B en W. nr, d.d

B en W. nr, 13.0841 d.d. 17-9-2013 Onderwerp

Vaststellen projectopdracht revitalisering/herontwikkeling winkelcentrum Stevensbloem

Besluiten: 1. De projectopdracht revitalisering/herontwikkeling winkelcentrum Stevensbloem (een werken derden project) vast te stellen; 2. De ambtelijke uren voor planvoorbereiding van het project revitalisering/herontwikkeling winkelcentrum Stevensbloem voor een bedrag van €69.500,- ten laste van het krediet plankosten in definitiefase te brengen. Behoudens advies van de commissie

Perssamenvatting: De gemeente Leiden heeft overeenstemming bereikt over de revitalisering van winkelcentrum de Stevensbloem. Om de herontwikkeling op korte termijn mogelijk te maken stelt de gemeente Leiden een krediet van 69.500 euro beschikbaar.

Revitalisering/herontwikkeling winkelcentrum Stevensbloem – Projectopdracht werken derden

Datum:

30-08-2013

Versie:

Definitief

Auteur/functie:

Jessica Hilhorst – account manager bedrijven (Realisatie, Team Stadskennis) Carien Arendz – beleidsmedewerker vastgoed (VAG) Camiel Kooijman – projectmanager (Ontwikkeling, Projectbureau)

Stevensbloem – Herinrichting winkelcentrum / Projectopdracht werken derden

Pagina 3 / 16

INHOUDSOPGAVE

Bijlagen 1: 2:

Voorlopige planning Projectgrens


Pagina 4 / 16

AKKOORDVERKLARING Hierbij verklaren onderstaande partijen akkoord te gaan met de inhoud en de daaruit voortkomende verplichtingen.

Datum akkoord:

……

Bestuurlijk opdrachtgever (is projectwethouder) Naam: Pieter van Woensel Handtekening:

Beoogd ambtelijk opdrachtgever (is afdelingsmanager / lid concerndirectie opdrachtgever) Naam: Ronald van der Worp Handtekening:

Ambtelijk opdrachtnemer (is projectmanager): Naam: Paul Vermeer Handtekening:


Pagina 5 / 16

INLEIDING Doel van dit document Deze projectopdracht markeert de start van de inzet van het Projectbureau. Het beschrijft de projectresultaten, de wijze waarop en in samenwerking met welke partijen die tot stand komen en de wijze waarop de uitvoering van het project wordt beheerst. Na ondertekening door de partijen is dit het contract waarop partijen elkaar kunnen aanspreken. NB Deze projectopdracht is een intern document van de gemeente Leiden. De afspraken met Urban Interest worden verwoord in de formele brieven, intentie- en anterieure overeenkomst, koopovereenkomst, e.d. Ingangsdocumenten Intentieovereenkomst revitalisering en uitbreiding winkelcentrum Stevensbloem oktober 2007. Tekening versie D 01-07-09; wijzigingsdatum 25-06-09 (NB: dit is geen definitief ontwerp) Verschillende verslagen van overleggen met ontwikkelaar Brief Urban Interest 1-8-2013 m.b.t. gemaakte afspraken met Gemeente Leiden PROJECTINHOUD Probleemdefinitie De volgende ontwikkelingen zijn van belang: Herontwikkeling (revitalisering en uitbreiding) winkelcentrum Stevensbloem Herontwikkeling winkelcentrum Stevensbloem De eigenaar Urban Interest van het winkelcentrum Stevensbloem heeft het voornemen om het winkelcentrum te revitaliseren en uit te breiden, met als doel het verbeteren van de kwaliteit en de economische positie van het winkelcentrum. Het winkelcentrum krijgt in de plannen in elk geval een nieuwe indeling. De kiosken verdwijnen en de routing wordt zo aangepast dat het winkelend publiek langs de gewone winkels naar de twee supermarkten wordt geleid. Die supermarkten, AH en Digros, breiden allebei uit; in totaal met zo'n 1.000 vierkante meter. De ingangen van de supermarkten komen tegenover elkaar in de doorgang waar nu nog de kiosken staan. Aan de parkzijde verdwijnt de overkapping. Tijdens de renovatie blijven alle winkels gewoon open. Wel komt er een soort stoelendans op gang, waarbij meerdere winkels zullen verhuizen. Het project resulteert in: Ca. 1.000 m2 uitbreiding winkels Extra parkeermogelijkheden voor auto’s en fietsen als gevolg van de uitbreiding Herinrichting van de openbare ruimte Gewijzigde laad- en lossituatie en verkeerscirculatie


