Advocaten luisteren: balie Leuven luistert 1. Het thema: Dit is het thema van deze namiddag: de leidraad voor de volgende jaren. Op de raad van 20 juni 2008 werden de volgende conclusies getrokken over het communicatiebeleid: -
moet aansluiten bij dat van de Orde van Vlaamse Balies moet gevoerd worden over meerdere jaren met een duidelijke visie en regelmaat een zaak is voor professionelen een volgehouden budgettaire inspanning vergt consistent dient te zijn, zowel qua inhoud als qua vorm (website, logo’s enz)
Op 11 december 2008 stelde de raad, met medewerking van de spreker van vandaag, de heer Barend Blondé, vast dat: - er een minimale stroomlijning nodig is rond de vormelijke aspecten van het communicatiebeleid waarbij de aandacht uitgaat naar het creëren van een huisstijl en het aanpassen van de website, de emailcommunicatie, de baliekrant, enz. - er wordt vastgesteld dat een meer verregaand project de inhoud van de communicatie moet aanpassen: een welbepaald thema moet een soort herkenbare rode draad vormen zodat boodschappen gemakkelijker kunnen gekaderd worden door het doelpubliek (en dat zijn niet alleen advocaten van onze balie maar ook externen, zoals rechtzoekenden, andere belanggroepen, enz.). Als mogelijk thema zou “De advocaat luistert” kunnen aanslaan. Vandaag hoor ik dat het accent gelegd wordt op de advocatuur als een economische speler, een ondernemer in een competitieve markt. Ik hoor pleiten voor de aanpassing van de communicatie an de verwachtingen en de behoeften van de doelgroepen en de aandacht die de advocaten moeten besteden om te beseffen waar en hoe zij het verschil kunnen maken. De eerste belangrijke stap die daarbij moet gezet worden is … luisteren. 2.Communicatie en ondernemer: In het verslagboek van de vierde advocatendag “De advocaat als ondernemer” zijn er tal van bijdragen die de verschillende aspecten van het ondernemerschap belichten, waaronder ook een bijdrage van de spreker van vandaag. Elke advocaat die die bijdragen overloopt, stelt vast dat heel wat termen worden gebruikt, modellen naar voren worden geschoven, beelden worden opgewekt die voor de doorsnee advocaat (ambachtsman, vertrouwenspersoon) vreemd aanvoelen. Mijn bijzondere aandacht ging dan ook naar de bijdrage van de spreker van vandaag onder de titel “Twee vragen die u moet beantwoorden, maar durft u ook? Marketing voor advocaten.”, waarbij het marketingspectrum van de advocaat wordt besproken met op de ene verticale as de reputatie en op de andere horizontale as de relaties en de voor mij opmerkelijke passage i.v.m. “partnering”.
A 121
Pagina 1
Daarover schrijft de spreker van vandaag: “Als een soort nec + ultra, tenslotte, nog enkele woorden over partnering, partnering is de techniek om samen met een belangrijke relatie een gezamenlijke investering op het vlak van reputatie marketing te doen. Enkele vb.: en dan volgen er enkele voorbeelden over een advocatenkantoor die is samen organiseert met een accountant, een fiscalist die samen met een private bankier een publicatie maakt, of nog een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidsrecht die samen met een bedrijfspsycholoog het probleem van het alcoholgebruik op het werk en de aanpak daarvan voorstelt. 3. De situatie vóór het beleidsplan: bestaande toestand: Naadloos aansluitend bij dit laatste, is er de bestaande – nog volstrekt maagdelijk, ongedefinieerde – toestand van onze balie vooraleer wij aan ons communicatiebeleid begonnen. Er waren de volgende vaststellingen: 3.1. op formeel vlak hinkte onze balie hopeloos achterop met: - een briefpapier dat een grijze BTW-administratie moeiteloos zou bekoren - een absoluut gebrek aan eenvormigheid onder meer door het gebruik van ander briefpapier voor de conferentie van de Jonge Balie, wat bij mij de onmiddellijke associatie opbracht met de Madonna van Lourdes - de kleur en de lay-out van de baliekrant die nergens anders terug te vinden was, - enz. 3.2. op inhoudelijk vlak komt het aan Pro-Stafhouder Coigniez toe om vastgesteld te hebben, na meerdere commissievergaderingen van de commissie communicatie dat