Dit rapport is geschreven als eindscriptie van de Dataland opleiding ‘Geoinformatiemanagement voor lokale overheden’ 27 maart - 29 mei 2013, Amersfoort.
Titel rapport
: Waarom moeilijk doen, als het samen kan?
Onderwerp
: Beheer van geo-gegevens binnen WRIJ
Versie
: 1.2
Status
: Concept
Datum
: 24 mei 2013
Projectnummer
: 60240530
Opgesteld door
: J.A.E.B. Janssen
Pagina 2 van 29
SAMENVATTING
In augustus 2012 is binnen Waterschap Rijn en IJssel een onderzoek gestart naar aanleiding van interne klachten over de kwaliteit van geo-gegevens. Uit dat onderzoek, uitgevoerd door HaskoningDHV, kwam naar voren dat het zoeken, controleren en inwinnen van gegevens veel tijd en geld kost, waardoor verschillende processen niet efficiënt verlopen en intern frustratie en ergernis ontstaat. Om hier verbetering in aan te brengen wordt geadviseerd het geo-gegevensbeheer als proces te benaderen en de bijbehorende rollen goed in te bedden. Het directieteam zet echter nog vraagtekens over de sturing van het proces; reden om dieper op dit vraagstuk in te gaan. De centrale vraag is hoe het proces geo-gegevensbeheer in onze organisatie geborgd kan worden binnen de randvoorwaarden van integraal management. Integraal management betekent dat ‘… een afdeling of bedrijfsonderdeel volledig verantwoordelijk en bevoegd is op zijn eigen taakgebied, doelstellingen, werkproces, medewerkers en middelen. Daarnaast is een afdeling of bedrijfsonderdeel verantwoordelijk voor de interfaces met andere afdelingen of bedrijfsonderdelen, terwijl de interfaces door het centrale bestuur worden bepaald en beheerd’. Binnen WRIJ resulteert het integraal management in een taakgerichte benadering van het geo-gegevensbeheer. In het licht van de strategische ambities van het waterschap volstaat een taakgerichte benadering niet langer. In plaats daarvan is een procesgerichte benadering gewenst. Dat betekent in dit geval dat meer inzet nodig is op het bepalen en beheer van de interfaces. Wat hebben de verschillende units van elkaar nodig, om samen een goede kwaliteit gegevens te leveren? De ‘ gegevenscylcus’ zoals waterschap Scheldestromen die hanteert biedt houvast. De interface wordt gevormd door de afstemming tussen enerzijds de primaire processen waarin de gegevens gebruikt worden, en anderzijds de gegevenseigenaren. Die afstemming is van cruciaal belang en vindt plaats in de eerste drie stappen van de gegevenscyclus; behoeftebepaling in de processen, analyse van die behoefte in het licht van het mogelijke aanbod, en besluitvorming: welke gegevens moeten met welke kwaliteit geleverd worden? De gegevenseigenaar is vervolgens degene die verantwoordelijk is voor inwinnen, vastleggen en bewerken van de gegevens. De gebruiker gebruikt de gegevens, en de gegevenseigenaar zorgt via goed ingeregelde procedures voor adequaat beheer. Voor de besluitvorming (de derde stap van de gegevenscyclus) is een helder, en door DT vastgesteld, afwegingskader nodig, waarin op metaniveau vastgelegd wordt ‘wanneer een gegevensverzameling onderdeel wordt van de kernregistratie’. Een nog aan te stellen strategisch / tactisch gegevensbeheerder neemt dan met de gebruikers- en beheergroep een besluit over de geleverde gegevens en de kwaliteit ervan. De werkwijze wordt vastgelegd in de procedure ‘vaststellen datakwaliteit’. Door de afstemming tussen aanbod en gebruikers op deze manier te regelen en aan de achterzijde het beheer goed in te vullen met de gebruikers, wordt de procesgerichte benadering in de praktijk vorm gegeven.
Pagina 3 van 29
INHOUD 1.
Inleiding .......................................................................................................................................................... 5 1.1 Aanleiding ..................................................................................................................................................... 5 1.2 Probleemstelling ........................................................................................................................................... 6 1.3 Methode ....................................................................................................................................................... 6 1.4 Leeswijzer ..................................................................................................................................................... 6
2.
Organisatie Waterschap Rijn en IJssel ............................................................................................................ 7 2.1 Organogram .................................................................................................................................................. 7 2.2 Sturingsfilosofie ............................................................................................................................................ 8 2.3 Focus ............................................................................................................................................................. 8 2.4 Conclusie ....................................................................................................................................................... 9
3.
Het proces geo-gegevensbeheer .................................................................................................................. 11 3.1 De gegevenscyclus ...................................................................................................................................... 11 3.2 Rollen in het proces .................................................................................................................................... 12 3.3 Conclusie ..................................................................................................................................................... 14
4.
Vormgeving van de interface ....................................................................................................................... 15 4.1 Uitwerking van het beheer van de ‘interface’ ............................................................................................ 16 4.2 Checklist beoordeling gegevenseisen ......................................................................................................... 17 4.3 Conclusie ..................................................................................................................................................... 18
5.
Conclusies en aanbevelingen ....................................................................................................................... 19 5.1 Conclusies ................................................................................................................................................... 19 5.2 Aanbevelingen ............................................................................................................................................ 19
Literatuur en bronnen ........................................................................................................................................... 20 BIJLAGE 1: SAMENVATTING STUDIE HASKONINGDHV .......................................................................................... 21 BIJLAGE 2: KENMERKEN VAN GEO-BEHEER IN VERSCHILLENDE DIMENSIES ........................................................ 23 BIJLAGE 3: BESCHRIJVING VAN ROLLEN IN HET BEHEER VAN GEGEVENS EN APPLICATIES .................................. 25 BIJLAGE 4: ROLLEN IN HET GEGEVENSBEHEERTEAM VOLGENS HASKONINGDHV ................................................ 27 BIJLAGE 5: PROCEDURE VASTSTELLEN DATAKWALITEIT (CONCEPT) .................................................................... 28
Pagina 4 van 29
1. INLEIDING
In augustus 2012 is binnen Waterschap Rijn en IJssel een onderzoek gestart naar aanleiding van interne klachten over de kwaliteit van geo-gegevens. Uit dat onderzoek, uitgevoerd door HaskoningDHV [1], kwamen de volgende kwalitatieve knelpunten naar voren: Onnodig lange doorlooptijden van werkprocessen omdat zoeken/vinden/controleren van gegevens veel inspanning en dus tijd kost; Extra kosten wanneer op een zeker moment blijkt dat er een tijd met verkeerde gegevens is gewerkt, waardoor een deel van het werk opnieuw moet gebeuren; Suboptimale resultaten van werkprocessen, omdat er te weinig gegevens beschikbaar zijn, of omdat er veel onduidelijkheid is over actualiteit van beschikbare gegevens; Inbouwen van (kostenverhogende) ‘veiligheidsmarges’ in resultaten van werkprocessen, omdat er te weinig gegevens beschikbaar zijn, of omdat er teveel onduidelijkheid is over actualiteit van beschikbare gegevens; Imagoschade, wanneer bovenstaande negatieve effecten voor ‘de buitenwereld’ zichtbaar worden, onder andere in de communicatie met gebieds- en ketenpartners. Als achterliggende oorzaak komt naar voren dat er geen expliciet ‘ beheerconcept’ is, dat op alle gegevensverzamelingen kan worden toegepast, en dat niet alle rollen in het gegevensbeheer overal goed belegd zijn. De problemen zijn dus eerder organisatorisch dan technisch van aard. In het onderzoek, dat in april 2013 is afgerond en in juli aan het Directieteam (DT) wordt voorgelegd, wordt geadviseerd om met ‘geo-gegevensbeheer-teams’ een proces ‘ gegevensbeheer’ te gaan doorlopen, zodat vraag en aanbod van gegevens op een goede manier worden afgewogen. Het gegevensbeheerteam zal daarna invulling geven aan de gevraagde kwaliteit. In Bijlage 1 is het onderzoek van HaskoningDHV samengevat.
1.1 AANLEIDING Naar aanleiding van de studie van HaskoningDHV leven binnen het DT nog vragen over de aansturing van het proces geo-gegevensbeheer. Volgens het voorstel van HaskoningDHV beslist een stuurgroep, bestaande uit gegevenseigenaren (managers van een aantal units), aan welke eisen een gegevensverzameling moet voldoen. Als er geen besluit genomen kan worden, wordt opgeschaald naar het DT. Het DT vraagt zich af of de stuurgroep het integrale belang van goed gegevensbeheer afdoende kan borgen. Doordat de managers (gegevenseigenaren) allemaal verantwoordelijk zijn voor hun eigen unit, conform de gedachte van integraal management, is hun belangenafweging altijd een bredere dan sec op het vlak van gegevensbeheer. De managers zetten beschikbare middelen en capaciteit in voor zowel de primaire processen van hun unit, als voor de ondersteunende processen (waar geo-gegevensbeheer er een van is). Dit betekent ook dat een integraal manager in de eerste plaats de kosten en baten van het geo-gegevensbeheer voor zijn eigen unit zal meewegen. De vraag is dus of een samenwerking van integraal managers voldoende is om tot de organisatie-brede afweging van belangen te komen die nodig is in het geo-gegevensbeheer.
