DIRECTORAAT-GENERAAL PRESIDIUM DIRECTORAAT VEILIGHEID EN RISICOBEOORDELING
BESTEK
OPENBARE AANBESTEDING
______________________
Bijzondere technische bepalingen
________________________
Modernisering van het systeem voor het omroepen van mededelingen EP/DGPRES/SEC/SER/2012-008
1/9
1 Technische voorschriften en omschrijving van de opdracht 1.1 Voorwerp van de opdracht In het kader van de modernisering van de uitrusting die bijdraagt aan de veiligheid, wil het Europees Parlement het omroepsysteem moderniseren waarmee sommige van zijn gebouwen zijn uitgerust en waarmee berichten met betrekking tot de veiligheid kunnen worden omgeroepen. Bij deze modernisering wordt het besturingsonderdeel van het systeem dat momenteel in gebruik is, vervangen door een geheel dat de beste operationele betrouwbaarheid biedt.
1.2 Beschrijving van de huidige situatie Het in Brussel geïnstalleerde omroepsysteem waarmee berichten met betrekking tot de veiligheid kunnen worden omgeroepen, bestaat uit een omroepinstallatie (geluidsversterkers, luidsprekers) en een besturingsinstallatie (matrixnet, besturingscomputer, bedieningspanelen met microfoon). De uitrusting is verspreid over diverse technische ruimten, één per gebouw. Alle momenteel geïnstalleerde matrices zijn van het merk ATEIS, type LAP G1. De matrices zijn met elkaar verbonden via een hiervoor bestemd glasvezelnetwerk. De matrices worden gevoed over een "No Break"-elektriciteitsnet, vanuit omzetters. Een overzichtsplan van het geïnstalleerde systeem is bijgevoegd als bijlage 1.
1.3 Aard van de verrichtingen Deze opdracht heeft betrekking op de vervanging van het hierboven beschreven gedeelte, met de audiomatrices, de besturingscomputer en de bedieningspanelen met microfoon. Deze lijst is niet volledig, aangezien de modernisering waarop deze opdracht betrekking heeft, een systeem moet opleveren dat voldoet aan de hieronder in detail omschreven specificaties.
1.3.1
Beschrijving van het systeem dat moet worden geïnstalleerd
1.3.1.1 Minimumvereisten Het systeem dat zal worden geïnstalleerd, voldoet aan de volgende minimumvereisten: -
-
-
-
er kunnen in welomschreven en vooraf bepaalde zones gesproken mededelingen mee worden omgeroepen die worden ingesproken aan de bedieningspanelen met microfoon; er kunnen in vooraf bepaalde zones opgenomen mededelingen mee worden omgeroepen; de in de vergaderzalen geïnstalleerde noodrelais kunnen ermee worden omgeslagen; het omvat een signaal om de goede werking van alle matrices aan te geven en een alarm in geval van een defect in het besturingsgedeelte. De bedoelde signalen verschijnen duidelijk op de bedieningspanelen en worden via een ethernet-verbinding doorgezonden ten behoeve van een extern toezichtsysteem; in geval van een defecte matrix is de continuïteit van de werking van het geheel gegarandeerd (vanzelfsprekend met uitzondering van de zones die worden bediend via de defecte matrix); het omvat een functioneringsmodus met verminderde functionaliteit (algemene oproep) in geval van een algemeen defect van het systeem;
2/9
-
de geplande uitbreiding naar alle gebouwen van het Europees Parlement in Brussel is ermee mogelijk. Deze uitbreiding heeft betrekking op 9 gebouwen en ongeveer 2 100 000 m ; ........
