Directie-generaal Personen met een handicap

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

143

Archief van de

Directie-generaal Personen met een handicap (FOD Sociale Zekerheid) Archiefselectielijst [2014]

door

Kathleen DEVOLDER

5407

Brussel – Bruxelles 2014

ARCHIEF VAN DE DIRECTIE-GENERAAL PERSONEN MET EEN HANDICAP (FOD SOCIALE ZEKERHEID) ARCHIEFSELECTIELIJST [2014]



143

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5407 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



143

Archief van de


door

Kathleen DEVOLDER


INHOUDSTAFEL

INHOUDSTAFEL ................................................................................................................... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL ..................................... 7 GEBRUIKSAANWIJZING.................................................................................................... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST................................................................................................ 11 A. BEHEER A1. A2. A3. A4. A5. A6. A7. A8. A9. A10.

....................................................................................................................................... 11

Wettelijk en reglementair kader ............................................................................... 11 Strategisch beleid ............................................................................................. 11 Activiteiten van de beheers- en overlegorganen .................................................... 12 Organisatie en interne werking................................................................................. 13 Beheer van de geschillen ........................................................................................... 14 Personeelsbeheer (correspondent HR) .................................................................... 14 Financieel beheer (correspondent B&BC) .............................................................. 14 Beheer informatie- en communicatietechnologie (correspondent ICT) ............. 15 Kennisbeheer .................................................................................................... 16 Beheer van de centra voor medische expertise en coördinatie van de medsische evaluatie ....................................................................................................................... 17 A11. Coördinatie van communicatie en pers ................................................................... 18 A12. Coördinatie van klanten- en klachtenbeheer .......................................................... 21 A13. Beheer van de kwaliteitscontrole ............................................................................. 22

B. UITOEFENING VAN DE EIGEN BEVOEGDHEDEN................................................................ 23 B1. Erkenning van de handicap (na administratieve en medische evaluatie) ........... 23 B2. Toekenning van financiële steun of tegemoetkomingen aan personen met een handicap ....................................................................................................................... 25 B3. Toekenning van andere steunmaatregelen (sociale, fiscale en tarifaire maatregelen) ................................................................................................................ 29 B4. Het informeren van (potentiële) klanten en onderhouden van contacten met lokale welzijnsdiensten .............................................................................................. 31 B5. Secretariaat van adviesorganen ................................................................................ 32  Interministeriële Conferentie Personen met een handicap .................. 32  Nationale Hoge Raad voor Personen met een Handicap (NHRPH) .. 33  Commissie voor Sociaal Hulpbetoon..................................................... 35 C. ARCHIEVEN VAN HET BELGIAN DISABILITY FORUM (BDF VZW) ................................ 36

5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009)1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun defin7itieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een selectielijst maakt regelmatige en gecontroleerde archiefvernietigingen mogelijk. Op die manier wordt tijd en ruimte uitgespaard, blijft de informatiestroom beheersbaar en kan efficiënter gewerkt worden. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel,

1

Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, 19.05.2009); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010). 7

politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

8

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) Deze worden op een horizontale, grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdeling vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  Bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Selecteren en overbrengen naar het Rijksarchief: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van 9

het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief (www.arch.be) onder de rubriek “advies over archiefbeheer”.

Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie.

10

Directie-generaal Personen met een handicap – Archiefselectielijst

Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

Enkel de originele versies bewaren. Kopieën mogen vernietigd worden.

A. BEHEER A1. WETTELIJK EN REGLEMENTAIR KADER A1.001

Wetten, koninklijke en ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen m.b.t. de organisatie en de werking van de instelling en m.b.t. het beleidsdomein (gehandicaptenbeleid)

10 jaar

selecteren en overbrengen naar het RA

A1.002

Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen

10 jaar

bewaren en overbrengen naar het RA

A2. STRATEGISCH BELEID A2.001

Dossiers inzake het strategisch beleid (beleidsnota's, beleidsplannen, evaluaties, beheersovereenkomsten, enz.)

10 jaar


A2.002

Notulen en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet

5 jaar


A2.003

Kabinetsnota's

5 jaar


11


Code

Reeks



Opmerkingen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.

