Algemene handleiding Gebruikersbeheer (v2.1) Inhoud Verantwoording ...................................................................................................................................... 3 Algemene instellingen ............................................................................................................................. 3 Inloggen tot het systeem..................................................................................................................... 3 Uw gedelegeerd beheerders beheren ................................................................................................ 4 Uw organisatie gegevens beheren ...................................................................................................... 5 Nieuwe functionaliteiten, nieuwe begrippen. ........................................................................................ 5 Besturen worden organisaties ............................................................................................................ 6 Mailgroepen worden uitgebreid met Teams en Groepen .................................................................. 7 Definities van Teams en Groepen ....................................................................................................... 8 Groepen en Teams in relatie tot applicaties ....................................................................................... 8 Hoe kunnen teams, groepen en mailgroepen aangemaakt worden?................................................ 9 Teams ............................................................................................................................................ 10 Groepen met externe gebruikers .................................................................................................. 11 Mailgroepen .................................................................................................................................. 13 Externe gebruikers ............................................................................................................................ 13 Versie 2.0 in het teken van nieuwe applicaties ..................................................................................... 16 Het Digitaal Sociaal Huis en het gebruikersbeheer ........................................................................... 17 Eén sociaal huis, meerdere organisaties ....................................................................................... 17 Standaard groepen voor het DSH.................................................................................................. 17
Pagina 1
Toevoegen van gebruikers aan DSH groepen = geven van toegangsrechten tot het DSH ........... 18 Het aanmaken van meerdere groepen met DSH toegangsrechten .............................................. 20 Contactgegevens beheren............................................................................................................. 21 e-Raden en het gebruikersbeheer..................................................................................................... 22 e-Raden en de integratie met de website ......................................................................................... 23 Intranet en het gebruikersbeheer ..................................................................................................... 23 Agendaweb en het gebruikersbeheer ............................................................................................... 23
Pagina 2
Verantwoording Het huidige gebruikersbeheer van VERA werd ontworpen in het kader van het beheer van onze e-mail server en AgendaWeb. Het stelt de besturen in staat om nieuwe gebruikers aan te maken en om mailgroepen te beheren, terwijl de gebruikers zelf er hun persoonlijke gegevens kunnen aanpassen, hun wachtwoord kunnen wijzigen of een afwezigheidsbericht kunnen instellen voor AgendaWeb. Met de komst van nieuwe toepassingen als e-Raden en het Digitaal Sociaal Huis, groeide bij VERA de nood om het gebruikersbeheer uit te breiden met extra mogelijkheden die vooral gericht zijn op het beheer van externe gebruikers , het beheer van Teams (diensten) en het beheer van groepen. Deze groepen en gebruikers worden om het uur gesynchroniseerd met de Alfresco server waaronder de applicaties “ e-Raden” en het “Digitaal Sociaal Huis” draaien. Na synchronisatie kunnen de organisaties zelf hun specifieke toegangsrechten instellen. Daarnaast profileert Versie 2.0 zich ook als een “Centraal” gebruikersbeheer dat ingeschakeld kan worden voor het toegangsbeheer tot allerhande applicaties. Tevens opent het perspectieven voor Single Sign On en authenticatie via de e-ID. Wie hierover meer informatie wenst kan best contact opnemen met VERA.
Algemene instellingen Inloggen tot het systeem Het systeem is toegankelijk via de URL http://gebruikersbeheer.vera.be U moet inloggen met uw e-mail adres en het bijhorende paswoord. Na inloggen zal het systeem automatisch uw rol herkennen en de bijhorende links activeren. Elke gebruiker heeft een eigen profiel en kan deze gegevens zelf aanpassen. AgendaWeb klanten kunnen van deze startpagina tevens hun afwezigheidberichten instellen en beheren. Deze acties initieert men door rechts bovenaan bij ‘Mijn gegevens’ te klikken op de knoppen ‘Mijn Profiel’ en ‘Bericht instellen’.