Pagina 5 van 29
1.2 PROBLEEMSTELLING De centrale vraag in dit rapport is hoe het proces geo-gegevensbeheer geborgd kan worden in de organisatie van WRIJ, binnen de randvoorwaarden van integraal management. In het proces gaat het er om dat er een organisatie brede afweging gemaakt wordt tussen de belangen van alle gebruikers en leveranciers. Deze vraag roept de volgende deelvragen op: Hoe is Waterschap Rijn en IJssel georganiseerd? Hoe ziet het proces geo-gegevensbeheer er uit? Hoe kan het proces worden ingepast worden in de organisatie van het waterschap?
1.3 METHODE Voor deze rapportage is gebruik gemaakt van interviews, literatuur en interne documenten. De beschrijving van de organisatie en de inbedding van het gegevensbeheer heb ik gemaakt op basis van een aantal interne visie-stukken [2,3,4], aangevuld met een interview met de directeur planvorming / middelen [5] en een beperkte hoeveelheid internetbronnen [6,7]. De vergelijking van de huidige en gewenste situatie vindt plaats op basis van een typologie uit ‘ geo in GEMMA’ [8]. Voor het proces ‘vaststelling datakwaliteit’ ben ik uitgegaan van de aanbevelingen van HaskoningDHV [1], en heb ik daarnaast gebruik gemaakt van interviews met een tweetal andere waterschappen: Waterschap Scheldestromen [9], dat landelijk geldt als een van de best georganiseerde waterschappen als het gaat om gegevensbeheer, en Waterschap Velt en Vecht [10], dat twee jaar geleden een onderzoek heeft laten doen vergelijkbaar met het onze, en zodoende nu enige ervaring heeft met de implementatie van het gegevensbeheerconcept. Dezelfde methode en bronnen heb ik gebruikt voor de verdere uitwerking van de rollen.
1.4 LEESWIJZER De opzet van deze scriptie is gebaseerd op de geformuleerde deelvragen. In hoofdstuk 2 wordt de organisatie beschreven. Er wordt aandacht besteed aan de organisatievorm, sturingsfilosofie en focus van de organisatie. In hoofdstuk 3 wordt het proces ‘ geo-gegevensbeheer’ uitgewerkt, in termen van processtappen en in termen van rollen. Een deel daarvan wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5, tot slot, worden de conclusies nogmaals genoemd en worden aanbevelingen gedaan om te komen tot verbetering in het proces geo-gegevensbeheer. De aanbevelingen hebben de vorm van door het DT te nemen besluiten / te verlenen opdrachten.
Pagina 6 van 29
2. ORGANISATIE WATERSCHAP RIJN EN IJSSEL Het uitgangspunt waarbinnen het proces geo-gegevensbeheer een plek moet krijgen wordt gevormd door de huidige organisatie van het waterschap. In dit hoofdstuk wordt de organisatie vanuit verschillende invalshoeken belicht. We beschrijven het organogram, de sturingsfilosofie, en de focus van de organisatie. Deze laatste zegt iets over het draagvlak voor veranderingen binnen de organisatie (waar wil de organisatie naar toe?).
2.1 ORGANOGRAM Waterschap Rijn en IJssel kent een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door het college van dijkgraaf en heemraden. De ambtelijke organisatie wordt geleid door de secretaris-directeur. Daaronder bevindt zich een viertal stafafdelingen. De directeur Planvorming en de directeur Middelen zijn een en dezelfde persoon. Samen met de directeur Uitvoering is er dan sprake van een driekoppige directie (zie Figuur 1).
Figuur 1: Organogram Waterschap Rijn en IJssel
Pagina 7 van 29
2.2 STURINGSFILOSOFIE Het waterschap is georganiseerd conform de beginselen van ‘ integraal management’. Dat betekent dat de units in verregaande mate zelf hun werkwijze bepalen. Volgens Wikipedia [7] betekent integraal management dat ‘… een afdeling of bedrijfsonderdeel volledig verantwoordelijk en bevoegd is op zijn eigen taakgebied, doelstellingen, werkproces, medewerkers en middelen. Daarnaast is een afdeling of bedrijfsonderdeel verantwoordelijk voor de interfaces met andere afdelingen of bedrijfsonderdelen, terwijl de interfaces door het centrale bestuur worden bepaald en beheerd’. De directie is zich sterk bewust van de rol die een ieder heeft als het gaat om het beheer van de ‘ interfaces’. Zij stelt dat integraal management inhoudt dat managers en medewerkers gevraagd wordt bij het inrichten, plannen en uitvoeren van hun werkzaamheden rekening te houden met de impact die dat op andere plekken in de organisatie heeft [5]. In de besluiten die het DT neemt wordt dan ook nadrukkelijk aandacht besteed aan de integraliteit van de voorstellen, waarbij integraliteit geïnterpreteerd dient te worden als ‘ met oog voor de belangen van anderen’.
2.3 FOCUS De focus van de organisatie zegt iets over het draagvlak dat er is voor bepaalde veranderingen en ontwikkelingen. Als een ontwikkeling inhaakt op de focus van de organisatie, zal er meer draagvlak zijn, dan wanneer dat niet het geval is. Zodoende is aan de hand van strategische documenten [2, 3, 4] de focus van de organisatie bepaald. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde vier fasen model van Hardjono [6]. Hardjono maakt onderscheid tussen een externe versus een interne focus, en een focus op beheersing versus een focus op verandering. Jellema [11] voegt daar de betekenis van de vier kwadranten aan toe; dienstverlening, efficiëntie, flexibiliteit (‘lean’) en innovatie. Sinds 2008 [2] heeft op directieniveau een verschuiving plaatsgevonden van een meer intern gerichte focus naar een meer extern gerichte focus (Figuur 2), en van een nadruk op ‘beheren’ naar een nadruk op ‘veranderen’ [5]. In het (niet vastgestelde) Ontwikkelperspectief 2011 [3] en de Watervisie 2030 [4] getuigen van een focus op de externe omgeving en de veranderingen daarin. In de Watervisie 2030 wordt met betrekking tot de ‘informatiesamenleving’ het volgende beeld geschetst :‘ …Als waterschap gaan we op meerdere schaalniveaus werken. De informatisering helpt ons hierbij, omdat dit het werken in meerdere netwerken kan ondersteunen en omdat dit het leggen van contacten met diverse doelgroepen makkelijker maakt. Het gebruik van sociale media vraagt rondom een calamiteit om een open en eerlijke houding waarin direct publieke Pagina 8 van 29
Figuur 2: WRIJ in het vierfasenmodel
verantwoording wordt afgelegd....’ Men realiseert zich dat er meer openheid gevraagd wordt, en dat het publiek afleggen van verantwoording nodig is. De interactie met bewoners, bedrijven en andere partijen wordt gezocht. ‘ Op de werkvloer’ echter zijn nog niet alle processen voldoende ingeregeld om die interactie aan te gaan. Om dicht bij huis te blijven: in het gegevensbeheer is de kwaliteit van sommige gegevens onvoldoende in een proces geborgd om een externe gebruiker een constante kwaliteit te kunnen garanderen [1]. Onder medewerkers klinkt dan ook een roep om regie op de inrichting van het gegevensbeheer en om een betere invulling van de bestaande situatie. De focus van de organisatie is dus tweeledig; onder medewerkers ligt meer nadruk op ‘intern’ en ‘ beheren’, terwijl de directie vooral kijkt naar ‘ extern’ en ‘veranderen’. Voor het draagvlak voor de door te voeren veranderingen in het gegevensbeheer betekent dit dat er een voelbaar spanningsveld is: op de werkvloer is er vooral draagvlak voor acties met een interne focus (rollen beleggen, samenhang aanbrengen, gegevens actueel, betrouwbaar en compleet zien te krijgen), terwijl ondertussen ook gezocht moet worden naar de meerwaarde van goed gegevensbeheer in de relatie met externen en mogelijke veranderingen die daarvoor nodig zijn. Dit wordt ook duidelijk als we de focus van de organisatie relateren aan het INK-procesmodel. In dit model worden vier dimensies beschreven, met een toenemende reikwijdte van de systeemgrenzen (Figuur 3). Zo kan de organisatie bekeken worden op het niveau van taken, op het niveau van processen, op het niveau van de hele organisatie, en in samenhang met externe partners en partijen. De reikwijdte van de systeemgrenzen (hoe zijn dingen georganiseerd) heeft implicaties op verschillende vlakken. De tabel in bijlage 2 verduidelijkt de implicaties voor geo-beheer. Wat opvalt is dat het geo-gegevensbeheer binnen WRIJ veel kenmerken uit de eerste kolom vertoont. Dat duidt er op dat het geo-gegevensbeheer in de huidige situatie met vooral een ‘taakgerichte bril op’ georganiseerd is. Het in de Watervisie 2030 [4] geschetste perspectief trekt de systeemgrenzen veel breder, en laat kenmerken van een ketengerichte organisatie zien.
