Stroomschema voor opruimdagen FGw Dit schema ondersteunt bij het opruimen en selecteren van te bewaren materiaal op werkkamers. Pagina 1: Onderwijsmateriaal Pagina 2: Onderzoeksmateriaal Pagina 3: Overig papier (met uitzondering van boeken, tijdschriften(artikelen), readers of andere vormen van literatuur) Pagina 4: Boeken Pagina 5: Artikelen Plaats op iedere verhuisdoos een sticker met uw naam en informatie over de inhoud; indien van toepassing naam van de docent/onderzoeker en naam van vak/ onderzoek. Betekenis van de kleuren van de stickers op de verhuisdozen: GEEL: voor onderzoeks- en onderwijsmateriaal dat (voorlopig) bewaard moet blijven. Gebruik hiervoor een beschrijvingsformulier (onderwijs of onderzoek). ROOD: voor onderzoeksmateriaal dat vernietigd mag worden met toestemming van de onderzoeker. Een medewerker van DIV loopt dit materiaal nog na. GROEN: voor boeken die mogelijk interessant zijn voor collega’s of studenten. WIT: voor boeken die mee naar huis worden genomen voor persoonlijk gebruik.
V1 A: Geeft/gaf u colleges?
Ja
V1 B: Zijn er tentamens, papers of essays van studenten aanwezig?
V1 C: Zijn er bachelor- of masterscripties aanwezig?
Nee
Ja Nee
Ja
Zijn de tentamens, papers of essays geschreven voor het kalenderjaar 2014?
Bachelorscripties van voor 2009 hoeven niet bewaard te worden. Zijn de masterscripties geschreven voor 2009?
Ja
Nee
Ja
V1 D: Zijn er getekende papieren cijferlijsten van tentamens aanwezig?
Ga door naar vraag 2
Nee
Plaats ze in de papiercontainers. (Ga door naar V1 C)
Plaats ze in de verhuisdozen met een GELE STICKER met uw naam en de vaknaam. Vul het beschrijvingsformulier in en plaats dat in de verhuisdoos. (Ga door naar V1 C)
Nee Raadpleeg de ondersteuners van DIV en de bibliotheek tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected]). (Ga door naar V1 D)
Plaats ze in de verhuisdozen met een GELE
STICKER. Schrijf uw naam en de vaknaam op de sticker. (Ga door naar V1 F)
Vraag 1: Is er onderwijsmateriaal aanwezig?
Bewaar ze op uw werkplek of maak een digitale kopie en plaats de papieren versie in de verhuisdozen met een GELE
Plaats ze in de verhuisdozen met een GELE
Dateren ze van voor 2009?
STICKER. Schrijf uw naam en de betreffende master op de sticker. (Ga door naar V1 D)
Nee
Gebruikt u ze nog voor het maken van nieuwe tenamens?
Ja
Ja
Nee
Ja
Plaats ze in de verhuisdozen met een GELE
Plaats ze in de papiercontainers. (Ga door naar vraag V1 E)
Ja
STICKER. Schrijf uw naam en de vaknaam op de sticker. (Ga door naar V1 E)
V1 E: Heeft u tentamen/ antwoordmodellen die niet digitaal beschikbaar zijn?
Nee
STICKER. Schrijf uw naam en de vaknaam op de sticker. (Ga door naar V1 F)
Ja
Neem contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected].
V1 F: Heeft u nog ander soort papierwerk gerelateerd aan onderwijs met uitzondering van boeken, artikelen en readers?
Nee
Ga door naar vraag 2
Nee
V2 A: Bent/was u betrokken bij onderzoeksprojecten, -groepen, programma’s, etc?
Ja
V2 B: Zijn uw primaire data verzameld op papier (vragenlijsten, notities van veldonderzoek, etc.)?
Nee
V2 C: Heeft u kopieën van artikelen, conferentiepapers of andere secundaire data die behoren tot afgeronde onderzoeksprojecten?