wij hulpeloos in het rond draaiden zonder enig perspectief, alhoewel wij beseften dat er iets diende gedaan te worden. Wel waren er al verschillende contacten tussen de balie en de buitenwereld, met als voorbeelden: - de samenwerking van de balie met VOKA, met als activiteit nu eens het bezoek van de VOKA-leden aan de rechtbank voor het bijwonen van een schijnproces, zowel van arbeidsrecht als van handelsrecht, dan weer een informatieavond en dergelijke; - ook de samenwerking van de balie met het CJB is intens, in het bijzonder m.b.t. het organiseren van een studiedag waar vorig jaar een groot succes werd geoogst met de samenwerking met niet-advocaten i.v.m. het onderwerp van de juridisering van het onderwijs. Uiteraard is er de eerstelijnsbijstand met een massale inzet van advocaten; - de bestaande werking van de advocaat in de school, waarbij heel wat kandidaten-scholen zich aanbieden om de werking van de rechtbank van nabij mee te maken. - tenslotte is er het aspect van de Stafhouder als klachtenbureau voor de derden. Het was duidelijk dat op het niveau van de balie van Leuven er aanzienlijk aan “partnering” werd gedaan zonder dat de balie van Leuven dit communiceerde naar de buitenwereld. De balie heeft wel de vorige jaren telkens als uitgangspunt gehad dat de rol van de balie, en in het algemeen de rol van de advocaat, moest worden benadrukt in samenwerking met niet-advocaten. Het is opmerkelijk hoe niet-advocaten, vb. VOKA, vb. de onderwijsnetten, de scholen zelf, enz., absoluut vragende partij zijn om samen met de balie iets te organiseren (des te meer wanneer de balie deze organisatie pragmatisch, inhoudelijk en financieel op zich neemt).
A 121
Pagina 2
4. De eigen rol van de Leuvense balie: Nu het ons duidelijk werd, aan de balie van Leuven, dat wij de communicatie over wat wij deden, dienden te stroomlijnen en tegelijkertijd dienden te verhogen, was de allereerste vraag die zich stelde, deze: wie doet wat? (de balie Leuven is tenslotte geen Orde van Vlaamse Balies). 4.1. De Orde van Vlaamse Balies heeft in haar beleidsplan 2008-2011 onder meer de volgende, voor vandaag relevante, doelstellingen opgenomen: - Ze verdedigt en vrijwaart de autonomie van de advocatuur en de onafhankelijkheid van de advocaat, onder meer door zelfregulering, - Ze bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening in de beroepsgroep zodat de advocaat de best gekwalificeerde, juridische adviseur die als enige over de nodige expertise beschikt om zijn advies, en zo nodig tot voor de rechtbank waar te maken, - Zij streeft naar een optimale toegang tot het recht voor elke burger door transparantie, modernisering en innovatie van de dienstverlening van de advocatuur. - Zij komt op voor een degelijke financiering door de overheid van een kwalitatieve rechtshulp die de kerntaak van de advocatuur uitmaakt. Meer in het bijzonder wordt in het beleidsplan de rol van de voorzitter beschreven met als één van de onderscheiden taken: de coördinatie van reglementaire en andere initiatieven en acties van de lokale ordes met deze van de Orde van Vlaamse Balies. Ook wordt in het beleidsplan m.b.t. de financiering van de rechtshulp opgenomen: actieve tussenkomst bij de overheid voor het verkrijgen van een marktconforme toereikende vergoeding voor de advocaten die prestaties verstrekken in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand. En ook alternatieve mogelijkheden inzake de financiering van de juridische tweedelijnsbijstand (bv. maatregelen ter bevordering van het afsluiten van een rechtsbijstandsverzekering, de eigen bijdrageplicht van de rechtzoekende, een ruimere interpretatie van het art. 508/20, 1, 2°). Het is duidelijk dat dit takenpakket van de OVB leidt tot reglementen die uniform gelden voor alle advocaten, onafgezien tot welke balie zij behoren, leidt tot prachtige initiatieven zoals “de dag van de advocaat”, reeds viermaal georganiseerd, en tot stellingnamen bv. over de bijstand van de advocaat bij de vrijheidsberoving en de bijzondere rol die de advocaat is toebedeeld. 