2.4 CONCLUSIE
Figuur 3: Schematische weergave van systeemgrenzen in verschillende dimensies, volgens het INK-procesmodel
Het gegevensbeheer binnen waterschap Rijn en IJssel is, conform de sturingsfilosofie van integraal management, vooral binnen de units georganiseerd. Dat heeft geleid tot kenmerken van een taakgerichte benadering, in de termen van het INK-procesmodel. Dit hoeft geen probleem te zijn. Echter, vanwege de strategische focus van de organisatie wordt het dat wel: een ‘blik naar buiten’ betekent dat er de blik op gegevens(-beheer) moet worden verbreed.
Pagina 9 van 29
In de procesbenadering wordt gekeken naar de processen door de units heen. Dat vraagt extra aandacht voor met name het beheer en bepalen van de interfaces tussen units, volgens de definitie van integraal management het domein van het centraal bestuur (in dit geval de directie). Wat hebben de verschillende units van elkaar nodig, om samen een goede kwaliteit gegevens te leveren?
Pagina 10 van 29
3. HET PROCES GEO-GEGEVENSBEHEER
Het ‘proces gegevensbeheer’ is een proces dat zich richt op het voorzien in actuele, betrouwbare en complete gegevens om de primaire processen optimaal te ondersteunen. Het proces heeft een cyclisch karakter; aanbod en vraag worden telkens opnieuw afgestemd, en het type gegevens, de kwaliteit ervan, en het beheerproces worden opnieuw daarmee in lijn daarmee gebracht. Waterschap Scheldestromen brengt het proces helder in beeld als een ‘ gegevenscyclus’. De stappen uit deze cyclus komen in grote lijn overeen met het proces zoals beschreven door HaskoningDHV maar treedt iets meer in detail. De ‘gegevenscyclus’ die gebruikt wordt door waterschap Scheldestromen [9] wordt beschreven in paragraaf 3.1. Om het proces naar behoren te kunnen uitvoeren, moeten verschillende activiteiten worden uitgevoerd. Mensen in de organisatie krijgen de ‘rol’ een verzameling deeltaken uit te voeren. Op basis van interviews en materiaal van verschillende andere waterschappen [9, 10] zijn de rollen in het proces ‘ gegevensbeheer’ in paragraaf 3.2 geformuleerd.
3.1 DE GEGEVENSCYCLUS Het beheren van gegevens vraagt om een continu proces, waarin voortdurend wordt afgestemd met de gebruikers van de gegevens. Figuur 4 laat zien hoe waterschap Scheldestromen het proces beschrijft als een ‘ gegevenscyclus’ [9].
Figuur 4: Gegevenscyclus Waterschap Scheldestromen De eerste stap in de gegevenscyclus is het bepalen van de informatiebehoefte vanuit de processen (waarbij aangetekend dat ‘informatie’ niet hetzelfde is als ‘ gegevens’, dus een vertaalslag kan nodig zijn)(1). Bij deze behoeftebepaling worden ook eisen en richtlijnen vanuit wet- en regelgeving meegenomen. Waterschap Pagina 11 van 29
Scheldestromen heeft voor elke gegevensverzameling een ‘ gebruikersgroep’ van een aantal representatieve gebruikers samengesteld (vraag-kant) die periodiek met de voorzitter van het gegevensbeheerteam (aanbodkant) samenkomt om de wensen en eisen af te stemmen. Het afstemmen met alle gebruikers is een cruciale stap waar het gaat om kerngegevens, die immers per definitie in meer dan een proces gebruikt worden. In de analyse (2) worden de consequenties van het voldoen aan bepaalde wensen en eisen afgestemd en in beeld gebracht. In de besluitvorming (3) wordt vastgelegd welke kwaliteit gegevens geleverd wordt. Dit wordt door de beheergroep (samenspel van vraag en aanbod) bepaald. Bij waterschap Scheldestromen is een intern contract daarvan het product. De grootste gebruiker is tevens gegevenseigenaar, waarmee de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gegevens zo dicht mogelijk bij de eindgebruiker wordt gelegd. Inwinning (4), registratie (5) en verwerking (6) van gegevens vinden bij waterschap Scheldestromen centraal plaats. De gebruikers op verschillende plekken in de organisatie maken vervolgens gebruik van de gegevens voor hun taakondersteuning (7). Het beheer van de gegevens tot slot is van levensbelang om de gegevensverzameling zijn waarde te laten behouden. Als er iets verandert in wet- of regelgeving, of in de wensen of eisen vanuit de processen, begint het proces van voren af aan. Op die manier wordt geborgd dat gegevens altijd de kwaliteit hebben die past bij de vraag vanuit de gebruikers. Om de gegevenscyclus te kunnen implementeren, is steun vanuit het middenmanagement cruciaal [9]. Het middenmanagement moet iedereen in de gelegenheid stellen zijn rol te vervullen, en inzien hoe belangrijk een goede kwaliteit gegevens is voor een goede ondersteuning van de primaire processen. Binnen waterschap Rijn en IJssel zijn met name stap 1 t/m 3 matig tot niet geborgd. Door het ontbreken van structurele afstemming tussen vraag en aanbod is niet altijd scherp in beeld welke processen om welke gegevens vragen. Voor die gegevensverzamelingen waarvoor de afstemming tussen vraag en aanbod wel geborgd is (m.n. tijdsreeksen van de unit Kennis en Advies) is het aantal door HaskoningDHV gesignaleerde knelpunten aanmerkelijk lager.
3.2 ROLLEN IN HET PROCES In de gegevenscyclus vervullen mensen verschillende taken. De unit ICT heeft een overzicht gemaakt van de rollen in het informatie-, applicatie- en gegevensbeheer binnen de waterschap Rijn en IJssel, op basis van beschrijvingen zoals die o.a. bij Waterschap Velt en Vecht worden gebruikt [10]. Bijlage 4 geeft een overzicht van alle benodigde rollen. Tabel 1 op de volgende pagina vat de onderdelen samen die specifiek raakvlakken hebben met de gegevenscyclus – wat overigens niet wil zeggen dat de overige onderdelen van de rollen irrelevant zijn voor de gegevenscyclus. Het betekent wel dat de overige onderdelen indirect relevant (kunnen) zijn. De rollen zijn via de nummers in de laatste kolom gekoppeld aan de gegevenscyclus zoals afgebeeld in Figuur 3 in de vorige paragraaf.
Pagina 12 van 29
Tabel 1: Rollen in het geo-gegevensbeheer
Rol Gegevenseigenaar
Informatiemanager
Strategisch / tactisch gegevensbeheerder
Gebruiker
Functioneel beheerder
Beschrijving De gegevenseigenaar is een persoon op managementniveau. Zorgt voor de beschikbaarheid van middelen. Eindverantwoordelijk voor inhoudelijke kwaliteit en actualiteit van zijn gegevens De informatiemanager is verantwoordelijk voor de organisatie brede afstemming van de informatievoorziening op de business en heeft een sturende en bewakende rol in het kader van de realisatie daarvan. Analyseren van ontwikkelingen in de omgeving (wetgeving, technologie, bedrijfsvoering) en (laten) vertalen van deze ontwikkelingen naar consequenties voor de informatievoorziening Waken over de aansluiting bij landelijke en sectorale architecturen en adviseert de organisatie over de acties die moeten worden ondernomen om de informatievoorziening te beheren en stelselmatig uit te bouwen/te verbeteren De strategisch / tactisch gegevensbeheerder bepaalt welke gegevens, met welke kwaliteit, nodig zijn om in de organisatie brede informatiebehoefte te voorzien. Zorgdragen voor een door het directieteam vastgestelde checklist voor beoordeling van gegevenseisen Zorgdragen voor het initiëren en doorlopen van het proces ‘gegevenscoördinatie’ op het moment dat dat nodig is Laten opstellen van een actueel, integraal overzicht van de eisen die vanuit de verschillende werkprocessen gesteld worden aan een gegevensverzameling via gebruikersgroepen Beheren van het overzicht van gebruikerseisen en –wensen zodat het actueel, correct en toepasbaar is Laten opstellen voor een actueel, integraal beeld van de benodigde middelen (ICT, manuren, geld) die nodig zijn om aan de eisen te voldoen Besluiten en vastleggen welke gegevens met welke kwaliteit geleverd moeten worden, Adviseert de gegevenseigenaar over oude data (houdbaarheid gegevens, historische relevantie) Monitoren van de door geleverde kwaliteit Actief richten op het opsporen en uitbannen van schaduwadministraties Doorlichten van het huidige informatiegebruik en opstellen van een verbeterplan De gebruiker is degene wiens werk ondersteund wordt. Gebruiken van gegevens / applicaties in zijn werkproces Deelnemen aan periodieke gebruikers-overleggen indien nodig Formuleren aan welke gegevens behoefte is, en waarom, ten behoeve van gebruikersoverleggen Zorgdragen voor inventarisatie van de gegevensbehoefte binnen de unit, en terugkoppeling uit gebruikersoverleggen naar de unit.
