12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 02

12e EPD-ICT congres NVMA

7 juni 2007

RvZ pag. 02

Medisch Centrum Alkmaar 913

erkende bedden

187.600

verpleegdagen

28.000

klinische opnames

18.000

dagbehandelingen

150.000

1e polikliniekbezoeken


7 juni 2007

RvZ pag. 03

Centraal Medisch Archief Aantal dossiers: Meters archief: Dozen extern: Leveringen per jaar: Personeel:

2.500.000 9.000

dossiers meter

16.000 dozen 90.000 11


dossiers

fte

7 juni 2007

RvZ pag. 04


7 juni 2007

RvZ pag. 04


7 juni 2007

RvZ pag. 04

Routing Medisch Dossier specialisme dossier 1. Actuele polikliniekarchieven; 1-2 jaar 2. Semi-actueel archief “CMA-1”; 5 jaren 3. Statisch archief, eigen beheer; 2 jaren 4. Statisch archief, ext.beheer; onbeperkt


7 juni 2007

RvZ pag. 05

Routing Medisch Dossier

Actuele polikliniekarchieven; 1-2 jaar Semi-actueel CMA-archief; 5 jaren Statisch CMA-archief, eigen beheer; 2 jaren Statisch CMA-archief, ext. beheer; onbeperkt Statisch archief: archivering in blokken


7 juni 2007

RvZ pag. 06

Een archiefblok Een archiefblok bestaat uit dossiers van één specialisme van één behandeljaar.


7 juni 2007

RvZ pag. 07

Heb je een probleem? Verdeel het dan in zoveel mogelijk kleine probleempjes


7 juni 2007

RvZ pag. 08


7 juni 2007

RvZ pag. 09


7 juni 2007

RvZ pag. 10


7 juni 2007

RvZ pag. 11


7 juni 2007

RvZ pag. 12


7 juni 2007

RvZ pag. 13


7 juni 2007

RvZ pag. 14

Een archiefblok Voordelen: -Hapklare brokken -Beleid op blokniveau mogelijk -Gedrag te volgen (omvang, opvraag)


7 juni 2007

RvZ pag. 15

WGBO 10/15 jaar alle medische dossiers bewaren. “….. of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit”


7 juni 2007

RvZ pag. 16

WGBO 10/15 jaar alle medische dossiers bewaren. “….. of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit”


7 juni 2007

RvZ pag. 17

Archiefbeheer op blokniveau Voordelen: -Kwalitatief optimaal -Overleg met het specialisme mogelijk -Beste afstemming tussen kwaliteit en kosten


7 juni 2007

RvZ pag. 18

Archiefbeheer op blokniveau Nadeel: -Goede registratie noodzakelijk ( MCA kent momenteel ca 1.500 blokken )


7 juni 2007

RvZ pag. 19

Archiefbeheer op blokniveau Criteria bij vaststellen archiefbeheer: -Omvang in aantal en meters (kosten opslag) -Bewaartermijn (kosten opslag) -Opvraag regulier (kosten opvraag) -Opvraag spoed (kosten opvraag) -Beschikbaarheid bij dag/nacht/weekend


7 juni 2007

RvZ pag. 20

Archiefbeheer op blokniveau Keuzes: -Bewaren in papieren vorm binnen het MCA -Bewaren in papieren vorm in dependance -Bewaren in papieren vorm, uitbesteed beheer -Digitaliseren


7 juni 2007

RvZ pag. 21

Digitaliseren dossiers Beleidskeuzes MCA: -Dossier volledig scannen, geen schoning -Digitale scheiding = papieren scheiding (tabs) -Uitbehandelde patiënten (vanaf 2007) en -Dossiers van 2005 en ouder


7 juni 2007

RvZ pag. 22


7 juni 2007

RvZ pag. 23

Digitaliseren dossiers Organisatie MCA: -2 bulkscanners Kodak i-620 -1 A3+ scanner Kodak i-260 -Inrichting + software door Allgeier Computer -Scanploeg = ca 3 fte -Aanname productie: 3.000.000 doc/jaar


7 juni 2007

RvZ pag. 24

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx


7 juni 2007

RvZ pag. 25

xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx


7 juni 2007

RvZ pag. 26

Digitaliseren of toch maar niet ?


7 juni 2007

RvZ pag. 27

Voor wie digitaliseren ? -Voor de patient ? -Voor de specialist ? -Voor de andere zorgverleners ? -Voor de organisatie ?


7 juni 2007

RvZ pag. 28

Digitaliseren voor de organisatie -Voordelen: -Geen opslagkosten -Geen aanvraagkosten -Minder poli/cma-medewerk(st)ers


7 juni 2007

RvZ pag. 29

Digitaliseren voor de organisatie -Nadelen: -Investeren in scan-apparatuur / software ( kosten vooraf = renteverlies ! ) -Aanstellen scanmedewerkers -Cultuuromslag 12e EPD-ICT congres NVMA

7 juni 2007

RvZ pag. 30

Daarom:

Alleen scannen wat kwalitatief noodzakelijk is en/of aantoonbaar kostenbesparend.


