DOSSIERBEHANDELAAR EN APPLICATIEBEHEERDER

DOSSIERBEHANDELAAR EN APPLICATIEBEHEERDER Contractuele functie

Dossierbehandelaar en applicatiebeheerder

Vacaturenummer

2014_040

Entiteit

Agentschap voor Landbouw en Visserij

Afdeling

ALV Markt- en inkomensbeheer

Rang

B1

Graad

Deskundige

Plaats van tewerkstelling

Koning Albert II-laan 35 bus 41, 1030 Brussel

1

FUNCTIECONTEXT

Het beleidsdomein Landbouw en Visserij is samengesteld uit: - het Departement Landbouw en Visserij, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding; - het Agentschap voor Landbouw en Visserij, dat overwegend de uitvoering van het beleid verzorgt; - het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek, dat wetenschappelijk onderzoek verricht; - de vzw Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing, die de marketing verzorgt van de producten en diensten van de Vlaamse land- en tuinbouw, visserij en agroalimentaire sector.

1.1

Visie en missie van het Agentschap voor Landbouw en Visserij

Het agentschap heeft als missie de tijdige, correcte en efficiënte uitvoering van maatregelen die op Europees en Vlaams niveau voor de landbouw worden uitgewerkt met het oog op het stimuleren van een duurzame landbouw. Om te slagen in zijn missie luidt de visie van het agentschap als volgt: Het agentschap ontplooit zich verder als een betrouwbare, transparante en klantvriendelijke overheidsinstantie die: - Binnen zijn mogelijkheden bijdraagt tot het stimuleren en realiseren van een duurzame land- en tuinbouw in Vlaanderen - Snel en wendbaar inspeelt op veranderende regelgeving en omgevingsfactoren - Administratieve lastenverlaging en vereenvoudiging beoogt ten dienste van de landbouwsector en de eigen werking - Gewaardeerd wordt vanwege zijn efficiënte en kwaliteitsvolle werking. Het agentschap investeert in een optimale inzet van deskundig personeel, middelen en instrumenten, waarbij de regelgeving en de ondersteunende processen continu worden geëvalueerd en/of tijdig worden bijgestuurd. Om daarop snel en wendbaar in te spelen, organiseert het ALV zijn ICT-dienstverlening met behoud van een maximale autonomie, zowel inzake netwerken, systeembeheer als toepassingen. De dossierbehandeling wordt ondersteund door een betrouwbaar en professioneel beheerssysteem dat in toenemende mate via een klantgericht elektronisch loket verloopt. Als hefboom voor efficiëntiewinsten en administratieve vereenvoudiging hanteert het ALV: businessprocessmanagement, e-government, digitale instrumenten en de uitbouw van intra- en interbestuurlijke gegevensuitwisseling. Hiervoor zijn de waarden van uiterst belang. Deze zijn: -

betrouwbaarheid en integriteit;

-

klantgerichtheid en -vriendelijkheid;

-

voortdurend verbeteren;

-

samenwerking;

-

nauwgezetheid en stiptheid;

-

professionalisme;

-

transparantie;

-

efficiëntie en effectiviteit;

-

correctheid en gelijkheid.

2

1.2

Structuur van het Agentschap voor Landbouw en Visserij

Het Agentschap voor Landbouw en Visserij is een Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA) zonder rechtspersoonlijkheid en voert het beleid uit onder het directe gezag en de directe bevoegdheid van de minister, maar beschikt over operationele autonomie. Deze entiteit bestaat uit vier afdelingen, namelijk Markt- en Inkomensbeheer (MIB), Structuur en Investeringen (SI), Productkwaliteitsbeheer (KWA) en Procesondersteuning (POD). Daarnaast zijn er nog drie stafdiensten, met name: stafdienst administratieve ondersteuning, stafdienst interne kwaliteitsbewaking en stafdienst interne audit. De functie van Dossierbehandelaar en applicatiebeheerder situeert zich binnen de afdeling ALV Markt- en inkomensbeheer. 1.3

De afdeling Markt- en Inkomensbeheer (MIB)

