Aplikovaná informatika Realizace metody Worklow, tvorba podmínek pro Groupware ZEMÁNEK, Z. – PLUSKAL, D. – SMETANA, B.
Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326
Realizace metody Worklow, tvorba podmínek pro Groupware
i
1. 2. 3. 4.
Aplikace metody Workflow a Groupware Využití OIS při aplikaci metod týmové spolupráce Dokumentace využití týmové spolupráce v KP Kontrolní otázky a úkoly samostudia
Cíle cvičení 1. Předat studentům základní 2. 3.
informace o využití metod Worklow a Groupware. Objasnit význam přesného nadefinování činností a procesů při realizaci projektu. Charakterizovat využití OIS při aplikaci metod týmové spolupráce.
Workflow
Foto:omni-ts.com omni-ts.com Foto:
Foto:commons.codeforamerica.org commons.codeforamerica.org Foto:
Foto:blogs.technet.com blogs.technet.com Foto:
Určují jej: pravidla regulující procesy, předávané informace (koloběh, trvalé uložení – historie zůstává), dále je stanoveno, kdo co schvaluje (rozhoduje), měřítka procesu (metriky) používaná pro jeho posuzování.
Workflow systém je tvořen čtyřmi složkami: Úlohy (úkoly) – aktivity, které musí být provedeny pro dosažení cíle. Lidé (síly) – vykonávají úlohy. Nástroje (prostředky) – aplikace umožňující vykonání úloh. Údaje – dva typy: = věcné údaje (časy, finance…), = údaje o procesu (dokumenty, databáze, zprávy atd.). Z uvedeného je zřejmá realizace s využitím připravovaného plánu KP v MS Project!
Workflow systém Součástí workflow systému jsou: Pracovní prostředí – zpřístupnění pracovních úkolů uživatelům, prostředky pro jejich realizaci, typicky Lotus Notes nebo Microsoft Exchange, jednotlivé aplikace mohou být také odděleny. Stavební aplikace – umožňují definovat pravidla, trasy a role v procesech a označit údaje, informace, nebo objekty, které jsou právě zpracovávány – např. Oracle Workflow. Řídící mechanismus managementu – zajišťuje, aby úlohy byly předány ve správném pořadí správným osobám, dále sledování dosavadního postupu a stavu zpracovávaného požadavku.
Moduly KnowNet - nástroje
Hlavní workflow KnowNet
Definice Groupware Programové vybavení, které umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat jejich aktivity“, přičemž komunikace, kooperace a koordinace jsou tři formy spolupráce. Komunikace = výměna zpráv, požadavků, instrukcí. Kooperace = práce nad společnými dokumenty. Koordinace = znamená vzájemné sladění činností. [2]
Klasifikace Groupware
Rozdělení funkcí podle kritérií
Týmová spolupráce - Osobní Informační Systémy
Většina osobních informačních systémů (OIS) obsahuje funkce a aplikace umožňující komunikační podporu týmové práce. Mimo klasické integrované systémy s více funkcemi lze využít speciální jednoúčelové nástroje. Základní rozdělení komunikačních prostředků odpovídá rozdělení groupware.
13
Osobní informační systémy (Personal Information Systems) • Hlavní cíle – Zajištění dostupnosti důležitých nebo často používaných informací a jejich správa. – Správa času a úloh. – Podpora plánování. • Zástupci – Lotus Organizer, – MS Outlook, – CorelCENTRAL, – DOG Organizér, – Organizér – (freeware)…
OIS
14
P řínos OIS Přínos Pomáhají nám nezapomínat. Umožňují nezabývat se nepodstatnými informacemi a plně se soustředit na právě prováděný úkon. Vytvářejí prostor pro přemýšlení. Představují způsob, jak zvýšit koncentraci a výkon mozku. Nutí nás k důslednosti a domýšlení všeho, co zaznamenáváme.
15
Zvl áštnosti OIS Zvláštnosti • Proces jeho tvorby, provoz a údržbu obvykle provádí uživatel. • Uživatel je sám sobě systémovým analytikem, oponentem, systémovým inženýrem, programátorem, údržbářem.
16
Komponenty OIS • Podpora plánování (hlavní část) strategických (dlouhodobých) cílů, taktických (střednědobých) cílů, operativních (krátkodobých) cílů. • Správa informací, které pomáhají dosahovat cílů kontakty na zajímavé a důležité osoby, dlouhodobé informace, informace s přechodnou důležitostí.