4.2.Advocaten en advocatenkantoren van hun kant hebben hun eigen communicatie over hun eigen doelgroepen die zij willen bereiken, met promotie van de materies (voorkeurmateries) waarin zij willen werkzaam zijn, uiteraard gericht op een communicatie die meer publicitair gericht is dan informatief. 4.3. Wat is de rol van de plaatselijke balies? De plaatselijke balies die meester zijn over het tableau en de lijst van de stagiairs hebben ook een jarenlange traditie van reglementaire bevoegdheid, allerlei gebruiken en praktijken en hebben uiteraard het initiatiefrecht om standpunten in te nemen, acties te ondernemen, initiatieven te nemen, enz. Uit die verschillende niveaus blijkt dat de orde op zich een eigen bestaansrecht heeft en op dat niveau kan en moet communiceren. Los van de Orde van Vlaamse Balies, los van de individuele advocaat, heeft de Orde, plaatselijke balie, het voordeel de schaal van het individuele advocatenkantoor te overstijgen en tegelijkertijd de kracht van een beperkte organisatie te bezitten.
A 121
Pagina 3
De Leuvense balie hoeft geen reclame te maken voor het ene of het andere kantoor, hoeft zich niet te profileren in de ene of de andere rechtstak. De balie hoeft ook geen standpunt in te nemen na overleg met 72 afgevaardigden in de Algemene Vergadering, rekening te houden met gewoontes van Veurne tot Neerpelt. De balie kan kort op de bal spelen, tegemoet komen aan plaatselijke vragen, initiatieven ontplooien met gekende partners en tegelijkertijd signalen uitzenden naar en ontvangen van de andere balies en de Orde van Vlaamse Balies. Het is u al duidelijk geworden dat ik geen voorstander ben van de afschaffing van de verschillende balies. Daarover werd nochtans ooit geschreven, weliswaar m.b.t. de Franstalige Ordes en de werking van de OBFG: “En résumé, pour structurer, rajeunir et moderniser l’activité tant individuelle que collective des avocats, j’appellerais de mes voeux, si je ne craignais de paraphraser Ségolène Royal, un “Ordre juste” et, vous l’aurez compris, juste un Ordre. Brûlons donc les Ordres, mais assurons en revanche la vitalité d’un barreau francophone (et germanophone) unique (Jean-Marie Dermagne, Ordres : frein ou soutien à l’exercice de l’activité d’avocat ? Faut-il brûler les Ordres ? in être avocat demain, à quel prix ?Actes du congres de L’OBFG, 22 mars 2007, Anthemis, p. 257 e.v., inzonderheid 263).
Specifiek voor onze balie hebben wij geluisterd naar wat onze doelgroep ons als signaal gegeven heeft. Als balie is dat uiteraard niet louter het cliënteel, ook de advocaten zijn diegene die de signalen geven. Zo is er bv.: - het tandengeknars van diegenen die op het bureau voor juridische bijstand worden weggezonden omdat zij niet in aanmerking komen omdat hun inkomen net iets te hoog is. - hetzelfde signaal wordt bevestigd door de vertegenwoordigers van de Bond van de Grote en Jonge Gezinnen die de moeilijke situatie aanklagen van die jonge gezinnen met een relatief normaal doch laag inkomen en die in geval van een proces niet onmiddellijk een gehoor vinden voor hun relatief penibele financiële situatie, alhoewel het niet om echte probleemgevallen gaat. - de roep van de steeds groter wordende groep alleenstaanden, al dan niet met een persoon ten laste, voor wie telkenmale in- en uitgaven moeten afgewogen worden tegenover het beoogde resultaat en de kans op succes. - er is de berichtgeving in Testaankoop / Budget & Recht dat, meehuilend met de algemene tendens, de advocaat als duur bestempelt en als inadequate weg om tot de oplossing van het conflict te komen. - in dezelfde orde is er de algemene berichtgeving dat een echtscheidingsprocedure een vechtscheidingsprocedure, als of er geen andere procedures bestaan dan deze die vechtprocedures zijn. - de Stafhouder heeft onder meer tussen zijn verscheiden taken deze als ombudsman waarbij de klachten toekomen, onder meer over het niet-functioneren van de advocaat maar ook over het ereloonaspect. Samengevat zijn er twee problemen opgevallen: 1. de problematiek van de erelonen en de informatie erover; 2. de problematiek van de matige inkomens en de toegang tot het recht.
