Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
ANALISIS PENGGUNAAN WAKTU KERJA DAN BEBAN KERJA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN SAMPLING PEKERJAAN DI PT X Syamsul Anwar1, Jasril2 1,2Laboratorium Perancangan Sistem Kerja dan Ergonomi, Program Studi Sistem Produksi Industri, Akademi Teknologi Industri Padang Jalan Bungo Pasang, Tabing, Padang, Sumatera Barat 25171 Email:
[email protected] Abstrak Reformasi birokrasi telah digulirkan oleh Pemerintah pada beberapa waktu lalu menuntut institusi yang bernaung di bawahnya agar dapat menunjukkan kinerja yang tinggi. Perguruan tinggi (PT) X merupakan salah satu institusi pendidikan negeri yang berkomitmen untuk terus meningkatkan kinerjanya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penggunaan waktu kerja dan tingkat beban kerja karyawan di PT X. Kriteria tersebut dapat menjadi tolak ukur dari efisiensi dan efektifitas kerja organisasi.Objek penelitian adalah karyawan yang bekerja pada lima unit kerja di PT X. Penelitian ini menggunakan teknik sampling pekerjaan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap aktivitas karyawan, juga wawancara dengan karyawan dan atasan langsung. Hasil analisis menunjukkan penggunaan waktu kerja karyawan secara rata-rata sudah optimal. Tingkat beban kerja karyawan rata-rata hampir mencapai tingkat yang ideal, akan tetapi masih ada unit kerja yang kelebihan ataupun kekurangan beban kerja. Penelitian ini menyarankan kepada pihak manajemen selaku pengambil kebijakan agar mengalokasikan karyawan sesuai dengan beban kerja unit. Hal ini merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja organisasi. Kata kunci : penggunaan waktu kerja, beban kerja karyawan, sampling pekerjaan Abstract Birocration reform has promoted by the government a few years ago which the program require institution in order to exhibit high performance. PT X is a state educational institution has commitment to continue to improve its performance. The aims of the research are to find out usage of working time and workload level of employees at PT X. The criterias could be indicator of efficiency and effectifiveness of an organization. The object the research are employees that work on five work units of PT X. The research use work sampling technique to achieve the objectives. The collection of data is conducted with direct observation to employees activity, also interview with employees and their supervisors. The result of analysis indicate the usage of working-time averagely reach optimal. The employees workload averagely reach ideal level but there are the work units have over-workload or under-workload. The research suggests to the management as decision maker in order to allocate employees in accordance with the unit workload. This is one way to improve work efficiency and effectiveness of the organization. Keywords: the usage of working time, employees workload, work sampling Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 293
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Latar Belakang Masalah
ditemukan kondisi dimana intensitas tugas atau
Beberapa tahun yang lalu pemerintah telah
pekerjaan tidak selalu tetap akan tetapi berfluktuasi
menggulirkan program reformasi birokrasi. Diantara
(kadang tinggi, kadang rendah). Alokasi jumlah
tujuan penting yang hendak dicapai dari program
karyawan pada unit kerja akan terkait dengan beban
tersebut adalah menjadikan negara yang memiliki
kerja unit tersebut. Baik efisiensi kerja maupun
birokrasi
melayani,
kualitas pelayanan akan terkait dengan beban kerja
meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat,
yang dipikul oleh karyawan. Kondisi beban kerja
meningkatkan
yang berlebih walau dianggap efisien (karena sumber
8.
yang bersih, mampu, dan mutu
dari
pelaksanaan
kebijakan/program instansi, meningkatkan efisiensi
daya
(biaya dan waktu) dalam pelaksanaan semua segi
memperburuk kualitas pelayanan. Sebaliknya beban
tugas organisasi. Reformasi Birokrasi dimulai dari
kerja yang kurang menunjukkan efisiensi kerja yang
penataan kelembagaan dan sumberdaya manusia
rendah.
