ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PEMBAYARAN SPP PADA SMPN 2 TRUCUK KLATEN Naskah Publikasi
disusun oleh : Reni Arianti 10.22.1296
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Analysis and Design of SPP Payment System at SMPN 2 Trucuk Klaten Analisis Dan Perancangan Sistem Pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Klaten Reni Arianti Jurusan S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Good data processing system can cope with the situation or problem quickly and with immediate results. In this case the data processing system can include problems with paper and pencil recording the simple to the complex integrated electronic systems. Each - each system to collect information and bring it to the destination. Computer is an appropriate data processing tools with precision and high-speed access than the access to the human brain works. Therefore the use of computerized systems supporting the activities, particularly data processing that can accelerate the creation of reports - reports. Keywords : data processing, computerized system
1.Pendahuluan Seiring dengan berjalannya waktu kebutuhan manusia akan teknologi juga semakin berkembang. Fasilitas teknologi memudahkan masyarakat dalam mengatasi berbagai masalah yang ada. Salah satu contohnya yaitu sistem pembayaran SPP yang masih menggunakan sistem manual disebagian sekolahsekolah. Sehingga dengan adanya penerapan sistem komputerisasi dalam pembayaran SPP dirasa sangat tepat untuk mengatasi permasalahan yang ada.Sistem pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Kabupaten Klaten masih menggunakan cara yang belum terkomputerisasi. Penumpukan data ataupun keterlambatan dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Oleh karena itu, kami memilih SMPN 2 Trucuk sebagai obyek penelitian kami. 1.1
Rumusan Masalah Dalam laporan skripsi ini yang menjadi masalah adalah bagaimana membuat suatu sistem untuk
mengolah data pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Klaten yang dapat memberikan informasi secara cepat, akurat,valid, efektif dan efisien. 1.2 Batasan Masalah Setelah mengadakan observasi, penulis melihat bahwa permasalahan tentang sistem untuk mengolah data pembayaran SPP sangat luas. Oleh karena itu penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini. Adapun batasan masalahnya sebagai berikut : 1)
Merancang sebuah sistem tentang pembayaran SPP
2)
Pembuatan Laporan meliputi : Laporan per kelas, laporan bulanan, laporan kartu Spp, laporan kwitansi pembayaran, laporan tunggakan pembayaran
3)
Software yang digunakan antara lain, Visual Basic 6.0, SQL Server 2000
2 Konsep Dasar Sistem 2.1 Definisi Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2 Syarat-syarat sistem Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
Unsur dasar dari proses lebih penting dari elemen sistem.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi didapat dari sistem informasi (information systems) atau juga disebut dengan processing systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. 2.4 Sistem Pembayaran SPP Sistem Pembayaran SPP merupakan suatu sistem yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran SPP dan penyajian informasi data nilai dengan mengunakan komputer sebagai alat yang digunakan dalam pemrosesan data. Data tersebut meliputi data siswa dan data kelas SMPN 2 Trucuk. Hal ini akan dapat membantu pihak yang bertugas dalam pemrosesan data pembayaran SPP siswa. Pemrosesan Pembayaran SPP dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalkan kesalahan-kesalahan seperti redudansi dan inkonsistensi data, data yang tidak akurat ataupun keterlambatan dalam pengolahan data. Dimana masalah- masalah tersebut sering menjadi hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Dengan menggunakan aplikasi ini pihak yang bertugas dapat melakukan pemrosesan data dengan menggunakan komputer. Hanya dengan memasukkan data- data yang bersangkutan. 2.5 Teori Analisis Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai peguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.( Jogiyanto HM ) Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu : 1.
Identify , yaitu menidentifikasi masalah.
2.
Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3.
Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4.
Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.5.1
Analisis Pieces Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,
ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan Analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama.Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan maslaah utama , tetapi hanya gejala dari gejalah masalah utama saja 2.5.2
Analisis Kebutuhan
Dalam Analisis kebutuhan maka analisis ini dibagi dalam dua jenis : 1.
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya yang dilakukan oleh sistem.Kebutuhan fungsional juga berisi informasi – informasi apa saja yang harus di hasilkan oleh sistem.
2.
Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi :
a.
Operasional Pada bagian ini harus dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan beroperasi. Platform sistem yang dipakai didefinisikan, apakah menggunakan Windows atau linux misalnya.Perangkat untuk mengembangkan sistem juga ditentukan. Perangkat keras spesifik yang diperlukan juga ditentukan.Arsiteksur sistem juga dijelaskan.
b.
Kinerja Pada bagian ini dijelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dalam mengolah data, menampilkan informasi dan secara keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang ditanganinya.Efisien dari perangkat lunak juga dicantumkan.
c.