A 121
Pagina 4
Na de vaststellingen en met toepassing van het communicatieplan, worden er allerlei initiatieven genomen, gaande van modernisering van onze website met de inbreng van een box waar boodschappen elektronisch kunnen in worden ondergebracht, stroomlijning van de huisstijl en alle communicatie, briefpapier, baliekrant inbegrepen, naast de verwezelijking van een “huis van de advocaat” waardoor we een zichtbaar teken worden in het straatbeeld dat de toegankelijkheid van de Leuvense balie moet letterlijk moet op de straat brengen, zijn er al twee oplossingen bedacht voor problemen die zich stellen m.b.t. de advocaat en de communicatie naar buiten uit met inbegrip van de toegankelijkheid. 5. De balie van Leuven heeft daarvoor specifieke oplossingen bedacht: Twee projecten, het ene reeds in voege, het andere nog te realiseren binnenkort, wil ik hierbij toelichten. Na de analyse, die blijkt uit hetgeen hierboven werd gezegd, zijn twee aspecten van kritiek enerzijds, maar ook communicatie anderzijds, in Leuven aangepakt. 1. de informatieplicht m.b.t. de erelonen en kosten 2. het BJB-plus systeem. 5.1. het reglement betreffende de informatie en de transparantie rond de erelonen en de kosten is kort en goed: De advocaat deelt bij de aanvang van het mandaat aan zijn cliënt schriftelijk mee op welke wijze hij zijn ereloon en kosten berekent, behoudens wanneer de cliënt kan geacht worden de berekeningswijze reeds te kennen. In voorkomend geval wijst hij erop dat de cliënt in aanmerking zou kunnen komen voor juridische tweedelijnsbijstand. Hij vraagt de cliënt of hij kan genieten van de tussenkomst van een rechtsbijstandsverzekeraar. Hij informeert de cliënt over de gerechtskosten, met inbegrip van de rechtsplegingsvergoeding in het kader van de wet van 21 april 2007 betreffende de verhaalbaarheid van de erelonen en de kosten verbonden aan de bijstand van de advocaat. Daarmee heeft de balie verschillende veel gestelde vragen opgelost: - wat moet de advocaat meedelen? - wanneer moet hij het meedelen? - hoe moet hij het meedelen? Tevens wordt een praktijk verplicht ingesteld die moet toelaten het vertrouwen tussen advocaat en cliënt sterk te verhogen.
A 121
Pagina 5
Uit de verschillende bijdragen die in de baliekrant worden afgedrukt en die uitgaan van derden, niet-advocaten, blijkt dat er een grote nood is aan een advocaat als vertrouwenspersoon. Er is sprake van een huisadvocaat en langs de andere kant wordt er toch een zekere specialisatie gevraagd van de advocaat, al dan niet via verwijzing door de huisadvocaat. Het vertrouwen moet vanaf de aanvang van de tussenkomst van de advocaat verzorgd worden met inbegrip van het financiële aspect van de tussenkomst. In het boek ‘L’avocat et la transparance, acte du congrès de l’OBFG du 11 mart 2005’ schrijft Philippe Galand over les honoraires onder meer na een vaststelling van de toestand : “Me. Cruyplants énonçait comme suit les motifs et les objectifs de cette campagne à l’aube de son mandat : « jouer cartes sur table avec les clients, aborder sans détour le rapport d’argent, garantir notre accessibilité, manifester notre capacité d’écoute, anticiper les attentes et reconnaître l’échec quand il se présente, tel est résumé en quelques formules lapidaires, l’objectif que je vous propose de nous assigner… » (Philippe Galand, Les honoraires, in L’avocat et la transparance, acte du congrès de l’OBFG du 11 mars 2005, Bruylant 2006, p. 47 e.v. inzonderheid 50). Voor diegenen die nog zouden twijfelen aan de noodzaak om over de informatieplicht te reglementeren, citeert Galland nogmaals Cruyplants als volgt: “Car que je considère l’intérêt général de la profession ou celui de chacun de nous en particulier, je suis persuadé que nous avons tout à gagner à mettre en oeuvre de telles résolutions. Mieux informer nos clients sur nos honoraires, c’est d’abord nous faire du bien à nous-mêmes ». Daarmee zitten we natuurlijk erg ver verwijderd van wat precies m.b.t. de informatieplicht