(SDM) aparatur.
digunakan
Selama
Konsekuensi yang nyata dari reformasi birokrasi tersebut adalah institusi atau organisasi
ini
secara
optimal)
manajemen
PT
akan
X
di
bisa
dalam
menempatkan atau mengalokasikan karyawan pada
harus
unit-unit kerja tidak melalui analisis yang mendalam.
menunjukkan kinerja yang baik termasuk persoalan
Akibat dari hal ini adalah beberapa karyawan pada
efisiensi dan efektifitas kerja. Pengelolaan organisasi
satu waktu dalam kondisi santai (beban kerja rendah)
yang efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh
sedangkan karyawan di unit kerja lain pada kondisi
bidang termasuk bidang pengembangan sumber daya
sibuk (beban kerja tinggi). Dari suvey awal terhadap
manusia (SDM).
beberapa karyawan diantaranya mengeluhkan beban
Perguruan Tinggi (PT) X adalah salah satu institusi pendidikan negeri yang berada di kota Padang, Sumatera Barat. PT X terus berupaya meningkatkan kinerjanya dan memberikan pelayanan yang optimal bagi pelanggan internalnya yakni mahasiswa. Diantara tujuan strategis yang hendak
tugas yang banyak. Jika kondisi ini tidak diperbaiki segera akan memberikan efek sosiologis maupun psikologis yang tidak baik bagi karyawan dan terdapat perbedaan kualitas pelayanan antar unit kerja. Secara keseluruhan
sumber
daya
organisasi
tidak
diberdayakan secara optimal.
dicapai oleh PT X adalah menciptakan lulusan yang
Untuk itulah penelitian ini dilakukan untuk
berkualitas dan berdaya saing. Output yang baik tentu
mengetahui penggunaan waktu kerja dan beban kerja
saja
termasuk
karyawan di unit kerja PT X. Melalui pengukuran
mendapatkan pelayanan yang optimal dari karyawan
beban kerja nantinya karyawan dapat bekerja optimal
dan staf pengajar.
sesuai kemampuan atau kapasitasnya. Pada sisi lain
melewati
proses
yang
baik
PT X sebagai sebuah organisasi memiliki unitunit kerja. Tiap unit kerja memiliki karyawan dalam jumlah
tertentu. Dari pengamatan
pendahuluan
pihak
manajemen
akan
dapat
memanfaatkan
informasi dari penelitian ini di dalam menggunakan dan mengalokasikan sumber daya manusia secara optimal.
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 294
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Penelitian-penelitian terdahulu yang mengkaji tentang penggunaan waktu kerja dan beban kerja
2.2 Analisis Pekerjaan
antara lain ; (Gustomo, 2006) di perusahaan
Analisis pekerjaan usaha yang sistematik dalam
transportasi, (Kiayi, 2010) di perusahaan
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
industri
semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu
agro,
(Hutagalung,
2013)
di
perusahaan pertambangan, (Singgih, 2010) di perusahaan percetakan. (Agustinus, 2007), (Novera, 2010) dan
9.
(Siagian, 2009)
organisasi. (Siagian, 2009) Analisis pekerjaan atau jabatan dilakukan sebab
(Arsi, 2012) di instansi
informasi tersebut dapat menjadi landasan untuk
perguruan tinggi. Setiap organisasi pasti
mencocokkan pekerjaan dengan petugas, untuk
memiliki karakteristik yang unik sehingga
mengetahui beban kerja yang dilakukan, untuk
dari studi empiris yang dilakukan di PT X ini
mengetahui kemungkinan berbagai hambatan yang
diharapkan akan menambah kontribusi ilmiah
ditemui para pelaksana, dan menjadi landasan dalam
pada bidang penerapan analisis pekerjaan
pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM dalam
khususnya beban kerja.
upaya memenuhi fungsinya. (Hariandja, 2002).
Landasan Teori 2.3 Beban Kerja
2.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia Fokus perhatian dari perencanaan sumber daya manusia (SDM) ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki
berbagai
kedudukan,
jabatan,
dan
pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.(Siagian, 2009) Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan
staf
dalam
perusahaan.
(Mangkuprawira, 2003). Manfaat perencanaan SDM antara lain
organisasi dapat memanfaatkan SDM
yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik, melalui perencanaan SDM yang matang maka produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan , perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk
mengisi
berbagai
jabatan
dan
menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
Beban kerja menunjukkan intensitas suatu tugas atau pekerjaan. Perubahan beban kerja akan cendrung merubah
tingkatan
tekanan
(stress),
tepatnya
mempengaruhi kinerja karyawan. (Shah, 2011). Beban kerja merupakan konsekuensi dari pelaksanaan aktivitas yang diberikan kepada seseorang/ pekerja. (Simanjuntak, 2010). Beban kerja merujuk kepada parameter
waktu,
artinya
adalah
persentase
penggunaan waktu kerja efektif yang digunakan pekerja selama jam kerjanya. Beban kerja merupakan faktor penting dalam menetapkan kebijakan MSDM di dalam sistem, misalnya perencanaan kebutuhan karyawan. (Niebel,2002).Beban kerja tidak hanya menghitung waktu untuk kerja produktif tetapi juga termasuk aspek manusia seperti kelelahan, kebutuhan pribadi, dan hambatan yang tidak bisa dihindari. Faktor ini dinamakan allowance. (Barnes, 1980). Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 295
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi
digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak
(over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu
digunakan untuk bekerja. Ketiga, Work measurement,
rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu
untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan.
