardware kan de uitbreiding met Leiderdorp ook aan zonder extra investeringen. Naast een financiële vergelijking leert een eerste vergelijking op de functionele inhoud dat de standaardpakketten qua mogelijkheden beter scoren (m.n. tekstdataintegratie en gegevensuitwisseling met GBA). Dit is een extra reden om een hogere prijs af te wijzen.
