DIV uit de DOP Jos Poels Digitaal Ontvangst Portaal - Casus Gemeente Helmond
DIGITAAL ONTVANGST PORTAAL Casus Gemeente Helmond
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
2
Introductie Jos Poels
Programmamanager Operatie Zonder Omwegen - Zaakgericht werken - Digitale bestuurlijke besluitvorming - College en Raad digitaal (pilot) - Digitale postkamer (DOP) - Digitaal vergaderen - Berichtenbox (o.a. OLO) - Div. koppelvlakken Zaak- en Taaksysteem
Partner
Kennis van: - architect Digitale voorzieningen - digitaal, zaakgericht en objectgericht werken - e-overheid - samenwerken 2.0 - proces en informatie management - LEAN - basisregistraties en distributie - geo
Agenda Introductie
Waarom een Helmonds Digitaal Ontvangst Portaal? Onze inspiratie, dé businesscase Wat is ons Digitaal Ontvangst Portaal?
Hoe bouw je een Digitaal Ontvangst Portaal? Quick Scan Functioneel, weten wat je wil Technisch, basis op orde Inzoomen op koppeling Stuf-zaken
Groeipad
Kwaliteitsketen vs Intelligent Scannen Doorpakken analoge en andere stromen
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
4
Waarom een Helmonds Digitaal Ontvangst Portaal? Uitgangspunten: Steeds meer berichten digitaal Digitaal werken neemt een vlucht in de gemeente (OZO) Registratietijd terugdringen Ook zij moeten bezuinigen Analoge post blijft ook nog even Ons vraagstuk:
MEER BERICHTEN DIGITAAL VERWERKEN ZONDER MEER CAPACITEIT IN TE ZETTEN KAN DAT? OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
5
Onze inspiratie, een businesscase
Vooraf Registraties/dag
Begroot
Werkelijk
124
124
165
Registratie tijd/poststuk
17 min.
8 min.
6 min.
Medewerkers Registratie
4,4 fte
2,1 fte
2,1 fte
Foutmarge
>10%
10%
<0,5%
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
6
Wat is het Digitaal Ontvangst Portaal (DOP)?
Mail
BASIS
Balie ZAAK
Post KOFAX
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
7
Hoe bouw je een Digitaal Ontvangst Portaal?
Project OZO: DIV in de DOP
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
8
Onze aanpak
Een olifant eet je in stukjes
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
9
Quick-scan: Analyse poststromen Documenten
10% 15% 3%
8% 4%
29%
Algemeen Belastingen Zorgpoort Werk en inkomen Stadswinkel Facturen E-mail Afdeling
Algemeen
31%
Belastingen
Documenten
15.000 8.000
Zorgpoort
56.000
Werk en inkomen
60.000
Stadswinkel Facturen
5.000 30.000
24-6-2015 E-mail OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels 19.000
10
Aanpak Algemene Poststroom Documenten
10% 15% 3% 31%
8% 4%
29%
Algemeen Belastingen Zorgpoort Werk en inkomen Stadswinkel Facturen E-mail
Aanpak • Keuze kleine poststroom • Leerproces DIV-medewerkers • Ontwikkeltraject
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
11
Functioneel: OSIPA-proof
DIGITAAL ONTVANGST PORTAAL
ZAAKSYSTEEM AFHANDELEN
NIEUWE ZAAK
Registreren zaak & koppelen document
BESTAANDE ZAAK
Koppelen document
KANAALDIVSCAN BEHANDELAAR INTAKE
GEVRAAGDE DIENST OF PRODUCT
ARCHIVEREN
BEWAREN VERNIETIGEN
PROCES DIV ARCHIEF
Functioneel: OSIPA-proof
DIGITAAL ONTVANGST PORTAAL
ZAAKSYSTEEM AFHANDELEN
NIEUWE ZAAK
Registreren zaak & koppelen document
BESTAANDE ZAAK
GEVRAAGDE DIENST OF PRODUCT
ARCHIVEREN
OSIPA • Bericht wordt registratiestuk, alle metadata compleet Koppelen • Registratiestukdocument kan leiden tot nieuwe zaak BEWAREN VERNIE• Kwaliteitsborging aan het begin van het proces TIGEN • Behandelaar is aan zet • Archiveren begint aan het begin van het proces
KANAAL
SCAN
INTAKE
PROCES ARCHIEF
Basis op orde / ons vertrekpunt
Kofax
Scan/Import
PDF Creatie
Verseon
Registratie
Release
Basisregistraties Kofax scansoftware Verseon (versie 2.1) Basisregistratie (GBA) via Key2DD
Key2DD OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
14
Basis op orde / mijlpaal
Kofax
Scan/Import Validatie PDF Creatie Herkenning
Kofax scansoftware Verseon (versie 2.1) Basisregistraties (GBA/KvK) via Key2DD Basisregistraties via ETL Zaakinformatie / Verseon Service Bus
Verseon
Release
Basisregistraties
Key2DD OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
15
Groeipad / ons eindpunt
KofaxVerseon
Scan/Import Mail connector
Validatie PDF Creatie Herkenning
Kofax scansoftware Verseon (versie 2.2) Zaakinformatie / Verseon Service Bus Basisregistraties via Stuf Mailconnector
[email protected]
Release
Basisregistraties
Key2DD OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
16
Koppeling Stuf-zaken
KOFAX FUNCTIONALITEIT
Document Scan/Import Herkenning voorbereiding
Validatie
PDF Creatie
Export
Verseon OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
17
Koppeling Stuf-zaken
KOFAX FUNCTIONALITEIT
Document Scan/Import Herkenning voorbereiding Nieuwe Zaak
• • • • •
NAW ZAAKTYPE DOCUMENTSOORT VERTROUWELIJKHEID ENZ.
Validatie
PDF Creatie
Export
Zaaknummer Aanvullende Documenten
Verseon OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
18
Groeipad: kwaliteitsketen met Intelligent Scannen BASIS- EN KERN REGISTRATIES Registreren
Behandelen
Afhandelen
KOFAX
ZAAK SYSTEEM
Archiveren
SJABLOONGENERATOR
Documenten
Groeipad: kwaliteitsketen met Intelligent Scannen BASIS- EN KERN REGISTRATIES Registreren
Behandelen
Afhandelen
KOFAX
ZAAK Kanaalintegratie: één ontvangstportaal SYSTEEM Archiveren • Alle berichten via DOP • Automatisch herkennen zaakgegevens Documenten SJABLOONGENERATOR • Automatisch herkennen documentgegevens • Automatisch classificatie en procesinitiatie • Achterkant aangesloten op de voorkant
Groeipad: doorpakken analoge poststromen Documenten
10% 15% 3%
8% 4%
29%
Algemeen Belastingen Zorgpoort Werk en inkomen Stadswinkel Facturen E-mail Afdeling
Algemeen
31%
Belastingen
Documenten
15.000 8.000
Zorgpoort
56.000
Werk en inkomen
60.000
Stadswinkel Facturen
5.000 30.000
24-6-2015 E-mail OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels 19.000
21
Groeipad: doorpakken andere stromen KOFAX
Besparingen realiseren Efficiency verbeteren Kwaliteit verbeteren Processen vernieuwen Input beheersing/control
OZO - Digitaal Ontvangst Portaal - Jos Poels
24-6-2015
22
EMAIL MOBIEL VRAGEN?
:
[email protected] : 06 50 60 88 86
www.quarant.nl