berat
(Barnes, 1980)
atau
ringan
akan
berdampak
terjadinya
inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini
3
Metodologi Penelitian
menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak
dengan produktifitas yang
sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.
Penelitian ini berbentuk deskriptif survey dengan analisis kuantitatif. Penelitian tidak dilakukan terhadap seluruh objek yang diteliti, hanya mengambil sebagian dari populasi tersebut (sampel). Penelitian dilakukan di kampus Perguruan Tinggi X yang berlokasi di Padang, Sumatera Barat. Objek dari penelitian ini adalah karyawan yang bekerja di lima unit kerja dengan inisial unit kerja A, B, C, D, dan E. Unit-unit tersebut dipilih menjadi objek penelitian
2.4 Sampling Kerja Samping
karena intensitas pelayanan terhadap mahasiswa yang
pekerjaan
adalah
metode
untuk
mengukur dan mencatat aktivitas pekerjaan secara random dengan interval waktu tertentu terhadap pekerja.
(Gustomo,
2007).
Sampling
pekerjaan
merupakan pengukuran kerja langsung di tempat kerja yang diteliti. (Sutalaksana, 2005). Sampling pekerjaan adalah suatu aktivitas pengukuran kerja untuk melihat proporsi kegiatan tidak produktif yang terjadi (ratio delay study). Frekuensi pengamatan tergantung pada
relatif lebih tinggi dibanding unit lain. Waktu penelitian ini berlangsung dari bulan April s/d September 2013. Variabel dalam penelitian ini adalah aktivitas (waktu kerja). Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung dan wawancara. Pendekatan yang digunakan yaitu teknik sampling
Prosedur
penerapan
sampling
pekerjaan mengikuti langkah-langkah berikut : (Barnes, 1980) a. Mengidentifikasi pekerjaan (objek) yang akan
jumlah pengamatan yang diperlukan dan waktu yang tersedia untuk pengumpulan data yang direncanakan.
pekerjaan.
diamati b. Membagi pekerjaan ke dalam beberapa elemen
(Wignosoebroto, 2003) (Barnes, 1980)
pekerjaan (aktivitas). Elemen pekerjaan bersifat
Ada tiga kegunaan utama dari sampling kerja.
mutually exclusive dan exhaustive.
Pertama, activity and delay sampling, yaitu untuk
c. Merancang form pengamatan
mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari
d. Menetapkan jumlah pengamatan per hari lalu
seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur
membuat jadwal pengamatan berdasarkan bilangan
persentase
acak.
seseorang sampling,
seseorang tidak
bekerja
bekerja.
dan
Kedua,
persentase performance
yaitu untuk mengukur waktu yang
e. Mencatat data dengan pengamatan langsung f.
Melakukan pengujian statistik (uji keseragaman
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 296
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
data dan kecukupan data) terhadap data yang
BKn = beban kerja normal
diperoleh. Untuk uji keseragaman menggunakan
p
= persentase produktif rata-rata
tingkat kepercayaan 99% dan tingkat ketelitian 5%
r
= rating factor
dengan formula sebagai berikut : (Wigjnosoebroto, 1995) (Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)
b. Menghitung Beban kerja 1 bulan
BKB = p - 3.√p (1 – p) /n
BKn (1 bulan) = BKn (1 minggu) x {(K1 x a)
BKA = p + 3.√p (1 – p) /n
+ (K2 x b)+ (K3 x c)}
Keterangan :
Keterangan :
p = persentase produktif rata-rata
k1 = faktor konversi untuk beban kerja tinggi k2 =
n = rata-rata jumlah pengamatan per hari
faktor konversi untuk beban kerja
BKB = batas kontrol bawah
faktor konversi untuk beban kerja rendah,
BKA = batas kontrol atas
a = persentase beban tinggi di dalam 1 bulan
k3 =
b = persentase beban sedang di dalam 1 bulan Untuk uji kecukupan data menggunakan tingkat
c = persentase beban rendah di dalam 1 bulan.
