ANALISIS PENGGUNAAN WAKTU KERJA DAN BEBAN KERJA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN SAMPLING PEKERJAAN DI PT X

Syamsul Anwar1, Jasril2/ Akademi Teknologi Industri Padang /[email protected] Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beban Kerja Karyawan dengan Pendekatan Sampling Pekerjaan di PT X

ANALISIS PENGGUNAAN WAKTU KERJA DAN BEBAN KERJA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN SAMPLING PEKERJAAN DI PT X Syamsul Anwar1, Jasril2 1,2Laboratorium Perancangan Sistem Kerja dan Ergonomi, Program Studi Sistem Produksi Industri, Akademi Teknologi Industri Padang Jalan Bungo Pasang, Tabing, Padang, Sumatera Barat 25171 Email: [email protected] Abstrak Reformasi birokrasi telah digulirkan oleh Pemerintah pada beberapa waktu lalu menuntut institusi yang bernaung di bawahnya agar dapat menunjukkan kinerja yang tinggi. Perguruan tinggi (PT) X merupakan salah satu institusi pendidikan negeri yang berkomitmen untuk terus meningkatkan kinerjanya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penggunaan waktu kerja dan tingkat beban kerja karyawan di PT X. Kriteria tersebut dapat menjadi tolak ukur dari efisiensi dan efektifitas kerja organisasi.Objek penelitian adalah karyawan yang bekerja pada lima unit kerja di PT X. Penelitian ini menggunakan teknik sampling pekerjaan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap aktivitas karyawan, juga wawancara dengan karyawan dan atasan langsung. Hasil analisis menunjukkan penggunaan waktu kerja karyawan secara rata-rata sudah optimal. Tingkat beban kerja karyawan rata-rata hampir mencapai tingkat yang ideal, akan tetapi masih ada unit kerja yang kelebihan ataupun kekurangan beban kerja. Penelitian ini menyarankan kepada pihak manajemen selaku pengambil kebijakan agar mengalokasikan karyawan sesuai dengan beban kerja unit. Hal ini merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja organisasi. Kata kunci : penggunaan waktu kerja, beban kerja karyawan, sampling pekerjaan Abstract Birocration reform has promoted by the government a few years ago which the program require institution in order to exhibit high performance. PT X is a state educational institution has commitment to continue to improve its performance. The aims of the research are to find out usage of working time and workload level of employees at PT X. The criterias could be indicator of efficiency and effectifiveness of an organization. The object the research are employees that work on five work units of PT X. The research use work sampling technique to achieve the objectives. The collection of data is conducted with direct observation to employees activity, also interview with employees and their supervisors. The result of analysis indicate the usage of working-time averagely reach optimal. The employees workload averagely reach ideal level but there are the work units have over-workload or under-workload. The research suggests to the management as decision maker in order to allocate employees in accordance with the unit workload. This is one way to improve work efficiency and effectiveness of the organization. Keywords: the usage of working time, employees workload, work sampling Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 293


Latar Belakang Masalah

ditemukan kondisi dimana intensitas tugas atau

Beberapa tahun yang lalu pemerintah telah

pekerjaan tidak selalu tetap akan tetapi berfluktuasi

menggulirkan program reformasi birokrasi. Diantara

(kadang tinggi, kadang rendah). Alokasi jumlah

tujuan penting yang hendak dicapai dari program

karyawan pada unit kerja akan terkait dengan beban

tersebut adalah menjadikan negara yang memiliki

kerja unit tersebut. Baik efisiensi kerja maupun

birokrasi

melayani,

kualitas pelayanan akan terkait dengan beban kerja

meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat,

yang dipikul oleh karyawan. Kondisi beban kerja

meningkatkan

yang berlebih walau dianggap efisien (karena sumber

8.

yang bersih, mampu, dan mutu

dari

pelaksanaan

kebijakan/program instansi, meningkatkan efisiensi

daya

(biaya dan waktu) dalam pelaksanaan semua segi

memperburuk kualitas pelayanan. Sebaliknya beban

tugas organisasi. Reformasi Birokrasi dimulai dari

kerja yang kurang menunjukkan efisiensi kerja yang

penataan kelembagaan dan sumberdaya manusia

rendah.

