Residentie Lys Algemene Vergadering van 11/05/2011 VERSLAG
0. Tekenen aanwezigheidslijst, nazicht volmachten Bij aankomst geven de mede-eigenaars en hun volmachtdragers de aanmeldingsbrieven en volmachten af. Daarbij ontvangen zij een bundel stembrieven op naam. De aanmeldingsbrieven en de volmachten worden aan het origineel van huidig verslag gehecht. Bij nazicht blijken er voldoende mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd te zijn om rechtsgeldig te vergaderen.(cf. aanwezigheidslijst die eveneens aan het origineel van huidig verslag wordt gehecht.) Behoudens andersluidende vermelding werden alle beslissingen aangaande de onderstaande agendapunten met unanimiteit genomen. MANDATEN 1. Benoeming voorzitter van de AV De heer Erik Slock wordt als voorzitter van de vergadering aangeduid. 2. Benoeming secretaris van de AV Mevrouw An-Sofie Van de Steene wordt als secretaris van de vergadering aangeduid. 3. Benoeming rekencommissaris en bepalen van zijn opdracht De heer Herman Stevens wordt als rekencommissaris aangeduid, met opdracht de boekhouding 2011 na te zien en op de volgende statutaire algemene vergadering hierover verslag uit te brengen. 4. Verkiezing Raad van Mede-eigendom Gezien er meer kandidaten zijn dan te verdelen plaatsen, wordt er over de kandidaturen gestemd. Alle kandidaten staan op de stembrief vermeld; gevraagd wordt maximaal negen kandidaten aan te kruisen. De negen kandidaten met de meeste stemmen zullen verkozen zijn. Na telling van de uitgebrachte stemmen blijkt dat de negen zetelende leden van de raad van medeeigendom herverkozen zijn. Het resultaat van de stemming is als volgt: RESULTATEN VERKIEZINGEN RVM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
SLOCK Eric DESMET Carlo WIEME Nancy WAERI Huguette PAREYN Maurice CROMMELINCK Els VERPLANCKE Cécile RAU Romeo EYLENBOSCH Ernest ONGENAET Victor VAN DER BEKEN Michel VAN BELLEGHEM Geert
5459 4989 3992 3901 3802 3664 3398 3379 2727 2419 1815 1702
5. Bespreking en goedkeuring lastenboek Ter voorbereiding van de bespreking van dit punt werd voor de mede-eigenaars een informatievergadering gehouden waarop het lastenboek op technisch vlak uitgelegd werd, en waarin ook reeds aangekondigd werd dat ingevolge de bevindingen van de leidinggevende architect bij een uitgevoerd destructief onderzoek nog enige aanpassingen aan het lastenboek zullen moeten gebeuren. Dit lastenboek moet dus nog herwerkt worden, en kan nog niet ter goedkeuring voorgelegd worden. De grote lijnen zijn evenwel al zichtbaar: het betreft een grondige renovatie waarbij de fronten afgebroken zullen worden en de balustrades en tussenschutsels vervangen zullen worden. Het betonrot wordt hersteld en de betegeling met onderbouw integraal vervangen. De architect heeft op de infovergadering uitgelegd dat alles wat minder is qua grondigheid onafdoende garanties biedt voor de toekomst. Na bespreking gaat de algemene vergadering over tot stemming omtrent deze werkwijze, bij middel van stembrief nr. 1. Een ja-stem betekent de goedkeuring van deze werkwijze – een neen-stem betekent een afkeuring. Het resultaat van de stemming wordt op het einde van dit verslag opgenomen. 