kepercayaan 95% dan tingkat ketelitian 10% dengan formula sebagai berikut : (Wigjnosoebroto,
c. Menghitung Beban kerja normal 1 tahun
1995) (Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013) BKn (1 tahun) = BKn (1 bulan) x {(K4 x q) N’ = 400 (1 – p) / p
+ (K5 x r)+ (K6 x s)} Keterangan :
Keterangan :
k4 = faktor konversi untuk bulan dengan beban
p = persentase produktif rata-rata
kerja tinggi,
N’ = jumlah data yang dibutuhkan.
k5 = faktor konversi untuk bulan dengan beban kerja sedang,
Selanjutnya hasil sampling kerja digunakan untuk
k6 = faktor konversi untuk bulan dengan beban
mengestimasi beban kerja dengan langkah berikut :
kerja rendah,
(Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)
q = persentase beban kerja tinggi dalam 1 tahun, r = persentase beban kerja sedang dalam 1 tahun ,
a. Menghitung Beban kerja 1 minggu BKn (1 minggu) = p x r Keterangan :
s = persentase beban kerja rendah dalam 1 tahun. d. Menghitung Beban kerja standar 1 tahun BKs (1 tahun) = BKn (1 tahun) x (1+L) Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 297
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Keterangan :
Tabel 1. Penetapan jadwal pengamatan
Bki = Beban kerja per tahun untuk karyawan, L
No Urutan Jam 1 1 7:33 2 3 7:39 3 4 7:42 4 6 7:48 5 7 7:51 .. .. .. s.d s.d s.d .. .. .. 100 150 16:30 Sumber : data yang diolah (2013)
= nilai kelonggaran (allowance).
4
Hasil dan Pembahasan Pada awalnya jumlah karyawan yang menjadi target
untuk objek penelitian ini adalah 10 orang. Namun pada saat pengumpulan data, 2 orang karyawan diantaranya sedang berhalangan atau cuti dalam waktu yang lama sehingga jumlah karyawan yang menjadi objek sebanyak 8 orang. Dimana unit kerja A berjumlah 1 orang, unit kerja B berjumlah 2 orang, unit kerja C berjumlah 2 orang, unit kerja D berjumlah 1 orang, dan unit kerja E berjumlah 2 orang. Jumlah dan jadwal pengamatan per hari ditetapkan mengikuti langkahsebagai berikut. Pertama, jam kerja adalah 7,5 jam atau 450 menit per hari dibagi dengan
Pengamatan sampling pekerjaan dilakukan untuk mengamati aktivitas karyawan sehari-hari yang berada di unit kerja. Untuk tugas pengamatan dibantu oleh mahasiswa dimana untuk setiap unit kerja diamati oleh satu orang petugas pada suatu waktu. Form pengamatan membagi jenis aktivitas karyawan yang mungkin dilakukan seperti dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.
interval waktu 3 menit sehingga didapatkan jumlah pengamatan maksimum yaitu 150 kali per hari. Kedua,
Tabel 2. Pembagian aktivitas karyawan
diambil jumlah sampel sebesar 2/3 dari jumlah pengamatan maksimum 150 sehingga didapatkan 100 kali pengamatan per hari. Ketiga, mengambil bilangan secara acak sebanyak 100 buah dengan sistem lot dari 150 bilangan yang disediakan, dimana hal ini dilakukan secara manual. Keempat, 100 bilangan acak yang didapat selanjutnya diurutkan dari yang terkecil hingga yang terbesar. Kelima, menetapkan jam pengamatan berdasarkan bilangan acak yang didapat dengan kelipatan minimum sebesar 3 menit.
No 1
Aktivitas Melayani mahasiswa Menggunakan komputer untuk suatu 2 tugas 3 Menangani dokumen/berkas/buku 4 Tugas-tugas lainnya 5 Personal need&unavoidable delay Aktivitas yg tidak terkait dg tugas, 6 idle Sumber : data yang diolah (2013)
Sebagai contoh dapat dilihat Tabel 1 berikut. Aktivitas nomor 1 sampai dengan 4 merupakan
minimum 5 hari dan maksimum 7 hari dan dilakukan
aktivitas produktif sedangkan aktivitas 5 dan 6 termasuk
secara berturut-berturut pada bulan September tahun 2013.
non-produktif. Pengamatan sampling pekerjaan ini
Rekapitulasi data hasil pengamatan dapat dilihat pada
dilakukan terhadap kelima unit kerja dengan jumlah hari
Tabel 3 berikut.