Pagina 3
Uw gedelegeerde beheerders beheren Elke organisatie (O.CM.W., gemeentebestuur,...) heeft een lokale beheerder. Hij/zij heeft de meeste rechten in het systeem en is verantwoordelijk voor de verdere delegatie van de gebruikersrollen. Standaard duidt VERA de secretaris aan als lokale beheerder. Deze kan op zijn beurt deze taak delegeren aan de gedelegeerde beheerder. In deze meeste gevallen is deze persoon de systeembeheerder of ICT verantwoordelijke binnen uw organisatie. Rollen zijn verbonden met volgende rechten :
VERA
Organisatie
Gedelegeerde
beheerder
beheerder
Gebruiker
Organisatie aanmaken
X
Organisatie beheerder aanmaken
X
Gedelegeerde Beheerder aanmaken
(X)
X
Gebruikers aanmaken, editeren en verwijderen
(X)
(X)
X
Teams en groepen aanmaken
(X)
(X)
X
Pagina 4
Profiel Aanpassen
(X)
X
X
Externe gebruiker aanmaken
(X)
(X)
X
Externe gebruiker Verwijderen
X
Uw organisatie gegevens beheren De lokale beheerder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gegevens van de organisatie. Dit kan door te klikken op de knop ‘Organisatiegegevens’ in het rechterpaneel.
Het is aangewezen om deze gegevens na te kijken en eventueel te actualiseren.
Nieuwe functionaliteiten, nieuwe begrippen. De introductie van nieuwe toepassingen gaat altijd gepaard met de introductie van nieuwe begrippen. Een duidelijke naamgeving en definiëring zijn hierbij essentieel. Pagina 5
X
Vandaar dat we hier een overzicht geven van de gebruikte “labels” en hun bijhorende omschrijving.
Besturen worden organisaties Gebruikersbeheer 1.0 was enkel gericht naar de besturen (OCMW, gemeente en politiezones) die AgendaWeb afnamen. Toepassingen als het Digitaal Sociaal Huis staan echter open voor allerhande organisaties zodat we ervoor kozen om de naam “besturen” te veruimen tot het begrip “organisatie”. Organisaties kunnen enkel aangemaakt worden door het VERA personeel. Ze worden beschreven door een unieke naam en een type. Indien de organisatie mail afneemt van VERA krijgen ze een eigen maildomein. Gebruikers met een VERA e-mail adres hebben extra functionaliteiten in het gebruikersbeheer. (vb : instellen van aliassen, afwezigheidsberichten etc.) (Organisaties die geen VERA e-mail adres hebben, worden aangemaakt met een fictieve domeinnaam. We nemen hiervoor standaard de naam van het domein van de organisatie en plaatsen er “na_” voor (dit staat voor “niet agendaweb”). Dit wordt dan bvb. “na_ocmwrotselaar.be”. Belangrijk gevolg hiervan is dat alle gebruikers die aangemaakt worden tijdens de aanmaak een domeinnaam “na_gemeente.be” meekrijgen. Dit kan tijdens de aanmaak van een gebruiker wel weer aangepast worden naar “gemeente.be” door simpelweg de prefix “na_” te verwijderen.) Net als vroeger hebben organisaties hun eigen contactgegevens (adres, telefoon, fax) . Nieuw in versie 2.0 is dat we bij organisaties aanduiden welke applicaties men afneemt. De lijst van applicaties is momenteel beperkt tot de ICT-diensten die door VERA geleverd worden.
De activering van een ICT-dienst (actie door VERA) heeft belangrijke gevolgen : o AgendaWeb : Deze organisaties kunnen AgendaWeb gebruikers aanmaken en mailgroepen aanmaken. o E-Raden : Deze organisaties zullen in staat zijn Teams en Groepen te beheren die binnen de toepassing e-raden dan een aantal rechten krijgen. o Digitaal Sociaal Huis : Deze organisaties kunnen een Lokale Digitaal Sociaal Huis verantwoordelijke (LDSH), een productverantwoordelijke (PV) en een dossierverantwoordelijke (DV) aanstellen. Dit zijn rollen binnen de toepassing ‘Digitaal Sociaal Huis’. o LIPS : De synchronisatie met LIPS is nog niet geactiveerd.
Pagina 6
o Verafoon : nog niet geactiveerd.