De afdeling Markt- en Inkomensbeheer (MIB) staat in voor het tijdig en correct uitvoeren van maatregelen die op Europees en Vlaams niveau voor de landbouw worden genomen inzake het markt- en inkomensbeheer. De belangrijkste taak van de afdeling is dan ook de uitbetaling van de Europese en Vlaamse landbouwsubsidies. Deze afdeling staat in voor: - Het organiseren en implementeren van maatregelen van het Gemeenschappelijk Europees Landbouwbeleid op Vlaams niveau inzake inkomensondersteuning en productiebeheersing, op basis van het geïntegreerd beheers- en controlesysteem (GBCS) - Het beheer, de uitvoering en de opvolging van controles ter plaatse bij landbouwers en bij operatoren. De controles hebben betrekking op de subsidiabiliteitsvoorwaarden, de randvoorwaarden, de naling van de goede landbouw- en milieucondities, de identificatie van landbouwers, bedrijven en productie – eenheden,… - Enerzijds de verwerking van de aangiftes en voor de berekening en toekenning van de steunbedragen voor de rechtstreekse inkomenssteun en voor de agromilieumaatregelen. Anderzijds verzorgt ze het beheer van klachten en bezwaarschriften hieromtrent. De concrete maatregelen van het Gemeenschappelijk (GLB) en Regionaal Landbouwbeleid die deze afdeling uitvoert zijn: - de bedrijfstoeslagregeling (verzamelaanvraag voor EU-steun); - de zoogkoeienpremie; - de melkquota en de steun voor schoolmelk en schoolfruit; - de steun voor bepaalde agromilieumaatregelen zoals voor groenbedekking, mechanische onkruidbestrijding, eiwithoudende teelten, biologische landbouw, sierteelt, verwarringstechnieken, hoogstammige fruitbomen e.d. Het hoofdbestuur bestaat uit volgende diensten: -

Dienst Referenties

-

Dienst Aangiftes

-

Dienst Controles

-

Dienst Berekeningen

De dienst referenties staat in voor: - het beheer van de toeslagrechten in het kader van de bedrijfstoeslagregeling; - het beheer van de premierechten voor zoogkoeien in het kader van de steunregeling voor zoogkoeien; - het beheer van de referentiehoeveelheden (quota) voor leveringen van melk aan kopers en voor rechtstreekse verkopen;

3

- het beheer van de heffing in de melksector; - het beheer van de subsidie voor schoolmelk en schoolfruit; - het beheer van de zoogkoeienpremie; - het beheer van de slachtpremie kalveren; - de databank met de identificatie van de betrokken landbouwers en tuinders. De afdeling MIB is binnen de Vlaamse overheid eveneens de authentieke bron voor de identificatie van de landbouwers en de geografische registratie van de landbouwpercelen. Naast 4 technische diensten op het Hoofdbestuur zijn aan deze afdeling 5 buitendiensten (1 per provincie) verbonden die voor de land- en tuinbouwers een loket vormen waar zij terecht kunnen voor informatie en dossierbehandeling. De technische diensten van het Hoofdbestuur staan in voor de implementatie van de steunmaatregelen. De buitendiensten zijn verantwoordelijk voor de behandeling van de steunaanvragen, het beheer van quota en premierechten en de uitvoering van controles hierop. Voor het volbrengen van hun opdracht steunen de buitendiensten zich op de instructies die door het Hoofdbestuur ter beschikking worden gesteld. Alle processen zijn in hoge mate geïnformatiseerd en daarbij wordt gebruik gemaakt van recente informaticatools en apparatuur. 1.4

Het agentschap als wendbare organisatie

Het agentschap streeft in haar werking naar een wendbare organisatie waarbij samenwerken aan een optimale dienstverlening voorop staat. Dit impliceert dat het agentschap van jou verwacht dat je bereid bent om flexibel te werken. Onder flexibel werken verstaan we dat je bereid bent om collega's van de eigen afdeling en/of andere afdelingen (tijdelijk of periodiek) te helpen, zodat de doelstellingen van de organisatie optimaal worden bereikt. Een dergelijke flexibiliteit betekent tevens een voordeel voor jou als personeelslid, vermits je op deze manier meer afwisseling en een grotere uitdaging in je job vindt. Tot slot kunnen ook tijdelijke pieken in jouw eigen werkdruk opgevangen worden door de samenwerking met collega's. Wendbaar zijn betekent dat het agentschap nieuwe opdrachten snel moet kunnen implementeren. Van jou wordt verwacht dat je bereid bent om mee te werken aan deze wendbaarheid door open te staan voor andere opdrachten dan deze beschreven in deze functiebeschrijving.

