ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA TOKO KELONTONG BAROKAH SURAKARTA
Naskah Publikasi
Disusunoleh:
Lucia Dewi Yuni Ratnasari 08.12.2960
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF SYSTEMS ON SALE AND PURCHASE GROCERY STORE BAROKAH ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA TOKO KELONTONG BAROKAH Lucia Dewi Yuni Ratnasari 08.12.2960 Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
A company as an organization that has a tendency for profit always require a computerized system that will be used in collecting, storing and processing data to produce information that will support the company's business strategy, plans and make effective business decisions. Grocery stores Barokah is one grocery store and wholesaler that has many customers in Surakarta. But Barokah Grocery Stores in business competition has not made progress in the current era of computerization such as the sale and purchase transaction records are still done manually so that managers have difficulty in making decisions, especially for stocks of goods need to be supplemented or not a result of the differences listed in the book deal with number of stocks held physically. This study aims to design and build a management information system applications that have the facility of data input, data processing, data reports. So as to assist the management in terms of providing information quickly, completely and accurately by using the computer as a tool. To build this application, the required software Microsoft Visual Basic 6.0 applications as a program editor that will be used later and the Microsoft SQL Server 2000 for database creation.
Key Words: purchase, Grocery Stores Barokah, sales of goods, information system
1.
Pendahuluan 1.1.
Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki era modern yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Bahkan hampir semua kegiatan manusia baik yang berskala kecil maupun berskala besar telah memerlukan teknologi. Teknologi informasi sangat penting bagi manusia karena teknologi informasi dapat menyajikan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan tepat waktu yang mencakup berbagaibidang, membuat semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis yang inginmengembangkan usahanya dengan bersaing agar mampu mengikuti arusperkembangan informasi di era globalisasi. Hal ini dibuktikan dengan hadirnya software–software baru yang semakin banyak dan dapat meningkatkan pelanggan di setiap harinya. Pengadaan teknologi informasi bagi para pembisnis bukan sesuatu kebutuhan lagi melainkan suatu keharusan untuk dipenuhi demi mendukung aktivitas perusahaan atau organisasi agar memenangkan persaingan. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, maka sebuah perusahaan
dapat
mengandalkan
komputer.
Dengan
kemampuan
menyimpan data dalam jumlah yang besar, kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan hasil proses yang lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi diharapkan mampu menyajikan informasi yang jelas, tepat, dan bermanfaat. Toko Kelontong Barokah adalah usaha yang bergerak dibidang penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari yang berbentuk grosir ataupun
eceran.Dalam
kesehariannya
data
penjualan,
pembelian,
pelanggan, pemasok, dicatat kedalam buku besar dan kemudian diolah lagi menjadi laporan-laporan masih dilakukan secara manual.Pencatatan dan pengolahan data secara manual membutuhkan waktu yang lama sehingga menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak berkualitas.Hal ini disebabkan karena manusia membutuhkan waktu istirahat.Selain itu, hasil laporan dari pengolahan data secara manual hanya biasanya sangat mudah diakses oleh semua orang sehingga menyebabkan informasi tidak aman. Informasi yang tidak berkualitas bias menyebabkan perusahaan salah dalam menetapkan kebijakan dan pengambilan keputusan sehingga jika tidak segera diatasi dikhawatirkan akan berpengaruh terhadap masa depan perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, untuk memenuhi kebutuhan Toko Kelontong Barokah dibutuhkan suatu sistem informasi penjualan dan
pembelian yang terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk memudahkan perusahaan
dalam
hal
pengolahan
data-data
perusahaan
seperti
penyimpanan dan pencarian data, pembuatan laporan-laporan dan mengatur hak akses user terhadap data-data perusahaan, maka penulis mengambil topik untuk menyusun skripsi dengan judul ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada Toko Kelontong Barokah”.
2.
Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1.Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem,
yaitu
yang
menekankan
pada
prosedurnya
dan
yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, didefinisikan sebagai berikut. ”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.1 Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan 2
keluaran (output) yang berguna bagi penerimanya. 2.1.2.Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat seperti berikut : 1. Elemen sistem (elements) Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian sistem, suatu sistem betapapun kecilnya selalu mengandung
1
Jerry FitzGerald, “Fundamentals of Systems Analysis”, 1981, hal 5. Jogiyanto.HM, Analisi dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi offset, 1999, hal 2. 2
elemen-elemen. Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi. 2. Batas sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan lainya. Batas sistem dipandang sebagai satu kesatuan. 3.