Keamanan Kebutuhan keamanan berisi penyertaan tentang mekanisme pengamanan aplikasi, data maupun transaksi yang akan diimplemantasikan pada sistem. Sistem password yang digunakan akan seperti apa dan perangkat keras spesifik untuk pengamana sistem juga dideskripsikan.
2.6 Sistem Perangkat Lunak Dalam pembuatan aplikasi pengolahan data laporan hasil belajar siswa ini, penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database SQL Server 2000. Visual Basic 6.0 adalah salah satu bahasa pemrograman yang menggunakan bahasa visual dan bekerja pada sistem operasi windows. Menggunakan bahasa visual akan mempermudah programmer dalam proses pembuatan software.
3
Tinjauan Umum
3.1 Sejarah Umum SMP Negeri 2 Trucuk Awal berdirinya tahun 1964 dengan nama SMEP Persiapan, dipimpin oleh Bapak Boman Hadi Susanto dengan jumlah peserta didik 3 kelas dan selanjutnya terakreditasi sebagai sekolah negeri dengan nama SMEP Negeri 2 Trucuk. 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan oleh sistem untuk mengembangkan aplikasi. Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada tahap pengembangan sistem. Analisis sistem bertujuan untuk mencari solusi dari masalah / kelemahan yang terdapat di sistem lama. Analisis PIECES digunakan untuk menganalisa sistem yang lama, karena layak atau tidak suatu sistem baru itu ditentukan dengan analisis. Oleh karena itu harus menganalisis sistem lama agar nantinya sistem baru yang akan dibuat menjadi lebih bermanfaat dan sesuai dengan keinginan. 3.3
Performance (Kinerja) Analisis kerja sistem dimaksudkan untuk meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem untuk
menyelesaikan tahap – tahap pekerjaan dengan mempertimbangkan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kinerja diukur dari jumlah produksi dan waktu tanggap. 3.4
Information (Informasi) Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk
membantu pengambilan keputusan. Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu : informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. 3.5
Economy (Ekonomi) Ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Analisis ekonomi adalah penelitian
sistem didalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang akan dikembangkan. Analisis tolak ukur dijadikan sebagai tolak ukur, apakah nantinya sistem baru dapat membuat sistem lebih ekonomis dan efisien. 3.6
Service (Pelayanan) Pelayanan yang ditingkatkan dimaksudkan untuk memecahkan masalah. Memanfaatkan sebaik –
baiknya peluang untuk meningkatkan pelayanan. Suatu sistem harus mempunyai konsep pelayanan yang bagus, karena jika pelayanan yang diberikan memuaskan, ini dapat menjadi salah satu daya tarik tersendiri. 3.7 Perancangan Sistem 3.7.1
Perancangan Proses
Perancangan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas – aktivitas yang dilakukan dan bagaimana cara berpindah diantara aktivitas – aktivitas itu. Ada banyak cara untuk merepresentasikan perancangan proses. Berikut salah satu cara perancangan proses. 3.7.2
Flowchart
Flowchart Sistem adalah diagram alir yang menggambarkan suatu sistem yang digunakan untuk proses pengolahan data. Setelah melakukan penelitian, maka penulis mengusulkan sistem dengan flowchart sebagai berikut: Data Admin
Data Kelas
Data Siswa
Data SPP
Data Tahun Ajaran
Data Trans_ SPP
Data Trans_Tunggukan
Data Tunggakan
Input Data Admin
Input Data Kelas
Input Data Siswa
Input Data SPP
Input Data Tahun Ajaran
Input Data Trans SPP
Input Data Trans_Tunggaka n
Input Data Tunggakan
Pengolahan Data Admin
Pengolahan Data Kelas
Pengolahan Data Siswa
Pengolahan Data SPP
Pengolahan Data Tahun Ajaran
Pengolahan Data Trans_SPP
Admin
Kelas
Tahun Ajaran
Trans_SPP
Siswa
SPP
Pengolahan Data Trans_Tungg akan
Trans_Tung gakan
Pembuatan Laporan
Laporan Trans_SPP
Pembuatan Laporan
Laporan Trans_Tunggakan
Gambar 3.2 Flowchart Keterangan simbol gambar flowchart sistem :
= dokumen input dan output untuk proses
= proses input data menggunakan keyboard
Pengolahan Data Tunggakan
Tunggakan
= aliran dari proses
= media penyimpanan
= proses
3.7.2.1
Data Flow Diagram (DFD) 1
Siswa
2
3
Sistem Pembayaran SPP
5
Kepala Sekolah
Gambar 3.3 Diagram Konteks Keterangan : 1 = Memberikan Data Siswa 2 = Menerima kwitansi pembayaran 3 = Menerima dokumen siswa, 4 = Memasukkan data siswa, kelas, Spp,transaksi 5 = Menerima laporan
4
Admin TU
Admin
Admin
Admin
Admin
Admin
Admin
Admin
Admin
Input Data Admin
Input Data Kelas
Input Data Siswa
Input Data SPP
Input Data Tahun Ajaran
Input Data Trans_SPP
Input Data Trans_Tungg akan
Input Data Tunggakan
Pengolahan Data Admin
Pengolahan Data Kelas
Pengolahan Data Siswa
Pengolahan Data SPP
Pengolahan Data Tahun Ajaran
Pengolahan Data Trans_SPP
Pengolahan Data Trans_Tungg akan
Pengolahan Data Tunggakan
Admin
Kelas
Siswa
SPP
Tahun Ajaran
Trans_SPP
Trans_Tunggakan
Tunggakan
Pembuatan Laporan Transaksi SPP
Pembuatan Kwitansi
Pembuatan Laporan Transaksi Tunggakan
Siswa
Kepala Sekolah
Gambar 3.4 Data Flow Diagram 3.8
Perancangan Interface Antarmuka
3.8.1
Form Login Form ini disediakan untuk admin lebih dulu masukan username dan password agar dapat
memasuki atau dapat menggunakan aplikasi.