7 juni 2007

RvZ pag. 31

Berekening kosten archiefbeheer per archiefbestanddeel

Algemene informatie in te vullen Bloknummer

MD-510

Specialisme

Medische dossiers Dermatologie

Huidige locatie

CMA-EX5, CA-504

Bijzonderheden

Variabelen in te vullen Jaar laatste behandeling

1999

Aantal dossiers

3472

Meters archief Opvraagfrequentie

8 0,014

Spoedaanvragen / jaar

2

Rekenfactor dossiertype

1


7 juni 2007

RvZ pag. 32

Dossiertype

Dossiers per meter

Gem.doss ierdikte in mm.

Rekenfactor

Anesthesie

200

5,0

2

Bijzondere tandheelkunde

200

5,0

2

80

12,5

5

Chirurgie klinisch

150

6,7

3

Chirurgie poliklinisch

400

2,5

1

Dermatologie

400

2,5

1

Geriatrie

140

7,1

3

Gynaecologie

140

7,1

3

Interne Geneeskunde

120

8,3

4

Kindergeneeskunde

150

6,7

3

KNO

250

4,0

1,5

Longziekten

150

6,7

3

Mondheelkunde

200

5,0

3

Neurologie

140

7,1

3

Neurochirurgie

140

7,1

3

Oogheelkunde

800

1,3

0,8

Orthopedie klinisch

120

8,3

4

Orthopedie poliklinisch

250

4,0

1

Plastische Chirurgie

150

6,7

1

Urologie

150

6,7

3

Cardiologie


7 juni 2007

RvZ pag. 33

Berekening externe opslag in te vullen Aantal jaren te bewaren vanaf jaar laatste behandeling

20

Aantal jaren te bewaren vanaf huidig jaar

13

Aantal dozen aan te schaffen

20

Kosten aanschaf dozen

€ 40

Transportkosten

€ 20

Intakekosten

€ 27

Opslagkosten 1e jaar

€ 48

Opvraagkosten 1e jaar Totale kosten 1e jaar

€ 499 € 633


7 juni 2007

RvZ pag. 34

cum. Opslag en Opvraagkosten 2e jaar

€ 497

€ 1.130

Opslag en Opvraagkosten 3e jaar

€ 447

€ 1.577


€ 397

€ 1.974


€ 347

€ 2.321


€ 297

€ 2.618


€ 247

€ 2.866


€ 198

€ 3.063


€ 148

€ 3.211


€ 98

€ 3.309

€ 783

€ 4.092

Opslag en Opvraagkosten boven 10e jaar (cumulatief)

Vernietigingskosten

TOTALE KOSTEN EXTERNE OPSLAG

€ 10

€ 4.102


7 juni 2007

RvZ pag. 35

Opslag en Opvraagkosten 10e jaar Opslag en Opvraagkosten boven 10e jaar (cumulatief)

Vernietigingskosten

TOTALE KOSTEN EXTERNE OPSLAG

€ 98

€ 3.309

€ 783

€ 4.092

€ 10

€ 4.102

Berekening digitalisering

Afschrijving apparatuur

€ 694

Personele kosten

€ 1.120

TOTALE KOSTEN DIGITALISERING

€ 1.814


7 juni 2007

RvZ pag. 36

Voorbeeld 1 Bewaartermijn

Blok: MD-272 chirurgie / klinisch behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2% Blok: MD-273 chirurgie / poliklinisch behandeljaar 1997 7231 dossiers / 41 dozen opvraagfrequentie 1,7%

Externe Opslag

Digitalisering

20 jaar

€ 6.597,-

€ 11.966,-

20 jaar

€ 5.981,-

€ 3.742,-


7 juni 2007

RvZ pag. 37


Blok: MD-272 chirurgie / klinisch behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2% Blok: MD-272 chirurgie / klinisch behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2%

Externe Opslag

Digitalisering

20 jaar

€ 6.597,-

€ 11.966,-

30 jaar

€ 9.009,-

€ 11.966,-


7 juni 2007

RvZ pag. 38


Blok: MD-273 chirurgie / poliklinisch behandeljaar 1997 7231 dossiers / 41 dozen opvraagfrequentie 1,7% Blok: MD-273 chirurgie / poliklinisch behandeljaar 1997 7231 dossiers / 41 dozen opvraagfrequentie 1,7%

Externe Opslag

Digitalisering

20 jaar

€ 5.981,-

€ 3.742,-

30 jaar

€ 7.169,-

€ 3.742,-


7 juni 2007

RvZ pag. 39


Blok: MD-276 gynaecologie behandeljaar 1997 3660 dossiers / 27 mtr’ opvraagfrequentie 3,3% Blok: MD-276 gynaecologie behandeljaar 1997 3660 dossiers / 27 mtr’ opvraagfrequentie 3,3%

Externe Opslag

Digitalisering

20 jaar

€ 9.057,-

60 jaar

€ 20.501,- € 12.072,-

€ 12.072,-


7 juni 2007

RvZ pag. 40


Blok: MD-272 chirurgie, klinische dossiers behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2,0% Blok: MD-560 chirurgie, klinische dossiers behandeljaar 2005 4725 dossiers / 30 mtr’ opvraagfrequentie 15,8%

Externe Opslag

Digitalisering

20 jaar

€ 6.597,-

20 jaar

€ 48.193,- € 13.545,-

€ 11.966,-


7 juni 2007

RvZ pag. 41

Digitaliseren of toch maar niet ? Soms wel,

soms niet


7 juni 2007

RvZ pag. 42

Bedankt voor uw aandacht


7 juni 2007

RvZ pag. 43

12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 02

Recommend Documents