Dodatečné informace I. k veřejné zakázce malého rozsahu na služby s názvem: CRM systém pro potřeby PK KV

Dodatečné informace I. k veřejné zakázce malého rozsahu na služby s názvem:

„CRM systém pro potřeby PK KV“ Identifikační údaje zadavatele Název: Sídlo: Právní forma: Zastoupená: Identifikační číslo: Daňové identifikační číslo: Kontaktní osoba: Telefon: E-mail: Profil zadavatele:

Projektová kancelář Kraje Vysočina, příspěvková organizace Žižkova 1872/89, 586 01 Jihlava příspěvková organizace Mgr. Martou Valešovou, MBA, ředitelkou 71294376 CZ71294376, není plátcem DPH Ing. Robert Páleník +420 732 679 907 [email protected] https://ezak.kr-vysocina.cz/profile_display_2897.html

Dotaz č. 1

Export dat - v jakém formátu bychom měli převod dat realizovat? Z naší strany ideálně ve formátu XML nebo CSV, XLS. Zároveň by bylo vhodné, pokud byste mohli poslat specifikaci těch programů, u kterých se budou exporty načítat. Odpověď č. 1

Zadavatel požaduje, aby systém umožňoval export dat v běžných otevřených formátech XML a CSV. Zadavatel momentálně nemá k dispozici žádnou specifikaci konkrétních programů, které budou s exportovanými daty pracovat. Dotaz č. 2

Co konkrétně bude od dodavatele vyžadováno v rámci „podpory“ (první odstavec; 2. bodu; Výzvy k podání nabídky), která je předmětem veřejné zakázky?

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Odpověď č. 2

Podporou se rozumí činnost dodavatele směřující k maximální a plnohodnotné funkčnosti systému, zejména

odstraňování závad a nefunkčností systému, kdy k zahájení těchto činností dojde ve lhůtě uvedené v zadávacích podmínkách - viz také čl. 5 Výzvy, obchodní podmínky, písm. l) a m). Dotaz č. 3

Co má být obsahem vzorových kalkulací? (první odstavec; Základního popis systému; Příloha č.1) Odpověď č. 3

Systém musí pro kalkulaci cenové nabídky umožňovat/obsahovat vedení seznamu položek s jednotkovými cenami a vzorový ceník poskytovaných služeb a úkonů se standardizovaným počtem měrných jednotek. Modifikací tohoto standardu/vzoru uživatel vytvoří cenovou nabídku pro konkrétní obchodní případ. Dotaz č. 4

Aby bylo možné automaticky kontrolovat úhrady, bude třeba automaticky dostat data z bankovních výpisů do systému: a.

U kterých bank máte vedené účty, jejichž položky budete chtít automaticky kontrolovat? (Vydané

b.

Jakým způsobem je možné data z výpisu získat – prosím specifikujte pro každý účet? (bude banka

faktury; Popis jednotlivých částí systému; Příloha 1)

ukládat někam textový soubor? Má banka vystavenou nějakou webovou službu?) (Vydané faktury; Popis jednotlivých částí systému; Příloha 1) c.

Jak vypadají data výpisu? (nejlépe prosím poskytněte vzorek) (Vydané faktury; Popis jednotlivých částí

systému; Příloha 1)

Odpověď č. 4

Požadavek znamená, že uživatel/účetní ručně do systému k faktuře vloží údaj o tom, že platba byla provedena (částka, datum). Systém automaticky sleduje neuhrazené faktury a upozorňuje na faktury po splatnosti; body a-c dotazu jsou tedy s ohledem na to irelevantní. Dotaz č. 5

Jak konkrétně musí vypadat výstup ze systému proto, aby bylo možné vystavené faktury exportovat do účetního systému? Tedy – v jakém datovém formátu mají data být, jaká data má export obsahovat, jak často má docházet k jejich exportu? (Vydané faktury; Popis jednotlivých částí systému; Příloha 1)