2

JE TAKENPAKKET

2.1

Doel van de functie

Je staat in voor het analyseren en verwerken van gegevens teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Daarnaast ben je applicatiebeheerder van Iden.NET. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 2.2

Resultaatgebieden

Vervollediging dossiers Je staat in voor het verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens inzake premieaanvragen en de beheersdiensten teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.

4

Voorbeelden van activiteiten: - Je maakt tijdig niet-landbouwernummers aan en wijzigt identificatiegegevens op vraag van de beheersdiensten; - Je volgt niet-uitvoerbare betalingen op vraag van de dienst Betalingen & Inningen op; - Je geeft regiowijzigingen van producenten door aan Wallonië en voert omgekeerd regiowijzigingen door op vraag van Wallonië (jaarlijkse regiowijzigingen op het einde van het campagnejaar); - Je registreert tijdig organisaties en natuurlijke personen in Iden.NET die als volmachthouder gekend willen zijn; - Je staat in voor de administratieve opvolging en begeleiding van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Analyse Je staat in voor het analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen,… Voorbeelden van activiteiten: - Je bestudeert de kwaliteitscontroles van het EOGFL en past de bestaande procedures en controles eventueel aan; - Je gaat de overeenstemming van de identificatiegegevens met andere databanken na; - Je voegt referentiegegevens toe; - Je spoort dubbele rekeningnummers en ondernemingsnummers op en past deze eventueel aan; - Je lijst partijen zonder rekeningnummers op en vraagt bij deze partijen na of het rekeningnummer kan opgegeven worden; - Van terugkerende post (mailings, belastingsfiches, …) spoor je de juiste gegevens op en zorg je dat de wijzigingen doorgevoerd worden;

(Voorstel van) beslissing Je formuleert een (voorstel van) beslissing teneinde de hiërarchie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over een dossier of applicatie. Voorbeelden van activiteiten: - Je werkt een voorstel van beslissing uit - Je verwoordt vaststellingen en bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen - Je bezorgt een voorstel van beslissing aan de hiërarchie - Je initieert de uitvoering van de beslissing

Communicatie en contacten Je verstrekt structurele informatie aan de diensten van de afdeling Markt- en Inkomensbeheer, de beheersdiensten en de landbouwers teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten: - Je beantwoordt vragen van de verschillende diensten telefonisch en schriftelijk - Als medewerker van de infolijn help je mee aan het e-loket door het beantwoorden van telefonische oproepen van e-loketgebruikers waarbij problemen worden getraceerd en oplossingen worden aangeboden en uitgevoerd. - Je adviseert buitendiensten over de te volgen procedure Kennis m.b.t. het vakgebied

5

Je houdt je kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied actief bij en wisselt deze uit teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten: - Je geraakt vertrouwd met de recente ontwikkelingen op het vlak van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid door relevante informatie en wetgeving uit de sector te lezen alsook vertrouwd te geraken met de algemene werking van de administratie zelf. - Je neemt deel aan werkgroepen en interne overlegmomenten (e-loket, cel identificatie) - Je neemt deel aan diverse vormingsinitiatieven - Vanuit je ervaring lever je een bijdrage tot aanpassing aan en werk je mee aan de opmaak van nieuwe instructies en procedures;