Mailgroepen worden uitgebreid met Teams en Groepen In gebruikersbeheer Versie 1.0 werd het begrip mailgroepen geïntroduceerd. Veel organisaties maken hiervan gebruik en zijn vertrouwd met de mogelijkheden. Met de introductie van het begrip “teams” en “groepen” is het aangewezen om even te herhalen hoe mailgroepen precies werken en hoe ze zich onderscheiden van de nieuwe groepsbegrippen. De mogelijkheden van mailgroepen werden in versie 2.0 integraal behouden. o Een mailgroep heeft een eigen naam die overeenstemt met het e-mail adres van de groep. Aangezien we alleen e-mail adressen kunnen aanmaken voor besturen die bij VERA mail afnemen, kunnen alleen AgendaWeb organisaties e-mail groepen aanmaken. We behouden deze beperking in Versie 2.0. o Een mailgroep heeft al dan niet een eigen mailbox. Sommige organisaties willen de mailgroepen enkel gebruiken voor het doorsturen van de mail naar andere (individuele e-mail adressen van) gebruikers. De aanmaak van een eigen mailbox is dan niet nodig. Soms wil men echter de e-mail afzonderlijk bewaren zonder deze door te sturen. De gebruikers zullen dan met bijhorend gebruikers-ID en paswoord moeten inloggen op de mailbox van de mailgroep. o Leden : Men kan uit de eigen organisatie leden toevoegen aan de emailgroep. Deze leden ontvangen een copie van alle mails die naar het emailsgroepsadres verzonden worden. o Mail adressen : Momenteel kan men aan een e-mail groep willekeurige email adressen toevoegen (type gmail, hotmail). De e-mail groep beheerder moet er zich wel van bewust zijn dat er over deze adressen geen controle bestaat. Wat is nieuw ? o E-mail groepen kunnen uitgebreid worden met adressen uit de lijst “externe gebruikers”. Externe gebruikers hebben een gebruikers-ID en een paswoord en kunnen zelf hun persoonlijke gegevens beheren. Hoe worden e-mail groepen in het nieuwe systeem gebruikt ?
Pagina 7
o Alle e-mailgroepen worden in de nieuwe versie overgenomen als e-mail groepen. Het is aan de organisaties om te beslissen of deze e-mail groepen niet beter vervangen worden door “Teams” of gewone “groepen”
Definities van Teams en Groepen VERA gebruikt de naam “team” als een verzameling van interne gebruikers, noem het medewerkers of leden van uw organisatie. Organisaties kunnen deze leden zelf aanmaken, hun gegevens wijzigen en verwijderen. Het begrip “Teams” is vooral van toepassing voor het Digitaal Sociaal Huis en het Intranet. Hier spreken we bijvoorbeeld van de dienst ‘Bevolking” die samengesteld wordt uit medewerkers van een bepaalde dienst van een bestuur. De Teamstructuur van een organisatie steunt in het beste geval op een doordacht “organigram”. Organisaties die gebruik maken van het DSH zullen deze structuur terugvinden in de betreffende applicatie , en op basis van deze Teams contactgegevens kunnen toevoegen. - De naam van een Team (en een groep) wordt automatisch aangevuld met de naam van het domein. Dit maakt het mogelijk om in het Digitaal Sociaal Huis en in eRaden een onderscheid te maken tussen groepen van verschillende besturen met dezelfde naam. Bij het weergeven van contactgegevens worden de domeinnamen weliswaar niet getoond. o Bevolking_bertem.be o Bevolking_haacht.be - Teams hebben een eigen adres dat kan afwijken van het adres van de organisatie. - Teams kunnen openingsuren hebben. Een “groep” onderscheidt zich van een dienst door het simpele feit dat ook leden uit andere organisaties (of externe gebruikers) hier deel van kunnen uitmaken. Een organisatie kan deze externe leden toevoegen aan een groep, of uit een groep verwijderen. Men kan hun gegevens echter niet aanpassen of hen als gebruiker geheel verwijderen. Het begrip “groep” wordt vooral gebruikt in het Extranet (bijvoorbeeld projecten met derden, College, Jeugdraad, Gemeenteraad, enz…) en bij e-Raden. Verder heeft een groep dezelfde functionaliteiten als een team.
