De Afdeling Dienstverlening EVC – team NARIC – van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) zoekt een contractuele
DESKUNDIGE: DOSSIERBEHANDELAAR NARIC Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen Afdeling Dienstverlening EVC, team NARIC (National academic recognition information centre) Niveau B1 Graad Deskundige Aantal functies 3 Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel Vacaturenummer: AHOVOKS/EVC/NARIC/CON.B1 MISSIE VAN AHOVOKS AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen. Het agentschap heeft tot taak: 1° Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs. 2° Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor: - het toekennen van studietoelagen; - het erkennen van gelijkwaardigheden van buitenlandse studie- en kwalificatiebewijzen; - het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs; - het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs. 3° In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden. 4° De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden. Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid. Het NARIC-team is verantwoordelijk voor het erkennen van de gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen. Elk jaar behandelt NARIC ongeveer 4000 aanvragen.
FUNCTIE Als dossierbehandelaar behandel je de aanvragen voor het bekomen van een gelijkwaardigheid van een buitenlands kwalificatiebewijs . Je maakt deel uit van het NARIC-team en je draagt bij tot een
vlotte en efficiënte behandeling van de erkenningsaanvragen voor buitenlandse diploma's. De dossierbehandelaar checkt in eerste instantie de ingediende erkenningsdossiers op volledigheid en eventuele onregelmatigheden, vervolgens maakt hij/zij een voorstel van beslissing op of een vraag om adviesverlening. De dossierbehandelaars werken in kleine regioteams. De workflow is recent gedigitaliseerd. De functie vereist opbouw van deskundigheid inzake buitenlandse onderwijssystemen en een hoge mate van interpretatie van gegevens.
JE TAKENPAKKET Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Houdt in : - Volledigheid van het dossier checken en indien vereist ontbrekende documenten opvragen - Gegevens verwerken en invoeren in de databank
Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Houdt in : - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - De aanvraag toetsen aan procedures en vastgelegde beleidsopties (controle onregelmatigheden, controle erkenning, …) - Alle relevante elementen uit het dossier analyseren en interpreteren - Indien vereist bijkomende informatie opvragen bij derden of bij de aanvrager - Ondersteunen van expertencommissies bij het erkenningsonderzoek
(Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Houdt in : - Hetzij op basis van eigen expertise een voorstel van beslissing opmaken hetzij bij een expert een advies opvragen - Toetsen of de motivering van het eigen voorstel vanbeslissing of van het door een expert uitgebrachte advies voldoet aan de internationaal vastgelegde criteria voor de motivering van een erkenningsbeslissing - Het voorstel van beslissing binnen de vastgelegde termijn bezorgen aan de bevoegde instantie en aan de aanvrager na ondertekening
Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Houdt in : - Vragen betreffende het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk op een transparante manier beantwoorden - De beslissing aan de klant toelichten indien gevraagd
-
Meewerken aan de uitbouw van communicatie-instrumenten van de dienst (website, nieuwsbrief, …) Meewerken aan evenementen (conferenties, presentaties, onthaal van organisaties, …) Uitbouw van een eigen netwerk van relevante contactpersonen
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en teamniveau te optimaliseren. Houdt in : - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek (informatie van internationale organisaties, universiteiten, gespecialiseerde tijdschriften, …) - Deelnemen aan interne overlegmomenten, nationale en internationale conferenties, cursussen, werkgroepen - Meewerken aan eigen informatie- en vormingsactiviteiten van NARIC-Vlaanderen (cursussen,…) voor derden - Trends en evoluties opvolgen - Deelnemen aan projecten - Kennis delen met het team en daarbuiten (presentaties, vorming, rapportering…) - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures
PROFIEL
Je beschikt over een bachelor diploma. Kennis van Vlaamse en buitenlandse onderwijssystemen is een pluspunt Talenkennis is een pluspunt
GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie; Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren; Niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is; Niveau 1: Informeert, pleegt overleg en werkt mee Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten; Niveau 2: Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie; Niveau 2: Legt verbanden en ziet oorzaken Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria; Niveau 2: Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan
Netwerken: Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen, Niveau 1 : Maakt actief gebruik van bestaande contacten voor zijn opdracht
ONS AANBOD -
-
Je start met een contract van bepaalde duur voor één jaar met mogelijkheid tot verlenging na gunstige evaluatie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 EUR per gewerkte dag). In het kader van een flexibele organisatie van de arbeidstijd, bieden we de mogelijkheid om regelmatig van thuis uit te werken in afspraak met de leidinggevende Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website http://www.bestuurszaken.be/vakantiewerking Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers.
HOE SOLLICITEREN? De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Solliciteren kan, mits gebruik te maken van het bijgevoegde standaard CV, tot en met 13 december 2015. Om te solliciteren stuur je het standaard-cv (te vinden op http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/akov/vacatures/SJABLOON_standaardCV.docx) naar
[email protected] Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer: AHOVOKS/EVC/NARIC/CON.B1
MEER WETEN? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen over de inhoud van de job met Marleen Roggeman, afdelingshoofd
[email protected] 02/553 89 48 over de arbeidsvoorwaarden met Ward Dejaegher, coördinator ODi
[email protected] SELECTIEREGLEMENT De selectieprocedure bestaat uit 3 fasen (indicatieve timing): Fase 1: De eerste selectie gebeurt op basis van CV - timing: van 14/12/2015 tot 24/12/2015 Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. Fase 2: Kandidaten die in de eerste fase zijn geselecteerd, worden uitgenodigd voor een of meerdere testen van technische en/of gedragsgerichte competenties - timing: van eerste helft van januari Fase 3: de 5 à 8 meest geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een jurygesprek - timing: van tweede helft van januari Tijdens het interview zullen o.m. volgende elementen aan bod komen: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie voor deze functie - Je verwachtingen
RESERVE EN GELDIGHEID De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die één jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Indien je twee keer de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is.