A2.004

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

5 jaar

vernietigen

A2.005

Dossiers inzake de betrekkingen met Europese en/of internationale organisaties

5 jaar


De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren en overbrengen naar het RA. Notulen en documenten afkomstig van Europese en internationale organisaties vernietigen.

Gepubliceerd op Wiki-Hand.

A3. ACTIVITEITEN VAN DE BEHEERS- EN OVERLEGORGANEN A3.001

Agenda’s van de vergaderingen van het managementteam

10 jaar


A3.002

Uitnodigingen voor de vergaderingen van het managementteam

1 jaar

vernietigen

A3.003

Verslagen van de vergaderingen van het managementteam en bijhorende stukken

10 jaar


A3.004

Verslagen van de vergaderingen en documenten van het Directiecomité van de FOD Sociale Zekerheid

10 jaar

vernietigen

A3.005

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van externe beheersorganen (bijvoorbeeld: Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheid, RSZPPO)

10 jaar

vernietigen

12

Gepubliceerd op Wiki-Hand.

Deze documenten moeten bewaard worden op het niveau van het secretariaat van het Directiecomité.


Code A3.006

Reeks



Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van het basisoverlegcomité (BOC)

10 jaar


Opmerkingen

A4. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A4.004

Jaarverslagen

10 jaar


A4.005

Statistieken en cijfermateriaal betreffende de activiteiten van de instelling

10 jaar


A4.006

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organogrammen, dossiers inzake reorganisaties, BPR enz.)

10 jaar


A4.007

Dienstnota’s

tot aanpassing of vervanging


A4.008

Verslagen van dienstvergaderingen van de verschillende diensten, werkstations, teams

5 jaar

vernietigen

A4.009

Teamdoelstellingen

5 jaar

vernietigen

13

1 exemplaar bewaren in elke taal.

Organogrammen worden gepubliceerd op Handinet.


Code

Reeks



Opmerkingen

A5. BEHEER VAN DE GESCHILLEN (JURIDISCHE BEROEPEN TEGEN DE BESLISSINGEN VAN DE DG) A5.001

Dossiers inzake rechtsprocedures (procedures voor de arbeidsrechtbanken, arbeidshoven e.a.)

10 jaar na vonnis (definitieve uitspraak)


Dossiers die een precedentwaarde hebben bewaren en overbrengen naar het RA; de overige vernietigen.

zolang het personeelslid in dienst is

vernietigen

De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst personeel en organisatie van de FOD Sociale Zekerheid.

3 jaar

vernietigen

Deze overzichten zijn afkomstig van de stafdienst personeel en organisatie van de FOD Sociale Zekerheid.

Het betreft digitale dossiers, beheerd via Tetra.

A6. PERSONEELSBEHEER (CORRESPONDENT HR) A6.001

Personeelsdossiers (met stukken betreffende de recrutering, stage, evaluatie, promotie, vorming enz.) Het betreft digitale dossiers.

A6.002

Maandelijkse overzichten van afwezigheden wegens ziekte

A7. FINANCIEEL BEHEER (CORRESPONDENT B&BC) A7.001

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen

7 jaar


A7.002

Bestelbonnen

7 jaar

vernietigen

14


Code

Reeks



Opmerkingen

7 jaar*

vernietigen

* Opgelet: deze periode wordt door de BTWwetgeving verlengd tot 15 jaar voor stukken betreffende de oprichting of verkrijging van een gebouw dat als bedrijfsmiddel dient, of van de verkrijging van zakelijke rechten op een dergelijk gebouw.

tot einde gebruik

vernietigen

A7.003

Facturen

A7.004

Aankoopdossiers van duurzame roerende goederen

A7.005

Aankoopdossiers van niet-duurzame roerende goederen

7 jaar

vernietigen

A7.006

Rekeninguittreksels

7 jaar

vernietigen

A7.007

Dossiers inzake overheidsopdrachten: -

gunningsdossiers

-

uitvoeringsdossiers voor werken met tienjarige aansprakelijkheid

-

uitvoeringsdossiers voor kleine werken, leveringen en diensten

10 jaar 10 jaar na de definitieve oplevering

vernietigen

30 maanden na de betekening van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering

A8. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE (CORRESPONDENT ICT) A8.001

Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen

zolang systeem in gebruik is

15

vernietigen


Code

Reeks



A8.002

Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen (in eigen beheer of door middel van uitbesteding)

zolang systeem in gebruik is


A8.003

Inventaris van hard- en sofwaresystemen

tot opmaak nieuwe versie

vernietigen

A8.004

Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen

1 jaar

vernietigen

A8.005

Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen

1 jaar

vernietigen

A8.006

Softwarelicenties

na einde licentie

vernietigen

A8.007

Dossiers inzake de opvolging van ICT-projecten

5 jaar einde project

vernietigen

tot aanpassing


Opmerkingen Bewaren en overbrengen naar het RA indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige vernietigen.

Het eigenlijk beheer en onderhoud van de technische infrastructuur van ICT gebeurt door de stafdienst ICT van de FOD Sociale Zekerheid

A9. KENNISBEHEER A9.001

De “bijbel” (la “bible”): handboek met de procedures van DG Personen met een handicap, aangevuld met opmerkingen

Jaarlijks één exemplaar archiveren (in digitale vorm). Vroeger werd de ‘bijbel’ uitgegeven in papieren vorm (herdruk ongeveer om de 2 jaar). Sinds 2012 gepubliceerd op Wiki-Hand. Belangrijk voor de interpretatie van de wetgeving.

16


Code

Reeks



Opmerkingen

A9.002

“Wiki-Hand”, online platform voor het delen van informatie

tot vervanging


Vóór en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay-out bewaren.

A9.003

“Handinet” (intranet voor het personeel van DG Personen met een handicap, ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen)

tot vervanging


Vóór en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay-out bewaren.

A9.004

Documentatie (bijv. KSZ-documentatie)


vernietigen

A9.005

Handleidingen en gebruiksaanwijzingen (bijvoorbeeld: Tetra)


vernietigen

A10. BEHEER VAN DE CENTRA VOOR MEDISCHE EXPERTISE EN COÖRDINATIE VAN DE MEDISCHE EVALUATIE A10.001

Medische richtlijnen


vernietigen

De gebundelde medische richtlijnen bewaren (zie volgende reeks).

A10.002

Gebundelde (medische) richtlijnen



Na elke grondige herziening één exemplaar in beide talen bewaren en overbrengen naar het RA.

A10.003

Verslagen van werkgroepen belast met het uitwerken/updaten van de medische richtlijnen

2 jaar na het einde van werkzaamheden werkgroep

vernietigen

17


Code

Reeks



A10.004

Verslagen van de maandelijkse vergaderingen van de centrumhoofden

5 jaar


A10.005

Verslagen van interne dienstvergaderingen binnen de centra voor medische expertise (een 3-tal per jaar)

5 jaar

vernietigen

5 jaar

bewaren en overbrengen naar het RA*

Opmerkingen Deze verslagen worden gepubliceerd op WikiHand.

A11. COÖRDINATIE VAN COMMUNICATIE & PERS A11.001

Nieuwsbrieven “Handiflash” en “Handipro”

Handiflash is een nieuwsbrief voor personen met een handicap en hun naasten (informatie over uitbetalingen, openingsuren, bereikbaarheid, rechten, voordelen enz.). Handipro is een nieuwsbrief voor professionals bij OCMW’s, gemeenten, ziekenhuizen, ziekenfondsen enz. (informatie over procedures, reglementering enz).2 *Bewaren en overbrengen naar het RA door de diensten van de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid die verantwoordelijk zijn voor het communicatiebeleid.

2

http://www.handicap.fgov.be/nl/nieuws/handiflash-en-handipro-twee-nieuwsbrieven-van-de-dg-personen-met-een-handicap (geraadpleegd op 13 mei 2014).

18


Code A11.002

Reeks Dossiers inzake de organisatie van persconferenties



5 jaar

selecteren en overbrengen naar het RA*

Opmerkingen De persteksten of het persdossier bewaren en overbrengen naar het RA, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen. *Bewaren en overbrengen naar het RA door de diensten van de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid die instaan voor het communicatiebeleid.