1.3.1.2 Werking in geval van defect van een gedeelte van het systeem - In geval van defect van een van de matrices van het systeem moet de werking van alle nog functionerende matrices gegarandeerd zijn, terwijl het defect moet worden gesignaleerd op de bedieningspanelen, waarbij wordt aangegeven welke zone niet meer gedekt is, en de defectmelding moet worden doorgezonden naar het toezichtsysteem. - In geval van defect van een van de bedieningspanelen moeten de andere panelen volstrekt operationeel blijven en moet het defect op de nog functionerende panelen worden gesignaleerd. - In geval van defect van alle bedieningspanelen of van de configuratie van de software van het geheel moet een functioneringsmodus met verminderde functionaliteit de omroeping van algemene oproepen mogelijk maken. Hiervoor kan worden voorzien in een vereenvoudigd bedieningspaneel. 1.3.1.3 Opbouw van het geheel 1.3.1.3.1 Bedieningspanelen De bedieningspanelen zijn uitgerust met een microfoon met zwanenhals waarin mededelingen kunnen worden ingesproken. Met de panelen kunnen alle in het systeem geprogrammeerde functies worden gebruikt die betrekking hebben op een selectieve oproep, terwijl er ook een algemene oproep mee mogelijk is. De panelen zijn uitgerust met toetsen om zones of groepen van zones te selecteren, met een microfoontoets en met een toets voor de gong, alsmede met een toets voor de doorzending van het signaal dat de goede werking of een defect van het systeem als geheel aangeeft. De interface mens/machine is bij voorkeur een interface met instelbare parameters en een aanraakscherm waarop alle of sommige van de functies van het bedieningspaneel voorhanden zijn. NB: Wat het vereenvoudigde bedieningspaneel betreft dat eventueel nodig is om het omroepen van mededelingen mogelijk te maken bij verminderde functionaliteit (zie bovenstaand punt), dit is uitgerust met een knop "algemene oproep", die beschermd is tegen onvrijwillige bediening, en met een microfoon met zwanenhals. Dit paneel wordt slechts op het systeem aangesloten, als dit nodig is.
1.3.1.3.2 Toezichtterminal Alle controle-, configuratie- en beheershandelingen met betrekking tot het geïnstalleerde besturingsgedeelte moeten kunnen worden gesteld op een hiervoor bestemde computerterminal. Alle systeemconfiguraties worden op deze terminal opgeslagen en een reservekopie kan worden gemaakt op een losse drager of een afzonderlijk instrument (bijvoorbeeld NAS). De terminal mag in geen geval nodig zijn voor de exploitatie van het systeem en alle systeemfuncties moeten in geval van defect of onbeschikbaarheid van de toezichtterminal operationeel blijven. De communicatie tussen de terminal en de apparatuur moet verlopen via het TCP IPnet, om ervoor te zorgen dat de signalen van de terminal kunnen worden verzonden.
3/9
1.3.1.3.3 Matrices De matrices vervullen op zijn minst de functie van voorversterker, compressorbegrenzer, automatische versterkingsregelaar en equalizer en zorgen ook voor de audiomatrixering. Zij zijn op zijn minst uitgerust met: - analoge audio-ingangen (met mogelijkheid van automatische voice overschakeling), - logische ingangen (bediening audioschakeling, signaal voor extern defect...), - logische uitgangen voor de bediening van externe apparatuur (noodrelais per zone, herstelling van het niveau...), - een functie voor het opslaan van vooraf opgenomen mededelingen, - .... De matrices werken in een netwerk en vormen een functioneel geheel - dat op dezelfde manier kan worden bestuurd vanaf welk bedieningspaneel ook, - dat op dezelfde manier kan worden bestuurd vanaf elke logische ingang van welke matrix in het geheel ook, - dat een audiosignaal kan uitzenden dat afkomstig is van een van de audioingangen van welke matrix in het geheel ook, - waarmee de noodrelais van de vergaderzalen worden bestuurd, - dat met gebruikmaking van het ethernet-protocol kan communiceren met een extern systeem (valt buiten deze aanbesteding) om informatie beschikbaar te maken over zijn staat van werking, - .... Eventueel kan worden voorzien in een specifiek bedieningspaneel met een microfoon en een knop voor algemene oproepen, om een bediening met verminderde functionaliteit mogelijk te maken in geval van defect van de standaardbedieningspanelen (voice over-bediening van de matrices). Aangezien het Parlement niet voornemens is nieuwe bekabeling tussen de gebouwen te leggen, moet het systeem gebruik kunnen maken van het bestaande glasvezelnet. De aanwezige vezels (twee voor elke tak van het net) zijn multimode vezels met connectoren van het ST-type.