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 298
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Tabel 3. Rekapitulasi hasil pengamatan sampling pekerjaan UK Aktivitas ∑p ∑np Tot. Kary. 1 2 3 4 5 6 A-1 86 196 81 54 35 48 417 83 500 B-1 48 57 88 96 76 235 289 311 600 B-2 86 135 151 81 26 88 453 114 567 C-1 239 26 67 80 50 38 412 88 500 C-2 81 166 94 43 38 78 384 116 500 D-1 123 76 150 82 50 19 431 69 500 E-1 88 33 68 91 83 137 280 220 500 E-2 81 29 40 81 76 193 231 269 500 UK = unit kerja, Kary. = karyawan, ∑p = jumlah aktivitas produktif, ∑np = jumlah aktivitas non-produktif, Tot. = total Sumber : observasi (2013) kerja A karyawan-1 (atau A-1) didapat p = 0,83, BKB = Jumlah hari pengamatan untuk unit kerja B karyawan-
0,72, dan BKA = 0,95, p1 = 0,80 ; p2 = 0,88 ; p3 = 0,93 ; p4 =
1 dan karyawan-2 (atau B1 dan B2) lebih banyak
0,76 ; dan p5 = 0,80. Kesemua nilai persentase produktif
dibanding unit kerja lain. Hal ini dilakukan untuk
hari ke-1 (p1) sampai ke-5 (p5) berada dalam batas kontrol
memenuhi uji statistik ; keseragaman dan kecukupan data.
atas (BKA) dan batas kontrol bawah (BKB). Secara
Rangkuman hasil uji statistik untuk semua unit kerja dan karyawan dapat dilihat pada Tabel 4 berikut.
keseluruhan semua data hasil observasi sudah seragam atau berasal dari sistem sebab yang sama. Untuk uji kecukupan data pada tingkat kepercayaan
Tabel 4. Rekapitulasi hasil uji statistik UK karyawan
Jumlah observasi
A-1 B-1 B-2 C-1 C-2 D-1 E-1 E-2 UK = unit kerja
500 600 567 500 500 500 500 500
95 % dan tingkat ketelitian 10 % dapat dicontohkan pada
Uji statistik I II seragam seragam seragam seragam seragam seragam seragam seragam
unit kerja A karyawan - 1 (A-1) dimana didapatkan jumlah data yang dibutuhkan (N’ = 80) adalah yang lebih kecil
cukup cukup cukup cukup cukup cukup cukup cukup
dari jumlah data yang telah diambil (N = 500). Hal ini berarti jumlah data sudah mencukupi secara statistik. Dari kedua uji ini dapat disimpulkan bahwa dari data sampel bisa
dianggap
mewakili
populasi
(keadaan
yang
sebenarnya). Nilai persentase produktif yang didapat belum bisa merepresentasikan penggunaan waktu kerja efektif
Sumber : data yang diolah (2013)
karyawan karena belum memperhitungkan perbedaan beban kerja mingguan maupun bulanan. Untuk itu
Untuk uji keseragaman pada tingkat kepercayaan
selanjutnya dari nilai persentase produktif rata-rata (p)
99% dan tingkat ketelitian 5 % dapat dicontohkan pada unit
tersebut akan dicari beban kerja normal (BKn 1 minggu).
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 299
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Konversi nilai p menjadi nilai beban kerja tersebut dengan
dibanding
bulan
sebelumnya
seperti
menyiapkan
memasukkan nilai rating factor (r). Dari pengamatan
administasi perkuliahan termasuk ; input Kartu Rencana
dilapangan ditemukan tingkat kemampuan karyawan relatif
Studi (KRS) mahasiswa, membuat jadwal kuliah,
sama sehingga nilai r = 1. Oleh karena itu nilai p sama
menyiapkan absen dosen dan mahasiswa, dan lain
dengan nilai BKn (1 minggu).