Pagina 6 / 16

Doelstelling en resultaten Doelstelling Het hoofddoel van het project is het verbeteren van de kwaliteit en economische positie van het winkelcentrum Stevensbloem. Resultaten Dit project leidt tot de volgende resultaten: 1. Verbeterd winkelcentrum 2. Aangepaste openbare ruimte geschikt voor het plan conform gemeentelijk handboek openbare ruimte 3. Extra parkeerruimte als gevolg van de uitbreiding 4. Aangepaste laad- en lossituatie en verkeerscirculatie

PROJECTUITVOERING Projectaanpak Resultaten tot nu toe: Overeenstemming over grondoverdracht met VAG aan Urban Interest. Dit was lang een knelpunt om verder te komen. Op 7 januari 2013 is mondelinge overeenstemming bereikt tussen gemeente (P. van Woensel, E. van der Nat) en Urban Interest (H. Hilders, R. Klomp). De details van de afspraken zijn vast gelegd in de brieven van 9 juli, 26 juli en 1 augustus 2013. Details afspraken: Gemeente levert grond voor EUR 125.000,- aan UI in de staat waarin het zich nu bevindt en draagt daarmee verantwoordelijkheid voor bouw- en woonrijp maken voor locatie over aan UI. UI dient op grond van gemeentelijke kaders (handboek openbare ruimte, etc) het plangebied te herinrichten. De plangrenzen van het project zijn overeen gekomen zoals te zien in de tekening in bijlage 2. VAG ontvangt 75.000 euro van afdeling REA ter dekking van de grondwaarde. Gemeente heeft hierbij toetsende rol en zal toezicht houden op werkzaamheden in openbare ruimte. Gewijzigde laad- en lossituatie Omwonenden, winkeliers en gemeente staan in principe positief tegenover de uitbreiding en revitalisatie van het winkelcentrum. Het veilig laden en lossen t.b.v. de twee supermarkten is tot nu toe een obstakel gebleken in het bouwplan. Op dit punt is het ontwerpproces komen stil te liggen. UI heeft in september 2009 een nieuwe voorstel gedaan m.b.t. het laad- en losverkeer van de vrachtwagens dat positief is ontvangen door gemeente, politie en brandweer. Aandachtspunt: hoewel partijen positief waren over de rijrichting van het laad- en losverkeer, zijn er nog wel een aantal detailvragen die ingevuld moeten worden. De discussie speelde op basis van tekening versie D 01-07-09; wijzigingsdatum 25-06-09. Nadere invulling van het ontwerp is stil komen te liggen door financiële onderhandelingen m.b.t. grondoverdracht. Nu deze afgerond lijkt te zijn, kan het ontwerp verder definitief worden gemaakt. NB Urban Interest heeft de opmerkingen bij het schetsontwerp nooit doorgevoerd. Dit is een taak bij de doorstart van de ontwerpopgave.


Pagina 7 / 16

Vervolgstappen: Het tot stand brengen van het bouwplan middels regierol gemeente. Uitwerken overeenkomst met afspraken over toetsende rol gemeente: Grondcontract en Anterieure overeenkomst, die onder andere ingaat op: Taakverdeling Ontwikkelgebied Procesafspraken Risico’s Planning Aanbestedingssituatie Relaties andere projecten / naaste omgeving Het project Stevensbloem heeft geen relatie tot andere projecten. Het aangrenzende Stevenspark is in 2012 heringericht. Relatie met going concern VAG coördineert de grondtransactie van de gemeente Leiden aan Urban Interest. Vanuit economie sterk verantwoordelijkheidsgevoel om iets aan toestand winkelcentrum te doen Gemeentelijke kader m.b.t. RO (bestemmingsplan), vergunningen, inrichting en kwaliteit openbare ruimte, etc. Randvoorwaarden Principes projectmatig werken (Leids planproces, Handboek projectmatig werken). PROJECTBEHEERSING Kosten Bij de herinrichting van het winkelcentrum Stevensbloem is er sprake van de volgende kosten: 1. Plankosten 2. Kosten uitvoering uitbreiding en renovatie vastgoed 3. Kosten uitvoering herinrichting openbare ruimte 4. Onvoorziene kosten Ad. 1 Plankosten Het leidend principe bij projecten werken derden is dat alle kosten ten laste komen van de initiatiefnemer. De gemeente zal bij Stevensbloem afwijken van dit principe. Gezien de moeizame onderhandeling van de afgelopen 2 jaar, het resultaat dat nu bereikt is en het maatschappelijk en economisch belang voor de wijk Stevenshof zal de gemeente de plankosten van de gemeentelijke inzet in de definitiefase op haar nemen. De kosten van het gemeentelijk apparaat na de definitiefase, te weten de kosten voor verdere uitwerking van het plan, de voorbereiding en realisatie voor vastgoed en openbare ruimte komen via de afspraken in de anterieure overeenkomst ten laste van de initiatiefnemer. Ter informatie: de kosten van de inzet van de gemeente in het kader van de vergunningen en de planologische procedure worden via de leges verhaald op de initiatiefnemer.