Ja
Ja
Nee
Ja
Ja
Nee Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een
GELE STICKER. Schrijf uw naam op de sticker en vul het beschrijvingsformulier in en plaats dat in de verhuisdoos. (Ga door naar V2 C)
Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een RODE STICKER. Schrijf uw naam op de sticker en vul het beschrijvingsformulier in en plaats dat in de verhuisdoos. (Ga door naar V2 C)
Vraag 2: Is er onderzoeksmateriaal aanwezig?
V2 D: Heeft u kopieën van artikelen, conferentiepapers of andere secundaire data die tot huidige onderzoeksprojecten behoren?
Plaats ze in een verhuisdoos met een
Zijn de data gebruikt in een publicatie die gepubliceerd is voor 2006?
RODE STICKER. Schrijf uw naam op de sticker en vul het beschrijvingsformulier in en plaats dat in de verhuisdoos. (Ga door naar V2 D)
Ga door naar vraag 3 Wenst u de data te behouden/opslaan voor toekomstige onderzoek/ academische doeleinden?
Nee
Nee
Zijn de data verwerkt (bijv. Excel/SPSS, etc)?
Ja
Ja
Nee Is dit materiaal ook digitaal beschikbaar (bijv. Jstore)?
Ja
V2 E: Heeft u papieren documenten die gerelateerd zijn aan (project)administratie?
Nee Plaats de data in de verhuisdozen met een
GELE STICKER Nee
Behoud de data op uw werkplek of neem contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected]. (Ga door naar V2 C)
Schrijf uw naam op de sticker en vul het beschrijvingsformulier voor onderzoek in en plaats dat in de verhuisdoos. (Ga door naar V2 C)
Ja
Neem contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected].
Geen papieren versie meer nodig? Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een RODE STICKER. Schrijf uw naam op de sticker en vul het beschrijvingsformulier in en plaats dat in de verhuisdoos. (Ga door naar V2 E)
Ja
Behoud ze op uw werkplek en neem contact op met de bibliotheek om te informeren naar de mogelijkheden voor digitale beschikbaarheid. (Ga door naar V2 E)
V2 F: Heeft u nog andere papieren documenten die aan onderzoek gerelateerd zijn, met uitzondering van boeken en tijdschriften?
Nee
Nee
Is het persoonlijke administratie (bijv. treinkaartjes, declaraties, etc.)?
Nee Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een GELE
Ga door naar vraag 3
Nee
STICKER met uw naam en informatie over de inhoud erop. (Ga door naar V2 F)
Zijn het kopieën?
Ja
Ja
Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een RODE STICKER. Schrijf uw naam en informatie over de inhoud op de sticker. (Ga door naar V2 F)
Plaats het materiaal in de papiercontainers of neem het mee naar huis. (Ga door V2 F)
V3 A: Heeft u nog ander papieren materiaal, met uitzondering van boeken, tijdschriften, artikelen, readers of andere vormen van literatuur?
Ja
V3 B: Zijn het documenten van formele vergaderingen (examencommissie, opleidingscommissie, etc.)?
Nee
V3 C: Is het administratie (bijv. declaraties)?
Nee
Ga door naar vraag 4
Nee
Is het een kopie of print van een digitale versie (bijv. print van email)?
Heeft u de documenten nog nodig?
Ja
Ja
Ja
Plaats ze in de papiercontainers. (Ga door naar V3 C)
Ja
Nee
Plaats ze in de papiercontainers. (Ga door naar V3 E)
Plaats ze in de papiercontainers. (Ga door naar V3 D)
Zijn de documenten gerelateerd aan financiële zaken?
Is er een digitale kopie (op de pschijf, internet/ intranet, etc.)?
Nee Beoordeel kritisch of u een papieren exemplaar nodig heeft. Geen papieren versie meer nodig? Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een
GELE STICKER met uw naam en informatie over de inhoud erop. (Ga door naar V3 C)
Vraag 3: Overig papier (met uitzondering van boeken, tijdschriften, artikelen, readers of andere vormen van literatuur)?
Ja
Zijn het originele documenten?
Ja Plaats het materiaal in de verhuisdozen met een GELE STICKER met uw naam en informatie over de inhoud erop. (Ga door naar V3 C)
V3 D: Heeft u papierwerk gerelateerd aan de afdeling (richtlijnen, brochures, etc.)?
Ja
Ja
Nee
Nee
Dateren de documenten van voor 2006?