(SDM) aparatur.

digunakan

Selama

Konsekuensi yang nyata dari reformasi birokrasi tersebut adalah institusi atau organisasi

ini

secara

optimal)

manajemen

PT

akan

X

di

bisa

dalam

menempatkan atau mengalokasikan karyawan pada

harus

unit-unit kerja tidak melalui analisis yang mendalam.

menunjukkan kinerja yang baik termasuk persoalan

Akibat dari hal ini adalah beberapa karyawan pada

efisiensi dan efektifitas kerja. Pengelolaan organisasi

satu waktu dalam kondisi santai (beban kerja rendah)

yang efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh

sedangkan karyawan di unit kerja lain pada kondisi

bidang termasuk bidang pengembangan sumber daya

sibuk (beban kerja tinggi). Dari suvey awal terhadap

manusia (SDM).

beberapa karyawan diantaranya mengeluhkan beban

Perguruan Tinggi (PT) X adalah salah satu institusi pendidikan negeri yang berada di kota Padang, Sumatera Barat. PT X terus berupaya meningkatkan kinerjanya dan memberikan pelayanan yang optimal bagi pelanggan internalnya yakni mahasiswa. Diantara tujuan strategis yang hendak

tugas yang banyak. Jika kondisi ini tidak diperbaiki segera akan memberikan efek sosiologis maupun psikologis yang tidak baik bagi karyawan dan terdapat perbedaan kualitas pelayanan antar unit kerja. Secara keseluruhan

sumber

daya

organisasi

tidak

diberdayakan secara optimal.

dicapai oleh PT X adalah menciptakan lulusan yang

Untuk itulah penelitian ini dilakukan untuk

berkualitas dan berdaya saing. Output yang baik tentu

mengetahui penggunaan waktu kerja dan beban kerja

saja

termasuk

karyawan di unit kerja PT X. Melalui pengukuran

mendapatkan pelayanan yang optimal dari karyawan

beban kerja nantinya karyawan dapat bekerja optimal

dan staf pengajar.

sesuai kemampuan atau kapasitasnya. Pada sisi lain

melewati

proses

yang

baik

PT X sebagai sebuah organisasi memiliki unitunit kerja. Tiap unit kerja memiliki karyawan dalam jumlah

tertentu. Dari pengamatan

pendahuluan

pihak

manajemen

akan

dapat

memanfaatkan

informasi dari penelitian ini di dalam menggunakan dan mengalokasikan sumber daya manusia secara optimal.

Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 294


Penelitian-penelitian terdahulu yang mengkaji tentang penggunaan waktu kerja dan beban kerja

2.2 Analisis Pekerjaan

antara lain ; (Gustomo, 2006) di perusahaan

Analisis pekerjaan usaha yang sistematik dalam

transportasi, (Kiayi, 2010) di perusahaan

mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan

industri

semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu

agro,

(Hutagalung,

2013)

di

perusahaan pertambangan, (Singgih, 2010) di perusahaan percetakan. (Agustinus, 2007), (Novera, 2010) dan

9.

(Siagian, 2009)

organisasi. (Siagian, 2009) Analisis pekerjaan atau jabatan dilakukan sebab

(Arsi, 2012) di instansi

informasi tersebut dapat menjadi landasan untuk

perguruan tinggi. Setiap organisasi pasti

mencocokkan pekerjaan dengan petugas, untuk

memiliki karakteristik yang unik sehingga

mengetahui beban kerja yang dilakukan, untuk

dari studi empiris yang dilakukan di PT X ini

mengetahui kemungkinan berbagai hambatan yang

diharapkan akan menambah kontribusi ilmiah

ditemui para pelaksana, dan menjadi landasan dalam

pada bidang penerapan analisis pekerjaan

pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM dalam

khususnya beban kerja.

upaya memenuhi fungsinya. (Hariandja, 2002).

Landasan Teori 2.3 Beban Kerja

2.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia Fokus perhatian dari perencanaan sumber daya manusia (SDM) ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki

berbagai

kedudukan,

jabatan,

dan

pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.(Siagian, 2009) Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan

staf

dalam

perusahaan.

(Mangkuprawira, 2003). Manfaat perencanaan SDM antara lain

organisasi dapat memanfaatkan SDM

yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik, melalui perencanaan SDM yang matang maka produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan , perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk

mengisi

berbagai

jabatan

dan

menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.