1.3.2 Verrichtingen waarop deze opdracht betrekking heeft Deze opdracht heeft betrekking op alle verrichtingen die nodig zijn voor de goede uitvoering ervan, met name: -
-
de demontage van de bestaande apparatuur de levering, plaatsing en aansluiting van de nieuwe matrices de levering, plaatsing en aansluiting van de bedieningspanelen de configuratie van het geheel op basis van een vast te stellen scenario (/gebouwen /verdiepingen...) de levering van alle software en softwarelicenties, gegevens en informatie die nodig zijn voor de controle, de bediening en de configuratie van het systeem de levering van een onderhoudskavel die moet worden omschreven de opleiding van het personeel dat belast wordt met de bediening de opleiding van het personeel dat belast wordt met het onderhoud de opleiding van het personeel dat belast wordt met het beheer van het systeem de verstrekking van de AsBuilt-documentatie (opstelling of bijwerking) ...
Als voor het gebruik van de in het kader van de opdracht geleverde software een licentie nodig is, moet deze worden afgegeven op naam van het Europees Parlement en gelden zonder beperking in de tijd.
4/9
1.3.3 AsBuilt-documentatie De AsBuilt-documentatie die moet worden verstrekt vóór de oplevering van het geheel, moet de exploitatie, het onderhoud en het beheer van het systeem mogelijk maken. Alle plannen en documenten worden verstrekt in elektronische vorm, de technische plannen en de configuratieschema's en -documenten worden verstrekt in een formaat waarmee wijzigingen mogelijk zijn (Acad. en Excel) of in het oorspronkelijke formaat van de applicatie ervoor. De documentatie wordt opgedeeld in twee delen: 1.3.3.1 AsBuilt-dossier Dit dossier omvat alle documenten van de fabrikant en alle documenten in verband met de uitgevoerde installatie. Het omvat op zijn minst: - beschrijvingen van de uitrusting - technische fiches van de uitrusting - een handleiding van de uitrusting - een synoptisch plan van de installatie - gedetailleerde plannen en schema's van de racks en de bekabeling ervan - een specifieke gebruiksaanwijzing voor het geïnstalleerde systeem - de applicaties, software en datafiches die nodig zijn voor de installatie, het beheer en de configuratie van het geïnstalleerde systeem - de licenties van de geleverde software - .....
1.3.3.2 Onderhoudsdossier Dit dossier omvat alle documenten van de fabrikant en alle documenten die nodig zijn voor het onderhoud van de uitgevoerde installatie volgens de voorschriften van de fabrikant. Het omvat op zijn minst: - een technische fiche van de geïnstalleerde apparatuur - de procedures die moeten worden gevolgd bij het onderhoud van het systeem - de voorschriften van de fabrikant wat het onderhoud betreft (onderhoudsplan en hiermee verband houdende gamma's) - de inhoud van de voorgestelde onderhoudskavel - een lijst van de losse onderdelen - de applicaties, software en datafiches die nodig zijn voor de installatie, het beheer en de configuratie van het geïnstalleerde systeem - de licenties van de geleverde software - .....
5/9
2
Uitvoering van de opdracht 2.1 Voertaal De voertaal in het kader van deze opdracht is Frans. De verstrekte documenten moeten zijn opgesteld in het Frans en het personeel dat de opdracht uitvoert, moet een behoorlijke vaardigheid in het Frans hebben.
2.2 Uitvoeringsplan en -termijn De Contractuele planning van de werkzaamheden is de door het Europees Parlement tijdens de startvergadering van de werken gevalideerde planning. De uitvoeringstermijn van de werken gaat in op het moment van de ondertekening van het contract en loopt af op het moment van de ondertekening van de Voorlopige oplevering. Als de werken door een besluit van het Parlement worden opgeschort, wordt met de termijn van de opschorting geen rekening gehouden bij de berekening van de uitvoeringstermijn en wordt deze met een overeenkomstige tijdspanne verlengd.
2.3 Werkvergaderingen Zo vaak als nodig worden werkvergaderingen belegd. De contractant stelt hiervan systematisch een proces-verbaal op, dat voor validering wordt voorgelegd aan de vertegenwoordiger van het Parlement. Tijdens de eerste vergadering, die zal plaatshebben tijdens de week die volgt op de ondertekening van het contract, wordt de Contractuele planning van de werkzaamheden gevalideerd op basis van de planning die de inschrijver heeft ingediend met zijn offerte.
