ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SISWA SMK PUTRA BANGSA SALAMAN
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh Muchammad Safi’ Nasron 06.12.1956
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
ANALISYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM IN DATA PROCESSING STUDENTS SMK PUTRA BANGSA SALAMAN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DALAM PENGOLAHAN DATA SISWA SMK PUTRA BANGSA SALAMAN
Muchammad Safi’ Nasron Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information systems play an important role in providing agencies with useful information for the operation and management interests. Therefore, many agencies and educational institutions that have departments of information technology or information systems. Likewise SMK Putra Bangsa which represents education institutions have always wanted to follow the development of emerging information technologies. During this SMK Putra Bangsa, using a manual processing system to handle activities such as student data processing and decision support. Resulting in lags in the presentation of information. In connection with this, there are some interesting questions: What systems have been used and what the weaknesses of the system? What should be done so that the working mechanism in SMK Putra Bangsa can run smoothly and effectively. In this thesis, the author tries to analyze the points of discussion and the results are intended to provide suggestions for SMK Putra Bangsa in managing information systems data processing students'. In addition, the authors also recommend the SMK Putra Bangsa to develop a data base of students to utilize the data already stored in the database. Keywords: Information System, student Processing
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi saat ini mempengaruhi segala bidang kehidupan manusia dan diperlukan sebagai sarana pendukung yang dapat menunjang aktifitas kerja yang cepat, tepat dan akurat. Dimana SMK Putra Bangsa Salaman, sistem pengolahan data siswa merupakan fungsi utama dalam suatu kegiatan pengolahan data di SMK Putra Bangsa Salaman Magelang yang masih menggunakan sistem manual, sehingga dalam memberikan layanan informasi yang kurang efektif dan efisien. Dalam hal ini, komputerisasi sebagai media elektronik dapat membantu dalam pengolahan data siswa serta pembuatan laporan. Pengolahan data siswa yang dilakukan masih secara manual akan dikembangkan menjadi sistem pengolahan data siswa yang terkomputerisasi. Melihat masalah yang ada, maka terdorong untuk mengadakan penelitian tentang pengolahan data siswa yang ada pada SMK Putra Bangsa Salaman Magelang, serta berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem menjadi lebih baik dan lebih efektif serta bermanfaat bagi instansi dan bagi pihak yang membutuhkan data-data siswa.Dengan dengan
judul
INFORMASI
alasan tersebut diatas, maka penulis mengambil topik “
ANALISIS
SISWA
SMK
KABUPATEN MAGELANG “.
DAN
PERANCANGAN
PUTRA
BANGSA
SISTEM
SALAMAN
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka yang menjadi pihak permasalahan adalah : 1. Bagaimana merancang sistem informasi yang baik pada SMK Putra
Bangsa Salaman serta pengolahan data siswa yang terkomputerisasi agar dapat menunjang efektifitas kerja yang efisien? 2.
Dapatkah teknologi komputer menyajikan informasi dengan cepat dan akurat?
3. Mampukah sistem baru yang secara terkomputerisasi menggantikan
sistem lama yang secara manual? 1.3 Batasan Masalah Sebagai batasan masalah yaitu pada pengolahan data siswa pada SMK Putra Bangsa Salaman Magelang maka permasalahan akan dibatasi hanya pada analisis dan perancangan sistem informasi yang meliputi : “ Proses pemasukan data Siswa, data guru, data nilai, data kelas, data pembagian kelas, data mata pelajaran, data orang tua serta laporan lainnya “. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penyimpangan dari pokok permasalahan yang diteliti sesuai dengan sasaran yang diharapkan.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph.D terdapat dua definisi berdasarkan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen . Dengan pendekatan prosedur, definisi sistem adalah debagai berikut: “ Sistem adalah kumpulan prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan definisi sistem dengan pendekatan komponen adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu “¹. 2.2 Konsep Dasar Informasi “ Menurut Davis (1999), Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti dan dibutuhkan bagi penerima atau user dan manfaat pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang “¹. Kualitas informasi tergantung pada tiga hal, yaitu : a. Akurat Artinya informasi harus benar dan bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan . Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan akibat gangguan yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut. b. Tepat waktu Informasi harus disajikan secara tepat waktu mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan
informasi akan mengakibatkan
kesalahan dalam pengambilan
keputusan. c.