Onderdeel gegevenscyclus 4 t/m 6, 8
1 (inbreng extern beleidskader)
1 t/m 3
1, 3, 7
De functioneel beheerder is namens de gebruikersorganisatie verantwoordelijk voor de (instandhouding en aanpassing van de) functionaliteit van een informatiesysteem. Inrichten informatiesysteem zodat het gebruik aansluit bij de gebruikers Inrichten rollen en toekennen functionaliteit aan gebruikers Afstemmen problemen en nieuwe versies met technisch beheer Inventariseren, analyseren en kanaliseren van informatiewensen van gebruikers en vertalen van deze wensen in overleg met (vertegenwoordigers van) domeineigenaren; Gebruikers en gebruikersorganisatie ondersteunen bij het afstemmen van de werkprocessen op de informatiesystemen.
1, 2, 8
Pagina 13 van 29
Operationeel gegevensbeheerder
Applicatiebeheerder
De operationeel gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor de integriteit, kwaliteit, betrouwbaarheid, juistheid en actualiteit van gegevens. Vastleggen en bijhouden (muteren) van gegevens Opslaan van gegevens Bewaken van de kwaliteit van gegevens Zorgdragen voor validatie van gegevens, waar nodig Zorgdragen voor de inwinning van gegevens Gegevenslevering op verzoek van de organisatie Beheer van metagegevens Beheer van gegevenswoordenboek.
1, 4 t/m 6, 8
De applicatiebeheerder is als aanbieder van de applicatie verantwoordelijk voor de (instandhouding en aanpassing van de) functionaliteit van een informatiesysteem. Aanspreekpunt zijn voor inhoudelijke vragen over de applicatie. Waar mogelijk gebruik maken van externe ondersteuning op basis van (service)contracten. Doorgeven aanpassingen, veranderingen met betrekking tot de applicatie aan ICT via het meldingensysteem, b.v. gegevens in de software-bibliotheek
1, 8
3.3 CONCLUSIE Om primaire processen optimaal te ondersteunen met (geo-)gegevens is structurele afstemming tussen gebruikers van informatie, en aanbieders ervan, van cruciaal belang. In een gegevenscyclus wordt het doorlopende karakter van het proces gegevensbeheer benadrukt. De afstemming is niet vrijblijvend van aard; de uitkomst van het afstemmingsoverleg leidt tot een besluit over de te hanteren gegevenskwaliteit. Commitment van het middenmanagement (aan de zijde van zowel vraag als aanbod!) is noodzakelijk om slagen te kunnen maken in het verbeteren van het geo-gegevensbeheer. Binnen WRIJ is dat nog eens extra het geval vanwege het integraal management waardoor vooral aan de aanbodkant verantwoordelijkheden verregaand gedelegeerd zijn. Het stelsel van rollen zorgt er voor dat alle onderdelen van de gegevenscyclus belegd zijn en uitgevoerd worden; de rollen hebben dan ook betrekking op zowel de vraag- als op de aanbodkant.
Pagina 14 van 29
4. VORMGEVING VAN DE INTERFACE
Het gegevensbeheer binnen waterschap Rijn en IJssel is vooral binnen de units georganiseerd. Dat leidt tot een taakgerichte benadering van geo-gegevensbeheer, die gezien die externe ontwikkelingen en de manier waarop we daar mee om willen gaan, niet langer volstaat. Gegevensbeheer vraagt om een benadering die unitoverstijgend is. Er is extra aandacht nodig voor het beheer en bepalen van de interfaces tussen de units. Wat hebben de verschillende units van elkaar nodig, om samen een goede kwaliteit gegevens te leveren? En hoe kunnen we dat vormgeven binnen de filosofie van integraal management? De ‘ gegevenscylcus’ zoals waterschap Scheldestromen die hanteert biedt houvast. De afstemming tussen enerzijds de primaire processen waarin de gegevens gebruikt worden, en anderzijds de gegevenseigenaren, is van cruciaal belang. Deze afstemming vormt ‘de interface’ tussen de units, zie ook Figuur 5. De gegevenseigenaren zijn conform het idee van integraal management verantwoordelijk voor de inwinning, het vastleggen, de bewerking en het beheer van hun gegevensverzameling. De gebruikers zijn als onderdeel van de primaire processen vertegenwoordigd in stap 1, de behoeftebepaling, en stap 7, het feitelijk gebruik van de gegevens. Stap 8, het beheer van de gegevens, valt weer onder verantwoordelijkheid van de gegevenseigenaar. In dit hoofdstuk ga ik nader in op de interface, stap 1 t/m 3 uit de gegevenscyclus.
Figuur 5: Gegevenscyclus ingedeeld naar verantwoordelijkheden in het proces
Pagina 15 van 29
4.1 UITWERKING VAN HET BEHEER VAN DE ‘INTERFACE’ Bij het beheren van de interface (de verbinding tussen de verschillende units) gaat het er om dat duidelijk wordt wat verschillende units van elkaar mogen verwachten in het gegevensbeheer. In Figuur 6 is voor een tweetal gegevensverzamelingen geïllustreerd welke wederzijdse afhankelijkheden er zijn tussen gebruikers en gegevenseigenaren. Wat meteen opvalt, is dat gegevensverzamelingen sterk verschillen in hoeveelheid gebruikers. Het beheerregister watersysteem is, wat de hoeveelheid afhankelijke processen betreft, de belangrijkste gegevensverzameling van het waterschap.
Interface Gebruiker Gegevenseigenaar
Figuur 6: Eigenaren en gebruikers, geïllustreerd obv gegevensverzamelingen ‘beheerregister watersysteem’ en ‘kwantiteitsmonitoring K&A’. De ‘leveranciers (deels gelijk aan de gebruikers)’ van informatie tbv de gegevensverzamelingen zijn niet in het overzicht opgenomen. Zij komen in stap 8 van de gegevenscyclus, ‘beheer’, in beeld.
De verbinding tussen units die gegevenseigenaar zijn, en units die gegevensgebruiker zijn, krijgt de vorm van een structureel overleg. Maar daarmee zijn we er nog niet. Om een integere, integrale beslissing te kunnen nemen wordt daarbij idealiter getoetst aan een aantal criteria die transparant en duidelijk zijn, en staat de Pagina 16 van 29
beslissing los van het eigenaarschap van de gegevens. Tegelijkertijd is er uniformiteit in de beoordeling van de gebruikerseisen en –wensen nodig. Want op basis waarvan wordt uiteindelijk bepaald van welke gebruiker de wensen wel, en van welke de wensen niet worden ingevuld? Om dat te kunnen beoordelen is een ‘checklist beoordeling gegevenseisen’ nodig. Deze wordt in de volgende paragraaf uitgewerkt. Met behulp van deze checklist, en de inbreng vanuit vraag (gebruikers) en aanbod (gegevenseigenaar / gegevensbeheerteam) wordt een besluit genomen over de te leveren kwaliteit. De strategisch / tactisch gegevensbeheerder, waarvan er uit het oogpunt van het belang van samenhang maar één is voor de hele organisatie, is verantwoordelijk voor het genomen besluit. De terugkoppeling van het besluit naar gegevenseigenaren en gebruikers is de laatste stap in de vormgeving van de interface. Daarna wordt het besluit uitgewerkt in een project (waar nodig), een inwinningsstrategie, en een beheerstrategie. Deze handelwijze kan samengevat worden onder de noemer ‘vaststelling datakwaliteit’. Een concept van de procedure waarin de handelswijze beschreven wordt, is opgenomen in Bijlage 5.
4.2 CHECKLIST BEOORDELING GEGEVENSEISEN In de checklist wordt de basis gelegd voor de beoordeling van de eisen en wensen van gebruikers. In essentie geeft de checklist antwoord op de vraag ‘wanneer is een gebruikersvraag legitiem’. Enerzijds is het belangrijk dat het primaire proces ondersteund wordt met de juiste gegevens van de juiste kwaliteit, anderzijds moeten de kosten van het inwinnen en beheren van de gegevens wel in verhouding staan tot de opbrengsten in het primair proces. Lastig daarbij is dat de baten van goede gegevens vaak toevallen aan andere units dan (alleen) die van de gegevenseigenaar. De checklist moet helpen hierin een lijn te trekken. Als een gebruikersvraag legitiem is, wordt het gegeven onderdeel van de WRIJ-kernregistratie. Een kernregistratie is een registratie die door meerdere processen wordt gebruikt en waarvan het gebruik –voor dat type gegevens- verplicht is. Dat betekent dat gebruikers niet op eigen houtje het gegeven mogen inwinnen, en dat ze er geen schaduwadministraties op na mogen houden. Het betekent ook dat er eisen worden gesteld aan het beheer en de kwaliteit van de gegevens. Omdat de aanwijzing van een gegeven als kernregistratie gevolgen heeft voor het beheer en gebruik ervan in processen, is het directieteam eindverantwoordelijk voor de aanwijzing van kernregistraties. Zij kunnen deze verantwoordelijkheid delegeren. In het voorgestelde model delegeren zij de rol aan de strategisch / tactisch gegevensbeheerder. De concept checklist omvat eisen ten aanzien van objecten / attributen en ten aanzien van de kwaliteit daarvan. Om onderdeel te worden van de kernregistratie moet: 1. 2.