Projectdeelname Als verantwoordelijke van Iden.NET help je mee aan de ontwikkeling & verbetering van de plugin Identificatie vh e-loket door samen te werken met informatici, behoeftenanalyses te formuleren, wijzigingsaanvragen in te dienen en de uitvoering op te volgen Voorbeelden van activiteiten: - Als projectmedewerker help je mee (ideeën aanbrengen, testen) aan het onderhoud en de verdere ontwikkeling van de applicatie Iden.net. - Je evalueert de uitgewerkte voorstellen en programma’s naar praktische haalbaarheid en coherentie met de vigerende regelgeving (zowel op Europees als regionaal vlak) - Je streeft administratieve vereenvoudiging na en een optimale stroomlijning van de verschillende aspecten in de keten - Je realiseert de nieuwe gewenste functionaliteiten voor consultatie van gegevens door de landbouwer en het ontwikkelen van nieuwe interactieve toepassingen voor indiening van diverse aangiftes en de daarbij horende advisering evenals functionaliteiten voor terugkoppeling van de resultaten van de vermelde aangiftes; - Je werkt mee aan projecten van de dienst Referenties-Identificaties. - Je evalueert op tussentijdse resultaten en stuurt de uitvoering en planning van de taken eventueel bij - Je staat in voor de kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden - Binnen Iden.Net test je nieuwe versies in de testomgeving; maak je wijzigingsaanvraagformulieren aan of volgt deze op; meld je incidenten aan de service-desk en vul je de handleiding Iden.NE

Optimalisatie van de werking Je volgt “best practices” en interne processen op teneinde voorstellen te formuleren en te implementeren ter optimalisatie van de interne werking. Voorbeelden van activiteiten: - Je maakt incidenten/wijzigingsaanvraagformulieren aan of doet voorstellen als er zich problemen voordoen die de continuïteit kunnen belemmeren; - Je onderhoudt de toegewezen Sharepoint-sites - Je hernieuwt instructies en procedures; - Je vult de handleiding van de applicatie Iden.NET aan;

6

3

JE COMPETENTIEPROFIEL

3.1

Deelnemingsvoorwaarden

Je hebt een bachelor diploma, bij voorkeur in een landbouwkundige richting 3.2 • • • • • • •

Je vaktechnische competenties

Je hebt kennis van de organisatie Je hebt een goed inzicht in de werking van de diensten van de Vlaamse overheid Je hebt kennis van procedures, regelgeving en systemen en kan deze toepassen en interpreteren Je hebt kennis en inzicht in de materie en dossiers Je kan vlot omgaan met de gebruikelijke ICT mogelijkheden Je hebt kennis van MS-sharepoint Je kan je vlot uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk 3.3

Je persoonsgebonden competenties

Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen • • • • • • •

Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlenin Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Reageert snel en gepast op vragen van klanten en problemen of verzuchtingen van klanten speelt ze door aan het passende niveau.

Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie

• • • • •

Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen

Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen

•

Houdt rekening met de mening van anderen

7

• • • •

Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen

Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken

• • • • • •

Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers…) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden

Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af.

• • • • •

Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem

• • • • •

Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem

Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens

• • • • •

Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese Betoont een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties

8

4 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot uiterlijk woensdag 16 juli 2014 op www.jobpunt.be Ga naar www.jobpunt.be en ga naar de vacature via de knop ‘werk zoeken’ en ‘bekijk onze jobs’. Klik op ‘solliciteer nu’ en vul het standaard-CV in. Indien je je voor de eerste keer aanmeldt, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier tevens een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-CV op www.jobpunt.be

5 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE • •

Screening van cv's: week van 21/07/2014 Interview: week van 18/08/2014

6 ONS AANBOD Je wordt aangeworven als contractueel onbepaalde duur. Je komt bij de Vlaamse overheid terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt voldoende mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Leuven, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. Je wordt aangeworven in de graad van Deskundige met de bijbehorende salarisschaal B111. Je aanvangssalaris is minimaal 26828,16 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris bedraagt dan 2235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de functie en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage.

9

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

7 INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: •

Lea Elst | Directeur-ingenieur Referenties Tel. : 02 552 75 34 | [email protected]

•

Jos De Smedt | Afdelingshoofd Markt – en Inkomensbeheer Tel.: 02 552 75 14 | [email protected]

Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij: •

Caroline Buyst | P&O-Verantwoordelijke Tel.: 02/552 78 08 | [email protected]

Meer info over werken bij het beleidsdomein Landbouw en Visserij vind je op http://www2.vlaanderen.be/landbouw/info/werken/index.html

10