Groepen en Teams in relatie tot applicaties Groepen en Teams zijn onder andere relevant voor het geven van toegang tot bepaalde applicaties of onderdelen van applicaties. Bij VERA denken we dan in eerste instantie aan het gebruik van het Digitaal Sociaal Huis en aan e-Raden. Deze groepen worden op geregelde Pagina 8
tijdstippen gesynchroniseerd met Alfresco (het onderliggende systeem waarop het Digitaal Sociaal Huis en e-raden gebouwd zijn). In Alfresco worden dan aan deze groepen bepaalde rollen toegekend. Aangezien we niet alle organisaties en hun groepen in Alfresco nodig hebben is het nodig om de groepen te markeren als zijnde een e-Raad of een groep voor het Digitaal Sociaal Huis. Dit is mogelijk door onder de groep de gewenste applicatie aan te vinken.
Hoe kunnen teams, groepen en mailgroepen aangemaakt worden? Mailgroepen, teams en groepen zijn vrij simpel aan te maken. Volgende stappen dienen gevolgd te worden : •
Klik in het rechterpaneel op de knop ‘Beheer teams/groepen’
•
Klik op de knop ‘Groep aanmaken’ in het centrale scherm :
Pagina 9
In het volgende scherm dient u de naam van de nieuwe groep in te geven en te kiezen welk type groep u wenst aan te maken:
OPGELET : de naam van de groep is nadien NIET meer aanpasbaar. Zorg er dus voor dat dit onmiddellijk is zoals gewenst (hoofdletters incl.).
We overlopen nu de verschillende aanmaakschermen van de groepen :
Teams In dit voorbeeld hebben we het team ‘Cultuurdienst’ aangemaakt :
Pagina 10
U kan nu verschillende acties doen om het aanmaken van het team te vervolledigen : •
De leden van een dienst lid maken van deze groep
•
Subgroepen toevoegen aan deze groep
•
Indien het team ook effectief integraal rechten zal krijgen op de toepassingen DSH en/of e-raden moet de respectievelijke checkboxen aangevinkt worden.
•
Een interessant element is dat ook de adresgegevens en openingsuren van dit team kunnen ingevuld worden. In de applicatie DSH kan dit dan opgehaald worden bij de beschrijving van productfiches. Men legt dan een automatische link tussen het gebruikersbeheer en het Digitaal Sociaal Huis. Indien er dan bvb een adreswijziging zou zijn, hoeft dit maar één maal aangepast te worden, nl. in het gebruikersbeheer.
Groepen met externe gebruikers In het voorbeeld hebben we een groep ‘Gemeenteraad’ aangemaakt :
Pagina 11
De acties die u bij de aanmaak van een groep met externe gebruikers kan uitvoeren komen overeen met het aanmaken van een team met één groot verschil : tot deze groep kunnen eveneens externe gebruikers toegevoegd worden die niet tot uw organisatie behoren.
Pagina 12
Mailgroepen
Wat betreft mailgroepen zijn er twee mogelijkheden : •
Ofwel maak je een mailgroep met een eigen mailbox aan. Dit doet u door de checkbox aan te klikken. Er wordt een aparte mailbox aangemaakt met bijhorend paswoord.
•
Ofwel dient het mailadres enkel om de leden van deze mailgroep een mail te sturen als er naar dit algemeen adres een mail wordt gestuurd. De checkbox moet niet aangevinkt worden maar u moet wel leden (individuele e-mail adressen in de e-mail groep plaatsen)
Externe gebruikers De nieuwe versie van het gebruikersbeheer introduceert het begrip externe gebruikers. Dit zijn personen die geen lid zijn van een organisatie, maar toch toegang moeten hebben tot de geactiveerde applicaties (e-raden, Intranet, Digitaal Sociaal Huis). Externe gebruikers worden éénmaal geregistreerd en vervolgens hergebruikt in verschillende groepen, eventueel over verschillende organisaties.
Pagina 13
Het is de bedoeling dat externe gebruikers slechts één maal geregistreerd worden. Alvorens een dergelijke gebruiker aan te maken moet je dus eerst zoeken of die gebruiker niet al bestaat. Je doet dit door het e-mail adres of de naam van deze gebruiker in te voeren.
En vervolgens op gebruiker toevoegen te klikken.