Een object of attribuut nodig zijn in meer dan één primair of besturingsproces; De resultante van ‘ (kosten inwinnen / levensduur) van het object of attribuut conform de inschatting van het gegevensbeheerteam’ kleiner zijn dan ‘de cumulatieve jaarlijkse besparing in de processen, (waarbij tijd ook op geld gezet wordt) volgens de inschatting van de gebruikers’;
Aanvullend daaraan worden objecten en attributen per definitie onderdeel van een kernregistratie als ze: 3. 4.
Een rol spelen in de communicatie met derden (denk aan calamiteitenzorg, maar ook aan de website); Onderdeel zijn van een landelijke basisregistratie waarvoor WRIJ bronhouder is.
Aan objecten of attributen die geen onderdeel zijn van een kernregistratie worden lagere eisen gesteld ten aanzien van beheer. Dat betekent ook dat via de eerste eis een ‘wildgroei’ aan kernregistraties (met alle gevolgen voor het beheer van dien) moet worden voorkomen.
Pagina 17 van 29
Ten aanzien van de gevraagde kwaliteit van een object of attribuut wordt gekeken naar het ambitieniveau dat we met het object of attribuut hebben. Naarmate je meer met het object of attribuut wilt doen, zijn hogere kwaliteitseisen gerechtvaardigd. Daarbij passen we onderstaande ambitietabel toe. Conform de tabel worden juridisch (of beleidsmatig) vastgelegde kwaliteitseisen altijd ingewilligd. Daarna is het van belang om de primaire processen zonder knelpunten te laten verlopen. Ook kwaliteitseisen die dat ondersteunen worden ingewilligd. Dit is de basis voor de beoordeling van kwaliteitseisen. Als eisen of wensen worden geformuleerd, kan gekeken worden of het voldoen daaraan leidt tot meer efficiency of procesoptimalisatie, of het nodig is voor samenwerking met externen, en of er een dienstverleningscomponent aan zit richting de burger. Hoe hoger de ambitie ten aanzien van wat we willen met bepaalde gegevens, hoe meer eisen er aan de kwaliteit gesteld zullen worden. Zoals aangegeven in de ambitietabel zijn de eerste twee overwegingen leidend bij de beoordeling van kwaliteitseisen en –wensen. Overigens kan de volgorde van de ambities worden aangepast, als de organisatie daar een ander beeld bij heeft. Tabel 2: Ambitietabel geo-gegevenskwaliteit Juridische grondslag Bedrijfsvoering (primaire processen zonder knelpunten) Procesoptimalisatie / Efficiency Samenwerking met externen Dienstverlening naar de burger
De eisen die gesteld worden aan het beheer van de gegevens (waar voldoet een kernregistratie aan) zijn opgenomen in de bestaande procedure ‘Beheer geometrisch basisbestand’.
4.3 CONCLUSIE Binnen het waterschap zijn verschillende units geo-gegevenseigenaar, en bijna alle units geogegevensgebruiker. Om de verbinding tussen gebruikers en gegevenseigenaren vorm te geven is het daarom wenselijk om een strategisch / tactisch gegevensbeheerder te hebben. Deze houdt zich bezig met het vormgeven en beheren van de interfaces tussen de units, en fungeert daarmee als regievoerder en smeerolie in het proces geo-gegevensbeheer. Vanwege de ondersteunende aard van de rol en de aard van de werkzaamheden is de unit ICT een voor de hand liggende plaats zijn om de rol in te vullen. Met het beheerteam en met de gebruikers besluit de strategisch / tactisch gegevensbeheerder welke objecten en attributen met welke kwaliteit geleverd moeten worden om de primaire processen adequaat te ondersteunen. Het DT stelt daarbij de randvoorwaarden en is eindverantwoordelijk. Door het vaststellen van deze randvoorwaarden in de ‘ checklist beoordeling gegevenseisen’ kan het DT de verantwoordelijkheid delegeren aan de strategisch / tactisch gegevensbeheerder.
Pagina 18 van 29
5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
In dit hoofdstuk vatten we de conclusies uit voorgaande hoofdstukken nogmaals samen. In de tweede paragraaf doen we aanbevelingen voor implementatie van de voorgestelde aanpak.
5.1 CONCLUSIES In augustus 2012 is binnen Waterschap Rijn en IJssel een onderzoek gestart naar aanleiding van interne klachten over de kwaliteit van geo-gegevens. Naar aanleiding van dit onderzoek leven binnen het DT nog vragen over de aansturing van het proces geo-gegevensbeheer. De centrale vraag in dit rapport is hoe het proces geo-gegevensbeheer geborgd kan worden in de organisatie van WRIJ, binnen de randvoorwaarden van integraal management. De huidige benadering van het geo-gegevensbeheer is taakgericht. Dit wordt een probleem vanwege de strategische focus van de organisatie wordt het dat wel: een ‘blik naar buiten’ betekent dat er de blik op gegevens(-beheer) moet worden verbreed. Doorontwikkeling naar een procesgerichte aanpak is wenselijk. Dat vraagt extra aandacht voor met name het beheer en bepalen van de interfaces tussen units. Afspraken over de vormgeving van deze interface (in de vorm van terugkerende gebruikersgroep overleggen, procedures voor het proces, en afspraken over eisen aan beheer) zijn cruciaal om de procesgerichte aanpak vorm te geven. Dit is gedefinieerd als het werkveld van de strategisch / tactisch gegevensbeheerder. Vanwege de ondersteunende aard van de rol en vanwege het type werkzaamheden is de unit ICT een voor de hand liggende plaats zijn om de rol in te vullen. De proces-eigenaar is dan de manager ICT. De eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van gegevens – in feite voor het realiseren van het overeengekomen aanbod – blijft bij de gegevenseigenaren zelf liggen.
5.2 AANBEVELINGEN Om de voorgestelde ontwikkelling van taak- naar procesgericht geo-gegevensbeheer in gang te zetten wordt aanbevolen: de strategisch / tactisch gegevensbeheerder aanstellen; de strategisch / tactisch gegevensbeheerder aan de hand van de definitieve checklist geogegevenseisen te mandateren om met de gebruikersgroepen en beheerteams te beslissen over de benodigde typen gegevens (welke objecten / attributen) en de benodigde kwaliteit daarvan; de procedure ‘vaststellen datakwaliteit’ te laten uitwerken en vast te stellen als basis voor de werkwijze rond geo-gegevens; de procedure ‘beheer geometrisch basisbestand’ te laten aanscherpen om de eisen aan de kernregistraties helder in te bedden; sturen op commitment en urgentie bij het midden-management; een programma op te laten stellen waarin geprioriteerd wordt in de aanpak van gegevensverzamelingen conform het voorgestelde proces gegevensbeheer; dit programma te gebruiken als basis voor de voortgangsmonitoring en rapportage aan het DT.