Beban kerja menunjukkan intensitas suatu tugas atau pekerjaan. Perubahan beban kerja akan cendrung merubah

tingkatan

tekanan

(stress),

tepatnya

mempengaruhi kinerja karyawan. (Shah, 2011). Beban kerja merupakan konsekuensi dari pelaksanaan aktivitas yang diberikan kepada seseorang/ pekerja. (Simanjuntak, 2010). Beban kerja merujuk kepada parameter

waktu,

artinya

adalah

persentase

penggunaan waktu kerja efektif yang digunakan pekerja selama jam kerjanya. Beban kerja merupakan faktor penting dalam menetapkan kebijakan MSDM di dalam sistem, misalnya perencanaan kebutuhan karyawan. (Niebel,2002).Beban kerja tidak hanya menghitung waktu untuk kerja produktif tetapi juga termasuk aspek manusia seperti kelelahan, kebutuhan pribadi, dan hambatan yang tidak bisa dihindari. Faktor ini dinamakan allowance. (Barnes, 1980). Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja



sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi

digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak

(over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu

digunakan untuk bekerja. Ketiga, Work measurement,

rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu

untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan.

berat

(Barnes, 1980)

atau

ringan

akan

berdampak

terjadinya

inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini

3

Metodologi Penelitian

menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak

dengan produktifitas yang

sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.

Penelitian ini berbentuk deskriptif survey dengan analisis kuantitatif. Penelitian tidak dilakukan terhadap seluruh objek yang diteliti, hanya mengambil sebagian dari populasi tersebut (sampel). Penelitian dilakukan di kampus Perguruan Tinggi X yang berlokasi di Padang, Sumatera Barat. Objek dari penelitian ini adalah karyawan yang bekerja di lima unit kerja dengan inisial unit kerja A, B, C, D, dan E. Unit-unit tersebut dipilih menjadi objek penelitian

2.4 Sampling Kerja Samping

karena intensitas pelayanan terhadap mahasiswa yang

pekerjaan

adalah

metode

untuk

mengukur dan mencatat aktivitas pekerjaan secara random dengan interval waktu tertentu terhadap pekerja.

(Gustomo,

2007).

Sampling

pekerjaan

merupakan pengukuran kerja langsung di tempat kerja yang diteliti. (Sutalaksana, 2005). Sampling pekerjaan adalah suatu aktivitas pengukuran kerja untuk melihat proporsi kegiatan tidak produktif yang terjadi (ratio delay study). Frekuensi pengamatan tergantung pada

relatif lebih tinggi dibanding unit lain. Waktu penelitian ini berlangsung dari bulan April s/d September 2013. Variabel dalam penelitian ini adalah aktivitas (waktu kerja). Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung dan wawancara. Pendekatan yang digunakan yaitu teknik sampling

Prosedur

penerapan

sampling

pekerjaan mengikuti langkah-langkah berikut : (Barnes, 1980) a. Mengidentifikasi pekerjaan (objek) yang akan

jumlah pengamatan yang diperlukan dan waktu yang tersedia untuk pengumpulan data yang direncanakan.

pekerjaan.

diamati b. Membagi pekerjaan ke dalam beberapa elemen

(Wignosoebroto, 2003) (Barnes, 1980)

pekerjaan (aktivitas). Elemen pekerjaan bersifat

Ada tiga kegunaan utama dari sampling kerja.

mutually exclusive dan exhaustive.

Pertama, activity and delay sampling, yaitu untuk

c. Merancang form pengamatan

mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari

d. Menetapkan jumlah pengamatan per hari lalu

seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur

membuat jadwal pengamatan berdasarkan bilangan

persentase

acak.

seseorang sampling,

seseorang tidak

bekerja

bekerja.

dan

Kedua,

persentase performance

yaitu untuk mengukur waktu yang

e. Mencatat data dengan pengamatan langsung f.

Melakukan pengujian statistik (uji keseragaman



data dan kecukupan data) terhadap data yang

BKn = beban kerja normal

diperoleh. Untuk uji keseragaman menggunakan

p

= persentase produktif rata-rata

tingkat kepercayaan 99% dan tingkat ketelitian 5%

r

= rating factor

dengan formula sebagai berikut : (Wigjnosoebroto, 1995) (Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)

b. Menghitung Beban kerja 1 bulan

BKB = p - 3.√p (1 – p) /n

BKn (1 bulan) = BKn (1 minggu) x {(K1 x a)

BKA = p + 3.√p (1 – p) /n

+ (K2 x b)+ (K3 x c)}

Keterangan :

