Aplikovaná informatika Synchronizace úkolů dynamického plánu v OIS. ZEMÁNEK, Z. – PLUSKAL, D. – ŠUBRT, Z.
Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326
Synchronizace úkolů dynamického plánu v OIS. 1.
i
2. 3. 4.
Možnosti přenosu a synchronizace úkolů OIS ve vybraném SW Alternativní možnosti synchronizace úkolů Využití synchronizovaných dat v KP Kontrolní otázky a úkoly samostudia
Cíle cvičení 1. Předat studentům základní informace o synchronizace úkolů dynamického plánu v OIS. 2. Objasnit význam synchronizace úkolů při realizaci projektu. 3. Charakterizovat využití OIS při aplikaci metod týmové spolupráce.
Informační systém (IS) IS je soubor: • lidí, • metod, • technických prostředků. Zajišťující: • sběr, • přenos, • uchování, • zpracování a prezentaci dat. Cílem je: - tvorba a poskytování informací podle potřeb jejich příjemců, činných v systémech řízení.
Informační systém (IS) Složení: Technické prostředky (hardware). Programové prostředky (software). Organizační prostředky (orgware) - nařízení a pravidla definující provozování a řízení IS. Lidská složka (peopleware) - adaptace a účinné fungování člověka v prostředí IS. Reálný svět jako kontext IS - informační zdroje, legislativa, normy, …
6
Osobní informační systémy
(Personal Information Systems)
OIS
• Hlavní cíle – Zajištění dostupnosti důležitých nebo často používaných informací a jejich správa. – Správa času a úloh. – Podpora plánování. • Zástupci – Lotus Organizer, – MS Outlook, – CorelCENTRAL, – DOG Organizér, – Organizér – (freeware)…
7
P řínos OIS Přínos Pomáhají nám nezapomínat. Umožňují nezabývat se nepodstatnými informacemi a plně se soustředit na právě prováděný úkon. Vytvářejí prostor pro přemýšlení. Představují způsob, jak zvýšit koncentraci a výkon mozku. Nutí nás k důslednosti a domýšlení všeho, co zaznamenáváme.
8
Zvl áštnosti OIS Zvláštnosti • Proces jeho tvorby, provoz a údržbu obvykle provádí uživatel. • Uživatel je sám sobě: systémovým analytikem, oponentem, systémovým inženýrem, programátorem, údržbářem.
9
Komponenty OIS • Podpora plánování (hlavní část) – strategických (dlouhodobých) cílů, – taktických (střednědobých) cílů, – operativních (krátkodobých) cílů.
• Správa informací, které pomáhají dosahovat cílů – kontakty na zajímavé a důležité osoby, – dlouhodobé informace, – informace s přechodnou důležitostí.
Komponenty OIS • Velmi důležitým prvkem operativního plánování je kalendář – ELEKTRONICKÝ DIÁŘ Pro studenta – nepochybně rozvrh vyučovacích hodin…
10
Tipy pro zapisování úkolů: 1. 2.
3. 4.
5.
Pokud využíváte elektronický diář, zapište si před každý úkol číslici, která odpovídá zvolené prioritě (1, 2, nebo 3 - více ztrácí smysl). Použít můžete také barevné odlišení - zde si ale zkontrolujte, zda bude stejné i na mobilním telefonu. = Barvu můžete efektivně využít i v papírových diářích. Pravidelně na konci každého dne i týdne proveďte revizi splněných úkolů i těch zbývajících. Zkontrolujte priority, sestavte si mapu zítřejšího dne a pokud jste někde udělali chybu nebo máte z něčeho špatný pocit, hledejte příčinu. = Od pracovního stolu byste měli vstávat s čistou hlavou, jedině tak si skutečně odpočinete. Ke každému úkolu si napište čas, který jste mu ve skutečnosti věnovali. = Naučíte se tak lépe odhadovat, jak náročné jednotlivé úkoly jsou a zefektivníte tak svoje plánování.
Nástroje pro synchronizaci úkolů
Capsa iCal Exchange Mozilla Sunbird / Lightning Kalendář v Microsoft Office Outlook Google Calendar cPortal O2 sdílený kalendář – ve službě O2 Business Mail atd.
Capsa - týmový nástroj pro synchronizaci úkolů Capsa umožňuje sledování jednotlivých verzí dokumentů a zasílání informací o změnách ve Vašem projektu. Nastavení rozdílných uživatelských práv dává široké možnosti pro sdílení dat nejen interně v organizaci, ale i s externími spolupracovníky a klienty. Pro studenty je možná varianta systému ozn. ZADAX Je ZDARMA (0 Kč s DPH), na vyzkoušení bez omezení funkcionality, 5 GB prostoru na ukládání dat, 5* uživatelů i v rodině, pro studenty k sdílení studijních materiálů. * Studentům firma nabízí zvýšení počtu uživatelů až na 30 ve variantě Zadax. Stačí poslat potvrzení o studiu nebo kopie ISIC karty od 3 uživatelů, z nichž 1 je zakladatel projektu v Capse (jméno uvedené při registraci musí odpovídat dokladu).