Indien de gebruiker reeds bestaat krijg je volgende melding en kan je hem/haar meteen toevoegen aan de groep
Pagina 14
Indien de gebruiker niet bestaat kan je hem/haar meteen aanmaken
Hoe kan dit werken ? Een voorbeeld uit de praktijk kan dit best verduidelijken. Een organisatie wil een nieuwe groep aanmaken voor het verspreiden van de verslagen van de ‘Jeugdraad’ naar de leden van de ze ‘Jeugdraad”. Deze Jeugdraad bestaat uit medewerkers van het bestuur maar ook uit personen van verschillende jeugdinstellingen.
Pagina 15
De lokale beheerder zal bij de nieuwe groep eerst de interne medewerkers selecteren en vervolgens de knop “externe gebruiker toevoegen” aanklikken. Hier krijgt men de mogelijkheid het e-mailadres van deze gebruiker in te geven. Het systeem zal op basis van dit adres nagaan of de gebruiker reeds bestaat. Indien ja, dan kan men hem toevoegen, indien niet, kan de locale beheerder deze externe gebruiker aanmaken en vervolgens toevoegen aan de groep.
Aangezien “externe gebruikers” deel kunnen uitmaken van verschillende groepen, verspreidt over verschillende organisaties , is het voor de besturen niet mogelijk deze gebruikers te verwijderen. Deze mogelijkheid is enkel voorbehouden voor VERA.
Versie 2.0 in het teken van nieuwe applicaties Het is nu wel duidelijk dat het nieuwe gebruikersbeheer ontworpen werd met oog op het beheer van nieuwe ICT-toepassingen. In eerste instantie beperken deze zich tot toepassingen die aangeboden worden door VERA, maar de architectuur is zodanig opgezet dat uitbreidingen in de toekomst mogelijk zijn.
Waarom is dit zo belangrijk ? Alle organisaties worden de afgelopen jaren overstelpt met nieuwe ICT-pakketen voor de uitvoering van bepaalde taken. Niet iedereen mag hier zomaar toegang tot hebben en vandaar dat nagenoeg alle paketten voorzien zijn van een eigen gebruikersbeheer. Wanneer personeelsleden echter een organisatie verlaten, of van dienst veranderen, is het voor de systeembeheerders dikwijls een hele klus om te achterhalen welke toepassingen voor deze persoon allemaal uitgeschakeld moeten worden of waar eventuele rechten bijgesteld dienen te worden. Een centraal gebruikersbeheer, overkoepelend over alle applicaties kan een oplossing bieden en het nieuwe gebruikersbeheer van VERA geeft hiervoor een eerste aanzet.
Hoe moet ik me dit eigelijk voorstellen ? Het gebruikersbeheer van VERA is eigelijk niet meer als een interface op een soort databank (LDAP). Deze interface maakt het niet alleen mogelijk om gegevens in te voeren of te verwijderen, ze bepaalt ook de logica die hierbij gevolgd moet worden. Zo kunnen bijvoorbeeld enkel AgendaWeb gebruikers e-mailgroepen aanmaken.
Pagina 16
De databank waarover we hier spreken is niet meer als een verzameling van gebruikersgegevens en groepsgegevens waarbij elke gebruiker een eigen gebruikers-ID en paswoord heeft. Op zichzelf heeft deze databank geen enkele waarde. Ze wordt pas bruikbaar en nuttig indien ze gekoppeld wordt aan andere applicaties. Dit doen we momenteel reeds met de toepassingen Digitaal Sociaal Huis, e-Raden en AgendaWeb. We synchroniseren de gebruikers en groepen uit onze LDAP naar de het gebruikersbeheer van deze toepassingen zodat ze daar hergebruikt kunnen worden voor het instellen van specifieke rechten.
Het Digitaal Sociaal Huis en het gebruikersbeheer Eén sociaal huis, meerdere organisaties Het Digitaal Sociaal Huis is samengesteld uit één of meerdere organisaties. In de meeste gevallen maken zowel het gemeentebestuur als het OCMW deel uit van één (digitaal) Sociaal Huis. Ook andere organisaties kunnen toegevoegd worden aan uw Sociaal Huis. Zo kan bijvoorbeeld een OCMW rusthuis of verzorgingscentrum in uw gemeente als een aparte entiteit beschouwd worden. Deze organisaties kunnen dan ook deel uitmaken van dat éne Sociale Huis. Het toevoegen van een organisatie tot een sociaal huis kan enkel gedaan worden door VERA. U kan hiervoor de VERA helpdesk contacteren. Standaard hebben we zowel het gemeentebestuur als het OCMW-bestuur toegang gegeven.