Keterangan :

p = persentase produktif rata-rata

k1 = faktor konversi untuk beban kerja tinggi k2 =

n = rata-rata jumlah pengamatan per hari

faktor konversi untuk beban kerja

BKB = batas kontrol bawah

faktor konversi untuk beban kerja rendah,

BKA = batas kontrol atas

a = persentase beban tinggi di dalam 1 bulan

k3 =

b = persentase beban sedang di dalam 1 bulan Untuk uji kecukupan data menggunakan tingkat

c = persentase beban rendah di dalam 1 bulan.

kepercayaan 95% dan tingkat ketelitian 10% dengan formula sebagai berikut : (Wigjnosoebroto,

c. Menghitung Beban kerja normal 1 tahun

1995) (Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013) BKn (1 tahun) = BKn (1 bulan) x {(K4 x q) N’ = 400 (1 – p) / p

+ (K5 x r)+ (K6 x s)} Keterangan :

Keterangan :

k4 = faktor konversi untuk bulan dengan beban

p = persentase produktif rata-rata

kerja tinggi,

N’ = jumlah data yang dibutuhkan.

k5 = faktor konversi untuk bulan dengan beban kerja sedang,

Selanjutnya hasil sampling kerja digunakan untuk

k6 = faktor konversi untuk bulan dengan beban

mengestimasi beban kerja dengan langkah berikut :

kerja rendah,

(Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)

q = persentase beban kerja tinggi dalam 1 tahun, r = persentase beban kerja sedang dalam 1 tahun ,

a. Menghitung Beban kerja 1 minggu BKn (1 minggu) = p x r Keterangan :

s = persentase beban kerja rendah dalam 1 tahun. d. Menghitung Beban kerja standar 1 tahun BKs (1 tahun) = BKn (1 tahun) x (1+L) Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 297


Keterangan :

Tabel 1. Penetapan jadwal pengamatan

Bki = Beban kerja per tahun untuk karyawan, L

No Urutan Jam 1 1 7:33 2 3 7:39 3 4 7:42 4 6 7:48 5 7 7:51 .. .. .. s.d s.d s.d .. .. .. 100 150 16:30 Sumber : data yang diolah (2013)

= nilai kelonggaran (allowance).

4

Hasil dan Pembahasan Pada awalnya jumlah karyawan yang menjadi target

untuk objek penelitian ini adalah 10 orang. Namun pada saat pengumpulan data, 2 orang karyawan diantaranya sedang berhalangan atau cuti dalam waktu yang lama sehingga jumlah karyawan yang menjadi objek sebanyak 8 orang. Dimana unit kerja A berjumlah 1 orang, unit kerja B berjumlah 2 orang, unit kerja C berjumlah 2 orang, unit kerja D berjumlah 1 orang, dan unit kerja E berjumlah 2 orang. Jumlah dan jadwal pengamatan per hari ditetapkan mengikuti langkahsebagai berikut. Pertama, jam kerja adalah 7,5 jam atau 450 menit per hari dibagi dengan

Pengamatan sampling pekerjaan dilakukan untuk mengamati aktivitas karyawan sehari-hari yang berada di unit kerja. Untuk tugas pengamatan dibantu oleh mahasiswa dimana untuk setiap unit kerja diamati oleh satu orang petugas pada suatu waktu. Form pengamatan membagi jenis aktivitas karyawan yang mungkin dilakukan seperti dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.

interval waktu 3 menit sehingga didapatkan jumlah pengamatan maksimum yaitu 150 kali per hari. Kedua,

Tabel 2. Pembagian aktivitas karyawan

diambil jumlah sampel sebesar 2/3 dari jumlah pengamatan maksimum 150 sehingga didapatkan 100 kali pengamatan per hari. Ketiga, mengambil bilangan secara acak sebanyak 100 buah dengan sistem lot dari 150 bilangan yang disediakan, dimana hal ini dilakukan secara manual. Keempat, 100 bilangan acak yang didapat selanjutnya diurutkan dari yang terkecil hingga yang terbesar. Kelima, menetapkan jam pengamatan berdasarkan bilangan acak yang didapat dengan kelipatan minimum sebesar 3 menit.