6. Bespreking en goedkeuring aanvullende opbouw reservefonds Het reservefonds zal in de komende kwartalen verder opgebouwd worden conform de beslissingen genomen door de algemene vergadering van 2010. Deze gelden zullen na ontvangst aanvullend gereserveerd worden op de spaarrekening. Na opvraging van de reeds goedgekeurde voorschotsopvragingen zal een fonds beschikbaar zijn dat reeds dicht bij de behoefte ligt van één van de kleine fases (fase 1 werd geraamd op € 1.414.570,00 – fase 3 op € 1.255.570,00 incl. 6 % BTW). Het tekort zal na afwerking van de goedgekeurde opvragingen aangevuld worden met twee extra kwartalen, op 1/10/2012 en 1/1/2013). De omvang van deze opvragingen zal slechs kunnen bepaald worden eenmaal de offertes binnen zijn, en er terzake een keuze gemaakt is. Hierna zal op 1/4/2013 een zeer grote opvraging gebeuren ter financiering van fase 2, ten bedrage van ongeveer € 2.829.670 (incl. 6% BTW). De mede-eigenaars worden erop gewezen dat dit van hen een zware financiële inspanning zal vergen, zodat zij verzocht worden zich hierop reeds te voorzien, door de opbouw van eigen middelen, dan wel het aangaan van een financiering. Na bespreking gaat de algemene vergadering over tot stemming omtrent deze werkwijze, bij middel van stembrief nr. 3. Een ja-stem betekent de goedkeuring van deze werkwijze – een neen-stem betekent een afkeuring. Het resultaat van de stemming wordt op het einde van dit verslag opgenomen.
HET VOORBIJE BOEKJAAR 7. Goedkeuring financieel verslag boekjaar 2010 Het financieel verslag werd ingevolge de opmerkingen van de mede-eigenaars op de gehouden zitdag licht aangepast. Een nieuwe versie werd ter beschikking van de mede-eigenaars gesteld aan de ingang van de vergaderzaal, samen het verslag van de externe rekencommissaris. Dit geheel vormt de basis voor de besprekingen op de algemene vergadering. De syndicus overloopt de belangrijkste posten en de kostenevolutie. De totaalkost voor dit boekjaar bleef beperkt tot € 630.120,59, ten opzichte van € 659.601,47. Het budget is derhalve onder controle – De syndicus vraagt dan ook het verslag goed te keuren. Er wordt gestemd met stembrief nr 2. Een JA-stem houdt in dat het financieel verslag goedgekeurd wordt – een neen-stem betekend een afkeuring.
8. Nazicht basiswerkkapitaal Momenteel bestaat er een basiswerkkapitaal ten bedrage van € 85.227,45. 9. Nazicht reservefonds Er is momenteel een reservefonds beschikbaar van € 485.306,80, waarvan € 440.896,74 volstort. Het detail van dit reservefonds is ter beschikking in de conciërgerie. 10. Goedkeuring eindbalans boekjaar 2010 De eindbalans 2010-2011 wordt overlopen, waarna de algemene vergadering overgaat tot stemming ter goedkeuring (stembrief 4). Een JA-stem houdt in dat de algemene vergadering de eindbalans goedkeurt, een neen-stem betekent afkeuring. Het resultaat van de stemming wordt op het einde van huidig verslag opgenomen. 11. Goedkeuring kostenverdeling 2010 + datum van opeisbaarheid De concrete kostenverdeling onder de mede-eigenaars wordt uitgelegd aan de hand van de toepasselijke verdeelsleutels, waarna de algemene vergadering overgaat tot stemming (stembrief 5). Een JA-stem houdt in dat de algemene vergadering de kostenverdeling goedkeurt, een neen-stemt betekent afkeuring. Het resultaat van de stemming wordt aan het einde van huidig verslag opgenomen. De eindafrekening zal opeisbaar worden per 01/06/2011 (vervaldatum 01/07/2011).
12. Stand van zaken dossier renovatie liften Otis heeft de twee facturen die zij opmaakte ter betaling van de schijf na voorlopige oplevering, terug gecrediteerd, aangezien de liften nog niet opgeleverd zijn. Dit wegens softwareproblemen met de sturing geleverd door SETEC, alsook mechanisch/technische problemen. Dit dossier zal verder opgevolgd en afgewerkt worden.