Lingkungan luar sistem(environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem.
4. Penghubumg sistem (interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung. 5. Masukan sistem (input) Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa : Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal (signal input) adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. 6. Keluaran sistem (output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Proses adalah bagian dari sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima. 8. Sasaran atau Tujuan sistem (Obyektive/goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka oprasi sistem tidak akan ada gunanya.
3.
Analisis Sistem 3.1
Analisis Sistem
3.1.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud
untuk
mendefinisikan
permasalahan-permasalahan,
dan
mengevaluasi
kesempatan-kesempatan,
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini. 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand,yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis system 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 3.1.2 Identifikasi Masalah a) Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat di definisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat tercapai. b) Dari hasil penelitian yang telah dilakasanakan mengenai sistem informasi penjualan dan pembelian pada Toko Kelontong Barokah. Adapun permasalahan yang ada antara lain : Pengolahan data dan pencatatan transaksi sistem informasi penjualan dan pembelian kurang efektif dan efisien, dikarenakan laporan yang digunakan kurang lengkap dan tidak terdata secara menyeluruh. Pengendalian yang kurang efektif karena kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Proses pembuatan laporan lambat dan kurang akurat.
4
Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Uji Coba Sistem dan Program Rencana
implementasi
merupakan
kegiatan
awal
dari
tahap
implementasi sistem untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan.Supaya kegiatan implementasi nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. Adapun jadwal kegiatan implementasi adalah sebagai berikut: Tabel 4.1 Rencana Implementasi No
4.2
Nama Kegiatan
Waktu
1.
Pemilihan dan pelatihan Admin
3 hari
2.
Instalasi hardware dan software
1 hari
3.
Pengetesan program
5 hari
4.
Pengetesan sistem
3 hari
5.
Konversi sistem
15 hari
Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang dilakukan adalah sebagai berikut:
4.2.1 Pemilihan dan pelatihan Personil Admin yang akan mengoperasikan sebuah sistem yang baru harus merupakan orang yang benar-benar memahami sistem informasi dan tugastugas mereka. Pemilihan admin dalam sistem informasi merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri. a. Pemilihan personil Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan Toko Kelontong Barokah itu sendiri dengan pertimbangan sebagai berikut:
1. Memindahkan karyawan yang telah ada ke posisi baru lebih mudah daripada merekrut karyawan baru 2. Personil yang akan menjalankan sistem ini yaitu karyawan yang memiliki dasar-dasar komputer berikut pengalamannya, tujuannya agar admin tersebut tidak terlalu sulit untuk menjalankan sistem yang baru tersebut. 3. Teliti dan sabar menghadapi komplain pelanggan. b. Pelatihan personil Personil yang dipilih dalam penggunaan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Pendekatan-pendekatan yang bisa ditempuh untuk melakukan pelatihan antara lain: 1. Penjelasan secara umum tentang sistem yaitu menu, submenu, dan tombol-tombol yang digunakan 2. Uji coba input data penjualan dan pembelian dengan jumlah dan kasus yang ditentukan 3. Praktek lapangan langsung yaitu petugas yang telah dilatih diberi penjelasan dan intruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada posisi dan situasi kerja yang sebenarnya 4.2.2 Instalasi hardware dan software Langkah selanjutnya adalah penginstalan hardware dan software yang diperlukan dalam mengimplementasikan sistem. Adapun hal yang perlu dilakukan dalam penginstalan hardware dan software adalah sebagai berikut: 4.2.2.1 Hardware Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengaman terutama terhadap penggunaan tegangan listrik yang tidak stabil yaitu perlu pemasangan stabilizer.Instalasi dilakukan oleh pemasar toko computer pada saat pembelian perangkat keras.
4.2.2.2 Software Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu sistem informasi penjualan dan pembelianpada Toko Kelontong Barokah. Untuk instalasi software penulis membedakan menjadi dua yaitu intalasi sistem informasi penjualan dan pembelian pada Toko Kelontong Barokah dan instalasi database Toko Kelontong Barokah. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penginstalan software adalah sebagai berikut: 1.
Instalasi Aplikasi sistem informasi penjualan dan pembelian a. Masukkan CD yang berisi program aplikasi system informasi
penjualan
dan
pembelianToko
Kelontong
Barokah ke dalam CDROM komputer yang akan diinstal program tersebut. b. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD. c.