Relevan Informasi akan mempunyai nilai dan manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan. Mudah dan murah biayanya untuk mendapatkan informasi yang menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Dan informasi yang dihasilkan harus relevan dengan pokok permasalahan yang harus diselesaikan.
2.3 Sistem Pengolahan Data Siswa Secara umum pengolahan data siswa merupakan rangkaian kegiatan pengolahan data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses penginputan data siswa baru, proses pengolahan data nilai siswa. Kegiatan ini dimulai dari tahun ajaran baru dan diakhiri pada tahun ajaran berikutnya. Dalam setiap sistem ini, data diolah dan ditujukan kepada masing-masing pihak yang berkepentingan dengan proses tersebut antara lain kepala sekolah, Guru, dan siswa yang bersangkutan. 2.4 Perangkat Lunak Yang Digunaka Bahasa Pemrograman visual basic yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahuluannya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Bagineer’s All Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu
development tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam computer khusus menggunakan sistem operasi windows. Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman computer yang mendukung objek OOP (Object Oriented Programming). SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi mulai dari aplikasi kecil sampai aplikasi yang besar sekalipun. Pada sql server di insta, otomatis sudah terdapat 6 buah database, yaitu : Master, Model, Tempdb, Pubs, Northwind dan Msdb.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umun SMK Putra Bangsa Salaman SMK Putra Bangsa berdiri tahun lalu, didirikan berdasarkan surat keputusan kepala dinas pendidikan kabupaten magelang Nomor : 188.4/5/6/17/3b/2008 Tentang ijin operasional sekolah menengah kejuruan (SMK) Putra Bangsa salaman. Tahun Lalu telah resmi berdiri dengan yayasan Pancasila kecamatan salaman. Sebelumnya, gedung yang sekarang digunakan SMK putra bangsa dulu merupakan gedung yang digunakan oleh SMP Pancasila Salaman yang masih satu yayasan dengan SMK putra bangsa. SMP pancasila sudah lama berdirinya dan sekarang diganti dengan SMK Putra bangsa Salaman.
3.2 Analisis PIECES 1. Kinerja (Performance) Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif . Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu. Response time yaitu waktu yang dapat dibutuhkan oleh sistem untuk memberikan jawaban dan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan. Berikut beberapa hal yang terjadi akibat kelemahan kinerja sistem : •
Jumlah beban kerja yang harus ditanggung oleh petugas lebih besar karena dalam pengolahan data siswa masih manual.
•
Pencarian data siswa dalam memberikan informasi yang dibutuhkan serta pelaporan memerlukan waktu lama.
2. Informasi (Information) Pada SMK Putra Bangsa masih banyak hal yang kurang efektif dalam penyajian informasi pembayaran. Misalkan penyajian laporan pembayaran, hal ini sangat mempengaruhi kualitas informasi. Pada SMK Putra Bangsa juga masih menggunakan pengolahan data secara manual, sehingga informasi yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan dikarenakan jumlah data yang cukup banyak. Dengan menggunakan sistem yang baru diharapkan akan mampu menyajikan informasi yang relevan ,akurat dan tepat waktu.