13. Décharge syndicus 2010 Gelet op het voorgaande verzoekt de syndicus om kwijting. Hierover wordt gestemd met stembriefje 6. Een ja-stem betekent dat aan de syndicus kwijting verleend wordt – een neen-stem betekent het tegenovergestelde.Het resultaat van de stemming wordt aan het einde van huidig verslag opgenomen. HET NIEUWE BOEKJAAR 14. Begroting 2011 Gezien er geen buitengewone uitgaven te verwachten vallen, stelt de syndicus voor de cijfers van het boekjaar 2010 mits enige indexatie te hernemen als prognose voor 2011 (werkkapitaal van ± € 650.000). 15. Bepaling opvragingen werkkapitaal + datum van opeisbaarheid Om de opvragingen van het gewone werkkapitaal in overeenstemming te houden met de begroting zullen de volgende opvragingen als volgt gebeuren: voor 2011 is er een inhaalbeweging nodig, zodat kwartalen 3 en 4 opgevraagd zullen worden a rato van 197.500 per kwartaal. Voor boekjaar 2012 zal dan op 01/01, 01/04 , 01/07 en 01/10 telkens € 162.500 opgevraagd worden. Deze aanpassingen aan de voorschotsopvragingen zijn noodzakelijk omwille van de noodzaak om de reeds opgebouwde reservefondsen integraal op de spaarrekening te kunnen plaatsen. Het bijkomend voordeel
is dat het saldo op eindafrekening quasi nihil zal zijn, gelet op de betere afstemming van de voorschotten op de werkelijke kosten. Hierop gaat de algemene vergadering tot stemming over (stembrief nr. 7). Een ja-stem houdt in dat men deze voorschotsopvragingen goedkeurt – een neen-stem betekent afkeuring. 16. Aanpassing contract syndicus (schriftelijk contract vereist door de nieuwe wet) Gezien de nieuwe Appartementswet een nieuw schriftelijk contract van bepaalde duur (maximaal drie jaar) vereist, legt de syndicus een nieuwe modelovereenkomst en een nieuw model van lastenboek voor. Dit wordt kort overlopen door de algemene vergadering. Het tarief blijft ongewijzigd, doch er gebeuren enkele aanpassingen om de nieuwe verplichtingen zoals voorzien in de wet op te vangen. De syndicus stelt voor het ontwerp van deze overeenkomst ter goedkeuring voor te leggen aan de beheerraad, en de heer Erik Slock te mandateren om de door de beheerraad goedgekeurde overeenkomst te tekenen namens de vereniging van mede-eigenaars. Hierover wordt door de mede-eigenaars gestemd middels stembrief nr. 8. Een ja-stem betekent een akkoord, een neen-stem betekent een afkeuring. Het resultaat van de stemming wordt op het einde van huidig verslag opgenomen. 17. Voorstel bedrag waarboven mededinging vereist is Dit bedrag wordt met het unanieme akkoord van de mede-eigenaars bepaald op € 20.000. Voor belangrijke bedragen wordt daarnaast altijd overleg gepleegd tussen de syndicus en de raad van medeeigendom. 18. Evaluatie leveringscontracten Er dringen zich geen wijzigingen aan de bestaande contracten op. De mede-eigenaars mogen steeds alternatieven voorstellen, die dan door de syndicus en de raad van mede-eigendom zullen worden geëvalueerd. 19. Vastleggen van de periode van 15 dagen voor het houden van de AV Deze periode wordt vastgelegd op de eerste helft van mei. 20. Coördinatie statuten conform de nieuwe Appartementswet Het eerste werkdocument van deze coördinatie werd ter beschikking van de mede-eigenaars gesteld via de website van het gebouw. Er rijzen tijdens de algemene vergadering nog een aantal opmerkingen, die door de syndicus nagezien zullen moeten worden, zodat de behandeling van dit punt zal moeten verdaagd worden. Ondertussen kunnen de eigenaars die dat wensen een kopie bekomen van het werkdocument door zich in te schrijven op een lijst die na de algemene vergadering ter beschikking zal liggen bij de syndicus. Een papieren exemplaar is eveneens ter beschikking in de conciërgerie. 