over de erelonen door de OBFG als voorwoord voor het reglement van 27 november 2004 nog helaas wordt vermeld als laatste stuiptrekking van een ongelukkiglijk aangehouden mentaliteit over de erelonen: “Considérant que le barème élaboré par les Ordres de l’avocat ou l’Ordre national dans les années ’80 avait pour objet principal d’informer le justiciable et d’assurer la meilleure transparance à son égard ; Que ces barèmes ont malheureusement dû être annulés, en vertu du droit de la concurrence, primant jusqu’à ce jour toute autre considération, telle que le droit à l’information du justiciable ; … » (Patrick Henry, Le devoir de conseil de l’avocat et de l’huissier de justice, in Les Obligations d’information, de renseignement, de mise en garde et de conseil, Larcier, 2006, p. 51 e.v., inzonderheid 94). De balie van Leuven heeft op duidelijke en niet mis te verstane wijze een zwak in de relatie advocaat / cliënt, inzonderheid in de appreciatie van de tussenkomst van de advocaat op de einde van de rit, wanneer het saldo van het ereloon moet betaald worden, omgedraaid naar een kwaliteitslabel, een sterkte, een vertrouwenswekkend element.
A 121
Pagina 6
Elke cliënt die bij een advocaat in Leuven komt, zal weten hoe het ereloon zal zijn opgesteld ook al zal hij niet weten hoeveel op het einde van de rit zal bedragen. Elke advocaat zal met schriftelijke mededeling laten weten hoe het ereloon en de kosten worden berekend en zal op het einde van de rit het bewijs daarvan kunnen voorbrengen zodat er quasi geen dispuut meer is over wat werd meegedeeld en hoe de berekening dient te gebeuren. Persoonlijk twijfel ik er niet aan dat zeer binnenkort andere balies, zo niet de Orde van Vlaamse Balies, eenzelfde reglement, of minstens een reglement met dezelfde strekking zal invoeren. Mocht dit niet het geval zijn, dan belet dit niet dat de Leuven advocaten en de Leuvense cliënten van het hier geldend reglement zullen genieten. Er is over het reglement lang nagedacht, het is de vrucht van een menig debat, er zijn allerlei aspecten aan bod gekomen, zoals het al dan niet schriftelijk karakter van de inlichting, het al dan niet lokaal reglementeren, dan wel op Vlaams niveau laten reglementeren, het reglementeren dan wel aanbevelen, enz. Het huidig reglement heeft het voordeel dat het sluitend en duidelijk is, net iets waarop zowel cliënten als advocaten vragende partij zijn. 5.2. Het BJB-plus systeem vormt een tweede voorbeeld van lokaal project van de balie Leuven. Het BJB-plus systeem bestaat uit het volgende: - mensen met een inkomen 20 % boven de gedeeltelijke kosteloosheid - voor een beperkt domein (nl. burgerlijk recht) - kunnen beroep doen op een advocaat, voorkomend op een lijst waarop zij vrijwillig zich laten vermelden - de diensten worden aangeboden aan maximaal 75,00 euro per uur - de advocaat gaat met het principe van een betaling in schijven akkoord - de advocaat gaat akkoord bij betwisting dat deze wordt voorgelegd aan arbitrage. Met dit project, dat zeer binnenkort moet opstarten, wordt tegemoet gekomen aan de vraag van derden. Nogal wat mensen die uit de boot vallen voor het pro deo-systeem besluiten dan ook maar onmiddellijk om geen beroep te doen op een advocaat en het zo te laten. Nogal wat advocaten passen in de praktijk in der minne vrijwillig een afbetaling toe, een relatief laag tarief toe. In de plaats van negatief gepercipieerd wordt door een deel van de bevolking, te rechtvaardigen door erop te antwoorden met de klassieke stelling dat een advocaat vrij zijn ereloon bepaald heeft na beslissing, met de bescheidenheid die van zijn ambt wordt verwacht zijn ereloon in billijke gematigdheid begroot is (art. 446 ter) enz., houdt de formule een positief antwoord in op een welbepaalde maatschappelijke situatie. Het is niet verplichtend, de advocaat blijft voor het overige gebonden aan de informatieplicht over het ereloon, de inkomsten worden bepaald zoals gedefinieerd in het vademecum voor de BJB-bijstand, enz.
