Aplikovaná informatika Time management teorie časového plánování a užití OIS. ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. SMETANA, B

Aplikovaná informatika

Time management – teorie časového plánování a užití OIS. ZEMÁNEK, Z. – PLUSKAL, D. – SMETANA, B.

Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326

Time management – teorie časového plánování a užití OIS. 1. Generace Time managementu 2. Desatero Time managementu 3. Techniky stanovení priorit Time managementu 4. Kontrolní otázky a úkoly samostudia

Cíle přednášky

1. 2.

Předat studentům poznatky o generacích Time g managementu. Uvést Desatero Time managementu.

3.

Objasnit stanovení priorit Time managementu.

Time management Motto: „Čas si vymysleli lidé, aby věděli, od kdy do kdy a co za to.“ Jan Werich (1905 – 1980)

„Nedostatek času neexistuje. Všichni máme dost času, abychom mohli udělat všechno, co opravdu udělat chceme.“ Alan Lakein

Zpočátku bylo hospodaření s časem využíváno jen pro obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento obor z důvodu narůstajících nároků na život rozšířil i do osobních aktivit.

[1]

VÝZNAM TIME MANAGEMENTU Definice Time managementu (TM) TM je sada postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. TM je široká škála aktivit, mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit. [1]

Generace Time managementu Princip I. generace Time managementu Zaznamenávání úkolu do tzv. „To-Do listů“ (jednoduché zápisníky). + Výhodou byla jeho jednoduchost při ovládání. - Nevýhodou bylo, že se zde nezaznamenávaly priority ani termíny dokončení. = Dokončený úkol se jednoduše označil nebo škrtl. krtl = Tyto nevýhody jsou tolik zásadní, že se v dnešní době [2] téměř nepoužívají.

TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ PŘÍSTUP k TM I. generace symbol pojem

= úkolový list = provedeno - „zaškrtnout“

dovednost = nadhled

Generace Time managementu Princip II. generace Time managementu Plánování pomocí jednoduchým pracovních kalendářů nebo diářů. K jednotlivým úkolům šlo už zaznamenávat termíny dokončení a zahrnuje i stanovení cílů. + Vznikla přehlednost, která umožnila předvídat vytíženost dne a předat splněné úkoly ve stanovených termínech. - Nevýhoda byla, že nešlo zaznamenat více významných událostí v jednom dni. Samotný uživatel rozhodl, který úkol [2] má větší prioritu a bude upřednostněn nebo řešen později.

TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ PŘÍSTUP k TM II. generace symbol pojem

= kalendář (diář) = termíny + cíle

dovednost = předvídat vytíženost

Generace Time managementu Princip III. generace Time managementu Plánování pomocí jednoduchým pracovních kalendářů nebo diářů zůstává, ale k jednotlivým úkolům už šlo zaznamenávat termíny dokončení a zahrnuje i stanovení cílů. + Vznikla přehlednost, která umožnila předvídat vytíženost dne a předat splněné úkoly ve stanovených termínech. - Nevýhoda byla, že nešlo zaznamenat více významných událostí v jednom dni. Samotný uživatel rozhodl, rozhodl který úkol má větší prioritu a bude upřednostněn, či řešen později.

[2]

TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ PŘÍSTUP k TM III. generace symbol = hodiny pojem = cíl dovednost = úkolům přiřazuji priority

Generace Time managementu Princip IV. generace Time managementu Je zefektivněním všech z výše uvedených nástrojů. + Zavádí místa, cíle a role jako řídící prvek systému a preferuje důležité úkoly nad těmi naléhavými. havými + Je doplněna o životní cíle, le poslání a přání svého uživatele apod. + Pomáhá mu určit co je v životě důležité a podle toho podřídit vše ostatní včetně plánování času. - V České republice zatím není příliš rozšířený. ený

[2]

TIME MANAGEMENT Generace ZJEDNODUŠENÝ PŘÍSTUP k TM IV. generace symbol = kompas pojem = oblasti života dovednost = „prioritám“ přiřazuji úkoly

DESATERO TIME MANAGEMENTU

[3]

1. Dělat věci podle stanovených priorit Je velmi důležité umět stanovit si priority. priority Každý by měl vědět, co je právě pro něj důležité a co není. Tyto priority bychom měli mít neustále na mysli. = Nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důležitou.