A11.003

Persberichten

5 jaar


A11.004

Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches

1 jaar

vernietigen

A11.005

Publicaties, brochures, folders en affiches

5 jaar


A11.006

Stukken betreffende het inhoudelijk beheer van de internet-, intranet- en/of extranetsite

1 jaar

19

vernietigen

1 exemplaar in elke taal. *Bewaren en overbrengen naar het RA door de diensten van de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid die instaan voor het communicatiebeleid.

1 exemplaar in elke taal (papier of digitaal). *Bewaren en overbrengen naar het RA door de diensten van de voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid die verantwoordelijk zijn voor het communicatiebeleid.


Code

Reeks



A11.007

A11.008

Opmerkingen

Internetsite “handicap.fgov.be”

tot vervanging


Vóór en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay-out, en de statistieken van de bezoeken bewaren en overbrengen naar het RA.

“Handiweb”, het elektronisch loket van DG Personen met een handicap

tot vervanging

vernietigen

Klanten kunnen via deze internettoepassing hun dossier online raadplegen, aanvragen indienen, wijzigingen signaleren, documenten inzien en afdrukken,… De aanvragen worden rechtstreeks verwerkt in Tetra. Het betreft informatie die onttrokken wordt aan Tetra en Documentum.

A11.009

Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling de rechten bezit

10 jaar

20


Het beeldmateriaal bij voorkeur overgedragen aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief.


Code

Reeks



Opmerkingen

papieren versie: 3 maand*

zie de definitieve bestemming van de dossiers waarin de briefwisseling wordt geklasseerd

*Alle inkomende post wordt gescand door de Dienst Sorteercentrum en Documentenbeheer.De dienst zorgt voor een correcte toewijzing aan de diensten die de documentenstroom verder verwerken. De toewijzing verloopt automatisch door inkomende documenten van een streepjescode te voorzien die gelinkt is aan het identificatiesysteem van de DG.3 De papieren documenten worden vernietigd na 3 maanden. De digitale documenten zijn beschikbaar via Documentum.

A12. COÖRDINATIE VAN KLANTEN- EN KLACHTENBEHEER A12.001

Inkomende briefwisseling (via diverse kanalen). Het betreft zowel: - aanvragen IVT, IT, THB, BKB, parkeerkaarten, vragen i.v.m. attesten en afgeleide rechten (inkomend in papieren vorm; worden gescand) - vragen gesteld via de website (webformulieren) - e-mails - faxen - (dossiergebonden) vragen gericht aan de bevoegde staatssecretaris - interpellaties vanwege de federale ombudsman (via email)

gedigitaliseerde versie: zie de bewaartermijnen van de reeksen individuele dossiers (p. 23-31)

A12.002

Antwoorden vanwege de klantendienst

10 jaar

vernietigen

De antwoorden worden bewaard op de G-schijf (mappen per jaar) en in “Siebel”.

A12.003

Klachten

10 jaar

vernietigen

Klachten worden als dusdanig geregistreerd in “Siebel”.

A12.004

Antwoorden op de klachten

10 jaar

vernietigen

A12.005

“Siebel”: opvolgingstool voor het beheer van de klantencontacten

10 jaar

vernietigen

3

Jaarverslag 2008, Brussel, FOD Sociale Zekerheid Directie-generaal Personen met een handicap, p. 26.

21

Er wordt een fiche aangemaakt voor elk klantencontact.


Code

Reeks



tot aanpassing

vernietigen

5 jaar na het einde van het project

vernietigen

A12.006

Standaardbrieven, modellen

A12.007

Dossiers inzake projecten (bijvoorbeeld: project “leesbaarheid”)

A12.008

(Maandelijkse) statistieken over de briefwisseling

10 jaar

vernietigen

A12.009

(Driemaandelijkse) statistieken over de klachten

10 jaar

vernietigen

A12.010

Tevredenheidsenquêtes: vragenlijst en analyse van de resultaten

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Deze gegevens worden gepubliceerd in het jaarverslag.

A13. BEHEER VAN DE KWALITEITSCONTROLE A13.001

Maandelijkse verslagen van de kwaliteitscontrole op afgewerkte dossiers

10 jaar

vernietigen

Er wordt steekproefsgewijs gecontroleerd (ongeveer 5 % van alle dossiers).

A13.002

Rapport over de kwaliteitscontrole (zesmaandelijks)

10 jaar

vernietigen

Dit rapport zal bewaard worden op het niveau het van managementteam. Het wordt ook overgemaakt aan het Rekenhof.