3. Ekonomi (Economics) Pada SMK Putra Bangsa untuk menghemat pengeluaran biaya, maka harus mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang ada. Pada sistem yang lama yaitu masih menggunakan secara manual akan meyebabkan pembengkakan biaya, hal ini dikarenakan banyak alat tulis dan buku yang digunakan untuk pencatatan semua data-data siswa. Sedangkan pada sistem baru akan mengurangi buku dan alat tulis, sehingga akan dapat menghasilkan manfaat sesuai biaya yang dikeluarkan. Meskipun pada awalnya untuk mendapatkannya diperlukan biaya yang cukup mahal tetapi manfaat yang dirasakan dikemudian hari akan lebih besar. 4. Kendali (Control) Pada SMK Putra Bangsa Salaman magelang terlibat adanya pengendalian yang kurang maksimal, salah satu diantaranya adalah kurangnya pengendalian yang terdapat pada sistem informasi data siswa sehingga data atau laporan yang dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan dokumen penting terdiri atas beberapa laporan saja, tidak menyeluruh serta terdapat kesamaan data sekolahan. 5. Efisien (Eficiency) Dari SMK Putra Bangsa Salaman terlihat adanya ketidak efisienan dalam hal pengolahan data siswa. Hal ini disebabkan sistem kurang baik yang masih bersifat manual sehingga sumber daya tenaga kerja lebih banyak karena beban kerja besar. Sistem baru yang akan diterapkan merupakan
perbaikan
dari
sistem
lama,dengan
memanfaatkan
penggunaan komputer secara maksimal akan mampu meningkatkan efisiensi dalam melakukan pengolahan data 6. Pelayanan (Service) Pada SMK Putra Bangsa peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui pengolahan data pembayaran yang selama ini terkesan lambat. Dengan sistem baru diharapkan dapat meningkatkan pelayanan menjadi lebih cepat dan akurat dalam penyajian informasi yang dibutuhkan. 3.3 Analisis Biaya Dan Manfaat Tabel 3.2 Tabel biaya dan manfaat Thn ke-0 Thn ke-1
Thn ke-2
1. Biaya-biaya 1. Biaya Pengadaan persiapan Operasi
dan
Biaya pembelian software : • Windows Xp Profesional 1.380.000 Sp 2 •
SQL Server 2000
1.565.000
Total biaya pengadaan dan persiapan operasi 2.945.000 2. Biaya pembagian sistem Tahap penerapan sistem : • Biaya pelatihan personil •
Biaya konversi sistem
Total biaya pembagian sistem 3. Biaya Operasi dan Perawatan
150.000 956.500 1.106.500
•
Biaya overhead (listrik)
0
915.500
1.133.500
•
Biaya perawatan system
0
530.000
500.500
Total biaya operasi dan perawatan 0
1.445.500
1.634.000
4.051.500
1.445.500
1.634.000
2.110.000
2.640.000
520.000
525.000
2.630.000
3.165.000
2.550.000
3.055.500
2.550.000
3.055.500
5.180.000 3.734.500
6.220.500 4.586.000
Total Biaya - biaya
2. Manfaat – Manfaat 1. Keuntungan berwujud •
Pengurangan biaya operasi
•
Pengurangan proses
kesalahan
Total keuntungan berwujud 2. Keuntungan tak berwujud •
Peningkatan pelayanan
Total keuntungan tak berwujud Total manfaat Selisih total manfaat dan total biaya
4.051.500
1. Metode Periode Pengambilan (Payback periode) Adapun dengan metode ini sebagai berikut: Nilai investasi
: 4.051.500
Biaya tahun ke-1
: 1.445.500
Biaya tahun ke-2
: 1.634.000
Maka payback periode dapat dihitung dengan cara sebagai berikut : Nilai investasi
: 4.051.500
Biaya tahun ke-1
: 1.445.500
Sisa investasi : 2.606.000 1.634.000 : 1,595 * 12 bulan = 19,14 bulan
Berdasarkan perhitungan payback periode, biaya investsi dapat tertutup dengan aliran yang masuk, nilai investasi akan tertutup selama 19,14 bulan atau 1 tahun 7 bulan. 2. Metode Pengambilan Investasi Return On Investasi (ROI) Metode pengambilan investasi digunakan untuk menghitung prosentasi manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Return On Investasi (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut : ROI
= Total manfaat – total biaya *100% Total biaya
Total biaya
Total manfaat
Biaya tahun ke-0 : 4.051.500
Manfaat tahun ke-1
Biaya tahun ke-1 : 1.445.500 Manfaat tahun ke-2 Biaya tahun ke-2 : 1.634.000
+
: 5.180.000
: 6.220.500 + =
11.400.500 = 7.131.000 ROI = 11.400.500 – 7.131.000
*100%
7.131.000 = 59,87% Suatu investasi yang mempunyai nilai ROI lebih besar dari 0 (nol) berarti proyek ini dapat diterima atau layak digunakan, karena proyek baru ini akan memberikan keuntungan sebesar 59,87% dari biaya investasi.
3. Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode nilai sekarang bersih. Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uangnya.net present value (NPV) dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap tahun yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah : NPV = - Nilai Investasi +Procced ke-1 + Procced ke-2 +.....Procced ke-n (1 + i)¹
(1 + i) ²
(1 + i)³
Keterangan : NPV
= Net Present Value
i
= tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n
= umur proyek investasi
dengan besarnya nilai suku bunga diskonto 6.50% pada Bank Indonesia (www.bi.go.id) per 15 Januari 2009 maka nilai NPV dapat dihitung sebagai berikut NPV = - 4.051.500 + 3.734.500
+
( 1 + 0,065 )¹ NPV = - 4.051.500 + 3.734.500 ( 1,065 )
4.586.000 ( 1 + 0,065)²
+ 4.586.000 ( 1,134 )
NPV = - 4.051.500 + 3.506.572,8 + 4.044.091,7 NPV = - 4.051.500 + 7.550.664,5 NPV = Rp. 3.449.164,5
Bila NPV lebih besar dari nol, berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima. Tabel 3.3 Tabel Hasil Keputusan Analisis Metode
Syarat
Hasil
Keterangan
Payback Periode
Max 2 tahun
1 tahun 7 bulan
Layak
ROI
Lebih dari nol
59,87%
Layak
NPV
Lebih dari nol
Rp 3.449.164,5
Layak
3.4 Perancangan Sistem 3.4.1
Perancangan Flowcart
3.4.2
Perancangan Data Base Perancangan database bertujuan untuk merancang struktur table sebagai pengolahan data. Adapun perancangan database pada Sistem informasi pengolahan data pasien rawat jalan adalah sebagai berikut: 1. Tabel Siswa
Nama Field
Type data
Size
Key
Keterangan
NIS
Char
8
*
Nomor induk siswa
Nama_Siswa
Varchar
30
Nama_siswa
Alamat
Varchar
40
Alamat_siswa
Jenis_Kelamin
varchar
10
Jenis kelamin siswa
Tgl_Lahir
Datetime
Tempat_lahir
Varchar
30
Tempat lahir siswa
Agama
Varchar
10
Agama
Asal_sekolah
Varchar
20
Asal sekolah
No_STTB
varchar
15
Tgl_STTB
Datetime
Thn_lulus
varchar
Nomor di Surat Tanda Tamat Belajar Tanggal di surat tanda tamat belajar Tahun Lulus
Tanggal lahir siswa
4
2. Tabel Guru Nama Field
Type data
Size
Key
Keterangan
NIP
Char
9
*
Nomor identitas guru
Nama_Guru
Varchar
30
Nama Guru
Tempat_lahir
Varchar
30
Tempat lahir guru
Tgl_lahir
Datetime
Jenis_kelamin
Varchar
10
Jenis kelamin guru
Agama
Varchar
15
Agama guru
Status
Varchar
15
Status guru
Alamat
Varchar
40
Alamat rumah guru
Tgl_masuk
Datetime
Tanggal lahir guru
Tanggal masuk menjadi guru
3. Tabel Nilai Nama Field NIS Kd_kelas Semester Kd_mapel UH Tugas MID Nilai Semester Total Nilai Nilai_akhir
Type data Char Char Varchar Char Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric
Size 8 8 10 8
Key ** ** **
Keterangan Nomor induk siswa Kode kelas Semester Kode mata pelajar Ulangan Harian Tugas Nilai Tengah semester Nilai ujian akhir semester Jumlah semua nilai Nilai akhir semester
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem Implementasi Sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan ditahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.2 Kegiatan Implementasi 1. Uji Coba Sistem Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi. 1) Syntak Error Syntak Error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam pengetikan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan.