No 1

Aktivitas Melayani mahasiswa Menggunakan komputer untuk suatu 2 tugas 3 Menangani dokumen/berkas/buku 4 Tugas-tugas lainnya 5 Personal need&unavoidable delay Aktivitas yg tidak terkait dg tugas, 6 idle Sumber : data yang diolah (2013)

Sebagai contoh dapat dilihat Tabel 1 berikut. Aktivitas nomor 1 sampai dengan 4 merupakan

minimum 5 hari dan maksimum 7 hari dan dilakukan

aktivitas produktif sedangkan aktivitas 5 dan 6 termasuk

secara berturut-berturut pada bulan September tahun 2013.

non-produktif. Pengamatan sampling pekerjaan ini

Rekapitulasi data hasil pengamatan dapat dilihat pada

dilakukan terhadap kelima unit kerja dengan jumlah hari

Tabel 3 berikut.



Tabel 3. Rekapitulasi hasil pengamatan sampling pekerjaan UK Aktivitas ∑p ∑np Tot. Kary. 1 2 3 4 5 6 A-1 86 196 81 54 35 48 417 83 500 B-1 48 57 88 96 76 235 289 311 600 B-2 86 135 151 81 26 88 453 114 567 C-1 239 26 67 80 50 38 412 88 500 C-2 81 166 94 43 38 78 384 116 500 D-1 123 76 150 82 50 19 431 69 500 E-1 88 33 68 91 83 137 280 220 500 E-2 81 29 40 81 76 193 231 269 500 UK = unit kerja, Kary. = karyawan, ∑p = jumlah aktivitas produktif, ∑np = jumlah aktivitas non-produktif, Tot. = total Sumber : observasi (2013) kerja A karyawan-1 (atau A-1) didapat p = 0,83, BKB = Jumlah hari pengamatan untuk unit kerja B karyawan-

0,72, dan BKA = 0,95, p1 = 0,80 ; p2 = 0,88 ; p3 = 0,93 ; p4 =

1 dan karyawan-2 (atau B1 dan B2) lebih banyak

0,76 ; dan p5 = 0,80. Kesemua nilai persentase produktif

dibanding unit kerja lain. Hal ini dilakukan untuk

hari ke-1 (p1) sampai ke-5 (p5) berada dalam batas kontrol

memenuhi uji statistik ; keseragaman dan kecukupan data.

atas (BKA) dan batas kontrol bawah (BKB). Secara

Rangkuman hasil uji statistik untuk semua unit kerja dan karyawan dapat dilihat pada Tabel 4 berikut.

keseluruhan semua data hasil observasi sudah seragam atau berasal dari sistem sebab yang sama. Untuk uji kecukupan data pada tingkat kepercayaan

Tabel 4. Rekapitulasi hasil uji statistik UK karyawan

Jumlah observasi

A-1 B-1 B-2 C-1 C-2 D-1 E-1 E-2 UK = unit kerja

500 600 567 500 500 500 500 500

95 % dan tingkat ketelitian 10 % dapat dicontohkan pada

Uji statistik I II seragam seragam seragam seragam seragam seragam seragam seragam

unit kerja A karyawan - 1 (A-1) dimana didapatkan jumlah data yang dibutuhkan (N’ = 80) adalah yang lebih kecil

cukup cukup cukup cukup cukup cukup cukup cukup

dari jumlah data yang telah diambil (N = 500). Hal ini berarti jumlah data sudah mencukupi secara statistik. Dari kedua uji ini dapat disimpulkan bahwa dari data sampel bisa

dianggap

mewakili

populasi

(keadaan

yang

sebenarnya). Nilai persentase produktif yang didapat belum bisa merepresentasikan penggunaan waktu kerja efektif

Sumber : data yang diolah (2013)

karyawan karena belum memperhitungkan perbedaan beban kerja mingguan maupun bulanan. Untuk itu

Untuk uji keseragaman pada tingkat kepercayaan

selanjutnya dari nilai persentase produktif rata-rata (p)

99% dan tingkat ketelitian 5 % dapat dicontohkan pada unit

tersebut akan dicari beban kerja normal (BKn 1 minggu).