User Name
Password
Masuk
Batal
Gambar 3.5 Form Login 3.8.1.1
Form Utama Form ini merupakan tampilan form utama ketika aplikasi tersebut dijalankan. Pada tampilan ini
terdapat beberapa form diantarannya form input data siswa, data kelas, transaksi pembayaran SPP, tunggakan, dan form laporan.
SMP Negeri 2 Trucuk
Gambar 3.6 Form Menu Utama 3.8.1.2
Form Data Siswa No Induk Nama Laki-laki
Jenis Kelamin
Perempuan
Kelas Tanggal Lahir Asal Sekolah Agama Nama Orang Tua Alamat Asal Sekolah Tahun Ajaran
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
Cari Cari
List
Gambar 3.7 Form Data Siswa 3.8.1.3
Form Data Kelas
Kode Kelas Nama Kelas
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
List
Gambar 3.8 Form Data Kelas 3.8.1.4
Form SPP
No SPP Tahun Ajaran Jumlah Bayar
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
List
Gambar 3.9 Form Spp 3.8.1.5
FormTunggakan
Kode Tunggakan Bulan Jumlah Bayar No Induk
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
Cetak
List
Gambar 3.10 Form Tunggakan 3.8.1.6
Form Transaksi SPP Id User Nama
Kode Transaksi
Kelas
No Induk
Bayar
No SPP
Kembali
Tanggal Bayar Jumlah Bayar Tahun Ajaran
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
Cetak
List
Gambar 3.11 Form Transaksi Spp 3.8.1.7
Form Transaksi Tunggakan
Id User Kode Transaksi No Induk No SPP Jumlah Bayar Bulan Tahun Ajaran
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
Cetak
List
Gambar 3.12 Form Transaksi Tunggakan 3.8.1.8
Form Tahun Ajaran
Id Tahun Ajaran Tahun Ajaran
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
List
Gambar 3.13 Form Tahun Ajaran 3.8.1.9
Form Admin Id User Nama User Name Password
Baru
Edit
Hapus
Simpan
Batal
Keluar
List
Gambar 3.14 Form Admin
4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi
sistem ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.1.1
Manual Instalasi Manual instalasi akan menjelaskan tata cara bagaimana proses instalasi dilakuan ke dalam
komputer. Berikut ini akan dijelaskan langkah – langkah instalasi program pada komputer : a. Pastikan computer sudah terinstal SQL Server 2000. b. Buat folder pada drive C, contoh C:\SPP c. Attach database lewat Enterprise Manager, berikut langkah – langkahny : 1.
Klik Start >> All program >> Microsoft SQL Server 2000 >> Enterprise Manager.
2.
Pilih objek Database, klik kanan pada Database >> All Tasks >> Attach Database. Cara ini untuk memilih database yang sudah dibuat.
4.1.2
Uji Coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen
sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen – elemen dari duatu sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari kesalahan – kesalahan yang mengkin terjadi. 4.1.3
Konversi Sistem Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan.