2.4 Uitvoeringswijze van de werken 2.4.1 Werkuren De werkuren zijn de kantooruren van het Europees Parlement. Als werken moeten worden uitgevoerd die een grote impact hebben op het systeem of als de uurregeling moet worden aangepast om de Contractuele planning van de werkzaamheden te kunnen aanhouden, kan de vertegenwoordiger van het Parlement op uitdrukkelijk verzoek van de contractant toestemming verlenen voor verrichtingen buiten de bedoelde uren.
2.4.2 Toegang van het personeel – accreditatie van de betrokkenen Iedereen die een taak moet uitvoeren in de gebouwen van het Europees Parlement, moet hiervoor geaccrediteerd zijn. Accreditatieaanvragen moeten 48 uur vooraf worden ingediend volgens de geldende procedure. De aandacht van de contractant wordt gevestigd op het feit dat het Parlement zich het recht voorbehoudt iedereen om veiligheidsredenen de toegang tot zijn gebouwen te weigeren.
6/9
2.4.3 Onbeschikbaarheid van het systeem De contractant laat het systeem in het kader van zijn werkzaamheden zo veel mogelijk in staat van werking en zorgt ervoor dat het zo min mogelijk onbeschikbaar is. Hij is in elk geval verplicht de vertegenwoordiger van het Parlement 48 uur op voorhand te waarschuwen, als zijn werkzaamheden gevolgen voor de werking van het systeem zullen hebben, om ervoor te zorgen dat compensatiemaatregelen kunnen worden genomen.
2.5 Oplevering van de werken – periode van deugdelijke voltooiing – garantie Zodra de werken af zijn, brengt de contractant dit ter kennis van de vertegenwoordiger van het Parlement, die overgaat tot de verrichtingen die voorafgaan aan de oplevering, om vervolgens te kunnen komen tot de voorlopige oplevering. Met ingang van de dag waarop de voorlopige oplevering is uitgesproken, gaat een periode van deugdelijke voltooiing in van een jaar, waarin de contractant verantwoordelijk is voor de deugdelijke werking van de in het kader van de opdracht geïnstalleerde uitrusting en hij voorziet in het onderhoud hiervan overeenkomstig de garantie. Tijdens deze periode moet de contractant elke anomalie die en elk gebrek aan conformiteit dat hem door de vertegenwoordiger van het Parlement wordt gesignaleerd, remediëren. Aan het einde van de periode van deugdelijke voltooiing kan de vertegenwoordiger van het Parlement overgaan tot de definitieve oplevering, als de contractant al zijn contractuele verplichtingen is nagekomen en hij ervoor heeft gezorgd dat elk voorbehoud kan worden opgeheven dat in het kader van de verrichtingen die voorafgaan aan de oplevering of tijdens de periode van deugdelijke voltooiing was geformuleerd. 2.5.1
Verrichtingen die voorafgaan aan de oplevering en voorlopige oplevering De verrichtingen die voorafgaan aan de oplevering bestaan in de validering van alle functies van de uitrusting en van de conformiteit hiervan met het bestek. In het kader van de verrichtingen die voorafgaan aan de oplevering wordt de lijst met punten van voorbehoud opgesteld.
2.5.2
Stand van het voorhoud en follow-up De contractant zorgt ervoor dat het voorhoud, zodra het hem ter kennis is gebracht, zo snel mogelijk kan worden opgeheven. Zijn acties hiertoe worden opgetekend in een fiche inzake de opheffing van de punten van voorbehoud die wordt opgesteld door de contractant en ter validering wordt voorgelegd aan de vertegenwoordiger van het Europees Parlement en de lijst met punten van voorbehoud wordt bijgewerkt.
2.6 Onder garantie vallende werken Tijdens het jaar van de garantie moet de contractant op eigen kosten alle gebreken en storingen die in het geïnstalleerde systeem worden vastgesteld, remediëren. De garantie dekt alles, de onderdelen, de werkuren en de verplaatsingen zijn ten laste van de contractant. Om de termijnen te verkorten kan de contractant voor zijn werken de elementen gebruiken van de onderhoudskavel, mits hij deze kavel vervolgens zo spoedig mogelijk op eigen kosten weer aanvult.
7/9
Als de hieronder vastgestelde termijnen voor werken niet worden geëerbiedigd, heeft dit de toepassing als gevolg van de boetes in punt 2.7 van dit document.