Standaard groepen voor het DSH Elke organisatie die geactiveerd is voor het DSH kent automatisch volgende groepen. (ze werden door VERA aangemaakt)
Pagina 17
•
LDSH = groep van Lokale Digitaal Sociaal Huis verantwoordelijken
•
PV = groep van Productverantwoordelijken
•
DV = groep van Dossierverantwoordelijken
•
DSH = een overkoepelende groep. Hier maken de groepen PV en DV deel van uit. Aan deze groep mogen IN GEEN GEVAL gebruikers toegevoegd worden. Enkel groepen met de prefix “PV_” en “DV_” mogen (en moeten) van deze groep deel uitmaken.
Om te weten wat de rollen LDSH, PV en DV juist inhouden, verwijzen we naar de handleiding over de toepassing Digitaal Sociaal Huis. Het zijn de personen die werken met het DSH die u als gedelegeerd beheerder moeten aangeven welke personen welke rol krijgen en dus in welke gelijknamige groep(en) ze moeten geplaatst worden.
Toevoegen van gebruikers aan DSH groepen = geven van toegangsrechten tot het DSH Indien een gebruiker toegang moet krijgen tot de toepassing Digitaal Sociaal Huis, dient u deze persoon toe te voegen aan één of meerdere DSH groepen. Een voorbeeld : een persoon binnen een organisatie moet LDSH rechten krijgen op het sociaal huis van uw gemeente. Volgende stappen dienen genomen te worden : •
U klikt in het rechterpaneel op ‘Beheer teams/groepen’
•
In het centrale scherm klikt u op ‘hier’ om alle groepen te tonen
Pagina 18
•
U selecteert de groep ‘LDSH’ van uw gemeente
•
In het nieuwe scherm krijgt u een overzicht van de gebruikers +resources en de subgroepen. In dit geval willen we een gebruiker toevoegen. In het linkerpaneel van ‘gebruikers + resources’ selecteert u de naam van de gebruiker en klikt vervolgens op het pijltje naar rechts. NB : Een gelijkaardige actie dient ondernomen te worden om iemand toegang te ontzeggen op het DSH. U verplaatst dan wel de gebruiker van rechts naar links.
Pagina 19
•
Van zodra de aanpassing gebeurt is, klikt u op de knop ‘Groep bewaren’ onderaan de pagina.
Het aanmaken van meerdere groepen met DSH toegangsrechten Het is best mogelijk dat uw organisatie het wenselijk acht om de rollen van productverantwoordelijken (zij die de producten beschrijven) en dossierverantwoordelijken (zij die de dossiers afhandelen) op te splitsen. In feite wenst men dus verschillende groepen te hebben met de rechten van een productverantwoordelijke (PV) en een dossierverantwoordelijke (DV) die ook selecteerbaar moeten worden in de toepassing DSH. Er zijn twee manieren om dit te bekomen : 1. Groepen maken met een prefix : a. U maakt een nieuwe groep aan met prefix ‘PV_’ of ‘DV_’. Bijvoorbeeld ‘PV_bevolking’. i. Klik op ‘Beheer teams/groepen’ ii. Klik op de knop ‘Groep aanmaken’ b. Bij de aanmaak van de groep dient u de checkbox voor ‘Digitaal Sociaal Huis’ aan te vinken c. U kan eventueel al in dezelfde actie een aantal personen aan deze groep toevoegen d. U klikt op de knop ‘Groep bewaren’ e. Deze nieuwe groep met prefix ‘PV_’ of ‘DV_’ moet nu nog deel uit maken van de overkoepelende ‘DSH’ groep. U kan (en moet) dit doen door de nieuw gecreëerde groep toe te voegen als subgroep van de groep ‘DSH’. U volgt hiervoor dezelfde stappen als beschreven voor het toevoegen van gebruikers aan groepen. De gebruiker is hier een subgroep. 2. Groepen maken zonder prefix a. U maakt een groep aan met de naam die u prefereert. Een prefix is niet nodig b. Bij de aanmaak van de groep dient u de checkbox voor ‘Digitaal Sociaal Huis’ aan te vinken
Pagina 20
c. U kan eventueel al in dezelfde actie een aantal personen aan deze groep toevoegen d. U klikt op de knop ‘Groep bewaren’ e. De laatste actie verschilt met de voorgaande methode. Deze groep moet nu namelijk gekoppeld worden aan een rol. Dit kan (en moet) gebeuren door ze toe te voegen als subgroep van een bestaande groep met prefix ‘PV_’ of ‘DV_’. Standaard is er steeds een PV en DV groep gecreëerd Opmerkingen : •
Het is niet de bedoeling dat u deze acties onderneemt met LDSH groepen. Deze rol heeft in het DSH namelijk veel rechten (te vergelijken met de gedelegeerd beheerder in het gebruikersbeheer). Het aantal personen met deze rol moet dus beperkt blijven. Zowel de gemeente als het OCMW hebben een dergelijke groep dus dit zou moeten volstaan. Extra LDSH groepen creëren is dus niet nodig.