2) Runtime Error Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. 2. Pemilihan Dan pelatihan Personil 1. Pelatihan prosedur (Procedural Training) Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan petunjuk cara kerja tertulis dengan menjelaskan masing-masing tugas yang harus dilakukan oleh personil yang ditunjuk. 2. Pelatihan tutorial (Tutorial Training) Pelatihan tutorial dilakukan dengan cara tatap muka langsung dengan personil dan memberi penjelasan yang lebih rinci tentang gambaran cara kerja tertulis. 3. Praktek lapangan langsung (On the Job Training) Personil-personil yang dilatih diberi penjelasan-penjelasan dan instruksi-instruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada posisi dan situasi yang sebenarnya.
5. PENUTUP 1. Kesimpulan Dari hasil penelitian, ada beberapa hal yang penulis simpulkan jika sistem informasi siswa masih menggunakan sistem yang lama sebagai berikut:
1. Penyajian informasi yang berhubungan dengan informasi siswa masih membutuhkan waktu yang lama dalam penyajiannya dan mengalami kekeliruan. 2. Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media penyimpanan yang besar. 3. Pencarian data, penyimpanan data, perubahan data dan penghapusan data mamaelukan waktu yang cukup lama. Adapun kesimpulan dari pembuatan aplikasi sistem informasi pengolahan siswa pada SMK Putra Bangsa Salaman antara lain : 1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas TU dalam pengolahan data yang berhubungan dengan informasi siswa. 2. Data-data yang berhubungan dengan informasi siswa tersimpan dalam suatu database electronik, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan data kembali. 3. Penyimpanan data secara elektronik akan membantu dalam melakukan penyimpanan data, perubahan data, penghapusan data, pencarian data dan pembuatan laporan. 2. Saran 1. Dengan berkembangnya sistem informasi khusunya basis data diharapkan SMK Putra Bangsa Salaman memiliki keinginan yang besar untuk mengembangkan sistem informasi yang ada.
2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan segera diperbaiki. 3. Untuk para penulis yang tertarik untuk melanjutkan analisa diharapkan untuk dapat untuk dapat lebih memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem ini.
6. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, 2002, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Halaman 31 Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, halaman 11 Arief,M Rudyanto.2006.Pemrograman Basis Data Menggunakan TransactSQl dengan Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta;Andi Fathansyah,Ir.2002.BasisData.Bandung:Informatika, Jogiyanto HM, Akt, Ph.D. 2003, Sistem Teknik Informatika Yogyakarta, Penerbit Andi Offset, Halaman 34 Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph,D. 2003, Sistem Teknik Informatika Yogyakarta, Penerbit Andi Offset, Halaman 34-35 Jerry FitzGerald, Adra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamental Of system Ananlysis, edisi kedua : New York, Jhon Willey & Sons, 1981 Jogiyanto HM. 2001, Analisis dan Desain Sistem Iformasi:pendekatan tersruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Yogyakarta; Andi Rusmawan, Uus.2009.Koleksi Program VB 6.0 Konsep ADO untuk Tugas Akhir dan Skripsi Edisi Baru. Jakarta;Pt Elex Media Komputindo http://www.bi.go.id/web/id/Moneter/BI+Rate/Data+BI+Rate.html
diakses
tanggal 15 Januari 2010. http://www.softwareasli.com/microsoft.php diakses tanggal 21 Januari2010. www.softwareasli.com 21 Januari 2010