A 121
Pagina 7
Besluit: Balie Leuven is actief antwoorden aan het formuleren op wat zij meent te kunnen vernemen van derden en advocaten. Een balie luistert naar zowel de cliënten als de advocaten. Een balie luistert ook naar derden, niet cliënt, noch advocaat. Een balie formuleert een antwoord dat niet gericht is op het bevoordelen van welbepaalde advocaten. De balie heeft de absolute verdomde plicht om de advocatuur in zijn geheel, en in het bijzonder de advocaten van haar balie, hun wettelijke opdrachten te laten uitvoeren. Er is niet alleen de advocaat die dient te communiceren met zijn cliënt in een concurrerende markt daar waar er diensten worden aangeboden in een markt van boekhouders, sociale secretariaten, enz. Er is ook een advocaat die de plicht heeft om tweedelijnsbijstand in hoofdorde of in bijkomende orde te verzorgen. Er is ook de advocaat die de minderjarige moet bijstaan, er is ook de advocaat die binnenkort bij het eerste verhoor van een vrijheidberoofde persoon dient bij te staan, enz. Om een idee te hebben van wat ongeveer de noodzaak is van de bijstand van een advocaat, volstaat het eventjes de rechtspraak van het Europees Hof van de Rechten van de Mens te doorbladeren om bv. stil te staan bij een zaak Güveç / Turkije waar op 20 januari 2009 nog werd vastgesteld dat er een onmenselijke behandeling was van een gevangene. De samenvatting van het arrest in een eenvoudig zoekprogramma, jura.be, begint als volgt: “De verzoeker, die amper 15 jaar oud was toen hij in een Turkse gevangenis werd geplaatst, bracht er de volgende vijf jaar met volwassenen gevangenen. Gedurende de eerste zes en een halve maand van zijn gevangenhouding kreeg hij geen toegang tot juridisch advies en het duurde ongeveer vijf jaar na zijn inhechtenisneming voor hij kon rekenen op passende rechtsvertegenwoordiging. Deze omstandigheden, samen het feit dat hij gedurende achttien maanden werd berecht voor een misdrijf waarop de doodstraf stond, konden niet anders dan bij de verzoeker een gevoel van uiterste onzekerheid opwekken.” Het vervolg van het verhaal zijn een aantal herhaalde tragische zelfmoordpogingen, een volstrekt tekort aan medische zorgen en aangepaste zorgen voor psychologische problemen, enz. Er wordt besloten dat de verzoeker niet volwaardig heeft kunnen deelnemen aan zijn proces daar hij minstens 14 van de 30 zittingen zowel van het eerste als van het nieuwe proces niet heeft bijgewoond. Rekening houdend met de tekortkomingen in de procedure, in het bijzonder het gebrek aan rechtsbijstand, is er een schending geweest van artikel 6.1 in samenhang met artikel 6.3.c EVRM. Die spreidstand tussen economische marktomstandigheden, concurrerende prijzen, winstgevende activiteit enerzijds, en anderzijds noodzakelijke bijstand, rechtshulp, volstrekt ontoereikende vergoeding, effectieve daadwerkelijke en nuttige vertegenwoordiging anderzijds, blijft een opdracht die het individuele kantoor overstijgt en waaraan een balie moet meewerken zonder de paraplu van de OVB of anderen te gebruiken om er zich onder te verschuilen en zonder de zwarte piet (dat mogen wij wel zeggen) door te geven aan de staat die de boodschap wel zal begrepen hebben.
A 121
Pagina 8