Pagina 19 van 29
LITERATUUR EN BRONNEN
[1] Eindrapportage ‘MIO – optimalisatie kerngegevensbeheer’, HaskoningDHV, april 2013 –samenvatting zie Bijlage 1 [2] Directievisie, intern WRIJ, vastgesteld 3 juli 2008, Doetinchem [3] Ontwikkelperspectief, intern WRIJ, concept 29 maart 2011, Doetinchem [4] Watervisie, intern WRIJ, vastgesteld in AB 7 mei 2013 [5] Interview Jan Lourens, directeur Planvorming en Middelen, 18 april 2013, Doetinchem [6] Hardjono, T. M., ‘Maturity of organizations and business excellence – the four phase model’, s.d., s.l., url: http://www.hardjono.nl/images/four%20phasemodel.pdf [7] Wikipedia, 16 april 2013 [8] ontleend aan 'Geo in GEMMA' (KING, in wording, vermoedelijke publicatie mei 2013) [9] Interview Johan van Cranenburgh, Waterschap Scheldestromen, 19 april 2013, Doetinchem, en aanvullende documentatie van Waterschap Scheldestromen intern [10] Gesprek Marco Zoomer, Waterschap Velt en Vecht, 19 april 2013, Doetinchem [11] Jellema, M., cursusmateriaal Dataland, dag 8
Pagina 20 van 29
BIJLAGE 1: SAMENVATTING STUDIE HASKONINGDHV
Optimalisatie van de Kerngegevenshuishouding van Waterschap Rijn en IJssel, HaskoningDHV Samenvatting van de Managementsamenvatting Figuren zijn niet overgenomen! Inleiding In de periode augusus 2012 – februari 2013 is een project uitgevoerd gericht op het structureel verbeteren van de informatiehuishouding van Waterschap Rijn en IJssel. Reden om dit project te starten was de constatering van Waterschap Rijn en IJssel dat in haar werkprocessen veel informatie wordt vastgelegd, maar dat er desondanks veel onvrede bij medewerkers en directie is over beschikbaarheid en kwaliteit van gegevens en informatie. In dit project is, voor het geo-gerelateerde deel van de kerngegevens van het waterschap: Via interviews met vertegenwoordigers van alle belanghebbende werkprocessen (units) een integraal beeld samengesteld van de knelpuntbeleving van de belanghebbenden; Geanalyseerd wat de achterliggende oorzaken zijn van deze knelpunten; In discussie met de betrokken unitmanagers een oplossingsrichting ontwikkeld voor het structureel aanpakken van de knelpunten die worden ervaren. Analyse en conclusies Op basis van de resultaten van de interviews trekken wij de volgende conclusies: 1. Er is in de primaire processen een breed gevoelde onvrede ten aanzien van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en actualiteit van geo-gerelateerde kerngegevens. 2. Alle werkprocessen hebben in meer of mindere mate last van problematiek met kerngegevens. Kwalitatief gezien uiten deze problemen zich in: Onnodig lange doorlooptijden van werkprocessen omdat zoeken/vinden/controleren van gegevens veel inspanning en dus tijd kost; Extra kosten wanneer op een zeker moment blijkt dat er een tijd met verkeerde gegevens is gewerkt, waardoor een deel van het werk opnieuw moet gebeuren; Suboptimale resultaten van werkprocessen, omdat er te weinig gegevens beschikbaar zijn, of omdat er veel onduidelijkheid is over actualiteit van beschikbare gegevens; Inbouwen van (kostenverhogende) ‘veiligheidsmarges’ in resultaten van werkprocessen; Imagoschade, wanneer bovenstaande negatieve effecten voor ‘de buitenwereld’ zichtbaar worden; Het is in de interviews en de daaraan gekoppelde werksessies slechts zeer beperkt gelukt om deze kwalitatieve beschrijving te vertalen naar meer kwantitatieve beelden (of voorbeelden). 3. De huidige inrichting van het kerngegevensbeheer binnen Waterschap Rijn en IJssel is niet goed toegerust om de nijpende knelpunten structureel aan te pakken. Belangrijkste aspecten daarvan zijn: a. Het ontbreken van een centraal kerngegevensbeheerconcept. In een aantal cruciale gevallen (m.n. de beheerregisters en de eigen thematische kaarten) is het gebleven bij het benoemen van verantwoordelijken en zijn de concrete beheerprocessen / procedures, met bijbehorende inregeling van taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren, onvoldoende of niet ingericht. Dit resulteert bij knelpunten in deze kerngegevens in veel wederzijds onbegrip, verwarring en frustraties bij betrokkenen: er zijn geen voldoende concrete afspraken om op terug te vallen. b. Daarenboven ontbreekt de centrale sturing die nodig is om recht te doen aan de integraliteit van de problematiek. Kerngegevens zijn immers gegevens die per definitie worden gebruikt in meer dan één werkproces (unit). Door het ontbreken van een centraal sturingsplatform over de units heen kunnen de onder a. genoemde frustraties, verwarring en onbegrip niet op een adequate wijze worden gekanaliseerd en geëscaleerd, waardoor deze sentimenten zich alleen maar verdiepen, hetgeen leidt tot (in de huidige praktijk reeds aanwijsbare) berusting en gelatenheid. 4.
De huidige manier van werken qua inrichting van het gegevensbeheer is, zeker daar waar de grote knelpunten worden beleefd, voor een belangrijk deel mede gebaseerd op de situatie dat medewerkers hun eigen informele netwerk hebben om via ter zake deskundige collega’s aan voldoende informatie te Pagina 21 van 29
komen om hun werk te kunnen doen. Het vormt in ieder geval, zoals gesteld onder punt 3., geen geschikte basis voor het structureel aanpakken van de nu optredende knelpunten. Daarnaast dient waterschap Rijn en IJssel zich ervan bewust te zijn dat deze manier van werken vanuit het perspectief van ‘business continuity’ een belangrijk risico met zich meebrengt, ook daar waar nu nog geen knelpunten optreden. Tot slot vormt de huidige inrichting van het gegevensbeheer niet een ideaal startpunt voor zaken als vergaande samenwerking met andere waterschappen (bijv. Rijn-Oost of in HWH-verband) of in de waterketen (met gemeenten). Aanbevelingen Op basis van dit beeld komt Royal HaskoningDHV tot de volgende aanbevelingen: Het ‘WAT’: 1. Kies voor een integraal beheerconcept, zijnde een formeel uitgewerkt en expliciet belegd stelsel van rollen en daarmee samenhangende taken, verantwoordelijkheden en rechten/plichten van betrokkenen, en de bijbehorende gegevensbeheerprocessen en –procedures. Concreet: richt voor ieder gegevenstype een gegevensbeheerteam in en geef deze teams de taak en de middelen om: Waar nodig hun gegevensverzameling op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen, vanuit het perspectief van alle belanghebbende werkprocessen (units); Adequate gegevensbeheerprocessen en –procedures te ontwikkelen en implementeren waarmee bereikt wordt dat hun gegevensverzameling in de toekomst het gewenste kwaliteitsniveau behoudt. Zorg hierbij ook voor een centrale coördinatie over de gegevensbeheerteams heen, zodanig dat zaken zoveel mogelijk uniform worden aangepakt en ingericht, teams optimaal van elkaar kunnen leren etc. Het ‘HOE’ - organisatorisch: 2. Kies in eerste instantie voor een units-overstijgende aanpak. Dit begint met het aanstellen van een centrale Projectleider “Professionalisering Kerngegevensbeheer”. Deze Projectleider is de aanjager van en heeft de regie op de implementatie van het integrale gegevensbeheerconcept. Hij/zij stuurt de verschillende Gegevensbeheerteams aan. De Projectleider wordt gestuurd door en legt verantwoording over voortgang af aan een Stuurgroep bestaande uit beslissingsbevoegde vertegenwoordigers van alle belanghebbende units. De Projectleider maakt in samenspraak met de Stuurgroep en de verschillende gegevensbeheerteams een projectplan voor implementatie/operationalisering van het gegevensbeheerconcept en daarmee het concreet verbeteren van de verschillende gegevensverzamelingen. Prioritering op basis van enerzijds gewenst tempo (van het oplossen van knelpunten) en anderzijds beschikbaarheid van mensen en middelen ligt op het niveau van de Stuurgroep. Wij raden af om in dit stadium te focussen op het inrichten van een centrale organisatorische gegevensbeheerentiteit. De materie is veelomvattend en complex en op dit moment wordt nog niet overzien wat er precies aan capaciteit nodig is. Dit maakt besluiten over de inrichting van een dergelijke entiteit lastig. De beoogde projectmatige aanpak heeft de flexibiliteit om hier op adequate wijze mee om te gaan. De projectmatige aanpak zal uiteindelijk uitmonden in een stabiele beheersituatie voor alle gegevenstypen. In deze situatie zijn de benodigde gegevensbeheerprocessen en –procedures voor alle gegevenstypen voldoende uitgekristalliseerd en geoperationaliseerd. Het ‘HOE’ - procesmatig: 3. Kies voor de weg van de geleidelijkheid. Zoals gezegd is de materie complex en het ontwikkelen van verbeterstappen heeft zijn tijd nodig. Kies de invulling zo dat optimaal gebruik kan worden gemaakt van voortschrijdend inzicht. Dus bijvoorbeeld niet teveel gegevensbeheerteams tegelijk starten, en de gegevensbeheerteams in overzienbare stappen laten werken, met voldoende momenten van evaluatie van de opgedane inzichten. 4. Kies, indien mogelijk, voor een compact deelgebied van het beheersgebied, als ‘proeftuin’ waarin alle gegevensbeheerteams beginnen. Op deze wijze kan een soort kraamkamer en etalage worden ingericht waarin de producten en positieve effecten van het integraal beheerconcept snel zichtbaar worden. Dit is belangrijk om de betrokkenen snel te kunnen laten zien dat er daadwerkelijk voortgang wordt geboekt en dat de inspanningen daadwerkelijk hun vruchten afwerpen. Pagina 22 van 29
BIJLAGE 2: KENMERKEN VAN GEO-BEHEER IN VERSCHILLENDE DIMENSIES Kenmerken van het geo-beheer afgezet tegen de verschillende dimensies uit het INK-model [ontleend aan ‘ Geo in GEMMA (KING, in wording, vermoedelijke publicatie mei 2013)’ ’ Organisatiegebied
Activiteitgericht
Procesgericht
Organisatiegericht
Ketengericht
Algemeen profiel
Een pragmatische gemeente met professionals aan het roer.
Een efficiënte gemeente, waarin mensen graag samenwerken.
Een doelgerichte gemeente , die kijkt met de blik van buiten.
Een gemeente die samenwerkt als onderdeel van een keten.
Strategie en beleid
Sterk persoonsgebonden, interne dienstverlening. Product als maatwerk. Nadruk op ondersteuning wettelijke taken. Geen aandacht voor ‘geo’.
Efficiency staat voorop (procedures, voorschriften, vaste routines). Focus dienstverlening is intern. ‘Geo’ heeft als apart domein aandacht.
