Asociace pomáhající lidem s autismem- APLA- Jižní Morava, občanské sdružení Účinnost od l.l.2005
Směrnice č. 1
V Brně dne 2.1.2005
Účetnictví a financování
Návaznost : v textu
Vypracoval : účetní
Přílohy : v textu
Schválil : prezident
Tato směrnice je vydávána v návaznost na zákon o účetnictví č.563/1991 Sb v platném znění, vyhlášku č.504/2002 Sb., zákon o dani z příjmu č. 586/1992 Sb v platném znění, Obchodní zákoník zákon č. 513/1991 Sb. v platném znění, platná sdělení a opatření MF.
Přílohy : 1. Účtový rozvrh / je součástí účetního software /. 2. Zásady pro účtování na účtech a oceňování. Účetní knihy, forma jejich vedení, číselné řady dokladů, archivace účetních dokladů. Zúčtovací vztahy, náklady a výnosy, vlastní zdroje . 3. Oběh dokladů, podpisová oprávnění. 4. Zásady pro pořizování a odepisování dlouhodobého majetku / občanské sdružení nevlastní dlouhodobý majetek /. 5. Zásady pro účetnictví a evidenci drobného majetku. 6. Zásady pro inventarizace , oceňování při inventarizacích. 7. Poskytování ochranných pomůcek a pracovních oděvů / není předmětem činnosti občanského sdružení /. 8. Zásady pro časové rozlišování a dohadné účty. 9. Zásady pro tvorbu a zúčtování rezerv, opravné položky / nevyskytují se v občanském sdružení /. 10. Zásady pro účtování v cizích měnách a o kursových rozdílech / účtuje se pouze v českých Kč /. 11. Hlavní a vedlejší činnost. 12. Termináře a postupy roční účetní uzávěrky a závěrky. Otevírání a uzavírání účetních knih.
Příloha č.2- Zásady pro účtování na účtech a oceňování. Účetní knihy, forma jejich vedení, číselné řady dokladů, archivace účetních dokladů. Zúčtovací vztahy, náklady a výnosy, vlastní zdroje a dlouhodobé závazky ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Občanské sdružení se v této oblasti účetnictví řídí Českými účetními standardy č.401,410,411,412 a 413. Okamžik uskutečnění účetního případu je den , ve kterém dojde zejména ke splnění dodávky, vznik závazku, platbě závazku, vzniku pohledávky, postoupení pohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu, zjištění manka, schodku, přebytku či škody, pohybu , majetku uvnitř účetní jednotky a k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních předpisů nebo z vnitřních poměrů účetní jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly, popř. má účetní jednotka k dispozici potřebné doklady tyto skutečnosti dokumentující ( např. bankovní výpisy) Pro potřeby oceňování pohledávek a závazků vyjádřených v cizí měně ke dni jejich vzniku lze za okamžik uskutečnění účetního případu považovat u dodavatele den vystavení faktury a u odběratele den přijetí faktury.
Účetní knihy, forma jejich vedení, číselné řady dokladů, archivace : Účetní zápisy Dle § 12 zákona o účetnictví jsou účetní zápisy účetní záznamy, jejichž obsah je určen ustanoveními zákona o účetnictví. Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení. Účetní zápisy nesmějí účetní jednotky provádět mimo účetní knihy. Účetní knihy v soustavě podvojného účetnictví Účetní jednotky účtující v soustavě podvojného účetnictví, účtují : a/ v deníku, v němž účetní zápisy uspořádají z hlediska časového a jímž prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období b/ v hlavní knize, v níž účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného c/ v knihách analytických účtů, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy d/ v knihách podrozvahových účtů, ve kterých se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách podle písmen a/ a b/. Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace : a/ zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha b/ souhrnné obraty strany MD a Dal účtů, alespoň za kalendářní měsíc c/ zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka Nutná ustanovení dle § 16 zákona o účetnictví 1/ peněžní částky v knihách analytických účtů musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám obratů nebo zůstatků syntetických účtů, k nimž se tyto AN účty vedou. 2/ V knihách analytických účtů a v pomocných knihách se užije vyjádření v peněžních jednotkách. Nelze použít jen měrných jednotek a vyjádření množství. Software Účetní jednotka vede svoje účetnictví pomocí externí pracovnice a software. Na základě pořízené datové základny umožňuje vytisknout potřebné informace vedení občanského sdružení, pro kontrolní orgány, pro analýzy. V SW jsou nadefinované číselné řady a jednotlivé oblasti hlavní činnosti a vedlejší činnost.