Konversi nilai p menjadi nilai beban kerja tersebut dengan

dibanding

bulan

sebelumnya

seperti

menyiapkan

memasukkan nilai rating factor (r). Dari pengamatan

administasi perkuliahan termasuk ; input Kartu Rencana

dilapangan ditemukan tingkat kemampuan karyawan relatif

Studi (KRS) mahasiswa, membuat jadwal kuliah,

sama sehingga nilai r = 1. Oleh karena itu nilai p sama

menyiapkan absen dosen dan mahasiswa, dan lain

dengan nilai BKn (1 minggu).

sebagainya. Dari bulan Maret hingga April juga karyawan

Hasil wawancara dengan karyawan terkait dan

ditugaskan melayani mahasiswa yang mau melaksanakan

dengan atasan langsungnya (kepala unit) didapat bahwa

Kuliah Kerja Praktek (KKP) ke perusahaan-perusahaan

tingkat beban kerja tidak bisa dibedakan setiap minggu

termasuk ; surat-menyurat dan mendata. Pada bulan Juli

maka nilai BKn (1 minggu) diasumsikan sama dengan

dan Agustus adalah saatnya tugas melayani mahasiswa

BKn (1 bulan). Akan tetapi intensitas beban kerja

yang mau melaksanakan seminar termasuk ; surat-

(kesibukan) setiap bulan dalam setahun berbeda-beda. Oleh

menyurat dan dokumen kelengkapan seminar. Bulan

karena itu untuk menghitung BKn (1 tahun) maka perlu

September adalah awal perkuliahan semester ganjil.

dikalikan dengan nilai faktor konversi dan nilai persentase

Sedangkan bulan-bulan lainya relatif normal.

(bobot). Untuk contoh dapat dilihat pada Tabel 5 berikut.

Untuk nilai konversi dan persentase beban kerja untuk tiap unit kerja dapat dilihat Tabel 6 berikut.

Tabel 5. Beban kerja bulanan unit kerja A Tabel 6. Nilai Persentase beban kerja dan nilai Beban Kerja Bulan rendah Sedang tinggi Januari 1 Februari 1 Maret 1 April 1 Mei 1 Juni 1 Juli 1 Agustus 1 September 1 Oktober 1 Nopember 1 Desember 1 persentase 0,00 0,58 0,42 Sumber : hasil wawancara (2013)

konversi tiap unit kerja Unit Persentase Kerja rendah sedang Tinggi A 0,00 0,58 0,42 B 0,00 0,50 0,50 C 0,00 0,67 0,33 D 0,00 0,58 0,42 E 0,25 0,58 0,17 Konversi 0,5 1 1,5 Sumber : hasil wawancara (2013) Dari hasil wawancara dengan karyawan dan kepala unit didapatkan nilai konversi untuk beban kerja rendah, sedang, dan tinggi dengan rasio 0,5 : 1 : 1,5. Kemudian untuk mencari Beban Kerja standar (BKs

Dari Tabel 5 dapat dilihat bahwa ada 5 bulan dalam 1

1 tahun) maka perlu memasukkan waktu longgar

tahun yang memiliki intensitas beban kerja relatif tinggi.

(allowance) bagi karyawan untuk melakukan kebutuhan

Misalnya pada bulan Maret merupakan awal semester

pribadi (personal needs) dan waktu yang hilang disebabkan

genap dimana tugas-tugas karyawan lebih banyak

hal-hal yang tidak dapat dihindari (unavoidable delays).



Pemberian nilai allowance ini berdasarkan panduan (Sutalaksana, 2005) seperti pada Tabel 7 berikut. Tabel 7. Kriteria nilai allowance

E-2 0,46 0,46 Ratarata 0,70 0,70 UK = unit kerja, BK = beban kerja

0,44

0,50

0,81

0,92

Sumber : data yang diolah (2013)

Faktor kategori Tenaga dapat diabaikan sikap kerja duduk gerakan kerja normal kelelahan pandangankontinu fokus mata berubah temperatur normal atmosfer baik lingkungan bersih, sehat kebutuhan pribadi hal-hal yang tidak bisa dihindari total allowance Sumber : Sutalaksana (2005) data yang diolah (2013)

nilai 0,02 0,01 0 0,06 0,02 0 0 0,02 0,03 0,16

Dari Tabel 8 di atas penggunaan waktu kerja efektif karyawan direpresentasikan oleh beban kerja normal (1 tahun) dengan rata-rata sebesar 0,81 atau 81%. Nilai ini termasuk kategori optimal (Novera, 2010). Akan tetapi dijumpai variasi nilai yang tajam seperti unit kerja E karyawan-2 (atau E-2) memiliki persentase terendah 44%, sedangkan unit kerja D karyawan-1 (atau D-1) memiliki persentase tertinggi 104%. Beban kerja normal ini belum memasukkan tambahan faktor allowance. Selanjutnya Tabel 8 juga menampilkan hasil perhitungan beban kerja standar (1 tahun) yang telah