Geo krijgt een plek in integraal dienstverleningsconcept gemeente. Geo heeft zowel een intern als een extern aanbod van diensten.
Ketenbrede dienstverlening, bijvoorbeeld met uitvoering via omgevingsdiensten. Geo draagt ook bij aan ketensamenwerking.
Leiderschap en Cultuur
Intern gericht, met technisch/ functionele insteek. Geen sturing op ‘geo’.
Afdeling Geo let op toegevoegde waarde voor de organisatie.
Afdeling Geo wordt onderdeel van gemeentebrede ICTorganisatie. Steeds meer informatie krijgt een ruimtelijke component.
Geo is onderdeel van shared services. Overheid werkt samen aan ontwikkeling en beheer.
Medewerkers en vaardigheden
Vakspecialisten, met focus op eigen taken en verantwoordelijkheden. Kennis zit in de medewerker. Ad hoc samenwerking.
Voor geo zijn voorgeschreven procedures. De vakspecialisten gaan meer samenwerken en bieden geoinformatie aan voor andere processen.
Geo-expertise binnen bedrijfsprocessen zelf. Nadruk op ontwikkelen van de vraag naar geoinformatie. Kennis van toepassing geo is breed in de organisatie beschikbaar. Geo-expertise wordt onderdeel van gemeentebrede functie voor informatievoorziening.
Medewerkers werken ketengericht, met geo als een belangrijke facilitator. Aanbod wordt volledig bepaald door de vraag van klanten (intern en extern). Focus geoinformatie op vernieuwing. Medewerkers sterk servicegericht.
Pagina 23 van 29
Processen en structuren
Processen niet gestandaardiseerd. Veel improvisatie. Tamelijk geïsoleerde functie binnen gemeente.
Processen worden meer gestandaardiseerd. Geoinformatie wordt gebruikt om processen te optimaliseren.
Geo-infomatie is volledig geïntegreerd in processen. Er wordt organisatiebreed mee gewerkt.
Gemeenten wisselen geoinformatie uit met andere overheden, bedrijven, burgers. Ook in ketens. Waar mogelijk wordt bovenlokaal samengewerkt en georganiseerd.
Middelen en ICT
Maatwerksystemen en oplossingen (GIS). Systemen ondersteunen niet de uitwisseling van informatie en gegevens binnen organisatie. Nauwelijks externe uitwisseling, behalve met vakspecialisten. Leveranciers leveren vooral applicaties. Afdeling doet zelf beheer.
Geo krijgt een plek in proces- en informatiearchitectuur, maar is nog niet volledig geïntegreerd. Eerste experimenten met extern aanbieden geo-informatie aan burgers en bedrijven (internet). Gebruik van basisregistraties voor geo-informatie (BAG, BRK, BRT). Leveranciers bieden applicaties met beter geïntegreerde geofuncties.
Geo is volwaardig onderdeel van een gemeentebrede informatiearchitectuur. Geo-gegevens worden eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt (geogegevensmagazijn). Geo maakt gebruik van open standaarden. Via geoviewers en geo-services worden data extern toegankelijk gemaakt.
Architectuur is sturend (ook voor geo). Gemeente sluit aan op IMGeo. Geo-oplossingen van gemeente maken gebruik van generieke, eoverheid bouwstenen. Geo wordt gebruikt voor visualisatie en presentatie van administratieve gegevens. Intelligentie ondergebracht in systemen (minder in mensen).
Pagina 24 van 29
BIJLAGE 3: BESCHRIJVING VAN ROLLEN IN HET BEHEER VAN GEGEVENS EN APPLICATIES Meerdere rollen kunnen binnen eenzelfde functie worden vervuld. ROL Bronhouder
Beschrijving Organisatie verantwoordelijk voor een gegevensadministratie of informatiesysteem.
Gegevenseigenaar
De gegevenseigenaar is een persoon op managementniveau. Zorgt voor de beschikbaarheid van middelen. Eindverantwoordelijk voor inhoudelijke kwaliteit en actualiteit van zijn gegevens
Informatiemanager
De informatiemanager is verantwoordelijk voor de organisatie brede afstemming van de informatievoorziening op de business en heeft een sturende en bewakende rol in het kader van de realisatie daarvan. Ontwikkelen en formuleren van het informatiebeleid en de informatiestrategie, als afgeleide van de business strategie Analyseren van ontwikkelingen in de omgeving (wetgeving, technologie, bedrijfsvoering) en (laten) vertalen van deze ontwikkelingen naar consequenties voor de informatievoorziening Waken over de aansluiting bij landelijke en sectorale architecturen en adviseert de organisatie over de acties die moeten worden ondernomen om de informatievoorziening te beheren en stelselmatig uit te bouwen/te verbeteren Opstellen van eisen ten aanzien van de inrichting van de informatievoorziening en de informatiehuishouding Zorgdragen voor een adequate inrichting van de informatiemanagement- en functioneel beheer organisatie Coördineren van de inventarisatie van de informatiebehoeften van het management en van de units en de vertaling daarvan naar concrete projecten Laten uitvoeren van vooronderzoeken en laten opstellen en beoordelen van business cases Zorgdragen voor een adequate ondersteuning bij de implementatie van nieuwe/gewijzigde informatievoorziening Aansturen van de functioneel beheer organisatie Opstellen en indienen van de jaarlijkse begroting voor investeringen in de informatievoorziening en bewaken van de budgetbesteding Laten opstellen van voortgangsrapportages (resultaat en middelen/capaciteit) over de uitvoering van het informatieplan en afzonderlijke projecten Vormgeven en bewaken van de samenwerking met partners Beheren van het projectportfolio Informatieplanning voor de komende drie tot vijf jaar in beeld brengen Optreden als regie- en coördinatiepunt voor organisatie brede informatiserings- en automatiseringsvraagstukken
Strategisch / tactisch gegevensbeheerder
De strategisch / tactisch gegevensbeheerder bepaalt welke gegevens, met welke kwaliteit, nodig zijn om in de organisatie brede informatiebehoefte te voorzien. Zorgdragen voor een door het directieteam vastgestelde checklist voor beoordeling van gegevenseisen Zorgdragen voor het initiëren en doorlopen van het proces ‘gegevenscoördinatie’ op het moment dat dat nodig is Laten opstellen van een actueel, integraal overzicht van de eisen die vanuit de verschillende werkprocessen gesteld worden aan een gegevensverzameling via gebruikersgroepen Beheren van het overzicht van gebruikerseisen en –wensen zodat het actueel, correct en toepasbaar is Laten opstellen voor een actueel, integraal beeld van de benodigde middelen (ICT, manuren, geld) die nodig zijn om aan de eisen te voldoen Besluiten en vastleggen welke gegevens met welke kwaliteit geleverd moeten worden, Adviseert de gegevenseigenaar over oude data (houdbaarheid gegevens, historische relevantie) Monitoren van de door geleverde kwaliteit Actief richten op het opsporen en uitbannen van schaduwadministraties Doorlichten van het huidige informatiegebruik en opstellen van een verbeterplan
Gebruiker
De gebruiker is degene wiens werk ondersteund wordt. Gebruiken van gegevens / applicaties in zijn werkproces Deelnemen aan periodieke gebruikers-overleggen indien nodig Formuleren aan welke gegevens behoefte is, en waarom, ten behoeve van gebruikersoverleggen Zorgdragen voor inventarisatie van de gegevensbehoefte binnen de unit, en terugkoppeling uit gebruikersoverleggen naar de unit
Functioneel beheerder
De functioneel beheerder is namens de gebruikersorganisatie verantwoordelijk voor de (instandhouding en aanpassing van de) functionaliteit van een informatiesysteem.