Archivace Účetní záznamy mohou mít písemnou nebo technickou formu. Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu před zneužitím , poškozením, zničením, neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením. Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy : - účetní závěrka a výroční zpráva .............................................................po dobu 10 let - účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány,účetní sestavy inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy .............................................po dobu 5 let - mzdové listy............................................................................................po dobu 30 let - daňové doklady DPH ..............................................................................po dobu 10 let
Zásady pro účtování nákladů a výnosů : Náklady vynaložené na činnost organizace se účtují na vrub účtové tř.5 narůstajícím způsobem od počátku roku do konce roku. Dle účetního standardu č. 412, bod 3.4, pokud ve vyúčtováních za přijaté služby nebo dle jiných dokladů budou zahrnuty také částky, které nepatří do nákladů účetní jednotky, lze postupovat takto : a/ zjistí-li se před zaúčtováním příslušných vyúčtování nároky, které mají jiné osoby uhradit, pak částky takových nároků se neúčtují do nákladů, ale na rozvahové účty ve třídě 3. b/ nezjistí-li se tyto částky před zaúčtováním příslušných vyúčtování, zaúčtují se celá vyúčtování do nákladů ve tř.5 . Dodatečně přijaté náhrady nebo předpisy náhrad se účtují jako snížení příslušných nákladů ve tř.5. Pozor, ne do třídy 6. Výnosy se účtují ve prospěch tř.6 narůstajícím způsobem od počátku do konce roku. Právně zaniklé závazky se vyúčtují na příslušný účet ostatních výnosů. Běžné náklady a výnosy účtuje občanské sdružení v souladu s účtovým rozvrhem. Přijaté členské příspěvky dle stanov se účtují ve prospěch účtů účtové skupiny 68- přijaté příspěvky a na vrub účtu banky nebo pokladny. Přijaté provozní dotace se účtují ve prospěch účtů účtové skupiny 69- provozní dotace. Účtují se předpisově. Předpis nároku na dotaci na provozní činnost se účtuje ve prospěch příslušného účtu účtové skupiny 69 a na vrub příslušného účtu účtové skupiny34 až do okamžiku přijetí finančních prostředků. Případný závazek k poskytovateli dotace z důvodu vrácení dotace nebo její části se zaúčtuje na vrub příslušného účtu účtové skupiny 69 a ve prospěch příslušného účtu účtové skupiny č.34- zúčtování daní a dotací. Vlastní zdroje Ve prospěch účtu 901-vlastní jmění se účtuje: - vklad zakladatele - přijatá investiční dotace - investiční dary - převod zisku za minulé účetní období, pokud se nepřevede do fondů - převod zdrojů z fondů Na vrub účtu 901- vlastní jmění se účtuje zejména : - převod ztráty za minulé účetní období - finanční vypořádání investiční dotace - převod zdrojů do fondů - poměrná část odpisů majetku pořízeného z dotace účtovaná do výnosů Fondy Obsahují zdroje účetní jednotky, které jsou účelově určeny, a které nejsou zdrojem vlastního jmění. není však vyloučena možnost převodu zdrojů z vlastního jmění do fondů. Tvorba a čerpání fondů se řídí stanovami, případně rozhodnutím valné hromady. Fondy se tvoří ze zisku po zdanění předcházejících let a z dalších účelově určených přijatých zdrojů. Fondy nemohou vykazovat aktivní zůstatek
Příloha č.3 Oběh dokladů, podpisová oprávnění Náležitosti účetních dokladů dle § 11 zákon a o účetnictví Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat : a/ označení účetního dokladu b/ obsah účetního případu a jeho účastníky c/ peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d/ okamžik vyhotovení účetního dokladu e/ okamžik uskutečnění účetního případu, není- li shodný s okamžikem vyhotovení f/ podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Jedná se o podpis účetní a schvalujícího pracovníka. Může být společný pro více dokladů.