sebagainya. Dari bulan Maret hingga April juga karyawan
Hasil wawancara dengan karyawan terkait dan
ditugaskan melayani mahasiswa yang mau melaksanakan
dengan atasan langsungnya (kepala unit) didapat bahwa
Kuliah Kerja Praktek (KKP) ke perusahaan-perusahaan
tingkat beban kerja tidak bisa dibedakan setiap minggu
termasuk ; surat-menyurat dan mendata. Pada bulan Juli
maka nilai BKn (1 minggu) diasumsikan sama dengan
dan Agustus adalah saatnya tugas melayani mahasiswa
BKn (1 bulan). Akan tetapi intensitas beban kerja
yang mau melaksanakan seminar termasuk ; surat-
(kesibukan) setiap bulan dalam setahun berbeda-beda. Oleh
menyurat dan dokumen kelengkapan seminar. Bulan
karena itu untuk menghitung BKn (1 tahun) maka perlu
September adalah awal perkuliahan semester ganjil.
dikalikan dengan nilai faktor konversi dan nilai persentase
Sedangkan bulan-bulan lainya relatif normal.
(bobot). Untuk contoh dapat dilihat pada Tabel 5 berikut.
Untuk nilai konversi dan persentase beban kerja untuk tiap unit kerja dapat dilihat Tabel 6 berikut.
Tabel 5. Beban kerja bulanan unit kerja A Tabel 6. Nilai Persentase beban kerja dan nilai Beban Kerja Bulan rendah Sedang tinggi Januari 1 Februari 1 Maret 1 April 1 Mei 1 Juni 1 Juli 1 Agustus 1 September 1 Oktober 1 Nopember 1 Desember 1 persentase 0,00 0,58 0,42 Sumber : hasil wawancara (2013)
konversi tiap unit kerja Unit Persentase Kerja rendah sedang Tinggi A 0,00 0,58 0,42 B 0,00 0,50 0,50 C 0,00 0,67 0,33 D 0,00 0,58 0,42 E 0,25 0,58 0,17 Konversi 0,5 1 1,5 Sumber : hasil wawancara (2013) Dari hasil wawancara dengan karyawan dan kepala unit didapatkan nilai konversi untuk beban kerja rendah, sedang, dan tinggi dengan rasio 0,5 : 1 : 1,5. Kemudian untuk mencari Beban Kerja standar (BKs
Dari Tabel 5 dapat dilihat bahwa ada 5 bulan dalam 1
1 tahun) maka perlu memasukkan waktu longgar
tahun yang memiliki intensitas beban kerja relatif tinggi.
(allowance) bagi karyawan untuk melakukan kebutuhan
Misalnya pada bulan Maret merupakan awal semester
pribadi (personal needs) dan waktu yang hilang disebabkan
genap dimana tugas-tugas karyawan lebih banyak
hal-hal yang tidak dapat dihindari (unavoidable delays).
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 300
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Pemberian nilai allowance ini berdasarkan panduan (Sutalaksana, 2005) seperti pada Tabel 7 berikut. Tabel 7. Kriteria nilai allowance
E-2 0,46 0,46 Ratarata 0,70 0,70 UK = unit kerja, BK = beban kerja
0,44
0,50
0,81
0,92
Sumber : data yang diolah (2013)
Faktor kategori Tenaga dapat diabaikan sikap kerja duduk gerakan kerja normal kelelahan pandangankontinu fokus mata berubah temperatur normal atmosfer baik lingkungan bersih, sehat kebutuhan pribadi hal-hal yang tidak bisa dihindari total allowance Sumber : Sutalaksana (2005) data yang diolah (2013)
nilai 0,02 0,01 0 0,06 0,02 0 0 0,02 0,03 0,16
Dari Tabel 8 di atas penggunaan waktu kerja efektif karyawan direpresentasikan oleh beban kerja normal (1 tahun) dengan rata-rata sebesar 0,81 atau 81%. Nilai ini termasuk kategori optimal (Novera, 2010). Akan tetapi dijumpai variasi nilai yang tajam seperti unit kerja E karyawan-2 (atau E-2) memiliki persentase terendah 44%, sedangkan unit kerja D karyawan-1 (atau D-1) memiliki persentase tertinggi 104%. Beban kerja normal ini belum memasukkan tambahan faktor allowance. Selanjutnya Tabel 8 juga menampilkan hasil perhitungan beban kerja standar (1 tahun) yang telah
Total nilai allowance diberikan sebesar 0,16 atau 16
memasukkan faktor allowance. Dari hasil perhitungan
% dan diasumsikan sama untuk semua karyawan yang
didapatkan unit kerja A nilai beban kerja standar (BKs)
termasuk objek penelitian. Hal ini didasarkan kepada
adalah 1,14. Unit kerja A hanya memiliki 1 orang
aktivitas karyawan dan kondisi lingkungan kerja yang
karyawan, sehingga diusulkan perlu menambah 1 orang
relatif sama.