Pagina 8 / 16

De raming van de uren van de inzet van het ambtelijk apparaat in de definitiefase is als volgt: Ontwerp toetsing verkeer (incl. overleg) Ontwerp openbare ruimte toetsing stedenbouw (incl. overleg) Planologische procedure Communicatie Toetsing voorlopig ontwerp openbare ruimte stadsruimte Toetsing voorlopig ontwerp openbare ruimte stedelijk beheer Coördinatie Projectbureau Begeleiding Stadsingenieurs Diversen

25 uur 15 uur 15 uur* 30 uur** 10 uur 20 uur*** 400 uur 100 uur**** 100

Totaal

715 uur

Waarvan doorbelast:

695 uur

NB *) **) ***) ****)

De inzet t.b.v. vergunningen worden uit leges betaald. Bij de raming van de ureninzet wordt uitgegaan van een grote buitenplanse afwijking (en geen nieuw bestemmingsplan) en de uren die aanvullend nodig zijn op de inzet die gefinancierd wordt door de leges. Urban Interest zal de communicatie voor het merendeel op haar nemen (afspraak die terug dient te komen in de anterieure overeenkomst). Deze uren worden niet doorbelast Dit is incl. verkenning verleggen kabels en leidingen.

De kosten van de ambtelijke inzet worden dus € 69.500,- (uitgaande van een tarief van € 100,- per uur per medewerker). NB: De kosten van de inzet voor de planologische procedure worden verrekend via de leges. Alleen de inzet van ambtenaren die wordt doorbelast wordt genoemd. De kosten van de inzet voor de omgevingsvergunning worden verrekend via de leges. De kosten voor inzet van de StadsIngenieurs na de definitiefase (toetsing ontwerpen, bestek en toezicht) zijn voor rekening zijn van UI (af te spreken middels anterieure overeenkomst). Geen BTW voor de gemeentelijke inzet. De volgende expertise wordt onder leiding van Urban Interest ingekocht (en betaald): o Architect (ontwerp, kostenraming en toezicht). o Ontwerpbureau openbare ruimte. o Aannemer (realisatie objecten en terrein). o Eventueel: onderzoek- en/of adviesbureaus (i.r.t. planologische procedure, inventarisatie bouwtechnische staat bestaande objecten, juridische ondersteuning, e.d.). Dekking plankosten definitiefase Beschikbaar vanuit het krediet plankosten definitiefase (7100523) €69.500,-


Pagina 9 / 16

Ad. 2 Kosten uitvoering uitbreiding en renovatie vastgoed Deze kosten komen ten laste van de initiatiefnemer. Ad. 3 Kosten uitvoering herinrichting openbare ruimte Deze kosten komen ten laste van de initiatiefnemer. In de anterieure overeenkomst worden de afspraken uitgewerkt. Het principe is dat de initiatiefnemer op rekening en risico de ingrepen in de openbare ruimte voorbereidt en realiseert. De gemeente toetst, houdt toezicht en zal na oplevering zorg dragen voor het beheer en onderhoud. Ad. 4 Onvoorziene kosten In de anterieure overeenkomst wordt vastgelegd hoe partijen omgaan met onvoorziene kosten. Kwaliteit van de openbare ruimte Urban Interest zal o.a. de openbare ruimte (deels in eigendom van de gemeente) wijzigen in eigendom (o.a. route laden- en lossen, parkeerplaatsen), waarna de gemeente het beheer en onderhoud op haar zal nemen. Het is van groot belang dat de aannemer die in opdracht van Urban Interest de werkzaamheden uitvoert, dit doet conform de richtlijnen van de gemeente. Dit om te voorkomen dat na overdracht (op korte of lange termijn) onnodige herstelwerkzaamheden (op kosten van de gemeente) nodig zijn. Baten Een kwaliteitsverbetering van het winkelcentrum Stevensbloem en de omliggende openbare ruimte vertaalt zich in: Een betere beleving van de kwaliteit en daarmee naar verwachting meer bezoekers van het winkelcentrum en daarmee meer economische activiteiten Een betere woonomgeving voor de bewoners boven het winkelcentrum en de bewoners in de directe omgeving