22


Code

Reeks



Opmerkingen

vernietigen

*Zal vanaf 1 januari 2016 vervangen worden door Curam.

B. UITOEFENING VAN DE EIGEN BEVOEGDHEDEN B1. ERKENNING VAN DE HANDICAP (NA ADMINISTRATIEVE EN MEDISCHE EVALUATIE) B1.001

4

“Tetra”: applicatie voor het dossierbeheer binnen DG Personen met een handicap (opvolging van de aanvragen en van de evaluatie van de handicap, berekening en betaling van tegemoetkomingen)

tot vervanging* voor de bewaartermijn van de data: zie de reeksen individuele dossiers (p. 23-31)

Jaarverslag 2008, Brussel, FOD Sociale Zekerheid. Directie-generaal Personen met een handicap, p. 26.

23

Tetra bevat alle gegevens ingevoerd in het kader van de administratieve en medische evaluatie, maar ook informatie ingezameld bij andere instellingen via elektronische gegevensuitwisseling (het Rijksregister, de FOD Financiën, de RVP enz.). Medewerkers van DG Han krijgen toegang tot die delen van Tetra die aansluiten op hun competenties en verantwoordelijkheden. Documenten aangemaakt in Tetra worden digitaal doorgestuurd naar de drukkerij van FOD Financiën (FinPress), die zorgt voor het afdrukken en versturen.4


Code B1.002

Reeks



Opmerkingen

Dossiers inzake aanvragen voor de erkenning van een handicap

Tot 10 jaar:

selecteren: enkele tientallen dossiers bewaren en overbrengen naar het RA ter illustratie van de procedure

Het betreft administratieve en medische dossiers, sinds enige jaren uitsluitend in digitale vorm (documentbeheersysteem Documentum).5 De administratieve dossiers bevatten: - het door de aanvrager ingevulde aanvraagformulier (“Evaluatie van de handicap” – deel 1 en 2)6 - gegevens die langs elektronische weg ingezameld worden bij andere instanties (bijvoorbeeld gegevens over de woonplaats, de gezinssamenstelling, het pensioen,…)

- na het overlijden van de persoon met een handicap (of de uitbetaling van de achterstallen na het overlijden) - na een beslissing die alle financiële en medische rechten van de persoon met een handicap beëindigd - na vonnis (in geval van beroep)

5

De medische dossiers bevatten: - de door de arts van de aanvrager ingevulde aanvraagformulier (“Evaluatie van de handicap – deel 3) + documenten over de gezondheidstoestand die worden meegestuurd of die door de DG worden opgevraagd (medische & psychologische verslagen, protocollen, echografieën, …) - stukken betreffende de evaluatie van de handicap en de beslissing van de arts. De artsen van de Centra voor Medische Expertise kunnen de medische documenten raadplegen en hun beslissing registreren via “Medic-e”, d.i. een uitbreiding van Tetra die de artsen van DG Han, evenals een aantal geprivilegieerde artsen, via eHealth kunnen gebruiken.

De digitale dossiers hebben bewijskracht gekregen via een ministeriële erkenning van de digitaliseringsprocedures, na gunstig advies (n°11/08 van 8 juli 2011) van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid (in toepassing van het KB van 22 maart 1993 betreffende de bewijskracht, ter zake van de sociale zekerheid, van de door de instellingen van sociale zekerheid opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens, en van het KB van 26 april 2007 tot wijziging van het KB van 27 april 1999

24


Code

Reeks



Opmerkingen

B2. TOEKENNING VAN FINANCIËLE STEUN OF TEGEMOETKOMINGEN AAN PERSONEN MET EEN HANDICAP B2.001

Dossiers inzake aanvragen van een inkomensvervangende tegemoetkoming (IVT)

Tot 10 jaar: - na het overlijden van de persoon met een handicap (of de uitbetaling van de achterstallen na het overlijden)


Het betreft een soort leefloon, bestemd voor personen met een handicap die niet over een inkomen (beroepsinkomen, werkloosheidsuitkering, ziektevergoeding….) beschikken of van wie het inkomen zeer beperkt is. De DG staat in voor de behandeling van het dossier en voor de betaling van de IVT.