lagi karyawan terutama pada periode-periode sibuk di unit
Adapun rekapitulasi beban kerja karyawan dengan
kerja A. Untuk unit kerja B nilai BKs adalah (0,68 + 1,13 = 1,81). Unit kerja B memiliki 2 orang karyawan sehingga
sampling kerja dapat dilihat pada Tabel 8 berikut ini.
rata-rata BKs per karyawan adalah 0,90. Nilai ini hampir Tabel 8. Beban kerja normal dan beban kerja
mencapai nilai ideal 1 sehingga tidak perlu menambah
Standar karyawan
karyawan di unit kerja B. Untuk unit kerja C nilai BKs adalah (1,09 + 1,01 = 2,1) . Unit kerja C memiliki 2 orang
UKKary. A-1 B-1 B-2 C-1 C-2 D-1 E-1
BK-normal (1 (1 minggu) bulan) 0,83 0,83 0,48 0,48 0,80 0,80 0,82 0,82 0,77 0,77 0,86 0,86 0,56 0,56
BKstandar (1 tahun) 1,01 0,60 1,00 0,96 0,90 1,04 0,54
karyawan sehingga rata-rata BKs per karyawan adalah 1,05. Nilai ini hampir mencapai nilai ideal 1 sehingga tidak
(1 tahun) 1,14 0,68 1,13 1,09 1,01 1,18 0,61
perlu menambah karyawan di unit kerja C. Untuk unit kerja D nilai BKs adalah 1,18. Unit kerja D memiliki 2 orang karyawan sehingga rata-rata BKs per karyawan adalah 0,59. Nilai ini belum ideal atau optimal sehingga tidak perlu menambah karyawan di unit kerja D. Untuk unit kerja E nilai BKs adalah (0,61 + 0,50 = 1,11). Unit kerja E
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 301
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
memiliki 3 orang karyawan sehingga rata-rata BKs per
International Seminar on Industrial Engineering
karyawan adalah 0,37. Nilai ini jauh dari ideal sehingga
and Management.
diusulkan untuk mengurangi 1 orang karyawan di unit kerja E.
Arsi, Raras M., dkk. 2012. Analisis Beban Kerja untuk Menentukan Jumlah Optimal Karyawan dan
5
Simpulan
Pemetaan Kempetensi Karyawan Berdasarkan pada
Penelitian ini telah mengukur tingkat penggunaan waktu kerja dan beban kerja karyawan di PT X. Secara keseluruhan rata-rata penggunaan waktu kerja karyawan
Job Description (Studi Kasus : Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya). Jurnal Teknik ITSVol. 1, No. 1
sebesar 81% yang sudah mencapai nilai optimal. Beban kerja rata-rata karyawan sebesar 0,92 yang hampir mencapai nilai ideal 1. Unit kerja A diusulkan untuk ditambah sebanyak 1 orang karyawan sedangkan unit kerja
Barnes, Ralph M. 1980. Motion and Time Study : Design and Measurement of Work, New York : John Wiley & Sons.
E diusulkan untuk dikurangi 1 orang karyawan. Pemindahan karyawan dari unit E ke unit A akan membuat tingkat beban kerja antar unit kerja akan menjadi lebih seimbang. Tingkat beban kerja karyawan dapat berubah suatu waktu, misalnya terjadi perubahan deskripsi kerja ataupun terjadi peningkatan dan penurunan jumlah mahasiswa yang cukup signifikan. Untuk itu tingkat beban kerja perlu dievaluasi secara periodik.
Gustomo, Aurik. dkk. 2006. Workload Measurement Using Diary Sampling Method for Human Resource Requirement Planning : Case Study at PT Jasa Marga (Persero). International Conferences on Technology and Operation Management Hariandja, Marihot Tua Efendi 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT Garisindo
6
Saran Hasil penelitian ini memberikan informasi yang
berharga kepada manajemen PT X sebagai landasan pertimbangan dalam merekrut dan mengalokasikan karyawan
di
unit-unit
kerja.