Pagina 25 van 29
Inrichten informatiesysteem zodat het gebruik aansluit bij de gebruikers Inrichten rollen en toekennen functionaliteit aan gebruikers Is eerste aanspreekpunt voor gebruikers. Afstemmen problemen en nieuwe versies met technisch beheer Inventariseren, analyseren en kanaliseren van informatiewensen van gebruikers en vertalen van deze wensen in overleg met (vertegenwoordigers van) domeineigenaren; Opstellen en onderhouden van documentatie; Monitoren, bewaken en analyseren van het juiste gebruik van de systemen; Analyseren en oplossen van problemen in de functionaliteit; Opstellen van voorstellen voor onderhoud en wijzigingen alsmede het plannen en bewaken van de realisatie ervan; Uitvoeren tests en begeleiden acceptatie; Gebruikers en gebruikersorganisatie ondersteunen bij het afstemmen van de werkprocessen op de informatiesystemen; Indien nodig gebruiksinstructies opstellen Operationeel gegevensbeheerder
De operationeel gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor de integriteit, kwaliteit, betrouwbaarheid, juistheid en actualiteit van gegevens. Vastleggen en bijhouden (muteren) van gegevens Opslaan van gegevens Bewaken van de kwaliteit van gegevens Zorgdragen voor validatie van gegevens, waar nodig Zorgdragen voor de inwinning van gegevens Gegevenslevering op verzoek van de organisatie Beheer van metagegevens Beheer van gegevenswoordenboek
Applicatiebeheerder De applicatiebeheerder is als aanbieder van de applicatie verantwoordelijk voor de (instandhouding en aanpassing van de) functionaliteit van een informatiesysteem. Contactpersoon zijn voor de leverancier Zorgen dat laatste versie van de software en de bijbehorende documentatie (incl. licenties) bij ICT beschikbaar is Kennis bijhouden over de applicatie en over de relaties/koppelingen met andere applicaties Juiste gebruikersrechten toekennen binnen de applicatietesten van wijzigingen Release management Ontwikkelen en onderhouden teststrategie nieuwe releases en patches Samenstellen nieuwe releases in overleg met functioneel beheer Testen nieuwe releases in samenwerking met functioneel beheer en gebruikers Aanspreekpunt zijn voor inhoudelijke vragen over de applicatie. Waar mogelijk gebruik maken van externe ondersteuning op basis van (service)contracten. Doorgeven aanpassingen, veranderingen met betrekking tot de applicatie aan ICT via het meldingensysteem, b.v. gegevens in de software-bibliotheek Overdracht van de applicatie aan de technisch applicatiebeheerder Analyseren en oplossen van storingen. Technisch applicatiebeheerder
Pagina 26 van 29
De technisch applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van een applicatie. Zorgen voor voldoende opslag- en processor-capaciteit, zorgdragen voor netwerkverbinding, de back-up en de beveiliging Ondersteuning van de applicatiebeheerder Uitrollen van applicaties Kennis van technische aspecten van relaties/koppelingen met andere applicaties. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van externe ondersteuning op basis van (service)contracten. Nieuwe applicaties via overdrachts-document in beheer nemen en opnemen in software bibliotheek Informatie verwerken, o.a. contract- en licentie-informatie Afhandelen van meldingen die binnenkomen via het meldingen-systeem. Indien nodig, applicatiebeheerder hierbij betrekken Onderhoud van de bijbehorende procedures en documentatie.
BIJLAGE 4: ROLLEN IN HET GEGEVENSBEHEERTE AM VOLGENS HASKONINGDHV De Gegevensbeheerder heeft als belangrijkste verantwoordelijkheden: De Gegevensbeheerder van (een cluster van) kerngegeventype(n) is er eindverantwoordelijk voor dat WRIJ altijd beschikt over een actueel integraal beeld van de eisen die de verschillende werkprocessen stellen aan dat type gegevens. Concreet: hij/zij beheert het overzicht van welke medewerker (werkproces) op welke wijze met de gegevens om wil gaan, en is verantwoordelijk voor de actualiteit, de kwaliteit en de bruikbaarheid/toepasbaarheid van dat overzicht. De Gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het initiëren en doorlopen van het nu nog ontbrekende proces Gegevensbeheer op de momenten dat dat nodig is. Dit proces wordt periodiek (of op basis van een ad-hoc vraag) doorlopen, en vormt feitelijk een onderhandelproces tussen alle belanghebbenden: de informatievragers uit de werkprocessen, de Deskundige Applicatie/databasebeheer van de applicatie(s) die voor dat gegevenstype relevant is (zijn) en de Deskundige Inwinning voor dat type gegevens. De Gegevensbeheerder is de facilitator van dit proces, in de zin dat hij/zij de voorbereiding van benodigde werksessie aanstuurt, overleggen en werksessies voorzit/leidt en het onderhandelingsproces stuurt. Tevens neemt hij/zij – na alle partijen in de onderhandeling te hebben gehoord – de definitieve beslissingenª zodat er een eenduidig besluit wordt genomen op basis waarvan alle belanghebbenden weten waar zij aan toe zijn en eenieder weet wat er verder van hem/haar verwacht wordt. Dit is dus vooral een procesrol en geen inhoudelijke rol. De Gegevensbeheerder richt zich actief op het opsporen en uitbannen van de huidige schaduwadministraties van zijn/haar gegevenstype(n). De Gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor de validatie van ingewonnen kerngegevens, in de zin dat hij/zij moet regelen dat dat gebeurt. Voor ieder gegevenstype is er een Deskundige Gegevensinwinning, met de volgende verantwoordelijkheden: inbrengen van de inwinnings-expertise in het in te richten proces Gegevensbeheer; vertalen van resultaten van dit proces naar feitelijke inwinningsplannen; technisch/inhoudelijke afstemming met de Deskundige Applicatie/databasebeheer en de Gegevensbeheerder; aansturen van de eigen inwinning conform de gemaakte afspraken; waar nodig de interactie/communicatie (aanbestedingstrajecten, aansturen uitvoering) met externe partijen die gegevens inwinnen/genereren; waar relevant het aansturen van het beheer van eigen infrastructuur monsternameapparatuur, meetapparatuur etc.). Een Deskundige Applicatie/databasebeheer heeft in het gegevensbeheerteam de volgende verantwoordelijkheden: inbrengen van de applicatie-expertise in het in te richten proces Gegevensbeheer; vertalen van het resultaat van dit proces naar de feitelijke inrichting van de applicatie; technisch/inhoudelijke afstemming met de Gegevensbeheerder en de Deskundige Gegevensinwinning; (aansturen van) het feitelijk functioneel applicatiebeheer conform de gemaakte afspraken; (aansturen van) ontvangen en verwerken van ingewonnen gegevens; interactie met c.q. aansturen de relevante beheerders (applicatiebeheerder, technisch applicatiebeheerder).
Pagina 27 van 29
BIJLAGE 5: PROCEDURE VASTSTELLEN DATAKWALITEIT (CONCEPT) Beheerder
: KAM-documentenbeheerder
Goedkeurder
: Manager Informatie en Communicatie Technologie
Autorisator
: Directeur Middelen
1.
Doel Met deze procedure wordt gezorgd voor het op zodanige wijze vaststellen van de kwaliteit van geogevens (data) dat deze voldoet aan het doel en de verwachting van de gebruiker. De kwaliteit van de gegevens dient gewaarborgd te zijn (actueel, betrouwbaar en compleet). …………….
2.
Samenvatting Het vaststellen van de datakwaliteit is voor o.a. de volgende processen van belang: Beheerregister en legger watergangen en bergingsgebieden Beheerregister en legger waterkeringen Integraal meetplan watersystemen (routinematige monitoring) Beheer technische gegevens zuiveringsbeheer Beheer geometrisch basisbestand
3.
Definities en afkortingen GB GBT SG
4.
Gegevensbeheerder (strategisch/tactisch) Gegevensbeheerteam Stuurgroep
Beschrijving van de activiteiten Zie stroomschema op pagina
5.
Uitzonderingssituaties
6.
Prestatie-indicatoren Gegevens moeten actueel, betrouwbaar en compleet zijn. ……… Verwijzingen en referenties
7 P-001-001-05 Routinematige monitoring (integraal meetplan watersystemen) P-002-002-03 Beheer van applicaties P-002-002-05 Beheer geometrisch basisbestand P-003-001-04 Beheerregister en legger waterkeringen P-003-002-40 Beheren van technische gegevens zuiveringsbeheer P-003-003-03 Beheerregister en legger watergangen en bergingsgebieden P-003-005-01 Projectmatig werken
Pagina 28 van 29
STROOMSCHEMA SCHEMATISCHE WEERGAVE
Funct.
Activiteiten
GB
Per soort geo-gegevens instellen van gegevensbeheerteam
Ref.
Start
Instellen gegevensbeheerteams
Verandering in wetgeving, techniek, applicatie, capaciteit of vanuit gebruiker
Lijst met eisen en wensen
Inventariseren eisen en wensen van gebruikers
Inventariseren van eisen en wensen van gebruikers van geo-gegevens.
Lijst met eisen en wensen
GBT
Consequenties en mogelijke scenario’s in beeld brengen
Overzicht met consequenties en/ of scenario’s
Afwegen welke data tegen welke kwaliteit
Overzicht ‘data - kwaliteit’
A.h.v. eisen en wensen de consequenties in beeld brengen en mogelijke scenario’s uitwerken GBT
Checklist beoordeling gegevenseisen
Terugkoppelen besluit t.a.v. ‘data - kwaliteit’
Projectfase (indien nodig)
GBT
P-003005-01
P-002002-01 / 03
Div Beheren gegevens
Einde
Afwegen welke data tegen welke kwaliteit beheerd gaat Lijst worden. Overzicht Terugkoppelen besluit ‘welke data tegen welke kwaliteit’ aan gebruikers en stuurgroep. Checklist Overzicht
GB
Inrichten of wijzigen applicatie
Wijziginge n Lijst
Diverse procedures
Indien nodig projectfase starten om informatie op peil te brengen. Zie hiervoor procedure projectmatig werken. Inrichten of wijzigen van applicatie. Zie hiervoor procedure ontwikkelen en implementen systemen of procedure beheer van applicaties. Beheren van gegevens overeenkomstig de betreffende procedures als aangegeven in verwijzingen en referenties.
P-003-00501
P-002-00201 / 03 Diverse procedures
Pagina 29 van 29