- na een beslissing die alle financiële en medische rechten van de persoon met een handicap beëindigd - na vonnis (in geval van beroep)

betreffende de bewijskracht van de door de zorgverleners en de verzekeringsinstellingen opgeslagen, verwerkte, weergegeven of meegedeelde gegevens). Brief van L. Onkelinx, minister van Sociale Zaken aan F. Vanmassenhove, voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid d.d. 15 september 2011. DG Personen met een handicap beschikt wel nog over een grote hoeveelheid papieren dossiers die niet gedigitaliseerd zijn (momenteel vnl. bewaard in het gebouw van de RVP). 6 In deel 1 wordt informatie gevraagd over de persoonlijke situatie van de persoon met een handicap (burgerlijke staat, kinderen, opleiding, werksituatie,…). In deel 2 worden een aantal vragen gesteld om te bepalen in welke mate de persoon zelfstandig bepaalde dagelijkse activiteiten kan uitvoeren (zich verplaatsen, eten en drinken, wassen, onderhoud woning enz). De aanvrager mag deze formulieren zelf invullen of hiervoor de hulp inroepen van een derde of van de huisarts.

25


Code B2.002

Reeks Dossiers inzake aanvragen van een integratietegemoetkoming (IT)



Tot 10 jaar:



26

Opmerkingen Bestemd voor personen met een handicap die wegens hun handicap met bijkomende kosten geconfronteerd worden. De DG staat in voor de behandeling van het dossier en voor de betaling van de IT.


Code B2.003

Reeks Dossiers inzake aanvragen van een tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden (THAB)



Tot 10 jaar:


- na het overlijden van de persoon met een handicap (of de uitbetaling van de achterstallen na het overlijden)

Opmerkingen Het betreft een aanvulling op hun pensioen of op mogelijke andere inkomsten, zodat ze hun bijkomende kosten kunnen opvangen. De DG staat in voor de behandeling van het dossier en voor de betaling van de THB.

- na een beslissing die alle financiële en medische rechten van de persoon met een handicap beëindigd - na vonnis (in geval van beroep) B2.004

Borderellen voor betalingen

10 jaar

vernietigen

B2.005

Bewijzen van aangetekende zendingen

10 jaar

vernietigen

B2.006

Manuele afrekeningen

10 jaar

vernietigen

B2.007

Interne statistieken (bijvoorbeeld van de dienst Uitbetalingen)

10 jaar

vernietigen

B2.008

Jaarrekeningen van de vastgestelde rechten van de dienst Terugvorderingen (DG Personen met een handicap)

10 jaar

vernietigen

27

Excel-bestand (extractie uit Tetra).


Code B2.009

Reeks Dossiers inzake terugvorderingen van ten onrechte betaalde tegemoetkomingen



Opmerkingen

10 jaar na het afsluiten van de schuld (door kwijtschelding of volledige betaling)*

vernietigen

De wet van 27 februari 19877 stipuleert dat de terugvordering van ten onrechte betaalde tegemoetkomingen verjaart na 3 jaar te rekenen vanaf de datum waarop de uitbetaling is geschied of 5 jaar wanneer de “onverschuldigde sommen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse of bewust onvolledige verklaringen” (art. 16). *In de praktijk maken deze dossiers integraal deel uit van de digitale dossiers vermeld onder B2.001, B2.002, B2.003 en zal dezelfde bewaartermijn worden gehanteerd (binnen Tetra wordt niet gewerkt met verschillende bewaartermijnen; men bewaart een dossier in zijn geheel).

B2.010

7

Sociale verslagen (verslagen van het onderzoek naar de inkomsten en uitgaven die verband houden met de handicap opdat de Commissie voor sociaal hulpbetoon aan de minister een gefundeerd voorstel zou kunnen indienen om te beslissen over het al dan niet terugvorderen van ten onrechte aan een persoon met een handicap uitbetaalde sommen)

even lang als de dossiers inzake terugvorderingen

vernietigen

Aan Nl kant worden de papieren verslagen gescand en opgenomen in Documentum. Het is de bedoeling dat dit in de nabije toekomst ook zal gebeuren voor de Fr verslagen. De archieven van de Commissie voor sociaal hulpbetoon worden wèl bewaard (zie p. 35).