•
Groepen en gebruikers worden om de 30 minuten gesynchroniseerd met de toepassing van het DSH ! Uw aanpassingen zullen dus niet onmiddellijk verschijnen in het DSH.
•
E-mail groepen mogen geen deel uitmaken van de groepen LDSH, DSH en PV en dit om beveiligingsredenen. Indien u toegang zou geven via een e-mail groep, kan iedereen die het paswoord hiervan kent, inloggen op het intranet van DSH en aanpassingen doen. Ook als de persoon die dat paswoord kent uw organisatie verlaten heeft… E-mail groepen in de groep DV plaatsen, houdt minder risico’s in, gezien personen met de rol DV geen editeer rechten hebben.
Contactgegevens beheren Ook de contactgegevens worden beheerd binnen het gebruikersbeheer. Voor zowel organisaties, teams als groepen kunnen contactgegevens ingegeven worden. We verwijzen hiervoor naar het hoofdstukje “Hoe kunnen teams, groepen en e-mail groepen aangemaakt worden?”
Pagina 21
e-Raden en het gebruikersbeheer VERA onderhoudt het globale kader waarbinnen e-Raden aangeboden wordt. Dit kader wijkt af van het huidige kader en ziet er als volgt uit : Root (bekijk het als c:/) = http://www.veraweb.be o Organisaties
Gemeentebestuur X • Extranet o Raad1 (vb. gemeenteraad) o Raad2 (vb. schoolraad) • Intranet o Dienst bevolking (voorbeeld)
OCMW X • Extranet • Intranet
o Projecten
DSH
...
Per organisatie die E-raden afnemen maakt VERA een groep - extranetbeheerders_gemeente.be (zij zijn verantwoordelijk voor het aanmaken van de e-raden en het instellen van de rechten) Per organisatie maakt VERA de map
Pagina 22
- root/organisaties/naambestuur/Extranet (vanaf hier kunnen de e-raden aangemaakt worden) de groep extranetbeheerders_gemeente.be krijgt de rechten van coördinator op deze map. De leden van deze groep kunnen nu nieuwe raden aanmaken en groepen uitnodigen in een bepaalde rol.
e-Raden en de integratie met de website De informatie van e-Raden kan aangesproken worden via webscripts en op die manier eenvoudig geïntegreerd worden in een bestaande website. VERA ontwikkelde deze integratie voor haar eigen Content Management Systeem, maar de webscripts kunnen natuurlijk ook aangesproken worden door andere systemen. Ook de look&feel , of de getoonde velden (metadata) kunnen aangepast worden aan de wensen van het bestuur. Contacteer VERA indien U hier meer informatie over wenst.
Intranet en het gebruikersbeheer VERA plant momenteel de ontwikkeling van een eerste set van toepassingen die gebundeld worden binnen een Intranet. Deze toepassingen zullen op een gelijkaardige wijze gekoppeld worden aan het gebruikersbeheer.
Agendaweb en het gebruikersbeheer Zoals eerder gesteld was het gebruikersbeheer aanvankelijk ontworpen voor het beheer van e-Mail en AgendaWeb. Alle functionaliteiten die hiervoor aangeboden werden zijn in de nieuwe toepassing eveneens aanwezig.
Pagina 23