17
Komponenty OIS • Velmi důležitým prvkem operativního plánování je kalendář – ELEKTRONICKÝ DIÁŘ Pro studenta – nepochybně rozvrh vyučovacích hodin…
Vlastnosti OIS Freeware Student DOG Organizér Obsahuje: Denní přehled - Datum, stav databáze, analogové hodiny, fáze měsíce, upomínání svátků a narozenin. Kontakty - Správa všech vašich důležitých kontaktů. Umožňuje importovat kontakty z Microsoft Outlooku. Kalendář - Zde si můžete zapsat všechny své školní i mimoškolní aktivity. U každého záznamu si můžete vybrat jednu z několika ikonek (telefon, knihy, postava...), zvolíte si, pokud chcete zadávat čas či nikoli. Rozvrh hodin, Úlohy, Virtuální index …
19
Vývoj elektronické komunikace Oblíbenou službou se stala elektronická pošta (e-mail). Vznikla ke konci sedmdesátých let, konkrétně v roce 1969, kdy vědci americké agentury ARPA završili svůj výzkum propojením čtyř počítačů. E-mail je nejčastější využití komunikační sítě, kdy jsou přenášeny hlavně textové soubory mezi určitým odesílatelem a adresátem. Vytváří se i elektronické konference s hromadnou adresou pro příspěvky a pak hromadným rozesíláním zpráv…
20
Vývoj elektronické komunikace z PC Později se prosadily služby umožňující zobrazit seznam připojených uživatelů (instant messaging). Například IRC vyvinul v roce 1988 Jarkko Oikarinen a bylo spuštěno ve Finsku, ovšem během relativně krátké doby rozšířilo do celého světa. První ICQ se objevilo 15. listopadu 1996 vytvořené izraelskou firmou Mirabilis. Nebývalý nárůst zažívá v posledních několika letech používání služby Voice over. Telekomunikační služby realizované prostřednictvím technologií VoIP se stávají plnohodnotnou alternativou k zavedeným telekomunikačním sítím. Všechny tyto služby podstatně zrychlily a zjednodušily komunikaci. Během posledních deseti let si dokázaly získat oblibu desítek miliónů uživatelů.
Elektronická konference
21
Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
Elektronická konference slouží k automatickému rozesílání elektronické pošty většímu počtu odběratelů, zpravidla tématicky nebo oborově zaměřených. Toto hromadné rozesílání je stejně jako přihlašování a odhlašování z konference zajištěno automaticky. Konference mohou být jak otevřené, kam se může [7] přihlásit a číst či posílat. [7]
Webový chat
22
Komunikace prostřednictvím webového prohlížeče je velmi snadná a pro vzájemnou komunikaci uživatelů využívá jednoduchého, velmi intuitivního prostředí. Tímto způsobem je možné komunikovat odkudkoliv a kdykoliv. Server poskytující službu chat umožňuje zakládání tzv. místností, které jsou většinou tématicky zaměřené. Registrovaní uživatelé píší příspěvky a odesílají je na server, který stránky pravidelně (většinou rychle a často) obnovuje. Menší oblibě se pak těší tzv. javachaty (naprogramované v Javě), kde uživatelé přímo vidí každou stisknutou klávesu v reálném čase. [7] Příklad: www.xchat.cz
23
ICQ
Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
Je obdobou webového chatu s tím rozdílem, že ke komunikaci mezi uživateli je nezbytný speciální program – klient. Ten zpravidla pracuje skrze vlastní protokol (IRC, ICQ, Jabber, apod.). Uživatelé tak mohou komunikovat s ostatními, kteří používají stejného klienta (resp. klienta se shodným protokolem). Existují i tzv. univerzální klienti, podporující více protokolů současně. S takovým klientem je pak možné komunikovat i s uživateli jiných programů (například Miranda, Trillian). Patrně nejrozšířenější je ICQ, původně vytvořený izraelskou firmou Mirabilis a poprvé uvedený 15. listopadu 1996. [7]
24
IRC IRC je víceuživatelský chatovací systém. Byl jednou z prvních možností komunikace v reálném čase, ve své době propojovala tato síť významnou část internetových uživatelů. Síť částečně stála u zrodu „internetového chatování“. Přestože je IRC určeno především ke komunikaci, tak podobně jako e-mail dokáže přenášet soubory mezi uživateli. Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
K připojení na IRC je třeba speciální program – IRC klient. Mezi nejoblíbenější klienty pro systém Windows patří mIRC, ViRC, Miranda, Chatzilla nebo X-chat. [7]
25
QIP
Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