doklad schvaluje Název dokladu doklad vystavuje doklad účtuje --------------------------------------------------------------------------------------------1. Pokladní doklad příjmový
pokladní
účetní
koordinátorka
2. Pokladní doklad výdajový
pokladní
účetní
koordinátorka
3. Cestovní příkaz
zaměstnanec
účetní
koordinátorka
4. Platební příkaz do banky
pověřená pracovnice účetní
koordinátorka
5. Výpisy z banky
banka
koordinátorka
6. přijaté faktury
dodavatel
účetní
koordinátorka
7. vydané faktury
pověřená pracovnice účetní
koordinátorka
8. Zařazovací protokoly na majetek
9. Vyřazovací protokoly na majetek
10. Ostatní účetní doklady
účetní
účetní účetní pověřená pracovnice
účetní pověřená pracovnice
účetní
účetní
účetní
koordinátorka
koordinátorka
koordinátorka
Příloha č. 5 Zásady pro účetnictví a evidenci drobného majetku Dle ustanovení čl. I bodu 9, Opatření č.j. 281/89 759/2001, písm.c Dlouhodobým majetkem není drobný nehmotný a hmotný majetek s dobou použitelnosti delší než 1 rok, o kterém účetní jednotka rozhodla, že jej nebude účtovat na účtech dlouhodobého majetku do povinně stanovené částky. V takovém případě se drobný nehmotný majetek vyúčtuje při pořízení do nákladů ( na účet 518-ostatní služby ), o drobném hmotném majetku se účtuje na účet 501- spotřeba materiálu.
U konkrétního pořízení drobného majetku organizace rozhodne : a/ bude o tomto nákupu účtovat jako o majetku na účtové třídě O b/ bude o tomto majetku účtovat jako o spotřebě. ad a/ v tomto případě se majetek naúčtuje na účet 022, jako každý jiný a odepisuje se dle vyhl. č.504/2002 Sb v platném znění. Účetní jednotky jsou povinny sestavit odpisový plán, uvedený majetek se odepisuje jen do výše jeho ocenění v účetnictví. ad b/ v případě tohoto rozhodnutí se musíme zamyslet nad tím, zda se jedná o zařazení většího rozsahu majetku do používání. Pokud jsme přesvědčeni o tom, že obhájíme tvrzení, že se jedná jen o malý rozsah majetku, účtujeme na účet 501. Pokud jsme přesvědčeni, že toto tvrzení neobhájíme, a že jde o větší rozsah majetku, účtujeme přes časové rozlišení, účet 381. Ú č e t n í jednotka r o z h o d l a , že bude o pořízení, odepisování a vyřazení drobného hmotného a nehmotného majetku s dobou použitelnosti delší než 1 rok a v ocenění do 40000 Kč u hmotného majetku a do 60000 Kč u nehmotného majetku účtovat na účet 501/518/381. / do spotřeby eventuelně na časové rozlišení /
Příloha č. 6- Zásady pro inventarizace, oceňování při inventarizacích Dle § 9 zákona o účetnictví Účetní jednotky inventarizací zjištují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o opravných položkách případě o škodách. Inventarizace se provádějí k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. Inventarizace jsou : - fyzické - dokladové Každý zůstatek účtu v rozvaze ke dni 31.12. účetní jednotky musí být doložen nějakou inventurou, položkovým rozpisem zůstatku účtu, saldem pohledávek, inventurními soupisy drobného majetku atd. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví. Jde o manka nebo přebytky. Inventarizační rozdíly se vyúčtují do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků
Příloha č.8 Zásady pro časové rozlišování a dohadné účty 1. Náklady a výnosy se zachycují v účetnictví podle těchto zásad : a/ náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí b/ opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se účtují na účtech nákladů a výnosů, kterých se týkají. c/ náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se účtují do výnosů běžného roku. d/ náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišovat ve formě : - nákladů příštích období ( účty účtové skupiny 38) - výdajů příštích období ( účty účtové skupiny 38 ) e/ výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě - výnosů příštích období ( účet účtové skupiny 38) - příjmů příštích období ( účet účtové skupiny 38) 2. Podmínkou pro účtování účetních případů časového rozlišení je skutečnost, že je znám jejich titul ( věcné vymezení ), částka a období, kterých se týkají. 3. Náklady a výnosy se účtují na příslušných účtech nákladových druhů a výnosových položek v zásadě časově rozlišené. 