DOROG VÁROS POLGÁRMESTERE 2510 DOROG BÉCSI ÚT 71. 2511 DOROG PF.:43. TF.: 06 33 431 299 FAX.: 06 33 431 377 E-MAIL :
[email protected]
Előterjesztés a Képviselő-testület 2008. május 30-i ülésére Tárgy: Dorog Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása Tisztelt Képviselő-testület! A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását két körülmény indokolja: 1. Az önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2007. évi átfogó ellenőrzéséről készült számvevői jelentésben foglaltak szerint a képviselő-testület 45/2008. (III.28.) számú határozatával fogadta el az „Intézkedési Terv”et. A számvevői jelentés kezdeményezte az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) számú kormányrendelet 17. §. (4) bekezdése szerint a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását, mivel nem tartotta teljes körűnek abban a gazdasági szervezet felépítésének és feladatainak meghatározását. A belső ellenőrzésre vonatkozóan is tartalmaz feladatokat a számvevői jelentés, így a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) kormányrendelet 4. §. (2) bekezdésében foglaltak szerint az SZMSZ 10. sz. mellékletében kerültek meghatározásra a belső ellenőrzéssel kapcsolatos célok és feladatok. 2. A közoktatási rendszert érintő jogi környezet a közelmúltban jelentős változáson esett át, mely az önkormányzatokat új kihívások elé állította. Ez maga után vonja a város közoktatási intézményrendszerének markáns átalakítását. Ennek előkészítése érdekében a 34/2008. (II.29.) számú képviselő-testületi határozattal létrehozott munkacsoport megkezdte az oktatási koncepció és az intézkedési terv kidolgozását. A közoktatási intézményrendszer átalakítása, valamint a közművelődési intézményhálózat fejlesztése, városi ünnepeink új arculatának kialakítása a polgármesteri hivatal ezirányú tevékenységének újragondolását igényli. Ennek megoldására a jegyző javaslatával egyetértve javaslom a T. Képviselő-testületnek, hogy a közoktatási, közművelődési referensi munkakör a jövőben kerüljön ki a közigazgatási osztály tevékenységi köréből és a jegyzőnek közvetlen alárendelt munkakörként jelenjen meg a hivatal szervezeti és működési szabályzatában. Fentiek alapján az alábbi határozati javaslatot terjesztem a T. Képviselő-testületnek elfogadásra. Határozati javaslat Dorog Város Képviselő-testülete a Dorog Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzatát tartalmazó 57/2005. (IV.29.) számú képviselő-testületi határozatát az alábbiak szerint módosítja. 1. Az SZMSZ 6. számú mellékletét módosítja a „Pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatköre” felsorolásával kiegészíti. 2. Az SZMSZ-t új 10. számú melléklettel egészíti ki, mely a „Belső Ellenőrzés célja, feladatköre”-it tartalmazza. 3. A Szervezeti és Működési Szabályzat 3. sz. mellékletében a jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör „a közoktatási-közművelődési referens”-sel kiegészül. 4. Dorog Város Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal belső tagolódásáról szóló 57/2000. (III.31.) számú határozat 1. pontját az alábbiakkal kiegészíti Jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör: belső ellenőr közoktatási-közművelődési referens
Dorog, 2008. május 14.
dr. Tittmann János sk.