Wet van 27 februari 1987 betreffende de tegemoetkomingen aan personen met een handicap, Belgisch Staatsblad, 01.04.1987.

28


Code

Reeks



Opmerkingen

B3. TOEKENNING VAN ANDERE STEUNMAATREGELEN (SOCIALE, FISCALE EN TARIFAIRE MAATREGELEN)8 B3.001

Dossiers inzake parkeerkaarten voor personen met een handicap

Tot 10 jaar:

vernietigen


8

Een aantal van die maatregelen hangen rechtstreeks van de DG Personen met een handicap af, zoals de parkeerkaart voor personen met een handicap en de nationale verminderingskaart voor het openbaar vervoer. Andere maatregelen, zoals bijvoorbeeld een vermindering van het belastbaar inkomen of een forfaitaire toelage voor chronisch zieken, worden toegekend door andere instellingen. Om ervan te kunnen genieten moet de persoon met een handicap wel een erkenning kunnen voorleggen of moet hij bewijzen dat hij een tegemoetkoming ontvangt. Gedreven door personen. Jaarverslag 2010, Brussel, FOD Sociale Zekerheid. Directie-generaal Personen met een handicap, p. 9.

29


Code B3.002

Reeks



Dossiers inzake nationale verminderingskaarten voor het openbaar vervoer

Tot 10 jaar:

vernietigen


30

Opmerkingen


Code B3.003

Reeks Dossiers inzake het afleveren van attesten of bewijzen van ontvangst van een tegemoetkoming



Tot 10 jaar:

vernietigen

Opmerkingen


B4. HET INFORMEREN VAN (POTENTIËLE) KLANTEN EN ONDERHOUDEN VAN CONTACTEN MET LOKALE WELZIJNSDIENSTEN B4.001

Stukken betreffende de organisatie van de zitdagen (locaties, openingsuren enz.)

5 jaar

vernietigen

B4.002

Dossiers inzake informatiesessies (bijvoorbeeld voor LOK-groepen9): presentaties, teksten van uiteenzettingen, ‘presentatiekits’ enz.

5 jaar


9

Jaarlijks een aantal presentaties bewaren.

LOK-groepen: lokale kwaliteitsgroepen of groepen waarin huisartsen of specialisten uit een bepaalde regio zich verenigen om te werken aan een betere kwaliteit van hun arbeid.

31


Code B4.003

Reeks Dossiers inzake de aanwezigheid op beurzen of de organisatie van opendeurdagen



5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

B5. SECRETARIAAT VAN ADVIESORGANEN INTERMINISTERIËLE CONFERENTIE PERSONEN MET EEN HANDICAP B5.001

Agenda’s van de vergaderingen van de Interministeriële Conferentie

10 jaar


B5.002

Documenten en stukken betreffende de verschillende punten op de agenda

10 jaar


B5.003

Verslagen van de vergaderingen van de Interministeriële Conferentie met bijhorende stukken

10 jaar


De notulen bevatten de lijst van de aanwezige leden, de beslissingen van de Conferentie en de aan de Conferentie gedane officiële mededelingen.10 De beslissingen kunnen de vorm aannemen van een verklaring, een protocolakkoord of een samenwerkingsakkoord. Ze worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De agenda’s, documenten en notulen worden ook in elektronische vorm gearchiveerd door de Centrale Secretarie van het Overlegcomité.

10

Art. 11 van het huishoudelijk reglement van 2 september 2008 van de Interministeriële Conferentie “Welzijn, Sport en Gezin – Deel Personen met een handicap”, Belgisch Staatsblad, 02.09.2008.

32


Code B5.004

Reeks



Dossiers inzake de werkzaamheden van de werkgroepen van de Interministeriële Conferentie

10 jaar


Opmerkingen

NATIONALE HOGE RAAD VOOR PERSONEN MET EEN HANDICAP (NHRPH) B5.005

Dossiers inzake de samenstelling van de Nationale Hoge Raad voor Personen met een Handicap

10 jaar


B5.006

Notulen en bijhorende stukken van de Plenaire Vergadering

10 jaar


B5.007

Verslagen van de vergaderingen van het Bureau

10 jaar


B5.008

Stukken betreffende de betaling van zitpenningen voor de leden ter vergoeding van de verplaatsingen

10 jaar

vernietigen

B5.009

Briefwisseling

10 jaar


B5.010

Adviezen (op aanvraag en op eigen initiatief)

10 jaar


33

Inhoudelijk belangrijke briefwisseling bewaren. Routinematige briefwisseling mag reeds na 3 jaar vernietigd worden.