Pagina 10 / 16

Projectorganisatie De projectorganisatie is als volgt:

Pieter van Woensel Bestuurlijk opdrachtgever

n.t.b. Ambtelijk opdrachtgever n.t.b. Projectcontroller Paul Vermeer Ambtelijk opdrachtnemer n.t.b. Projectondersteuning Projectteam Gemeente Leiden: REAVW n.t.b. REASK Jessica Hilhorst RMB n.t.b. REAORO n.t.b. BOD-VS n.t.b. VAG O.a. Carien Arendz Stadsingenieurs Sander Vermeer STB n.t.b. Projectcontroller n.t.b. Extern: Ontwikkelaar en eigenaar Urban Interest Aannemer openbare ruimte, n.t.b.


Pagina 11 / 16

Sturingsdriehoek: Bestuurlijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtnemer:

Pieter van Woensel n.t.b. Paul Vermeer

Het projectteam bestaat uit medewerkers van de ambtelijke vakafdelingen, en eventueel externen (eigenaar en ontwikkelaar, winkeliers, bewoners…). De projectteamleden zijn nader te bepalen (actie projectmanager). De belanghebbenden zijn: Urban Interest Huurders / winkeliers Bewoners en belanghebbenden uit de directe omgeving van het project. Gemeente Leiden Buurthuis NB: Er is geen stuurgroep. Ad hoc zal er overleg zijn tussen de gemeente en Urban Interest. Het niveau van het overleg (bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever dan wel ambtelijk opdrachtnemer) in samenhang met de agenda. Communicatie en rapportage De projectmanager coördineert: o in overleg met de projectteamleden de benodigde overleggen. o het overleg met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. o het informeren van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad (in ieder geval t.b.v. het uitvoeringsbesluit). o het informeren van de omwonenden over de herinrichting en eventueel betrekken van de omwonenden en belanghebbenden. De projectmanager legt verantwoording af aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever over de voortgang en resultaten, inclusief interne aangelegenheden betreffende capaciteit en inzet van projectmedewerkers, projectbudget, kredietaanvragen, interne procedures en draagvlakvorming etc. De verslaglegging wordt verzorgd door de projectondersteuning (indien nodig). Het project wordt opgenomen in de reguliere rapportagestructuur voor projecten.


Pagina 12 / 16

Tijd De belangrijkste mijlpalen van het project zijn: Grondcontract Anterieure overeenkomst Schetsontwerp Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Aanvraag vergunningen Bruikbare / onherroepelijke omgevingsvergunning Start renovatie vastgoed Oplevering en ingebruikname renovatie vastgoed Start herinrichting openbare ruimte Oplevering en ingebruikname openbare ruimte In de bijlage een concept planning. Urban Interest is als initiatiefnemer bepalend voor de voortgang. Advies: In de anterieure overeenkomst afspraken over de voortgang vastleggen en de planning hierop aanpassen. Risicobeheersing In samenwerking met de adviseur risicomanagement (Projectbureau) zullen bij de start van het projectteam de risico's en beheersmaatregelen in kaart worden gebracht. De volgende risico's lijken aanwezig: Urban Interest als samenwerkingspartij Verhuisbewegingen supermarkten. Levert dat behoefte op naar tijdelijke voorzieningen in de openbare ruimte. Draagvlak wijzigingen in de verkeerssituatie Kabels en leidingen, vuilcontainers, bomen, e.d.  ruimtelijke inpassing De benutting van de (groene) ruimte nabij het wijkgebouw


Pagina 13 / 16

Bijlage 1: Voorlopige planning


Pagina 14 / 16


Pagina 15 / 16

Bijlage 2

Tekening projectgrens


Pagina 16 / 16

B en W. nr, d.d

Recommend Documents