4. Účty časového rozlišení podléhají inventuře a při inventarizaci se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. 5. Časové rozlišení není nutno používat v případech, a/ kdy se jedná o nevýznamné částky, kdy jejich ponecháním v nákladech nebo ve výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování výsledku hospodaření. b/ jde-li o pravidelně se opakující výdaje, popř. příjmy za předpokladu, že se výrazněji neovlivní věcná a časové souvislost nákladů a výnosů. 6. Postupy při časovém rozlišení upravené v této směrnici nesmí účetní jednotka každoročně měnit. Účet 388- Dohadné účty aktivní Účtují se zde dohadné položky aktivní, které nelze vyúčtovat jako obvyklé pohledávky, přičemž výnos z těchto položek přísluší do daného účetního období, resp. je prokazatelně protipoložkou k vyúčtovaným nákladům. Jde například o pohledávky za pojištovnou v důsledku pojistných událostí v případech, kdy nebyla ještě poskytnuta pojistná náhrada a pojištovna nepotvrdila ke konci rozvahového dne konečnou výši náhrady. Patří sem i výnosové úroky, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za běžné účetní období. Účet 389 Dohadné účty pasivní Účtují se zde dohadné položky pasivní, které nelze vyúčtovat jako obvyklý dluh, pokud není známa jejich přesná výše.
Příloha č.11 Hlavní a vedlejší činnost občanského sdružení Dle vyhl. 504/2002 Sb , § 28, výsledek hospodaření před zdaněním obsahuje rozdíl položek „ Výnosy celkem“ a „ Náklady celkem“ . Účetní jednotky jsou povinny ke dni sestavení účetní závěrky vykázat odděleně náklady, výnosy, výsledek hospodaření za hlavní činnost a náklady, výnosy a výsledek hospodaření za hospodářskou / vedlejší činnost /. Hlavní činnost Pro účely vyhlášky č.504/2002 Sb se rozumí hlavní činností veškeré činnosti, pro které byla účetní jednotka zřízena. Hospodářská činnost Pro tyto účely se rozumí hospodářskou činností činnosti doplňkové, vedlejší, podnikatelské, jiné. Dle §18 zákona o dani z příjmu odst.2 a) Předmětem daně nejsou příjmy získané nabytím akcií podle zvláštního zákona, zděděním nebo darováním nemovitosti nebo movité věci anebo majetkového práva s výjimkou z nich plynoucích příjmů. Odst 3. U poplatníků, kteří nejsou založeni nebo zřízeni za účelem podnikání, jsou předmětem daně vždy příjmy z reklam s výjimkou ustanovení § 19 odst. 1 písmena zd) , z členských příspěvků a příjmy z nájemného s výjimkou uvedenou v odstavci 4 d). Odst. 4 U poplatníků uvedených v odstavci 3 nejsou předmětem daně příjmy a) z činností vyplívajících z jejich poslání za podmínky, že náklady vynaložené podle tohoto zákona v souvislosti s prováděním těchto činností jsou vyšší, činnosti, které jsou posláním těchto poplatníků, jsou stanoveny zvláštními předpisy, statutem, stanovami, zřizovacími a zakladatelskými listinami. b) z dotací, příspěvků na provoz a jiných podpor ze státního rozpočtu, rozpočtu kraje a rozpočtu obce poskytnutých podle zvláštních právních předpisů, z prostředků poskytnutých z rozpočtu EU nebo veřejných rozpočtů cizích států. c) z úroků z vkladů na běžném účtu Odst. 6 U poplatníků uvedených v odstavci 3 se splnění podmínky uvedené v odstavci 4 písmene a) posuzuje za celé zdaňovací období podle jednotlivých druhů činností. Pokud jednotlivá činnost v rámci téhož druhu činností je prováděna jak za ceny, kdy dosažené příjmy jsou nižší nebo rovny než související náklady vynaložené na jejich dosažení, zajištění a udržení, tak za ceny, kdy dosažené příjmy jsou vyšší než související náklady vynaložené na jejich dosažení, zajištění a udržení, jsou předmětem daně pouze příjmy z těchto jednotlivých činností, které jsou vykonávány za ceny, kdy příjmy převyšují související výdaje. Odst. 7 Poplatníci vedení v odstavci 3 jsou povinni vést účetnictví tak, aby nejpozději ke dni účetní závěrky byly vedeny odděleně příjmy, které jsou předmětem daně, od příjmů, které předmětem daně nejsou nebo předmětem daně jsou, ale jsou od daně osvobozeny. Obdobně to platí i pro vykazování nákladů. Odst. 8 Za poplatníky podle odstavce 3 se považují také občanská sdružení. Dle § 19 Odst. 1 Od daně jsou osvobozeny a) členské příspěvky podle stanov, statutu, zřizovacích nebo zakladatelských listin, přijaté občanskými sdruženími. f) příjmy z Fondu dětí a mládeže.