Ja
Nee Plaats ze in de verhuisdozen met een RODE
STICKER met uw naam en informatie over de inhoud erop. (Ga door naar V3 C)
Heeft u de documenten nog nodig?
Nee
Plaats ze in de verhuisdozen met een
GELE STICKER met uw naam en informatie over de inhoud erop. (Ga door naar V3 D)
Zijn ze gerelateerd aan een project (bijv. onderzoeksproject)?
Nee
Voor persoonlijke administratie: beoordeel kritisch of u een papieren exemplaar nodig heeft. Heeft u het document nog nodig?
Nee
Beoordeel kritisch of u een papieren exemplaar nodig heeft op uw werkplek en informeer bij de afdeling over digitale beschikbaarheid. Geen papieren versie meer nodig? Plaats het materiaal in de papiercontainer. (Ga door naar V3 E)
Nee Plaats ze in de papiercontainer. (Ga door naar V3 D)
Ja Ja
Behoud ze op uw werkplek. (Ga door naar V3 D)
Ja
V3 E: Heeft u nog ander papieren materiaal, met uitzondering van boeken, tijdschriften, artikelen, etc?
Ja Nee Behoud ze op uw werkplek. (Ga door naar V3 D) Neem contact op met de ondersteuners van DIV tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected].
Ga door naar vraag 4
Nee
Ja
V4 A: Heeft u boeken op uw werkplek?
V4 B: Heeft u de boeken nodig voor uw huidige werkzaamheden?
Ja
V4 C: Heeft u de boeken regelmatig nodig?
Ja Nee Nee V4 B1: Gaat uw afdeling een gezamenlijke bibliotheek opzetten?
Ja
Ga door naar vraag 5
Ja Wanneer u het boek momenteel niet nodig heeft, graag de volgende opties overwegen: 1: meenemen naar huis 2: als ze van waarde kunnen zijn voor collega’s of studenten, plaats het materiaal in een verhuisdoos met een
GROENE STICKER en neem contact op met het secretariaat of de ondersteuners van DIV. (Ga door naar V5)
Vraag 4: Zijn er boeken aanwezig?
Nee
Is het boek beschikbaar voor die gezamenlijke bibliotheek?
Nee
Nee
Kunnen deze boeken een relevante bijdrage leveren (=ondersteuning aan onderzoek en onderwijs) aan de bibliotheek?
Ja Neem contact op met de ondersteuners van DIV en de bibliotheek tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected]. (Ga door naar V5)
Graag overwegen om het boek mee naar huis te nemen (plaats de boeken in dat geval in een doos met een WITTE STICKER) of informeren naar digitale beschikbaarheid bij de universiteitsbibliotheek via
[email protected]. (Ga door naar V5)
Nee
Behoud de boeken op uw werkplek. (Ga door naar V5)
V5 A: Heeft u artikelen op uw werkplek?
Ja
V5 B: Heeft u de artikelen nodig voor uw huidige werkzaamheden?
Nee
Nee Heeft u nog vragen?
Nee
Ja
Neem contact op met de ondersteuners van DIV en de bibliotheek tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected].
Ja
Nee
Beoordeel kritisch of u het artikel nog nodig heeft. U kunt de artikelen mee naar huis nemen. Papieren versie niet meer nodig? Plaats het materiaal in de papiercontainer.
Zijn de artikelen digitaal beschikbaar?
Zijn de artikelen digitaal beschikbaar?
Ja
Overweeg het behouden/opslaan van een digitale versie en/of neem de papieren versie mee naar huis. Papieren versie niet meer nodig? Plaats het materiaal in de papiercontainer.
Nee
Ja
Beoordeel kritisch of u een papieren versie nodig heeft. Papieren versie niet meer nodig? Plaats het materiaal in de papiercontainer.
Bewaar het materiaal. Neem contact op met de ondersteuners van DIV en de bibliotheek tijdens de ‘Opruimdag’ of mail naar
[email protected].
Plaats de verhuisdozen in uw kamer, deze worden z.s.m. opgehaald.
Vraag 5: Zijn er artikelen aanwezig?
Bedankt voor uw tijd.