Pada tahap konversi sistem akan menggunakan konversi parallel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama – sama pada periode waktu tertentu, hal ini dilakukan secara bersama – sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan. 4.1.4
Pemeliharaan Sistem Walaupun telah melewati proses pengujian, bukan berarti sistem dapat terlepas dari kerusakkan
sistem. Hal tersebut dapat terjadi karena kebutuhan sistem yang kurang divalidasi, kurang dikomunikasikan dan disalah artikan. Oleh karena itu, pemeliharaan sistem sangat penting dilakukan dengan tujuan:
Untuk membuat perubahan yang dapat diramalkan untuk sistem yang ada dan membetulkan kesalahan yang dibuat selama proses perancangan sistem dan implementasi.
Untuk memelihara bagian program yang benar dan menghindari perbaikan dibagian ini, karena hal tersebut dapat menyebabkan error pada bagian lain.
Untuk menjamin secara keseluruhan proses pengolahan data yang bergantung pada sistem informasi agar tetap berjalan dengan baik, karena keggalan sistem dapat berakibat buruk, misalnya kehilangan data.
4.2 1.
Manual Program Form Login Form login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama. User yang tidak memiliki hak akses
tidak dapat melakukan login ke menu utama ini. sehingga dengan adanya menu login, maka tingkat keamanan data dapat terjaga.
Gambar 4.22 Menu Login 2.
Form Menu Utama
Gambar 4.23 Menu Utama Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di dalam program. Form utama berisi menu Data, Laporan dan keluar. Di dalam menu Data terdapat sub menu admin, data siswa, data kelas, data SPP, data tunggakan, data transaksi tunggakan, data transaksi SPP 3.
Form Menu Input Data Siswa
Gambar 4.24 Input Data Siswa Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan,mengedit,mencari data siswa pada SMP Negeri 2 Trucuk. Untuk menambah data baru, tekan tombol Baru kemudian mengisikan data-data tersebut dan kemudian tekan tombol Simpan,inputkan data pada text box lalu tekan tombol cari untuk mendapatkan data yang dicari. Tekan tombol Keluar jika ingin keluar dari form data siswa. 4.
Form Data Kelas
Gambar 4.25 Menu Input Data Kelas Form ini digunakan untuk menambahkan data kelas yang baru ataupun mencari data kelas yang sudah ada. Cara memasukkan data yang baru, tekan tombol Baru kemudian masukkan data, setelah itu tekan tombol Simpan. Selanjutnya tekan tombol Edit untuk mengedit data kelas setelah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan. Untuk menggunakan tombol cari masukkan data yang ingin dicari terlebih dahulu lalu tekan tombol cari 5.
Form SPP
Gambar 4.26 Form Input SPP Form ini digunakan untuk mengetahui data SPP.Cara memasukkan data yang baru, tekan tombol Baru kemudian masukkan data, setelah itu tekan tombol Simpan. Selanjutnya tekan tombol Edit untuk mengedit data SPP setelah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan. 6.
Form Data Tunggakan
Gambar 4.27 Form Input Data Tunggakan Form ini digunakan untuk mengisi data tunggakan.Caranya dengan tekan tombol Baru kemudian mengisi data-data sesuai dengan keterangannya disamping. Setelah itu tekan tombol Simpan, maka data akan tersimpan secara otomatis. Untuk menggunakan tombol cari masukkan data yang ingin dicari terlebih dahulu lalu tekan tombol cari. 7.
Form Data Transaksi SPP
Gambar 4.28 Form Input Data Transaksi SPP Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi SPP,dengan cara tekan tombol baru, masukkan no induk, lalu enter secara otomatis nama dan kelas akan langsung terisi sesuai dengan no induk masing-masing.Lalu masukan no SPP maka kolom jumlah bayar dan tahun ajaran maka akan terisi secara otomatis, kemudian masukan bayar pada kolom kembali akan terisi berapa jumlah kembalian yang akan diberikan.Kemudian simpan. 8.
Form Data Transaksi Tunggakan
Gambar 4.29 Form Input Data Transaksi Tunggakan Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi tunggakan.Apabila siswa yang bersangkutan tidak melunasi pembayaran SPP sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah. 9.
Form Input Tahun Ajaran
Gambar 4.30 Form Input Tahun Ajaran Form ini digunakan untuk memasukan data tahun ajaran. 10. Form Admin
Gambar 4.31 Form Admin Form ini merupakan untuk memanipulasi data admin, dengan memasukkan data id user, nama, user name, passsword. 11. Form Laporan transaksi SPP
Gambar 4.32 Form Laporan transaksi SPP 12. Form Laporan transaksi tunggakan
Gambar 4.33 Form Laporan transaksi tunggakan
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern,Andi Offset,Yogyakarta, 2007 Arief,M.Rudyanto,Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2006 Jogiyanto, H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi
Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2005 Kusrini.M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset,Yogyakarta, 2007 Sunyoto,Andi,
Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,
Yogyakarta, 2007
Andi Offset,