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Odpověď č. 5

Export bude v XML formátu. Export bude obsahovat tyto standardní údaje: IČO, DIČ a název zadavatele jako poskytovatele plnění, IČO, DIČ a název zákazníka, částka bez DPH, sazba a výše DPH, částka vč. DPH, datum vystavení, datum uskutečnění zdanitelného plnění, datum splatnosti, variabilní symbol). Export musí být možný po vystavení faktury, a to na základě uživatelské volby (tj. nikoli automatizovaně). Dotaz č. 6

Jakým způsobem má být identifikován zákazník online proto, aby mohl schválit kalkulaci? (Bod 4; Požadovaný postup práce na zakázce; Popis jednotlivých částí systému; Příloha 1) Odpověď č. 6

Zadavatel takto upravuje požadovaný postup na zakázce – úprava bodu 3. a 4. přílohy č. 1 výzvy.

3. Zodpovědná osoba vyhotoví cenovou kalkulaci, ze které je založena nabídka, která má status „Rozpracovaná“. Nabídku lze vytvořit importem již existující (vzorové) nabídky či cenové kalkulace. Hotovou nabídku musí být možno odeslat Zákazníkovi a získává status „Odeslaná“. 4. Po odsouhlasení nabídky (interním či externím) je ke schválení odeslán návrh objednávky, a to až ve čtyřech schvalovacích úrovních. Po schválení či zamítnutí objednávky v každé z úrovní musí zodpovědná osoba obdržet informaci, že objednávka byla v dané úrovni schválena či zamítnuta s uvedením důvodu. V případě schválení systém automaticky vyzve ke schválení subjekt v další úrovni. Výzvu ke schválení systém odešle vždy automatizovaně emailovou zprávou na zodpovědnou osobou předem stanovenou (či v systému přednastavenou) e-mailovou adresu interního schvalovatele či osoby zákazníka v dané úrovni. Zpráva bude obsahovat informaci o tom, že subjekt byl vyzván ke schválení objednávky, a hyperlink či přístupová práva do systému, která mu tento úkon umožní provést. Schvalovací úroveň bude systémem použita (tj. stane se aktivní) vložením e-mailové adresy schvalovatele. Po vložení data schválení objednávky se ze schválené objednávky stává Zakázka (osoba, priorita, čas dokončení). Dotaz č. 7

Jaké všechny doklady mají být k zakázce vytvářeny – prosíme o doplnění výčtu – s ohledem na to, že faktury mají být zároveň daňovými doklady, jde o zásadní bod zadání? (Bod 6; Požadovaný postup práce na zakázce; Popis jednotlivých částí systému; Příloha 1) Odpověď č. 7

Zadavatel takto upravuje požadovaný postup na zakázce – úprava bodu 6. přílohy č. 1 výzvy.

6. K zakázce lze vytvářet doklady (cenová kalkulace, nabídka, objednávka, zálohová faktura, faktura). Dotaz č. 8

Jaký je maximální počet třetích osob, které budou mít právo vstoupit do systému za účelem náhledu do dat? (Oprávnění náhledu; Příloha č.1)

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Odpověď č. 8

Postačí 1 přístupová sada, tj. 1 jméno a 1 heslo, k nahlížení na data dle potřeby (jedná se o umožnění náhledu na data zřizovateli zadavatele, Kraji Vysočina); nejedná se o licenci pro plnohodnotný vstup do systému a úpravu dat, ale pouze

o možnost nahlížet na (vybraná) data v systému dle vzájemné domluvy; zadavatel určí oblast dat (vymezí rozsah formou „uživatelských práv“), na která osoba s těmito právy bude mít možnost nahlížet. Dotaz č. 9

Na jaké existující systémy by se CRM mělo napojovat? (ERP, účetní systémy, databáze dlužníků,…) Odpověď č. 9

CRM se v současnosti nebude napojovat na žádný externí systém. Dotaz č. 10

Jakým způsobem je řešen marketing? měl by být aktivně využíván v CRM? Odpověď č. 10