Příloha č. 12 Termináře a postupy roční účetní uzávěrky a závěrky, uzavírání účetních knih Před vlastním započetím prací na účetní závěrce je potřeba provést kompletní zaúčtování : - běžných dokladů minulého roku, - odpisy hmotného majetku, pokud existuje - inventarizace majetku a závazků - časové rozlišení nákladů a výnosů - zaúčtování dohadných položek -sestavení daňového přiznání a zaúčtování splatné daně ze zisku - úroky z půjček - nájmy časově rozlišené - soc. a zdr. pojištění nezaplacené - uzavření účetních knih Časové rozlišení nákladů a výnosů : Náklady a výnosy se zásadně účtují do období, s nímž věcně i časově souvisejí, ne do období, kdy došlo k platbě. ú.- 381...náklady příštích období jedná se o platby uhrazené v běžném účetním období, avšak vážící se k výkonu příštího období. Náklady příštích období je třeba zúčtovat do období, s nímž věcně souvisejí, nejpozději však do čtyř let od zaúčtování nákladů na ú. 381. Výjimku tvoří nájemné a další případy vyplývající ze smluv. Například : - předem placené nájemné - nepravidelné leasingové splátky - pojistné v případě, že se pojistné a účetní období nekryjí - předplatné novin a časopisů zaplacené koncem roku na příští rok - zařazení drobného majetku většího rozsahu do používání ú. 383- výdaje příštích období jsou platby hrazené zpětně za výkony minulého období. Lze zde účtovat pouze částky, u nichž je známo, že se v budoucích obdobích vynaloží na příslušný účel a v určité výši. Například : - nájemné placené pozadu - zpětně vyúčtované úroky z úvěru ú. 384- výnosy příštích období jsou předem přijaté příjmy za výkony, které budou poskytnuty až v příštím období. V následujícím období se rozpouštění do výnosů běžného období Například : - předem přijaté nájemné u pronajímatele - přijaté nepravidelné leasingové splátky u leasingové společnosti - přijaté pojistné v případě,že se nekryje pojistné a účetní období - přijaté předplatné u časopisů - přijaté náhrady na obědy zaměstnanců následujícího období ú. 385- příjmy příštích období jsou dodané a nevyfakturované výkony, které patří do výnosů běžného období. Například : - provedené nevyfakturované práce a služby - naběhlý bankou nepřipsaný úrok z vkladových účtů Účty časového rozlišení podléhají dokladové inventarizaci ke dni 31.12. Posuzuje se jejich výše a odůvodněnost. Neprovádět časové rozlišení lze, když se :
- jedná o nevýznamné částky, kdy jejich ponecháním v nákladech nebo výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování hospodářského výsledku - jedná o pravidelně se opakující výdaje, popř. příjmy V oblasti nájemních a půjčovních smluv je potřeba zkontrolovat , zda jsou všechny nájmy a pronájmy v nákladech a výnosech správného účetního období. Technika uzavírání a otevírání účetních knih je dána v účetním standardu č.402. Postupy a povinné písemnosti účetní závěrky jsou dané vyhl. č.504/2002 Sb.
