1 Werk- of projectcode De bij de terminal geregistreerde werk- of projectcodes kunnen in de software worden geëvalueerd en berekend (dit is niet mogelijk met de Safescan 655). Voor de berekening of evaluatie van de werkcodes kiest u “werkcode” in het menu ”rapport” en past u de rapportselectie aan uw wensen.
1.1 Evaluatie per werknemer of afdeling Indien u wilt zien hoeveel tijd er aan projecten is besteed per afdeling of medewerker, gebruikt u de afdelings- of gebruikersfilters. U krijgt een overzicht van alle activiteiten met een werkcode.
1.2 Evaluatie per werk- of projectcode Met de werkcode filter kunt u een specifiek project bekijken. U krijgt een overzicht van de medewerkers en de uren die zij aan het project hebben gewerkt inclusief datum.
1.3 Verfijnde resultaten met de groepering filter (dag / persoon / code). Indien u “dag” selecteert ziet u de som van de projecturen per dag.
Indien u “persoon” selecteert ziet u de som van de projecturen per persoon.
Indien u “werkcode” selecteert ziet u het totaal aantal uren dat aan het project is gewerkt.
Voor een overzicht van het totaal aantal uren gewerkt per project, selecteert u bij de werk code filter “alle” en bij de groepering filter “werkcode”.
1.4 Uitprinten van de resultaten Het geselecteerde overzicht kan geëxporteerd worden naar CVS met het export icoontje om vervolgens bijvoorbeeld in Excel te verwerken of kan direct geprint worden met behulp van het printer icoontje.
1.5 Het instellen van werkcodes in de terminal Voor het invoeren van een werkcode door de medewerkers kan een selectie gemaakt worden uit 2 opties: voor of na het aanmelden aan de terminal. Activeer de functie “werkcode” op uw terminal. Voor de TA 800 serie: Druk op de menu knop en meldt u aan als administrateur. Selecteer Opties/ Sys Opties/ Geav + Opties
Scrol naar beneden met de F3 toets naar de optie “Werk Co “ ( staat standaard op “Nee”) en bevestig met OK. U kunt de volgende opties kiezen: Nee: Werkcode functie staat niet ingeschakeld Mode 1 = de werknemer voert de werkcode in na het aanmelden Mode 2 = de werknemer voert de werkcode in voor het aanmelden Bij de TA 800 serie kunnen enkel numerieke codes ingevoerd worden. Het wordt aanbevolen een overzicht met codes naast de terminal op te hangen. Bij de TA 900 serie kunt u de werkcodes beschrijven onder een functietoets. Let op: De beschrijvingen en codes moeten overeenkomen met de code en beschrijving die u in de software hebt aangemaakt!
1.6 Het aanmelden aan de terminal met een werkcode Afhankelijk van de door u gekozen instelling wordt de gebruiker voor of na het aanmelden gevraagd een werkcode in te voeren. Indien niet aan een specifiek project wordt gewerkt kan de werknemer het verzoek om een code in te geven negeren. Werkcodes moeten ingegeven worden bij het aan- en afmelden, niet bij het klokken van een pauze! Indien een medewerker gedurende de dag aan verschillende projecten werkt, moet hij zich aanmelden met de nieuwe werkcode indien hij van project wisselt. Aan het eind van de dag, of indien de werknemer algemene taken gaat vervullen, moet de werknemer zich afmelden met de werkcode. Voorbeeld: 8: 00 - 11: 00 project London (code 100) 10: 00-10: 15 pauze 11: 00-17: 15 project Paris (code 110) De medewerker registreert zich als volgt: 8:00 Klok-in/Code 100 10:00 Pauze 10:15 Eind Pauze 11:00 Klok-In/Code 110 17:15 Klok-Uit/Code 110
Berekening van project: Project London 2 uur 45 min, pauze 15 min, Project Paris 5 uur 15 min (- 1 uur lunch pauze volgens werknemers rooster) = 8 uur
Overzicht op het maandrapport:
Indien een medewerker zich vergeet af te melden aan het eind van de werkdag, registreert het systeem automatisch de eindtijd van het ingegeven rooster van de werknemer. Indien voor de
werknemer geen rooster is aangemaakt, zal de administrateur de gemiste kloktijd handmatig moeten invoeren. Bij voorbeeld: Een medewerker vertrekt om 16.00 uur voor een bezoek aan de huisarts (code 6). Tot die tijd werkt hij aan project London (code 100). Na zijn bezoek aan de dokter gaat hij direct door naar huis. Hij klokt als volgt: 8:00 Klok-In /Code 100 16:00 Klok -In/Code 6 Project berekening: Project London = 7 uur, Bezoek arts = 1 uur. Totale werktijd: 8 uur
Totale werkdag 08:00-17:00 = 9 uur minus de lunchpauze ingegeven in het rooster van de medewerker = 8 uur.