V oblasti marketingu systém musí umožňovat min. vedení databáze zákazníků, analýzu zákazníků, jejich hodnocení, tvorbu akčních informací, průvodních e-mailů k nabídkám, dotazníků spokojenosti. Dotaz č. 11

Vzhledem k tomu, že smí být uvedena pouze jedna varianta nabídky, je možné nám sdělit alespoň rámcový rozpočet firmy určený pro implementaci tak, abychom věděli, co vše do nabídky zahrnout? Odpověď č. 11

Nabídka musí být zpracována tak, aby odpovídala zadávacím podmínkám; zadavatel se rozhodl předpokládanou hodnotu zakázky neuvádět, aby mohla proběhnout volná soutěž mezi dodavateli. Dotaz č. 12

Do jaké míry má být řešeno v CRM účetnictví/tvorba a evidence faktur? Má se jednat o manuální evidenci plateb, nebo napojení na data v ERP/účetnictví? Odpověď č. 12

Uživatel/účetní ručně do systému k faktuře vloží údaj o tom, že platba byla provedena (částka, datum). Systém automaticky sleduje neuhrazené faktury a upozorňuje na faktury po splatnosti. Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Dotaz č. 13

V případě docházky se má jednat pouze o evidenci, kterou si vedou uživatelé sami, nebo by se mělo jednat o napojení na nějaký systém (typicky “píchačky”, čipové karty,…) Odpověď č. 13

Jedná se pouze o evidenci, kterou si uživatelé vedou sami. Dotaz č. 14

V případě knihy cest se má jednat pouze o evidenci na jednotlivé projekty, nebo se v CRM má evidovat kompletně a má se přímo z crm tvořit poklad pro fakturaci? Odpověď č. 14

Jedná se o evidenci všech cest vč. jejich schvalování – s možností provázání ke konkrétnímu projektu, kde vstupuje do evidence skutečných nákladů; bez tvorby podkladu pro fakturaci. Dotaz č. 15

Přehledy = reporting? Budete mít v případě reportingu zájem ještě o další přehledy? (prodejní aktivity, marketing, výnosy,…)

Odpověď č. 15

Ano, viz zadávací podmínky a odpovědi na dotazy (např. výnosy na projektu a jejich přehled pro všechny projekty, marketing: viz výše – tj. např. vyhodnocení dotazníků spokojenosti). Dotaz č. 16

V případě oprávnění náhledu se bavíme o jakém počtu uživatelů s jak četným ad hoc nahlížením? (prosíme alespoň rámcovou představu 1x denně, 1x týdně, 1x měsíčně,…) Je nutné, aby každý takový uživatel měl individuální licenci? Jaká konkrétní data mají tito uživatelé vidět? Odpověď č. 16

Postačí 1 přístupová sada, tj. 1 jméno a 1 heslo, k nahlížení na data dle potřeby (jedná se o umožnění náhledu na data zřizovateli zadavatele, Kraji Vysočina); nejedná se o licenci pro plnohodnotný vstup do systému a úpravu dat, ale pouze

o možnost nahlížet na (vybraná) data v systému dle vzájemné domluvy; zadavatel určí oblast dat (vymezí rozsah formou „uživatelských práv“), na která osoba s těmito právy bude mít možnost nahlížet.

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Dotaz č. 17

Dovolte mi Vás požádat o poskytnutí zadávací dokumentace ve formátu, který umožňuje kopírování textu. U stávajících pdf to nejde.

Odpověď č. 17

Zadavatel přílohou pro informaci poskytuje výzvu vč. přílohy ve formátu MS Word. V Jihlavě dne 21. 7. 2016 Digitálně

Mgr. Marta podepsal Mgr. Valešová, Valešová, Marta MBA Datum: 2016.07.21 MBA 13:31:19 +02'00' Mgr. Marta Valešová, MBA ředitelka

Přílohy: výzva k podání nabídky vč. přílohy č. 1 ve formátu MS Word (informativní)

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]