[3]

DESATERO TIME MANAGEMENTU [3]

2. Delegování povinností Další povinnosti můžeme delegovat na členy týmu. Není možné, aby jeden člověk dělal všechno. Na základě zvolených priorit vybereme tu činnost, která je pro nás nejdůležitější, kterou ovládáme nejlépe.

= Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní.

[3]


3. Efektivně využívat pomůcky Snažíme se efektivně využívat ty nejlepší pomůcky, které máme k dispozici. Ušetříme si tím mnoho starostí, nepříjemností a především mnoho času. = Pokud budeme používat nevhodné náčiní, nakonec ztratíme mnoho času a nevyhneme se stresu. [3]


4. Systematické plánování času Můžeme použít mnoho plánovacích pomůcek jako velmi známý diář nebo například plánovací software. Pokud si své povinnosti zapíšeme a rozvrhneme, získáme ucelený pohled na další povinnosti a předejdeme možné časové kolizi. [3] = Je důležité umět efektivně plánovat svůj čas.


5. Umět říci NE Častým problémem je právě to, že lidé neumějí

(nebo nechtějí), použít slůvko NE. Je potřeba si ujasnit, co pro nás daná nabídka znamená, jaké nám přinese výhody a jaké nám naopak může způsobit nepříjemnosti. [3] = Říci NE je NEZBYTNÉ, chce-li nás někdo připravit o náš čas, který máme určený na důležitější věci.


[3]

6. Mít kritický nadhled Umět včas kriticky odhadnout, na kterou činnost se

nehodíme je velká výhoda - šetří mnoho času… Důležité však je si uvědomit, že některou věc / činnost by někdo jiný udělal mnohem lépe a rychleji. = Ne všechny věci jsme schopni dělat stejně [3] kvalitně.


[3]

7. Informovanost Pokud jsou některé informace neúplné nebo

dokonce chybné, dojde ke špatnému odhadu situace. Právě včasná a úplná informovanost je klíčem k dobrému zvládnutí času. = V dnešní době jsou informace velmi důležité a cenné. [3]


8. Rušivé vlivy Velkým problémem mohou být rušivé elementy jako například telefonáty, návštěvy, náhlé a nehlášené porady, … Nečekaný telefonát může velmi zásadním způsobem narušit právě prováděný úkon. = Třeba se umět těmto rušivým vlivům úspěšně [3] bránit.


[3]

9. Časové rezervy Vytvořit si ve svém plánu i časovou rezervu na případnou neplánovanou úlohu je také důležité. Ideální je naplánovat zhruba 60 % času. Zbývajících 40 % si ponechat na neočekávané aktivity. = Může dojít ke stresové situaci, nezvládnutí cílů. [3]


[3]

10. Organizace pracovního místa Zdánlivá maličkost, jakou je uspořádání pracovního

místa, může být velmi zásadní. Vhodné uspořádání vytváří podmínky pro efektivní práci, zamezuje časově náročnému hledání. = Máme svoji individuální prostorovou inteligenci a podle toho si pracovní místo uspořádáme. [3]

TIME MANAGEMENT - priority Priorita A – věci, které je potřeba vyřídit nejdříve = Řešit pokud možno ještě dnes. Priorita B – věci, které sice nemusejí být vykonány dnes, dnes ale jsou důležité pro dosažení cílů, tyto úkoly bývají často odsunovány, jejich včasným vyřízením nevzniknou však úkoly typu A. = Je dobré každý den pracovat alespoň na jednom úkolu s prioritou B. [4]

TIME MANAGEMENT - priority Priorita C – tyto úkoly jsou sice nutné, ale nejsou důležité pro dosažení cílů, proto je nejlépe delegovat nebo odmítnout. = Pokud je člověk splnit musí, neměl by jim věnovat příliš mnoho času. Priorita D – těmto věcem nemá příliš smysl se věnovat, novat i přesto, že mohou být zábavnější než úkoly s vyšší prioritou. = Nevedou k cílům, jsou naprosto druhořadé.