21. Reparatie basisakte aangaande verhoging en intrest op wanbetaling + maatregelen ter invordering (algemeen mandaat syndicus om in rechte te treden) Teneinde de onkosten voor invordering van achterstallige betalingen te kunnen verrekenen naar de wanbetaler stelt de syndicus voor volgende procedure te hanteren:
eerste rappel: wordt per gewoon schrijven verstuurd op vijftien dagen na vervaldatum: hiervoor wordt € 5,00 aan de wanbetaler aangerekend; tweede rappel: wordt per aangetekend schrijven verstuurd op 30 dagen na vervaldatum: hiervoor wordt € 15,00 aan de wanbetaler aangerekend;
dagvaarding na minimaal 2 maanden na vervaldatum: voor de aanmaa k van het administratief dossier wordt € 350,00 aan de wanbetaler aangerekend.
Op de openstaande bedragen wordt vanaf datum van aangetekende ingebrekestelling een verwijlintrest aangerekend van 10 %, tot op datum van algehele vereffening. Indien de betrokken mede-eigenaar na aangetekende aanmaning verder ingebreke blijft wordt de syndicus gemachtigd over te gaan tot gerechtelijke invordering en het nemen van alle bewarende maatregelen evenals alle maatregelen van gedwongen tenuitvoeringlegging van het tusse ngekomen vonnis. Bovendien wordt de syndicus ingeval van wanbetaling gemachtigd om ten belope van het openstaande bedrag, alle aan de ingebreke gebleven eigenaar zelf te ontvangen. Te dien einde wordt hierbij van nu af aan de zaakvoerder onherroepelijk en contractueel overdracht van huurgelden gedaan door iedere mede-eigenaar, voor het geval hij ingebreke mocht zijn ten overstaan van de collectiviteit. Ten aanzien van de ingebreke gebleven eigenaar geldt de kwijting door de syndicus aan de huurder verleend.
Hierover wordt door de mede-eigenaars gestemd middels stembrief nr. 9. Een ja-stem betekent een akkoord, een neen-stem betekent een afkeuring. Het resultaat van de stemming wordt op het einde van huidig verslag opgenomen. 22. Aanpassing reglement van mede-eigendom: onkosten tweede oproeping van algemene vergaderingen ten laste van de afwezigen – forfaitaire vergoeding De syndicus stelt op aangeven van een aantal mede-eigenaars voor om de kosten voor tweede oproepingen van algemene vergaderingen ten laste te leggen van diegenen die afwezig zijn en geen volmacht gegeven hebben. Dit teneinde de mede-eigenaars die wel de nodige moeite doen hier niet mee te belasten. De algemene vergadering gaat hiermee met unanimiteit akkoord. 23. Varia Er vallen geen bijzonderheden te melden. Verslag opgemaakt door syndicus Benedikt DE MUYT, op 17/05/2011. Resultaten van de stemrondes zie hieronder. Het proces-verbaal van de stemverrichtingen vindt u terug op de webiste, en in papieren versie in de conciergeriewoning.
ALGEMENE VERGADERING RESIDENTIE LYS VAN 11/05/11 STEMRONDE
AGENDAPUNT
JA
NEE
1
5
4762
1579
2
7
5562
666
3
6
4383
1937
4
10
5590
629
5
11
5701
605
6
13
5731
605
7
15
5398
847
8
16
5462
754
9
21
6152
16
Resultaat: Gezien voor alle stemmingen de gewone meerderheid nodig is, werden alle dagordepunten goedgekeurd.