[1]
Ukládání dat – zde umožňuje: Ideální náhradu firemního disku pro sdílení dat. Řešení, které je levnější a flexibilnější. ší Online sdílení a zálohování dat, včetně přístupu pomocí FTP. FTP Snadné připojení jako sdílený disk. disk Sledování změn = kdy a kdo soubor změnil a jaké změny provedl. Nejnovější změny uvedeny přehledně hned po přihlášení. Online editace a během ní zamykání souborů = po skončení práce, nová verze automaticky nahraje zpět na server. Různá přístupová práva mohou být nastavena pro různé skupiny uživatelů = každý může mít svoji složku, kterou vidí pouze on a je skrytá všem ostatním zákazníkům. Sdílený kalendář umožňuje plánování událostí v projektu. Díky modulu Úkoly neztrácíme vzájemně přehled o tom, na čem kdo pracuje a zda plní termíny.
[1]
Synchronizace - Publikování = sdílení kalendáře pomocí webu
Vytváří se realizační týmy. Stále více je tedy prosazován požadavek: - koordinace dílčích úkolů, - synchronizace vlastních plánů = kalendářů, - organizace pracovního času. Vyvstává požadavek zveřejňování = publikování a sdílení kalendářů pomocí web rozhraní.
Publikování kalendáře pomocí webu - sdílení Přes webové rozhraní pomocí serveru iCal Exchange (http://www.icalx.com/) Zde si uživatel vytvoří účet s dvěma profily Public Private http://icalx.com/public/vaslogin/ http://icalx.com/private/vaslogin/ = (nutné heslo)
Sunbird Srovnatelný s Microsoft Office Outloock. Jednoduchá organizace dat a úkolů. Připomínání úkolů. Kalendář s možností publikace na web (sdílení). Zobrazení více kalendářů v jednom okně, jejich barevné odlišení. Snadný import a export dat do jiných aplikací.
[2]
Sunbird
[2]
Sdílení kalendáře v Sunbirdu musíte si kalendář uložit na přístupném místě (datové uložiště instituce nebo na Intranetu) k přístupu dáváte oprávnění můžete uložit přístup ke všem vašim kalendářům
Google kalendář
kombinování a sdílení kalendářů výběr zobrazení kalendářů odlišovaní kalendářů barvou upozorňování (alarm) rychlé přidávání událostí, úkolů předem připravené kalendáře (akce) kdykoliv k dispozici, když máte připojení k Internetu
Google kalendář
Synchronizace kalendáře v Sunbirdu a Googlu 1. 2. 3. 4.
V Sunbirdu dejte soubor nový kalendář Vyberte možnost v síti Vyberte formát CalDAV Do pole adresa zadejte https://www.google.com/calendar/dav/ vložit ID vašeho google kalendáře /events –
ID vašeho primárního kalendáře je emailová adresa přináležející ke kalendáři. Chcete-li přistupovat k jinému kalendáři na svém účtu, musíte zadat jeho ID (ve webové administraci google kalendáře pod položkou nastavení - podrobnosti kalendáře).
5. Zvolte jméno a barvu kalendáře 6. V dalším okně byste měli být vyzváni k vyplnění zadání přístupových údajů ke google kalendáři
Úkoly do samostudia 1.
Každý člen týmu vytvoří svůj vlastní kalendář.
2.
Vedoucí týmu ve spolupráci s ostatními členy týmu vytvoří kalendář úkolů KP, kde budou hodnoceny jednotlivé úkoly z hlediska průběžného plnění.
3.
Každý člen vloží do KP svůj vlastní kalendář, kde budou vloženy (sdíleny) úkoly týmu.
Zdroje – doplňující studijní literatura: 1. 2.
3.
4. 5. 6.
Capsa - Sdílejte data v týmu. Pracujte online. Archivujte. [online]. [cit. 2013-11-18]. Dostupné z: http://www.capsa.cz/ Mozilla Sunbird, Portable Edition - software [online]. 2013, [cit. 2013-11-22]. Dostupné z: http://portableapps.com/apps/office/sunbird_portable KNESCHKE, J. Time management: používejte hlavu i software [online]. [21-9-2010], [cit. 2013-11-28]. Dostupné z: http://student.finance.cz/zpravy/finance/280951-time-managementpouzivejte-hlavu-i-software COVEY, S. R. 7 návyků úspěšných teenagerů. 1. vyd. Praha: FranklinCovey Czech, 2010. 283 s. ISBN 978-80-254-7926-1 COVEY, S. R. 7 návyků skutečně efektivních lidí. 1. vyd. Praha: Management Press, 2006. 342 s. ISBN 978-80-7261-156-0. COVEY, S. R. - MERRILL, A. R. - MERRILL, R. R. To nejdůležitější na první místo. 1. vyd. Praha: Management Press, 2009. 380 s. ISBN 978-80-7261-187-4.