Total nilai allowance diberikan sebesar 0,16 atau 16

memasukkan faktor allowance. Dari hasil perhitungan

% dan diasumsikan sama untuk semua karyawan yang

didapatkan unit kerja A nilai beban kerja standar (BKs)

termasuk objek penelitian. Hal ini didasarkan kepada

adalah 1,14. Unit kerja A hanya memiliki 1 orang

aktivitas karyawan dan kondisi lingkungan kerja yang

karyawan, sehingga diusulkan perlu menambah 1 orang

relatif sama.

lagi karyawan terutama pada periode-periode sibuk di unit

Adapun rekapitulasi beban kerja karyawan dengan

kerja A. Untuk unit kerja B nilai BKs adalah (0,68 + 1,13 = 1,81). Unit kerja B memiliki 2 orang karyawan sehingga

sampling kerja dapat dilihat pada Tabel 8 berikut ini.

rata-rata BKs per karyawan adalah 0,90. Nilai ini hampir Tabel 8. Beban kerja normal dan beban kerja

mencapai nilai ideal 1 sehingga tidak perlu menambah

Standar karyawan

karyawan di unit kerja B. Untuk unit kerja C nilai BKs adalah (1,09 + 1,01 = 2,1) . Unit kerja C memiliki 2 orang

UKKary. A-1 B-1 B-2 C-1 C-2 D-1 E-1

BK-normal (1 (1 minggu) bulan) 0,83 0,83 0,48 0,48 0,80 0,80 0,82 0,82 0,77 0,77 0,86 0,86 0,56 0,56

BKstandar (1 tahun) 1,01 0,60 1,00 0,96 0,90 1,04 0,54

karyawan sehingga rata-rata BKs per karyawan adalah 1,05. Nilai ini hampir mencapai nilai ideal 1 sehingga tidak

(1 tahun) 1,14 0,68 1,13 1,09 1,01 1,18 0,61

perlu menambah karyawan di unit kerja C. Untuk unit kerja D nilai BKs adalah 1,18. Unit kerja D memiliki 2 orang karyawan sehingga rata-rata BKs per karyawan adalah 0,59. Nilai ini belum ideal atau optimal sehingga tidak perlu menambah karyawan di unit kerja D. Untuk unit kerja E nilai BKs adalah (0,61 + 0,50 = 1,11). Unit kerja E



memiliki 3 orang karyawan sehingga rata-rata BKs per

International Seminar on Industrial Engineering

karyawan adalah 0,37. Nilai ini jauh dari ideal sehingga

and Management.

diusulkan untuk mengurangi 1 orang karyawan di unit kerja E.

Arsi, Raras M., dkk. 2012. Analisis Beban Kerja untuk Menentukan Jumlah Optimal Karyawan dan

5

Simpulan

Pemetaan Kempetensi Karyawan Berdasarkan pada

Penelitian ini telah mengukur tingkat penggunaan waktu kerja dan beban kerja karyawan di PT X. Secara keseluruhan rata-rata penggunaan waktu kerja karyawan

Job Description (Studi Kasus : Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya). Jurnal Teknik ITSVol. 1, No. 1

sebesar 81% yang sudah mencapai nilai optimal. Beban kerja rata-rata karyawan sebesar 0,92 yang hampir mencapai nilai ideal 1. Unit kerja A diusulkan untuk ditambah sebanyak 1 orang karyawan sedangkan unit kerja

Barnes, Ralph M. 1980. Motion and Time Study : Design and Measurement of Work, New York : John Wiley & Sons.

E diusulkan untuk dikurangi 1 orang karyawan. Pemindahan karyawan dari unit E ke unit A akan membuat tingkat beban kerja antar unit kerja akan menjadi lebih seimbang. Tingkat beban kerja karyawan dapat berubah suatu waktu, misalnya terjadi perubahan deskripsi kerja ataupun terjadi peningkatan dan penurunan jumlah mahasiswa yang cukup signifikan. Untuk itu tingkat beban kerja perlu dievaluasi secara periodik.

Gustomo, Aurik. dkk. 2006. Workload Measurement Using Diary Sampling Method for Human Resource Requirement Planning : Case Study at PT Jasa Marga (Persero). International Conferences on Technology and Operation Management Hariandja, Marihot Tua Efendi 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT Garisindo

6

Saran Hasil penelitian ini memberikan informasi yang

berharga kepada manajemen PT X sebagai landasan pertimbangan dalam merekrut dan mengalokasikan karyawan

di

unit-unit

kerja.