QIP je jednoduchý, nenáročný instant messenger podobný ICQ, ale v mnoha svých vlastnostech jej předčí. QIP je nenáročný na místo na RAM (asi 2MB), je USB portable, což ocení především studenti ve školách a pracující lidé, kterým není dovoleno používat IM v práci. QIP využívá záložky, díky nimž uživatel získává dokonalou přehlednost, umí zaheslovávat rozhovor, nabízí jedním kliknutím na kontakt získání informací o uživateli. Nabízí také velmi jednoduché a efektivní vyhledávání a navíc možnost exportu do htm, txt, rtf. [7]
26
MSN Messenger
Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
Pro jednoznačnou identifikaci uživatelů slouží emailová adresa. Při registraci program uživatele požádá o zadání e-mailové adresy a vytvoření hesla (toto heslo nemusí být totožné s heslem e-mailové schránky). MSN Messenger neposkytuje tolik možností jako konkurence, ale v tom je právě jeho výhoda. Uživatel nemusí nic nastavovat a okamžitě po přihlášení do sítě může kromě posílání zpráv posílat také soubory. MSN Messenger se stal prvním průkopníkem v oblasti přenosu hlasu a videa. [7]
27
Miranda IM
Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
Miranda IM je freeware program určený pro 32-bitové verze Windows. Jeho úkolem je nahradit oficiální Instant Messenger, jako je Mirabilis ICQ nebo Live Messenger. Na rozdíl na rozdíl od např. ICQ je Miranda bez bannerů a reklam. Uživatel může mít aktivováno více protokolů najednou, takže nepotřebuje zvláštní program pro ICQ, MSN a IRC. [7]
28
VoIP Voice over Internet Protocol (zkratkou VoIP) je technologie, umožňující přenos digitalizovaného hlasu v těle paketů rodiny protokolů TCP/IP využití počítačové sítě. Používá možností IP protokolu a tak moderní technologie umožňuje poskytování hlasových služeb = IP telefonie, internetová telefonie či digitální telefon. Všechny tyto pojmy označují přenos lidského hlasu přes Internet. V internetové telefonii se hlas přenáší v datových paketech. Kodek (spojení slov kódovat a dekódovat) převede hlas do digitální podoby, mluvené slovo se rozdělí na krátké hlasové úseky, které jsou přetransformovány do digitální podoby. Vytvořená data jsou přenesena v síti a následně pomocí stejného kodeku převedeny zpět na hlas. [7] Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
29
Skype
Zdroj: http://neconeco2.ic.cz
Skype je užitečný multifunkční program pro: klasickou formu chatu, pro bezplatné telefonování po internetu, videokonference a další funkce…, který si v relativně krátké době oblíbily desítky milionů internetových uživatelů po celém světě. Nevyžaduje totiž žádnou složitou instalaci nebo konfiguraci. Zapotřebí je pouze mikrofon, zvuková karta, sluchátka a stabilní internetové připojení (256 kbps nebo rychlejší). Skype uživatelé mezi sebou komunikují zdarma bez ohledu na to, jak daleko jsou od sebe fyzicky vzdáleni. [7]
30
Alternativní skupinová komunikace - LNChat
Úkoly do samostudia 1.
Vedoucí týmu ve spolupráci s ostatními členy týmu otestuje vhodné komunikační prostředí pro podporu týmové spolupráce.
2.
Vyzkoušejte dostupné možnosti na svém hardware včetně přenosu obrazu a konference.
3.
Každý člen vloží do KP výstřižek – snippet jako svůj záznam komunikace v týmu u testovaných aplikací.
Zdroje - doplňující studijní literatura: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
BELKO, Peter. Týmová spolupráce v Microsoft Office, SharePointu, Office Web Apps a Live Mesh. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2011, 270 s. ISBN 978-80-251-3574-7. KUNSTOVÁ, R. Efektivní správa dokumentů. Co nabízí Enterprise Content Management. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2. Prezentace-workflow [online]. [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://home.zcu.cz/~steiner/KOPO/Prednasky/8_Prednaska%208_WF.pdf Workflow v Orsoftu. ORTEX spol. s r.o. [online]. © 2010 [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://web.ortex.cz/produkty/orsoft/workflow.aspx Groupware. Wikipedia.org [online]. 2013 [cit. 2013-11-13]. Dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/Groupware Pět způsobů koordinace volného času zaměstnanců.
Http://office.microsoft.com [online]. 2013 [cit. 2013-12-02]. Dostupné z: http://office.microsoft.com/cs-cz/help/pet-zpusobukoordinace-volneho-casu-zamestnancu-HA001034805.aspx Elektronická komunikace prostřednictvím internetu a intranetu. Http://neconeco2.ic.cz/ [online]. 2010 [cit. 2013-12-06]. Dostupné z: http://neconeco2.ic.cz/