2.6.1 Termijn voor werken In geval van defect van de uitrusting moet de contractant ter plaatse ingrijpen binnen 4 werkuren nadat het defect hem is gemeld. 2.6.2 Termijn voor het voorlopig opnieuw in gebruik nemen De contractant moet overgaan tot het voorlopig opnieuw in gebruik nemen van de uitrusting binnen 4 uur na zijn aankomst ter plaatse. Het voorlopig opnieuw in gebruik nemen gebeurt met de elementen van de beschikbare onderhoudskavel. De termijn kan niet worden verlengd, als de nodige losse onderdelen niet in de onderhoudskavel aanwezig zijn. Het systeem wordt beschouwd als zijnde voorlopig opnieuw in gebruik genomen, als het op zijn minst voldoet aan alle minimumvereisten waarin is voorzien in het contract.
2.6.3 Termijn voor de definitieve herstelling De contractant moet zorgen voor de definitieve herstelling van de uitrusting binnen 12 uur na het voorlopig opnieuw in gebruik nemen . Deze termijn wordt met de kortste leveringstermijn verlengd, als de nodige onderdelen of deelsystemen niet in de onderhoudskavel aanwezig zijn. Het systeem wordt beschouwd als zijnde definitief hersteld, als het opnieuw al zijn oorspronkelijke functies vervult en alle defecte elementen zijn vervangen.
2.7 Boetes Het Europees Parlement behoudt zich het recht voor de hieronder vastgestelde boetes toe te passen, als de termijnen waarin de opdracht voorziet, niet worden geëerbiedigd. Het bedrag van de boetes wordt ingehouden op de bedragen die verschuldigd zullen zijn aan de contractant of op de uitvoeringsgarantie. Het bedrag van de boetes is onbeperkt en het Parlement behoudt zich het recht voor de opdracht te annuleren, met de schade uitsluitend voor rekening van de contractant, als het totaalbedrag van alle in het kader van de opdracht toegepaste boetes meer dan 10% bedraagt van het totale bedrag van de opdracht. 2.7.1 Niet-naleving van de contractuele planning Als de in de contractuele planning vastgestelde duur van de werken wordt overschreden, wordt de contractant een boete opgelegd van 1% van het totale bedrag van de opdracht per kalenderdag vertraging. De boete geldt vanaf de eerste dag vertraging en bij de berekening ervan wordt gerekend met volledige dagen, zodat voor elke begonnen dag de volledige dagboete verschuldigd is.
2.7.2
Niet-naleving van de termijnen voor onder garantie vallende werken
2.7.2.1 Niet-naleving van de termijn voor werken Als de in bovenstaand punt 2.6.1 vastgestelde contractuele termijn voor werken niet wordt nageleefd, wordt de contractant een boete opgelegd van 0,5% van het totale bedrag van de opdracht per uur vertraging. De boete geldt vanaf het eerste uur vertraging en bij de berekening ervan wordt gerekend met volledige uren, zodat voor elk begonnen uur het volledige uurtarief verschuldigd is.
8/9
2.7.2.2 Niet-naleving van de termijn voor het voorlopig opnieuw in gebruik nemen Als de in bovenstaand punt 2.6.2 vastgestelde contractuele termijn voor het voorlopig opnieuw in gebruik nemen niet wordt nageleefd, wordt de contractant een boete opgelegd van 0,5% van het totale bedrag van de opdracht per uur vertraging. De boete geldt vanaf het eerste uur vertraging en bij de berekening ervan wordt gerekend met volledige uren, zodat voor elk begonnen uur het volledige uurtarief verschuldigd is. 2.7.2.3 Niet-naleving van de termijn voor de definitieve herstelling Als de in bovenstaand punt 2.6.3 vastgestelde contractuele termijn voor de definitieve herstelling niet wordt nageleefd, wordt de contractant een boete opgelegd van 0,5% van het totale bedrag van de opdracht per uur vertraging. De boete geldt vanaf het eerste uur vertraging en bij de berekening ervan wordt gerekend met volledige uren, zodat voor elk begonnen uur het volledige uurtarief verschuldigd is.
2.8
BIJLAGE 1 – Documentatie met betrekking tot het huidige systeem -
A1-1 - Eendraadschema van de huidige situatie A1-2 - Het glasvezelnet tussen de gebouwen A1-3 - Relaisprincipe – noodrelais van de zalen
BIJLAGE 2 – Kalender 2012
9/9