Penelitian ini
bisa
dikembangkan lebih lanjut misalnya dengan menambahkan metode
pengukuran
beban
kerja
lainnya
sebagai
perbandingan, dan kemungkinan memasukkan faktor kompetensi karyawan terhadap bidang tugasnya.
Hutagalung, Renny, dkk. 2012. Workload Analysis for Planning Needs of Employees in the Corporate Administration Unit PT Timah (Persero) TBK. The Indonesian
of
Business
AdministrationVol. 2, No. 19, hal 2290-2297. Kiayi, Syamsir Djafar. 2010. Analisis Perancangan Waktu Kerja
Daftar Pustaka
Journal
dengan
Menggunakan
Metode
Work
Sampling (Studi Kasus di Kawasan Industri Agro
Agustinus, Roy, dkk. 2007. Work Sampling Comparative Among Conventional Selft Assessment
and
Terpadu Kab. Bone Bolango). INOVASIVol. 7, No. 1, hal 176-186.
Continuous Monitoring Methods to Measure Proportion
of
Non
Productive
Activities. Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 302
Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /
[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X
Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta : PT. Ghalia
Wignosoebroto, Sritomo. 1995. Ergonomi Studi Gerak dan Waktu, Surabaya : Penerbit Gunawidya.
Indonesia Acknowledgement Niebel, B, et al. 2002. Methods, Standards, and Work
Penulis mengucapkan terimakasih kepada ; (1) Lembaga Penelitian ATIP atas pemberian dana Hibah
Design. New York : John-Wiley & Sons.
Penelitian tahun 2013, (2) Para responden yang Novera, Windri. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan
Karyawan
Bagian
Administrasi
berpartisipasi dalam penelitian ini, (3) mahasiswa/i yang membantu dalam pengumpulan data melalui pengamatan.
Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departement Pada Institut Pertanian Bogor). Skripsi. Departemen Manajemen IPB. Shah, Syed Saad Hussain, et al. 2011. Workload and Performance Journal
of
of
Employees.
Interdisciplinary
Contemporary
Research
in
BusinessVol. 3, No. 5. Siagian, Sondang P. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT Bumi Aksara
BIOGRAFI PENULIS Syamsul Anwar adalah staf pengajar di Akademi Teknologi Industri Padang (ATIP) pada Program Studi Sistem Produksi Industri dan Manajemen Industri. Gelar Sarjana Teknik didapatkan dari Sekolah Tinggi Teknologi Industri (STTIND) Padang pada tahun 2008, sedangkan gelar Magister Sains Ekonomi didapatkan dari Universitas Indonesia pada tahun 2012. Fokus pengajaran dan penelitian pada bidang ergonomi dan perancangan sistem kerja, riset operasional, ekonomi dan kebijakan industri. Informasi lebih lanjut penulis dapat dihubungi di nomor hp. 0813-74096777 dan 0838-95370919, email :
[email protected] dan
[email protected]
Simanjuntak, Risma Adelina. 2010. Analisis Beban Kerja Mental dengan Metoda NASA-Task Load Index. Jurnal Teknologi TechnoscienticaVol. 3, No. 1. Singgih, Moses L. dkk. 2010. Analisis Beban Kerja Karyawan pada Departemen Umum dan Logistik dengan Metode Work Load Analysis di Perusahaan Percetakan.
Available
:
http://www.its.ac.id/personal/file/pub/3829-mosesie.2010/. diakses pada 28 April 2013 Sutalaksana, Iftikar Z.. 2005. Teknik Perancangan Sistem
Jasril adalah staf pengajar di Akademi Teknologi Industri Padang (ATIP) pada Program Studi Sistem Produksi Industri dan Manajemen Industri. Gelar Sarjana Teknik didapatkan dari Sekolah Tinggi Teknologi Industri (STTIND) Padang pada tahun 1998, sedangkan gelar Magister Pertanian didapatkan dari Universitas Andalas pada tahun 2012. Fokus pengajaran dan penelitian pada bidang ergonomi dan perancangan sistem kerja, analisis biaya, dan analisis tekno ekonomi. Informasi lebih lanjut penulis dapat dihubungi di nomor hp. 0821-70976699
Kerja, Bandung : Departemen Teknik Industri ITB.
Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 303