Penelitian ini

bisa

dikembangkan lebih lanjut misalnya dengan menambahkan metode

pengukuran

beban

kerja

lainnya

sebagai

perbandingan, dan kemungkinan memasukkan faktor kompetensi karyawan terhadap bidang tugasnya.

Hutagalung, Renny, dkk. 2012. Workload Analysis for Planning Needs of Employees in the Corporate Administration Unit PT Timah (Persero) TBK. The Indonesian

of

Business

AdministrationVol. 2, No. 19, hal 2290-2297. Kiayi, Syamsir Djafar. 2010. Analisis Perancangan Waktu Kerja

Daftar Pustaka

Journal

dengan

Menggunakan

Metode

Work

Sampling (Studi Kasus di Kawasan Industri Agro

Agustinus, Roy, dkk. 2007. Work Sampling Comparative Among Conventional Selft Assessment

and

Terpadu Kab. Bone Bolango). INOVASIVol. 7, No. 1, hal 176-186.

Continuous Monitoring Methods to Measure Proportion

of

Non

Productive

Activities. Human Resources Management Seminar and Call for Paper Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 302


Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta : PT. Ghalia

Wignosoebroto, Sritomo. 1995. Ergonomi Studi Gerak dan Waktu, Surabaya : Penerbit Gunawidya.

Indonesia Acknowledgement Niebel, B, et al. 2002. Methods, Standards, and Work

Penulis mengucapkan terimakasih kepada ; (1) Lembaga Penelitian ATIP atas pemberian dana Hibah

Design. New York : John-Wiley & Sons.

Penelitian tahun 2013, (2) Para responden yang Novera, Windri. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan

Karyawan

Bagian

Administrasi

berpartisipasi dalam penelitian ini, (3) mahasiswa/i yang membantu dalam pengumpulan data melalui pengamatan.

Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departement Pada Institut Pertanian Bogor). Skripsi. Departemen Manajemen IPB. Shah, Syed Saad Hussain, et al. 2011. Workload and Performance Journal

of

of

Employees.

Interdisciplinary

Contemporary

Research

in

BusinessVol. 3, No. 5. Siagian, Sondang P. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT Bumi Aksara

BIOGRAFI PENULIS Syamsul Anwar adalah staf pengajar di Akademi Teknologi Industri Padang (ATIP) pada Program Studi Sistem Produksi Industri dan Manajemen Industri. Gelar Sarjana Teknik didapatkan dari Sekolah Tinggi Teknologi Industri (STTIND) Padang pada tahun 2008, sedangkan gelar Magister Sains Ekonomi didapatkan dari Universitas Indonesia pada tahun 2012. Fokus pengajaran dan penelitian pada bidang ergonomi dan perancangan sistem kerja, riset operasional, ekonomi dan kebijakan industri. Informasi lebih lanjut penulis dapat dihubungi di nomor hp. 0813-74096777 dan 0838-95370919, email : [email protected] dan [email protected]

Simanjuntak, Risma Adelina. 2010. Analisis Beban Kerja Mental dengan Metoda NASA-Task Load Index. Jurnal Teknologi TechnoscienticaVol. 3, No. 1. Singgih, Moses L. dkk. 2010. Analisis Beban Kerja Karyawan pada Departemen Umum dan Logistik dengan Metode Work Load Analysis di Perusahaan Percetakan.

Available

:

http://www.its.ac.id/personal/file/pub/3829-mosesie.2010/. diakses pada 28 April 2013 Sutalaksana, Iftikar Z.. 2005. Teknik Perancangan Sistem

Jasril adalah staf pengajar di Akademi Teknologi Industri Padang (ATIP) pada Program Studi Sistem Produksi Industri dan Manajemen Industri. Gelar Sarjana Teknik didapatkan dari Sekolah Tinggi Teknologi Industri (STTIND) Padang pada tahun 1998, sedangkan gelar Magister Pertanian didapatkan dari Universitas Andalas pada tahun 2012. Fokus pengajaran dan penelitian pada bidang ergonomi dan perancangan sistem kerja, analisis biaya, dan analisis tekno ekonomi. Informasi lebih lanjut penulis dapat dihubungi di nomor hp. 0821-70976699

Kerja, Bandung : Departemen Teknik Industri ITB.


ANALISIS PENGGUNAAN WAKTU KERJA DAN BEBAN KERJA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN SAMPLING PEKERJAAN DI PT X

Recommend Documents