3. sz. melléklet
Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és működésének rendszere
1. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése, struktúrája: Dorog Város Önkormányzata 57/2000. (III.31.) sz. határozatával a Polgármesteri Hivatal tagozódását az alábbiakban határozta meg: − Közigazgatási Osztály − Műszaki Osztály − Pénzügyi Osztály − Szervezési Osztály − Városi Gyámhivatal − Ügyfélszolgálati és Okmányiroda − A Polgármesteri Hivatalt a képviselő-testület által határozatlan időre kinevezett jegyző vezeti. Jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör: belső ellenőr közoktatási és közművelődési referens
Dorog Város Polgármesteri Hivatala SZMSZ-ének 6. sz. melléklete
Pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatköre
Pénzügyi osztályvezető − Feladata a költségvetési koncepció elkészítése. − Elkészíti a költségvetési rendelet-tervezetet. − A költségvetés végrehajtásáról szóló beszámoló elkészítése. − A normatív költségvetési hozzájárulások elszámolása a zárszámadás keretében. − Gondoskodik a képviselő-testület, valamint a szakmai szervek részére szükséges beszámolók, előterjesztések, javaslatok, a jogszabályokban előírt információs adatszolgáltatások elkészítéséről. − Kialakítja a hivatali és az intézményi számviteli rendet. − Javaslatot tesz banki szolgáltatások igénybevételére, így a számlavezetésre, hitelfelvételre, kötvénykibocsátásra, pénzügyi befektetésekre. − Felelős az osztály feladatkörébe tartozó feladatok előkészítéséért és határidőben történő végrehajtásáért. Pénzügyi előadó I. − Az önkormányzat és intézményei költségvetésének figyelemmel kísérése, elemzések, előkészíti a költségvetési rendelet módosítását. − Előkészíti a polgármesteri hivatal költségvetését, ellenőrzi az önálló intézmények költségvetésének készítését. Ellátja az egyeztetési feladatot az intézményekkel és a Kincstárral. − Figyelemmel kíséri az előirányzatok alakulását, módosítását, a szükséges nyilvántartások vezetését. − Adatot szolgáltat a Magyar Államkincstár által vezetett törzsadattári nyilvántartásba. − A normatív állami támogatási igény intézményi felmérése, ellenőrzése, összesítése és elszámolása az intézményi adatszolgáltatás alapján. − Az önkormányzat pályázatainak pénzügyi előkészítése, megvalósítás esetén a pályázat pénzügyi elszámolásának előkészítése. − Folyamatba épített ellenőrzés: y MÁK felé benyújtott igénylések y Munkaügyi Hivatalhoz benyújtott igénylések (közhasznú támogatás) y Földművelésügyi Minisztérium, APEH, BM számára benyújtott igénylések, jelentések ellenőrzése y lakossági közműfejlesztési támogatás igénylésének ellenőrzése Pénzügyi előadó II. − Jelentést ad, igényléseket készít a Kincstár, a megyei önkormányzat, Belügyminisztérium, Földművelésügyi Minisztérium, Munkaügyi Hivatal, APEH stb. számára. − Vezeti az egyéb bevételek analitikus nyilvántartását: y tartásdíj megelőlegezés és visszafizetés előírásai y nevelési díjak y helyszíni bírságok − Vezeti a munkáltatói kölcsönök bevételeiről és a kölcsöntörlesztésekről a nyilvántartásokat. Figyeli a lakásalap számla fizetőképességét a törlesztések folyamatosságát. − Vezeti az analitikus nyilvántartásokat a munkáltatói kölcsönökről. − Közműfejlesztési hozzájárulás név szerinti lista átadása kiutalásra negyedévente.
− Folyamatba épített ellenőrzés: y A feladatmutatóhoz kötött normatív állami támogatások igénylésének, pótigénylésének, lemondásának és elszámolásának ellenőrzése. y Civil szervezeteknek adott támogatások pénzügyi elszámolásának ellenőrzése. y A tartásdíj megelőlegezések listáját kiutalást megelőzően ellenőrzi. Pénzügyi előadó III. − A hivatal számláinak figyelemmel kísérése, költségvetést, adót érintő átutalások teljesítése. − Az ÁFA és rehabilitációs hozzájárulás nyilvántartásának vezetése, a bevallások időben történő, pontos megtétele. − Beérkező számlák iktatása, kontírozása, utalvány készítése, aláírást követően, utalásra jelölés és kiutalás. − Letéti pénzeszközök analitikus nyilvántartásának vezetése. A felhasználások negyedévenkénti elszámolása, ellenőrzése. − Vezeti a szükséges nyilvántartásokat, hátralékosokat felszólítja, szükség esetén beidézi és végrehajtást kezdeményez. Kiegyenlítést követően jelzálogjog törléséhez szükséges intézkedést megteszi. − Adásvételi, tervezői, vállalkozói szerződések előírása, vezetése, szállítói számlák szerződésről történő kiegyenlítése. − Folyamatba épített ellenőrzés: y Ellenőrzi a beérkező bizonylatok tartalmi és formai helyességét. y A Közigazgatási Osztály által feladott átutalási megbízásokat számszakilag ellenőrzi. y Ellenőrzi az átutalás igazoltságát, az összeg helyességét. y késedelmi kamat jogosságának ellenőrzése. Pénzügyi előadó IV. − Negyedéves, féléves és éves költségvetési beszámolót készít a Kincstár számára. − A számlarend és számlatükör elkészítése, aktualizálása, a kontírozási munka szakmai irányítása, ellenőrzése. − Eredeti és módosított előirányzatok főkönyvi könyvelése, végrehajtja az év végi zárlati és év eleji nyitási munkákat. − A gazdálkodásról negyedéves pénzforgalmi mérlegjelentés önkormányzat szintű öszszeállítása és a Kincstárhoz való továbbítása. − Az előző évi pénzmaradvány felosztása, intézményi pénzmaradvány felülvizsgálata. − Könyvelések gépi feldolgozása GORDIUS és a TATIGAZD könyvelési rendszerben. − Folyamatba épített ellenőrzés: y A főkönyvi egyeztetésekhez szükséges analitikák (gépi) ellenőrzése. y Az intézményi beszámolók számszaki összefüggéseinek egyeztetése, ellenőrzése. y Számlák, készpénzfizetési bizonylatok érvényesítése, ellenőrzése. y A beérkező banki és pénztári számlák rögzítésének – szakfeladat és főkönyvi számla – ellenőrzése. Pénztáros I. − Személyi jellegű kifizetés esetén vizsgálja annak szabályszerűségét, elvégzi számfejtését, eleget tesz az ezzel kapcsolatos jelentési kötelezettségnek. − Kezeli a házipénztár ellátmányát és annak terhére kiadási pénztárbizonylat, illetve bevételi pénztárbizonylat alapján kifizetéseket, befizetéseket teljesít.