[4]

TIME MANAGEMENT - priority = příklady

Upravené [4]

TIME MANAGEMENT EFEKTIVNÍ HOSPODAŘENÍ S ČASEM

Symptomy špatného řízení času Neustále přetížený program, častá práce po večerech a víkendech, stálé zpoždění s termíny, neplnění časových harmonogramů, nedostatečné řešení problémů do hloubky, strach delegovat nebo akceptovat iniciativu druhých, hašení denních krizí, [5] neschopnost odmítnout na co už nemám.


Symptomy špatného řízení času Chybí stanovené jasné priority v práci, dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku, pocit, že nemáte situaci pod kontrolou, odkládání úkolů, zvláště nepříjemných, chybí systém a pořádek ve věcech, málo nebo žádný čas na rodinu, zábavu a sport.

[5]


Jak na omezení časových ztrát Spojováním činností, vytvářením modelů (zapojení autopilota), využíváním malých časových úseků, udělejte malý první krok, překonáte odpor, využijte pevné pravidelné termíny pro neoblíbenou činnost.

[5]

TIME MANAGEMENT ZÁVĚR - souhrn Stanovte si ve své práci vždy priority, nepříjemné věci vyřizujte okamžitě, využijte efektivně vzestupné výkonové fáze v denním cyklu, naučte se pravidelně odhadovat nutnou spotřebu času, na konci pracovního dne si udělejte strukturu programu pro příští den.

TIME MANAGEMENT ZÁVĚR - souhrn Rozplánujte každý den jenom 60 % času, 40 % ponechte volných pro neočekávané aktivity, pravidelně dělejte denní bilanci - pozitivně zapůsobí, když něco můžete „odškrtnout“, popište podřízeným při delegování úkolů žádoucí výsledky a ponechte na jejich úvaze, jak jich dosáhnou, nedelegujte to, čehož vysvětlování vám zabere více času, než udělat úkol samotný.

Kontrolní otázky a úkoly samostudia

Analyzujte možnosti jednotlivých generací Time managementu (TM). Uvědomte si zásady desatera TM. Vytvořte si představu o efektivním hospodaření s časem při vaší profesní činnosti.

Zdroje – doplňující studijní literatura: 1.

2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9.

LASÁK, Pavel. Time management – úvod [online]. [cit. 2013-11-11]. Copyright © : Pavel Lasák 2006 - 2013 Dostupné z: http://office.lasakovi.com/project/time-management/time-management-uvod/ Vývoj - čtyři generace. In: Vývoj - čtyři generace [online]. 2013 [cit. 2013-11-11]. Dostupné z: http://www.chovani.eu/vyvoj-ctyri-generace/c380 KOLAŘÍK, Jiří. Jak na time management. In: Jak na time management [online]. Copyright © 2010 [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://www.jiri-kolarik.cz/clanek/jak-na-time-management/ MALEČKOVÁ, Monika. Time management [online]. 2009 [cit. 2013-11-15]. Dostupné z: http://www.softskills.wz.cz/html/time.html MELNIČÁK, Lukáš. Time management [online]. 2009 [cit. 2013-11-23]. Dostupné z: neflt.ujep.cz/sites/default/files/time_management.pptx‎ GRUBER, David. Time management; Efektivní hospodaření časem – klíčová součást beneopedie. [online]. 2009. [cit. 2013-11-23]. ISBN 978-80-7261-211-6. Dostupné z: wwww.mgmtpress.cz UHLIG, Beatris. Time management; Staňte se pánem svého času. Praha: Grada, 2008.160s. ISBN 978-80-247-2661-8. DELIVRÉ, Francois. Buďte pány svého času. Vyd. 1. Praha: Portál. 2009. 176s. ISBN: 80-7178-577-6. Time management - Mějte svůj čas pod kontrolou. Vyd. 1. Praha: Grada. 2012. 206s. ISBN 978-80-247-4431-5.

Aplikovaná informatika Time management teorie časového plánování a užití OIS. ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. SMETANA, B

Recommend Documents