Code

Reeks



Opmerkingen

B5.011

Memoranda (aan politieke partijen, aan de regeringsformateur, enz.)

10 jaar


B5.012

Dossiers inzake de werkzaamheden van interne werkgroepen

10 jaar


B5.013

Dossiers inzake deelname aan externe werkgroepen (bijvoorbeeld: technische raad voor rolstoelen bij RIZIV, werkgroep NMBS, enz.)

10 jaar


Bewaren: verslagen van deze werkgroepen en documenten die de bijdrage van de NHRPH illustreren.

B5.014

Jaarverslagen

10 jaar


Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen naar het RA.

B5.015

Jaaroverzichten in cijfers

10 jaar


B5.016

Website (http://ph.belgium.be)

tot vervanging


Voor en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur en lay out en de statistieken van de bezoeken bewaren.

B5.017

Persberichten

5 jaar


1 exemplaar in elke taal bewaren.

34


Code

Reeks



tot vervanging


Opmerkingen

COMMISSIE VOOR SOCIAAL HULPBETOON B5.018

Intern reglement

B5.019

Dossiers inzake de samenstelling van de Commissie voor sociaal hulpbetoon

10 jaar


B5.020

Uitnodigingen voor de vergaderingen van de Nederlandse en Franse afdeling van de Commissie

1 jaar

vernietigen

B5.021

Agenda’s van de vergaderingen

10 jaar


B5.022

Verslagen van de vergaderingen

10 jaar


B5.023

Stukken betreffende de betaling van presentiegelden en vergoedingen voor de leden

10 jaar

vernietigen

35

Sinds 2009 is er een excelbestand per zitting met 1° individuele fiches; 2° notulen van de adviezen; 3° stastistieken per zitting (er worden ca 120 dossiers per zitting behandeld).


Code

Reeks



C. ARCHIEVEN VAN HET BELGIAN DISABILITY FORUM (BDF VZW) C.001

Dossiers inzake de statuten (opmaak, wijziging, bekendmaking)

tot 5 jaar na opheffing van de vzw


C.002

Uitnodigingen voor de vergaderingen van de organen (Algemene Vergadering, Raad van Bestuur, Bureau)

1 jaar

vernietigen

C.003

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen van de Algemene Vergadering

10 jaar


C.004

Register van de beslissingen genomen door de Algemene Vergadering

tot 5 jaar na ontbinding van vzw


C.005

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de Raad van Bestuur

10 jaar


C.006

Verslagen van de vergaderingen van het Bureau

10 jaar


C.007

Register van de leden

tot 5 jaar na ontbinding van vzw


36

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen De begroting en jaarrekening zullen bewaard worden in de archieven van de Algemene Vergadering die deze moet goedkeuren.

C.008

Boekhoudkundige documenten (dagboek + verantwoordingsstukken)

7 jaar

vernietigen

C.009

Memoranda en rapporten opgesteld voor BDF, bestemd voor nationale en internationale instanties

10 jaar


C.010

Dossiers inzake de verdediging van de rechten van personen met een handicap op Europees niveau

10 jaar


Stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. De notulen en documenten afkomstig van Europese instellingen vernietigen.

C.011

Dossiers inzake contacten met nationale instellingen

10 jaar


Inhoudelijk belangrijke documenten bewaren.

C.012

Documentatie, o.a. stukken betreffende het European Disability Forum (EDF)

geldigheid van de documentatie

vernietigen

C.013

Website (http://bdf.belgium.be)

tot aanpassing


Voor en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay out en de statistieken van de bezoeken bewaren.

C.014

Newsletter “Directo” (sinds 2010)

10 jaar


Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen naar het RA

37



143

Archief van de


door

Kathleen DEVOLDER

5407


Directie-generaal Personen met een handicap

Recommend Documents