− Elvégzi a kisebbségek pénztárával kapcsolatos teendőket. − Kifizetés, illetve befizetés esetén ellenőrzi a kiadási, bevételi pénztárbizonylatokon, hogy az utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő a bizonylatot kézjegyével ellátta-e. − Vezeti a napi pénztárjelentést szoros számsorrendben és naponta pénztári zárlatot készít. − Vezeti az alábbi nyilvántartásokat: y előlegek nyilvántartása (üzemanyag, vásárlási fizetési előleg) y értékcikkek (étkezési jegy, értékpapír, kárpótlási jegy), szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása y készpénzcsekk nyilvántartása. Pénztáros II. − Ellátja a költségvetések, beszámolók, testületi, bizottsági előterjesztések gépelési feladatait. − A Pénzügyi Bizottság üléseinek jegyzőkönyveit vezeti és írásban rögzíti − Munkavégzése során önálló felelősséggel tartozik a kézbesítendő anyagoknak a megadott címre, illetve névre történő eljuttatásáért, valamint a bizalmas anyagok kézbesítéséért. − Egyedi és szerződéses számlák kibocsátása. − A pénztáros I. munkakört betöltő távolléte esetén ellátja annak helyettesítését.
Dorog Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának 10. sz. melléklete
A belső ellenőrzés az államháztartásról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 121/A. §. (1) bekezdésében meghatározott tevékenység. A polgármesteri Hivatal belső ellenőrzésének kialakításáról, működtetésének forrásáról a jegyzőnek kell gondoskodnia. A jegyzőnek közvetlenül alárendelt munkakör: belső ellenőr. A munkakör célja: a.) vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, b.) vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, c.) vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, d.) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a költségvetési szerv vezetője számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, e.) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében, f.) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseke. A belső ellenőr feladatai: A belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése. A belső ellenőrzési kézikönyv folyamatos aktualizálása. A kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai ellenőrzési tervek összeállítása, és továbbítása a jegyző felé. − Éves ellenőrzési tervek összeállítása és továbbítása a jegyző számára. − Az éves ellenőrzési terv képviselő-testületi jóváhagyása után a terv végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése. − A belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések lebonyolítása. − Az ellenőrzési tervben szereplő ellenőrzések időbeli, szakmai összehangolása. − Megbízásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni a jegyzőnek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik. − Amennyiben az ellenőrzés során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel a haladéktalan tájékoztatás és javaslattétellel a megfelelő eljárások megindítására. − Az ellenőrzés lezárását követően az ellenőrzési jelentést a Polgármesteri Hivatalnak, illetve az Önkormányzat által felügyelt és ellenőrzött szerv számára megküldi. − Az éves ellenőrzési jelentés, illetve az összefoglaló ellenőrzési jelentés jogszabály és jelen kézikönyvben meghatározottak szerinti összeállítása. − Gondoskodik arról, hogy a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások és érvényesüljenek a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók. − − −
−
− − −
Gondoskodik az ellenőrzések nyilvántartásától, valamint az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról. Évente értékeli a belső ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeit és javaslatot tesz a költségvetési szerv vezetőjének, a feltételeknek az éves tervvel történő összehangolásáról. A jegyzőt az éves ellenőrzési terv megvalósításáról, és attól való eltérésekről tájékoztatja. Nyomon követi az intézkedési tervek végrehajtását a jegyző tájékoztatása alapján.
A belső ellenőr aktuális munkaköri leírását a köztisztviselő személyi anyagában található.