Ikuti
semua
petunjuk
dan
langkah-langkah
yang
ditampilkan selama proses instalasi hingga selesai. 2.
Instalasi Database pada server a. Instalasi database SQL Server, ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi hingga selesai. b. Selanjutnya
tinggal
meng-attach
database
Penjualan_toko.MDF melalui Microsoft SQL Server Enterprise Manager Microsoft SQL Servers SQL Server Group (local)(windows NT) database klik kanan all task attach database cari folder tempat penyimpanan database tadi (file database telah ikut
terinstal sewaktu menginstal program aplikasi. Setelah menemukan database penjualan_toko.mdf klik OK, Komputer dapat menjalankan program aplikasi system penjualan dan pembeliantersebut karena sebelumnya sudah terkoneksi dengan database yang ada pada DBMS.
5.
Kesimpulan 5.1. Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Sistem Lama a) Proses pengolahan data penjualan dan pembelian masih manual membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan b) Penyimpanan data masih menggunakan arsip c) Informasi data penjualan dan pembelian tidak akurat, tepat waktu dan relevan 2. Sistem Baru a) Lebih efektif dan efisisen karena proses transaksi penjualan dan pembelian lebih mudah dan cepat maka keterlambatan informasi yang diperoleh dapat dicegah b) Pada sistem informasi ini memiliki beberapa menu, yaitu : Data, terdiri dari sub-sub menu : display, kategori, pengguna, pelanggan, supplier, hutang, retur beli, retur jual, cicilan dan record login. Transaksi, terdiri dari sub-sub menu : Penjualan dan pembelian. Laporan About c) Output yang nantinya akan dihasilkan dari pengolahan data yang dilakukan oleh sistem diharapkan dapat dijadikan acuan oleh pihak yang bertindak sebagai pengelola dalam menentukan tindakan (follow up) dan pengambilan keputusan dalam watu yang tepat. d) Sistem informasi pada bagian penjualan dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan terhadap Toko Kelontong Barokah dan pembuatan laporan.
5.2. Saran Adapun saran-saran untuk perbaikan terhadap Toko Kelontong Barokah adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang telah dibuat masih sebatas desktop application yang hanya bisa diakses pasi satu PC saja, sehingga perlu dikembangkan dangn sistem web sehingga memudahkan pemantauan dari owner. 2. Perlu adanya penambahan dengn sistem barcode sehingga lebih memudahkan dalam penginputan data pemnjualan da pembelian. 3. Untuk kelancaran proses pengolahan data, perlu dilakukan pelatihan personil yang terlibat dalam sistem baru tersebut.
6.
DAFTAR PUSTAKA Al
Fatta,
Hanif.
2007.
Analisis
dan
Perancangan
Sistem
Informasi.
Yogyakarta:Penerbit ANDI OFFSET Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan TransactSQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi: Yogyakarta. Arief, M. Rudyanto S.T.M.T, Modul Teori dan Praktikum Sistem Basis Data dengan
SQL
Server
2000,
(
[email protected][www.rudy.amikom.ac.id]),2007/2008) Burch, John dan Grudnitski, Gary. 1986. Information Systems Theory and Practice. (Edisi keempat;New York: John Wiley & Sons). Cushing, Barry E. 1974. Accounting Information Systems and Bussiness Organizations. (Philippines: Addison Wesley Publishing Company). Davis, Gordon B. 1974. Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structured, and Development. (International Student Edition; Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha). Fathansyah, Ir. 2002 .Basis Data.(Cetakan keempat; Bandung: Informatika). FitzGerald, Jerry. 1981. Fundamentals of Systems Analysis. Jogiyanto, HM. 1999 Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset: Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar). Gava Media: Yogyakarta. Kumorotomo, Wahyudi dan Margono, Agus.1998. Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi-organisasi Public.Gadjah Mada University. Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : Andi Offset Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan Visual
basic
dan
microsoft
SQL
Server
2000.
Yogyakarta:
PenerbitANDI. Scoot , George M. 1986. Principles of Management Information System. New York: McGraw-Hill. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta:Andi Offset Suyanto,cM. 1992. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik Yogyakarta: IMKI Wu, Frederick H. 1984. Accounting Information Systems, Theory and Practice. (International Student Edition; Tokyo: McGraw-Hill Japan).
